Kennisbank YouServe

Inleiding Wet arbeidsmarkt in balans Per 1 januari 2020 treedt de WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) in werking. De wet bevat een pakket maatregelen om de balans tussen vast en tijdelijk werk te herstellen. In de praktijk betekent dit een verbetering  voor de positie van tijdelijke werknemers en flexwerkers en dat het voor werkgevers makkelijker wordt werknemers te ontslaan. De maatregelen zijn onder te verdelen naar drie hoofdthema’s. Het ontslagrecht Flexibele arbeid Premiedifferentiatie WW Impact op processen en modules Deze wetgeving heeft impact op zowel de processen als in de administratie. Om uiteindelijk de juiste gegevens naar de belastingdienst te kunnen sturen, zullen er aanpassingen gedaan moeten worden in meerdere modules binnen Youforce. Deze aanpassingen zijn hieronder terug te vinden. WAB-release notes Tot en met ten minste januari 2020 publiceren wij maandelijks gezamenlijke WAB-release notes met alle veranderingen in onze software voor de drie hoofdthema’s. De release notes per module blijven gewoon bestaan en bevatten meer gedetailleerde informatie. De links hiervoor vindt je bij de betreffende onderwerpen. Ontslagrecht De WAB wil de posities van flexwerkers en medewerkers in vaste dienst dichter bij elkaar brengen. Voor werkgevers betekent dit enerzijds een versoepeling van het ontslagrecht en anderzijds een stimulans medewerkers in vast dienst te nemen. Wijzigingen Reden ontslag doorgeven Transitievergoeding Reden ontslag doorgeven in loonaangifte Vanaf 1 januari 2020 moet je bij ontslag een reden doorgeven aan de fiscus via de loonaangifte. De WAB werkt met vaste ontslagredenen die wij in de december-release via een waardenlijst op Nederland niveau toevoegen aan het element 'Reden uit dienst' op het scherm 'Medewerker'. Je kunt dit element ook gebruiken voor een uitdienstproces in Self Service. Je kunt per 1 januari 2020 je eigen waardenlijst stop zetten met een einddatum. Blijf je deze toch hanteren, maak dan gebruik van een conversietabel zodat je de juiste reden doorgeeft aan de Belastingdienst en de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA).  We hanteren de volgende redenen: 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.) 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden 80 Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV 81 Bedrijfseconomische reden met toestemming UWV 90 De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden Transitievergoeding De WAB bepaalt dat elke medewerker vanaf de eerste werkdag recht heeft op een transitievergoeding. Ook de hoogte van de transitievergoeding verandert. Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor het berekenen van de transitievergoeding in 2020. Je vindt de tool bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. In Payroll Business vind je in het eerste kwartaal van 2020 de automatische berekening van een voorgestelde transitievergoeding. Deze kan je toepassen als uitbetaling of prognoseberekening. De voorgestelde transitievergoeding bereken je via Instroom/Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding. Uitbetaling transitievergoeding De nieuwe wetgeving betekent in de praktijk dat je veel vaker een transitievergoeding uitbetaalt.  De uitbetaling van de transitievergoeding in Payroll Business vindt plaats door het kopiëren van een medewerker. Hier voer je vervolgens een nieuwe Inkomensverhouding (IKV) op voor de uitbetaling van  transitievergoeding via een vrije looncomponent tegen groene tabel. Per januari komt een nieuwe wizard ‘Kopiëren medewerker’ beschikbaar. De waardes voor de afhandeling tegen groene tabel zijn in deze wizard al ingevuld, net als de toepassing van de vrije looncomponent. Je vult dan nog slechts het bedrag in.  Uiteindelijk willen we in het eerste kwartaal van 2020 de uitbetaling van de transitievergoeding tegen groene tabel ondersteunen door bij uitdiensttreding automatisch een nieuwe IKV te maken. Je hoeft dan niet meer eerst een medewerker te kopiëren. In voorbereiding hierop is het nummer van de inkomstenverhouding beschikbaar gemaakt op het scherm Arbeidscontract. Meer informatie hierover zal te vinden zijn in de release notes Payroll Business 2019 - 12 IKV Nummer ook op scherm Arbeidscontract.  Flexibele arbeid Een belangrijk doel van de WAB is het beperken van de negatieve gevolgen van flexibele arbeid. Het aantal flexwerkers is de afgelopen jaren stormachtig gegroeid en de wet schrijft een aantal maatregelen voor om deze groep beter te beschermen. Momenteel ondersteunt Payroll Business de ketenbepaling niet. Verplicht aanbod contract oproepkrachten De WAB verplicht per 1 januari 2020 medewerkers met een oproepcontract na twaalf maanden schriftelijk een vast contract aan te bieden voor het gemiddeld aantal gewerkte uren in deze periode. Hiervoor geldt geen overgangsrecht, dus mogelijk moet je in januari al een aanbod doen voor een oproepkracht die dan 12 maanden in dienst is.   In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Ook automatische vastlegging in Personeelsdossier is mogelijk. In HR Core Business kan je na de release van januari 2020 via actieve signaleringen het gegevenselement ‘Oproepovereenkomst’ toevoegen. Dit element signaleert dat de oproepkracht die 12 maanden in dienst is en een aanbod moet krijgen. Nieuwe verplichte velden op de salarisstrook Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook vermelden. In Payroll Business gaat het om de volgende elementen: Contract onbep. / bep. tijd * Schriftelijk arbeidsovk. Oproepovereenkomst Wij passen onze standaard salarisspecificatie hierop aan.  Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm 'Arbeidscontract'.   Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019   Berekening WW-premie Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waardes hebben:   Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee   Meer informatie is te vinden in de release notes Payroll Business 2019 -11 Wet Arbeidsmarkt in Balans: https://community.raet.com/information/release-information/w/releases-2019/1118/payroll-business-2019-11#Wet_Arbeidsmarkt_in_Balans_WAB   Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij 'Altijd lage WW-premie', berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Uitzonderingsituaties automatische berekening hoge WW-premies Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Pad: Medewerker > Interfaces > Loonaangifte In het scherm Interfaces > Loonaangifte voegen we per 1 januari 2020 de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ toe aan de lijst ‘Aard arbeidsverhouding’. Leg je deze waarde bij een medewerker vast, dan berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de ingevulde waarde in het scherm ‘Arbeidscontract’ bij de velden ‘Contact onbep./bep. Tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepovereenkomst’. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Pad: Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de geboortedatum in het scherm ‘Medewerker(s)’ en het payrollelement ‘Verloonde uren’ bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Pad: Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de grondslag ‘Looncomponenten AWF laag’ berekent Payroll Business voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet je aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek ‘AWF-premie hoog' aanleveren. Daarom zie je in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ en ‘Afrekenmatrix werkgever’ payrollelementen voor 'AWF hoog'. Herzien lage WW-premie Aan het scherm Loonheffingen hebben we het veld ‘WW herzien’ toegevoegd. Als hier ‘Ja’ is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en de hoge WW-premie berekend en in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ opgenomen in de kolom ‘AWF herz’. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties voert Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uit - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Verloonde tijdelijke uren zijn meer dan 30% van het aantal vaste contracturen In de loop van 2020 krijg je een rapport met medewerkergegevens voor wie je meer dan 30% tijdelijke uren van het aantal vast contracturen aan het eind van het kalenderjaar hebt verloond. Direct na de novemberrelease starten we een proces voor het vullen van de velden ‘Oproepovereenkomst’ en ‘Aard arbeidsverhouding’ met de waarde 83 ‘Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’. Dit proces kan een aantal dagen duren dus wellicht kloppen de waardes niet direct. Via berichtgeving op de Portal houden we je op de hoogte van de status. Na afronding van het proces, adviseren wij de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld ‘Oproepovereenkomst’ en de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ bij het veld ‘Aard arbeidsverhouding’ zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Voor een correcte verwerking van je processen en de loonaangifte in januari doe je het volgende: Controleer de velden ‘Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepcontract’. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Controleer overige systemen en processen waar je mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service etc. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode voegen we in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toe: ‘AWF laag’, ‘AWF hoog’ en ‘AWF herzien’. Neem deze kolommen op in je journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module ‘Journalisering’ voeg je de kolommen al toe voor 2020. Vul de grondslagen voor de uitzonderlijke situaties zoals hierboven beschreven. Publishing Date : 11/12/2019

Deze lijst geeft korte, bondige antwoorden op de meest gestelde vragen. De details vind je in de release notes van de WAB of die van de betreffende applicatie. Algemeen Vraag Antwoord Wanneer gaat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in? Per 1 januari 2020 treedt de WAB in werking. Welke impact heeft de WAB? De WAB heeft impact op HR-processen en de (financiële) administratie. Dus op zowel de HR Core applicatie alsop de Payroll-engine. Hoe informeert Visma | Raet mij over de impact van de WAB? Wij publiceren maandelijks specifieke WAB-release notes met informatie over de combinatie van de HR Core applicatie en de Payroll-engine De release notes per applicatie bevatten de meer gedetailleerde informatie. Welke middelen krijg ik voor afhandeling van de WAB ter beschikking? Onder meer nieuwe rubrieken en invoercodes om de juiste gegevens in de applicatie in te voeren en via de Payroll-engine te laten verwerken. Transitievergoeding Vraag Antwoord Kan ik al berekeningen uitvoeren voor de transitievergoeding? Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor 2020. Kijk bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. Wat gebeurt er als een nabetaling (eindafrekening) van een variabele beloning plaatsvindt ná uitbetaling van de transitievergoeding? Een nabetaling (eindafrekening) wordt niet meegenomen in de berekening van de transitievergoeding omdat deze buiten de referteperiode valt. Ik heb een medewerker die onder de 18 jaar was bij de ingangsdatum van het dienstverband. Hoe wordt de transitievergoeding berekend in Payroll Business.  Payroll Business berekent de transitievergoeding vanaf de datum in dienst, ongeacht de leeftijd van de medewerker. Wanneer de medewerker onder de 18 jaar is en minder dan 12 uur per week heeft gewerkt, wordt deze periode ook meegenomen in de bepaling van de dienstjaren door Payroll Business. Ondanks dat in dit geval de periode voor het 18e jaar, waarbij minder dan 12 uur per week verloond is, uitgesloten mag worden voor de bepaling van de dienstjaren voor de berekening van de transitievergoeding.  In deze situatie kun je op twee manieren vastleggen dat de dienstverbandperiode voor de bepaling van de transitievergoeding moet worden gecorrigeerd: Je kunt afwijkende jaren, maanden en dagen opgeven als je de duur van het dienstverband berekent. Hierin kun je rekening houden met de periode dat de medewerker nog geen 18 was én minder dan 12 uur per week heeft gewerkt. Je kunt de afwijkende datum in dienst opgeven op basis van de datum dat de medewerker 18 jaar werd en/of gemiddeld meer dan 12 verloonde uren per week heeft.  Payroll Vraag Antwoord Vallen min/max contracten onder het hoge percentage? De uitbetaalde meeruren vallen onder de 30% toets. Welke uren worden meegenomen voor de 30% toets? Alle verloonde (gewerkte) uren voor de Loonaangifte tellen mee: meeruren, overuren, uitbetaalde verlofuren, et cetera. Via een grondslag kan je uren aan de verloonde uren toevoegen. Contracten Vraag Antwoord Hoe ga ik om met het aanbieden van een contract aan oproepkrachten? In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Moet een oproepkracht worden omgezet bij acceptatie van een vast contract? Als een oproepkracht besluit om een vast contract te accepteren, moet u voor de medewerker een nieuw contract aanmaken. Hoe kan ik in Payroll Business een tijdelijke uitbreiding van uren vastleggen en hoe vindt de 30% toets plaats voor de premiedifferentiatie? Bij een vastgelegde tijdelijke uitbreiding van uren, dient dit via een nieuw IKV tegen WW hoog aangegeven te worden. U kunt dit in ons applicatie vastleggen door middel van het kopiëren van de medewerker en een tijdelijk contract ten behoeve van de tijdelijke uitbreiding van uren vast te leggen.  Is er sprake van een meerwerk, of overwerk, dan adviseren wij dit via meeruren vast te leggen. Op deze wijze worden deze uren meegenomen in de 30% toets van de verloonde uren versus de contracturen en eventuele herziening. Er vindt een inventarisatie plaats op basis van de marktbehoefte voor toekomstige uitbreidingen. Wat moet ik doen als ik meeruren hebt toegepast bij een tijdelijke contractuitbreiding in januari/februari van dit jaar? Splits de contracturen en de Tijdelijke uitbreiding in 2 dienstverbanden vanaf januari zoals vermeld door middel van het kopiëren van de medewerker. Dit resulteert in een dienstverband voor het vaste dienstverband en een dienstverband voor de Tijdelijke uitbreiding. Loonstroken Vraag Antwoord Er moeten nieuwe verplichte velden op de loonstrook komen, hoe doe ik dat? Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook weergeven. HR Core Beaufort biedt hiervoor de benodigde rubriekcodes.   Publishing Date : 3/10/2020