Kennisbank Youforce App

Jazeker! Juist door onze App, geloven we dat managers af zullen stappen van een wekelijks HR-uurtje om bijvoorbeeld declaraties goed te keuren, en dit dus veel meer tussendoor zullen doen. De voorwaarde is uiteraard dat er snel en makkelijk te controleren is, en dat is natuurlijk precies de kracht van de Youforce app. We bieden - op basis van een recht - de mogelijkheid voor gebruikers om ook meerdere declaraties in 1 keer goed- of af te keuren. Voorbeeld via Youforce desktop: Voorbeeld via Youforce app: Meer informatie vind je in dit nieuwsbericht en in de handleiding van de Youforce app   

Sommige professionals hebben ervoor gekozen om méér dan één account te hebben voor Youforce. Vaak een specifiek IC-account met een certificaat en een eigen medewerker account (b.v. beginnend met RO).    Het kan voorkomen dat deze accounts op een later moment zijn samengevoegd in Portaalbeheer van Youforce. Weet je daarom niet meer zeker welk account toegang geeft tot je eigen medewerker en dienstverband gegevens? Doorloop de volgende stappen om het te achterhalen: Log in op Mijn Youforce Download het gebruikersoverzicht Open dit overzicht via Excel. In dit overzicht staat een kolom ‘‘HR Persoonsnummer’’ Zoek in Excel het persoonsnummer van jezelf (of collega) waarvan je het juiste Youforce gebruikersnummer wil weten. Dat gebruikersnummer gebruik je  vervolgens in ‘‘Autorisatiebeheer’’ om de juiste autorisatie toe te wijzen.

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer. De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Contact gegevens wijzigen'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

Als Visma|Raet bieden we geen extra ondersteuning voor Mobile Device Management tools. De meeste MDM-tools kunnen gebruik maken van apps uit de bekende app stores (Google Play en Apple App Store). We leveren dan ook geen losse applicatie, zoals een APK.

In versie 1.9.0 van de Youforce app is een nieuwe optie toegevoegd aan de instellingen om de pincode te wijzigen. Met deze functionaliteit kunnen gebruikers ze pincode die toegang geeft tot de Youforce app makkelijk wijzigen.   Om je pincode te wijzigen ga je naar “Instellingen” en selecteer je “Pincode wijzigen”. Volg vervolgens de instructies om het scherm om je pincode te wijzigen. Kies een pincode die veilig is en makkelijk te onthouden voor jezelf.     Als een gebruiker op “Pincode wijzigen” drukt zal de Youforce app eerst vragen om je te identificeren via de biometrische inlogmogelijkheden van je telefoon. Deze extra veiligheid is standaard ingebouwd om zeker te zijn dat alleen jij je pincode kunt wijzigen.                         

In de release notes van HR Core Beaufort Online van 2018-07 zijn de meest voorkomende landen opgenomen. Deze landen worden ook ondersteund in de Youforce app  

Ziekteverzuim in de Youforce app is beschikbaar voor managers. Medewerkers hebben géén mogelijkheid om zichzelf ziek te melden via de Youforce app.   Het melden van zwangerschapsverlof is daarom een actie die de medewerker zelf via Youforce Self Service kan blijven aanvragen.   Wel zal zwangerschapsverlof dat geregistreerd is zichtbaar zijn voor de managers in de Youforce app & desktop software.

Nee, helaas ondersteunen we dit momenteel nog niet automatisch.   Indien je toch een dienstverband (of eventueel zelfs een volledige persoon) hebt verwijderd uit HR Core Online kun je via een ticket ons vragen deze ook te verwijderen uit de Youforce app.   We zullen op korte termijn toevoegen dat we dit ook automatisch ondersteunen.

Aangezien het mogelijk is om additionele rubrieken toe te voegen bij ziekteverzuim via de Youforce app krijgen krijgen we soms de vraag welke rubrieken al standaard gevuld kunnen worden. In dit kennisartikel staat een overzicht van alle HR Core rubrieken die gevuld worden vanuit de Youforce app & desktop met betrekking tot ziekte.    Hou er rekening mee dat dit niet betekent dat altijd alle rubrieken gevuld worden. Een tweetal simpele voorbeelden: Hersteldatum (P01606) zal uiteraard niet gevuld worden bij een registratie ziekteverzuim Soort vangnetgeval (P01645) zal uiteraard alleen gevuld worden bij een specifiek vangnetgeval Rubriekcode Omschrijving scherm Toelichting P01600 Datum eerste ao-dag   P01603 Datum ziekmelding   P01604 Tijdstip ziekmelding   P01609 Wegens Z - Ziekte B - Bedrijsongeval ZW - Zwangerschap (enkel voor ziekte tgv) P01613 Indicatie zwangerschapsverlof Krijgt standaard waarde N mee P01645 Vangnetgeval 03 - Zwangerschap/bevalling 07 - Orgaandonatie P01607 Beter gemeld op   P01606 Hersteld op   P01640 Ziektetijdvak Vanaf   P01641 Ziektetijdvak Tot   P01642 Ziektetijdvak % ziek     Er zijn ook een aantal belangrijke velden die niet expliciet vanuit de Youforce app doorgestuurd worden, maar automatisch bepaalde worden door HR Core (zoals ook wanneer je de mutatie handmatig in HR Core zou doen). P01616 - Startdatum AO P01608 - Nieuw / Doorlopend

Nee, het is niet mogelijk om de startdatum van een ziekte aan te passen. Indien er een foutieve startdatum geregistreerd is kan men het beste de ziekmelding verwijderen en opnieuw aanmaken via de Youforce app of desktop software. Dit gaat supersnel en het verwijderen & opnieuw aanmaken werkt ook netjes door in HR Core Beaufort.   Het is uiteraard wel mogelijk om datums van deelherstel te wijzigen indien deze foutief vastgelegd zijn.

Nee, momenteel kan alleen de manager/leidinggevende of een HR professional (met een specifiek recht) medewerkers ziek- en betermelden.   In de toekomst zal er functionaliteit toegevoegd worden waardoor een medewerker dit ook zelf kan. 

Momenteel ondersteunen we de registratie van ziekte ten gevolge van zwangerschap orgaandonatie arbeidsongeval een ongeval (schuld door derden) Je kunt zelf inrichten welke situaties beschikbaar zijn. Kijk in de beheerdershandleiding van ziekteverzuim voor meer informatie.

Ziek- of herstelmeldingen kunnen heel eenvoudig in de Youforce app op je smartphone. Maar we weten dat er ook leidinggevende zijn die het fijner vinden om dit te doen vanaf hun pc/laptop. Daarom zijn er twee mogelijkheden.   De leidinggevende gebruikt de Youforce app In de Youforce app ziet de manager onder de knop Verzuim eenvoudig alle mogelijkheden rondom ziek en herstel melden.   De manager wil ziekteverzuim doen via PC of laptop Alle functionaliteit die beschikbaar is in de Youforce app, is ook te vinden via Mijn Youforce (https://mijn.youforce.com). Indien klikt op de link Overzicht ziekteverzuim zal de applicatie openen in een nieuw tabblad in je browser.          

Ja, standaard is de optie op een ziekmelding terverwijderen beschikbaar voor zowel de leidinggevende (de ingerichte rollen) als de HR administratie. Het is voor de leidinggevende alleen mogelijk om openstaande ziektes te verwijderen. Eens ze afgesloten zijn is dit niet meer toegelaten. Indien je het liever niet mogelijk maakt voor de leidinggevende, kun je dit uitzetten. Kijk in de Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders in het hoofdstuk Ziekteverzuim.   Let op! de rol HR administratie (recht: Ziekteregistratie alle medewerkers) kan altijd ziekmeldingen verwijderen. De inrichtings optie werkt dus alleen door naar de leidinggevende rollen.  

Indien er een volledige herstelmelding is ingevoerd en deze ongedaan gemaakt moet worden (bv. omdat het een foutje was) dan kan dit moment niet rechtstreeks via de Youforce app.   Omdat de synchronisatie tussen Youforce app & HR Core Beaufort echter twee kanten op werkt en we altijd uitgaan van HR Core Beaufort als "de bron van waarheid" kun je de herstelmelding wel gewoon verwijderen in HR Core Beaufort.   De synchronisatie zorgt er vervolgens voor dat deze wijziging ook netjes doorgevoerd zal worden naar de Youforce app. Hou wel rekening met het feit dat deze synchronisatie iets langzamer is dan de "andere kant op" en het dus soms een paar minuten kan duren eer de wijziging zichtbaar is in de Youforce app.  

Om het proces in de Youforce app zo makkelijk mogelijk te houden is er bewust voor gekozen om niet het ziektepercentage te kunnen aanpassen bij het doen van een ziekmelding. Dit scheelt weer ruimte op het scherm en in de overgrote meerderheid van de ziekmeldingen is dat niet nodig. Daarnaast is ziekmelden voor 50% (of elk ander percentage dan 100%) eigenlijk wettelijk gezien niet toegestaan.    Indien je toch iemand voor bv. 50% wil ziekmelden kan dit nog altijd supereenvoudig via de Youforce app.    Doe eerst de normale ziekmelding zonder percentage Open hierna de ziekmelding door te klikken op de knop "Naar ziekmelding" Druk in het Herstelschema op het potloodje en pas het % hersteld aan naar het gewenste percentage Hieronder een aantal schermafdrukken van hoe dit eruit ziet voor de manager.   Open de app en ga naar de gewenste ziekmelding Klik op het potloodje in het herstelschema                                                                           Pas het percentage aan                                                                           Klik op wijzigen en de ziekmelding is aangepast naar 50%  

Als beheerder kan je niet bepalen welke gegevens er worden getoond in het profiel van de Youforce app. Door Visma|Raet is bepaald welke velden worden getoond.   Als beheerder kan je wel bepalen welke gegevens wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

Wat moet je zeker niet doen? Wat je zeker niet moet doen is de ziekmelding handmatig aanmaken in HR Core Beaufort. Elke ziekmelding heeft een uniek technisch nummer. Wanneer je de ziekmelding handmatig aanmaakt komen deze technische nummer niet overeen en zijn het dus twee aparte ziekmeldingen die dezelfde startdatum hebben. Dit levert alleen maar meer problemen op.   Wat moet je dan wel doen? Er zijn verschillende zaken die je kunt doen/controleren indien een ziekmelding (of een andere ziekte gerelateerde mutatie) niet doorkomt in HR Core Beaufort. Wacht heel even en controleer opnieuw. Alhoewel de integratie heel snel is en meestal binnen een paar seconden gedaan is kan het in uitzonderlijke gevallen wel eens iets langer duren dan je verwacht. Controleer of Procescode XSL in HR Core Beaufort goed is ingericht. Mutaties worden met code XSL aangeleverd dus deze procescode moet op automatisch importeren & verwerken staan om het goed te laten werken (zie ook de handleiding) Controleer of de mutaties misschien zijn uitgevallen (Controleren Indirecte mutaties). Door foutieve data aan de kant van HR Core Beaufort kan een mutatie soms uitvallen. Controleer dit en los de oorzaak op indien dit het geval is. Maak een ticket aan met de nodige informatie. Wij zullen in dat geval kijken wat er mis gegaan is en zorgen dat het probleem zo snel mogelijk is opgelost.

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting.   Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft.   Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart.    💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:    

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: adresgegevens (zowel woon- als postadres) contactgegevens (zowel privé als werk)  'Persoonlijke gegevens' (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) 'Contactpersonen bij nood' 'Betalingsgegevens'   Hoe je de autorisaties toekent staat beschreven in de Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel