Kennisbank Youforce App

De optie 'salaris berekenen' maakt gebruik van Payroll Gemal. De handleiding en ontwikkelingen worden gepubliceerd op de community van Payroll Gemal.

De rechten voor de Youforce app zijn onderdeel van 'autorisatiebeheer'. Hoe je de autorisaties toekend is beschreven in de handleiding van Autorisatiebeheer. 

Een medewerker zal hier de volgende velden zien: Naam 1e contactpersoon PI0033 Relatie tot medewerker PI0034  Telefoonnummer 1 PI0035  Telefoonnummer 2 PI0036  Naam 2e contactpersoon PI0037  Relatie tot medewerker PI0038  Telefoonnummer 1 PI0039  Telefoonnummer 2 PI0040    Als beheerder kan je bepalen of deze gegevens ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.    Tip! Gebruik je andere rubrieken dan hierboven beschreven? Lees dan 'Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood'

In deze video leggen worden de diverse mogelijkheden van de app getoond. In de video vindt je onder andere: Veilig en eenvoudig inloggen met gezichtsherkenning Direct inzicht in documenten uit het personeels- en salarisdossier Salaris berekenen Declareer in een paar seconden onkosten Reiskosten declararen Verzuimmelding leidinggevende Reis- of thuiswerkvergoeding

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Apple/iPhone gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken.     Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat we beschikken over een parkeerplaats… Dit soort plaatsen noemen we POI's, Point of Interests   Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/   Je zult daarvoor eerst een account moeten aanmaken als je dat nog niet gedaan hebt Zodra je dit gedaan hebt, en bent ingelogd, kun je wijzigingen voorstellen:   Zoek de locatie en klik op “Een bewerking voorstellen”   Voer de juist informatie in en klik op “Verzenden ter beoordeling”   Jouw aanvraag zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd, worden doorgevoerd in het kaartmateriaal.

De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden   Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt. Natuurlijk moet de bovenliggende organisatorische eenheid wel een rol manager (MGR) hebben. Heeft een organisatielaag geen rol manager (MGR) dan gaat de opschakeling niet door naar nog één laag hoger.       Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.     Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren.

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Android gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

Om de afstand te bepalen tussen 2 of meer locaties zijn het kaartmateriaal en het algoritme (de berekening) van belang.   De kaart bevat de locaties (huizen, panden, bijzondere locaties / POI’s), wegen en allerlei andere informatie (gemiddelde snelheid, eenrichtingsverkeer, verhard/onverhard) die nodig is om een route te bepalen.   Het algoritme bepaalt de route op basis van een aantal criteria en het kaartmateriaal. Bijvoorbeeld wordt de snelste of kortste route gevraagd? Moet de verkeerssituatie meegenomen worden? Etc.   In de Youforce App (en Desktop) bepaal stel je per categorie in of je de snelste of kortste route wil gebruiken. De route wordt bepaald per auto.   Onze instellingen zorgen er voor dat het algoritme Geen rekening houdt met de actuele verkeerssituatie en andere tijdsafhankelijke zaken * Onverharde wegen worden vermeden (tenzij er geen alternatief is) Hiermee proberen we ervoor te zorgen dat de afstand tussen locaties zoveel mogelijk hetzelfde blijft. Dit zal niet in alle gevallen zo zijn; zowel de kaart als het algoritme zijn aan verbeteringen onderhevig en dit heeft invloed op de berekende afstand. Denk bijvoorbeeld aan een straat die van twee- naar eenrichtingsverkeer is gewijzigd. * Langdurige afsluitingen van wegen (d.w.z. huidige afsluitingen die langer dan een dag duren) worden nog steeds meegenomen in de bepaling van de afstand. Dit is sinds 1 december 2023 niet meer het geval, zie dit nieuwsbericht

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie (bijvoorbeeld een postcode/huisnummer combinatie) niet gevonden kan worden.    Standaard activeren we Nederland voor het zoeken naar adressen. Op verzoek kunnen we dit uitbreiden met andere landen. Vraag dit aan met behulp van een ticket bij ons Service Center. Na het activeren zoeken we door alle toegevoegde landen heen. Vraag dus alleen een extra land aan als dit strikt noodzakelijk is. Je gebruikers krijgen immers resultaten te zien uit alle landen. Mocht een adres (bij een van de geactiveerde landen) niet beschikbaar zijn / gevonden kunnen worden, maak je ook een ticket aan bij ons Service Center met daarin een link (URL) naar de betreffende locatie uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Klik hier voor een voorbeeld   Houd er rekening mee dat een verbetering van het kaartmateriaal een minimale doorlooptijd heeft van 4 tot 6 weken.

Momenteel is voor ziekte 2 jaar (vanaf de huidige datum) historie te zien. Dus elk ziektegeval dat binnen deze twee jaar valt met minstens 1 dag zal zichtbaar zijn in de App & Mijn Youforce.   Voor zwangerschapsverlof laten we alle historie zien. De reden hiervoor is dat er veel minder gegevens zijn en je dus niet snel een enorme lijst krijgt.

Voordat je aan de slag kunt met de inrichting zoals beschreven in de handleiding(en) is het belangrijk dat de Youforce app wordt geactiveerd voor jouw klantnummer. Hoe dit proces verloopt beschrijven we in dit kennisbankartikel.   Aanvraag indienen Als je gaat starten met de Youforce app, moeten we deze activeren. Dien daarvoor een aanvraag in bij "Mijn support", via het sjabloon "Activering Youforce app".   In dit ticket worden de volgende gegevens vastgelegd   We bekijken dan op basis van het ticket of je al volop gebruik maakt van 'Autorisatiebeheer'. Bijvoorbeeld omdat je al gebruik maakt van Youforce Reporting of Mijn Youforce.   Heb je nog geen toegang tot 'Autorisatiebeheer'? Dan geven we je toegang. In 'Autorisatiebeheer' zorgen we dat je toegang krijgt tot alle onderdelen van de Youforce app, zoals 'configuratie declaraties' en 'configuratie ziekteverzuim'.   Tevens zorgen we achter de schermen dat alle gegevens vanuit HR Core Beaufort worden gesynchroniseerd naar de Youforce app.   Als dat allemaal is geregeld wordt het ticket afgesloten. Via het ticket wordt je geïnformeerd als je aan de slag kunt met inrichten van de Youforce app.

Nee, eenmaal ingediend kan de betreffende maand niet meer gecorrigeerd worden.  Als beheerder kun je de maand wel verwijderen;   De maand wordt verwijderd voor alle dienstverbanden van de betreffende persoon. Vergeet na het verwijderen niet om in Gemal de bijbehorende mutaties te verwijderen.

Het recht 'vervanging instellen' zorgt ervoor dat je alleen een vervanger kunt instellen minimaal dezelfde rol. Een 'manager' kan dus nooit zelf een 'secetaresse' instellen als vervanger. In de handleiding van de Youforce app hebben we de verschillende mogelijkheden toegelicht.   Echter een beheerder van Youforce kan het recht 'vervanging beheren' toegewezen krijgen. Hiermee kan deze beheerder meer. Een beheerder kan wel een 'manager' selecteren en daarna een 'secretaresse' instellen als vervanger. Meer daarover staat beschreven in de handleiding van de Youforce app. Of lees het nieuwsbericht 'Naast 'vervanging' ook 'delegatie' in te stellen door de beheerder'.

De functionaliteit 'vervanging' zorgt ervoor dat: De ingestelde 'vervanger' óók de declaratie ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók medewerkers kan ziek- en herstel melden   Het instellen van een 'vervanging' zorgt er echter niet voor dat de 'vervanger' automatisch de rechten krijgt om de applicatie 'ziekteverzuim' of 'declaraties' te openen. Het is dus raadzaam om de rechten van de Youforce app & desktop in te richten op basis van rollen en niet op individuele gebruikers. Meer informatie hierover is te vinden in het kennisbankartikel 'Best practise inrichting Autorisatiebeheer Youforce app'

Nee, 'vervanging' in de Youforce app (& desktop) en Self Service zijn aparte functionaliteiten.   Bij de ontwikkeling van de Youforce app hebben we veel tijd gestoken in het realiseren van de autorisaties. Hierdoor kunnen we o.a. zorgen dat: Een declaratie terecht komt bij de juiste goedkeurder Een (back-up) manager de juiste medewerkers ziek kan melden   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Daarom hebben we o.a. de volgende nieuwsberichten geplaatst over de Youforce app: Verbetering in ophalen gegevens uit organisatiestructuur Vervanging in te stellen door alle rollen   We hebben er dus bewust voor gekozen om de functionaliteit 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen voor de Youforce app & desktop. Daarbij rekening houdend met de meest populaire idee bij Self Service om ''vervanging in te kunnen stellen voor andere rollen''.   Door het volledig opnieuw bouwen van 'vervanging' maken we het op lange termijn mogelijk om één oplossing te realiseren voor 'vervanging' die zowel werkt in de processen van de Youforce app (zoals declaraties en ziekte) als in Self Service.   Tot die tijd zal een manager (of andere rol) dus zowel 'vervanging' moeten instellen in Self Service als in de Youforce app.   Op basis van input via het Ideeën forum van de Youforce app hopen we te leren hoeveel prioriteit het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit heeft.

Gemeente Horst aan de Maas zocht naar een moderne tool voor het registreren van de gewerkte dagen. De gemeente uit Noord-Limburg kwam uit bij de Youforce app. Met deze HR-app van Visma | Raet leggen medewerkers hun thuiswerkdagen en reisbewegingen vast en hebben ze 24/7 en overal inzicht in hun salarisstroken, eigen contactinformatie en personeelsdossier.

Snel en eenvoudig je HR-zaken regelen met de Youforce app. Thuis, onderweg, op het werk of vanaf het vakantieadres: HR op je mobiel was nog nooit zo makkelijk.

Na de eerste inlog op de Youforce app kan een gebruiker altijd eenvoudig inloggen met biometrische gegevens (gezichtsherkenning of vingerafdruk) of met een zelfgekozen pincode.   Mocht een gebruiker onverhoopt zijn eigen gekozen pincode zijn vergeten is dat geen probleem. Als je namelijk 5x een verkeerde pincode invoert dan zal de Youforce app weer hetzelfde scherm tonen als bij eerste inlog op de Youforce app.   De medewerker kan vervolgens weer inloggen met het account van je organisatie (SSO) of een Youforce-account (@onyouforce.com).

We gaan steeds meer hybride werken. Minder op locatie van de werkgever, meer vanuit huis en we maken hierdoor minder reisbewegingen. Maar wat betekent dit eigenlijk voor de maandelijkse reiskostenvergoeding die medewerkers krijgen? En wat te doen als je je medewerkers ook een thuiswerkvergoeding geeft voor de dagen dat ze thuiswerken?   Het toenemende hybride werken vraagt van werkgevers maandelijks inzicht in het reisgedrag van hun medewerkers. Reiskosten mogen alleen nog onbelast vergoed worden indien er daadwerkelijk woon-werkverkeer heeft plaatsgevonden. Het is dus steeds belangrijker dat medewerkers doorgeven welke dagen ze gereisd hebben en welke dagen ze thuis gewerkt hebben.   Gelukkig biedt de Youforce app uitkomst. Met de HR-app van Visma | Raet leggen medewerkers met één druk op de knop hun werklocatie vast; thuis of de werkgevers locatie. De ingediende mutaties worden vervolgens automatisch verwerkt in de HR- en salarisadministratie.