Kennisbank Youforce App

Ja, Als beheerder richt je voor een bepaalde (KM-)categorie in dat de vermindering beschikbaar is voor de medewerker en een maximum.     Diverse CAO's (bijv. Gehandicaptenzorg, Huisartsenzorg, Ziekenhuizen) kennen een maximale vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit maximum (bijv. 30 km) is ingericht in Gemal zodat daar de vergoeding gemaximeerd kan worden. Is de afstand woon-werk groter dan dit maximum, dan wordt daar geen vergoeding over toegekend, maar wordt wel fiscale ruimte opgebouwd. In Beaufort kennen we de rubriek Fiscale reisafstand woon-werk enkele reis (P00372); deze rubriek bevat de totale (werkelijke) afstand woon-werk.   Medewerker Op het moment dat een medewerker een KM-declaratie wil indienen en gekozen heeft voor een categorie waarbij Woon-werkverkeer in mindering gebracht mag worden, ziet deze een extra optie (schakelaar) met daar achter de afstand die hoort bij een retour woon-werk. In onderstaand voorbeeld is de waarde van rubriek P00372, 8,75 (km) Was de waarde P00372 groter geweest dan het maximum (in dit voorbeeld 30 km), dan had het systeem 60 km (2 x 30 km; heen en terug) in mindering gebracht.     Standaard wordt de vermindering toegepast. De medewerker moet zelf de schakelaar omzetten om de vermindering ongedaan te maken De medewerker ziet dan direct dat de afstand van de declaratie is aangepast.     Indien voor het betreffende dienstverband geen waarde bekend is in Beaufort voor woon-werkverkeer (P00372), wordt de schakelaar ook niet weergegeven.   Controle Tijdens de controle (veelal door de manager) van de declaratie, tonen we - indien de vermindering is toegepast - een beknopt overzicht. Hierdoor kan men eenvoudig en snel zien wat de totale afstand van de route was, de vermindering en het totaal van de declaratie.     Beheerder Ook beheerders zijn we niet vergeten, de export van KM-declaraties hebben we uitgebreid met het veld Correctie woon-werkverkeer. Daarnaast hebben we het veld Reisbewegingen geintroduceerd zodat er meer mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld controles. De declaraties op regel 2 en 3 zijn van het type A --> B --> C; dus 2 bewegingen (van A --> B en van B --> C) Op regel 4 betreft het een route met 3 reisbewegingen (A --> B --> C --> D).      

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

In deze video leggen we uit hoe je declaratie onkosten in de Youforce App activeert.

Nee, eenmaal ingediend kan de betreffende maand niet meer gecorrigeerd worden.  Als beheerder kun je de maand wel verwijderen;   De maand wordt verwijderd voor alle dienstverbanden van de betreffende persoon. Vergeet na het verwijderen niet om in Gemal de bijbehorende mutaties te verwijderen.

Nee, dit is niet mogelijk. De medewerker geeft tijdens het indienen expliciet aan dat de betreffende maand volledig - en naar waarheid - is ingevuld.  

In steeds meer sectoren is het gebruikelijk dat medewerkers iedere 3 of 5 jaar een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten inleveren. In dit kennisbank artikel leggen we vanuit Visma|Raet uit wat het meest ideale proces is.   Wat leg je vast bij indiensttreding? Veelal neem je het inleveren van de VOG op als ontbindende voorwaarde.  Zodra een medewerker de VOG aanlevert (al dan niet via App, Self Service of aanlevering per post) registreer je de datum uitgifte op: PI0379 VOG datum uitgifte   Hoe gebruik je deze datum voor het vernieuwen? Met de optie 'actieve signalering start workflow' zorg je ervoor dat er na x jaar (b.v. 3 jaar) een workflow wordt gecreerd voor de Personeelsadministratie of HR. Dit kan bijvoorbeeld via de volgende inrichting:    Workflow voor de Personeelsadministratie of HR De workflow is de actie voor de Personeelsadminstratie of HR om bij Justis het aanvraagproces voor een nieuwe VOG te starten.   De meest ideale inrichting is dat je formulier (of template) precies de velden in de volgorde laat zetten die nodig zijn op de website. Zo kan de Personeelsadministratie of HR ze vlot invullen, of is het zelfs mogelijk om het proces te robotiseren.    De workflow en template kan er als volgt uitzien:   Mail aan de medewerker vanuit de workflow In de workflow koppel je een e-mail (template) die wordt verstuurd aan de medewerker zodra de Personeelsadminstratie of HR de aanvraag heeft ingediend bij Justis.   Deze mail kan de volledige instructie hebben over hoe het proces werkt. Ter illustratie een voorbeeld.     Mail vanuit Justis De medewerker krijgt vanuit Justis vervolgens een mail zoals hieronder:     Gevolgd door het bewijs van aanvraag en betaling.     VOG ontvangen - Medewerker upload VOG en betaalbewijs Via de Youforce App of Mijn Youforce kan de medewerker het proces 'Uploaden en declareren VOG' opstarten. Dit proces gaat naar Self Service, waarmee ook de volgende datum wordt geupdate: PI0379 VOG datum uitgifte   Op die manier wordt er over 3 jaar opnieuw hetzelfde proces gestart.     Hoe monitoren welke VOG's nog ontbreken? In Youforce Reporting kan je eenvoudig bijhouden bij welke medewerkers de VOG datum (PI0379 VOG datum uitgifte) in het verleden ligt. Deze medewerkers behoeven dus extra aandacht van HR.        

De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview

Data leert dat de workflow ‘uploaden diploma of certificaat’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Tenzij iemand per ongeluk een verkeerde bijlage toevoegd. Of een zwemdiploma heeft aangeleverd die niet relevant is voor het dossier. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende diploma/certificaat alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test diploma/certificaat is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Als een medewerker een diploma/certifcaat upload wordt in de meeste gevallen automatisch de datum dat het diploma is behaald herkend. Deze datum wordt meegenomen in Self Service. Hiervoor wordt de standaard rubriek FS1701 gebruikt die is geintroduceerd  in november 2023. Dit is een zogenaamde Self Service hulp-rubriek die niet wordt geexporteerd naar HR Core Beaufort.   Dit laadt ruimte om een organisatie specifieke werkwijze toe te passen rondom te gebruiken rubrieken. Er zijn daarbij diverse mogelijkheden: Leg je het vast op een eigen rubriek op persoonsniveau of dienstverband niveau? Een medewerker kan meerdere diploma's hebben, mogelijk heb je daarom meerdere rubrieken? Wellicht heb je per type certificaat of opleiding (MBO, HBO, EHBO) een eigen rubriek die je vastlegd. Wellicht noteer je de datum ook in het Personeelsdossier.   Door te werken met één standaard rubriek FS1701 garanderen we dat het proces vanuit de App (en Mijn Youforce) naadloos aansluit op Self Service. Waarbij je binnen Self Service de flexibiliteit kunt gebruiken die gewenst is in jouw eigen organisatie.

'Alles wat je in de App kunt doen, kan je ook doen via Mijn Youforce'. Om dat toe te lichten is deze video beschikbaar waarin we laten zien hoe je alle Youforce app processen ook kan inrichten voor op de desktop.   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer ► Configuratie links Mijn Youforce  

Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  

Data leert dat de workflow ‘aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

Ga je aan de slag met de Youforce App? Vergeet dan de saaie handleidingen, maar deel gewoon de standaard Visma|Raet instructie video's voor medewerkers. Ze staan gewoon op YouTube en zijn door iedereen te gebruiken.

In deze video leggen we uit hoe je 'Toegewezen verzuimtaken uitvoeren' activeert in de Youforce App.

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  

Net als Mijn Youforce (dekstop) worden de rechten in de Youforce App bepaald door 'autorisatiebeheer'. Voor Mijn Youforce is dit beschreven in: Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Voor de Youforce App is de werking als volgt HR voor anderen Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Declaraties Declaraties / Declaraties bulk controleren Verzuim Ziekteverzuim / Ziekte registreren Vervanging Vervanging en delegatie / Vervanging instellen     Persoonlijk Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Gewerkte dagen Gewerkte dagen / Gewerkte dagen indienen Declaraties Declaraties / Declaraties indienen en controleren Verzuim Ziekteverzuim / Toegang tot eigen verzuim Salaris berekenen Salaris Simulator / Toegang tot Salaris Simulator Aanvragen & uploaden Profiel / Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Mijn dossier Medewerkersdossier / Toegang tot Medewerkerdossier (persooneelsdocumenten) of Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)    

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke 2 rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de VOG hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende VOG alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test VOG is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.