Kennisbank Youforce App

Wat moet je zeker niet doen? Wat je zeker niet moet doen is de ziekmelding handmatig aanmaken in HR Core Beaufort. Elke ziekmelding heeft een uniek technisch nummer. Wanneer je de ziekmelding handmatig aanmaakt komen deze technische nummer niet overeen en zijn het dus twee aparte ziekmeldingen die dezelfde startdatum hebben. Dit levert alleen maar meer problemen op.   Wat moet je dan wel doen? Er zijn verschillende zaken die je kunt doen/controleren indien een ziekmelding (of een andere ziekte gerelateerde mutatie) niet doorkomt in HR Core Beaufort. Wacht heel even en controleer opnieuw. Alhoewel de integratie heel snel is en meestal binnen een paar seconden gedaan is kan het in uitzonderlijke gevallen wel eens iets langer duren dan je verwacht. Controleer of Procescode XSL in HR Core Beaufort goed is ingericht. Mutaties worden met code XSL aangeleverd dus deze procescode moet op automatisch importeren & verwerken staan om het goed te laten werken (zie ook de handleiding) Controleer of de mutaties misschien zijn uitgevallen (Controleren Indirecte mutaties). Door foutieve data aan de kant van HR Core Beaufort kan een mutatie soms uitvallen. Controleer dit en los de oorzaak op indien dit het geval is. Maak een ticket aan met de nodige informatie. Wij zullen in dat geval kijken wat er mis gegaan is en zorgen dat het probleem zo snel mogelijk is opgelost.

Nee, helaas ondersteunen we dit momenteel nog niet automatisch.   Indien je toch een dienstverband (of eventueel zelfs een volledige persoon) hebt verwijderd uit HR Core Online kun je via een ticket ons vragen deze ook te verwijderen uit de Youforce app.   We zullen op korte termijn toevoegen dat we dit ook automatisch ondersteunen.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verzuim. In dit document wordt de werking en inrichting van verzuim beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Gemeente Horst aan de Maas zocht naar een moderne tool voor het registreren van de gewerkte dagen. De gemeente uit Noord-Limburg kwam uit bij de Youforce app. Met deze HR-app van Visma | Raet leggen medewerkers hun thuiswerkdagen en reisbewegingen vast en hebben ze 24/7 en overal inzicht in hun salarisstroken, eigen contactinformatie en personeelsdossier.

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie.

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting.   Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft.   Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart.    💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:    

De rechten voor de Youforce app zijn onderdeel van 'autorisatiebeheer'. Hoe je de autorisaties toekend is beschreven in de handleiding van Autorisatiebeheer. 

'Alles wat je in de App kunt doen, kan je ook doen via Mijn Youforce'. Om dat toe te lichten is deze video beschikbaar waarin we laten zien hoe je alle Youforce app processen ook kan inrichten voor op de desktop.   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer ► Configuratie links Mijn Youforce  

Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  

Ga je aan de slag met de Youforce App? Vergeet dan de saaie handleidingen, maar deel gewoon de standaard Visma|Raet instructie video's voor medewerkers. Ze staan gewoon op YouTube en zijn door iedereen te gebruiken.

Data leert dat de workflow ‘uploaden en declareren VOG’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

In dit artikel delen we praktijk ervaringen hoe organisaties omgaan met zowel de digitale VOG (als PDF) als een VOG per post.

In deze video leggen we uit hoe je declaratie onkosten in de Youforce App activeert.

In deze video leggen we uit hoe je declaratie onkosten in de Youforce App activeert.

Een medewerker zal hier de volgende velden zien: Naam 1e contactpersoon PI0033 Relatie tot medewerker PI0034  Telefoonnummer 1 PI0035  Telefoonnummer 2 PI0036  Naam 2e contactpersoon PI0037  Relatie tot medewerker PI0038  Telefoonnummer 1 PI0039  Telefoonnummer 2 PI0040    Als beheerder kan je bepalen of deze gegevens ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.    Tip! Gebruik je andere rubrieken dan hierboven beschreven? Lees dan 'Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood'

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van gewerkte dagen. In dit document wordt de werking en inrichting van gewerkte dagen beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Snel en eenvoudig je HR-zaken regelen met de Youforce app. Thuis, onderweg, op het werk of vanaf het vakantieadres: HR op je mobiel was nog nooit zo makkelijk.

Het kan voorkomen dat een gebruiker wel via Single Sign On (SSO) kan inloggen op een laptop/desktop, maar dat dit niet lukt op een telefoon. In het geval van Youforce accounts (gebruiker@onyouforce.com) is Visma|Raet de zogenaamde Identity Provider (IDP) en is dit FAQ-item niet van toepassing. Indien er gebruik gemaakt wordt van Single-Sign-On, is (of beheert) de klant de Identity Provider en geldt dan ook de configuratie zoals deze is ingericht door de klant. Nadat de gebruiker heeft gekozen voor "Inloggen via je organisatie" en het ingeven van het (zakelijk) e-mailadres zal de Youforce app de gebruiker doorsturen naar de inlogpagina van de Identity Provider. Bijvoorbeeld een MS Azure Active Directory. We zijn twee situaties tegengekomen die een wijziging in de configuratie van de Identity Provider vereisen. Omdat de IDP niet tot de infrastructuur van Visma|Raet behoort, kunnen we geen ondersteuning geven, maar wel enkele tips. We raden dan ook om contact op te nemen met de IT afdeling van je organisatie en deze tips te delen. De Youforce app zal na het doorverwijzen een browser openen - als onderdeel van de app - om de inlogpagina van de IDP te tonen. Situatie 1 Indien er tijdens het aanmelden een melding als hier onder komt, staat de IDP niet toe om via de zogenaamde user-agent in te loggen. De user-agent geeft aan welke browser gebruikt wordt. In het geval van een MS Azure Active Directory is gebleken dat een aanpassing van de zogenaamde "Conditional Access" het probleem verhelpt. Zie https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/conditional-access/   Situatie 2 Indien op iOS een blanco pagina wordt getoond Of op een Android telefoon onderstaande foutmelding   dan heeft dit hoogstwaarschijnlijk te maken met Windows Integrated Authentication.  Dit is bijvoorbeeld de meest gebruikelijke configuratie voor ADFS (Microsoft IDP), omdat het enkele voordelen voor gebruikers en Single Sign-on in meerdere toepassingen introduceert. Deze configuratie vraagt ​​om de gebruiker en het wachtwoord via pop-ups van de browser. Omdat onze Youforce app een browser gebruikt om de inlogpagina te tonen en deze geen pop-ups ondersteunt, zal de authenticatie met Windows Integrated Authentication daarom niet werken. De oplossing is om Forms-authenticatie te gebruiken in de mobiele apps. In ADFS kan dit worden geconfigureerd door verschillende configuratieregels in te stellen op basis van user agents.   In dit Microsoft-artikel wordt uitgelegd hoe u deze configuratie uitvoert: https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/identity/ad-fs/operations/configure-intranet-forms-based-authentication-for-devices-that-do-not-support-wia