Kennisbank Youforce App

Gelukkig vergissen medewerkers zich niet zo vaak. Als ze een nieuw adres opgeven in de Youforce app is dit in meer dan 99% van de gevallen natuurlijk juist. Is er toch een reden om het te verwijderen? Dan werkt het als volgt: In Self Service zijn er twee manieren om een workflow te verwijderen. De volgende activiteit (b.v. Salarisadministratie) stuurt de workflow retour en daarna verwijderd de medewerker in Te doen van Self Service de workflow. Of de Functioneel Beheerder verwijderd het via Beheer / Verwijderen formulierinstanties. In beide gevallen zal de medewerker in de Youforce app toch nog een tijdje zijn gewijzigde adres zien. Want de Youforce app had verwacht om na verloop van tijd vanuit Beaufort het gewijzigde adres door te krijgen. Na verloop van tijd zal de Youforce app toch weer het ongewijzigde adres vanuit HR Core Beaufort laten zien. Wil je dit proces versnellen? Doe dan een (fictieve) wijziging in HR Core Beaufort bij de adresgegevens van de medewerker. Zoals het toevoegen van een huisnummer toevoeging, opslaan, die daarna weer verwijderen en opnieuw opslaan.  

De Youforce app is beschikbaar in de App store van Apple (https://apps.apple.com/nl/app/youforce/id1541134359) en in de Play store van Google (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visma.raet.mobile.exp&hl=nl_NL&gl=NL) Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple

Vanuit de Youforce App (& desktop) worden de volgende 2 zaken doorgezet naar een Self Service workflow: FS1701 Datum diploma/certificaat De bijlage   Het veld 'FS1701 Datum diploma/certificaat' biedt in Self Service de mogelijkheden om eigen werkwijze toe te passen. Je kan bijvoorbeeld via een bewerking in de rubriek FS0060 Ingangdatum zorgen dat de ingangsdatum gelijk wordt aan de datum van diploma/certificaat. Dit kan je doen met het volgende script: return(v_FS1701#)   In het Te Doen/Gedaan/Archief blijft de ingangsdatum de dag dat de medewerker het diploma heeft geupload.   Maar in het personeelsdossier wordt de datum van het diploma/certificaat (die je dus via een script het ingevuld in FS0060) overgenomen.  

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moet staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Fiatteren SA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de werkgeversverklaring aanvraag hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerdere aanvraag werkgeversverklaring alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test 'werkgeversverklaring woning' is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de aanvraag heeft geprobeerd: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart? Dan zijn er zaken belangrijk om te controleren. Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke 2 rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de VOG hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende VOG alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test VOG is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

In deze video leggen we uit hoe je ziek-en herstelmelden door leidinggevende/manager (en andere rollen) in de Youforce App activeert.

De optie 'salaris berekenen' maakt gebruik van Payroll Gemal. De handleiding en ontwikkelingen worden gepubliceerd op de community van Payroll Gemal.

Indien er een volledige herstelmelding is ingevoerd en deze ongedaan gemaakt moet worden (bv. omdat het een foutje was) dan kan dit moment niet rechtstreeks via de Youforce app.   Omdat de synchronisatie tussen Youforce app & HR Core Beaufort echter twee kanten op werkt en we altijd uitgaan van HR Core Beaufort als "de bron van waarheid" kun je de herstelmelding wel gewoon verwijderen in HR Core Beaufort.   De synchronisatie zorgt er vervolgens voor dat deze wijziging ook netjes doorgevoerd zal worden naar de Youforce app. Hou wel rekening met het feit dat deze synchronisatie iets langzamer is dan de "andere kant op" en het dus soms een paar minuten kan duren eer de wijziging zichtbaar is in de Youforce app.  

In versie 1.9.0 van de Youforce app is een nieuwe optie toegevoegd aan de instellingen om de pincode te wijzigen. Met deze functionaliteit kunnen gebruikers ze pincode die toegang geeft tot de Youforce app makkelijk wijzigen.   Om je pincode te wijzigen ga je naar “Instellingen” en selecteer je “Pincode wijzigen”. Volg vervolgens de instructies om het scherm om je pincode te wijzigen. Kies een pincode die veilig is en makkelijk te onthouden voor jezelf.     Als een gebruiker op “Pincode wijzigen” drukt zal de Youforce app eerst vragen om je te identificeren via de biometrische inlogmogelijkheden van je telefoon. Deze extra veiligheid is standaard ingebouwd om zeker te zijn dat alleen jij je pincode kunt wijzigen.                         

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken.     Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat we beschikken over een parkeerplaats… Dit soort plaatsen noemen we POI's, Point of Interests   Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/   Je zult daarvoor eerst een account moeten aanmaken als je dat nog niet gedaan hebt Zodra je dit gedaan hebt, en bent ingelogd, kun je wijzigingen voorstellen:   Zoek de locatie en klik op “Een bewerking voorstellen”   Voer de juist informatie in en klik op “Verzenden ter beoordeling”   Jouw aanvraag zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd, worden doorgevoerd in het kaartmateriaal.

Om de afstand te bepalen tussen 2 of meer locaties zijn het kaartmateriaal en het algoritme (de berekening) van belang.   De kaart bevat de locaties (huizen, panden, bijzondere locaties / POI’s), wegen en allerlei andere informatie (gemiddelde snelheid, eenrichtingsverkeer, verhard/onverhard) die nodig is om een route te bepalen.   Het algoritme bepaalt de route op basis van een aantal criteria en het kaartmateriaal. Bijvoorbeeld wordt de snelste of kortste route gevraagd? Moet de verkeerssituatie meegenomen worden? Etc.   In de Youforce App (en Desktop) bepaal stel je per categorie in of je de snelste of kortste route wil gebruiken. De route wordt bepaald per auto.   Onze instellingen zorgen er voor dat het algoritme Geen rekening houdt met de actuele verkeerssituatie en andere tijdsafhankelijke zaken * Onverharde wegen worden vermeden (tenzij er geen alternatief is) Hiermee proberen we ervoor te zorgen dat de afstand tussen locaties zoveel mogelijk hetzelfde blijft. Dit zal niet in alle gevallen zo zijn; zowel de kaart als het algoritme zijn aan verbeteringen onderhevig en dit heeft invloed op de berekende afstand. Denk bijvoorbeeld aan een straat die van twee- naar eenrichtingsverkeer is gewijzigd. * Langdurige afsluitingen van wegen (d.w.z. huidige afsluitingen die langer dan een dag duren) worden nog steeds meegenomen in de bepaling van de afstand. Dit is sinds 1 december 2023 niet meer het geval, zie dit nieuwsbericht

Na de eerste inlog op de Youforce app kan een gebruiker altijd eenvoudig inloggen met biometrische gegevens (gezichtsherkenning of vingerafdruk) of met een zelfgekozen pincode.   Mocht een gebruiker onverhoopt zijn eigen gekozen pincode zijn vergeten is dat geen probleem. Als je namelijk 5x een verkeerde pincode invoert dan zal de Youforce app weer hetzelfde scherm tonen als bij eerste inlog op de Youforce app.   De medewerker kan vervolgens weer inloggen met het account van je organisatie (SSO) of een Youforce-account (@onyouforce.com).

Wanneer je als manager naar een (zieke) medewerker navigeerd krijg je daar ook indien bekend een telefoonnummer te zien waardoor je makkelijk vanaf je telefoon direct de medewerker kunt opbellen.      Het telefoonnummer dat hier zichtbaar is is het eerste telefoonnummer dat we vinden wanneer we zoeken in de onderstaande volgorde: Mobiel telefoonnummer (P01036) Privé telefoonnummer (P01027) Werk telefoonnummer (P01037)

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847    

Ja, Als beheerder richt je voor een bepaalde (KM-)categorie in dat de vermindering beschikbaar is voor de medewerker en een maximum.     Diverse CAO's (bijv. Gehandicaptenzorg, Huisartsenzorg, Ziekenhuizen) kennen een maximale vergoeding voor woon-werkverkeer. Dit maximum (bijv. 30 km) is ingericht in Gemal zodat daar de vergoeding gemaximeerd kan worden. Is de afstand woon-werk groter dan dit maximum, dan wordt daar geen vergoeding over toegekend, maar wordt wel fiscale ruimte opgebouwd. In Beaufort kennen we de rubriek Fiscale reisafstand woon-werk enkele reis (P00372); deze rubriek bevat de totale (werkelijke) afstand woon-werk.   Medewerker Op het moment dat een medewerker een KM-declaratie wil indienen en gekozen heeft voor een categorie waarbij Woon-werkverkeer in mindering gebracht mag worden, ziet deze een extra optie (schakelaar) met daar achter de afstand die hoort bij een retour woon-werk. In onderstaand voorbeeld is de waarde van rubriek P00372, 8,75 (km) Was de waarde P00372 groter geweest dan het maximum (in dit voorbeeld 30 km), dan had het systeem 60 km (2 x 30 km; heen en terug) in mindering gebracht.     Standaard wordt de vermindering toegepast. De medewerker moet zelf de schakelaar omzetten om de vermindering ongedaan te maken De medewerker ziet dan direct dat de afstand van de declaratie is aangepast.     Indien voor het betreffende dienstverband geen waarde bekend is in Beaufort voor woon-werkverkeer (P00372), wordt de schakelaar ook niet weergegeven.   Controle Tijdens de controle (veelal door de manager) van de declaratie, tonen we - indien de vermindering is toegepast - een beknopt overzicht. Hierdoor kan men eenvoudig en snel zien wat de totale afstand van de route was, de vermindering en het totaal van de declaratie.     Beheerder Ook beheerders zijn we niet vergeten, de export van KM-declaraties hebben we uitgebreid met het veld Correctie woon-werkverkeer. Daarnaast hebben we het veld Reisbewegingen geintroduceerd zodat er meer mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld controles. De declaraties op regel 2 en 3 zijn van het type A --> B --> C; dus 2 bewegingen (van A --> B en van B --> C) Op regel 4 betreft het een route met 3 reisbewegingen (A --> B --> C --> D).      

Momenteel ondersteunen we de registratie van ziekte ten gevolge van zwangerschap orgaandonatie arbeidsongeval een ongeval (schuld door derden) Je kunt zelf inrichten welke situaties beschikbaar zijn. Kijk in de beheerdershandleiding van ziekteverzuim voor meer informatie.

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Apple/iPhone gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview