Ohjeessa käydään läpi, kuinka Passeli yritys ohjelmistossa muutetaan palkansaajan palkkatietoja sekä verokortin tallennus ja haku verottajan rajapintaa pitkin.
Palkkatietojen muutos henkilökortistolle:
Mikäli palkansaajan palkkatiedot muuttuvat, palkansaajalle luodaan uudet palkkatiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä.
Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti
Siirry Työsuhteet -välilehdelle
Siirry Palkkatiedot -välilehdelle
Valitse Henkilökortti muokkaus tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta
Paina palkkatiedot välilehden työkaluriviltä Luo uusi palkkarivi -painiketta
Valitse Tunnus ja anna hinta/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle päättymispäivämäärän automaattisesti. Uusi palkkatieto on käytössä alkaen päivästä lähtien.
Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta
Palkansaajan uusien verotietojen kirjaaminen:
Mikäli palkansaaja toimittaa uuden verokortin tai haluaa korottaa veroprosenttiaan, palkansaajalle luodaan uudet verotiedot ja määritellään tietojen alkamispäivämäärä.
Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti
Siirry Työsuhteet -välilehdelle
Siirry Verotiedot -välilehdelle
Valitse Henkilökortti muokkaus -tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta
Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä Uudet verotiedot -painiketta. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna uudet verotiedot ja tarkista että ”Voimassa alkaen” päivämäärä on oikein
Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta
Verokorttien nouto VeroAPI:sta:
Verokorttien nouto onnistuu suoraan verottajan rajapintaa pitkin suoraan ohjelmaan henkilön verotiedot välilehdelle.
Avaa Perustiedot valikosta Henkilökortisto ja etsi muutettava Henkilökortti
Siirry Työsuhteet -välilehdelle
Siirry Verotiedot -välilehdelle
Valitse Henkilökortti muokkaus -tilaan painamalla työkalurivin Muokkaa -painiketta
Paina verotiedot välilehden työkaluriviltä Hae uudet verokorttitiedot verottajalta -painiketta. Ohjelma kysyy päivämäärää mistä alkaen uutta verokorttia on tarkoitus käyttää palkanlaskennassa, valitse päivämäärä ja paina Hae verokortti -painiketta.
Tallenna henkilön tiedot Tallenna –painikkeesta Täältä löydät ohjeen, kuinka hakea verokortit rajapintaapitkin massana, kaikille aktiivisille henkilökorteille VeroAPI:sta samalla kertaa: https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verokorttien-suorasiirto-Passeli-ohjelmaan-Vero-API-sta/ta-p/542346
Vakiopalkkojen luonti:
Vakiopalkat -toiminnossa voidaan muodostaa aktiiviseen laskentaryhmään kuuluvien palkansaajien palkkatapahtumat aktiiviselle palkkakaudelle, mikäli palkansaajille on annettu palkansaajatiedoissa vakiopalkkatiedot.
Jos palkansaajalle on jo kirjattu palkkatapahtumia, ohjelma lisää vakiopalkkatapahtumat palkansaajan palkkalaskelmalle.
Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Vakiopalkat”
Aloita vakiopalkkojen luonti ”Luo palkat” -painikkeesta
Kuitataan vakiopalkat luoduiksi ”OK” –painikkeella
Palkkatapahtumien lisäys:
Palkkatapahtuman lisäyksellä voidaan lisätä palkkatapahtuma yhdelle tai useammalle aktiiviseen laskentaryhmään kuuluville palkansaajille, joiden työsuhde on voimassa aktiivisella palkkakaudella.
Palkkatapahtuma lisätään aina aktiiviselle palkkakaudelle.
Avaa Palkanlaskenta -valikosta ”Palkkatapahtumien lisäys”
Valitse palkansaajat, joilla palkkatapahtuma lisätään
Valitse palkkalaji, joka lisätään valituille palkansaajille
Anna palkkatapahtumalle tarvittavat tiedot
Lisää palkkatapahtumat valituille palkansaajille ”Lisää” -painikkeesta
Kuitataan palkkatapahtumien lisäys ”OK” –painikkeella
Palkkatapahtumien hyväksyntä:
Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä -toiminnossa suoritetaan aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjattujen palkkalaskelmien hyväksyntä.
Palkkalaskelmien verot ja vähennykset pitää olla laskettu ennen kuin palkkalaskelmat voidaan hyväksyä.
Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä”
Aloita Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”Hyväksy” -painikkeesta
Kuitataan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä ”OK” -painikkeella
Suljetaan Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä
Palkan maksu, kuittaus maksetuksi tai pankkiin toimitettavan maksuaineiston luonti
Palkan maksu -toiminnossa voidaan luoda aktiivisen laskentaryhmän aktiiviselle palkkakaudelle kirjatuista palkkalaskelmista maksuaineisto tai kuitata palkkalaskelmat maksetuiksi.
Palkkakauden palkkalaskelmat pitää olla hyväksyttyjä, jotta palkat voidaan maksaa.
Palkkalaskelmien kuittaaminen maksetuiksi (mikäli ei luoda pankkiaineistoa, vaan maksetaan palkat muulla tavalla)
Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu”
Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi.
Tarkista että tiedot ovat oikein
Merkitään valitut palkkalaskelmat maksetuiksi ”Kuittaa maksetuiksi” -painikkeesta
Kuitataan toiminto ”OK” –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu”
Pankkiaineiston muodostaminen:
Avaa Palkanlaskenta -osiosta ”Palkan maksu”
Oletuksena kaikki maksettavat palkkalaskelmat ovat valittuna ja voit halutessasi myös valita vain tietyt palkat maksetuksi
Tarkista että tiedot ovat oikein
Luo palkoista maksuaineisto painamalla ”Luo aineisto” -painiketta
Kuitataan aineiston luominen OK –painikkeella ja suljetaan ”Palkan maksu”
Lähetä luotu maksuaineisto pankkiyhteysohjelmallasi pankkiinne
Palkanlaskenta - Perustiedot - Henkilökortisto
Henkilökortisto -toiminnossa ylläpidetään henkilön esim. palkansaajan tai myyjän tietoja.
Henkilötiedoissa annetaan henkilön nimi-, ja yhteystiedot sekä perustiedot, palkansaajan osalta annettavia perustietoja ovat mm. henkilörooli Palkansaaja ja tarvittaessa pankkitili, jolle palkanmaksut ohjataan. Palkansaajalle voidaan määritellä sekä koti- että postitusosoite. Postitusosoite tulee antaa silloin, kun palkansaajan palkkalaskelma lähetetään johonkin muuhun kuin kotiosoitteeseen. Etu- ja sukunimen lisäksi on annettavissa Näyttönimi, joka tulostuu laskuille ja muille vastaaville lomakkeille myyjänimenä. Palkansaajalle voidaan määritellä useita palkanmaksutilejä ja niille palkasta maksettavat osuudet summana tai prosentteina.
Palkansaajan työsuhde -välilehdellä määritellään palkansaajan työsuhdetiedot ja siihen liittyvät perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedot. Palkansaajalla voi olla useita työsuhteita, yksi vain voimassaoleva ja jokainen työsuhde voi sisältää perus-, vero-, palkka- ja vakiopalkkatietoja. Palkansaajan aikaisempi työsuhteen perustieto päättyy, kun palkansaajalle voidaan luoda uudet perustiedot. Palkansaajan työsuhteen päättyessä annetaan päättymisen päivämäärä ja syy. Työsuhteen päättyessä voidaan palkansaajan henkilökortti merkitä Ei käytössä, jolloin aktiivisia palkansaajia selattaessa ei näytetä tällaisen asetuksen henkilökorttia. Aikaisemmin palkansaajana olleen henkilön mahdollisesti tullessa uuteen työsuhteeseen avataan hänelle uudet työsuhde- ja työsuhteen perustiedot.
Mikäli palkansaajan työsuhteen perustiedot muuttuvat, pitää palkansaajalle luoda uudet perustiedot, jotta vanhat tiedot säilyvät järjestelmässä. Kun palkansaajalle luodaan uusi perustieto, ohjelma tallettaa automaattisesti aikaisemmin voimassa olleiden perustietojen päättymispäiväksi uusien tietojen voimassa olon alkupäivää edeltävän päivän. Myös vero-, palkka- ja vakiopalkkatiedoilla on sama toimintaperiaate. Mikäli työsuhteen tiedot muuttuvat kesken palkkakauden, silloin pitää katsoa onko palkan ansaintakausi ja maksaminen tehtävä työsuhteen keston mukaisesti, jotta tulorekisteriin välittyvät tiedot ovat ajankohdan osalta oikeita tietoja.
Palkkatiedoissa määritellään palkansaajalle tarvittavat palkansaajakohtaisten palkkaperusteiden arvot, esimerkiksi kuukausipalkan arvo, ammattiyhdistysmaksun maksuprosentti, autoedun arvo.
Mikäli ohjelmassa ei ole valmiina tilanteeseesi sopivaa palkkalajia, on Passeliin mahdollisuus luoda uusia palkkalajeja.
Palkkalajit voidaan luoda uusina palkkalajeina tai kopioimalla olemassa olevan palkkalajin tiedot uuden pohjaksi tai luoda sen pohjalta palkkalaji.
Palkkalajin luominen kopioimalla
Avaa Perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit”
Valitse palkkalaji, jonka tiedot kopioidaan uuden palkkalajin pohjaksi
Paina työkaluriviltä Kopio -painiketta
Anna palkkalajille puuttuvat tiedot ja tarkista että kopioidut tiedot ovat oikein
Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan uusi palkkalaji
Avaa perustiedot -valikko ja valitse ”Palkkalajit”
Paina työkaluriviltä ”Uusi” -painiketta
Anna palkkalajille tarvittavat tiedot
Tallenna palkkalaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Eläkelajien ylläpito:
Ohjelmassa on oletuksena luotuna TyEL -eläkelaji. Eläkelajeja voidaan luoda uusia, sekä eläkelajeille voidaan luoda useita arvoja.
Luodaan uusi eläkelaji
Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Valitse ”Uusi eläkelaji”
Anna eläkelajin tunnus ja selite
Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa
Tallenna eläkelaji työkalurivi ”Tallenna” -painikkeella
Luodaan eläkelajille uudet arvot
Avaa perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Valitse eläkelaji, jolle luodaan uudet arvot
Paina ”Luo uusi eläkelaji” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna eläkelajille päivämäärä sekä eläkelajin muut tiedot, josta alkaen eläkelajin tiedot ovat voimassa
Tallenna eläkelaji työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Hae eläkelajien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta eläkelajille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin eläkelajin arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Vakuutusmaksut:
Mikäli työnantajan sairausvakuutusmaksu tai muiden vakuutusten prosentit muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun tiedetään uudet arvot.
Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Siirry ”Vakuutusmaksutt” -välilehdelle
Paina ”Luo uudet tiedot” -painiketta työkaluriviltä. Ohjelma kysyy kopioidaanko vanhat tiedot uusien pohjaksi
Anna päivämäärä sekä muut tiedot, josta alkaen tiedot ovat voimassa
Tallenna vakuutusmaksut tiedot työkalurivin Tallenna –painikkeella
Hae vakuutusmaksujen uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta vakuutusmaksuille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin vakuutusmaksujen arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Luontoisedut ja verottomat korvaukset
Mikäli luontoisetujen tai verottomien korvauksien tiedot muuttuvat, voidaan ohjelmaan luoda uudet tiedot heti, kun uudet arvot ovat tiedossa.
Valitaan tunnus jolle määritellään muuttuneet tiedot ja annetaan päivämäärä, josta alkaen tiedot ovat voimassa.
Avaa Perustiedot valikko ja valitse ”Palkanlaskennan yleistiedot”
Siirry ”Luontoisedut ja verottomat korvaukset” -välilehdelle
Valitse tyhjän rivin Tunnus -kenttään määriteltävä korvaustunnus
Anna summa/prosentti sekä alkaen päivämäärä. Alkaen päivämäärä luo vanhalle tunnukselle
päättymispäivämäärän automaattisesti.
Tallenna tiedot työkalurivin ”Tallenna” –painikkeella
Hae luontoisetujen ja verottomien korvauksien uudet arvot -toiminnolla on haettavissa Visma Passelin palvelusta luontoiseduille ja verottomille korvauksiille uudet arvot. Uudet arvot on hyvä tarkistaa ja tarvittaessa tehdä niihin muutoksia ennen tallennusta. Yleisimmin luontoisetujen ja verottomien korvauksien arvot päivittyvät vuoden vaihtuessa.
Palkanlaskenta-osion avauksen yhteydessä ohjelma luo automaattisesti Palkanlaskennan oletustietoja. Oletustietojen luonnin jälkeen ohjelma näyttää käyttäjälle info-ikkunan ennen perustietojen ja asetuksien määrittämistä.
Ohjelmasta tulee käydä Palkanlaskennan perustiedot läpi ja luoda henkilöt järjestelmään. Osa asetuksista on vapaaehtoisia, kuten Ammattiyhdistykset, Poissaolokoodit ja Kustannuspaikat yms. Mutta käy kuitenkin jokainen kohta huolella läpi ja täytä teidän yritykselle tarpeelliset tiedot asetuksiin.
Ennen kuin pääset laskemaan palkkoja, on ohjelmaan vielä luotava palkkakausi pohjaksi kohdassa Palkanlaskenta - Palkanlaskenta - Palkkakaudet.
Perustietojen ja asetuksien määrittämisen jälkeen voit aloittaa palkanlaskennan käytön.