Passeli Yritys käyttövinkit

Mikäli tulorekisteriin on lähetetty puutteellisia vakutuustietoja kuten esimerkiksi tapaturmavakuutuksen tiedot puuttuneet aineistolta, niin tulee ensin asettaa vakuutustiedot ohjelman perustietoihin kuntoon. Alla linkki ohjeistukseen:   https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Tapaturmavakuutustietojen-asettaminen-ohjelmaan-ja-asettaminen/ta-p/279390   Tämän jälkeen tulee tehdä kaikista puutteellisista ilmoituksista mitätöinti ja korjaustosite ja korjaustositteen lähetys. Mitätöinnin tekemisestä ja korjaustositteiden luonnista löytyy community käyttövinkeistämme erilliset ohjeet. (HUOM! Tarkistakaa korjaustositteen oikeellisuus ja että nyt lisätyt tiedot kuten tapaturmavakuutustiedot ovat varmasti aineistolla ennen tulorekisteriin lähetystä). Alla linkki mitätöinnin ja korjaustositteen luontiin:   https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Tulorekisteriaineistojen-mitatointi-ja-korjaustositteiden-luonti/ta-p/279642   Korvaava ilmoitus on annettava saman päivän aikana kuin lähetetty mitätöinti.  Veronsaajatilitysten turvaamisen vuoksi on kuukauden 15.-20. päivien korjauksissa kiinnitettävä erityistä huomiota ja annettava uusi ilmoitus välittömästi mitätöinnin jälkeen. Näinä päivinä korjaukset tulisi tehdä ennen klo 16.    Ongelmatapauksissa joissa tulee virheilmoitus "Ammattiluokan tai nimikkeen tunnistetieto puuttuu ja se on pakollinen", varmistakaa että on asennettuna uusin versio ohjelmasta ja että palkansaajan henkilökortille on määritetty eläkelaji sekä tehtävänimike niille kuuluviin ruutuihin.   

Työnantajan työeläkemaksujen määrää on päätetty väliaikaisesti alentaa 2,6 prosenttiyksikköä koronaepidemian ja siitä seuranneen vaikean taloustilanteen vuoksi. Tästä lisätietoa löytyy alla olevasta linkistä.   https://stm.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tyonantajan-tyoelakemaksuja-alennetaan-valiaikaisesti-koronaepidemian-aiheuttaman-vaikean-taloustilanteen-vuoksi   Ohjelmassa pääsette muuttamaan Tyel maksujen määrää seuraavasti: Palkanlaskenta > Perustiedot > Palkanlaskennan yleistiedot > Valitkaa jo perustettu Tyel eläkelaji > Painakaa toimintoa "Hae uudet arvot" > Toiminto tuo automaattisesti uudet alennetut arvot 1.5 alkaen voimaan. HUOM! Alennus koskee vain Työnantajan työeläkemaksuja ja työntekijöiden maksut pysyvät ennallaan. Alla kuva mistä löytyy "Hae uudet arvot" toiminto.  

Tulorekisterin ohjeistus löytyy täältä https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/usein-kysytty%C3%A4-tulorekisterist%C3%A4/tulorekisteri-ilmoittaminen-ja-korona/   Passeliin tulee luoda Poissaolokoodi 16, antaa selite Lomautus, valinta Palkaton ja syy - Lomautus   Poissaolokoodien luonti löytyy Palkalaskentaosion yläriviltä Perustiedot - Poissaolokoodit   Luodaan palkkalaji, jolle koodi annetaan  Perustiedot - palkkalajit Voit kopioida esim Palkaton poissaolo palkkalajin uudeksi ja antaa sille vapaana olevan numeron sekä muuttaa selitteen Lomautus Luotu palkkalaji tulee antaa myös poissaolokoodin Palkkalaji kenttään    

Vuosilomalaskenta ohjelmassa voidaan suorittaa seuraavasti: Palkanlaskenta > Laskennat > Vuosilomalaskenta,      Vuosilomalaskennassa valitaan sopimusala jolle laskenta tehdään ja lisäksi määritellään sopimusalan mukaisesti loman määräytymistiedot. Palkansaajat jotka halutaan laskentaan mukaan tulee kaikki olla vahvistettuna sinisellä pohjalla kuvan mukaisesti. Oletuksena kaikki valittuna, mutta CTRL näppäintä pohjassa pitämällä voi ottaa valintoja pois tai lisätä jos ottanut pois.   Laskennan jälkeen aukeaa näkyviin vuosilomalaskennan tulos joka voidaan sitten myös tulostaa.    Vuosilomapalkat voidaan maksaa käyttämällä ohjelmasta löytyviä palkkalajeja (400, 410 jne.) joko manuaalisesti kirjaamalla tai automaattisesti luomalla ensin poissaolokoodi vuosilomalle ja yhdistämällä tämä poissaolokoodi haluttuun palkkalajiin > Sitten luomalla itse poissaolo ja määrittämällä siihen haluttu aikaväli ja päivät.    Tämän jälkeen kun palkansaajalle kirjataan palkkaa jonka ajanjaksolle poissaolo kuuluu niin ohjelma kysyy "Löytyi poissaoloja, luodaanko poissaolotiedot". Vastaus kyllä ja muodostuu automaattisesti vuosilomalaskennan mukaisesti vuosilomapalkka ja vuosilomaraha palkkatositteelle. Tähän voidaan Kerroin kentässä määrittää maksettavien päivien osuus mikäli maksetaan vain osuus. (Palkkalajien nimet muutettavissa myös mikäli esim. "Vuosilomaraha 100%" ei vastaa maksukäytäntöä).        

Kun tulorekisteri-ilmoituksilla mennyt esimerkiksi virheellisiä/puutteellisia vakuutustietoja, niin tulee tehdä tulorekisteriaineiston mitätöinti ja sen jälkeen korjaustosite. Alle step-by-step ohjeistus miten toimia:   Palkanlaskenta > Tulorekisteriaineistot    Valitaan kyseinen virheellinen tulorekisteriaineisto > Ylhäältä aineiston mitätöinti toiminto (Paperi jossa punainen X).     Tämän jälkeen valitaan kaikki mitätöitävät palkkailmoitukset kyseiseltä aineistolta > CTRL + Hiiren vasemmalla näppäimellä valitaan tositteet jotta kaikki rivit sinisellä valittuna > OK.   Tämän jälkeen muodostuu uusi tulorekisteriaineisto nimellä "Palkkatietoilmoituksen mitätöiminen" > Valitaan kyseinen aineistorivi > Ylhäältä "Lähetä tulorekisteriin" toiminto (Paperi jossa nuoli oikealle).     Kun mitätöintiaineisto onnistuneet lähetetty tulorekisteriin ja tila päivittynyt tilaan "Käsitelty", niin seuraavaksi tehdään korjaustositteet. (HUOM! Vakuutustietojen asetukset perustietoihin ja henkilökorteille tulee olla asetettuna ennen kuin aloitetaan korjaustositteiden luontia.   Palkanlaskenta > Palkkatapahtumien hallinta > Mitätöidyissä palkkatositteissa näkyy nyt musta viiva päällä mitätöinnin merkiksi > Valitkaa palkansaaja > Ylhäältä "Näytä tosite" valinta.   Kun palkkatosite avautuu kirjausnäkymään > Painakaa ylhäältä "Korjaustositteen luonti" painiketta.     Korjaustosite tuo aineistolle palkanmaksurivit ja ennakonpidätyksen ja on automaattisesti muokkaustilassa > Mikäli ei muokattavaa palkkojen määrässä, painakaa ensin muokkausmerkkiä (Kynän kuva) jotta pääsette pois muokkaustilasta > Sen jälkeen painakaa Laskimen kuvaa "Verojen ja vähennysten laskenta".      Mikäli perustiedot asetettuna kuntoon niin korjaustositteen verojen ja vähennysten laskennassa tulevat aineistolle myös aiemmin puuttuneet vakuutustiedot (Esim. TA Tapaturmavakuusmaksu).     Yllä oleva korjaustositteen luonti toiminto tulee tehdä jokaiselle kyseisellä palkkakaudella olevalle palkansaajalle erikseen. Tämän jälkeen "Palkkakauden tapahtumien hyväksyntä".     Tämän jälkeen muodostuu "Tulorekisteriaineistot" osioon uusi aineisto jonka versionumero 1 (Tarkoittaa että kyseessä ensimmäinen korjausaineisto). Valitkaa kyseinen aineisto > Ylhäältä "Lähetä tulorekisteriin" (Paperi jossa nuoli oikealle päin).  

Tapaturmavakuutustiedot tulee luoda ohjelman perustietoihin ja asettaa palkansaajien henkilökorteille seuraavasti:   Palkanlaskenta > Perustiedot > Tapaturmavakuutusluokat > Tänne tulee luoda tapaturmavakuutukseen kuuluvat tapaturmavakuutusluokat, esim. "Rakennustyömiehet" ja kyseiselle luokalle kuuluva vakuutuksen ammattiluokkakoodi.     Palkanlaskenta > Perustiedot > Tapaturmavakuutukset > Tänne luodaan varsinaisen tapaturmavakuutuksen tiedot, kuten voimassaolon alkupäivämäärä, vakuutusyhtiön y-tunnus, vakuutussopimusnumero > Lisäksi löytyy painike "Tapaturmavakuutusluokat, jotka kuuluvat vakuutukseen" > Täällä tulee valita luodut tapaturmavakuutusluokat ja > merkillä siirtää valitut luokat tapaturmavakuutuksen alle.       Perustietojen asettamisen jälkeen tulee vielä tapaturmavakuutusluokat hakea henkilökorteille työsuhteen perustietoihin kohtaan "Tapaturmavakuutusluokka" ja määritellä lisäksi vakuutusluokalle kuuluva tapaturmavakuutuksen prosentti vieressä olevaan kenttään.     Kun kaikki yllämainitut kohdat on määritetty ohjelmaan niin palkkatositteen verojen ja vähennysten laskennassa muodostuu "TA Tapaturmavakuutusmaksu" palkkarivi ja palkkatapahtumien hyväksynnässä muodostuu tulorekisteriaineistolle "Vakuutustiedot" otsikon alle tapaturmavakuutuksen tarvittavat tiedot.                

Korjattaessa jo tulorekisteriin lähetettyjä palkkoja, tulee luoda palkasta korjaustosite joka korjaa tiedot tulorekisterin puolelle mutta koska korjaustosite ei vaikuta ohjelman sisäisten kirjanpidon raporttien summiin tulee luoda myös laskennallinen palkkakausi jossa oikaistaan palkkojen erotus ohjelman sisäisesti.   1) Korjaustositteen luonti palkkatositteelta > Korjaustositteen rivien summien/lajien korjaus > Verojen ja vähennysten laskenta > Palkkatapahtumien hyväksyntä > Tulorekisteriaineistot osio > Korjausaineiston lähetys (Näkyy versio 1, joka ilmaisee että kyseessä ensimmäinen korjausaineisto).       2) Laskennallisen palkkakauden luonti > Samalle ajanjaksolle kuin alkuperäinen ja työpäivät/veropäivät 0 sekä rasti ruutuun "laskennallinen" > Kirjatkaa palkkakaudelle kyseiselle palkansaajalle palkkatosite johon vain korjaukset (Esim. Alkuperäinen kuukausipalkka 2500€ ja korjaustositteella 1800€, niin laskennalliselle kuukausipalkkarivi johon -700€). > Verojen ja vähennysten laskenta > Laskennallisen kauden hyväksyntä (Ei muodostu palkanmaksua eikä tulorekisteriaineistoa, koska kyseessä vain ohjelman raportteihin vaikuttava laskennallinen palkka).  

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta. Se  sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla . Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti.

 Kun maksetaan esimerkiksi kertatuloiksi luonnehdittavia tuloja kuten esimerkiksi bonuksia,tulee palkkalaskelmalla määritellä tälläinen palkka kertatuloksi jotta tieto välittyy Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksissa.   Palkka määritellään kertatuloksi Palkkalaskelmaa kirjattaessa seuraavasti: 1. Paina kuvaketta "Näytä tai piillota riviosan sarakkeita" saadaksesi Kertatulosarakkeen näkyviin 2. Valitse palkkalaji jolla kertaluontoiseksi määriteltävää tuloa haluat maksaa,anna summa ja aseta valinta kenttään "Kertatulo". Kirjaa palkkatosite loppuun ja tee verojen ja vähennysten laskenta ja kuittaa maksetuksi tai luo maksuaineisto pankkiin lähetettäväksi kun ajankohtaista. Palkkatietoilmoituksella eritellään kertatulo Tulorekisterin vaatimusten mukaisesti.      

Tilanteissa joissa on kirjattu perusteetonta etua palkasaajalle ja ilmoitettu perusteetonta etua maksetuksi Tulorekisteriin tulee tehdä takaisinperintä maksetusta ylimääräisestä palkasta (=perusteettomasta edusta).   Takaisinperintä kirjataan alkuperäisellä palkkalajilla millä on liikaa maksettu, eli kirjattu perusteeton etu. Takaisinperintä suoritetaan kun seuraavaksi maksetaan palkkaa.   Suorita takaisinperintä seuraavasti: 1.Avaa seuraava maksettava palkkakausi 2.Luo palkkalaskelma ja kirjaa normaalisti palkansaajalle kuuluva palkka 3.Tee takaisinperintä samaisella palkkalajilla jolla palkkaa on kirjattu,maksettu ja ilmoitettu perusteettomana etuna. Annetaan palkkatositeriville palkkalaji ja valitaan riviosan työkaluvalikosta takaisinperintä, avautuvasta luettelossa on nähtävissä ja valittavissa takaisinperittävä palkka   HUOM! Palkkatapahtuman määrä tai yhteensä summa ovat negatiivisia, jos esim. tunnit pitää alkuperäiselle ajanjaksolle oikaistua, ne pitää antaa miinus merkkisenä ja palkkatapahtumalla on selitekentässä Takaisinperintä teksti ja palkkatapahtumalle tallentuu takaisinperintä tieto ja tämän kirjauksen osalta takaisinperitty summa välittyy tulorekisteriin.   Takaisinperinnän tiedot päivittyvät alkuperäisen palkkakauden ajanjakson kertymiin, oikaisemaan liikaa maksettuja palkkoja. Takaisinperinnän jälkeen alkuperäisellä palkkakaudella on ne palkkasummat ja tiedot mitä olisi silloin alunperin pitänyt olla. Kirjanpidolliset tapahtumien oikaisut ja korjaukset tulevan tälle takaisinperintä palkkakaudelle  

2019 vuoden vaihteesta Palkkaennakon ja vähennyksen käsittely muuttuu tulorekisterin tullessa käyttöön. Palkkaennakosta tulee tilastoida ja maksaa tavanomaiset työantaja ja työntekijä kulut. Palkkaennakkoa ja sen vähennystä tullaan käsittelemään kuten normaalia rahapalkkaa.   Kaikkien Passeliin perustettavien uusien yritysten osalta palkkalajit on jo muutettu uuden ilmoitustavan vaatimusten mukaisesti.     Ohessa ohje tulorekisterin mukainen Palkkaennakon – ja vähennyksen mukainen käsittely vuodesta 2019: Ennakkopalkan maksuun ja vähennykseen käytettävät palkkalajit tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa verottajan ja tulorekisterin linjauksen mukaiseksi vuoden 2019 alusta eli Palkkaennakkoa – ja vähennystä tulee käsitellä kuin normaalia rahapalkkaa ja se tulee tilastoitua ja siitä tulee maksaa työnantajan ja työntekijän kulut.   Tuntipalkkalaisten ennakkopalkan maksuun käytetään palkkalajia 119 tai uusissa perustetuissa yrityksissä palkkalaji 118 ja tyypiksi määritellään rahapalkka ja tilastoidaan laskureilla 1 ja 2 rahapalkaksi ja ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Kuukausipalkkalaisten ennakkopalkan maksuun käytetään palkkalajia 1019 ja tilastointi laskureilla 1 rahapalkaksi ja laskurilla 2 ennakonpidätyksen alaiseksi palkaksi. Aseta siis palkkalajeillesi nuolen osoittamat tiedot:       Palkkaennakon vähennyskin jatkossa käsitellään rahapalkkana ja tällöin maksamisen yhteydessä palkkaennakon vähennys annetaan negatiivisena lukuna kun se aiemmin on ollut automaattisesti vähentävä palkkalaji.   Aseta siis palkkalajeillesi nuolen osoittamat tiedot:     Ohessa käsittely esimerkkicase ennakkopalkan käsittelystä :   Asiakkaan kysymys: Nyt kun jatkossa palkkaennakoita varten pitää tehdä erillinen palkka-ajo, niin miten veropäivät pitää laittaa siihen? Meillä on normaali palkanmaksupäivä 31.pv ja mahdollisia palkkaennakoita maksetaan 15.pv, mutta se ei ole kuitenkaan puolen kuun palkka, vaan vapaavalintainen summa mikä aina maksetaan. Vai onko veropäivillä enää merkitystä uuden verotuksen myötä, kun kaikilla on yksi vuosituloraja verokorteissa?   Vastaus: Tällöin voi tehdä 2 päivän mittaisen palkkakauden halutuille päiville ja maksupäivän kuten sovittu ja antaa työpäiviin 0 ja veropäiviin 0.Ja tehdä ennakkopalkan käsittely haluttujen summien mukaisesti palkkalaskelmalla ja normaalisti verojen ja vähennysten laskennan. Normaalisti maksettavalla palkkakaudella annetaan oikea palkanlaskentajakso sekä veropäivät että työpäivät kuten kuuluu ja kirjataan palkkalaskelma jossa huomioidaan maksettu ennakkopalkka.   Kirjausesimerkit alla : 1.Ennakkopalkalle tehtävä palkkakausi ja palkan kirjaus:   Palkkatietoilmoitus ennakkopalkasta:     2. Normaalin Palkkakauden luonti ja palkkalaskelman kirjaus jossa huomioidaan palkkaennakon vähennys:  Palkkatietoilmoitus normaalista palkkakaudesta jossa on huomioitu ennakkopalkan vähennys:    

Tulorekisterillä on ohjeistus mitä ja miten ilmoitettuja tietoja korjataan sekä milloin korjaus on tehtävä. Korjaus on myös kohdistuttava oikeaan ilmoitukseen. Korjattavia ilmoituksia ovat Palkkatietoilmoitus ja Työnantajan erillisilmoitus.    Tässä käyttövinkissä käydään läpi yleisimmät tilanteet joissa korjaustosite ja korjausilmoitus on tehtävä.   Lyhyesti kerrottuna korjausilmoitus tehdään yleensä vain silloin kun palkansaajalle on jo maksettu tilille palkkaa liikaa ja tulee tulorekisterille ilmoittaa perusteettomasti maksetusta edusta ja seuraavalla palkkakaudella takaisin periä liikaa maksettu suoritus.   Takaisinperinnän tekemiseen löydät ohjeen täältä:   Toimi näin kun olet maksanut palkasaajalle liikaa palkkaa mutta et ole vielä ilmoittanut tietoja tulorekisteriin: 1.Valitaan palkkakausi missä on korjattavaa. Palkkatapahtumien hallinnassa valitaan palkkatosite minkä tietoja on korjattava ennen ilmoitusta  tulorekisteriin. 2.Avataa palkkatosite "Näytä tosite"-toiminnolla käsiteltäväksi  3.Valitaan tositteen kirjausikkunassa toiminto "Korjaustositteen luonti"  3.Saadaan näkyviin alkuperäisessä palkkatositteessa näkyvät palkkakirjausrivit,korjataan palkkariviä jossa virhe on ollut muokkaamalla summaa sellaiseksi kuin sen olisi pitänyt olla. 4. Tehdään uusi rivi johon haetaan samainen palkkalaji jolla virhe on ollut ja annetaan ylimääräisenä maksettu summa kyseisellä rivillä ja ohjelma tuo palkalle tiedon "perusteeton etu". 5.Palkkatositteelle suoritetaan vähennysten laskenta ja sekä palkkakauden hyväksyntä, ei maksua, olihan maksu jos suoritettu. Tämän jälkeen on palkkatietoilmoituksella oikeat tiedot lähetettävissä tulorekisteriin. Mikäli useammalle palkansaajalle on korjaustarpeita, käsitellään kaikki tarvittavat palkkatositteet ja lähetetään tulorekisteri-ilmoitus oikein tiedoin. 6. Korjausilmoitus lähetetään Tulorekisteriaineistot-toiminnossa  Tilanteessa jossa palkansaajalle on maksettu liikaa ja ilmoitettu tulorekisteriin, tehdään korvaava ilmoitus:     Toimitaan aivan samoin kuin tilanteessa missä on maksettu mutta ei vielä ilmoitettu palkkatietoilmoitusta (kts. ylhäältä tarkempi ohjeistus korjaustositteen ja korjauilmoituksen luomiseen). Poikkeuksena tässä tilanteessa on se, että aineisto mikä lähetetään korjausten jälkeen tulorekisteriin on korjausilmoitus alkuperäiseen ilmoitukseen ja sillä on tulorekisteriaineistot toiminnossa Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne. monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä.   Huomaathan että mikäli suoritetaan korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus ainesto luotu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoitus laadittava uudelleen. Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin, kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.   Mikäli on suoritettu korjauksia kohdekaudelle jolta on jo Työnantajan erillisilmoitus aineisto ilmoitettu, ja korjaukset ovat sisältäneet sairausvakuutusmaksun tai TA sairausvakuutusmaksuista tehtävät vähennykset summien muutoksia, on kohdekauden ilmoituksesta tehtävä uusi ilmoitus ja lähetettävä se tulorekisteriin. Vers -kentässä numerona 1, 2, 3, jne monesko korjaus kyseiseen ilmoitukseen on kyseessä.  Laadinta suoritetaan Aineistot-Työnantajan erillisilmoitus-toiminnolla aivan kuten alkuperäinen ilmoituskin luotiin,kohdekaudeksi valitaan se kausi jolle korjauksia suoritetaan.

Seuraavassa käyttövinkissä käymme läpi miten Passelissa voidaan käsitellä palkansaajan poissaoloja ja miten poissolotiedot saadaan välittymään Tulorekisteriin.    Poissaolokoodien luonti: Poissaolokoodit luodaan sekä palkallisille poissaoloille että palkatomille poissaoloille ja tämän lisäksi tuntipalkkalaisille luodaan omat poissaolokoodit ja kuukausipalkkalaisille omat. Poissaolokoodit luodaan täällä: Perustiedot-Poissaolokoodit Koodi -kenttään annetaan poissaolokoodi. Pituus enintään 10 merkkiä, pakollinen Selite -kenttään annetaan poissaolokoodia kuvaava selite. Pituus enintään 35 merkkiä, ei pakollinen Palkkalaji -kenttään voidaan valita palkkalaji, jos halutaan, että ohjelma luo automaattisesti poissaolosta palkkatapahtuman sen palkkakauden uudelle palkkalaskelmalle, mihin poissaolo kohdistuu. Palkaton -kenttään laitetaan valinta voimaan jos kirjattava poissaolo on palkatonta poissaoloa. Poissaolon syy -kenttään valitaan luettelosta poissaolon syy. Palkaton ja poissaolon syy tiedot ovat tulorekisterin ilmoitukseen liittyviä ja sinne välittyviä poissaolon tietoja jotka tulee poissaolokoodille antaa jotta palkkatietoilmoitukselle poissaolosta muodostuu tarvittavat tiedot.  Kirjattaessa kaikki palkattomat ja palkalliset poissaolot palkkatapahtumiksi, niin tulorekisterin tietoja käyttävät tahot saavat tarvitsemansa tiedot. Yritykseltä poissaoloihin liittyvät tietojen kyselyt pitäisi näin vähentyä tai jäädä kokonaan tarpeettomiksi. Ohessa esimerkin mukainen kuva luoduista poissaolokoodeista:   Kun poissaolokoodit on luotu käydään lisäämässä poissaolokäsittelyä varten tietoja myös Palkkalajeille täällä: Perustiedot-Palkkalajit Lisää poissaolopalkkalajin tietoihin vähintäänkin sille sopiva poissaolokoodi. Tarvittaessa lisää myös lisäpalkkalajit ,yleensä varsinkin kuukausipalkkalaisten poissaolojen ollessa kyseessä kuukausipalkan korjaus/vähennys palkkalaji eli 9900 on hyvä lisätä lisäpalkkalajiksi,ohjelma ymmärtää tällöin tuoda kyseisen lisäpalkkalajin   automaattisesti palkkatapahtuman kirjaukseen kun se on linkitetty poissaolopalkkalajille.  Kuukausipalkkaa kun pitää korjata sen verran kun esimerkiksi sairasajan palkkaa kuukausipalkan sijasta maksetaan. Parhaiten ohjelman saa toimimaan kun huomioidaan erityisesti kuukausipalkkalaisten poissaolojen suhteen myös se mikä on palkkalajien ahinnan peruste  ja miettiä onko ko palkkaperuste käytössä myös henkilökorteilla ja onko henkilökorteille asetettu myös työpäivä/tuntijakaja koska ihanne tilanteessa ohjelma tuo  hinnan ja poissaolopäivien määrän valmiiksi palkkalaskelmalle. Tuntipalkkalaisillehan käsittely on yksinkertaisempi tuntipalkkaa maksetaan niistä tunneista kun on oltu töissä ja sairasajan palkkaa niistä tunneista kun on oltu pois,tällöin ei yleensä tarvitse tuntipalkkalaisten palkkalajeilla murehtia lisäpalkkalaji määrityksiä toisin kuin kuukausipalkkalaisilla.  Poissaolopalkkalajin määrityksistä esimerkki kuva: Lisäpalkkalajien määrityksistä esimerkki kuva:   Poissaolojen kirjaus ja tuonti palkkalaskelmille: Kun poissaolokoodit on luotu ja palkkalajeille on tehty tarvittavat määritykset voidaan henkilölle kirjata poissaolot. Mikäli poissaolokirjaukset tehdään ja poissaolon aikaväli osuu palkkajakson aikaväliin ohjelma osaa vakiopalkkojen luonnin yhteydessä tuoda poissaolot palkkalaskelmille tai jos palkat kirjataan käsin palkkatapahtumien kirjaus toiminolla niin ohjelma kysyy poissaololleelle henkilölle palkkalaskelmaa kirjatessa "Tuodaanko työtä korvaava poissaolo palkkalaskelmalle" johon käyttäjä voi vastata kyllä ja ohjelma tuo poissaolot palkkalaskelmalle. Poissaolot kirjataan täällä: Perustiedot-Poissaolot Laskentaryhmä -valikosta valitaan haluttu ryhmä, jonka palkansaajat tulevat palkansaaja valintaan käytettäviksi. Palkansaaja -valikosta valitaan palkansaaja, jonka poissaolotietoja halutaan kirjata. Poissaolokoodi -kenttään annetaan poissaoloa vastaava koodi jotka olet luonut Perustiedot-Poissaolokoodit toiminnolla Selite -kentässä näytetään poissaolokoodin selite. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Ppvm -kenttään annetaan poissaolon loppupäivämäärä. Apvm -kenttään annetaan poissaolon alkupäivämäärä. Lomaoikeus Ppvm -kenttään annetaan päivämäärä, jonka jälkeen palkansaajalle ei kerry vuosilomaa. Tunnit -kenttään annetaan poissaolon kesto tunneissa. Mikäli poissaolo kestää täysiä päiviä, tunteja ei anneta.   Päivät -kenttään annetaan poissaolo kesto päivissä. Lisätietoa -kenttään voidaan antaa poissaoloon liittyvää lisätietoa. Lisätieto siirtyy palkkatapahtuman selitteeksi, jos poissaolosta luodaan palkkatapahtuma palkkalaskelman luonnin yhteydessä. Esimerkki kuvissa Jouko on ollut sairaana kaksi päivää ja hänelle on tehty poissaolokirjaus Passeliin ja poissaolot tuodaan palkkalaskelmalle ja huomioidaan että Joukolle maksetaan kuukausipalkkaa sen verran vähemmän kun sairasajanpalkkaa vastaavalta ajalta kuukausipalkan tilalle maksetaan.      

Palkkalaskelmien lähetys sähköpostilla toiminto poistuu 1.1.2020 lähtien. Muutos on seurausta uudesta GDPR tietosuojalain linjauksesta, jonka mukaisesti henkilön yksityistietoja kuten esim. henkilötunnusta sisältäviä dokumentteja ei saa lähettää ilman erikseen suojattua lähetyskanavaa. Jatkossa tietoturvalain mukainen tapa toimittaa palkkalaskelmia on verkkopalkka. Ohjeet verkkopalkka toiminnon käyttämiseksi alla olevasta linkistä:   https://community.visma.com/t5/Passeli-Yritys-kayttovinkit/Verkkopalkan-edut/ta-p/149360

Tulorekisteri tietojen mitätöinti tulee tehdä vain tietyissä tilanteissa koska mitätöinnin yhteydessä ilmoitettu tieto poistetaan kokonaan Tulorekisteristä.   Palkkatietoilmoituksen mitätöinti tehdään vain seuraavissa tilanteissa:   ▪ maksupäivän korjaus ▪ palkanmaksukauden korjaus ▪ suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus ▪ Sijaismaksaja-tietoryhmän varsinaisen työnantajan asiakastunnisteiden korjaus ▪ tulonsaajan syntymäajan korjaus ▪ eläkejärjestelynumeron korjaus ▪ työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus ▪ Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset: ▪ Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti ▪ Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin -tietojen muutokset taannehtivasti.   Työnantajan erillisilmoitus mitätöidään vain seuraavissa tilanteissa:   ▪ kohdekauden korjaus ▪ suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus ▪ eläkejärjestelynumeron korjaus ▪ työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.   Yleensä tiedot korjataan siis tekemällä korvaava ilmoitus eli korjausilmoitus. Korjaustositteen ja korjausilmoituksen tekemiseen löydät tarkemman ohjeen täältä.   Mitätöinnin luominen ohjelmalla:   Passeli Yritys palkkaohjelmalla ilmoitusten mitätöinnit on suoritettavissa Tulorekisteriaineistot -toiminnossa. Työkaluvalikossa on Mitätöi aineisto -painike, mitätöinti luodaan aktiivisena olevasta aineistorivistä. Mitätöinti aineisto on lähetettävä tulorekisteriin ja saatava se "Käsitelty"-tilaan ennen kuin tehdään korjaavia toimenpiteitä ja korjausilmoituksen lähetystä Tulorekisteriin.   Palkkatietoilmoitus   Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Palkkatietoilmoitus mitätöitäväksi. Erikseen avautuvasta ikkunasta valitaan henkilö tai ne henkilöt joiden ilmoitus mitätöidään. Luotu mitätöintiaineisto lähetetään Tulorekisteriin ja odotetaan että mitätöintiaineisto saa "Käsitelty"-tilan. Kun Mitätöintiaineisto on hyväksytty Tulorekisterissä tehdään tarvittavat muutokset ja korjaukset palkkakaudelle tai muihin tarvittaviin toimintoihin ja luodaan palkkakaudelle korjaustositteet ja lähetetään palkkatietoilmoituksen korjausilmoitus Tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.   Työnantajan erillisilmoitus   Lähetetty aineisto mitätöidään, valitsemalla Työnantajan erillisilmoitus mitätöitäväksi valitsemalla aineisto luettelosta ja luomalla mitätöintiaineisto ja lähetetään aineisto Tulorekisteriin. Tarvittaessa tehdään muutoksia ja korjauksia ja luodaan työnantajan erillisilmoituksen aineisto uudelleen ja lähetetään se tulorekisteriin. Mitätöinnin jälkeen tehtävällä aineistolla on Vers numero 0 (nolla), kuten alkuperäiselläkin aineistolla.      

Viimeisin Tulorekisteriwebinaari pidettiin 14.2. Kyseiseen webinaariin asiakkaat saivat toimittaa kysymyksiä etukäteisesti. Mikäli et päässyt paikalle kuuntelemaan tai haluat katsoa webinaarin uudelleen,voit tehdä sen tässä.   Huom! Tarkennus kysymykseen jossa käsiteltiin yleishyödyllisten yhteisöjen maksamia korvauksia. Tulolajin valinnan lisäksi tulee Tilastoinnista ottaa yksilöivä tietoryhmä pois. Esim. Kokopäivärahalta otetaan palkkalajin tilastoinnilta pois tai jätetään antamatta tilastointi 7 eli kokopäiväraha koska Tulolaji yksilöi tiedon Tulorekisterille joten erillistä tietoryhmää ei lisätä.

Tässä artikkelissa vastaamme asiakkaiden useimmin kysymiin Tuloreksiteriin liittyviin kysymyskiin

Yrityksen edustajalla joka huolehtii palkkojen ja/tai matkalaskujen maksusta ja ilmoituksista tulee olla valtuudet Tulorekisteri palveluun voidakseen tarkastella toimitettuja ilmoituksia tai antaakseen täydentäviä lisätietoja ilmoituksille

 Toisessa Tulorekisteri webinaarissa käytiin läpi tarkemmin varmennehakemuksen täyttämistä,varmenteen käyttöönottamista käytännöss ja tulorekisteriaineistojen muodostusta,hallintaa sekä lähettämistä. Näiden asioiden lisäksi kävimme läpi myös muutamia muita Tulorekisterin myötä tulleita muutoksia ohjelmaan.   Pääset näkemään Tulorekisteri tallenteen tässä:

Työnantajan vapaaehtoiset vakuutusmaksut saadaan tulostumaan vuosi-ilmoitukselle käyttämällä tilastoinnillisia palkkalajeja jotka eivät ole näkyvissä palkkalajilistassa. Voit toimia seuraavasti: 1. Tee kyseiselle vuodella palkkakausi tai avaa jokin maksetuista palkkakausista 2. Mikäli on kyseessä vapaaehtoinen eläkevakuutus syötä palkkalajilla 100100 eläkevakuutuksen summa jolloin se näkyy vuosi-ilmoituksella kohdassa 180 työnantajan suorittamat kollektiivisen lisäeläketurvan vakuutusmaksut. 3 .Mikäli on kyseessä vapaaehtoinen yksilöllinen eläkevakuutus syötä maksut  palkkalajilla 100101  jolloin se näkyy vuosi-ilmoituksella kohdassa 182 vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksut  4. Kun olet valmis tallenna ja hyväksy palkkakausi ja kuittaa se maksetuksi jolloin maksetut maksut saadaan vuosi-ilmoitukselle.