Passeli Yritys käyttövinkit

Tehosta ja helpota sopimusten käsittelyä sähköisellä allekirjoituksella Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta.Lisäksi sähköinen allekirjoittaminen on nopea, vaivaton ja tehokas sekä nykyaikainen tapa asiakirjojen allekirjoittamiseen ja tallentamiseen. Passeli Yritys ohjelmassa sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoaa Visma Sign.       Voit käyttää sähköistä allekirjoituspalvelua yrityksesi eri toiminnoissa Sähköisellä allekirjoittamisella nopeutat ja digitalisoit hallinnon rutiineja ,tehostat myyntiä ja parannat asiakaskokemusta sekä hoidat työsuhteeseen liittyviä asioita näppärästi. Käytä siis sähköistä allekirjoituspalvelua läpi yritystoimintojen esimerkiksi seuraavien asiakirjojen toimittamiseen:   Hallinto ja talous Tilinpäätökset ja kokousasiakirjat Valtakirjat Hankinnat Myynti ja Markkinointi Myyntisopimukset Kumppanuussopimukset Laskutussopimukset Yritysjohto Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset Yhteistyösopimukset Avainhankinnat Henkilöstöhallinto Työsopimukset Työtodistukset Etätyö-ja lomasopimukset Irtisanoutumisilmoitukset   Saat sähköisen allekirjoituspalvelun  käyttöösi näppärästi suoraan Passeli Yritys-ohjelmassasi. Löydät käyttöönotto-ohjeen täältä.

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä sekä helppo ja nopea tapa lähettää sopimuksia ja asiakirjoja allekirjoitettavaksi. Voit ottaa sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön Passeli Ohjelmassasi.  Allekirjoituspalvelussa on mahdollista lähettää PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.   Sähköinen allekirjoituspalvelu otetaan käyttöön seuraavasti:   1. Avaa Passeli  2. Valitse osiovalikosta Sähköinen allekirjoitus-toiminto   Jotta palvelun saa avattua tulee toiminnossa antaa yrityksen ja pääkäyttäjän tiedot sekä hyväksyä käyttöehdot 3. Tarvittaessa täytä pääkäyttäjän ja yrityksen tiedot toiminnossa ellei ohjelma ole niitä tuonut valmiiksi 4. Paina "Ota käyttöön"       Rekisteröidyttäessä pääkäyttäjälle lähetetään vahvistusviesti sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönotosta jossa rekisteröinti tulee vielä vahvistaa.  Huom! Viesti johon tulee reagoida ja josta vahvistus tehdään tulee @verkkopasseli.fi osoitteesta. Visma Sign lähettää tiedoksiannon palvelun avauksesta pääkäyttäjälle erikseen mutta kyseiseen viestiin ei tarvitse reagoida.     5. Avaa viesti jonka olet saanut @verkkopasseli.fi palvelusta,tarkista viesti ja mikäli rekisteröintitiedot ovat kunnossa paina "Ota käyttöön"     Sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöön löydät ohjeen täältä.        

Kun Sähköinen allekirjoituspalvelu on saatu onnistuneesti käyttöönotettua voidaan ohjelmasta lähettää  PDF-muotoisia dokumentteja allekirjoitettavaksi, tarkastella dokumenttien allekirjoituspyyntöjä ja niiden historiaa.   Löydät sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoon löydät ohjeen täältä.   Kun haluat lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi Passeli Yritys ohjelmastasi,toimi näin:   1. Valitse osio valikosta toiminto "Sähköinen allekirjoitus" 2. Valitse toiminto "Lähetä uusi dokumentti" 3. Valitse  Tiedosto -kohdasta lähetettävä dokumentti (lähetykseen on valittava PDF-muotoinen tiedosto, tiedoston maksimikoko on 10MT) 4. Anna Dokumentin nimi   kohdassa valitulle dokumentille oletuksena sama nimi kuin tiedostolle, mutta ilman tiedostopäätettä 5.Täytä Lähettäjä ja sähköpostiosoite  (mikäli ohjelmaan kirjautunut nykyinen käyttäjä on henkilökortistossa liitetty henkilöön, tiedot tulevat oletuksena henkilökortistosta) Huom! Lähettäjä ei ole automaattisesti allekirjoittaja.     Dokumentille on määriteltävä vähintään yksi allekirjoittaja.  Kopioitaessa allekirjoittajan tietoja, kopioidaan Saateteksti sähköpostiin, Kieli, Allekirjoitus organisaationa ja Erillinen vapaamuotoinen tekstiviesti kohtien tiedot.     6. Allekirjoitettava dokumentti lähetetään allekirjoittajille painamalla Lähetä -painiketta Ohjelma ilmoittaa dokumentin lähetyksestä ja lähetyksen onnistumisesta erillisillä info-ikkunoilla     Allekirjoituspalvelu-toiminnossa voidaan hallita dokumentteja,  peruuttaa lähetyksiä, päivittää lähetettyjen tilaa, tarkastella dokumentteja ja katsoa allekirjoitusten tilaa ym. Alla olevassa kuvassa näemme yllä lähetetystä dokumentista lisätietoja mm. tilan,lähetyspäivän,dokumentin nimen jne.       Kun dokumentti on allekirjoitettu allekirjoittajan toimesta toimitetaan allekirjoituksen pyytäjälle viesti jossa ilmoitetaan että allekirjoitus on suoritettu. Liitteenä viestissä on allekirjoitettu dokumentti. Allekirjoitetussa dokumentissa on merkinnät allekirjoituksesta, allekirjoituksen tarkistuskoodi ja allekirjoittajan tiedot. Lisäksi on linkin tiedot, josta on avattavissa dokumenttien tarkastelu ja allekirjoituspalvelun sivusto.     Kaikkien pyydettyjen allekirjoittajien suoritettua allekirjoitukset, tulee allekirjoitusta pyytäneelle siitä viesti otsikolla Kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet dokumentin [dokumentin nimi].       Sähköinen allekirjoitus allekirjoittajan näkökulmasta:   Dokumentin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa viestin otsikolla Kutsu allekirjoittamaan asiakirjan     Viestissä on salasana jota tarvitaan dokumentin näkemiseksi. Viestin linkistä avataan Visma Sign sivusto jonne viestissä oleva salasana annetaan. Visma Sign sivustolla asiakirjan saa auki painamalla "Avaa asiakirja" jolloin päästään tarkastelemaan allekirjoitettavaa dokumenttia.   Allekirjoituksen suorittamiseksi tunnistaudutaan verkkopankkitunnuksin tai mobiilivarmenteella. Tunnistautuminen käynnistyy  kun painetaan "Siirry tunnistautumaan" -painikkeesta.  Tunnistautumisessa on annettava ensin tunnistautujan henkilötunnus ja sen jälkeen valitaan tunnistautumisen tapa.   Tunnistautumisen jälkeen dokumentti avautuu allekirjoitus sivuun ja dokumentti on allekirjoitettavissa.  Allekirjoitus suoritetaan Allekirjoita asiakirja -painikkeesta. Allekirjoituksen jälkeen dokumentilla on allekirjoituksesta merkinnät. Allekirjoitusta pyytäneelle taholle lähtee automaattisesti viesti allekirjoituksen suorittamisesta.

Ryhmäalennukset toiminnolla luodaan nimikeryhmäkohtaisia alennuksia valituille asiakasryhmille.   Huomaathan mikäli asiakas kuuluu useampaan asiakasryhmään, jolle on määritelty alennus tietyn nimikeryhmän nimikkeistä, käytetään suurinta asiakkaalle myönnettyä alennusprosenttia. Alennukset annetaan prosentteina asiakkaalla sovellettavan hinnaston hinnasta. Annetut alennukset esitetään rivikohtaisesti alennus % -kentässä   Ennen ryhmäalennusten luontia tulee ohjelmaan luoda Asiakasryhmät ja asiakas tulee valita asiakasryhmään, jotta ryhmäalennukset aktivoituvat. Mikäli asiakkaille on tarkoitus antaa alennuksia vain tietyistä nimikkeistä tulee ohjelmaan luoda myös halutut nimikeryhmät.   Asiakasryhmä luodaan seuraavasti: 1.Valitse Kortistot-Asiakaskortisto-Asiakasryhmät ja luo asiakasryhmä ylläpito näkymässä Ryhmän luonnin jälkeen Asiakas lisätään luotuun ryhmään seuraavasti: 1.Kortistot-Asiakaskortistot-Valitse Asiakaskortti jolle haluat määrittää käytettävät asiakasryhmän/ryhmät 2.Valitse muokkaa-Asiakasryhmä kentän kohdalla valitse alasvetolaatikosta ryhmä johon asiakas liitetään. 3. Jos asiakkaan tulee olla useassa ryhmässä paina alasvetolaatikon perästä löytyvää toimintokuvaketta ja valitse asiakasryhmä/ryhmät johon asiakas lisäksi halutaan liittää Mikäli ryhmäalennuksia annetaan myös nimikeryhmäkohtaisesti tulee ohjelmaan luoda myös nimikeryhmiä ja liitetään nimikkeitä kyseiseen ryhmään. 1.Kortistot-Nimikekortistot-Nimikeryhmät-Luo Nimikeryhmät ylläpito näkymässä Ryhmän luonnin jälkeen Nimike lisätään luotuun ryhmään seuraavasti: 1.Kortistot-Nimikekortisto-Valiste Nimikekortti jolle haluat määrittää käytettävät nimikeryhmän/ryhmät 2.Valitse muokkaa-Nimikeryhmä kentän kohdalla valitse alasvetolaatikosta ryhmä johon nimike liitetään. 3. Jos nimikkeen tulee olla useassa ryhmässä paina "Muut ryhmät" toimintokuvaketta ja valitse nimikeryhmä/ryhmät johon asiakas lisäksi halutaan liittää Kun ryhmät on luotu ja kortit on lisätty haluttuihin ryhmiin,luodaan ryhmäalennukset Nimikekortiston kautta: 1.Kortistot-Nimikekortistot-Perustiedot-Ryhmäalennukset 2.Luodaan uusi alennushinnasto ryhmälle painamalla luonti kuvaketta 3.Valitaan Nimikeryhmä ja Asiakasryhmä joita alennus koskee 4.Määritellään ryhmää koskeva alennus% sekä onko alennus voimassa toistaiseksi vain tietyn ajanjakson Asiakasryhmälle liitetyn asiakkaan alennukset aktivoituvat myyntitilanteissa automaattisesti käyttöön.    

Voit lähettää asiakkaallesi tekstiviestejä suoraan omasta Passeli Yrityksestäsi. Tekstiviestejä voidaan lähettää suoraan asiakaskortilta, laskutuksesta, myyntitilauksista sekä tarjouksista. Tekstiviestien avulla asiakaskokemus paranee ja saat entistä tyytyväisempiä asiakkaita. Kaikki tekstiviestipohjat ova vapaasti räätälöitävissä. Voit lähettää viestejä myös markkinointimielessä tietyille asiakasryhmille liittyen vaikka uusiin tuotteisiin tai tarjouksiin.

Tarjoukset, jotka eivät johtaneet tilaukseen, voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avataan Tarjoustenhallinta ja valitaan haluttu avoimessa tilassa oleva tarjous Painetaan ikkunan työkalurivin kuvaketta Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi (tai vaihtoehtoisesti Hallinta ja Merkitse käsitellyksi) Tarjouksen tila on nyt muutettu halutuksi

 Tarjous on siirrettävissä myyntitilauksiin tai laskutukseen tarjoustenhallinnassa, jolloin tarjouksen tiedot siirtyvät myyntitilauksen tai laskun pohjaksi. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä Hyväksy valittu tarjous -painiketta, tai paina F3 painiketta näppäimistöltä Valitse ”Myyntitilauksiin” tai  ”Laskutukseen” ja paina OK Siirron jälkeen tulee ilmoitus tulostetaanko luotu tilaus tai lasku ja kyseisen tarjouksen tila päivitetään

 Tarjoukselle on valittavissa haluttu voimassaoloaika. Asetuksissa voidaan myös määritellä oletustoiminto, kun tarjouksen voimassaoloaika on umpeutunut. Valitse tarjoukset osio aktiiviseksi Avaa Asetukset -valikosta ”Passeli asetukset” Valitse vasemmalla olevasta hakemistopuusta Tarjoukset ”Oletus voimassaoloaika” kenttään annetaan tarjousten voimassaoloaika päivinä Valitaan ”Oletustoiminto voimassaolon päätyttyä” -kenttään haluttu toimenpide. Paina OK –painiketta Voimassaoloaikaa voidaan määritellä myös tarjouskohtaisesti tarjouksen kirjauksen yhteydessä.

 Tarjouksen kirjausikkunassa voidaan määritellä, mitä tietoja näytetään tarjouksen riviosalla. Näitä tietoja ovat Varastopaikka, Toimitusaika, Erä, Alennus %, Kredit–tili, Kustannuspaikka, Finvoice-tili, Finvoice-kustannuspaikka, Ostajan nimikekoodi, Toimittaja ja Projekti. Avaa tarjouksen kirjausikkuna Paina riviosan työkalurivillä Näytä sarakkeet -painiketta Valitse näytettävät sarakkeet Tämän jälkeen tarjouksen kirjauksessa näytetään ne sarakkeet, jotka olet valinnut. Näytettävät sarakkeet tallentuvat konekohtaisesti muistiin, joten seuraavalla kerralla kirjausikkunaa avatessa sarakkeet on näkyvissä.

 Käsitellyt tarjoukset voidaan merkitä käsitellyiksi tarjoustenhallintaikkunassa. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Merkitse valitut tarjoukset käsitellyiksi” -painiketta, tai paina Ctrl+A näppäinyhdistelmää

 Vanhan tarjouksen tiedot on kopioitavissa uuden tarjouksen pohjaksi. Kopiointi voidaan suorittaa tarjoustenhallinnassa. Avaa Tarjoustenhallinta Valitse haluttu tarjous Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo uusi tarjous kopioimalla” tai paina Ctrl + C näppäimistöltä Valitse kopioidaanko koko tarjous vai ainoastaan tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi Tarjouksen kopiointi kirjausikkunassa Avaa Uusi tarjous Hae tarjous jonka tiedot haluat kopioida, työkalurivin etsi -toiminnolla, tai työkalurivin nuolipainikkeilla. Valitse muokkaus -valikosta ”Kopioi tarjous uudeksi tarjoukseksi” Valitse kopioidaanko koko tarjous vai tarjouksen yläosa ja paina OK -painiketta Tarkista uuden tarjouksen tiedot, tee mahdolliset muutokset ja tallenna tarjous avoimeksi tarjoukseksi