Mededelingen
Oude Ad-hoc rapportage vanaf release 2022-05 uit menu
In het onderwerp Ad-hoc rapportage (uitgebreid) op klantniveau in één rapport onder Nieuw vind je uitleg over de funcionaliteit die we hebben toegevoegd aan de Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Omdat dit rapport dan aan alle wensen en eisen voldoet, verwijderen we vanaf de mei release de gewone of oude Ad-hoc rapportage uit het menu en is het niet meer mogelijk om deze gewone Ad-hoc rapportage te gebruiken.
Actie
Rapporten > Controleoverzichten > Ad-hoc rapportage en Ad-hoc rapportage (uitgebreid)
We raden je aan om vóóor de release van mei eigengemaakte rapportages die je nu gebruikt, over te zetten naar de Ad-hoc rapportage (uitgebreid).
Nieuw
Menu Instroom/Uitstroom opgesplitst
Waarom
Het menu Instroom/Uitstroom is opgesplitst, omdat er nieuwe opties zijn toegevoegd. Hierdoor blijft de menustructuur overzichtelijk.
Hoe
Medewerker > Instroom
Hier vind je alle wizards voor het in dienst nemen van medewerkers, inclusief de nieuwe optie Herindienst, zie het onderwerp Herindienst met dezelde medewerkercode.
Medewerker > Doorstroom
Hier vind je de wizards voor doorstroom situaties, zoals de overgang van stagiair naar medewerker, nieuw sinds release 2022-01.
Medewerker > Uitstroom
Hier vind je de wizard voor het uit dienst melden van medewerkers met transitievergoeding.
Actie
Er is geen actie nodig
Herindienst met dezelfde medewerkercode
Waarom
Voortaan is het niet meer nodig om een medewerker die opnieuw in dienst komt in te voeren als een nieuwe medewerker. In plaats daarvan kun je de bestaande medewerker selecteren en deze opnieuw in dienst nemen.
Hoe
Medewerker > Instroom > Herindienst
Open het scherm Herindienst. Je ziet alleen de medewerkers met de Dienstverband indicatie Uit dienst.
Kies als peildatum de datum waarop de medewerker weer in dienst moet komen en selecteer de medewerker.
De wizard helpt je om alle arbeidsvoorwaarden die moeten worden voortgezet op volledigheid en juistheid te controleren. Denk bijvoorbeeld aan gratificatie en vakantiegeld. Pas de gegevens zo nodig aan.
Pensioengegevens De bruto-netto berekening zal voor deze medewerkers de pensioengegevens initialiseren.
Nog twee beperkingen
Het is voorlopig alleen mogelijk om een medewerker op deze manier opnieuw in dienst te melden als de laatste werkdag in een eerdere periode ligt dan de periode waarin de medewerker opnieuw in dienst komt. Dit heeft te maken met het feit dat er anders twee inkomstenverhoudingen binnen dezelfde afrekenperiode ontstaan.
Deze functionaliteit kan vooralsnog niet gebruikt worden als je pensioengegevens aanlevert aan APG.
Het is de bedoeling deze beperkingen in de toekomst op te heffen. De informatie hierover lees je dan in de release notes.
Actie
Gebruik de nieuwe optie om medewerkers opnieuw in dienst te melden.
Doorstroomindicatie verwijderen
Waarom
Als de herindienst van een medewerker niet doorgaat of als je per ongeluk de verkeerde medewerker opnieuw indienst hebt gemeld, dan kun je met deze menuoptie op een gemakkelijke manier de herindienst ongedaan maken. Ook kun je deze menuoptie gebruiken als een stagiair die medewerker wordt, uiteindelijk toch geen medewerker wordt.
Hoe
Medewerker > Doorstroom > Verwijderen Doorstroomindicatie
Met deze optie maak je de doorstroomsituatie weer ongedaan. Na het starten van de functie, zie je een overzicht van alle medewerkers die recent opnieuw in dienst zijn gekomen of zijn overgezet van stagiair naar medewerker. Van iedere medewerker zie je alleen de laatste doorstroomindicatie.
Medewerker > Contract > Arbeidscontract
Als je de doorstroomindicatie hebt verwijderd, worden ook automatisch de aangemaakte mutaties en berekeningen van de doorstroomindicatie weer ongedaan gemaakt.
In het scherm Arbeidscontract wordt de nieuwe IKV verwijderd, je ziet dan bij de medewerker die uit dienst was gegaan of bij de stagiair weer de oude inkomstenverhouding.
Medewerker > Inkomstenverhouding > Loonaangifte (IKV)
De eerder aangemaakte inkomstenverhouding zelf wordt niet automatisch verwijderd. Deze heeft dan geen effect meer en kun je eventueel handmatig verwijderen, zolang de salarisberekening nog niet definitief is gemaakt.
Als er al een verkeerde inkomstenverhouding is gemeld aan de Belastgindienst, kies dan voor Verwijderen IKV in het scherm Loonaangifte (IKV). Er wordt dan een intrekking naar de loonaangifte gestuurd.
Actie
Als je een herindienst of een overgang van stagiair naar medewerker ongedaan moet maken, gebruik hiervoor dan voortaan de functie Verwijderen Doorstroomindicatie.
Proactieve signalen loonaangifte in salarisverwerking
Waarom
Om de kwaliteit van de loonaangiftes te verbeteren hebben we ervoor gezorgd dat je proactief en veel eerder in het proces op de hoogte wordt gesteld van onjuiste mutaties, waarvan we in Payroll Business al weten dat het hierdoor niet mogelijk is het loonaangiftebestand te verzenden of dat de Belastingdienst dit zal afkeuren.
Vanaf deze release zijn er zeven loonaangiftesignalen die we proactief weergeven in de salarisverwerking met een uitroepteken. De fouten die deze signalen veroorzaken, moet je bij de medewerkers oplossen voordat je de salarisverwerking afsluit. Als je dit niet doet, maakt Payroll Business bij het afsluiten van de salarisverwerking geen loonaangiftebestand aan.
Met deze signalen ondervangen we de meeste fouten die nu zorgen voor een onjuiste loonaangifte, het aanmaken van tickets en het laten herstarten van de loonaangiftebestanden. In de komende maanden gaan we nog meer proactieve signalen toevoegen. Daarnaast kijken we welke signalen we in het mutatieproces kunnen opnemen, zodat het niet mogelijk is foute mutaties in te voeren. Hier nemen we ook de meldingen op die zorgen voor de brieven van de Belastingdienst.
Hoe
Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (met afsluiting) Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening (geavanceerd) - alleen voor Administratiekantoren en consultants
Als Payroll Business tijdens een salarisverwerking een fout constateert die fouten in de loonaangifte veroorzaakt, verschijnt er een uitroepteken en wordt ook het bijbehorende signaal gegeven, inclusief de L-code van de Belastingdienst. Door hierop te klikken, zie je voor welke medewerker een signaal is afgegeven dat je moet oplossen.
Signaal opzoeken in online help Een signaal kan duiden op meerdere fouten. Zoek daarom de foutmelding van de Belastingdienst op in de online help via Probleemoplosser > Signaleringen > Signaleringen loonaangifte. De uitleg die hier staat zou voldoende duidelijk moeten zijn om het signaal op te lossen. Je kunt in in de online help ook zoeken op het nummer van de Belastingdienst zonder de L.
Na het oplossen van de signalen en het opnieuw uitvoeren van een verwerking, dit kan ook een verwerking voor één medewerker zijn, staat er geen uitroepteken meer.
Vanaf deze release hebben we de volgende codes in dit proces opgenomen:
L1713 - Aantal verloonde uren moet nul zijn
L1823 - Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist
L1824 - Indicatie verzekerd WW onjuist
L1825 - Indicatie verzekerd ZW onjuist
L2213 - Ind. arbeidsovereenkomst ontbreekt
L2214 - Ind. Schriftelijke overeenkomst ontbreekt
L2215 - Ind. Oproepovereenkomst ontbreekt
Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Loonaangifte
Hier kun je per bedrijf instellen of je een e-mail wilt ontvangen als je een definitieve salarisverwerking met afsluiting hebt uitgevoerd en er een Interface Log rapport Loonaangifte is aangemaakt dat fouten bevat. Via dit rapport weet je dan dat er geen loonaangiftebestand is aangemaakt.
Actie
Als er een uitroepteken in de salarisverwerking verschijnt, los dan de fouten op. Hiermee voorkom je dat er bij de afsluitende verwerking geen loonaangiftebestand wordt aangemaakt.
Als je een rapport voor wilt ontvangen, als er in een verwerking toch een fout zit, vul dan via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte het e-mailadres in waarop je dit wilt ontvangen. Los eventuele fouten die in het rapport staan op. Daana kun je zelf de aangifte herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces > Loonaangifte.
Dubbele IKV in foutrapport Loonaangifte
Waarom
In het bovenstaande onderwerp Proactieve signalen loonaangifte in salarisverwerking lees je hoe we de kwaliteit van de loonaangiftes verbeteren. De komende maanden bekijken we hoe we zo veel mogelijk fouten al kunnen ondervangen bij het vastleggen van de mutaties. Deze release hebben we ervoor gezorgd dat bij het kopiëren van een medewerker het IKV-nummer voortaan met 1 wordt verhoogd. Dit omdat het niet mogelijk is een loonaangiftebestand te verzenden als er voor een Loonheffingennummer twee medewerkers aanwezig zijn waarbij voor hetzelfde Burgerservicenummer hetzelfde IKV-nummer is gebruikt.
Hoe
Medewerker > Kopiëren medewerker
Vanaf deze release wordt bij het kopiëren van een medewerker niet meer hetzelfde IKV-nummer gebruikt, maar wordt het IKV-nummer automatisch met 1 verhoogd.
Actie
Als je een rapport voor wilt ontvangen, als er in een verwerking een fout zit, bijvoorbeeld een dubbel nummer IKV, vul dan via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Loonaangifte het e-mailadres in waarop je dit wilt ontvangen. Los eventuele fouten die in het rapport staan op. Daana kun je zelf de aangifte herstarten via Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces > Loonaangifte.
Ad-hoc rapportage (uitgebreid) op klantniveau in één rapport
Waarom
Afgelopen jaar hebben hebben we het mogelijk gemaakt om het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) aan te maken voor meerdere bedrijven tegelijk. Hierbij werd wel per gekozen bedrijf een apart bestand aangemaakt. Omdat klanten hebben aangegeven dat ze het rapport graag in één bestand willen krijgen, hebben we dat vanaf deze release op klantniveau mogelijk gemaakt.
Hoe
Rapporten > Controle > ad-hoc rapportage (uitgebreid)
Aan het scherm Ad-hoc rapportage (uitgebreid) is op klantniveau het volgende veld toegevoegd:
Uitvoertype rapport
Alle bedrijven in 1 rapport in 1 tab Dit is de standaardwaarde: het rapport wordt standaad aangemaakt in Excel waarbij alle bedrijven worden samengevoegd in één tabblad.
Alle bedrijven in 1 rapport in eigen tab Dit is niet mogelijk als je bij Opslaan als hebt gekozen voor Pdf.
Rapport per bedrijf
Overige wijzigingen
Het rapport start voortaan altijd met de kolom Bedrijfscode.
Tabblad met parameters: hier wordt voortaan uitgeschreven welke bedrijfsnaam bij welke bedrijfscode hoort.
Actie
Ga via het navigatiepad bovenin het scherm naar klantniveau. Pas bestaande rapportdefinties aan, als je deze nieuwe functionaliteit hiervoor wilt gebruiken.
Gewijzigd en verbeterd
Ernst en categorie loonaangiftesignalen aangepast
Waarom
De Belastingdienst keurt loonaangiftes af, als die aan de juiste voorwaarden voldoen. Je moet dan de fouten herstellen en de aangifte opnieuw aanleveren. De reden voor het afkeuren van een loonaangifte, staat in de melding van de Belastingdienst en ook in het Signaleringsverslag dat Payroll Business aanmaakt. In dit verslag zie je:
loonaangiftesignalen met een controlenummer die de ernst Fout hebben Op basis van deze signalen keurt de Belastingdienst een loonaangifte af.
loonaangiftesignalen die geen controlenummer hebben, maar wel de ernst Fout hebben Op basis van deze signalen keurt de Belastingdienst een loonaangifte niet af.
Om duidelijker te maken op basis van welke signalen de Belastingdienst een loonaangifte afkeurt, hebben we van de loonaangiftesignalen zonder controlenummer de ernst aangepast.
In een toekomstige release gaan we er steeds vaker voor zorgen dat Payroll Business geen loonaangifte bestand aanmaakt als er een loonaangiftesignaal is met de ernst Fout. Vanaf deze release is dat het signaal 1713 met als meldtekst: 1713 - Aantal verloonde-uren moet nul zijn.
Hoe
Van alle loonaangiftesignalen zonder controlenummer waarvan de ernst Fout is, hebben we de ernst veranderd in Waarschuwing.
Actie
Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag
Controleer het signaleringsverslag op loonaangiftesignalen met de ernst Fout en los deze op voordat u een salarisverwerking afsluit.
Scherm Arbeidsvoorwaardenpakket
Waarom
Afgelopen jaar hebben we het medewerkerscherm Arbeidsvoorwaardenpakket in Payroll Business opgenomen, waarin alle arbeidsvoorwaarden en ook alle vrije looncomponenten in één scherm bij elkaar staan. De bedoeling is om de oude arbeidsvoorwaardenschermen uiteindelijk uit het menu te halen. Als voorbereiding hierop, hebben we in deze release in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket een aantal verbeteringen doorgevoerd en volgen er in de release van april nog meer verbeteringen.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket
Vanaf de release van maart is het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket als volgt gewijzigd:
De performance verbeterd.
Er zijn twee kolommen toegevoegd, waardoor het nu duidelijker is of het om een arbeidsvoorwaarde gaat en om welke variant.
Voor vrije looncomponenten is nu duidelijk aangegeven wat voor soort element het is en de waarde staat nu in een aparte kolom.
Om een arbeidsvoorwaarde- of looncompontenscherm te openen, kun je er nu op dubbelklikken. Voorheen kon je het scherm alleen openen door te klikken op het icoon met het potlood aan het eind van de regel.
Bij het zoeken van een nieuwe arbeidsvoorwaarde en/of vrije looncomponent zijn er kolommen toegevoegd, zodat het sneller duidelijk wordt welke component je moet hebben.
Actie
Er is geen actie nodig.
Automatische routeberekening
Waarom
Voor het maken van een betere en meer betrouwbare routeberekening, maakt Payroll Business vanaf deze release rechtstreeks gebruik van de kaarten van de organisatie Here via een API. Voorheen gebruikten we ook de kaarten van Here, maar dit deden we via een webservice. Het gebruik van de kaarten via een API heeft de volgende voordelen:
Er wordt automatisch gekeken naar de kaarten van 6 maanden geleden. Hierdoor zijn eventuele blokkades die je nu ervaart, verholpen. De route is hetzelfde als nu, maar blokkades zijn dan uit het geheugen verdwenen.
Het berekenen gaat niet meer van huisnummer naar huisnummer, maar vindt plaats op basis van coördinaten. Dit maakt de berekening nog nauwkeuriger.
De API verzamelt 5 routes en berekent op basis hiervan de snelste route.
De berekening houdt geen rekening meer met verkeer. Wel kun je als klant zelf een tijdstip voor het berekenen meegeven. Als je dit doet, houdt het systeem wel rekening met het verkeer.
Hoe
Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling
Aan het scherm Reisafstandsbepaling is het veld Tijdstip routebereking (uur) toegevoegd. Hierin kun je het uur van de dag invullen waarop je het berekenen van de reisafstand wilt laten uitvoeren. Als dit veld leeg is, wordt er bij het automatisch berekenen van de reisafstand geen rekening gehouden met verkeer.
Actie
Als je wilt dat er bij het bepalen van de reisafstand rekening wordt gehouden met verkeer, vul dan het tijdstip in waarop de routeberekening moet plaatsvinden.
Let op: na het aanpassen van het veld Tijdstip routebereking (uur), vindt er niet automatisch een herberekening van de route plaats. Dat gebeurt alleen voor nieuwe berekeningen bij een wijziging op persoonsniveau of na een collectieve berekening.
Afronding maximum loon ZVW
Waarom
Bij een controle kwamen wij er achter dat het maximum loon ZVW niet gelijk was aan het maximum loon van de overige sociale verzekeringen. Dit kwam door een andere manier van afronden.
Hoe
Met ingang van deze release is per 1-1-2022 de bepaling van de maximum loon ZVW aangepast.
Actie
Er is geen actie nodig.
Proformaberekening verbeterd
Waarom
Als er voor een specifieke medewerker een proformaberekening werd uitgevoerd, waarbij de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak actief was, dan werd er standaard gerekend met de gegevens die bij deze medewerker van toepassing waren. De cataloguswaarde en eigen bijdrage kon je aanpassen, maar als het bij de proformaberekening om een andere auto ging, werd de berekening niet correct uitgevoerd. Dit kwam omdat er voor de berekening nog altijd werd gekeken naar de datum tenaamstelling van de huidige auto waardoor mogelijk het verkeerde percentage werd toegepast.
Hoe
Beheer > Salarisberekening > Proforma
Aan het scherm Proforma zijn de volgende velde toegevoegd:
1e datum tenaamstelling auto
1e datum toelating auto
Hierdoor kun je voor de proformaberekening ook deze datums aanpassen.
Actie
Wijzig voor een correcte proformaberekening van de bijtelling van de auto van de zaak zo nodig de hierboven genoemde datums.
Opgeloste meldingen
Extra korting aanvullend geboorteverlof ten onrechte uitbetaald (3074063)
Melding
Extra korting voor aanvullend geboorteverlof die Payroll Business eerder had berekend en ingehouden, is in november 2021 ten onrechte tegengeboekt en alsnog uitbetaald. De oplossing hiervoor is op dinsdagavond 2 februari 2022 uitgeleverd via extra onderhoud.
Oplossing
Met ingang van 01-01-2022 hebben we de rekenmethodiek voor deze korting gewijzigd. De extra korting voor aanvullend geboorteverlof is geen sublooncomponent meer, maar een looncomponent. Hierdoor is ook duidelijker dat de extra korting voor aanvullend geboorteverlof betrekking heeft op alle looncomponenten waarop aanvullend geboorteverlof van toepassing is.
Actie
Aanpassen grondslag Als je op dit moment de sublooncomponent Aanvullend geboorteverlof extra korting gebruikt in een grondslag, moet je deze vanaf 01-01-2022 vervangen door de looncomponent Aanvullend geboorteverlof extra korting.
Workaround terugdraaien Als je een workaround gebruikt om de extra korting aanvullend geboorteverlof in een afrekenperiode van 2022 te corrigeren, kan het zijn dat door het aanpassen van de berekening de Extra korting aanvullend geboorteverlof twee keer wordt toegepast. Dit kun je oplossen door de workaround voor de betreffende periode terug te draaien.
Onjuiste uitsplitsing Journaalpost bij loonkostenverdeling (3124475)
Melding
Als je een conversietabel gebruikt voor bijvoorbeeld de kostenplaats, dan werkte deze conversietabel niet goed bij de kostenplaatsen 2 t/m 5. Alleen de hoofdkostenplaats werd dan correct omgezet naar de geconverteerde waarde.
Oplossing
Dit is vanaf release 2022-03 opgelost. Als je een conversietabel inricht, wordt deze nu ook gebruikt voor de kostenplaatsen 2 t/m 5 die je inricht via de kostenplaatsverdeling.
Actie
Als je in journaalposten die je hebt gedraaid voor release 2022-03, de juiste waarden wilt terugzien, draai deze dan opnieuw.
Pensioenaangifte nul uren contract (3137276)
Melding
Bij oproepkrachten die deelnemen aan een pensioenregeling van APG (architecten) en die in een maand niet gewerkt hebben, werd de pensioenaangifte afgekeurd omdat de Code meetelling op Ja staat
Oplossing
Dit is opgelost. Voor oproepkrachten wordt de Code meetelling voortaan bepaald aan de hand van het deeltijdpercentage voor oproepkrachten; als een medewerker in een periode niet heeft gewerkt, wordt de Code meetelling op Nee gezet.
De ingangsdatum voor deze wijziging is januari 2022.
Actie
Er is geen actie nodig.
UPA - herindienst, datum uitdienst en reden uitdienst onterecht in aangiftebestand
Melding
Soms werden de datum uitdienst en reden uitdienst van het eerdere dienstverband van een medewerker die herindienst kwam, onterecht doorgegeven in de UPA-aangifte.
Oplossing
Met ingang van 1-1-2022 is dit opgelost en kan dit niet meer voorkomen.
Actie
Er is geen actie nodig.
Sublooncomponten - alternatieve omschrijvingen soms niet juist getoond
Melding
In bepaalde grondslagen kun je sublooncomponenten opnemen. Als voor een sublooncomponent een alternatieve omschrijving is vastgelegd, zie je deze terug in het scherm Grondslag.
Als een alternatieve omschrijving echter was beëindigd, werd in het scherm Grondslag nog steeds de alternatieve omschrijving getoond.
Oplossing
Instellingen > Vastlegging > Alernatieve omschrijvingen
Dit is opgelost. Als een alternatieve omschrijving van een sublooncomponent is beëindigd, zie je voortaan in het scherm Grondslag de orginele omschrijving van de sublooncomponent.
Actie
Er is geen actie nodig.
Volledig artikel weergeven
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika