Releases YouServe

Gewijzigd en verbeterd  Werking scherm Wissen persoonsgegevens AVG verbeterd Waarom  Na het verwijderen van een medewerker, werd het scherm Wissen persoonsgegevens AVG niet automatisch ververst en zag je de zojuist verwijderde medewerker(s) nog steeds in het overzicht staan. Om het scherm te verversen moest je het opnieuw starten via het menu of via het navigatiepad bovenin het scherm.  Hoe Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens AVG Vanaf deze release wordt het scherm automatisch ververst nadat je medewerkers hebt verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.   Opgeloste meldingen Waardenlijst niet correct in MI (3550937) Melding Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst  Omdat bepaalde waardes uit een waardenlijst niet goed werden doorgestuurd naar Management Informatie (MI), werden wijzigingen soms niet goed gerapporteerd.  Dit gebeurde als een waardenlijst die bestaat op klantniveau, werd aangepast op het bedrijfsniveau. Er werd dan een waarde toegevoegd op bedrijfsniveau die later werd verwijderd. Het verwijderen ervan werd niet doorgegeven, waardoor MI oude gegevens bleef gebruiken.  Oplossing Dit is opgelost. Het systeem geeft het verwijderen van een waarde uit een waardenlijst door aan MI, zodat de juiste gegevens worden gerapporteerd.  Actie Er is geen actie nodig.  Learning - (modules) en API - Indienst en uitdienst datum is dezelfde datum (3535581) Melding  Als je in het scherm Arbeidsrelatie bij het veld Dienstverband indicatie de waarde Uit dienst invult, vult het systeem automatisch een datum in bij het gegevenselement Geplande laatste datum indienst (10520479). Deze datum is gelijk aan de peildatum waarop de waarde wordt ingevuld (= Datum uitdienst) min 1 dag.  Als je een medewerker uit dienst meldt op dezelfde dag dat de medewerker in dienst zou komen, een zogenaamde no show-medewerker, dan wordt het veld Geplande laatste datum indienst ook automatisch ingevuld.  In andere achterliggende systemen kan dit echter voor problemen zorgen, omdat de medewerker feitelijk nooit in dienst is geweest.   Oplossing Als je een no show-medewerker uit dienst meldt op dezelfde dag dat deze in dienst zou komen, wordt er voortaan geen datum meer ingevuld bij Geplande laatste datum indienst (10520479) en blijft het veld dus leeg.   Actie Er is geen actie nodig. Werkgeversverklaring toonde geen bedragen (2876407) Melding  Soms ontbraken bij het aanmaken van een werkgeversverklaring de bedragen. Dit gebeurde als de werkgeversverklaring werd gebruikt vanuit HR Self Service en was ingericht in HR Core Business. Oplossing  Als je de grondslagen van de werkgeversverklaring in HR Core Business hebt ingevuld en je haalt deze gegevenselementen op in de werkgeversverklaring van HR Self Service, dan zie je voortaan de juiste bedragen. Actie Er is geen actie nodig.   

Modified and Improved 1.  Functioning of the Delete personal data GDPR screen improved Why When deleting an employee, the screen Delete personal data GDPR was not automatically refreshed and the employee(s) just deleted were still visible in the list. To refresh the screen, you had to restart it from the menu or use the navigation pad at the top of the screen.  How Workflows > Outflow > Delete personal data GDPR As of this release, the screen will automatically refresh when you delete employees.  Action No action is required. Solved Messages 2.  Incorrect values list in MI (3550937) Message Settings > Recording > Values list  Certain values from a values list were not properly transmitted to Management Information (MI), leading to the inadequate reporting of changes in some cases.  This occurred when a values list that exists at customer level was modified at company level. A value was then added at company level and later removed. This removal was not transmitted, so that MI continued to operate on the basis of the old data.  Solution This has been resolved. The system now transmits the removal of a value from a value list to MI so that the correct data can be reported.  Action No action is required.  3.  Learning - (modules) and API - In service date and out of service date are the same date (3535581) Message  If you go to the Employment screen and enter the value Out of service in the field Employment indication, the system automatically enters a date for the data element Planned last date of employment (10520479). This date is the same as the reference date on which the value is entered (= Out of service date) minus 1 day.  If you report an employee out of service on the same day that the employee was due to enter service (a so-called 'no-show employee'), then the field Planned last date of employment is also entered automatically. However, this can cause problems in other back-end systems due to the fact the employee was never actually employed. Solution If you report a no-show employee as out of service on the same day that they were to enter service, a date will no longer be entered for Planned last date of employment, (10520479) leaving the field empty. Action No action is required. 4.  No figures shown in employer statement (2876407) Message  The relevant figures were sometimes missing when an employer statement was created. This occurred when the employer statement was accessed through HR Self Service and was set up in HR Core Business. Solution  If you have entered the employer statement bases in HR Core Business and you retrieve these data elements in the employer statement from HR Self Service, the correct amounts will be displayed from now on. Action No action is required.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier. Zodra de release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.     Zaterdag 2  juli 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Modified and Improved 1. Person layer check has been expanded Why From the June release onwards, you can choose how to allocate the UPI to an employee. If, in the screen HR links in the field Link, you selected Person layer (NL), you will see the field Allocate UPI that allows you to use the following linking methods to search for an individual:  Social Security Number (BSN) only Social security number (BSN), birth name and date of birth In other words, the system always searches for the social security number (BSN) first to determine whether there is a person with the same BSN. If you selected the search method BSN, birth name and date of birth, the system checks if the entered employee can be linked to a person based on initials + last name + date of birth. From the July release onwards, we simplified the search methods so you can check more easily when employees and existing persons will be linked. This also allows you to link employees for which you have not entered a BSN to an existing person. Once the correct link has been established, all personal details of the employee are linked and easily retrieved in HR Core Business. How Settings > Data exchange > HR links Henceforth, employees are always linked to a person in the following situations.  Situation Employee with Social Security Number (BSN) Person with Social Security Number (BSN) Will a unique link be made? A No No Yes, by last name, initials and date of birth B Yes No Yes, by last name, initials and date of birth C No Yes Yes, by last name, initials and date of birth D Yes Yes Yes, by last name, initials and date of birth Note The check on birth name and date of birth is case-sensitive. This means that initials+last name+date of birth must match the information on the ID exactly. If the notation is not the same, no link can be made. This may have negative consequences: an employee will be regarded as being new and will be passed on as such to other systems.  This check works well if you supply a (new) employee from HR Self Service. However, if you manually enter a (new) employee in HR Core Business, this check is not always active. The table below shows in which situations the check is not yet complete. Stuurgegevens UPI/Identity -  Veld UPI  vullen met Check is active Empty Yes Auto generate No Apply employee code No We will adjust this in one of the upcoming releases, so that the check goes well here too. Action If the organization has activated Person layer and there are few employees without a social security number, no action is required. If the organization hires many temporary employees and independent entrepreneurs where registration of the social security number is not required, we recommend opting for the expanded check: Social security number, birth name and date of birth.  2. Redeliver Portal Management (employee) screen renamed Why The Redeliver Portal Management (employee) screen (Heraanleveren Portaalbeheer (medewerker)) has been renamed because the name did not cover the entire functionality. If you use this feature, you generate a delivery to the Youforce Portal, the Data Warehouse and Talentsuite. How Management > Data exchange > Redeliver other (employee) - NEW As of this release the name of the Redeliver Portal Management (employee) screen has been changed to Redeliver other (employee). We hope this clarifies that this feature allows you to force redelivery of multiple processes. If you are not clear on what a process does exactly, always check the screen’s online help to make sure you have all of the relevant information.  Action No action is required.  Solved Messages 3. Deactivate bank holiday was no longer possible (3526833) Message Settings > Value Cluster > Bank Holiday You could no longer deactivate bank holidays because the system showed an error message as soon as you unchecked a bank holiday. Solution We modified the programming so you can deactivate bank holidays once again. Action No action is required.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 28 mei 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL V2 Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN V2 Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

In deze versie Gewijzigd in versie 2 In deze versie hebben we het volgende onderwerp toegevoegd: Vertraging Youforce gebruikers uitgebreid (V3) is verholpen. Nieuw  Controle Persoonslaag uitgebreid Waarom Vanaf release 2022-06 kun je kiezen uit twee manieren om de Persoonslaag te controleren. Als je de persoonslaag aan hebt staan, kent deze een UPI toe aan medewerkers die op basis van het Burgerservicenummer als één persoon worden gekenmerkt. Dit is de enige unieke sleutel om te bepalen of een medewerker en een persoon hetzelfde zijn. Voor klanten die geen Burgerservicenummer van een medewerker vastleggen, maar wel willen dat een medewerker bij herindiensttreding gekoppeld wordt aan een bestaande persoon, heeft deze manier van controleren niet het gewenste effect. Daarom hebben we de controle van de persoonslaag nu uitgebreid.  Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR Koppelingen De Persoonslaag activeer je in het scherm HR Koppelingen, zie de online help (zoeken op persoonslaag) en eerdere release notes voor meer informatie over het proces.  Bij Koppeling selecteer je Persoonslaag (NL) en zag je voorheen alleen de optie Persoonslaag actief waarmee je de persoonslaag aanzet. Hier is nu het veld Toekennen UPI toegevoegd, waarmee je kunt aangeven of dit moet plaatsvinden op basis van: Burgerservicenummer Burgerservicenummer, Geboortenaam en Geboortedatum In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe dit werkt. Voorbeeld Via HR Self Service in HR Core wordt een (nieuwe) medewerker ingevoerd. Omdat de persoonslaag actief is, controleert het systeem eerst of er een persoon is met hetzelfde Burgerservicenummer als de ingevoerde medewerker. Als dat zo is, wordt de koppeling gemaakt met de juiste persoon, op Burgerservicenummer kunnen we namelijk altijd matchen. Als dit niet zo is, controleert het systeem of er voor de ingevoerde medewerker een koppeling gemaakt kan worden met een persoon op basis van voorletters+achternaam+geboortedatum.  Als de voorletters+achternaam+geboortedatum exact kloppen en het Burgerservicenummer bij de persoon is leeg op dit moment/ingangsdatum ingevoerde medewerker, dan vindt de koppeling plaats ongeacht of er in het verleden een Burgerservicenummer bekend was. Deze werking wordt vanaf release 2022-07 iets aangepast zodat er vaker een koppeling kan plaatsvinden.  Let op! Deze controle is hoofdlettergevoelig. Dat houdt in dat de voorletters+achternaam+geboortedatum precies zo geschreven moeten worden als in het identiteitsbewijs. Als de schrijfwijze van deze gegevens niet hetzelfde is, kan er ook geen koppeling plaatsvinden. Dit kan negatieve gevolgen hebben, omdat een medewerker dan als nieuw wordt aangemerkt en ook zo wordt aangeleverd aan achterliggende systemen.  Actie Als jouw organisatie nu de Persoonslaag aan heeft staan en er zijn weinig medewerkers zonder Burgerservicenummer, dan hoef je niks te doen. Als jouw organisatie veel uitzendkrachten en zelfstandige ondernemers aanneemt waarvoor het vastleggen van het Burgerservicenummer niet noodzakelijk is, adviseren we je om te kiezen voor de uitgebreide controle: Burgerservicenummer, Geboortenaam en Geboortedatum.  Knop Definitie verwijderen toegevoegd aan scherm Standenregister Waarom Rapporten > Controle >Standenregister Het scherm Standenregister had nog geen knop voor het verwijderen van een rapportdefinitie. Daarom hebben we met ingang release 2022-06 de knop Definitie verwijderen aan dit scherm toegevoegd. Na het verwijderen van de definitie. zie je bovenin het scherm de melding Definitie verwijderd.  Actie Er is geen actie nodig.  Gewijzigde afzender e-mail Actieve signaleringen Waarom Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Als er in de instellingen van actieve signaleringen is vastgelegd dat er een e-mail wordt verstuurd, gebeurde dit nog met een oud Raet e-mailadres als afzender.  Vanaf release 2022-06 worden deze e-mails verstuurd met als afzender No-Reply@visma.com. Actie Er is geen actie nodig.   Gewijzigd en verbeterd Verwerkingsverslag collectief verlof aangepast Waarom  Het Verwerkingsverslag collectief verlof toonde niet altijd alle redenen van uitval. Hierdoor werd soms niet opgemerkt dat voor een medewerker geen collectief verlof was verwerkt. Vanaf release 2022-06 is dit aangepast en toont het verwerkingsverslag de medewerkers waarvoor er geen collectief verlof is verwerkt inclusief de reden waarom. Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste melding Vertraging Youforce gebruikers uitgebreid (V3) is verholpen Melding De interface Youforce gebruikers uitgebreid ook wel bekend als de V3-koppeling levert vanuit HR Core Business specifieke data richting het YouForce Portaal. Op basis van deze informatie worden in principe elke twee uur gebruikersnamen/users (R-nummers) aangemaakt. Vanwege de hoeveelheid data die deze V3-koppeling moet verwerken, onstond er soms een lange vertraging. Dit zorgde ook voor vertraging bij het aanleveren van de data aan het YouForce Portaal, wat verstorend kan zijn voor de achterliggende systemen. Oplossing We hebben met ingang van release 2022-06 een aanpassing doorgevoerd, waardoor de performance van de V3-koppeling aanzienlijk is verbeterd. Hierdoor zullen er geen grote vertragingen meer ontstaan. Actie Er is geen actie nodig.  

In this version Changed in version 2 In this version we have added the following topic: Delay Youforce users extended (V3) has been fixed. New 1.  Person layer check has been expanded Why As of release 2022-06 there are two ways for checking the person layer. When the person layer is active, a UPI is assigned to employees who are characterized as a single person based on the social security number. This is the only unique key that can be used to determine whether an employee and a person are one and the same. This way of checking is not useful where clients are concerned who do not register an employee’s social security number but do want a rehired employee to be linked to an existing person. That is why the person layer check has been expanded.  How Settings > Data exchange > HR links The person layer is activated in the HR links screen. Refer to the online Help (through the Person layer topic) and previous release notes for more information about the process.  When Person layer (NL) was selected at Link, the only option available for activating the person layer was Person layer active. Now the Assign UPI field has been added that can be used to specify whether this should take place based on: Social security number Social security number, birth name and date of birth Below follows an example. Example A (new) employee is passed to HR Core through HR Self Service. As the person layer is active, the system first checks if a person is available with the same social security number as the entered employee. If there is, the link is made with the correct person (matching by social security number is always possible). If there is not, the system checks if the entered employee can be linked to a person based on initials+last name+date of birth.  When initials+last name+date of birth are exactly the same and the social security number has not been specified for the person (either currently or on the start date of the entered employee), the link is made regardless of whether or not a social security number was known in the past. This process will be changed slightly as of release 2022-07 to ensure a link can be made more often.  Note This check is case-sensitive. This means that initials+last name+date of birth must match the information on the ID exactly. If the notation is not the same, no link can be made. This may have negative consequences: an employee will be regarded as being new and will be passed on as such to other systems.  Action If the organization has activated Person layer and there are few employees without a social security number, no action is required. If the organization hires many temporary employees and independent entrepreneurs where registration of the social security number is not required, we recommend opting for the expanded check: Social security number, birth name and date of birth.  2.  Delete definition button added to Level registry screen Why Reports > Check > Level registry The Level registry screen did not include a button for removing a report definition. As of release 2022-06 this screen includes the Delete definition button. When a definition has been removed, the message Definition deleted is displayed at the top of the screen.  Action No action is required.  3.  Modified email address of sender for Active signaling Why Settings > Active signaling > Define signal When active signaling was set to sending an email, an old Raet email address was used as the sender.  As of release 2022-06 these emails are sent by sender No-Reply@visma.com. Action No action is required. Modified and Improved 4.  Collective leave processing report has been modified Why The Collective leave processing report did not always specify the reasons for failure. This made it more difficult to determine whether collective leave had been processed for an employee. As of release 2022-06 the processing report shows employees whose collective leave has not been processed and the reason why not. Action No action is required. Solved notifications 5. Delay Youforce users extended (V3) has been fixed Notification The Youforce users extended interface, also known as the V3 interface, provides specific data from HR Core Business to the YouForce Portal. Based on this information, usernames/users (R numbers) are usually created every two hours. Due to the amount of data that this V3 interface has to process, there was sometimes a significant delay. This also caused a delay in delivering the data to the YouForce Portal, which can be disruptive to the underlying systems. Solution As of release 2022-06, we have made a change that significantly improves the performance of the V3 interface. This will prevent major delays. Action No action is required.  

De Visma YouServe releases van deze maand De releases van Visma Raet vind je hier.   Zaterdag 30 april 2022 Product Release Opmerkingen YouServe HRYou - HR Core Business NL Ja  - YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja  - YouServe HRYou - Payroll Business NL Ja  - Continuous releases Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.   Continuous release YouServe Management Information Business     YouServe Self Service Business     YouServe API's      

Notifications Time for activating person level has been extended Settings > Data exchange > Raet HR links When the person level has been activated through Raet HR links, a conversion takes place. Previously this only happened at 5.30 pm. As of this release a check for any required conversions is performed every 10 minutes to ensure multiple conversions can be enabled in a single evening. Approximately 40 conversion runs are now possible between 5.30 pm and 11.00 pm.  Modified and Improved Procedure regarding removed employees has been modified in view of Ping IDs Why  Sometimes an employee that had been created in HR Core Business and immediately removed again was still passed on to the Portal through the V3 link and provided with a username and a Ping ID. HR Core Business retrieves usernames and Ping IDs from the Portal every 4 hours and stores these. This process cannot be completed when an employee has been removed from HR Core Business. This means that other processes where usernames and Ping IDs are concerned are blocked as well. That is why the procedure for retrieval and storage in HR Core Business has been modified. How  As of release 2022-04 the procedure for retrieval and storage of Ping IDs had been modified and it can be checked whether an employee is still available in HR Core Business. If the employee is not available, he/she will be skipped and the usernames and Ping IDs of other employees are retrieved. Action No action is required.  Raet HR links screen has been renamed to HR links Why Settings > Data exchange > HR links As of this release the name of the Raet HR links menu item and screen has been changed to HR links. Person report has been expanded Why  The Person report now includes additional personal information to facilitate checks.  How Reports > Check > Person report As of the 2022-05 release the Date of birth, Social Security Number and Employee type columns have been added to the Person report. The Person report now contains the following information: Type (P for Person, E for Employee) Person code Person name Company Employee code Employee name Date of birth Social Security Number (BSN) UPI Identity Ping ID Username Employee type Employed Not employed Organizational unit Contract sequence number This report can also be used if your organization does not use the person level. More information can be found in the Online Help through the Person report topic.  Solved Messages  Importing list of values failed (3321525)  Message When importing a list of values through an administration, a file containing more than 60,000 lines was not accepted.  Solution The solution was released on 16 March 2022 through additional maintenance. RVM redistribution screen response is slow (3273245) Message  It took a long time before data was displayed on the RVM redistribution screen.  Solution  As of this release the screen’s responsiveness has been improved.  Modification of WAZO end date (3309267) Message When maternity leave is entered in HR Self Service, the WAZO end date field in HR Core Business is automatically populated with the date of the first working day -1 day. This is how it is described in the Online Help. However, if the date of maternity leave was modified in HR Self Service when the actual delivery date was known and the first working day changed, the date specified in the WAZO end date field in HR Core Business was not automatically changed to reflect this.  Solution HR Core Business has been modified to ensure that when the date of maternity leave is changed in HR Self Service the date shown in the WAZO end date field is always automatically changed to the date of the first working day -1 day.  Note When maternity leave is manually entered and/or changed in HR Core Business, the date in the WAZO end date field must also be specified manually. When sick leave or a child is manually removed, the data in HR Core Business and HR Self Service are not synchronized (3401761) Message When manually removing sick leave or a child, the data were not properly synchronized and the removed sick leave or child remained visible in HR Self Service. Solution This has been resolved. When sick leave or a child is manually removed, the data in HR Self Service are updated. The process of data exchange with HR Self Service has not been modified. The modified data are passed on to HR Self Service during the overnight export process. Action No action is required.

Mededelingen Tijd activeren persoonslaag verruimd Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppelingen HR Na het activeren van de persoonslaag via de functie Raet Koppelingen HR vindt een conversie plaats. Voorheen liep deze conversie alleen om 17.30. Om ervoor te zorgen dat er meerdere conversies op één avond kunnen plaatsvinden, controleert het proces vanaf deze release elke 10 minuten of er een conversie moet worden opgepakt. Hierdoor kunnen er tussen 17.30 en 23.00 ongeveer 40 conversieruns plaatsvinden. Gewijzigd en verbeterd Procedure verwijderde medewerker aangepast vanwege Ping ID Waarom  Soms werd een medewerker die in HR Core Business was aangemaakt en meteen weer verwijderd, wel via de V3 koppeling aangeleverd bij het Portaal, waar de medewerker vervolgens een gebruikersnaam en een Ping ID krijgt. HR Core Business haalt iedere 4 uur gebruikersnamen en Ping ID's op vanuit het Portaal en slaat deze op. Het voltooien van dit proces lukt niet als een medewerker uit HR Core Business is verwijderd. Omdat hierdoor ook het verdere verwerkingsproces voor gebruikersnaam en Ping ID werd geblokkeerd, hebben wij de procedure voor het ophalen en opslaan ervan in HR Core Business aangepast. Hoe  Vanaf release 2022-04 is de procedure voor het ophalen en opslaan van de Ping ID’s zodanig aangepast dat we kunnen controleren of een medewerker nog wel bestaat in HR Core Business. Als dit niet zo is, slaan we de medewerker over en continueren we het ophalen van de gebruikersnaam en Ping ID van de overige medewerkers. Actie Er is geen actie nodig.  Scherm Raet Koppelingen HR heet nu HR Koppelingen Waarom  Instellingen > Gegevensuitwisseling> HR Koppelingen Vanaf deze release is de naam van de menu-ingang en het scherm Raet Koppelingen HR gewijzigd in HR koppelingen.  Rapport Persoonsoverzicht uitgebreid Waarom  Aan het Persoonsoverzicht is extra persoonsinformatie toegevoegd die je kan helpen bij het uitvoeren van controles.  Hoe Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Vanaf release 2022-05 zijn aan het Persoonsoverzicht de kolommen Geboortedatum, Burgerservicenummer en Type Medewerker toegevoegd. Het rapport Persoonsoverzicht bevat nu de volgende informatie: Soort (P van Persoon, E van Employee) Persoonscode Persoonsnaam Bedrijf Medewerkercode Naam medewerker Geboortedatum Burgerservicenummer (BSN) UPI Identity Ping ID Gebruikersnaam Type Medewerker Indienst Uit dienst Organisatorische eenheid Contract volgnummer Je kunt dit rapport ook gebruiken als jouw organisatie geen gebruik maakt van de Persoonslaag. Meer informatie vind je in de online help > onderwerp Persoonsoverzicht.  Opgeloste meldingen  Importeren waardenlijst mislukte (3321525)  Melding  Bij het importeren van een waardenlijst via een administratie, werd een bestand met meer dan 60.000 regels niet geaccepteerd.  Oplossing De oplossing hiervoor is 16 maart 2022 opleverd via extra onderhoud.   Scherm RVM heraanlevering traag (3273245) Melding  Het duurde soms erg lang voordat in het scherm RVM heraanlevering de gegevens werden getoond.  Oplossing  Vanaf deze release is het scherm verbeterd waardoor het probleem is verholpen.  Aanpassing Einddatum WAZO (3309267) Melding  Als je via HR Self Service zwangerschapsverlof invoert, vult HR Core Business in het veld Einddatum WAZO automatisch als datum in: de datum van de eerste werkdag -1 dag. Zo is het ook in de Online help beschreven. Als je echter via HR Self Service het zwangerschapsverlof wijzigde, omdat de feitelijke bevallingsdatum bekend was en de eerste werkdag ook wijzigde, paste HR Core Business de datum in het veld Einddatum WAZO niet automatisch aan.  Oplossing  HR Core Business is aangepast, zodat voortaan zowel bij het invoeren als bij het wijzigen van zwangerschapsverlof via HR Self Service, de datum in het veld Einddatum WAZO altijd automatisch wordt aangepast naar de datum van de eerste werkdag -1 dag.  Let op Als je in HR Core Business handmatig zwangerschapsverlof invoert en/of wijzigt, werkt dit niet en moet je de Einddatum WAZO ook handmatig invullen.  Synchronisatie HR Core naar Self Service werkte niet na handmatig verwijderen ziekteverzuim of kind (3401761) Melding  Na het handmatig verwijderen van ziekteverzuim of een kind werden deze gegevens niet goed gesynchroniseerd, waardoor het verwijderde ziekteverzuim of kind zichtbaar bleven in HR Self Service. Oplossing  Dit is opgelost, zodat na het handmatig verwijderen van ziekteverzuim of een kind de gegevens in HR Self Service worden geüpdatet. Het proces gegevens uitwisselen met HR Self Service is niet gewijzigd. De aangepaste gegevens worden via het nachtelijke exportproces doorgestuurd naar HR Self Service.   Actie Er is geen actie nodig.  

Notifications Improved screens and menus coming soon Why In the next months we will improve a number of screens of HR Core and Payroll Business: Over the years, some screens have become overcrowded. The grouping of data in some screens no longer makes sense. In order to be able to support the ever-changing legislation, in some screens a clearer distinction is needed between employee and contract data. In addition, we want to improve the quality of the payroll and pension declarations through linkage checks on the data entered. How In the upcoming releases you will encounter new screens for: Employee data - e.g. personal details, address, marital status Identity - BSN (Citizen Service Number), proof of identity, UPI Employment relationship - employed, employee type, leave employment Calculation of payroll taxes and premiums Tax data These screens can be found separately in the menu, but you can also see them in series, for example when hiring new employees via the inflow/outflow menu. Action Working with the new screens will be more intuitive and therefore more pleasant, you don't have to prepare for that. Keep the following in mind: if the administrative processes in your organization are tightly set, then some details may need to be updated. New Activating person level without Product Development support Why As of the April release the person level can be activated by the user.  How  Settings > Data exchange > Raet HR links Activating or deactivating the person level: Select Person level at Link. When the Person level active option is selected, the person level is activated for the current client. When the Person level active option is selected and next deselected, the person level is deactivated for the current client. Employees and persons are no longer synchronized when this option has been deselected. The following steps must at least be performed before activating the person level: Create the Proposed UPI report. Reports > Check > Proposed UPI. If the Proposed UPI report contains inconsistencies in view of current data, these must be resolved first. The Conflict / Errors column should not contain any exclamation marks. If there are employees with multiple dates of birth, the correct date should be determined and entered throughout. Ensure the unique personal identification has been specified in the Unique Personal ID (UPI) field in the Employee screen of all employees. For example by importing an Excel basic document. Activating person level The initial conversion starts at 5.30 pm and takes approximately 10 minutes. A maximum of 40 conversions can be enabled in a single evening. This means a conversion run can be started 40 times between 5.30 pm and 11.00 pm. When the conversion has been completed, a processing report is generated and stored at Shared reports. No errors in processing report When the processing report does not contain any errors, processing has been completed and no further action is required. The report that can be generated using Check > Person report shows which persons have been created and which employees are linked to them. This can also be ascertained through the Person screen. Processing report contains errors When the processing report contains errors, use the Proposed UPI report to determine why the employees have not been converted and resolve the problem. Reinitiate the conversion: deselect the Person level active option and click Save. Reselect the option and again click Save. Action When the person level of your organization is to be activated, follow the above steps and consult the Online Help for more information on the Proposed UPI report and inconsistencies therein. Processing report of person level conversion When the person level has been activated (as client and/or consultant) using Raet HR links, the conversion starts as of 05.30 pm. How much time the conversion takes depends on the number of employees of a client. The conversion of clients with a maximum of 5000 employees takes approximately one hour. When the conversion has been completed, the processing report is stored at Shared reports. Note: this report is visible at client level. Select the client without the company in the navigation path at the top of the screen. If the first tab in this report is empty, all employees with a UPI are linked to a person. If the first tab in this report contains employees, they could not be linked to a person because, for example, there are two employees with the same UPI but with different last names.  Action If the first tab in the processing report contains employees, the Proposed UPI report must be generated to consult the remarks included therein. Correct the employees concerned and deactivate and reactivate the Person level active option as described above. The conversion starts again after 5.30 pm and the missing persons will be created. A new processing report will be generated when the conversion has been completed.  Modified and Improved Person screen has been expanded Why Employee > Person > Person The Person screen has been expanded with all data elements that are synchronized at person level. It shows which person data belongs to the person and corrections can be made. Take the reference date into account: the changed person data is synchronized with the linked employees as of the specified reference date. Some elements cannot be modified: Person code [10519680] Unique Personal ID (UPI) [7014] PING identity [10523564] Formatted name [146] Such data elements/person data can be modified through the linked employees. Social Security Number [10000018] and Identity [7013] cannot be modified at employee level either. These elements are stored at the person level and are not resynchronized if empty. The data available at the person is shown at employee level. If Social Security Number [10000018] and Identity [7013] have to be modified, these must be modified at person level. The modified data is then synchronized with the linked employees. All the elements can be viewed through the person level and the detail screen can be clicked to see which employees are linked to the selected person.  Reports > Check > Person report A Person report can be created for an overview of all persons and linked employees in the whole organization. Action No action is required. Person report has been expanded Why  Reports > Check > Person report As of the April release the Person report includes an additional column with the username of employees. Username is not a data element that is synchronized with the person. It is only registered at the employee level but can be useful to gain insight into the usernames that have been created.  The report shows which employees are linked to a person and other information that may be useful.  The Person report contains the following information: Type (P for Person, E for Employee) Person code Person name Company Employee code Employee name UPI Identity Ping ID Username Employed Not employed Organizational unit Contract sequence number This report can also be used if your organization does not use the person level. More information can be found in the Online Help through the Person report topic.  Action No action is required. Free fields screen – registration at multiple levels Why In the screen for creating free fields a free field can be applied at multiple levels. How Settings > Recording > Free fields The Free fields screen now includes the following options: Expanded levels This option can be used to determine at what level a value has been specified in the free field; this is automatically visible at another/higher level, such as client or company. When a free field is created at client and employee level and a value has been specified at client level, that value will by default be displayed in the screen for all underlying employees. When an employee requires another value, that value can be specified at employee level. This mechanism works the same as it does with regular fields/data elements. Employee, Contract or Other When the free field is to be registered at contract level, select Contract. When the free field is to be registered at employee level, select Employee. Select Other when the free field does not apply to the contract or employee level. Modifying free fields Some free field data can be modified, depending on the situation. If no data type has been selected when creating a free field, this can be done at a later time. Once a data type has been selected and saved, it cannot be modified anymore. Where the expanded levels and selection of Employee, Contract or Other are concerned, these can only be modified when the free field has not yet been used (i.e. no changes have been registered).  Action No action is required.  

Mededelingen Binnenkort verbeterde schermen en menu's Waarom De komende maanden gaan we een aantal schermen van HR Core en Payroll Business verbeteren: In de loop der jaren zijn sommige schermen te vol geworden. De groepering van gegevens is hier en daar niet meer logisch. Om de steeds veranderende wetgeving te kunnen blijven ondersteunen, is er op sommige plaatsen duidelijker onderscheid nodig tussen medewerker- en contractgegevens. Daarnaast willen we de kwaliteit van de loonaangifte en pensioenaangiftes verbeteren via verbandscontroles op de ingevoerde gegevens. Hoe In de komende releases ga je nieuwe schermen tegenkomen voor: Medewerkergegevens  - bijvoorbeeld personalia, adres, burgerlijke staat Identiteit - BSN, identiteitsbewijs, UPI Arbeidsrelatie  - in dienst, type medewerker, uit dienst Berekening loonheffingen en premies Loonaangiftegegevens Deze schermen zitten afzonderlijk in het menu, maar je ziet ze ook in series achter elkaar, bijvoorbeeld bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers via het menu instroom/doorstroom. Actie Het werken met de nieuwe schermen zal intuïtiever en daardoor prettiger zijn, je hoeft je daar niet op voor te bereiden. Houd wel rekening met het volgende: als de administratieve processen in jouw organisatie strak vastliggen, dan moeten binnenkort wellicht enkele details bijgewerkt worden. Nieuw  Activeren Persoonslaag zonder ondersteuning Product Development Waarom Met ingang van de april release kun je als gebruiker zelf de persoonslaag activeren.  Hoe  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Raet Koppeling HR Het activeren of deactiveren van de persoonslaag doe je als volgt: Kies bij Koppeling voor Persoonslaag (NL). Als je de optie Persoonslaag actief aanvinkt, wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag aangezet. Opmerking: als de optie Persoonslaag actief is aangevinkt en je haalt het vinkje weg, dan wordt voor de gehele klant waarin je bent ingelogd de persoonslaag gedeactiveerd. Nadat je het vinkje hebt weggehaald, vindt er geen synchronisatie meer plaats tussen medewerkers en personen. Voordat je de persoonslaag activeert, moet je minimaal de volgende stappen uitvoeren: Het rapport Voorgestelde UPI aanmaken. Dit doe je via Rapporten > Controle >  Voorgestelde UPI. Staan er conflicten in het rapport  Voorgestelde UPI  op basis van de actuele gegevens, los deze dan eerst op: er mogen geen uitroeptekens meer staan in de kolom   Conflict / Errors . Controleer vooraf bij medewerkers met meerdere geboortedatums, welke datum correct is en vul de juiste geboortedatum in vanaf het begin dat de medewerker bestaat. Zorg ervoor dat in het scherm Medewerker voor iedere medewerker in het veld  Uniek Persoonlijk Id (UPI) , de unieke persoonlijke identificatie is ingevuld. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het importeren van een Excel basisdocument. Proces activeren persoonslaag De initiële conversie start 's avonds vanaf 17.30 uur en draait ongeveer elke 10 minuten tot een maximum van 40 keer op één avond. Dit houdt in dat er tussen 17.30 en 23.00 uur zo'n 40 keer kan worden opgestart. Zodra de conversie is afgerond, maakt het systeem een verwerkingsverslag aan en plaatst dat onder Gedeelde rapporten. Geen fouten in verwerkingsverslag Als het verwerkingsverslag geen fouten bevat, is de verwerking gereed en zijn er geen verdere acties nodig. In het rapport Controle > Persoonsoverzicht zie je welke personen zijn aangemaakt en de medewerkers die aan de persoon zijn gekoppeld. Dit kun je ook meteen zien in het scherm Persoon. Verwerkingsverslag bevat fouten Als het verwerkingsverslag fouten bevat, zoek dan voor de medewerkers die niet zijn geconverteerd via het rapport Voorgestelde UPI op wat de fout is en los deze op. Initieer de conversie opnieuw: zet de optie Persoons laag actief uit en klik op Opslaan. Zet de optie weer aan en klik opnieuw op Opslaan. Actie Als je de persoonslaag voor jouw organisatie wilt activeren, volg dan de bovengenoemde stappen en raadpleeg de Online Help voor meer informatie over het rapport Voorgestelde UPI en bijbehorende conflicten. Uitleg verwerkingsverslag conversie Persoonslaag Nadat je als klant en/of consultant de persoonslaag hebt geactiveerd via Raet Koppelingen HR gaat de conversie vanaf 17.30 van start. Hoeveel tijd de conversie in beslag neemt, hangt af van de grootte van de klant. Voor klanten tot 5000 medewerkers duurt de conversie ongeveer een uur. Zodra de conversie gereed is, plaatst het systeem het verwerkingsverslag onder Gedeelde rapporten. Let op: dit rapport is zichtbaar op klantniveau: selecteer in het navigatiepad bovenin het scherm de klant zonder bedrijf erachter.   Als het eerste tabblad in dit rapport leeg is, zijn alle medewerkers met een UPI gekoppeld aan een persoon. Als er medewerkers op het eerste tabblad staan, was er bij die medewerkers een probleem met het koppelen aan een persoon, bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde UPI maar een andere achternaam.  Actie Als er medewerkers staan op het eerste tabblad van het verwerkingsverslag, draai dan het rapport Voorgestelde UPI om daarin de opmerkingen te raadplegen. Corrigeer de betreffende medewerkers en zet vervolgens eerst de optie Persoonslaag actief uit en daarna weer aan, zoals hiervoor beschreven. Na 17:30 start de conversie dan opnieuw en worden de ontbrekende personen aangemaakt; zodra de conversie gereed is, wordt er een nieuw verwerkingsverslag aangemaakt.  Gewijzigd en verbeterd Scherm Persoon uitgebreid Waarom  Medewerker > Persoon > Persoon Het scherm Persoon is uitgebreid met alle gegevenselementen die op persoonsniveau worden gesynchroniseerd. Hierdoor zie je snel welke persoonsgegevens bij de persoon horen en kun je eventueel correcties doorvoeren. Houd hierbij rekening met de peildatum: dit omdat de Persoon de gewijzigde gegevens na het opslaan synchroniseert met de gekoppelde medewerkers, met ingang van de opgegeven peildatum. Enkele elementen kunnen niet worden aangepast, dit zijn: Persoonscode [10519680] Uniek Persoonlijk Id (UPI) [7014] PING Identiteit [10523564] Opgemaakte naam [146] Het wijzigen van deze gegevenselementen/persoonsgegevens doe je via de gekoppelde medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat je het Burgerservicenummer [10000018] en de Identity [7013] niet op medewerkerniveau kunt wijzigen. Deze elementen worden namelijk vastgehouden op de laag Persoon en worden als ze leeg zijn, niet teruggesynchroniseerd. Je blijft dan op niveau medewerker de gegevens zien die bij de persoon bekend zijn. Als je het Burgerservicenummer [10000018] en de Identity [7013] wilt wijzigen, moet je deze aanpassen bij de Persoon. De aangepaste gegevens worden dan, zoals hierboven beschreven, gesynchroniseerd met de gekoppelde medewerkers. Naast het kunnen bekijken van alle elementen via de persoonslaag, kun je klikken op het detailscherm om te zien welke medewerker(s) aan de gekozen persoon zijn gekoppeld.  Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Als je alle personen en gekoppelde medewerkers binnen de gehele organisatie wilt inzien, maak dan het rapport Persoonsoverzicht aan. Actie Er is geen actie nodig. Rapport Persoonsoverzicht uitgebreid Waarom  Rapporten > Controle > Persoonsoverzicht Vanaf de april release is het rapport persoonsoverzicht uitgebreid met een extra kolom waarin de gebruikersnaam van de medewerker wordt getoond. De gebruikersnaam is geen gegevenselement die met de persoon wordt gesynchroniseerd. Deze waarde wordt alleen vastgelegd op het niveau medewerker, maar het kan handig zijn om inzichtelijk te hebben welke gebruikersnamen er zijn vastgelegd bij de medewerkers.  Zo kun je in het rapport zien welke medewerkers er aan een persoon zijn gekoppeld en zie je informatie die nuttig kan zijn om te controleren.  Her rapport Persoonsoverzicht bevat de volgende informatie: Soort (P van Persoon, E van Employee) Persoonscode Persoonsnaam Bedrijf Medewerkercode Naam medewerker UPI Identity Ping ID Gebruikersnaam Indienst Uit dienst Organisatorische eenheid Contract volgnummer Je kunt dit rapport ook gebruiken als jouw organisatie geen gebruik maakt van de Persoonslaag. Meer informatie vind je in de online help > onderwerp Persoonsoverzicht.  Actie Er is geen actie nodig. Scherm Vrije velden - vastleggen op meerdere niveaus mogelijk Waarom In het scherm voor het aanmaken van vrije velden kun je er nu voor kiezen om een vrij veld toe te passen op meerdere niveaus. Hoe Instellingen > Vastlegging > Vrije velden Aan het scherm Vrije velden zijn de volgende opties toegevoegd: Opgeschakelde niveaus Met deze opties kun je bepalen op welk niveau een waarde die in het vrije veld is vastgelegd, automatisch ook zichtbaar is op een ander/hoger niveau zoals klant of bedrijf. Als een vrij veld is aangemaakt op klant- en op medewerkerniveau en er is een waarde vastgelegd op klantniveau, dan zal voor alle onderliggende medewerkers de waarde van klantniveau als standaard in het scherm zichtbaar zijn. Als bij een medewerker een andere waarde nodig is, kun je op medewerkerniveau een andere waarde vastleggen. Dit schakelmechanisme werkt hetzelfde als bij reguliere velden/gegevenselementen. Keuzes Medewerker, Contract of Anders Wil je het vrije veld vastleggen op contractniveau, kies dan Contract. Kies Medewerker als je het vrije veld op medewerkerniveau wilt vastleggen. Kies Anders als je wilt dat, het vrije veld niet voor het medewerker- of contractniveau geldt. Vrije velden aanpassen Afhankelijk van de situatie, kan je sommige gegevens van een vrij veld eventueel aanpassen. Heb je bij het aanmaken van een vrij veld geen Gegevenssoort geselecteerd, dan kan je dit op een later tijdstip alsnog doen. Heb je echter een gegevenssoort geselecteerd en opgeslagen, dan kun je deze niet meer wijzigen.   Voor de opgeschakelde niveaus en de keuzes Medewerker, Contract en Anders geldt, dat je deze alleen kunt aanpassen als het vrije veld nog niet is gebruikt, dus als er nog geen mutaties voor zijn vastgelegd.  Actie Er is geen actie nodig. Voor employees uitdienst ook de V3 interface activeren (3281169) Waarom Als je de koppeling Youforce gebruikers uitgebreid gebruikt, kan het vanaf de april release voorkomen dat er medewerkers die reeds uit dienst zijn (opnieuw) worden aangeleverd aan het portaal. Dit doen wij als bij de betreffende medewerker de geboortedatum wijzigt. Het kan zijn dat deze wijziging wordt doorgevoerd vanuit de gekoppelde persoon. Er kunnen zich namelijk problemen voordoen als bij een rehire een andere geboortedatum wordt opgegeven. Dit geeft dan een foutmelding in het portaal, waardoor het proces in de keten vastloopt. Zo wordt er voor het nieuwe dienstverband geen Gebruikersnaam en Ping ID aangemaakt. Opgeloste meldingen Manager historisch niet goed weergegeven (3106060) Melding  Soms werd voor een organisatorische eenheid de manager niet goed weergegeven in het scherm Historie. Oplossing  Vanaf deze release worden de huidige manager en voorgaande managers in het scherm Historie juist weergegeven. HR Self Service geeft fout bij statuswijziging als overzicht is gegroepeerd (3124681) Melding  Rapporten > Gegevensuitwisseling > Uitgevallen HRSS mutaties Als je in HR Core Business de uitgevallen HRSS mutaties had gegroepeerd en met de gemaakte selectie een mutatie wilde afhandelen, gaf dit een onverwachte fout. Hierdoor kon je niet verder met het afhandelen van de mutatie en moest je het scherm opnieuw openen en verder gaan zonder groeperen. Oplossing  We hebben het scherm aangepast, zodat je nu ook na het groeperen uitgevallen HRSS mutaties kan afhandelen. Mogelijkheid om een doorlopende ziekte om te zetten naar een nieuwe ziekteregistratie (3180822) Melding  Soms werd een ziekmelding door het systeem onterecht als doorlopend gekenmerkt. Dit kwam voor als een medewerker na een periode van zwangerschapsverlof ziek werd en voor haar zwangerschapsverlof ook ziek was geweest. In deze situatie gaat het om doorlopende ziekte, tenzij de ziekte een andere reden heeft. Het systeem kon echter in dit geval de nieuwe ziekmelding niet als nieuw registeren.  Oplossing  Vanaf deze release is het mogelijk om een ziekmelding die het systeem als doorlopend heeft gekenmerkt, handmatig om te zetten naar een nieuwe ziekmelding. Bij deze omzetting wordt de Datum WVP (Wet Verbetering Poortwachter) opnieuw berekend en aangepast. Let op: het duurt enkele minuten voordat de nieuwe datum zichtbaar is in het veld Datum WVP.