En Visma Digital es posible realizar una activación masiva de usuariso que se encuentren en estado Onboarding. A continuación les dejaremos una explicación sobre como realizar el procedimiento.
¿Cómo activar empleados de forma masiva?
1) Seleccionar la opción Empleados y utilizar el filtro Estado Empleado Onboarding para poder localizar el universo de usuarios.
2) Hacer clic sobre las iniciales de algún empleado y tildar la casilla de verificación.
A continuación se habilitará en la parte superior del lado derecho un botón llamado Activar Selección y otro Recordatorio que permitirá enviar un email a ese grupo de usuarios informando que la persona tiene documentos obligatorios pendientes por informar a RRHH.
3) Hacer clic sobre el botón Activar y confirmar el proceso. Tener en cuenta que una vez realizada esta operación no se podrán deshacer los cambios.
4) Verificar que el estado del empleado haya cambiado de Onboarding a Activo filtrando por el estado Activo desde la sección de Empleados.
Visma Digital cuenta con una interfaz sobre la cual el administrador puede acceder a visualizar/exportar un reporte de saldos y a su vez verificar la cantidad de días que tiene disponible cada empleado.
¿Cómo acceder a Reporte de saldo?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opcion Vacaciones y Licencias ➤ Reporte de saldo.
¿Qué funciones puedo utilizar?
➦ 1. Permite realizar una búsqueda y filtrar los saldos por campos como Usuario, Aprobador, Sector, Locación, etc.
¿Qué filtros tengo disponibles?
Usuario: Nombre, Apellido o CUIL/Identificador Único del empleado. Es posible escribir el dato para que la plataforma pueda detectar automáticamente a la persona.
Aprobador: Filtra los registros por aprobador. Sobre la lista desplegable van a figurar únicamente aquellas personas que figuren como aprobadores directos de un empleado.
Sector/Locación: Permite filtrar los registros por el Sector o Locación de determinado grupo de empleados.
Tipo de Licencia/Permiso: Son los tipos de licencias o permisos configurados en la base de datos. El listado de opciones dependerá de la configuración establecida en cada cliente.
Periodo: Permite realizar una búsqueda por periodo o año. De esta manera se pueden conocer los saldos de una licencia particular en determinado periodo.
➦ 2. Genera la búsqueda en la plataforma.
➦ 3. Ofrece la posibilidad de Exportar los resultados obtenidos en la búsqueda a un reporte en Excel.
➦ 4. Permite acceder a un detalle sobre la cantidad de días que tiene pendiente el empleado segmentado por periodo.
Por ejemplo: La persona Héctor Ruiz tiene un total de 15 días pendientes para gozar de los cuales 10 días corresponden al 2021 y los 5 restantes al periodo 2020.
➦ 5. Informa datos como el Nombre y Apellido, Tipo de licencia, Sector, Locación, cantidad de días, y número de legajo de la persona solicitante.
➦ 6. Muestra la cantidad de registros que pueden visualizarse por página. Por defecto son 7 y el máximo permitido es de 28.
➦ 7. Informa la cantidad de registros obtenidos en la búsqueda.
¿Cómo se visualizan los saldos según el tipo de licencia?
Importante: En la columna de Días la plataforma informa la cantidad de días que tiene pendiente de goce el empleado.
En Vacaciones siempre se va a mostrar un valor en positivo salvo que la persona tenga días a cuenta con la empresa.
Nota: En aquellas licencias que no sean Vacaciones como por ejemplo Día de Cumpleaños, Enfermedad, Estudio etc la plataforma va a mostrar un valor en negativo que informa la cantidad de días que el empleado consumió de la licencia en cuestión.
Dentro de Visma Digital es posible realizar modificaciones sobre los legajos de cada empleado, en el caso de que hayan cambiado datos de la persona tal como el Identificador, mail, Sector etc. A continuación, les compartimos una breve explicación de como realizar este ajuste.
¿Cómo actualizar el legajo de un empleado?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados.
2) Localizar al empleado utilizando alguno de los Criterios de búsqueda situados en el margen izquierdo de la pantalla e ingresar a su legajo haciendo clic sobre el usuario.
3) Ingresar a la sección Información personal y a continuación modificar los campos correspondientes.
La interfaz cuenta con una sección de Datos personales y otra para informar el Cargo y ubicación de la persona. En el siguiente ejemplo se van a modificar los campos Mail, Cargo y Locación.
4) Una vez realizados los ajustes hacer clic sobre el botón Guardar cambios para finalizar con el proceso.
Nota: El botón para guardar los cambios no se va a habilitar si el dato es copiado y pegado desde otro lugar. Lo recomendable es informar el dato manualmente.
La plataforma Visma Digital permite asociar toda la documentación de un empleado de forma masiva en caso de que la persona haya cambiado su identificador de documento (CUIL en Argentina, RFC en México, RUT en Chile, Cédula de Ciudadanía en Colombia, Cédula en Uruguay o DNI en Perú).
¿Cómo vincular la documentación de un empleado?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados.
2) Localizar al empleado utilizando alguno de los Criterios de búsqueda situados en el margen izquierdo de la pantalla e ingresar a su legajo haciendo clic sobre el usuario.
3) Identificar la sección Información personal y a continuación editar el campo CUIL o Identificador Personal del empleado.
Nota: Una vez que el CUIL o Identificador sea modificado va a figurar un cartel en color naranja informando la cantidad de documentos que tiene asociado el empleado a su actual Identificador y que se van a migrar al nuevo valor establecido.
En caso de que el nuevo CUIL o Identificador se encuentre asociado a otro usuario la plataformano permitirá avanzar con la migración de documentos.
4) Una vez realizado el ajuste hacer clic sobre el botón Guardar cambios y a continuación confirmar el ajuste para finalizar con el proceso.
¿Cómo verificar la migración de documentos sobre el empleado?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ➤ Buscador de documentos .
2) Localizar al empleado filtrando por el campo Usuario (utilizando el Nombre, Apellido o CUIL) situado en el margen izquierdo de la pantalla y verificar la documentación asociada al usuario luego de ejecutar el proceso.
En el siguiente video te mostramos como realizar paso a paso:
Visma Digital cuenta con una funcionalidad para que los administradores actualicen el logotipo de la compañía cada vez que lo necesiten.
¿Cómo realizar la actualización del logo?
1) En primer lugar se debe acceder a la plataforma a traves de admin.turecibo.com y seleccionar la opcion Empresa ➤ Actualización de marca.
2) Seleccionar la imagen del logotipo que se desea actualizar y presionar el botón Guardar.
➦ 1. Muestra el logotipo utilizado actualmente sobre la plataforma.
➦ 2. Permite seleccionar un archivo para realizar el reemplazo. El logotipo debe encontrarse en formato PNG, JPEG o JPG.
➦ 3. Ofrece una previsualización de la imagen seleccionada.
➦ 4. Cancela el proceso.
➦ 5. Guarda los cambios establecidos.
3) Por ultimo, se le solicitara la clave al administrador para confirmar el proceso . La actualización del logo es inmediata sobre la aplicación.
En el siguiente video te mostramos como realizar paso a paso:
Nota: La modificación impacta únicamente sobre el logotipo de la aplicación y no sobre el login personalizado de la compañía.
Visma Digital permite acceder a una interfaz sobre la cual el administrador puede obtener informacion de las solicitudes registradas en la plataforma . También podrá gestionar búsquedas , exportar informacion e ingresar a los detalles de las licencias .
¿Cómo obtener el reporte de Consulta de Solicitudes?
En primer lugar se debe ingresar en la plataforma y seleccionar la opcion de Vacaciones y Licencias . A continuación hacer clic sobre la solapa Consulta de Solicitudes.
¿Qué funciones puedo utilizar?
A continuación les compartimos un alcance de la funcionalidades que podemos encontrar en el apartado Consulta de Solicitudes.
➦ 1. Permite realizar una búsqueda y filtrar las solicitudes por Usuario (Nombre, apellido o CUIL), Aprobador, Sector, Locación, Estado, Tipo de Licencia, Estado de usuario y Periodo.
➦ 2. Realizar la búsqueda.
➦ 3. Exportar a un excel los resultados obtenidos en la búsqueda previamente efectuada.
➦ 4. Informa datos como el Nombre y Apellido, Tipo de licencia, Fecha de inicio y regreso, Cantidad de días, Fecha de solicitud y Número de legajo de la persona solicitante.
➦ 5. Establece la cantidad de solicitudes que se pueden visualizar por página. El mínimo por defecto es de 7 y el máximo permitido es 28 registros.
➦ 6. Muestra la cantidad de registros obtenidos de la búsqueda.
➦ 7. Ingresar al detalle de la solicitud.
Nota: Desde el detalle de la solicitud es posible acceder a información adicional de la persona como su correo electrónico, DNI y Política. También consultar su historial de licencias y aprobar (✅) o rechazar (❌) la solicitud manualmente.
Dentro de Visma Digital es posible realizar el cambio de una plantilla de Onboarding en el caso de que se haya asignado de manera errónea sobre un colaborador. Dejaremos a continuación los paso a seguir.
¿Cómo modificar una plantilla de Onboarding?
1) En primer lugar se debe seleccionar la opción Empleados y filtrar a la persona por medio de los criterios de búsqueda disponibles como DNI, Nombre, Apellido o Email.
Otra manera es utilizar el filtro de estado Onboarding. Una vez localizado el usuario ingresar a su legajo haciendo clic sobre su registro.
2) Luego deben hacer clic sobre los tres puntos situados en la parte izquierda de la pantalla y elegir la opción Cambiar Plantilla On-boarding.
3) Seleccionar la nueva plantilla que desea asignarse sobre el empleado. Tener en cuenta que al cambiar la plantilla se perderán todos los datos que haya cargado previamente la persona.
4) Por ultimo se debe confirmar el proceso y a continuación verificar que se haya restablecido el Onboarding sobre la persona.
La plataforma de TuRecibo permite anular documentos de forma masiva en caso de que el proceso requiera ejecutarse sobre varios empleados.
¿Cómo realizar una anulación masiva de documentos?
1) Seleccionar la opción Documentos ⮞ Buscador de Documentos.
2) Aplicar un filtro que permita obtener la documentación correspondiente. Puede utilizarse el campo Tipo de documento, Periodo o Estado entre otras opciones.
Si se hace clic sobre la opción Búsqueda avanzada se puede hacer uso de filtros adicionales que permitan enriquecer la búsqueda. Una vez definido el/los filtros presionar el botón Buscar para avanzar con el proceso.
3) Una vez obtenido el resultado se deberá tildar los documentos que se desean anular de forma masiva.
Importante: El botón Anular Selección se habilita al tildar al menos un documento. Si se selecciona el check general se tildarán todos los documentos de la página.
4) Hacer clic sobre el botón Anular Selección y confirmar la acción.
En TuRecibo es posible colocar como inactivo un template de Onboarding o E-forms en caso de que el mismo no se necesite utilizar nuevamente sobre un nuevo ingreso.
¿Como inactivar un template de e-form?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Formularios ⮞ Configuración de formularios.
2) Hacer clic sobre el botón + Nuevo Formulario situado en la parte superior derecha de la pantalla.
3) Sobre la pestaña Gestor de Templates, localizar el e-form que se desea inactivar y hacer clic sobre el botón en color rojo.
4) Una vez inactivo el formulario se podrá filtrar por el campo Estado (Inactivo) y validar que el proceso se haya realizado correctamente.
Nota: La inactivación del template no contempla la eliminación del modelo en base de datos, sino que simplemente se coloca como inactivo para no ser utilizado en un próximo envío.
Haciendo clic sobre el botón Restaurar es posible volver a colocar nuevamente Activo la plantilla en la plataforma. Solamente aquellas plantillas que figuren como activos podrán ser utilizados para realizar envíos sobre los usuarios.
¿Cómo inactivar un template de Onboarding?
Para poder inactivar un template de Onboarding se deberá realizar el siguiente procedimiento:
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empresa ⮞ Configuración Onboarding.
2) Localizar el template de Onboarding y posicionarse sobre el mismo. Por último hacer clic sobre la opción Desactivar.
3) Validar que la baja del template se haya realizado correctamente.
Dentro de la plataforma de TuRecibo es posible acotar la visualización de documentos y usuarios que puede visualizar un perfil administrador definiendo los sectores y locaciones correspondientes. A continuación veremos como realizar la configuración de un perfil RRHH_X_SECTOR.
¿Cómo configurar un filtro por Sector/Locación?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empleados.
2) Utilizar los Criterios de búsqueda que se encuentran situados del lado izquierdo para localizar a la persona. Es posible utilizar como filtro de búsqueda los campos DNI o Identificador Local (RUT, RFC, Cédula), Nombre/Apellido etc.
Una vez localizado el usuario se deberá ingresar a su legajo haciendo un clic sobre el registro.
3) Hacer clic sobre la pestaña Editar perfil.
4) Seleccionar el perfil de administrador RRHH_X_SECTOR y configurar los campos Sector y Locación según las preferencias.
Recordar que al definir estos filtros la persona podrá ver únicamente toda aquella documentación que tenga asignado dicho sector y locación. Es posible configurar más de un filtro en simultáneo por medio del botón Agregar.
Una vez definidos los filtros se deberá presionar el botón Guardar Cambios para efectuar los ajustes sobre el perfil del usuario.
La plataforma de TuRecibo permite modificar un template ya existente para agregar o quitar informacion que se deseé solicitar a un nuevo ingreso, a continuación les compartimos un paso a paso que informa como realizar la modificación.
¿Cómo modificar un Template de Onboarding?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empresa ⮞ Configuración Onboarding.
2) Hacer clic sobre el template que se desea modificar.
3) Definir los ajustes que van a aplicar sobre el template de Onboarding teniendo en cuenta:
➦ Información Personal: Se deberá tener tildada al menos 1 de las 4 casillas para poder continuar.
➦ Documentos Personales: Para cada uno de los documentos se debe parametrizar una configuración que informa si el archivo aplica y es obligatorio.
➤ La propiedad Aplica habilita solicitar el documento, mientras que la propiedad Obligatorio configura como mandataria la carga del mismo por parte del usuario.
Nota: Si el documento se encuentra configurado como Obligatorio también deberá encontrarse marcada la opción Aplica sin excepción.
➤ En caso de que no se defina ninguna propiedad sobre el documento el mismo no será solicitado al empleado durante el onboarding.
➦ Documentos: Se deberá seleccionar el Template de Formularios Digitales que va a completar el empleado.
Importante: Recordando que una Plantilla de envío es un paquete de formularios que se envía junto con los documentos e información personal del empleado en el proceso de Onboarding.
4) También es posible modificar el Mensaje de Bienvenida o bien agregar una Imágen/Video Institucional
➦ Imagen Institucional: Archivo en formato JPG o PNG que contenga el logotipo de la empresa o bien una imagen de la compañía. También es posible sumar un link que contenga la URL del login personalizado. Por ejemplo: visma.turecibo.com
➦ Video Institucional: Asociado por medio de una URL. El video debe encontrarse hosteado sobre las plataformas Youtube o Vimeo.
5) Hacer clic sobre el botón Guardar Template para finalizar el proceso.
Nota: Los ajustes efectuados se podrán observar a partir del próximo envío realizado sobre la nómina. No tendran efecto inmediato sobre los onboarding enviados con anterioridad.
En el siguiente video te mostramos como realizar paso a paso:
Dentro del modulo de Licencias y Vacaciones/Ausentismos es posible ajustar el saldo de un colaborador de manera manual sin necesidad de recurrir a un CSV. A continuación les compartimos el paso a paso para realizar el proceso con éxito:
¿Cómo realizar un ajuste manual?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Vacaciones y Licencias/Ausentismos.
2) Hacer clic sobre la pestaña Asignación y ajuste de saldos y a continuación sobre el botón Individual en la sección Tipo de Ajuste.
3) A continuación se deberá definir los siguientes parámetros:
➦ Identificar al Usuario: Es posible utilizar el Nombre, Apellido, DNI o el identificador personal (CUIL si es Argentina, DNI para Perú, RFC para México, RUT para Chile etc).
➦ Tipo de Licencia/Permiso y Subtipo: Por lo general se utiliza la opción Vacaciones ya que el resto de las licencias tienen configurado un saldo fijo que se renueva automáticamente de forma anual al comienzo de cada año.
➦ Periodo: Informar el periodo sobre el cual se va a realizar el ajuste en la plataforma. Por ejemplo: 2020.
➦ Cantidad de días a ajustar: Es posible sumar o restar días dependiendo el caso.
⮞ Sumar días: En este caso se deberá colocar un valor en positivo. Por ejemplo: Si un empleado tiene cargados 14 días en la plataforma y le corresponden 20 días, en la plataforma se deberá informar el valor de 6.
⮞ Restar días: En este caso se deberá informar un valor en negativo (con un menos por delante del número). Por ejemplo: Si un empleado tiene cargados 20 días en la plataforma y le corresponden 10 días, en la plataforma se deberá informar el valor de -10.
Nota: Es posible colocar una observación que haga mención al proceso que se esta ejecutando. No es un campo obligatorio. Por ejemplo: Suma días.
Dentro del modulo de Licencias y Vacaciones existen distintos niveles de aprobación los cuales pueden modificarse en caso de necesitar agregar o quitar aprobadores al flujo de aprobación.
A continuación les compartiremos una breve descripción en donde se informa el alcance de cada uno de los niveles de aprobación y como modificar este dato tanto de de forma individual como masiva.
Niveles de Aprobación ¿Como se completa el dato en cada caso?
⮞ Solo RRHH: La licencia no pasa por ningún flujo de aprobación. En este caso las solicitudes son aprobadas directamente por cualquier usuario administrador en TuRecibo. Si se tiene definido este nivel el campo Numero de Legajo del aprobador se tiene que dejar en blanco.
⮞ Aprobador Nivel 1 y RRHH: Este nivel implica que la licencia requiere de la aprobación de un Jefe + RRHH . En este caso es necesario completar el campo Número de legajo del aprobador informando el número de legajo del jefe aprobador.
⮞ Aprobador nivel 1 - Aprobador nivel 2 y RRHH: En este nivel de aprobación se requiere que se informe sobre el campo Numero de legajo del aprobador el número de legajo del jefe más próximo o inmediato. El siguiente aprobador va a ser detectado automáticamente por el sistema, localizando el aprobador que tiene asignado el primer jefe.
Por ejemplo: Si el primer aprobador es el legajo 80 y a su vez ese legajo tiene definido como aprobador el 4, el legajo 4 será el segundo aprobador de la persona.
¿Como realizar una actualización de forma individual?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y hacer clic sobre la sección Empleados.
2) Localizar al empleado utilizando alguno de los Criterios de búsqueda situados en el margen izquierdo de la pantalla e ingresar a su legajo haciendo clic sobre el usuario.
3) Localizar la sección Editar Perfil ⮞ Configuración de licencias y modificar el/los campos correspondientes.
¿Como realizar una actualización de forma masiva?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y hacer clic sobre el acceso rápido Agregar empleados sobre la interfaz de inicio
2) Hacer clic sobre el botón Descargar para bajar un reporte de usuarios y sobre ese archivo realizar los ajustes que se consideren necesarios.
Nota: Las columnas correspondientes al módulo son la K (numero_legajo_aprobador), L (niveles_aprobacion) y M (cod_calculo_vacaciones).
3) Una vez actualizado el CSV ingresar nuevamente a esta ventana y configurar los siguientes parámetros:
¿Que opciones de actualización existen?
➦ Modificar usuarios existentes: Tildar esta opción para poder realizar la actualización de datos.
➦ Enviar email de notificación a los usuarios: Destildar esta opción para evitar enviar un correo de notificación a los empleados.
➦ Asignar permisos para módulo de Licencias: Habilitar esta opción para poder realizar un ajuste sobre los campos correspondientes al módulo.
➦ Elegir Onboarding: Propiedad asociada directamente al módulo de Legajos Digitales. En caso de tener contratado el módulo, seleccionar la opción Ninguno en el punto 3 (Elegir Onboarding).
4) Procesar el archivo y verificar los ajustes realizados desde la sección Empleados.
En el siguiente video te mostramos como realizar paso a paso el procedimiento de forma manual:
Desde la plataforma de TuRecibo podemos realizar la modificación de una plantilla de envió ya sea para agregar o quitar un formulario. A continuación les compartimos un paso a paso para realizar dicha modificación:
¿Como realizar el proceso?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Documentos ⮞ Formularios ⮞ Publicar Formularios.
2) Seleccionar la plantilla de envío y realizar los cambios que se crean convenientes. Es posible modificar al Asunto, Mensaje o bien Agregar/Eliminar los formularios que se necesite.
Al momento de adjuntar un nuevo formulario se deberá informar la carpeta de destino siendo la opción Formularios Digitales/Eforms la carpeta que figura por defecto en la plataforma.
Valores originales de la plantilla:
Plantilla luego de modificarse:
3) Una vez realizados los cambios, tildar la casilla Nombre de Plantilla y dejar establecido el mismo nombre o en caso contrario, el sistema creará una nueva plantilla en lugar de reemplazar la ya existente.
Por último, se deberá hacer clic sobre el botón Guardar para confirmar los ajustes en el sistema.
Nota: No es necesario realizar un envío para modificar la plantilla en la plataforma.
Una vez que se presione el botón Guardar se podrá continuar navegando o trabajando sobre la plataforma sin ningún inconveniente.
Desde la plataforma de TuRecibo es posible rechazar o cancelar cualquier tipo de solicitud. A continuación te explicamos como realizar esta acción desde el perfil del empleado y desde la web de administrador una vez que la licencia se encuentra aprobada.
Cuando un empleado genera una solicitud y observa que esos días que informó son erróneos tiene la posibilidad de cancelarlos y volverlos a solicitar, siempre y cuando no hayan sido aprobados por RRHH.
¿Como realizar el proceso?
Para Cancelar la solicitud nos tenemos que dirigir al Historial de Vacaciones y Licencias y desde allí localizar el ícono de un pequeño tacho (sobre la columna de Días) para poder rechazar la licencia.
¿Qué Sucede si la solicitud ya se encuentra aprobada por el administrador?
En el caso de que el empleado se haya arrepentido de gozar esa licencia y la solicitud se encuentre aprobada, para rechazarla se deberá filtrar la solicitud a traves de la sección Consulta de solicitudes.
Es posible localizar el registro del empleado filtrando por el campo Usuario (utilizando datos como Nombre, Apellido o Cuil) o bien agregar el filtro de estado seleccionando la opción Aprobada para que la búsqueda sea mas directa.
Una vez detectado el registro se debe hacer clic sobre la opción Detalles para poder ingresar al detalle de la solicitud. Dentro del detalle podremos anular la licencia presionando el botón Rechazar.
Para terminar con el proceso de cancelación la plataforma le solicitara al administrador su contraseña (clave de inicio de sesión) . Una vez definida hacer clic sobre el botón Rechazar y de esta manera los días que le fueron descontados al empleado volverán a ser visualizados en su detalle de días pendientes.
TuRecibo permite reactivar a un empleado que se encuentre dado de baja y enviarle un nuevo onboarding. Este proceso suele ser común en situaciones donde el colaborador vuelve a ser contratado por la compañía y necesita reinsertarse en la nómina de usuarios.
¿Como reactivar a un empleado y enviarle un Onboarding?
1) Seleccionar la opción Empleados y filtrar a la persona por medio de los criterios de búsqueda disponibles como DNI, Nombre, Apellido o Email. Una vez localizado el usuario ingresar a su legajo haciendo clic sobre la persona.
2) Hacer clic sobre los tres puntos situados en la parte izquierda de la pantalla y utilizar la opción Reactivar empleado.
3) Informar la nueva Fecha de ingreso y si se desea modificar el correo electrónico de la persona o asignar un Onboarding. Una vez definido hacer clic sobre el botón Aceptar.
Importante:Tener en cuenta que la nueva fecha a ingresar deberá ser mayor a la fecha de baja legal establecida anteriormente.
4) Verificar que el empleado figure nuevamente en estado Onboarding dentro de la plataforma. Una vez que esto suceda se podrá modificar cualquiera de sus datos personales.
En el siguiente video te mostramos como realizar paso a paso el procedimiento:
Cuando realizamos una carga de documentos nos podemos encontrar con diferentes problemáticas o mensajes de error que muchas veces no sabemos como identificar.
¿Que problemáticas podemos encontrarnos?
➦ Proceso de captura: Una problemática común se produce al momento de crear un tipo de documentó en donde se define de manera errónea el proceso de captura sobre el identificador único.
El identificado único es un parámetro que la plataforma toma para realizar la carga de documentos y vincularlo a cada empleado. Existen dos métodos de captura que se pueden configurar, uno de ellos permite capturar el identificador realizando un escaneo sobre la primer página del documento (CUIL/RUT/CI/DNI/RFC/CC).
El otro método de captura es desde el propio nombre del archivo (Por ejemplo: 27388152991.pdf).
Dejaremos a continuación el link de nuestra base de conocimiento sobre como Crear tipo de Documento dentro de la plataforma de TuRecibo.
¿Como se soluciona la problemática?: Validando y/o modificando el proceso de captura dentro del documento que se subió con error en la plataforma.
➦ Documento sin capa de texto: Otra de las problemáticas comunes es cuando el PDF no posee capa de texto. Esto es necesario para que la plataforma pueda capturar el CUIL del empleado y procesar los documentos con éxito .
¿Como podemos identificar si el documento posee capa de texto?
Simplemente copiando y pegando el dato CUIL en un editor de texto, como por ejemplo Word o Bloc de notas.
El mensaje que nos va a arrojar la plataforma al procesar un zip con documentos sin capa de texto es el siguiente:
¿Como se soluciona la problemática?: Generando nuevamente el documento garantizando que cumpla con los requisitos mínimos para poder ser publicado dentro de la plataforma.
¿Cuales son los requisitos mínimos para realizar una publicación?
a) El Identificador del empleado (CUIL en Argentina, DNI en Perú, Cédula en Uruguay, RUT en Chile, CC en Colombia y RFC en México) debe localizarse en la primer hoja del documento.
b) En caso de que el identificador sea el CUIL este deberá contar con guiones. Ejemplo: 20-25463220-8.
c) El identificador deberá contar con capa de texto, lo cual significa que este valor puede seleccionarse, copiarse y pegarse en un editor de texto como por ejemplo un Bloc de notas.
TuRecibo permite realizar la creación de un nuevo tipo de documento dentro del sistema.
¿Que es un Tipo de Documento?
Es el nombre del documento que se va a publicar por parte de RRHH. Estos documentos se alojaran en la carpeta destino donde fueron creados. Por ejemplo: Mensual, Liquidación Final, Vacaciones, Boleta de Pago, Rol de Pago, Utilidades etc.
Propiedades de los Documentos
➦ Formulario Digital: Esta propiedad está vinculada al módulo de Legajos Digitales. En caso de tener contratado el módulo, se podrá crear tipos de documentos que alojen formularios digitales. Lo recomendable es crear este documento sobre una carpeta que tenga asignada la propiedad de firma sobre documentos.
➦ Captura de Identificador Único: Este parámetro permite seleccionar la forma en la que la plataforma detecta el identificador en el archivo. Es posible configurar que se capture el identificador realizando un escaneo en la primer página del documento (CUIL/RUT/CI/DNI/RFC/CC) o bien que se capture desde el propio nombre del archivo (Por ejemplo: 27388152991.pdf).
➦ Nombre del Documento en notificación: Permite modificar el nombre del documento que recibe el colaborador en su casilla de email para hacer más fácil la identificación del mismo.
➦ Publicación Genérica: Ofrece la posibilidad de configurar el documento para la publicación genérica permitiendo de esta manera enviar un mismo documento de forma masiva sin necesidad de que el mismo posea un identificador único.
➦ Carga de documento por Empleado: Propiedad vinculada al módulo de Legajos Digitales. En caso de que se tenga contratado el módulo se podrá habilitar esta configuración para que el colaborador pueda subir documentos a la plataforma y RRHH los reciba para tomar acción sobre los mismos.
¿Como crear un nuevo documento?
1) Ingresar a la plataforma desde admin.turecibo.com y seleccionar la opción Empresa ⮞ Configuración de Carpetas.
2) Hacer clic sobre Tipos de documentos y a continuación sobre el botón (+) Crear tipo de documento.
3) Configurar las propiedades del documento y presionar el botón Guardar documento.