FAQ Visma eAccounting Autoinvoice

[#1]

FAQ Visma eAccounting Autoinvoice

Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over de activatie en het verzenden/ontvangen van e-facturen via Visma.net AutoInvoice in Visma eAccounting.  

Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre. 

Autoinvoice - Activatie

1. Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer?
2. Foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice.
3. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? 

E-invoice - Verzenden

4. Kan ik een e-invoice naar een particuliere klant verzenden?
5. Waarom is een factuur verzenden per mail via AutoInvoice veiliger dan een reguliere e-mail met PDF-bijlage?
6. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice?
7. Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen?
8. Ik wil geen gebruik maken van het verzenden van e-invoices. Hoe schakel ik dit uit?
9. Wat is het e-invoicingadres van mijn debiteur?
10. Ik wil een factuur verzenden naar de (semi-)overheid, waar moet ik op letten?
11. Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen?
12. Als ik in de debiteurgegevens van eAccounting de ontvanger controleer, verschijnt deze dubbel in de lijst. Welke moet ik gebruiken om te zorgen dat de verzending van e-invoices goed gaat?

E-invoice - Ontvangen

13. Hoe zorg ik dat een crediteur niet opnieuw (dubbel) wordt toegevoegd?
14. Ik zie dat er een crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren, maar deze is nog grijs/inactief
15. Waarom ben ik niet vindbaar op het PEPPOL-netwerk?
16. U heeft een factuur van Visma (Debiteurenbeheer) ontvangen, maar ziet hem niet terug in eAccounting in Inkoopfacturen - Concepten.

Scanservice Autoinvoice

17. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service?
18. Ondersteunt de scanservice ook andere formaten dan PDF voor mijn facturen?
19. Kan ik ook mijn bonnen doorsturen naar AutoInvoice?
20. Ik ontvang een factuur als UBL-document van mijn leverancier, kan ik daar wat mee? 
21. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice?
22. Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Invalid attachment received” van portal@kollektor.no 
23. Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Invalid document type” van portal@kollektor.no
24. Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Not approved customer” van portal@kollektor.no
25. Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice?
26. Is het mogelijk om vanuit een eigen email account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice?
27. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één e-mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen?

1.  Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer?

In dat geval kunt u helaas geen gebruik maken van Visma AutoInvoice.

2. Foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice.

Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen.

3. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog?

Nee, neemt u contact op met onze supportafdeling.

4. Kan ik een e-invoice naar een particuliere klant verzenden?

Nee, alleen naar bedrijven (B2B) wordt ondersteund.

5. Waarom is een factuur verzenden per mail via AutoInvoice veiliger dan een reguliere e-mail met PDF-bijlage?

De e-mails vanuit AutoInvoice bevatten een link waarmee de factuur kan worden gedownload in verschillende bestandsformaten (PDF, UBL, CSV, etc). 

Zo kunnen er nooit factuurgegevens worden gewijzigd als een e-mail wordt onderschept.

6. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice?

Ja, een overzicht hiervan vindt u op onze website. 

7. Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen?

Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting.

8. Ik wil geen gebruik maken het verzenden van e-invoices. Hoe schakel ik dit uit?

Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling.

9. Wat is het e-invoicingadres van mijn debiteur?

Een e-invoicingadres bestaat uit een code/identifier die hoort bij een kenmerk voor het bedrijf, met daarachter de bijbehorende waarde. Voorbeelden van kenmerken zijn het KvK-nummer, het btw-nummer, of het overheidsidentificatienummer (OIN). 

Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678.

Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of één van de bovengenoemde kenmerken.

Het e-invoicingadres legt u vast in de debiteurinstellingen (Verkoop - Debiteuren).

10. Ik wil een factuur verzenden naar de (semi-)overheid, waar moet ik op letten?

Overheidsinstanties gebruiken het overheidsidentificatienummer (OIN) in het e-invoicingadres. 

Als het gaat om een Nederlandse overheidsinstantie, dan plaatst u de identifier '9954:' vóór het OIN-nummer. Bijvoorbeeld 9954:00000001001876387000. Een volledige lijst van de OIN-nummers voor de overheidsinstanties vindt u terug via: OIN-nummers overheid. 

Wanneer u aan een buitenlandse overheidsinstantie factureert, bijvoorbeeld aan de Belgische overheid, dan kunt u de website van PEPPOL raadplegen voor het opzoeken van het e-invoicingadres. 

Daarnaast vraagt de overheid doorgaans om een inkoopordernummer/orderreferentie (zie hiervoor vraag 11).

11. Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen?

Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting.

12. Als ik in de debiteurgegevens van eAccounting de ontvanger controleer, verschijnt deze dubbel in de lijst. Welke moet ik gebruiken om te zorgen dat de verzending van e-invoices goed gaat?

Als een debiteur via de knop Controleer ontvanger twee keer wordt gevonden, kunnen beide worden gebruikt om een goede verzending van e-invoices tot stand te laten komen. Het verschil is dat bij de één het PEPPOL-adres (extern) is geregistreerd en bij de ander het Visma Autoinvoice-adres (intern). Verzending via het interne Autoinvoice gaat echter sneller, aangezien de overdracht van e-invoices dan binnen onze eigen Autoinvoice-netwerk wordt afgehandeld.

NB: Niet alle bedrijven kunnen met de Controleer ontvanger-optie worden gevonden; dit betreft alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. We raden u aan om de website van PEPPOL te gebruiken voor een completer overzicht. 

13. Hoe zorg ik dat een crediteur niet opnieuw (dubbel) wordt toegevoegd?

Leg het KvK-nummer van de crediteur vast in het venster Bewerk crediteur. Nieuwe inkoopfacturen van dezelfde crediteur zullen vervolgens op basis van het KvK-nummer automatisch aan de juiste crediteur in Visma eAccounting worden gekoppeld.

14. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief.

Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief.

15. Waarom ben ik niet vindbaar op het Peppol netwerk?

Dan heeft u vermoedelijk de optie voor het ontvangen van e-invoices geactiveerd vóór oktober 2019. Neem contact op met onze supportafdeling om dit op te lossen.

16. U heeft een factuur van Visma (Debiteurenbeheer) ontvangen, maar ziet hem niet terug in eAccounting in Inkoopfacturen - Concepten.

Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. 

17. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service?

De verwerkingstijd is variabel. Doorgaans zijn de facturen binnen een werkdag verwerkt, echter zijn er soms uitzonderingen tot 48 uur mogelijk. In het weekend vindt er geen verwerking van PDF-facturen plaats. 

De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren:

- Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt.
- Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt.

18. Ondersteunt de scanservice ook andere formaten dan PDF voor mijn facturen?

Nee, enkel facturen in PDF-formaat kunnen worden gescand.

19. Kan ik ook mijn bonnen doorsturen naar AutoInvoice?

Nee, alleen inkoopfacturen worden ondersteund.

20. Ik ontvang een factuur als UBL-document van mijn leverancier, kan ik daar wat mee? 

Nee, vraag uw leverancier om de factuur direct naar uw e-invoicingadres te sturen, zodat de inkoopfactuur direct in Visma eAccounting kan worden ontvangen zonder tussenkomst van e-mails. Mocht dat niet mogelijk zijn, vraag dan om de factuur in PDF-formaat, zodat deze door de scanservice verwerkt kan worden. .

21. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice?

- De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur).
- Het totale BTW-bedrag moet op de factuur vermeld staan. De scan- en herken service kan namelijk geen aparte BTW-bedragen bij elkaar optellen.

- Een PDF mag maar één factuur per bevatten, eventuele bijlagen moeten in

dezelfde PDF worden aangeboden.

- Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende

bestandsnamen.

- De maximale grootte van de e-mail is 10MB.

- De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn.

- Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten.

- De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat)

- De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9

- De scanservice zoekt ook op bepaalde Nederlandse trefwoorden om te bepalen of het document een factuur is. Denk hierbij aan woorden als Factuur, Voorschotnota, Voorschot, Nota, Declaratie, Kwitantie, Afrekening, Aanslag

Een goede richtlijn zijn ook de algemene factuureisen die de Belastingdienst stelt.

22. Ik ontvang een email met onderwerp “Invalid attachment received” van portal@kollektor.no 

Dat betekent dat de e-mail die naar de scanservice is verzonden, bestanden of bijlagen bevat die niet verwerkt kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een .JPG of .PNG-bestand. In de e-mail zelf wordt aangegeven welk bestand het betreft. De PDF-bestanden in diezelfde mail zullen echter alsnog gewoon behandeld worden door de scanservice.

23. Ik ontvang een email met onderwerp “Invalid document type” van portal@kollektor.no

Dat betekent dat de scanservice een PDF-bestand niet kan verwerken, meestal omdat het geen inkoopfactuur betreft. De scanservice zoekt naar steekwoorden in het PDF-document om te bepalen of het verstuurde document een factuur is. Wanneer geen van deze steekwoorden op de factuur voorkomt of als de PDF een ongebruikelijke layout heeft, dan kan een document dus worden aangemerkt als 'niet-factuur materiaal'. Zie ook de toelichting over de factuureisen bij vraag 21.

NB: Als de PDF wel degelijk een valide, reguliere inkoopfactuur lijkt, dan kunnen wij die op onze supportafdeling verder onderzoeken. We hebben dan wel de afkeuringsmail nodig die u heeft ontvangen op het ingestelde adres in de AutoInvoice-instellingen in Visma eAccounting. 

24. Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Not approved customer” van portal@kollektor.no

Na het aanmaken van een scan-en herken account duurt het een werkdag voordat dit account actief wordt. Als er bij het versturen van een factuur naar de scan-en herken service een automatisch antwoord komt met de melding 'E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider', dan is de scan-en herken account nog niet actief en kunnen er nog geen scans worden verwerkt. 

25. Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice?

Ja, echter is herkenning van de crediteurgegevens daarbij lastiger (in verband met ontbreken NAW-gegevens of KvK-nummer voor Nederlandse bedrijven).

26. Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice?

Ja, dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling.

27. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen?

Ja, die worden dan per PDF als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst.

Let op: indien je een factuur/PDF hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur/PDF en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe.