Zināšanu bāze Horizon

Lai nodrošinātu precīzus maksājumus un izvairītos no dublikātiem, veidojot maksājuma uzdevumus no avansa norēķinu apgrozījumu atskaites, sistēmā darbojas iebūvēta kontrole, kas notiek izpildot darbības "Izveidot bankas maksājuma uzdevumu" vai "Izveidot kases izdevumu orderi". Kontrole darbojas šādi: Veidojot atskaiti, jums ir jānorāda datu periods ar sākuma un beigu datumu. Uz norādītā beigu datuma sistēma aprēķina norēķinu personas atlikumus, lai noteiktu precīzu atmaksājamo summu. Piemēram: Par iepriekšējo mēnesi: Norādiet iepriekšējā mēneša sākuma un beigu datumu. Par aktuālajiem izdevumiem līdz šodienai: Norādiet konkrētā mēneša sākuma datumu un šodienas datumu. Sistēma pārbauda, vai par periodu pēc norādītā beigu datuma norēķinu personai jau nav izveidots maksājums.  Svarīgi ņemt vērā: Lai šī kontrole darbotos, aktuālajiem norēķiniem nedrīkst norādīt nākotnes datumu kā beigu datumu.    Piemērs:     Datums no  Datums līdz Šodienas datums Apraksts Norēķins par iepriekšējo mēnesi 01.01.2025 31.01.2025 05.02.2025 kontrole notiks pret visiem izveidotajiem maksājumiem sākot no 31.01.2025 Norēķins par aktuālajiem izdevumiem 01.02.2025 05.02.2025 05.02.2025 kontrole notiks pret visiem izveidotajiem maksājumiem sākot no 05.02.2025 Norēķins par aktuālajiem izdevumiem 01.02.2025 28.02.2025 05.02.2025 kontrole nenotiks, jo tā darbojas pret visiem izveidotajiem maksājumiem sākot no 28.02.2025

Čeka unikalitātes kontrole nepieciešama, lai nepieļautu dublikātu saglabāšanu. Galvenais ieguvums - sistēmā netiek iesniegti vairāki čeki ar vienu un to pašu numuru un datumu, tādējādi novēršot iespējamās kļūdas vai krāpšanu saistībā ar dubultu izdevumu atlīdzināšanu. Horizon parādīs brīdinājumu, savukārt HoP nebūs iespējams iesniegt čeku, ja tam eksistē dublikāts. Kā funkcionalitāte darbojas?   Čeka unikalitātes kontrole tiek veikta visā datubāzē, ņemot vērā čeka datumu. Tas nozīmē, ka, ja Horizon sistēmā jau eksistē čeks ar identisku numuru un datumu, sistēma neļaus saglabāt jaunu čeku ar šādiem pašiem rekvizītiem visā datubāzē (VNM ietvaros). Firmu režīmā šī kontrole darbojas katras firmas ietvaros atsevišķi – t.i., pārbaude tiek veikta konkrētajā firmā, kurā tiek iesniegts čeks. Kontroli var ieslēgt vai izslēgt, izmantojot jaunu uzskaites parametru Horizon. Parametrs atrodas sadaļā "Komandējumi un avansa norēķini" (iepriekš "Komandējumi"). Parametra nosaukums ir "Kontrolēt čeka numura unikalitāti datuma ietvaros". Noklusēti tas ir izslēgts:    Kontrole tiek veikta starp šādiem dokumentu pamatveidiem un laukiem,  izmantojot laukus Čeka numurs un Čeka datums: Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumi,  Komandējumu atskaites Attaisnojamo izdevumu pieteikumi. Ir izņēmumi: netiek kontrolēti attaisnoto izdevumu pieteikumi, kas ir iekļauti noraidītā komandējumu atskaitē; netiek kontrolēti čeki, kuru avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplekta statuss ir Anulēts vai Noraidīts; netiek kontrolēts arī tad, ja noraidīts tikai viens atsevišķs saimniecisko izdevumu čeks. Lai kontrole veiksmīgi darbotos, tā neņem vērā atstarpes čeka numura sākumā, beigās un pa vidu. Kontrole iestrādāta gan HoP, gan Horizon: saglabājot komandējuma atskaiti (Dokumenti -> Komandējumi -> Komandējuma atskaite); saglabājot Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplektu (Dokumenti -> Avansa norēķini -> Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplekts); atverot avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplektu labošanai un ģenerējot attaisnoto izdevumu dokumentus no darbībām; pārbaude notiek arī, mainot statusu dokumentiem, ja vien jaunais statuss nav Noraidīts vai Slēgts (komandējumiem). Mainot statusu, tiek pārbaudīts katrs saistošais čeks. HoP: Saglabājot čeku sadaļā "Mani izdevumi" un “Komandējuma atskaitēs”, ja čeks dublējas, tiek parādīts kļūdas paziņojums un tas netiek saglabāts. Horizon: Pārbaude tiek veikta dažādās vietās: Ja tiek konstatēts dublikāts, tiek parādīts kļūdas paziņojums: "Dubultnieks! Čeks ar numuru “123” no [15.03.2025] datuma jau iesniegts "Iestādē 222"."  Ja ir vairāki dubultnieki, paziņojumā var tikt uzskaitīta katra čeka rindiņa ar numuru un datumu.  Arī saskaņošanas procesa laikā tiek veikta datu pārbaude. Grāmatvedis kā saskaņotājs pieteikumā pārbauda čeka datus, un, ja tiek konstatēta neatbilstība, veic labojumus. Mēģinot laboto čeku saglabāt, sistēma veic atkārtotu pārbaudi, kas neļauj saglabāt dublikātu. Čeku var noraidīt, norādot iemeslu.   Horizon pārbaude neaizliedz, bet tikai brīdina. Tā notiek gan saglabājot pieteikumu gan ģenerējot attaisnos izdevumus. Mainot statusu uz apstiprināts Horizon brīdina, bet ļauj apstiprināt.    

Raksts par to, kādas darbības veicamas Horizon pirms avansa izdevumu dokumentu ģenerēšanas, ja komandējumu atskaitē ir iesniegti izdevumi ne EUR valūtā.

Raksts par to, kas jākonfigurē Horizon dokumentu tipā, lai HoP komandējumu atskaitē varētu ievadīt dimensijas.

Raksts par Komandējumu modulim nepieciešamo dokumentu tipu izveidi.

Raksts par klasifikatora "Komandējumu izdevumu veidi" izmantošanu.

Ja iestāde pēc piegādātāja rēķina apmaksātos izdevumus attiecina uz konkrētiem komandējumiem, tad šo summu norakstīšanu faktiskajos izdevumos jāveic no komandējumu atskaites. Uz konkrēto komandējumu attiecināto, iestādes samaksāto izdevumu norakstīšanu var veikt 2 variantos: Darbinieks HoP pievieno attaisnojuma dokumentus arī par darbavietas samaksātajiem izdevumiem Iestādes samaksāto komandējumu izdevumu apstrādi veic tikai grāmatvedis   Sākot ar Horizon 630.v. ir veiktas izmaiņas, lai uz komandējumu attiecināto, iestādes apmaksāto izdevumu apstrādi varētu automatizēt.   Darbinieka HoP pieteikto, darbavietas apmaksāto izdevumu summu norakstīšana izdevumos no komandējumu atskaites   Tā kā šajā variantā ir paredzēts, ka darbinieki paši HoP reģistrēs atskaitē arī darbavietas apmaksātos komandējumu izdevumu attaisnojumu dokumentus, tāpēc, lai Horizon automātiski neveidotu izdevumu precizējumus, ir jānoņem konfigurācijas pazīme par attaisnoto izdevumu veidu (Sistēma -> Uzstādījumi -> Uzskaites parametri -> lpp.Komandējumi).     Ja darbinieks zin izdevumu summas, kas ir par katru no attaisnojuma dokumentiem, tās norāda jau HoP atskaitē, iesniedzot attaisnojuma dokumentu.  Ja summas nav zināmas, tad darbinieks iesniedzot attaisnojuma dokumentu HoP, summu nenorāda un to saskaņošanas procesā papildina grāmatvedībā. Kad darbinieks ir iesniedzis komandējumu atskaiti un iekļāvis tajā arī visus apliecinājuma dokumentus par izdevumiem, ko apmaksājusi iestāde, no apstiprinātās atskaites tiek ģenerēti avansa izdevumu dokumenti.     Iestādes samaksāto komandējumu izdevumu apstrāde tikai grāmatvedībā   Uz komandējumu attiecinātos izdevumus ir iespējams redzēt konkrētā komandējumu pieteikuma vai atskaites lappusē “Saistītie dati” sadaļā “Komandējumu saistītie citi izdevumi” (Dokumenti -> Komandējumi -> Komandējuma dokumenti).  Un sadaļā redzamo informāciju no piegādātāja rēķina var automātiski pārnest uz lpp. “Izdevumu precizējumi”, no kuras tiek veikta avansa izdevumu dokumentu ģenerēšana summu pārgrāmatošanai uz izdevumiem.   Lai, veicot izdevumu summu automatizētu pārcelšanu, precīzi atspoguļotos tādi paši izdevumu veidi kā rēķinā, ir vajadzīga pakalpojumu kartīšu (Pamatdati  -> Noliktava -> Nomenklatūras) sasaiste ar Komandējumu izdevumu veidu (Pamatdati  -> Komandējumi -> Komandējuma izdevumu veidi).   Ja komandējumu atskaitē un avansa izdevumu dokumentā nav vajadzīga tik liela detalizācija kā Apgādes rēķinos, tad kartītes un izdevumu veidus var nesasaistīt. Tādā gadījumā visi rēķinu izdevumi komandējumu modulī tiks identificēti ar vienu kopīgu izdevumu veidu “Saistītie citi izdevumi”.    Svarīgi! Mainoties Komandējuma atskaites statusam no <Pieteikts> uz <Apstiprināts>, atskaitē automātiski tiek aizpildīta lpp. Izdevumu precizējumi.     Un no apstiprinātās atskaites tiek ģenerēti avansa izdevumu dokumenti.   Saistītie raksti par iestādes apmaksāto komandējumu izdevumu uzskaiti  par avansa izdevumu ģenerēšanu 

Raksts par HoP iesniegto un apstiprināto komandējumu izdevumu tālāku apstrādi Horizon.

Raksts par maksājumu uzdevumu veidošanu komandējuma avansa izmaksai un gala norēķinā par komandējumu.

Raksts par 2 variantiem kā var uzskaitīt iestādes pēc piegādātāju rēķiniem apmaksātos komandējumu izdevumus.

  Šajā rakstā pieejamas galvenās Komandējumu uzskaites funkcijas, kā arī sīkāki apraksti pielikumos.

Raksts par moduļiem, kuros iegūt kopsavilkuma atskaites par komandējumiem.

Raksts par komandējumu procesā iesaistīto dokumentu - pieteikums un atskaite saskaņošanu.

Raksts par klasifikatora "Komandējumu pilsētas" izmantošanu.

Raksts par klasifikatora "Dienas naudas" izmantošanu.

Lai ļautu lietotājam ērti piemērot Ministru kabineta noteikumos Nr. 969 noteiktās izdevumu diennakts normas komandējumiem un arī pielietot citas, piemēram projekta ietvaros noteiktās diennakts normas, izveidota iespēja sistēmā saglabāt un lietot vairākus dienas naudas variantus katrai valstij.   Ceļš: Pamatdati → Komandējumi → Komandējumu dienas naudas varianti   Lietotājam ir iespēja ievadīt vairākus komandējumu dienas naudas variantus.       Šos variantus pēc tam ir iespējams pievienot valstij un katram variantam norādīt savu likmi.       Arī komandējuma dokumentā iespējams izvēlēties dienas naudas variantu. Ja dienas naudas variants nebūs izvēlēts, sistēma lietos to variantu, kas konkrētajai valstij norādīta kā 1. likme.         Svarīgi! Tikko Horizon būs definēti vairāki dienas naudas varianti, tā arī darbiniekiem pašapkalpošanās sistēmā HoP būs izvēle, kuru no dienas naudas variantiem lietot. Komandējuma pieteikumā norādīto dienas naudas variantu ir iespējams labot saskaņošanas procesā.    

Horizon nepieciešams veikt izmaiņas komandējumu dienas naudas summās.