Zināšanu bāze Horizon

Horizon ir izveidota integrācija ar e-rēķinu operatoriem Unifiedpost un e-adrese. Vienlaikus ir izmantojams tikai viens no risinājumiem, tie nevar darboties paralēli.   Ja pieņemts atbildīgs un izsvērts lēmums par pāriešanu no viena operatora pie cita, tad jāievēro secīgas darbības vienas integrācijas pārtraukšanai un citas uzsākšanai. Jāņem arī vērā, ka pārejas process atsevišķos gadījumos var prasīt vairākas dienas, kuru laikā nebūs iespējama e-rēķinu nosūtīšana un saņemšana tiešsaistē.   Kā rīkoties, mainot operatoru no Unifiedpost uz e-adresi?   1) ja ir līgums ar Unifiedpost par e-rēķinu saņemšanu, tad tas ir jāpārtrauc. 2) ja e-adreses e-rēķinu apakšadrese ir pieslēgta Unifiepost, tad ar pieteikumu VDAA jāatslēdz šī adrese no Unifiedpost. 3) jāpārliecinās, ka visi rēķini no Unifiedpost ir saņemti. 4) jāpārliecinās, ka visi nosūtītie rēķini ir beigu statusā - Apstrādāts vai Kļūda. 5) Horizon e-rēķinu konfigurācijā (Sistēma - Datu apmaiņa - E-rēķini - Konfigurācija) nepieciešams nospiest pogu "Pārbaudīt un sinhronizēt" un pēc tam "Atteikties no pakalpojuma". Šajā brīdī - no klienta kartītēm tiek dzēsta e-rēķinu adresātu informācija, - tiek apturēti automatizētie darbi “E-rēķinu adresātu sinhronizācija”, “E-rēķinu statusu saņemšana”, “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” (ja ir atzīme "importēt no operatora"), - kā arī tiek dzēsta pieslēgšanās informācija konfigurācijas logā - lietotājvārds un parole. 6) pēc operatora veiksmīgas nomaiņas automatizēto darbu “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” un “E-rēķinu statusu saņemšana” darbība atkal jāatsāk.   Kā rīkoties, mainot operatoru no e-adrese uz Unifiedpost?   1) jānoslēdz līgums ar Unifiedpost par e-rēķinu saņemšanu. 2) e-adreses e-rēķinu apakšadrese jāpārslēdz uz Unifiedpost ar pieteikumu VDAA. 3) jāpārliecinās, ka visi rēķini no E-adreses ir saņemti. 4) jāpārliecinās, ka visi nosūtītie rēķini ir beigu statusā - Apstrādāts vai Kļūda. 5) jāaptur automatizētie darbi - “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” - “E-rēķinu statusu saņemšana”. 6) jāpiesakās Horizon HUB risinājumam un jāveic konfigurācija. 7) pēc operatora veiksmīgas nomaiņas automatizēto darbu “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” un “E-rēķinu statusu saņemšana” darbība atkal jāatsāk. Papildus jāveido automatizētasi darbs "E-rēķinu adresātu sinhronizācija"   Neskaidrību gadījumā jāsazinās ar savu Horizon apkalpotāju.   Saistītie raksti: Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti ar Unifiedpost? Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti ar e-adresi?   Vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim  

Horizon tiek nodrošināta e-rēķinu saņemšana un nosūtīšana atbilstoši vienotajam elektronisko jeb strukturēto rēķinu standartam. Tiešsaistes risinājumi ir ērts veids, kā organizēt šo e-rēķinu apriti. Horizon ir izveidota integrācija ar e-rēķinu operatoriem Unifiedpost un e-adrese. Ja operators tiek mainīts, vispirms nepieciešams iepazīties ar norādījumiem: Kā rīkoties e-rēķinu operatora maiņas gadījumā?   Šajā rakstā apskatīsim, kāda konfigurācija ir nepieciešama, ja par savu operatoru izvēlējāties Unifiedpost. Risinājuma lapa: Horizon un Unifiedpost integrācija   Droša datu apmaiņas kanāla darbībai tiek izmantota sistēma/starpslānis Horizon HUB, kas nodrošina vienotu autentifikācijas un pārvaldības mehānismu savienojumos ar trešo pušu sistēmām. Horizon HUB atrodas mākonī un nav jāinstalē.  Risinājuma izmantošanai ir nepieciešams pieteikties, lai VISMA varētu reģistrēt sistēmā jaunu lietotāju.   Kā pieteikties risinājumam?   Nepieciešams nosūtīt pieteikumu uz [email protected] vai izveidot jaunu pieteikumu VISMA klientu atbalsta sistēmā, norādot reģistrācijai nepieciešamos datus:   1) E-pasts - tiks izmantots kā lietotājvārds, un uz šo e-pastu tiks nosūtīta reģistrācijas saite (ieteicams norādīt uzņēmuma vai iestādes kopējo e-pastu, piemēram, [email protected]) 2) Horizon licences numurs - atrodams izvēlnē Sistēma - Administrēt - Licences informācija 3) Uzņēmuma/Iestādes reģistrācijas numurs - jāpiesaka katrs licencē esošais, kam tiešsaiste nepieciešama 4) Uzņēmuma/Iestādes nosaukums - papildu informācijai 5) Kontaktpersonas vārds un uzvārds, amats, telefona numurs un e-pasts - papildu informācijai un saziņai jautājumu gadījumā Pēc saņemtās informācijas pārbaudes VISMA pusē tiek veikta jauna lietotāja reģistrācija un uz norādīto e-pasta adresi/lietotājvārdu tiek nosūtīta saite lietotāja apstiprināšanai un informācija par tālāk veicamajām darbībām.   E-pasts ienāk no [email protected] un tajā esošā saite ir derīga 24h. Kāda konfigurācija veicama?   Saņemtajā e-pastā par lietotāja apstiprināšanu ir jāklikšķina uz saites un jāievada sava izdomāta parole un jānospiež poga <Apstiprināt>.   Pēc tam jādodas uz Horizon: Sistēma - Datu apmaiņa - Horizon HUB - Konfigurācija (sākot ar 670. versiju: Sistēma - Datu apmaiņa - E-rēķini - Konfigurācija)   E-rēķinu konfigurācijas logā norāda datus: Operators - izvēlas Unifiedpost (izvēles iespēja pieejama sākot no 670. versijas. Līdz 670. versijai e-rēķinu konfigurācija noklusēti ir pieejama tikai ar Unifiedpost operatoru) Lietotājs - reģistrēšanās e-pasta adrese Parole - parole, kas ievadīta reģistrēšanās saitē   Nospiež pogu <Pārbaudīt un sinhronizēt> un pēc tam <Saglabāt>. Pārējā logā redzamā informācija ir jau noklusēti aizpildīta un nav jālabo.             Lpp. <Sakaru pārbaude> var veikt atkārtotu integrācijas kanāla pārbaudi un uzzināt, vai ir kādi saņemami e-rēķini. Ja e-rēķinu saņemšana nav paredzēta, tad tiek attēlots paziņojums "Uzņēmums netika atpazīts trešās puses sistēmā".   !!! Ja licencē ir t.s. firmu režīms (katrs uzņēmums/iestāde savā datu apgabalā), tad reģistrēšanās e-pasts un parole var būt gan katrai firmai atšķirīgi, gan arī vairākām vienādi, dati ir jānorāda katrā no firmām konfigurācijas logā. Pievienojot jaunu reģistrācijas numuru esošam Horizon HUB lietotājam, arī parole e-pastā atsūtītajai reģistrācijas saitei vairs nav nepieciešama. !!! Ja ir iestāžu režīms (vairāki nodokļu maksātāji vienā datu apgabalā), tad reģistrēšanās e-pasts un parole būs viena un tā pati, jo arī konfigurācijas logs ir viens. Šajā gadījumā ir papildus pieejama lappuse <Iestādes>, kur var apskatīt iestādes, kas pakalpojumu izmanto. Šajā gadījumā arī vairs nav nepieciešama paroles ievade saņemtajā reģistrācijas e-pastā, jo lietotājs jau ir reģistrēts, tam tikai nāk klāt papildu reģistrācijas numurs. Šajā lappusē ir jānospiež poga <Sinhronizēt>, un tiks ielasīta aktuālā informācija par uzņēmumiem/iestādēm, kas piesaistītas konkrētajam Horizon HUB lietotājam.         Pēc e-rēķinu Unifiedpost konfigurācijas loga aizpildes un saglabāšanas droša datu apmaiņas kanāla izveide ir pabeigta.   Tālāk ir veidojami automatizētie darbi.      Saistītie raksti: Automatizētie darbi e-rēķinu saņemšanai  Automatizetie darbi e-rēkinu nosūtīšanai   

Horizon tiek nodrošināta e-rēķinu saņemšana un nosūtīšana atbilstoši vienotajam elektronisko jeb strukturēto rēķinu standartam. Tiešsaistes risinājumi ir ērts veids, kā organizēt e-rēķinu apriti.   Horizon ir izveidota integrācija ar e-rēķinu operatoriem Unifiedpost un e-adrese. Ja operators tiek mainīts, vispirms nepieciešams iepazīties ar norādījumiem: Kā rīkoties e-rēķinu operatora maiņas gadījumā?   Šajā rakstā uzzināsiet, kāda konfigurācija ir nepieciešama, ja par operatoru ir izvēlēta e-adrese.   E-adreses nosacījumi   E-rēķinu saņemšanai un nosūtīšanai izmantojot E-adresi nepieciešama atsevišķa apakšadrese, kas paredzēta tieši e-rēķinu saņemšanai. Noklusēto e-adresi pieslēgt Horizon integrācijai nav ieteicams, jo Horizon nevar apstrādāt saņemtos ziņojums, kas nav e-rēķini. Apakšadreses izveidi iespējams pieteikt Valsts digitālās attīstības aģentūrā (VDAA) vai izveidot izmantojot organizācijas dokumentu vadības sistēmu, ja tā šādu iespēju piedāvā. E-adresei, kas ir pieslēgta Horizon integrācijai, nav iespējams pieslēgties no latvija.gov.lv. Ja e-adreses e-rēķinu apakšadrese ir pieslēgta dokumentu vadības sistēmai, tad vispirms nepieciešams mainīt tās pieslēgumu sadarbībā ar VDAA.   Pirmo reizi veidojot pieslēgumu, nepieciešams izvērtēt vai vēlaties integrāciju pārbaudīt testa vidē vai veidot uzreiz produkcijas vidē. Atkarībā no šīs izvēles VDAA nepieciešams pieprasīt vienu vai divus pieslēgšanās pieteikumus. Pēc VDAA pieteikumu apstrādes jūsu rīcībā ir jābūt sertifikātam un tā parolei, ko izmantot Horizon konfigurācijā.   Svarīgi!! E-rēķinu apmaiņa tiešsaistē kā operatoru izmantojot e-adresi ir iespējama tikai ar budžeta iestādēm (B2G, G2B, G2G). Nav iespējams apmainīties ar e-rēķiniem privātā sektora uzņēmumiem (B2B). E-adresei nav pieejama e-rēķinu saņēmēju adrešu grāmata. E-rēķinu saņēmēju e-adreses ir jāievada klientu kartītēs  E-adreses risinājumam katrai organizācijai jāveido individuāls pieslēgums, izmantojot sertifikātu (nepieciešama IT atbalsta iestaiste) E-adreses risinājumā iespējams nosūtīt e-rēķinus tikai adresātiem ar e-adresi.   Kāda konfigurācija veicama?   1. Sertifikāta imports Izvēlne: Sistēma - Administrēt - Sertifikātu glabātuve - Pievienot - Importēt lietotāja sertifikātu no faila   Jānorāda .pfx fails, kas ģenerēts no e-adreses atsūtītā sertifikāta un tā privātās atslēgas, un jāievada sertifikāta parole.     2. Tiešsaistes konfigurācija Izvēlne: Sistēma - Datu apmaiņa - E-rēķini - Konfigurācija   E-rēķinu konfigurācijas logā norāda datus: Operators - no lejupkrītošā saraksta jāizvēlas vērtība "E-adrese" E-rēķinu e-adrese - jāievada sava e-rēķinu e-adrese Sertifikāts - sertifikātu glabātuvē jāizvēlas iepriekšējā solī izveidotais sertifikāts  Sertifikāta parole - jāievada sertifikāta parole   Atzīmējot izvēles rūtiņu “Rādīt paplašinātu konfigurāciju”, redzama šāda informācija: VID e-adrese - e-adrese e-rēķinu nosūtīšanai uz VID EDS VID_EREKINI_PROD@90000069281 Servisa adrese - noklusēti tiek aizpildīta ar produkcijas URL  https://div.vraa.gov.lv/Vraa.Div.WebService.UnifiedInterface/UnifiedService.svc Saglabāt atkļūdošanas informāciju - izvēles rūtiņa nav jāatzīmē. Ja lietošanas gaitā tiek konstatētas kļūdas, tad jāieliek šī atzīme, lai detalizēti piereģistrētos veiktās darbības. Ikdienā šo informāciju uzkrāt nav nepieciešams.      Ja ir iestāžu režīms (vairāki nodokļu maksātāji vienā datu apgabalā), tad autentifikācijas informācija jānorāda katrai iestādei:     3. Sakaru pārbaude Izvēlne: Sistēma - Datu apmaiņa - E-rēķini - Sakaru pārbaude Jānospiež poga “Pārbaudīt”, lai pārliecinātos, ka konfigurācija ir aizpildīta korekti. Jāņem vērā, ka e-adreses serviss strādā tikai no noteiktām IP adresēm.     Pēc izmaiņu veikšanas konfigurācijas logā jānospiež poga “Saglabāt”.    Tālāk jāizveido automatizētais darbs e-rēķinu saņemšanai.   Saistītie raksti: Automatizētais darbs e-rēķinu saņemšanai

Lai palīdzētu ar informācijas ieguvi par e-rēķiniem Horizon, zemāk apkopotas saites uz piedāvātajiem risinājumiem, funkcionalitātes un zināšanu bāzes rakstiem.    E-rēķinu aprites process ietver gan rēķinu nosūtīšanu klientiem, gan saņemšanu no piegādātājiem. Kā arī abiem virzieniem var tikt izmantoti dažādi veidi jeb kanāli, kā tieši e-rēķins tiek sūtīts vai saņemts. Tiešsaistes režīms   Tiešsaistes režīms tiek nodrošināts izmantojot e-rēķinu operatoru risinājumus - Unifiedpost vai e-adrese.   Horizon pieslēgšana Unifiedpost: Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti ar Unifiedpost? Horizon pieslēgšana e-adresei: Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti ar e-adresi? Īsa pamācība lietošanā: Kā saņemt un nosūtīt e-rēķinus tiešsaistē? Operatoru maiņa: Kā rīkoties e-rēķinu operatora maiņas gadījumā?     Nosūtīšana Automatizēto darbu konfigurācija: Automatizētie darbi e-rēķinu nosūtīšanai Detalizēti par e-rēķinu sūtīšanas iespējām: E-rēķinu nosūtīšana PEPPOL formātā Formāta pārbaude: Biežākie Peppol formāta noteikumu pārbaudes paziņojumi Mērvienību sakārtošana atbilstoši formāta prasībām: Peppol formāta e-rēķini un UNECE mērvienības Piegāde uz e-adresi tiešsaistē un manuāli: Kā nosūtīt klientam e-rēķinu uz e-adresi? E-rēķins Rīgas valstspilsētas pašvaldībai vai citai pašvaldībai E-rēķinu nosūtīšana pašvaldībām  PVN reverss: Reversā PVN pazīme izejošajā e-rēķinā E-rēķini uz VID EDS: Kā nosūtīt e-rēķinus VID EDS tiešsaistē? Saņemšana   Automatizēto darbu konfigurācija: Automatizētie darbi e-rēķinu saņemšanai Metarēķina dokumenta tipa iestatījumi: Metarēķina dokumenta tips Detalizēti par e-rēķinu importu: Imports Peppol formātā Saskaņošana: Kā nosūtīt e-rēķinu saskaņošanai E-rēķins pašvaldības iestādei E-rēķinu saņemšana pašvaldībā  E-rēķina pievienotie faili / pielikumi: Saņemta e-rēķina pievienotie faili Metarēķini un HOP rēķini   No piegādātājiem saņemtie e-rēķini tiek importēti metarēķinu sarakstā, kur tālāk tos var saskaņot izmantojot Horizon saskaņošanas funkcionalitāti un HOP lietotni Rēķini.   Lietotāju dokumentācija par metarēķiniem: Kas ir metarēķini? HOP rēķini produkta lapa: https://www.visma.lv/hop/hop-rekini/     Likumdošana/tiesību akti/ārējas saites   Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 par piemērojamo elektroniskā rēķina standartu un tā pamatelementu izmantošanas specifikāciju un aprites kārtību (18.04.2019.) Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing 3.0 elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācija (Core Invoice Usage Specification (CIUS), publicēta PEPPOL tīmekļvietnē  http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/   Peppol formāta biznesa noteikumi, pēc kuriem tiek veikta datu pārbaude e-rēķinu nosūtīšanā: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/ubl-tc434/ https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/ubl-peppol/    

Horizon ir pieejama tiešsaistes integrācija ar VID EDS. Risinājums izmanto EDS API servisu un nodrošina iespēju tiešā veidā no Horizon nosūtīt e-rēķinus uz EDS, gadījumā, kad e-rēķina piegādes kanāls to nenodrošina.   Par nepieciešamo konfigurāciju, lai izmantot VID EDS API lasiet šeit.   Manuāla rēķinu nosūtīšana uz EDS ir jāizmanto, ja rēķini netiek piegādāti tiešsaistē izmantojot operatoru (Unifiedpost vai e-adrese). Ja rēķini tiek nosūtīti tiešsaistē, tad operators tos nosūta arī uz VID EDS un papildus sūtīšana nav nepieciešama.   Šajā rakstā uzzināsiet: kā nosūtīt e-rēķinus; kā atjaunot nosūtīto e-rēķinu statusu.   1. Darbība “Nosūtīt”   Izvēlnes:  Dokumenti → Realizācija → Rēķinu saraksts → Darbības → EDS API → Nosūtīt Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts → Darbības → EDS API → Nosūtīt   Izvēloties darbību “Nosūtīt”, e-rēķinu dati tiek augšupielādēti VID EDS sistēmā, kur notiek šo datu pārbaude.  Nosūtot e-rēķinus caur API servisu, Horizon pusē tiek saglabāts EDS piešķirtais dokumenta identifikators un dokumenta statuss. EDS sistēmas konstatētās kļūdas  tiek attēlotas arī Horizon pusē. Jāņem vērā, ka uz VID tiks nosūtīts pēdējais izveidotais XML fails no rēķina pielikumiem, kas atbilst PEPPOL formātam.      2. Statusa atjaunošana no EDS   Izvēlnes:  Dokumenti → Realizācija → Rēķinu saraksts → Darbības → EDS API → Pārbaudīt statusu Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts → Darbības → EDS API → Pārbaudīt statusu   Izpildot darbību “Pārbaudīt statusu”, sistēma veic e-rēķina statusa salīdzināšanu ar EDS dokumentu (pēc identifikatora). Pārbaudes rezultāti tiek parādīti atsevišķā logā.     !!! Jāņem vērā, ka pēc nosūtīšanas neturpinās paša e-rēķina satura un pielikumu sinhronizēšana vai salīdzināšana starp abām sistēmām. Ja e-rēķinā tiek veikti labojumi, tad nepieciešams e-rēķinu uz VID EDS nosūtīt atkārtoti. Atkārtota darbības “Nosūtīt” lietošana ir iespējama tikai tādiem e-rēķiniem, kuru statuss ir Apstrādes kļūda.    3. Papildu informācija   Servisa aktivizēšana Izvēlnes:  Dokumenti → Realizācija → Rēķinu saraksts → Darbības → EDS API Dokumenti → Noliktava → Pavadzīmju saraksts → Darbības → EDS API    Darbība sākotnēji ir neaktīva. Tā kļūst pieejama, kad ir veikta EDS API pieslēguma konfigurācija.  Vairāku nodokļu maksātāju režīmā papildus tiek pārbaudīta e-rēķinā norādītā iestāde. Ja sarakstā ir iezīmētas rindas ar dažādām iestādēm, tad tiek nosūtīti tikai pirmās iezīmētās iestādes rēķini, un progresa logā tiek attēlots brīdinājums. E-rēķinus var nosūtīt arī masveidā, iezīmējot vairākus reizē. Notikumu reģistrs E-rēķinu dokumentu notikumu reģistrā saglabājas dokumenta sūtīšanas un statusa maiņas notikumi. Arī e-rēķinam pievienotā XML faila laukā “Piezīmes”, (ja pievienotais fails ir veiksmīgi nosūtīts), tiek saglabāts sūtīšanas notikums.

Ar e-rēķinu saņemšanas procesu saistīto automatizēto darbu konfigurācija veicama Horizon izvēlnē: Sistēma - Uzstādījumi - Automatizētie darbi     Metarēķinu imports - Peppol formāts   Automatizētais darbs importē e-rēķinu xml datnes un no tām veido ierakstus sarakstā Dokumenti - Metarēķini -  Metarēķinu imports, kā arī no šiem ierakstiem uzreiz tālāk veido metarēķina dokumentu sarakstā Dokumenti - Metarēķini -  Metarēķinu saraksts. Manuāli šo importa procesu var veikt metarēķinu sarakstā ar darbību “Imports - Peppol formāts” vai metarēķinu importa sarakstā ar pogu "Pievienot".     Lpp. “Palaišanas uzstādījumi” norāda, kad importēšanas darbu sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, reizi stundā.     Lpp. “Objekta konfigurācija” apakšsadaļā "Automatizētā darba konfigurācija" norāda:   Metarēķina dokumenta tips - visi e-rēķini tiek veidoti tikai ar vienu šeit norādīto tipu. Ja dokumenta tips nav norādīts, tad automatizētais darbs neveido metarēķinus. Importētie e-rēķini ir atrodami sarakstā "Metarēķinu imports" un no tiem ir manuāli jāveido vajadzīgā tipa metarēķini. Maršrutēt - atzīmē "Jā", ja uzreiz pēc importa metarēķins ir jānosūta saskaņošanai (noklusēti tiek aizpildīta no izvēlētā metarēķina dokumenta tipa) Apstiprināšanas uzdevuma autors - izvēle no personu saraksta (Pamatdati - Uzņēmums - Personu saraksts). Šī persona būs autors pirmā etapa saskaņošanas uzdevumam. Failu glabātuve - šajā glabātuvē tiks saglabāti pievienotie faili - pie metarēķinu importa ieraksta gan rēķina PDF, ja tas ir bijis iekļauts xml failā,  gan pats xml fails. Pie metarēķina dokumenta - tikai PDF. Metarēķinu importa izdruka - piesaista izdrukas formu, lai gadījumā, ja e-rēķina xml datne nesatur piegādātāja doto pielikumu, tad vizuālais attēlojums tiek nodrošināts ar metarēķina importa izdruku. Atzīme "Importēt no direktorijas" - e-rēķinu xml datnes tiks importētas no mapes, kur tās ir saglabātas iepriekš (failu apmaiņas režīms). Darba serverim ir jābūt tiesībām piekļūt šai mapei. Atzīme “no operatora” - e-rēķinu xml datnes tiks importētas, izmantojot Unifiedpost vai E-adreses integrāciju (atkarībā no tā, kāds operators ir izvēlēts un aprakstīts Sistēma > Datu apmaiņa > E-rēķini > Konfigurācija). Iespēja ir aktīva, ja ir pieslēgta kāda no abu operatoru integrācijām. Vienam automatizētam darbam var uzstādīt tikai vienu no importa veidiem -  no direktorijas vai no operatora.   Lpp. “Objekta konfigurācija” apakšsadaļā "E-pasta konfigurācija" norāda:   Kļūdas gadījumā: E-pasts - e-pasta adresi uz kuru atnāks paziņojums par to, ka Metarēķinu imports - PEPPOL formāts automatizētais darbs ir beidzies ar kļūdu. Temats - saņemtā e-pasta temats. Teksts - saņemtā e-pasta saturs.       Saistītie raksti: Automatizētie darbi e-rēķinu nosūtīšanai  Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti ar Unifiedpost? 

Instrukcija, kā saņemt un nosūtīt e-rēķinus

670. versijā ir izveidots automatizētais darbs "Izpilde un grāmatošana", kas ļaus masveidā automatizēti izpildīt un grāmatot pirmdokumentus, ja uzņēmumā ir izveidota un dokumenta tipam piesaistīta noklusētā kontējumu shēma. Automatizētais darbs samazinās manuālo darbu un paātrinās dokumentu aprites procesus. Horizon ceļš: Sistēma -> Uzstādījumi -> Automatizētie darbi      Automatizētā darba “Objekta konfigurācijā” iespējams: Filtrēšana, kurā tiek izmantoti kopīgoti filtri no pirmdokumentu saraksta. Filtri dod iespēju definēt, kurus dokumentu veidus kādos nosacījumos var izpildīt un grāmatot.  Automatizētajā darba objekta konfigurācijā var izvēlēties darbības:  Izpildīt Grāmatot Izpildīt un grāmatot    Lai izveidotu kopīgotu filtru ir jāatver saglabātais filtrs pirmdokumentu sarakstā un jāizpilda darbība “Kopīgot fitru ar visiem lietotājiem”.   Automatizēto darbu var palaizt periodiski vai uzreiz pēc cita darba izpildes, ja automatizētie darbi ir apvienoti grupās. Vairāk par automatizēto darbu izveidi>>>   Automatizēto darbu piemēri: 1. Pamatlīdzekļu nolietojuma izpilde un grāmatošana pēc nolietojuma izveides ar automatizēto darbu 2. Pavadzīmju automatizētā grāmatošana 3. Pakalpojumu līgumu rēķinu izpilde un grāmatošana pēc rēķinu ģenerēšanas automatizētā darba 4. NĪP rēķinu automatizēta grāmatošana izpildītiem rēķiniem   Lai varētu kontrolēt automātisko izpildi un grāmatošanu, var izveidot brīdinājumus par pirmdokumentu sarakstu.   Vairāk par brīdinājumu veidošanu>>>    Ir vēl virkne citu piemēru, kur automatizācija var noderēt. Aicinam Jūs dalīties ar izmantošanas iespējām!

670. versijā ir izveidots automatizētais darbs "Izpilde un grāmatošana", kas ļaus masveidā automatizēti izpildīt un grāmatot pirmdokumentus, ja uzņēmumā ir izveidota un dokumenta tipam piesaistīta noklusētā kontējumu shēma.   Pakalpojumu līgumiem rēķinus iespējams ģenerēt izmantojot automatizēto darbu, tie tiek uzģenerēti statusā Sagatave. Pēc tam nepieciešams tos izpildīt un grāmatot, šobrīd to lietotājs dara rēķinu sarakstā izmantojot masveida izpildes un grāmatošanas darbību, to iespējams automatizēt ar Izpildes un grāmatošanas automatizēto darbu. Pirmdokumentu sarakstā filtrs veidots atlasot visus dokumentus ar pamatveidu Rēķins par pakalpojumiem, kas nav statusā Grāmatots. Tiek atlasīti tikai tie rēķini, kuriem piesaistītā līguma pamatveids ir Pakalpojumu līgums. Tā kā izpildes un grāmatošana tiks veikta uzreiz pēc rēķinu ģenerēšanas automatizētā darba atlasām rēķinus, ko šodien veidojis automatizēto darbu lietotājs. Automatizēto darbu konfigurē kā darbu grupu iekļaujot Pakalpojumu rēķinu ģenerēšanas darbu, kam seko Izpildes un grāmatošanas darbs ar iepriekš aprakstīto filtru un darbību Izpildīt un grāmatot. Vairāk par automatizēto darbu "Izpildīt un grāmatot".

Instrukcija, kā sagatavot un nosūtīt elektronisko rēķinu PEPPOL formātā.

Pieņemot lēmumu izmantot tiešsaistes e-rēķinu izsūtīšanu (ar Unifiedpost vai E-adresi), ir jāveic attiecīgo automatizēto darbu konfigurācija.   Automatizēto darbu konfigurācija veicama Horizon izvēlnē: Sistēma - Uzstādījumi - Automatizētie darbi   E-rēķinu statusu saņemšana: tiek veidots, ja izvēlētais operators ir Unfiedpost vai E-adrese.   Automatizētais darbs aktualizē nosūtīto e-rēķinu statusus, kas ir apskatāmi realizācijas rēķinu vai pavadzīmju sarakstā kolonā “NOSŪTĪTAIS E-RĒĶINS.Statuss” un norāda, vai rēķins ir veiksmīgi apstrādāts tiešsaistes risinājumā.  Automatizētā darba lpp. “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad nosūtīto e-rēķinu statusu aktualizēšanu sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, ik pēc 10 minūtēm. Darbs tiek uzsākts tikai tad, ja ir nosūtīti e-rēķini, kuru statuss nav aktualizēts.     E-rēķinu adresātu sinhronizācija: tiek veidots, ja izvēletais operators ir Unifiedpost.   Automatizētais darbs aktualizē klienta kartītes lauku “E-rēķinu adresāts”, kas atrodas lpp. “Integrācijas”. Manuāli to var veikt no klientu saraksta ar tāda paša nosaukuma darbību. Pazīme ir nepieciešama, jo e-rēķinu tiešsaistē ar Unifiedpost operatoru ir iespējams nosūtīt tikai tādiem debitoriem, kuriem "E-rēķinu adresēts" vērtība ir Jā. E-rēķinu adresātu sinhronizācijas darbu var uzstādīt neatkarīgi no Horizon tiešsaistes konfigurācijas ar Unifiedpost operatoru. Tas dod iespēju vēl pirms e-rēķinu tiešsaistes pieslēgšanas noskaidrot, kuriem uzņēmuma vai iestādes debitoriem būs iespējams nosūtīt e-rēķinus tiešsaistē, izmantojot Unifiedpost.   Automatizētā darba lpp. “Palaišanas uzstādījumi” ir jānorāda, kad sinhronizācijas darbību sākt un cik bieži atkārtot, piemēram, vienu reizi dienā.       Saistītie raksti: Automatizētie darbi e-rēķinu saņemšanai Kā pieslēgt e-rēķinu tiešsaisti (Horizon HUB)? 

Sagatavojot rēķinus pašvaldībām, bieži ir vajadzība norādīt informācija par saņēmēju. Piemēram, rēķina klients un maksātājs ir pašvaldība, savukārt, preču/pakalpojumu saņēmējs ir pašvaldības iestāde/struktūrvienība - bērnudārzs, skola, bibliotēka u.tml. Rīgas valstspilsētas pašvaldība ir noteikusi, ka, iesniedzot e-rēķinu, ir obligāti jānorāda arī struktūrvienības kods.    Kā aizpildīt izejošā rēķina datus, lai pašvaldība saņemtu informāciju par iestādi/struktūrvienību, kam pakalpojumi sniegti, un varētu rēķinu ātrāk apstrādāt, saskaņot un apmaksāt? Vai un kā šī papildus informācija tiek attēlota e-rēķina xml datnē? Zemāk aprakstīts Rīgas valstspilsētas pašvaldības piemērs, taču risinājumu var izmantot izrakstot rēķinus arī citām pašvaldībām vai iestādēm/uzņēmumiem ar līdzīgām prasībām.   Saņēmējs rēķina ievadformā   Lai e-rēķinā Rīgas valstspilsētas pašvaldībai korekti nodotu informāciju gan par pašvaldības iestādes/struktūrvienības nosaukumu, gan struktūrvienības kodu, ir jāveido klienta kartīte ne tikai pašai pašvaldībai, bet arī katram saņēmējam.    Klienta kartīte pašvaldības iestādei/struktūrvienībai: Papildkods = struktūrvienības kods Norēķinu veids = neuzskaita Reģistrācijas kods = tukšs   Rēķina ievadforma: Klients = pašvaldība Saņēmējs = pašvaldības iestāde/struktūrvienība Pamatojumā nav nepieciešams papildus norādīt saņēmēja informāciju     Šādi sagatavotu rēķinu var nosūtīt kā e-rēķinu tiešsaistē, izmantojot kādu no operatoriem (Unifiedpost vai E-adresi). Tādā gadījumā e-rēķins nav papildus jāiesniedz eRiga portālā. Ja netiek izmantota e-rēķinu nosūtīšana tiešsaistē un rēķini tiek iesniegti eRiga portālā, tad xml datni atbilstoši eRiga formātam var sagatavot aprakstot eksporta metodi ar dziņa failu. Tad rēķinu sarakstā lieto darbību "Saraksta eksports", rēķinu lejuplādē mapē un pēc tam augšupielādē eRiga portālā. Eksporta metodi apraksta: Pamatdati - Datu apmaiņa - Datu ārējā eksporta metodes - izvēlas dziņa failu EXPERIGAREK.DLL.   E-rēķina xml datne (Peppol formāts): BuyerReference = Saņēmēja papildkods Notes = esošais pamatojums + Saņēmēja nosaukums       Papildus informācija: Ja Saņēmēja kartītes papildkods ir tukšs, tad tags “BuyerReference” tiek aizpildīts ar reģistrācijas kodu. Ja Saņēmēja kartītē ir aizpildīts lauks “Licences numurs”, tad tas arī tiek ierakstīts tagā “Notes” aiz Saņēmēja nosaukuma. NĪP rēķinā lauks Saņēmējs tiek aizpildīts automātiski ar galveno pakalpojuma saņēmēju (NĪP līgums - Personas - Pakalpojuma saņēmēji - rindā atzīme “Galvenais”). Veidojot izejošo rēķinu no Pakalpojumu līguma, rēķina lauks "Saņēmējs" tiek aizpildīts automātiski ar klientu, kas norādīts Pakalpojumu līguma lappusē "Informācija" laukā "Saņēmējs".     Piegādes adrese   Pakalpojuma saņēmēja nosaukumu var norādīt arī piegādes adreses laukā “Persona”. Taču, izmantojot tikai šī lauka informāciju un neizmantojot Sanēmēja lauku, nebūs iespējama korekta e-rēķina sagatavošana Rīgas valstspilsētas pašvaldībai ar norādītu struktūrvienības kodu tagā “BuyerReference” . Citiem klientiem iespējams ir pietiekami tikai ar piegādes adreses papildināšanu, neizmantojot Saņēmēju.   Rēķina ievadforma: Piegādes adrese = iestādes/struktūrvienības adrese Piegādes adreses “Persona” = iestādes/struktūrvienības nosaukums       E-rēķina xml datne: DeliveryParty/PartyName/Name = Piegādes adreses “Persona”     Kā xml datnes informācija tiek attēlota un interpretēta e-rēķina saņēmēja sistēmā, ja tā ir Horizon, var lasīt šeit: E-rēķinu saņemšana pašvaldībā     Uzzināt vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim 

Saņemtos e-rēķinus (Peppol formāta xml faili) sistēmā var importēt tikai un vienīgi Horizon sadaļā Metarēķini, kas ir paredzēta meta datu sākotnējai ielādei un apstrādei, lai tālāk no šiem datiem veidotu grāmatvedības dokumentu.  Ja izvēlnē Dokumenti → Metarēķini →  Metarēķinu saraksts nospiežot pogu “Pievienot” ir paziņojums “Nav definēts neviens dokumenta tips”, tad to var definēt dokumentu tipu sarakstā.   Jādodas uz izvēlni Sistēma → Uzstādījumi → Dokumentu tipi, kur jāpievieno jauns dokumenta tips pamatveidam “Metarēķins”, piešķirot tam brīvi izvēlētu kodu un nosaukumu.   Lappusē "Lauku atribūti" ir ieteicams norādīt Numura unikalitāti pret dokumenta veidu un piegādātāja lauku gada ietvaros. Tādējādi nodrošinot, ka sistēmā nebūs iespējams sagalabāt divus metarēķinus ar vienādiem numuriem un piegādātājiem gada ietvaros.   Citi vērtības var tikt pievienotas pēc nepieciešamības.       Sākot no Horizon 560. versijas metarēķina dokumenta tips tiek aktivizēts automātiski - gan jaunās instalācijās, gan pie versijas maiņas, ja tas jau nav bijis izveidots iepriekš. Vēl jāņem vērā, ka, automātiski importējot e-rēķinus, sistēma vienmēr lietos tikai vienu dokumenta tipu, tādēļ tie nav jāveido vairāki.    Ja dokumentu tipu sarakstā nav atrodams šis pamatveids, tad sistēmas komplektācija vispirms jāpapildina ar licenci “Pavadzīmju/Rēķinu apmaiņa ar ārējām sistēmām”. Abonēšanas pamata pakā tā ir iekļauta.   Pēc dokumenta tipa aktivizēšanas e-rēķinus var importēt sistēmā gan izmantojot Metarēķina saraksta darbību “Imports - Peppol formāts”, gan uzstādot automatizēto darbu “Metarēķinu imports - Peppol formāts”.

Kā sistēmā nodrošinātas izmaiņas un PEPPOL elektronisko rēķinu formāts?

Peppol formāta e-rēķiniem ir paredzēta iespēja xml datnē iekļaut vienu vai vairākus pielikumus, piemēram, rēķina vizuālo izskatu PDF formātā. Taču piegādātāji ne vienmēr izmanto šo iespēju un tā arī nav noteikta kā obligāta prasība vienotajam e-rēķinu formātam. Šajos gadījumos e-rēķina attēlojums cilvēklasāmā formātā ir jānodrošina saņēmēja pusē. Papildus var būt arī nepieciešams importētam metarēķinam pievienot vēl citus pielikumus.   Zemāk apskatītas vairākas ar e-rēķina/metarēķina pielikumiem saistītas situācijas.   1. E-rēķins ar iekļautu PDF   Ja saņemtā e-rēķina xml datnē ir pievienots pielikums, tad no e-rēķina veidotam metarēķinam saglabājas pievienotais fails - piegādatāja sagatavotais rēķins cilvēklasāmā formātā, visbiežāk PDF. Šis ir vislabākais veids, kā piegādātājs var nodot saņēmējam savā sistēmā veidotu rēķina vizuālo izskatu cilvēklasāmā formātā, kas var saturēt arī tādu papildus informāciju, kura nav paredzēta iekļaušanai vienotajā e-rēķina formātā.   1.1. XML datne ar pielikumu - pielikuma informācija ir redzama tagā attachments.     1.2. Metarēķina importa ieraksts - PDF pielikums importa laikā tiek izdalīts atsevišķi no xml.     1.3. Pēc apstrādes xml datnē paliek tikai informācija par pievienotā faila nosaukumu, bet ne pats pielikums.     1.4. Metarēķina pielikumā ir tas pats no e-rēķina izdalītais PDF, kas redzams metarēķina importa ierakstā   2. E-rēķins bez pielikuma   Ja e-rēķina xml datne nesatur piegādātāja doto pielikumu, tad vizuālais attēlojums cilvēklasāmā formātā tiek nodrošināts ar metarēķina importa izdruku (no 660.v.), jo metarēķina importa ieraksts satur nemodificētus e-rēķina datus.    2.1. Darbībai vai automatizētajam darbam "Metarēķinu imports  - Peppol formāts" norāda vēlamo izdruku no metarēķina importa izdrukām. Noklusēti pieejama "Sistēmas izdruka".       2.2. Ja xml datne nesatur nevienu PDF pielikumu, tad importa laikā tiek izveidota izdruka un saglabāts pielikums pie metarēķina (faila nosaukums sastāv no "<metarēķina numurs><metarēķina pk><datums.laiks yyyymmddhhmmss formātā>.pdf"). Ja xml datne satur PDF pielikumu, tad jauna vizualizācija rēķinam automātiski netiek veidota.     2.3. Metarēķina importa izdrukas ir veidojamas metarēķinu sarakstā. Standarta izdrukā izvietoti biežāk aizpildītie e-rēķina datnes lauki. Var veidot savas izdrukas tāpat kā citiem dokumentiem. Ja metarēķina importa izdrukas vietā vizualizēšanai lieto metarēķina dokumenta izdruku, tad jāņem vērā, ka tā var saturēt jau Horizon puses interpretāciju par saņemtajiem datiem, nevis tikai nemainītu importēto informāciju.     3. Citu pielikumu pievienošana Importētam metarēķinam pie pievienotajiem failiem var pievienot jebkādus citus pielikumus. Jāņem vērā, ka ne visus failu formātus var uzreiz atvert uz apskati. Ir pielikumu formāti, kas vispirms ir jālejuplādē, lai tos varētu apskatīt.     Vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim  

Piegādātāju e-rēķinus Horizon var importēt automātiski - to veic sistēmas automatizētais darbs vai arī lietotājs izmanto metarēķinu saraksta darbību “Imports - Peppol formāts”.   Nākamais solis - nosūtīt šos rēķinus saskaņošanai atbilstoši saskaņošanas scenāriju nosacījumiem. Arī šo darbību ir iespējams automatizēt (no 625. versijas).    Šajā rakstā uzzināsiet, kādi uzstādījumi nepieciešami automātiskai scenārija piesaistei e-rēķinam.   Svarīgi! Automātiska e-rēķinu maršutēšana ir derīga situācijās, kur nav nepieciešams saņemtos datus manuāli papildināt ar tādu informāciju, kas ir būtiska pareizā scenārija izvēlei. Taču no procesu puses var paredzēt, ka, piemēram, scenārija 1. etapa saskaņotājs veic šos nepieciešamos datu papildinājumus.     Metarēķina dokumenta tips    Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi -> Metarēķins -> lpp Lauku atribūti   Metarēķina dokumenta tipam ir jānorāda lauku atribūts “Maršrutēt” ar vērtību “Jā”. Tas nozīmē, ka no jauna izveidotam metarēķinam šī pazīmes rūtiņa ievadformā būs aizpildīta un sistēma pēc saglabāšanas automātiski meklēs piesaistāmo scenāriju.         Automatizētais darbs e-rēķinu importam Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Automatizētie darbi -> darbs Metarēķinu imports - PEPPOL formāts   Automātiskai maršrutēšanai objekta konfigurācijas lappusē ir jānorāda: 1) pazīme “Maršrutēt” (noklusēti tiek aizpildīta no izvēlētā metarēķina dokumenta tipa) 2) apstiprināšanas uzdevuma autors - izvēle no sistēmas personu saraksta (Pamatdati -> Uzņēmums -> Personu saraksts). Šī persona būs autors pirmā etapa saskaņošanas uzdevumam.     Ieteikums veidot jaunu, ne reālu personu (piemēram - Automatizētais darbs), jo maršrutēšanas veicējs būs sistēma, nevis cilvēks. Arī šīs “personas” kartītē norādītais e-pasts var nebūt konkrēta cilvēka, bet gan kopīgs. Atkarībā no saskaņošanas e-pastu konfigurācijas, uz šo e-pastu var nākt saskaņošanas paziņojumi, piemēram, par noraidītu vai apstiprinātu rēķinu.       E-rēķinu imports ar automatizēto darbu   Ja automatizētā darba “Metarēķinu imports - PEPPOL formāts” konfigurācijā ir norādīta pazīme “Maršrutēt” un norādīta persona laukā “Apstiprināšanas uzdevuma autors”, tad pēc jauna e-rēķina importa uzreiz seko arī izveidotā metarēķina maršutēšana jeb scenārija piesaiste. Rezultātā automātiski izveidojas uzdevums saskaņotājam.   Metarēķinam ir redzams jauns notikums “Sūtīts” ar tekstu “Automātiski maršrutēts”.   Lai automātiskā maršrutēšana darbotos atbilstoši, jāņem vērā metarēķinu saskaņošanas scenāriju konfigurācija - norādītie dokumentu un etapu filtri, ir/nav noklusētais scenārijs un citi nosacījumi. Tie nepieciešamības gadījumā jāpapildina.       E-rēķinu imports ar metarēķinu saraksta darbību   Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu saraksts -> Darbības -> Imports - Peppol formāts   Darbības logā atzīmējot “Maršrutēt”, sistēma uzreiz pēc e-rēķina ieimportēšanas un metarēķina izveides automātiski piesaistīs scenāriju. Pirmā saskaņošanas uzdevuma autors šajā gadījumā būs persona, kurai ir norādīts Horizon lietotājs, kas šo darbību veica.   Darbības logam tiek saglabāti pēdējie uzstādījumi uz katru lietotāju. Tātad, ja lietotājs atzīmē “Maršrutēt”, tad arī nākamo reizi šis iestatījums būs atzīmēts.       Metarēķinu veidošana no saraksta Metarēķinu imports   Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu imports -> Darbības -> Veidot metarēķinu   Var būt atsevišķas situācijas, kad pēc e-rēķinu importa nav izveidojies metarēķins un ir palicis neapstrādāts ieraksts sarakstā Metarēķinu imports. Piemēram, nav bijis norādīts metarēķina dokumenta tips, nav zināmi dokumenta tipā prasītie obligātie lauki u.tml.   Šajos gadījumos ir iespējams no saraksta lietot darbību “Veidot metarēķinu”.   Ja neapstrādātais ieraksts nav iezīmēts un veido vienu metarēķinu, tad sistēma atver ievadformu un lauks “Maršrutēt” tiek aizpildīts atbilstoši dokumenta tipa uzstādījumiem. Pirms saglabāšanas lietotājs var šo pazīmi mainīt pēc vajadzības.   Ja vienu vai vairākus neapstrādātos ierakstus iezīmē un veido metarēķinu(-us), tad nostrādā dokumenta tipā norādītie nosacījumi - ja ir paredzēts maršrutēt automātiski, tad pēc metarēķinu izveidošanas seko arī maršutēšana jeb scenārija piesaiste.       Manuāla maršrutēšana jeb scenārija piesaiste   Izvēlne: Dokumenti -> Metarēķini -> Metarēķinu saraksts   Ja ieimportēts e-rēķins ir manuāli jānosūta saskaņošanai, tad izmantojams kāds no 3 variantiem:  1) metarēķina ievadformā atzīmē “Maršrutēt” un nospiež “Saglabāt” 2) izvēlas metarēķinu saraksta darbību “Maršrutēt” (t.sk. iezīmētiem rēķiniem) 3) izvēlas metarēķinu saraksta darbību “Piesaistīt/nomainīt aprites scenāriju” (t.sk. iezīmētiem rēķiniem)   Maršrutēt nozīmē, ka sistēma automātiski piemeklē scenāriju, un tas vienmēr sākas ar 1.etapu. Piemeklēšanas laikā sistēma analizē scenārijos izmantotos filtrus. Ja scenāriju neizdodas piemeklēt, tad izvēlas noklusēto. Ja neviens metarēķina scenārijs nav noteikts kā noklusētais, tad saskaņošana netiek uzsākta. Piesaistīt/nomainīt aprites scenāriju dod iespēju izvēlēties un piesaistīt jebkuru no scenārijiem, kā arī uzsākt saskaņošanu no jebkura etapa izvēlētajam scenārijam.    

Saņemot e-rēķinus pašvaldībā, ir svarīgi operatīvi noskaidrot, kurai pašvaldības iestādei/struktūrvienībai kā pakalpojuma saņēmējam rēķins ir nododams izskatīšanai un saskaņošanai, pirms veikt tā apmaksu. Piemēram, e-rēķina saņēmējs un maksātājs ir pašvaldība, savukārt, preču/pakalpojumu saņēmējs ir pašvaldības iestāde/struktūrvienība - bērnudārzs, skola, bibliotēka u.tml. Ja piegādātāja iesniegtajā e-rēķinā nav informācijas par saņēmēju, tad rēķina saskaņošana un apmaksa var kavēties.   E-rēķinu importa funkcionalitāte piedāvā vairākas iespējas informācijas par saņēmēju attēlošanā un interpretācijā. Kā arī tās var tikt izmantotas ne tikai pašvaldībās, bet arī citās iestādēs/uzņēmumos.     Struktūrvienības kods   Ja e-rēķina xml datnē tagā “BuyerReference” ir norādīta vērtība, tad tā tiek importēta sistēmā un ir redzama metarēķina importa ieraksta sadaļā “Pamatinformācija” laukā “Struktūrvienība”. Veidojot metarēķinu, sistēma pēc šīs vērtība automātiski piemeklē finanšu struktūrvienību un aizpilda to metarēķinā, ja struktūrvienību sarakstā ir atrasts ieraksts ar precīzi tādu kodu.   Tā kā struktūrvienības piemeklēšana notiek uzreiz importa brīdī, tad ir iespējams nodrošināt arī automātisku rēķina maršrutēšanu jeb piesaisti saskaņošanas scenārijam, ja tajā paredzēta saskaņošana atbilstoši dokumenta struktūrvienībai.   Pamatojuma teksts   Ja saņēmēja informācija ir e-rēķina xml datnē tagā “Notes”, tad tā tiek attēlota metarēķina pamatojumā. Pēc pamatojumā norādītā teksta sistēmā nav iespējama un nenotiek ne struktūrvienības, ne arī citu klasifikatoru automātiska piemeklēšana. Attiecīgi struktūrvienība šajā gadījumā ir norādāma manuāli.     Preču vai pakalpojumu saņēmēja lauks   Ja saņēmēja informācija ir e-rēķina xml datnē tagā “DeliveryParty/PartyName/Name”, tad tā tiek attēlota metarēķina laukā “Imp.preču/pakalpojumu saņēmējs”. Pēc laukā norādītā teksta sistēmā nav iespējama un nenotiek ne struktūrvienības, ne arī citu klasifikatoru automātiska piemeklēšana. Arī šajā gadījumā struktūrvienība ir norādāma manuāli.      Kā aprakstītos e-rēķina xml datnes laukus var aizpildīt, ja rēķina izrakstītāja sistēma ir Horizon, var lasīt šeit: E-rēķinu nosūtīšana pašvaldībām     Uzzināt vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim   

Instrukcija, kā izmantot fona darbus, lai laikietilpīgu darbu laikā varētu turpināt darboties ar sistēmu.

Vairākas bankas piedāvā saviem klientiem e-rēķinu saņemšanu internetbankā.  Šajā rakstā uzzināsiet, kā pakalpojumu sniedzējs var sagatavot un uz banku nosūtīt e-rēķinu xml datni no Horizon.  Pakalpojumu sniedzējam nepieciešams ar banku vienoties par šī pakalpojuma nodrošināšanu. Horizon pusē iespēja ir pieejama visiem, veicot atbilstošu konfigurāciju. Šobrīd tiek atbalstīta e-rēķinu nosūtīšana no Horizon uz Swedbanku un SEB banku.   XML datne tiek sagatavota atbilstoši katras bankas e-rēķinu standartam un tie ir atšķirīgi no Latvijā pieņemtā vienotā elektronisko rēķinu standarta jeb Peppol formāta.  Konfigurācija - eksporta metodes apraksts    Izvēlne: Pamatdati - Datu apmaiņa - Datu ārējā eksporta metodes - Jauns   Katrai bankai ir jāveido sava eksporta metode norādot atbilstošo dziņa failu, kas nodrošina rēķinu eksportu katras bankas e-rēķinu standartam. Swedbankas e-rēķiniem ir jāizvēlas SWEDEINVOICE.dll SEB bankas e-rēķiniem ir jāizvēlas SEBEINVOICE.dll       Swedbank e-rēķinu eksporta metode:     SEB bankas e-rēķinu eksporta metode:     Metodes ievadlogā aizpildāmi dati:   Kods - saīsinājums pēc brīvas izvēles Nosaukums - nosaukums pēc brīvas izvēles Dinamiskās bibliotēkas fails - atbilstoši bankai SWEDEINVOICE.dll vai SEBEINVOICE.dll Eksporta fails - novietojums, kur saglabāt xml datni ar rēķiniem Kodējums - Windows   Zem pogas “Parametri” jānorāda: Klienta numurs - bankas piešķirts pakalpojumu sniedzēja numurs Rādīt pilnu/daļēju e-rēķinu un Līguma īpašības kods - var norādīt tikai izvēloties SWEDEINVOICE.dll. Ja klienta līgumā būs norādīta šī īpašība rēķina datumā, tad īpašības vērtība (Yes/No) tiks ierakstīta xml datnē tagā “presentment”. Visos citos gadījumos vērtība failā aizpildās ar “Yes”. Pamatdati - Klienta kartītes   Izvēlne: Pamatdati - Klienti - Klienta kartīte   Korektai eksportēto rēķinu datu aizpildei nepieciešams pievērst uzmanību zemāk minētajiem klienta kartītes pamatdatiem:   Bankas konts - ar augstāko prioritāti jābūt norādītam klienta bankas kontam (IBAN), uz kuru tiks saņemts e-rēķins un iespējams no tā arī veikta automātiskā apmaksa, ja klients tādu bankas pakalpojumu izmanto. Šo kontu sistēma noklusēti izvēlas rēķinā, kas īpaši svarīgi, ja tos ģenerē automātiski (NĪP modulis, pakalpojumu līgumi).  Swedbank e-rēķinu gadījumā konts var arī nebūt norādīts, taču SEB e-rēķinu eksporta brīdī sistēma pārbauda, lai konts atbilstu IBAN formātam un banka būtu tieši SEB (pēc bankas koda).       Uzņēmuma bankas konts - norāda savu bankas kontu, uz kuru jāsaņem apmaksa par e-rēķiniem. Ja lauks ir tukšs, tad sistēma e-rēķinu failā ielasīs kontu ar augstāko prioritāti no sava uzņēmuma/iestādes bankas kontiem.       Pamatdati - Līguma kartītes   Izvēlne: Dokumenti - Līgumi - Līguma kartīte   Uz banku sūtāmajiem e-rēķiniem ir būtiski norādīt arī līgumu, un šiem līgumiem ir jābūt aizpildītam laukam “Numurs klienta uzskaitē”. Laukā norāda ar debitoru noslēgtā līguma numuru. Šo numuru bankas savā pusē izmanto darījuma identificēšanai, tādēļ tas ir obligāti aizpildāms.       Rēķinu eksports   Izvēlne: Dokumenti - Realizācija - Rēķinu saraksts - Darbības - Saraksta eksports   Rēķinu sarakstā jāiezīmē izpildītie vai jau iegrāmatotie uz banku eksportējamie rēķini uz zem pogas Darbības - Saraksta eksports jāizvēlas atbilstošā metode pēc nosaukuma.       Norādītajā vietā sistēma izveido e-rēķinu xml datni. Tālāk to importē banku sistēmā.   Piemēram, Swedbank sistēmā ceļš importam ir: Maksājumu pieņemšana - E-rēķini - Rēķinu imports     Ja faila veidošanas laikā sistēma konstatē kādu datu neatbilstību, tad tiek parādīti atbilstoši paziņojumi.   Informācija par pēdējo xml faila eksportu ir redzama rēķinu saraksta izskatā.       Rēķina summa apmaksai Banku piedāvājumā ietilpst arī no pakalpojumu piegādātāja saņemtā e-rēķina automātiska apmaksa. Tādēļ xml datnē uz banku tiek padota arī informācija - kāda tieši ir apmaksājamā summa, jo ne vienmēr tā pilnībā sakrīt ar rēķina summu. Piemēram, ja daļu no rēķina summas redz iepriekš iemaksāts avanss, tad šī summa apmaksai būs mazāka (algoritms ir rēķina nepiesaistītā summa mīnus piesaistītā summa valūtā) Savukārt, Swedbank e-rēķinos ir paredzēts, ka uz apmaksu tiek padota visa parāda summa, kāda ir rēķina līgumam, tādēļ var veidoties situācija, ka summa apmaksai ir lielāka nekā rēķina summa.    

Nosūtot e-rēķinus ir jāveic Peppol formāta noteikumu pārbaude, lai novērstu situācijas, ka e-rēķinu nevar veiksmīgi nogādāt līdz saņēmējam, jo tā tālākajā ceļā arī var tikt veiktas formāta un noteikumu pārbaudes. Piemēram, pārbaudes veic operators, pieņemot rēķinus tiešsaistē, e-adrese, saņēmēja sistēma u.tml.   Zemāk apkopoti biežākie sastopamie paziņojumi un rīcība to novēršanai.   Paziņojuma teksts  Kā rīkoties? fatal: BR-CL-23 [BR-CL-23]-Unit code MUST be coded according to the UN/ECE Recommendation 20 with Rec 21 extension Dokumenta rindiņās izmantotajām mērvienībām jānorāda atbilstošais UNECE mērvienības kods. Vairāk lasīt šeit. fatal: BR-CO-09 [BR-CO-09]-The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’. Jāpārbauda uzņēmuma/iestādes un klienta PVN maksātāju numuri. Tiem jāsākas ar LV vai citas valsts kodu. Sistēma - Uzņēmums Pamatdati - Uzņēmums - Iestādes Rēķinā lietotā klienta kartīte fatal: PEPPOL-EN16931-R003 A buyer reference or purchase order reference MUST be provided. Rēķina klienta kartītē jāaizpilda reģistrācijas kods. Brīdinājums: Pievienotā faila "xxx.edoc" tips neatbilst PEPPOL formātam. Fails netika iekļauts XML failā. Pieņemt zināšanai, ka rēķina pievienotajos failos ir pielikums ar paplašinājumu edoc, šāds formāts nav atļauts, tādēļ e-rēķina xml datnē netiek iekļauts. Atļautie formāti Brīdinājums: Pievienotā faila "xxx.xml" tips neatbilst PEPPOL formātam. Fails netika iekļauts XML failā. Pieņemt zināšanai, ka rēķina pievienotajos failos ir pielikums ar paplašinājumu xml, šāds formāts nav atļauts, tādēļ e-rēķina xml datnē netiek iekļauts. Pirms lietot saraksta darbību, pielikumos saglabāt tikai PDF. Atļautie formāti fatal: BR-CL-24 [BR-CL-24]-For Mime code in attribute use MIMEMediaType. fatal: Mime code must be according to subset of IANA code list. Rēķina pievienotajos failos ir pielikumi ar noteikumos neatļautiem paplašinājumiem (edoc, xml). No 645.14 šie faili vairs netiek iekļauti un ir augstāk redzamais brīdinājuma paziņojums. Vecākās versijās/laidienos - neatļautie faili ir jādzēš no pievienotajiem failiem. Kļūda: Dokuments nesatur PDF failu! Rēķina pievienotajos failos nav pievienots rēķina vizuālais izskats PDF formātā, tātad klients saņems e-rēķinu bez vizualizācijas. Pirms nosūtīšanas jāsaglabā rēķina PDF pie rēķina pievienotajiem failiem. TFTGMainFormBase: Elektroniskās adreses shēmas kods nav atrasts (Valsts kods: "") Klienta kartītē lpp. Rekvizīti nav norādīta valsts. Tā ir jānorāda. fatal: BR-57 [BR-57]-Each Deliver to address (BG-15) shall contain a Deliver to country code (BT-80) Rēķinā norādītajai piegādes adresei nav aizpildīts valsts kods. Jālabo piegādes adreses kartīte. Vai piegādes adrese ir mainīta rēķina piegādes adreses laukā, tad jāizvēlas adrese no saraksta. BR-25 [BR-25]-Each Invoice line (BG-25) shall contain the Item name (BT-153) Rēķins satur teksta rindu, kurai nav aizpildīts nosaukums, tas jāaizpilda. fatal: PEPPOL-EN16931-R120 Invoice line net amount MUST equal (Invoiced quantity * (Item net price/item price base quantity) + Sum of invoice line charge amount - sum of invoice line allowance amount Jāpārbauda rēķina rindas, lai Daudzums * Cena = Summa Piemēram, lietotas teksta rindas ar tukšu daudzumu. Kļūda: Neizdevās nosūtīt uz Horizon HUB! Pieprasījums beidzās ar kļūdu (HTTP: 502) Sūtot tiešsaistē nav norādīta atzīmē "Veikt Peppol formāta noteikumu pārbaudi" un rēķins neiziet pārbaudi rēķina operatora pusē. No 645.18. paziņojums papildināts ar konkrētajām neatbilstībām noteikumiem. TFTGMainFromBase: [LP33968] Kļūda : Neizdevās nosūtīt uz Horizon HUB! Kļūda: Piekļuve liegta. (Pieprasījuma idetifikators: D88A8BA9EB1B4D2835F03A0D0943xxx) Jāveic konfigurācijas sakaru pārbaude. Jāpārbauda Horizon HUB reģistrēto datu atbilstība: Licences numurs Reģistrācijas numurs     PEPPOL formāta noteikumu apraksti pilnā apjomā pieejami šeit: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/ubl-tc434/ https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/ubl-peppol/   Uzzināt vairāk par e-rēķiniem: E-rēķini - soli pa solim