Ik moet voor de hele maand woon-werk kilometers invullen en alle regels lijken op elkaar, alleen de datum is anders. Moet ik dit nu echt 20 keer veld voor veld invullen? Of misschien heb je 1 maandoverzicht van de NS ontvangen en moet voor elke treinreis een aparte declaratieregel worden aangemaakt. Dan wil je niet voor elke treinreis hetzelfde document opnieuw uploaden.  Toevoegen en kopiëren knop Gelukkig kan dat beter! Sinds 1 april 2023 is de knop Toevoegen en kopiëren beschikbaar.     Daarmee kun je de declaratieregel kopiëren, eventueel de datum aanpassen en ook die toevoegen (en kopiëren).   Het was al mogelijk om een eerder gebruikte route te selecteren. Hiermee hoef je niet elke keer dezelfde adressen in te voeren.  Ook is het mogelijk om vastgelegde routes te kiezen. Een vastgelegde route kan worden toegevoegd door de applicatiebeheerder (Declaraties - Onderhoud - Vaste routes). Bijvoorbeeld als er meerdere vestigingen zijn is het handig die afstanden daartussen vast te leggen. De invoerder hoeft dan alleen nog maar de route te selecteren en het juiste aantal kilometers word direct ingevuld.   ... Meer weergeven

Jij bent die persoon die veel HR taken afhandelt in Visma.net HRM. En dan vooral taken vanuit de Workflow plus module.  Taken worden vaak achtereenvolgens ingepland. Als je een taak hebt afgehandeld, is het wel zo handig dat de opvolgende taak ook gelijk zichtbaar is. En niet dat je dan eerst terug moet naar je takenlijst om de taak te kunnen openen.    Gelukkig kan dit! Opvolgende taken automatisch starten De applicatiebeheerder kan het vinkje aanzetten bij Workflow Plus - Onderhoud - Instellingen Openstaande taken autom. Starten. Daarmee worden opvolgende taken die aan dezelfde gebruiker zijn toegewezen automatisch getoond na het afhandelen van de vorige taak.    ... Meer weergeven

Waar is die werktijdenwijziging nou gebleven die ik vanmorgen heb ingediend? Is dat nieuwe contract nu al aangemaakt voor Sandra? Zou ik dat doen of ging mijn collega die invoeren? Wat voor mutaties heb ik eigenlijk gedaan? En welke salariswijzigingen zijn er gedaan voor Hugo?   Zomaar een aantal vragen die je te binnen kunnen schieten tijdens een drukke werkdag. En dan wil je overzicht. Je wilt gemakkelijk en snel het antwoord op je vraag kunnen krijgen. Daarvoor hebben we het actie overzicht beschikbaar gemaakt.     Heb jij dit overzicht (nog) niet beschikbaar? Vraag dan aan je HR afdeling of je de autorisaties hiervoor kunt krijgen!   Nieuwsgierig naar het actieoverzicht? Lees hieronder snel meer of bekijk de video(s) en ga aan de slag!   Actie overzicht Hier vind je een link naar 2 video’s waarin het actieoverzicht wordt toegelicht.   Het actie overzicht moet makkelijk inzicht komen op de volgende vragen: Welke acties heb ik gedaan? Welke acties zijn gedaan voor werknemer x?   Het overzicht is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Overzichten - Actie Overzicht. In de volgende alinea’s beschrijven we hoe het overzicht werkt en wat erop getoond wordt. Zoeken werknemer In het overzicht kan er gezocht worden op een werknemer. Dit is handig als je de vraag beantwoord wilt krijgen: Welke acties zijn er gedaan voor werknemer x? Voorwaarden Je kunt alleen zoeken op werknemers waarvoor je ook autorisatie hebt.  Er moeten minimaal 3 letters worden ingevoerd bij het zoeken. Bij het zoeken op het werknemersnummer moet het volledige nummer worden ingegeven.  Bij de zoekresultaten worden de voornaam, achternaam en het werknemersnummer getoond van de betreffende medewerker. De weergave hangt af van de instelling ‘Schrijfwijze verkorte naam werknemer’ die is ingesteld bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen.  Bij het ingeven van de zoekopdracht wordt gezocht op voornaam, roepnaam, achternaam en werknemersnummer. In onderstaande voorbeeld wordt gezocht op ‘ann’.       In de uitkomsten komen onder andere Hanny, Anne en Marianne naar voren. Maar ook bijvoorbeeld Tineke van Aalbers - Hettinga. De reden is dan dat zij in haar voornamen de combinatie ‘ann’ heeft.    Actie filter Naast het werknemer zoekscherm is een actie filter opgenomen.   Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor alleen de actie nieuw contract.  Zijn er geen werknemers geselecteerd en staat het filter op actie nieuw contract, dan zullen alle nieuwe contract acties getoond worden van de werknemer waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Ook is het hiermee mogelijk een bepaalde wijziging in beeld te brengen voor een specifieke werknemer.  De vraag is: Welke acties zijn er gedaan in sectie y voor werknemer x? Bijvoorbeeld: Je wilt zien wanneer er roosterwijzigingen zijn gedaan voor werknemer Greet Hendriks. Je selecteert dan eerst de werknemer. Vervolgens kies je bij proces de sectie Werktijden.  Alle acties waarin deze sectie is gewijzigd komen nu naar voren.  Filter knoppen Onder de blauwe balk zijn 5 knoppen beschikbaar.   Wie is betrokken Kies hier wie er betrokken is bij de actie. Mijn acties: acties waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is geweest. Dat kan zijn dat deze de actie heeft gestart, maar het kan ook (een van) de goedkeurder(s) zijn.  Alle acties: hierbij worden alle acties getoond, ongeacht of de ingelogde gebruiker hieraan gemuteerd heeft. Voor deze knop is een aparte autorisatie (PAY.31978) beschikbaar. Hierdoor kun je deze knop voor gebruikers al dan niet beschikbaar maken. Status Wordt uitgevoerd: alle acties die op dit moment open staan. Dit kan zijn wacht op goedkeuring, of is nog niet ingediend. Gereed: alle acties die gereed zijn. Dat kan zijn doordat de actie is goedgekeurd, maar ook vervallen en afgekeurde acties worden getoond. Alle statussen: een combinatie van de statussen Wordt uitgevoerd en Gereed.  Resultaten De resultaten die worden weergegeven worden bepaald op basis van de combinatie van de ingestelde filters. Ook gegevens van acties die voor de releasedatum zijn ingevoerd worden weergegeven. Standaard wordt het filter op ‘Mijn Acties’ en ‘Wordt uitgevoerd’ gezet. Je ziet dan alle nog niet afgeronde acties waarbij jij als gebruiker betrokken bent geweest. Daarbij worden de volgende gegevens getoond: Werknemer: Werknemer naam en werknemersnummer Actie: De naam van de actie Status: Status van de actie Gestart op: De datum waarop de actie is gestart Effectief vanaf: De datum waarop de wijziging ingaat Status workflow: Meer informatie over de status van de workflow Bekijk details: Wanneer hierop geklikt wordt komt een pop up naar voren met daarin meer informatie over de wijzigingen die zijn gedaan.  Popup actie Er zijn 3 tabbladen beschikbaar in de popup: Overzicht, Details en Invoernotities. Overzicht Dit tabblad toont algemene informatie over de wijzigingen. Welke secties zijn in de actie aanwezig, wie heeft het voltooid, op welke datum. Hoe lang stond de actie open.    Details De details tonen de volledige historie van de actie. Op veldniveau wordt getoond wie wanneer heeft gewijzigd en wie uiteindelijk heeft goedgekeurd. (zie meer informatie in de releasenotes 1.135.00 bij Historie actie of het tips & tricks artikel)       Invoernotities Hier worden de invoernotities getoond. Hierbij worden eventueel de vragen en antwoorden getoond als de actie vragen in gebruik zijn. (zie voor meer informatie in de releasenotes 1.136.00 bij Actie vragen of het tips en tricks artikel)             ... Meer weergeven

Komt dit je bekend voor? Je wil een functie wijziging doorvoeren, maar in plaats van alleen het veld ‘Functie’ komen er veel meer velden naar voren. Wanneer je ook nog de werktijden wil wijzigen, moet er op de volgende stap worden geklikt waar ook weer veel velden zichtbaar zijn, die niet aangepast hoeven te worden.     Maar dit kan ook anders!   Hiervoor kun je een mutatieformulier (laten) maken waarin alleen die velden staan die ook daadwerkelijk gewijzigd moeten worden. En dat ziet er dan zo uit:   Mutatieformulieren Meer weten over het in gebruik nemen en het inrichten van deze mutatieformulieren? Bekijk dan de handleiding of de video! En ga aan de slag! ... Meer weergeven

CES Vraag in Declaratiemodule Omdat we graag feedback willen van onze eindgebruikers op de wijzigingen die zijn doorgevoerd in de declaratiemodule, zetten wij tijdelijk een CES (Customer Effort Score) enquetevraag uit. Deze komt naar voren nadat een item is toegevoegd.  De vraag die wordt gesteld is hoe makkelijk het was een declaratie in te voeren. De gebruiker kan een rating geven op een schaal van 1-7.    ... Meer weergeven

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.05 22 April 2023   Hierin zijn de volgende aanpassingen gedaan: - Loonkostenverdeling in nieuw contract validaties gewijzigd - Bij rooster leeg in nieuw contract werd bij de goedkeuring de vaste uren en werktijdfactor op 0 gezet - Er kon een foutmelding komen in het onderhoudsscherm soorten aanstellingen en acties.    Lees de bijlage voor meer informatie. ... Meer weergeven

Beste VVT organisatie, De cao VVT is een cao die is ontstaan vanuit de samenvoeging van verschillende cao's (verpleging, verzorging, thuiszorg).   In het verleden hadden de voorlopers van deze cao dan ook verschillende cao-code nummers bij het ministerie van SZW. Per 1-1-2023 is het laatste aparte nummer (nummer 49) komen te vervallen en bestaat uitsluitend nog cao-code 2948. Deze cao-code wordt alleen gerapporteerd naar de belastingdienst. Het gaat hierbij om een wijziging in administratie. Wanneer deze cao-code niet juist staat in jullie administratie kan/zal de belastingdienst gecorrigeerde loonaangiftes vragen. Dat kan arbeidsintensief zijn, omdat de cao-code in de gegevens inkomstenperiode van elke werknemer terugkomt. Met die reden adviseren we je dit op voorhand te controleren en aan te passen waar nodig. Controleren of jullie de juiste code hanteren? Hier kun je dat doen; binnen HRM per medewerker: * Persoonsgegevens - Contract * Persoonsgegevens - Belastingen Mochten jullie de oude cao-code hanteren vergeet deze dan niet te verwijderen bij HRM: * Werknemersgroep Mocht je hier nu niet geheel uit komen, vragen hebben of hier hulp bij nodig hebben? Neem dan contact op met het servicecenter of je Customer Success Manager. ... Meer weergeven

Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.  En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.   Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:   Door te zoeken in de zoekbalk(en)   Via de koppen op het startscherm: Door te klikken op het menu: Favorieten Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen? Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken   Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken       Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!     Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!       ... Meer weergeven

Als de manager een mutatie invoert in Visma.net HRM moet eerst de directeur de mutatie goedkeuren en daarna HR. Maar als HR de mutatie invoert, moet alleen de directeur de mutatie goedkeuren.     Als die voorwaarde niet goed is ingericht in het mutatieproces, dan zal dit leiden tot gekke situaties. Bijvoorbeeld: HR voert de mutatie in, de directeur keurt goed en vervolgens moet HR (die de mutatie zelf heeft ingevoerd) diezelfde mutatie weer goedkeuren.   Dit kun je nu verbeteren door gebruik te maken van goedkeuringsregels.   Weten hoe je deze goedkeuringsworkflow kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan en ga aan de slag!   Goedkeurder actie gebaseerd op indiener Het is mogelijk om in te kunnen richten wat de goedkeuringsworkflow is van een actie, gebaseerd op welke gebruiker/rol/gebruikersgroep de actie heeft gestart.   Let op: Door het inrichten van de speciale goedkeuring geef je geen toegang tot het initiëren van de actie. Dat doe je bij ‘Wie kunnen initiëren’.  Met het inrichten van de Speciale goedkeuring geef je alleen aan dat wanneer X heeft gestart, de goedkeuringsflow Y is.  Voor de acties nieuwe werknemer, nieuw contract en de eigen te definiëren acties is het mogelijk meerdere goedkeuringsregels toe te voegen. Dit wordt ingericht in Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen en acties - Tabblad Algemeen. Scroll naar beneden voor het kopje 'Speciale goedkeuring'.   Een voorbeeld van een inrichting zou kunnen zijn: 1: Als de rol HR administratie een medewerker invoert is de goedkeuring: Directeur - HR Adviseur  2: Als de rol Directeur een medewerker invoert is de goedkeuring: Manager - HR Adviseur 3: Als de rol Manager een medewerker invoert is de goedkeurings: Directeur - HR Adviseur   Bij de goedkeuringsregels is het verplicht een prioriteit in te geven. Deze prioriteit wordt gebruikt wanneer een gebruiker die de actie start meerdere rollen heeft.  In het bovenstaande voorbeeld zou er een conflict ontstaan als de gebruiker die de medewerker invoert zowel Directeur als Manager is van de medewerker. De goedkeuring van de 2e regel wordt dan gebruikt en daarmee is de goedkeuring Manager - HR Adviseur. Wanneer de gebruiker die een actie start niet voorkomt in 1 van de goedkeuringsregels, wordt de standaard goedkeuring gebruikt.    ... Meer weergeven

Loonkostenverdeling foutmelding bij apostrof   Bij het wijzigen of toevoegen van een loonkostenverdeling waarbij er een apostrof in de naam van een dimensie verwerkt is, resulteerde dit in een foutmelding. Dit wordt opgelost in versie 1.138.04 op zaterdag 8 April 2023. Voorbeeld kostenplaats: Afdeling Support in ‘s Hertogenbosch ... Meer weergeven

Direct de video uitleg bekijken? Klik dan hier!   Meer gebruikersgemak. Daar gaan we voor!  Elke Visma.net HRM release zien jullie weer nieuwe en gewijzigde functionaliteiten voorbij komen. Daarbij maken we gebruik van de input van jullie als gebruikers.    Een goed voorbeeld is de declaratiemodule. Op 2 momenten hebben we hier een CES (Customer Effort Score) enquêtevraag uitgezet om jullie feedback te vragen. De vraag die gesteld wordt bij een CES is: Hoe makkelijk was het een bepaalde actie uit te voeren. Daar kwam veel positieve feedback uit. Maar ook kregen we veel waardevolle tips. Deze tips hebben we waar mogelijk verwerkt in de afgelopen releases.   Een aantal voorbeelden: We hoorden dat het soms veel klikken is als je meerdere regels hebt die erg op elkaar lijken: de Toevoegen en kopiëren knop is nu toegevoegd om een kopie te maken van een regel, welke daarna eenvoudig is bij te werken en aan te maken Foutmeldingen stonden onderaan de pagina en kwamen daardoor niet altijd in beeld. Daardoor was niet duidelijk waarom de invoer niet werd opgeslagen. De foutmelding is nu altijd duidelijk in beeld en de layout is sterk verbeterd Met de groene knop ‘Indienen’ is het voor de gebruiker eenvoudig te herkennen wanneer de declaratie nog moet worden ingediend.  Naast de verbeteringen in declaraties zijn er nog meer schermen aangepast de afgelopen releases. Bijvoorbeeld in Persoonsgegevens de secties werktijden en loonkostenverdeling. Wellicht was er al opgevallen dat dit er nu anders uitziet dan de andere secties. We werken er hard aan om het gebruiksgemak steeds verder te verbeteren, ook op de andere schermen. Dit willen we graag goed doen, maar dat kost tijd. Schermen zien er daarom op dit moment verschillend uit in Visma.net HRM.    Het verbeteren van gebruiksgemak blijft onze focus. En dankzij de input van jullie als gebruikers weten wij hoe we dit kunnen doen. Hartelijk dank hiervoor! ... Meer weergeven

Je bent bezig met een mutatieproces van een collega. De uren zouden op 36 uur moeten staan, dit heb je ook écht zo neergezet, maar iemand heeft het blijkbaar gewijzigd naar 32 uur. Wie heeft dat gedaan en wanneer is dit gebeurd? Om inzicht te krijgen in wie wat heeft gedaan tijdens een mutatie, kun je de knop ‘Historie’ gebruiken in de actie.   Per veld is dan inzichtelijk wie, wat, wanneer heeft gedaan.   Meer weten over deze functionaliteit en hoe je deze beschikbaar maakt? Lees hieronder snel meer over het autoriseren en de werking hiervan en ga aan de slag! Historie actie Tijdens het uitvoeren van een actie is de historie van deze actie zichtbaar. De historie toont de waarden die eerder tijdens dezelfde actie zijn ingevoerd.   Deze historie wordt per veld dat is gewijzigd in de actie weergegeven. In het scherm is een filteroptie beschikbaar op sectie en veldniveau. De historie heeft een sectie en een veldfilter zodat de gebruiker gemakkelijk kan zoeken naar specifieke wijzigingen van een sectie/veld. Wanneer je het filter opnieuw instelt, klik je op vernieuwen om de resultaten te laden.   Voorbeeld: een actie bestaat uit: Stap 1: mutatieformulier met daarin de velden functie, vaste uren, rooster en deeltijdfactor Stap 2: sectie Positie  Stap 3: sectie Werktijden In stap 1 wordt de functie gewijzigd en de werktijden worden gewijzigd van totaal 40 naar 36 uur. Stel er wordt in stap 3 een urenwijziging gedaan van 36 naar 32 uur, is de oorspronkelijke mutatie van 36 uur nog zichtbaar in de historie. Ook tijdens de goedkeuring en achteraf in de mutatieoverzichten zijn deze gegevens beschikbaar. De historie van een actie is niet alleen tijdens het uitvoeren van de actie in te zien. Ook achteraf is deze te bekijken. In een extra tabblad aan de huidige wijzigingen pop up wordt de historie toegevoegd. Deze pop up is vanaf verschillende plekken in het systeem te benaderen. Deze is beschikbaar in het actie overzicht, via het informatie icoontje in de procesmonitor, het geïntegreerde workflow overzicht en het toverstafje die bij een wijziging op de sectie zichtbaar is. Vanuit workflow plus taken is deze ook aan te klikken als het vinkje in de (inrichting van de) taak aanstaat bij ‘Wijzigingen persoonsgegevens tonen’.   In de pop-up wordt ook rekening gehouden met autorisaties van de gebruiker. Als de gebruiker autorisatie heeft om alleen de persoonlijke gegevens sectie heeft voor de betreffende medewerker in de taak, dan wordt ook alleen de historie getoond van deze persoonlijke gegevens. Dit is om te voorkomen dat gebruikers die niet geautoriseerd zijn voor bepaalde onderdelen het alsnog via de historie wel zouden kunnen zien. Beschikbaar maken Historie De historie van een actie is alleen zichtbaar voor gebruikers die de autorisatie hebben.  Dit is autorisatie functie PAY.31976 in de functiegroep bij Persoonsgegevens - Acties - Wijzigingsgeschiedenis actie.    ... Meer weergeven

Opleidingen Start en einddatum kunnen wijzigen    Het is nu mogelijk om gedurende de opleiding begin- en/of einddatum te wijzigen en op die manier ook het evaluatiemoment naar voren te trekken en de workflow af te ronden.   Bijvoorbeeld wanneer een opleiding is gepland voor over 5 maanden maar de startdatum en/of einddatum wijzigt, dan kon je dat niet doorgeven als er ook een evaluatie taak was ingericht op de opleiding.    De geplande taken worden bijgewerkt aan de hand van de nieuwe start- en/of einddatum.         ... Meer weergeven

Releasenotes Visma.net HRM v.1.138.00 1 April 2023   ... Meer weergeven

Door de bomen het bos niet meer zien. Dat gebeurt al snel wanneer je een persoon voor elk contract dat ooit is aangemaakt per regel terug ziet. Dit kan erg onoverzichtelijk worden. Je kunt aangeven of je het historische contract wel of niet wil zien, maar dit lost het probleem maar deels op.      Want misschien wil je medewerkers die in het verleden een contract hebben gehad wel zien, maar die medewerker die op dit moment 3 contracten heeft niet. Je wil niet alle oude contracten zien van de medewerker die nog steeds in dienst is.  Hieronder zie je een voorbeeld waarbij Els Goud met 3 contracten ook 3 keer in beeld komt.    Toon medewerker 1 keer Dat kan anders, en wel heel eenvoudig! Ga naar Mijn Instellingen in de blauwe balk bovenin je scherm. Vink daar de optie  ‘Laat werknemer eenmalig zien’ aan.     Het resultaat: Els Goud staat er nog maar 1 keer!       ... Meer weergeven

Je bent een verzuimmelding aan het invoeren maar je wil je zieke collega nog even bellen om iets te vragen. Maar wat was haar telefoonnummer ook alweer? Je wil graag een mutatie invoeren op het contract en vraagt je af: wat waren ook alweer de contractgegevens van de andere contracten?   Misschien ga je dan uit de actie, klik je naar de betreffende module om de gegevens te bekijken en ga je vervolgens weer terug naar de actie. Maar dat is wellicht helemaal niet nodig!   Wist je dat je door op de naam te klikken van de medewerker een pop up krijgt met daarin persoons- en contactgegevens?   Toegang pop up Kun je niet op de naam klikken? De naam ziet er zo uit: het is dikgedrukt en niet onderstreept. Dan is de pop up voor jou niet beschikbaar. Dat kan meerdere oorzaken hebben. Vraag aan jullie applicatiebeheerder (of controleer dit zelf als je dat kunt) of de volgende gegevens aanstaan:   1. Controleer of de pop up aanstaat bij Applicatiebeheer - Systeeminstellingen - Bedrijf:   2. Het kan zijn dat de autorisatie niet aanstaat.  Dit kan aangezet worden door je de autorisatie PAY.31869 te geven via de functiegroep bij Applicatiebeheer - Autorisaties - Functiegroep:   Welke gegevens zichtbaar zijn in de pop up, wordt ingericht op de pagina Telefoonlijst - Onderhoud. Wanneer het vinkje aanstaat bij het veld in de kolom In pop-up weergeven, is het veld zichtbaar in de pop-up.   ... Meer weergeven