Zoals aangekondigd in Vervolgstappen vervanging hebben we een nieuwe functionaliteit gerealiseerd waarmee een beheerder een vervanger voor een andere rol (zoals manager) kan instellen. We hebben dit mede ontwikkeld op basis van het idee ‘Applicatiebeheerders rechten geven om vervanging van managers in te stellen’   Hoe werkt het? Als je de juiste autorisatie hebt zie je een overzicht pagina met alle actuele en toekomstig ingestelde vervangingen.   Via de zoekbalk kun je zoeken op zowel de verantwoordelijke als de ingestelde vervanger.Je kunt via de knop ‘Beëindigen’ een ingestelde vervanging ‘beëindigen’   Via de knop ‘Nieuwe vervanging’ kom je op het volgende scherm waarin je een vervanger kunt instellen. Je selecteert hier de gebruiker en vervolgens kies je uit de lijst met mogelijke vervangers de juiste collega. Tot slot vul je de begindatum en de eventuele einddatum en daarna kun je de vervanging opslaan.   Naast vervanging óók delegatie mogelijk De functionaliteit "vervanging instellen" is geschikt voor alle rollen. En veelvoorkomende rol manager kan daarmee een collega manager instellen als vervanger. In het vorige nieuwsbericht hebben we daar meer over verteld.   Maar we geven jou als beheerder méér rechten. Jij kunt via "vervanging beheren" méér. Jij kunt bijvoorbeeld wel een 'Secretaresse' instellen als vervanger van een 'manager'.   Als beheerder wil je dan natuurlijk weten of deze 'Secretaresse' wel dezelfde rechten heeft als de 'Manager'. We zullen de aankomende weken werken aan het implementeren van onderstaande melding.   Hoe krijg je de juiste autorisatie? In ‘autorisatiebeheer’ ken je het recht ‘vervanging beheren’ toe aan de beheerders die toegang mogen krijgen tot deze nieuwe functionaliteit.   Hoe navigeer je naar ‘vervanging beheren’? In Vervanging nu ook in te stellen via Youforce desktop hebben we uitgelegd hoe je toegang krijgt tot ‘vervanging’. Als je zowel het recht ‘vervanging beheren’ als ‘vervanging instellen’ hebt kan je switchen tussen deze 2 onderdelen   Switchen op deze manier tussen ‘je persoonlijke vervanging instellen’ en ‘vervanging beheren voor anderen’ zal in de toekomst vervallen, omdat je in de toekomst via Mijn Youforce al direct op de juiste pagina uitkomt.   Gebruik je Mijn Youforce? In ‘HR voor anderen’ kan je het proces ‘vervanging beheren’ koppelen aan een categorie die past bij jouw organisatie   ... View more

In het artikel Van ‘Toegangsbeheer’ naar ‘Autorisatiebeheer’ hebben we inzicht gegeven hoe we stap voor stap toewerken naar het nieuwe autorisatiebeheer. De afgelopen periode hebben we autorisatiebeheer steeds overzichtelijker gemaakt. Dit was onder andere noodzakelijk voor de verdere uitrol van Mijn Youforce.   Wat is er veranderd? Alle modules en rechten in ‘autorisatiebeheer’ hebben nu een begrijpbare naam. Een HR-professional krijgt nu bijvoorbeeld de volgende rechten     Wat is er verdwenen? Tot voor kort werden er applicaties getoond in ‘autorisatiebeheer’ die niet relevant waren. Denk bijvoorbeeld aan: Extended SSO → Single Sign On kan onderdeel uitmaken van jouw abonnement met Visma|Raet. Maar het hoeft niet worden toegevoegd aan individuele gebruikers. Daarom is het niet relevant om dit te tonen in  ‘autorisatiebeheer’ HR Self Service - declaratiemodule & HR Self Service - verlofmodule → Als je als organisatie gebruik maakt van Self Service dan maken ‘verlof’ en ‘declaraties’ al onderdeel uit van de module Self Service. Los autoriseren in ‘autorisatiebeheer’ is dus niet nodig. Huisstijlkenmerken → Het nieuwe Mijn Youforce heeft geen ‘tegels’ meer. Dus autoriseren van deze module is niet meer relevant.     Dergelijke modules/applicaties zijn dus niet meer zichtbaar in ‘autorisatiebeheer’.   Hoe kan ik autorisatiebeheer overzichtelijk inrichten? Recent hebben we in de kennisbank het artikel ‘Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?’  toegevoegd. Daarin worden voorbeelden gegeven van een overzichtelijke inrichting. Wat als je een verschil ontdekt tussen het huidige ‘Toegangsbeheer’ en het nieuwe ‘Autorisatiebeheer’?  Het zou in uitzonderlijke gevallen kunnen voorkomen dat een applicatie wel zichtbaar is in ‘ toegangsbeheer’. Stel je ziet in daar ‘UWV Digi-ZSM’:     Maar je kunt dezelfde vergelijkbare applicatie/module niet vinden in Autorisatiebeheer. Hieronder ontbreekt ‘UWV Digi-ZSM’:     Maak dan zowel vanuit ‘toegangsbeheer’ als vanuit ‘autorisatiebeheer’ een overzichtelijke printscreen en deel deze feedback aan ons via een ticket bij het ServiceCenter. We zullen dan onderzoeken hoe we dit verschil kunnen oplossen. ... View more

Het beste kun je de autorisaties opbouwen als een pyramide. De autorisaties worden vanaf onderaan de pyramide opgebouwd.   Je begint met in autorisatiebeheer de rechten toe te kennen die alle gebruikers van Youforce moeten hebben. Denk aan de rechten op bijvoorbeeld het eigen personeelsdossier. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit   Maar waarschijnlijk hebben medewerkers met een actief dienstverband méér functionaliteiten in Mijn Youforce nodig. Daarom voeg je de volgende laag toe:     In het profiel voor alle actieve medewerkers voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' komen. Denk aan:     Daarnaast onderscheid jouw organisatie in HR Core Beaufort één of meerdere rollen. Een veel voorkomende rol is de rol 'manager' (MGR).  Ook deze laag voeg je toe.   In het profiel voor manager (of andere rol) voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die alleen gebruikers met die rol moeten hebben. Denk bijvoorbeeld aan: Naast de rol manager kan het goed dat je andere rollen hebt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de rol van 'salarisadministratie'. Een dergelijke rol heeft hele andere toegangen nodig dan andere gebruikers. Een salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld toegang tot:   Tot slot maak je de pyramide compleet. Er zijn altijd een aantal gebruikers binnen jouw organisatie die uniek zijn. Deze krijgen op gebruiker niveau rechten.    Deze specifieke gebruikers krijgen specifieke rechten. Dit kunnen bijvoorbeeld de functioneel beheerders zijn. Rechten die veel beheerders zullen krijgen zijn bijvoorbeeld: Worden de autorisatie ingericht volgens bovenstaande stappen? En bestaat jouw organisaties uit de volgende 'soorten' gebruikers: Alle gebruikers Alle actieve medewerkers Managers (op basis van rol in HR Core Beaufort) Back-up managers (op basis van rol in HR Core Beaufort) HR Professionals (op basis van rol in HR Core Beaufort) Salarisadministratie (op basis van rol in HR Core Beaufort) Beheerders (op basis van specifieke gebruikers) Dan bestaan autorisatiebeheer uit totaal 7 regels, zoals hieronder   ... View more