Vorige week hebben we een aanpassing doorgevoerd waarmee we de stabiliteit van de export van mutaties verbeteren.   Het gebeurt sporadisch dat organisaties ongeldige inrichtingen live zetten. Bijvoorbeeld middels een verlofaanvraag waarbij de Verlofsoort niet in het formulier zit terwijl dit wel nodig is om een geldige mutatiesleutel te maken. Dit kon leiden tot een blokkade, waardoor andere mutaties ook niet geëxporteerd konden worden. Hierop gingen alarmbellen af waarna het Service Center contact zocht met de klant om de foutieve mutatie te verwijderen. In de tussentijd was de export wel geblokkeerd.   Daarom hebben we nu een alternatief bedacht. Nadat de mutatie de validatie faalt, veranderen we het exporttype in F (Fout). Hierdoor kunnen andere mutaties wel worden geëxporteerd zoals verwacht, terwijl er contact wordt opgenomen om de foutieve mutatie te verwijderen. We zijn ons nog aan het beraden over vervolgstappen, zoals het melden in het Uitvalverslag, maar met deze stap werken we al aan een stabiliere export. Het is dus ook mogelijk voor beheerders om in het Archief te zoeken naar Exporttype F.   Op dit moment zien we dat er diverse organisaties zijn die gebruik maken van workflows waarin geen enkel gegeven wordt geëxporteerd, ondanks dat de dialoog of het formulier wel als exporttype B (Bestand) is aangemaakt, en ook een eindstatus heeft met export. Denk hierbij aan workflows voor het uploaden van documenten voor Personeelsdossier, waar verder geen data richting HR Core gaat. Hoewel deze technisch falen en eigenlijk ingericht hadden moeten worden met een niet-export eindstatus of exporttype P (Print), gaan we hier nog een aanpassing op doen. Zo willen we "lege" mutaties uitsluiten, zodat beheerders sneller kunnen zien of er mutaties met exporttype F zijn waar inhoudelijk iets fout gaat. ... View more

21 juni Vanavond rond 18.00 vindt er onderhoud plaats aan Self Service.  Zorg er voor de zekerheid voor dat je voor die tijd je processen hebt opgeslagen/afgerond om problemen te voorkomen. ... View more

Het is weer tijd om een algemene update te geven vanuit productontwikkeling. Zo hebben we jullie de laatste periode al wel via specifieke berichten geïnformeerd over de grote ontwikkelingen, maar willen we ook de kleinere ontwikkelingen benoemen.   Reeds gecommuniceerd Afstandsberekening Herziening van de weergave van de workflow knoppen (voorheen bekend on Beta) Wijziging in de workflowinrichting om eenduidig te markeren wanneer documenten naar dossier worden gestuurd Een wijziging op de autorisatieberekening waarvoor je middels een pilot kan inschrijven   Performance en Stabiliteit We zien dat onze verbeteringen in de performance hun vruchten afwerpen. Met name de Workflow definitie werd door beheerders als groot pijnpunt gezien. Zowel het bewerken van de activiteiten als het toevoegen van templates, aanvullende e-mails of de condities hierop kon lang duren als er veel aan het proces hing in termen van rubrieken of templates. We hebben hier een aanpassing in doorgevoerd waardoor het significant sneller is geworden.   In termen van stabiliteit hebben we een aantal problemen gehad, met name op import, export en het genereren van documenten. Dit werd veroorzaakt door verschillende factoren, zowel intern als extern. Uiteraard mag dat geen excuus zijn en werken wij aan verbeteringen die dit minimaliseren.   SLA We hebben de afgelopen periode gekeken naar een aantal grotere items vanuit de SLA backlog. Een aantal van deze zaken hebben we kunnen oplossen, zoals met het onderwerp Afstandsberekening. We gaan de komende tijd bekijken hoe we na de zomer de openstaande items gebundeld kunnen oppakken.   Email notificaties komen niet aan Dit probleem is nog steeds in onderzoek. We hebben wel voortgang gemaakt om een preciezer punt in het proces te identificeren waar het sturen van de mails stokt. Ons vervolgonderzoek is naar de oorzaak en dus ook hoe we dit structureel kunnen verhelpen. Zodra wij hier meer informatie over hebben brengen wij jullie op de hoogte.   Percentage deelbetrekking Een tijdje geleden hebben we een correctie doorgevoerd op het salarisformulier rondom het percentage deelbetrekking. Daarna zijn er nog nieuwe meldingen binnengekomen met een nieuwe variant van het probleem, namelijk dat na aanpassing in de mutatie, de waarde op het salarisformulier niet opnieuw wordt bijgewerkt. Het heeft lang geduurd voordat wij dit goed konden reproduceren. Dit probleem doet zich namelijk voor als het positievolgnummer van de P00404 op het salarisformulier, lager is dan dan op het voorgaande formulier waar de wijziging zit (bijvoorbeeld een formulier voor urenwijziging). Het systeem zoekt naar de eerste waarde (als bron), en deel van die selectie bestaat uit het positievolgnummer.   De komende periode gaan wij werken aan een oplossing hiervoor. Wij zullen de logica aanpassen zodat het eerste voorkomen van P00404 in de dialoog wordt gehanteerd. Dit zal in de meeste gevallen meteen de juiste waarde zijn op een formulier met de wijziging van de uren. Als er sprake is van de P00404 op meerdere formulieren binnen 1 dialoog, adviseren wij om met de GebruikersFunctie (GF_FRB(...)) te werken op het salarisformulier om af te wijken van de standaard werking.   Mijn Youforce Daarnaast hebben wij ook gewerkt aan het verstrekken van de workflow links van HRSS via Mijn Youforce. Mijn Youforce is de nieuwe landingspagina van Youforce waarmee je voor gebruikers kan werken met links naar processen in plaats van naar applicaties. Zo wordt het veel intuïtiever om te zoeken naar processen. Dat Verlof aanvragen via HR Self Service gaat, en Verlof kopen via Flex Benefits maakt voor de gebruiker niet meer uit. Mocht je dit nog niet gezien hebben, schrijf je dan ook zeker in voor een webinar.   Ideeënportaal We hebben alle openstaande ideeën doorlopen en gebundeld op basis van onderwerp. Dit stelt ons in staat om deze input mee te nemen in de functionaliteiten die we aanpassen en wat we nieuw ontwikkelen.   Minimum (jeugd)loon We hebben recentelijk een aanpassing gedaan in de rubriek FS0051. Deze rubriek bepaalt de maximum leeftijd waarmee er met minimumjeugdloon gerekend moet worden. We zagen dat bij verschillende organisaties dit nog vanuit het verleden stond op 23 jaar. Hierdoor kon soms onterecht een melding worden gegeven over dat er rekening gehouden moest worden met minimumjeugdloon. De waarde is nu aangepast naar 21 conform de wetgeving. Bij 21 jaar of ouder, wordt er geen minimumjeugdloon meer gehanteerd, maar het reguliere minimumloon.   De komende periode zullen wij werken aan het aanpassen van het minimum (jeugd)loon per 1 juli 2023. Dit zal net als andere jaren op de dag zelf worden doorgevoerd omdat wij geen rekening kunnen houden met de ingangsdatum van mutaties.   Bijlagen validatie We hebben een tijdje geleden een controle toegevoegd op de geldigheid van bijlagen. Enerzijds vanuit het perspectief van beveiliging, anderzijds vanuit de gebruikers. Immers wil je niet later in het proces erachter komen dat de bijlage ongeldig is. Specifiek keken we naar of de bijlagen inderdaad het type bestand was in de code, als dat de extensie (zoals .docx) aangaf.   Dit ging niet zonder slag of stoot omdat een aantal bestanden niet goed werden herkend. Na een update en uitbreiding van de database ging dit goed voor alle bestanden behalve een PDF vanuit de NS. Hoewel het bestand technisch niet voldeed aan de standaarden, kon het wel als PDF geopend worden. Daarom hebben we dit opgenomen als uitzondering.   Bijlagen uploadproces Omdat we bezig waren met het onderwerp van de bijlagen hebben we twee aanpassingen gedaan. De eerste wijziging betrof dat als je 10 bestanden had geselecteerd voor uploaden, en 1 was ongeldig, dat de overige 9 wel werden geüpload en je een foutmelding kreeg voor de 10e. Voorheen werd bij een fout dan de hele upload van alle bestanden geannuleerd.   Het moment van het uploaden is ook iets aangepast. Als je tijdens een mutatie bijlagen selecteert voor upload, dan worden deze geüpload bij het klikken op “Uploaden” of onderin op de knop “Verder”. Alleen op de laatste pagina met alleen de bijlagen en de knoppen, bestond die knop “Verder” niet meer. Daarom was het daar verplicht om te klikken op “Uploaden” om de daadwerkelijke upload te starten. Het risico bestond dat gebruikers dat niet deden. Daarom hebben we de “Uploaden” knop nu verwijderd en op de afsluitende pagina uploaden we direct het bestand na de selectie.   Autorisatie CSV Het is sinds kort mogelijk om onder Inzicht autorisatie en Inzicht autorisatie ESS ook een export te maken naar Excel. Hier staat exact hetzelfde in zoals in het overzicht, en geeft de mogelijkheid om makkelijk aan te leveren aan een audit. Je vind dit rechtsboven in het scherm met dit icoon:   (de toelichting is een tooltip als je er met je muis op staat) Het Excel bestand zal in MS Excel een foutmelding geven om het bestand te herstellen, daarna werkt het prima. Werkt dit niet, controleer dan of het bestand geblokkeerd is door een rechtsklik op het bestand en dan te kijken onder Eigenschappen/Properties: Zolang het bestand geblokkeerd is, lukt het niet om het bestandsherstel uit te voeren. Deze functionaliteit is geïmplementeerd naar aanleiding van een idee op de community.   Feedback op communicatie Naar aanleiding van andere berichten, in het bijzonder de livegang van de nieuwe workflow knoppen, is aan dit bericht het label "Releases" toegevoegd. Dit maakt het mogelijk om je abonnement op de communicatie hierop af te stemmen. Uiteraard raden wij aan om alle berichten te lezen, omdat hier waardevolle informatie in staat. In de komende tijd wordt er ook nagedacht over de manier van communiceren van deze informatie via de community om te zorgen dat we jullie op de juiste manier van de juiste informatie voorzien. ... View more

Update 16 juni De afgelopen twee weken hebben we mooie feedback ontvangen waar we mee aan de slag kunnen. Bedankt voor jullie deelname!   Originele bericht Beste klanten,   Wij waarderen jullie feedback en werken graag een oplossingen die echt van toegevoegde waarde zijn. De ontwikkeling van Mijn Youforce is daar een mooi voorbeeld van. Zo zijn wij ook aan het kijken naar onze notificaties vanuit HR Self Service. Wij hebben een korte vragenlijst opgesteld van maximaal 5 minuten om inzicht te krijgen in jullie verwachtingen en wensen.   We zien graag jullie antwoorden tegemoet! ... View more

Beste klant,   De afgelopen tijd hebben wij gewerkt aan de autorisaties in HR Self Service. Op dit moment wordt ‘s nachts een totale autorisatieberekening gedaan. Hierbij wordt de som van autorisaties opgeslagen. Bijvoorbeeld: Je hebt 5 processen met de activiteit “Goedkeuren” geautoriseerd, voor 2 afdelingen. Dan is de som 10. Als een gebruiker overdag inlogt en de som van de autorisaties is gelijk aan het resultaat van de nachtverwerking, dan worden de autorisaties gehandhaafd. Is de som anders, bijvoorbeeld 12 omdat er voor nog een workflow de activiteit “Goedkeuren” is geautoriseerd, dan worden de autorisaties herberekend. Hiermee kan het zijn dat ondanks wijzigingen de som gelijk blijft, en de herberekening niet wordt gestart. Bijvoorbeeld als 1 keer “Goedkeuren” wordt vervangen door “Indienen”. Dan is de som nog steeds 12 en kan je niet “Indienen” tot de volgende dag.   Met deze nieuwe wijziging zorgen we ervoor dat voor gebruikers buiten de medewerkerrol*, ook een betere autorisatieberekening plaatsvindt. Wij zien in onze testomgeving dat dit goed werkt, maar weten dat er vanuit pilots hele waardevolle informatie komt, zoals uitzonderlijke combinaties van inrichtingen en autorisaties. Daarom zijn wij op zoek naar organisaties die de nieuwe autorisaties willen testen.  * Voor medewerkers geldt al een realtime autorisatieberekening.   Ben je geïnteresseerd om hieraan mee te doen, dan kun je dit aangeven via het ticketsysteem (4me) door een ticket type RFI aan te maken met de titel "Autorisatie pilot”. Dit wordt dan doorgezet naar Productontwikkeling die deze functie aan zal zetten.   Wanneer de functie vervolgens voor jullie is aangezet, verwachten wij dat je een aantal autorisatie wijzigingen uitvoert en checkt of deze direct doorkomen na uit- en inloggen. In het bijzonder zou nu ook herberekend moeten worden als je een autorisatie toevoegt en een andere verwijdert.   Mocht je een bevinding hebben, dan horen we dat graag van je via een ticket met de titel “Autorisatie pilot bevinding”. ... View more

Update 13-06-2023 Gisteravond is de release succesvol uitgevoerd. We komende tijd gaan we de Beta tegel weghalen.   Update 02-06-2023 We zien dat er ondanks de Beta tegel in januari al beschikbaar is gesteld, er nog weinig gebruik van is gemaakt en dat nog niet alle klanten hun communicatie op orde hebben. Wij zullen daarom eenmalig de uitrol hiervan uitstellen tot maandagavond 12 juni.   Weergave van de knoppen in de workflows   Eind vorig jaar hebben we een bericht geplaatst over een herziening van de weergave van de knoppen in een workflow. In januari is de Self Service Beta tegel vrijgegeven voor alle klanten, zodat je kon testen en je handleidingen of quick reference cards (QRC) kon aanpassen. Voor wie gebruik maakt van Robotics processen kon hier ook vast op geanticiperen. In deze tijd hebben we de feedback meegenomen en (deels) doorgevoerd. Op 6 juni 12 juni zullen wij in de avond een omzetting doen zodat deze nieuwe weergave standaard is vanuit de huidige Self Service tegel (of link, voor Mijn Youforce gebruikers). Vervolgens zal ook de Beta tegel verdwijnen omdat deze geen toegevoegde waarde meer heeft.   Wat is het ook alweer? Een nieuwe look & feel voor de knoppen binnen mutaties. Met name aan het einde van de workflow. De knoppen zijn nu standaard onderaan een formulier te vinden. Dit helpt de gebruiker in de voorspelbaarheid van waar er geklikt moet worden, en vergroot de kans op succesvolle afronding van de mutatie.   Zo zijn de knoppen voor Bewerking, verwijderen en Terug nu ook grijs. Terug en Verder bevatten allebei een punt in de richting die het beschrijft (zie voorbeeld 1).   De tekst bij afronden van het formulier is ook aangepast om hier op in te spelen en de gebruiker te wijzen op de benodigde actie (zie voorbeeld 2).   Op basis van feedback hebben we de bijlagen standaard ingeklapt gelaten conform de huidige functionaliteit. Zie voorbeeld 3 hoe het eruitziet als je dit opent in het afrondende scherm.   De naam, werking, volgorde en tooltips van de knoppen veranderen niet.   Voorbeelden Voorbeeld 1: Knoppen tijdens een proces (in een dialoog)   Voorbeeld 2: Knoppen bij het afronden van een proces       Voorbeeld 3: Opengeklapte bijlage bij het afronden van een proces       Vervolg We zijn ervan overtuigd dat dit een verbetering is in het gebruikersgemak. We hebben ook enige vervolgstappen in gedachten. Daarbij werken we aan veel fronten tegelijk, waaronder de integratie met Mijn Youforce. Wij kijken daarbij continu naar wat op dit moment de prioriteit heeft. Door te abonneren op de community blijf je op te hoogte van alle ontwikkelingen. ... View more

Afstandsberekening   Zoals je hebt kunnen lezen zijn wij met HR Self Service in oktober vorig jaar overgestapt op here.com als nieuwe route leverancier. Dit om meer uniformiteit te krijgen in de berekeningen die we via de verschillende toepassingen gebruiken en om zuiverdere routes te krijgen. In onze aankondiging hebben wij ook geadviseerd om de berekening niet alleen op basis van postcode, maar ook huisnummer te gebruiken. Een postcode kan immers een groot gebied beslaan.   Helaas hebben we in de afgelopen maanden verschillende meldingen ontvangen, met name dat nieuwer toegevoegde adressen niet goed of niet onder de volledige postcode gevonden konden worden.   Locatiebepaling In Nederland bestaat een publiekelijk register van het Kadaster: de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Daar staan alle erkende adressen binnen Nederland in. Wij halen deze gegevens binnen en stellen het beschikbaar voor HR Self Service en de Routechecker via een API. Dit is een grote kwaliteitsslag, omdat het BAG een locatiebepaling mogelijk maakt op basis van postcode + huisnummer én zelfs huisletter of huisnummer-toevoeging. Alleen een exacte overeenkomst levert dan resultaat op, waar here.com anders zonder foutmelding het dichtstbijzijnde adres teruggeeft. Deze locaties nemen wij mee in onze uitvraag bij here.com voor de afstandsberekening. Zie in bijlage 1 de werkwijze met voorbeelden. Let op: de routebepaling verandert niet.   Vanavond om 18.00 uur zullen wij deze service activeren. Het kan gedurende enkele minuten leiden tot een vertraging van het systeem. Voor de zekerheid adviseren wij om je werk voor die tijd op te slaan.   Uit te voeren acties Omdat het BAG zuivere adresgegevens bevat, kan dit niet worden gebruikt om puur op postcode te zoeken. Bij het opvragen van een postcode komt immers de gehele lijst aan adressen op die postcode naar voren. Om deze nieuwe functionaliteit te benutten dient dus gebruik gemaakt te worden van de functie “GF_DistanceBetweenForeignAddress” en niet “GF_DistanceBetweenNLZipCodes”. Deze functionaliteiten staan beschreven in de bijgewerkte Beheerdershandleiding in HR Self Service. Zoek hier op “afstandsberekening” of klik als je bent ingelogd op deze link. Lees deze goed voordat je aanpassingen doorvoert.   De werking is in grote lijnen hetzelfde, zij het dat functie ForeignAddress meer gegevens kan verwerken om tot een locatie te komen. Naast postcode zijn dat ook huisnummer, straatnaam, woonplaats en land. Ook binnen Nederland is de toevoeging van het huisnummer dus mogelijk om preciezer de locatie te bepalen.   Wij hebben onze controles uitgebreid om ook te controleren op huisnummer formaat. Indien dit onjuist is krijgt de gebruiker de volgende melding:  “Huisnummer formaat is onjuist. Huisnummer (met eventuele toevoegingen) geeft u als volgt op: 12A-01”   Om te bepalen waar je dit kunt aanpassen in je inrichting kun je het beste het Inrichtingsrapport downloaden, te vinden onder Beheer > Statistieken. Door in kolom N te zoeken op bovengenoemde functies, vind je de formulieren waar dit op staat. Voor declaraties met rekenbladen zit dit in de rekenbladen zelf, en zul je deze zelf moeten nalopen.   Enkele aandachtspunten bij de overstap: Excel bladen kunnen maximaal 52 kolommen bevatten ForeignAddress vereist ook Land, dit kan eventueel een vaste waarde (NL) zijn In HRSS formulieren (niet Excel) kun je bewerkingen alleen aanpassen op formulieren waar geen actieve (niet-geëxporteerde) mutaties meer van zijn. Indien je geen sandbox hebt, kan je een kopie maken van het formulier om de aanpassingen door te voeren. Dit koppel je, eventueel met een kopie dialoog, aan een kopie workflow.   Maak je gebruik van Beaufort Online dan is het ook mogelijk om declaraties aan te bieden via Youforce App & Desktop. Dit is gemakkelijk in gebruik en inrichting. Op de link naar de community vind je de handleidingen en antwoorden op veelgestelde vragen.   Buitenlandse adressen Voor buitenlandse adressen blijven we here.com gebruiken voor de locatiebepaling, omdat deze niet in het BAG domein vallen. Mocht je hier problemen mee ervaren dan kun je dit middels een ticket bij het Service Center melden. Vervolgens geven wij de locatie door aan here.com om bij te werken. Geef daarbij duidelijk op wat je ingeeft en waar je dit op de kaart zou moeten vinden. Dezelfde werkwijze geldt voor afstandsberekening binnen Nederland op alleen de postcodes. Wij dringen er met deze informatie bij onze leverancier op aan om dit spoedig te verwerken, maar wij hebben hier geen directe invloed op. Bijlage 1: Werkwijze met voorbeelden Het format moet dan worden opgegeven als [huisnummer][huisletter]-[huisnummertoevoeging]: 12A-1. Alles na de - zien wij als toevoeging. Dit omdat binnen het BAG blijkt dat er verschillende formats worden gehanteerd.     Enkele voorbeelden ter verduidelijking van de resultaten. We hanteren postcode 2031CN vanwege de diversiteit in vastleggingen op deze postcode.   Opgave huisnummer Resultaten BAG Resultaat HRSS Toelichting 24 - Foutmelding Adres bestaat niet 25 25A, 25B, 25C 25A 3 resultaten op basis van extra huisletter, eerste wordt gebruikt* 27 27, 27B-0001, 27B-0002,......, 27C, 27D, …. 27 Enige exacte resultaat 27B 27B, 27B-0001, 27B-0002, 27B-0003,... 27B Enige exacte resultaat 27B-0001 27B-0001 27B-0001 Enige exacte resultaat 21 21-23 21-23 1 resultaat op basis van huisnummer, eerste wordt gebruikt** 21-23 21-23 21-23 Enige exacte resultaat 22 - Foutmelding Adres bestaat niet 23 - Foutmelding Adres bestaat niet   * Op basis van de opgegeven data vinden we de overeenkomst in de tabel bij huisnummer 25, in dit geval met huisletter A. We vereisen niet de huisletter erbij omdat we erkennen dat dit lang niet altijd relevant is (bijvoorbeeld bij een appartementencomplex). Wij hanteren deze werkwijze omdat in de database altijd, indien aanwezig, het huisnummer zonder enige toevoeging bovenaan staat. ** Vergelijkbaar met bovenstaande, maar dan de niet-verplichte toevoeging in plaats van huisletter. ... View more

Beste klant,   Om de logica te verbeteren van de workflowinrichting zullen wij volgende week een aanpassing doorvoeren in ons systeem.   Wat Het is nu mogelijk om door bij een template de Bestemming (doc soort) in te vullen, te forceren dat een bijlage naar Personeelsdossier gaat. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de instelling Bijlage(n) naar dossier. De instelling hiervan wordt op niveau van template vastgelegd, en niet op het niveau van activiteit + knop + template.   Dit kon tot gevolg hebben dat een template al te vroeg naar het dossier werd gestuurd, of dat er meerdere versies van het document ontstonden. Zo konden documenten voortijdig ongetekend in het dossier landen, die later werden bijgewerkt naar de getekende versie. Dit leidde zelden tot problemen, maar was toch een onwenselijke situatie.   Wanneer Volgende week 31-05-2023 einde dag zullen we de werking aanpassen zodat bijlagen alleen naar het dossier gaan, als dit zo staan aangevinkt. Daarbij wordt de Bestemming (doc soort) als afwijkende bestemming gehanteerd, indien opgegeven.   Wij willen deze wijziging vooraf communiceren omdat er ook organisaties zijn die hier bewust gebruik van hebben gemaakt, zodat zij tijdig hun aanpassingen kunnen doorvoeren.   Hoe te controleren De makkelijkste manier om te controleren of dit voor jouw organisatie aan de orde is, is middels het Inrichtingsrapport (te vinden onder Beheer, tabblad Statistieken). In deze download is snel te achterhalen in tabblad Workflows met templates in kolom AB (Template: Bestemming (doc soort)) waar een waarde gevuld is. Door hier op te filteren en daarna te controleren aan de hand van kolom W (Bijlagen naar dossier), zie je de workflows die je kunt controleren.   Slechts een klein aantal organisaties heeft hier bewust op ingericht en zal hier een actie uit hebben. Echter is dit voor alle organisaties een verduidelijking van hoe het systeem werkt, en lost dit ook enkele meldingen op.   ... View more