Het is mogelijk om in Flex Benefits in te richten dat Flex Benefits e-mail berichten verstuurd aan medewerkers. Wij onderscheiden twee mogelijkheden: 1. Het versturen van een e-mail aan een medewerker als bevestiging dat zijn aanvraag correct is ingediend. 2. Het versturen van een e-mail als onderdeel van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits (voor organisaties die geen gebruik maken van HR Self Service voor het goedkeuren van aanvragen).   Wij gaan het versturen van e-mails op één onderdeel aanpassen. Het betreft het afzender-adres van de e-mail. Het is nu nog mogelijk dat organisaties hun eigen e-mailadressen inrichten als verzender van de e-mail. Hier gaan we mee stoppen.   De reden wordt uitgebreid uitgelegd door Christiaan Sluis, de product owner van HR Self Service, in het volgende artikel:  https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Portaal/Aanpassingen-zodat-de-betrouwbaarheid-verzending-e-mails-wordt/ba-p/646760   Het verzender e-mailadres van e-mailberichten van Flex Benefits wordt door ons standaard ingesteld op: noreply@youforce.com. Jullie houden de mogelijkheid om het deel voor de "@" te vervangen door een zelf te bepalen naam, bijvoorbeeld klant@youforce.com.  Het domeindeel "youforce.com" kan niet meer worden aangepast.   Je kunt het verzender e-mailadres in Flex Benefits aanpassen op het venster Beheer > Onderhouden werkgever, bij het kenmerk "Auto-reply email-adres".   Dit verzender e-mailadres gaan we gebruiken voor beide hierboven genoemde functionaliteiten: bevestigingsberichten en workflowberichten.   Je kunt eventueel de inhoud van de e-mailberichten per doel/product aanpassen in Flex Benefits, via de onderstaande procedure. Je kunt bijvoorbeeld een zin toevoegen waarin je aangeeft via welk e-mailadres medewerkers een vraag kunnen stellen. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Selecteer het gewenste flexpakket. Klik op de knop Producten. Selecteer het gewenste product. Klik op de knop Beoordelingsschema. Selecteer het gewenste beoordelingsschema. Klik op de knop Email notificatie. Selecteer het gewenste e-mail type. Klik op de knop Wijzigen. Wijzig de tekst van de e-mail. Klik op de knop Opslaan. NB: Je ziet op dit venster nog het kenmerk "Placeholder verzender". Dit kenmerk gaan we verwijderen.   Planning De aanpassing staat gepland voor de week van maandag 1 april 2024.   ... Visa mer

Inhoudsopgave   Mededelingen Release 2024-03 Inhoud De release 2024-03 wordt een gecombineerde release, die de onderstaande wijzigingen bevat: Migratie naar Microsoft Azure Een aantal verbeteringen en oplossingen van meldingen Releasedatum De migratie naar Microsoft Azure is een groot project, waaraan onze teamleden al meerdere maanden gewerkt hebben. Op dit moment zijn we nog de laatste bevindingen aan het oplossen.  Daarom is de releasedatum nog niet zeker. De maandelijkse releases van Visma|Raet staan gepland voor zaterdag 2 maart. Wij zullen deze datum overslaan en de release later in de maand maart uitbrengen.   Nieuw Migratie naar Microsoft Azure Waarom Tot nu toe maakten wij gebruik van "private cloud" servers in een datacenter van KPN. Onze programma’s en data stonden op onze fysieke servers. Omdat dit fysieke servers zijn gaf dit beperkingen in de performance en capaciteit. Maar ook op andere delen geeft een fysieke server beperkingen. Bijvoorbeeld een storing in het datacentrum van KPN betekende dat ook heel Youforce geraakt werd. Wij gaan daarom overstappen naar de Cloud Solutions van Microsoft. Dit wordt Azure genoemd. Een aantal andere toepassingen van Visma|Raet zijn al gemigreerd, Flex Benefits volgt nu. Omdat Azure een public cloud technologie is geeft dit ons meer flexibiliteit. Daarnaast geeft Azure meer opties in monitoring en aanvullende tools die wij kunnen gebruiken. Veiligheid en betrouwbaarheid van alle data hebben ook in de Azure omgeving de allerhoogste prioriteit. Hierdoor zijn wij ervan verzekerd dat wordt voldaan aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot privacy en security. Verder is de schaalbaarheid van de Azure omgeving een grote plus. Dit betekent dat wij in drukke tijden kunnen inspelen op de belasting van het systeem en deze geautomatiseerd kunnen aanpassen wanneer nodig. Hierdoor zijn wij in staat goede en stabiele performance te leveren. Dankzij betere analytische tools en monitoring, kunnen wij beter en sneller inspelen op het verhelpen van eventuele issues. Hierdoor zijn wij in staat zijn sneller te innoveren en verbeteren. Voor meer informatie over Microsoft Azure zie onze algemene website: https://vismaraet.nl/over-ons/system-privacy-security/privacy. Hoe Flex Benefits applicatie De modules van Flex Benefits zijn de afgelopen tijd geïnstalleerd in de Azure omgeving. Wij hebben de werking van alle onderdelen zo goed mogelijk getest. Mijn Youforce en Mijn Youserve Tijdens de release worden de hyperlinks in Mijn Youforce en Mijn Youserve aangepast. Zij zullen dan verwijzen naar Flex Benefits in de Azure omgeving. Jouw actie Als alles goed gaat, zullen jullie geen functionele verschillen zien in vergelijking met de oude lokatie.   Gewijzigd en verbeterd Nieuwe knop in de beheermodule In de module voor beheerders hebben we linksboven een knop toegevoegd, waarmee de gebruiker terug gaat naar Mijn Youforce. Nieuwe indeling van het venster Exporteren keuzegegevens Waarom Op het venster Exporteren keuzegegevens stonden 3 knoppen onderaan het venster:  de knoppen Nieuwe export, Opnieuw maken en Verslag. We hebben gemerkt dat de werking van deze knoppen voor sommige beheerders niet duidelijk was.  Daarom hebben we de indeling gewijzigd. Hoe Als je het menu Exporteren keuzegegevens opent, dan opent Flex Benefits een pagina met 2 knoppen: Nieuwe export - voor het starten van een nieuwe export; dit is niet gewijzigd. Exportbestanden - voor het openen van een volgende pagina. Pagina Exportbestanden Op deze pagina staat de lijst met de exportbestanden die in de afgelopen 3 maanden zijn aangemaakt. Onderaan de pagina staan 3 knoppen: Opnieuw verzenden - voor het opnieuw verzenden van het geselecteerde exportbestand naar HR Core Beaufort (alleen voor organisaties die HR Core Beaufort gebruiken) Als het goed gaat zal de functie Nieuwe export het exportbestand opsturen naar het HR Core systeem. De knop Opnieuw verzenden moet alleen in uitzonderingssituaties gebruikt worden, als het exportbestand niet is aangekomen bij HR Core Beaufort. Downloaden - voor het downloaden van het geselecteerde exportbestand (alleen voor organisaties die HR Core Beaufort gebruiken) Deze knop kun je gebruiken voor het controleren van de inhoud van het exportbestand. Verslag - voor het openen van het exportverslag van het geselecteerde exportbestand. Het exportverslag bevat een overzicht van medewerkers met verwerkte aanvragen. Euro-teken in melding over verlofuren Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Extra geld meermaals (Verlof verkopen). Flex Benefits toont dat de medewerker 171,85 uren beschikbaar heeft bij de bron Verlofsoort 1. De medewerker voert 200 uren in. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "Maximum waarde € 171,85". Dit is niet correct. Het betreft uren, geen euro's. Oplossing De foutmelding, die Flex Benefits toont als een medewerker teveel verlofuren invoert, wordt verbeterd. De verbetering wordt doorgevoerd bij de doelen voor het verkopen van verlofuren (op het venster van stap 2) en bij de doelen voor het aankopen van verlofuren (op het venster van stap 1).   Opgeloste meldingen Openen Flex Benefits op de laatste werkdag (change 4815691) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft een tijdelijk dienstverband. Op zijn laatste werkdag probeert de medewerker Flex Benefits te openen. Dit lukt niet. Flex Benefits toont een melding dat zijn gegevens niet gevonden kunnen worden. Oplossing In de rubriek Datum uitdienst wordt de laatste werkdag van de medewerker vastgelegd. Op deze dag moet de medewerker toegang hebben tot Flex Benefits. De controle op de uitdienstdatum is verbeterd. Helptekst voor het doel Extra geld meermaals  (change 4828639) Melding Een beheerder opent de Online help voor de beheerder. Zij selecteert het menu Bronnen en Doelen > Doelen > Extra geld meermaals. Flex Benefits opent dan de helptekst voor het doel Extra tijd meermaals. Dit is niet correct. Oplossing De helppagina voor het doel Extra geld meermaals bevatte de verkeerde inhoud. De inhoud is verbeterd. Beheerder kan registratienummer niet wijzigen (change 5288899) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft 3 dienstverbanden. Bij deze dienstverbanden is een verkeerd Gemal registratienummer opgeslagen. Hierdoor worden de salarisgegevens niet goed geïmporteerd uit het 1917 bestand van Gemal. De beheerder probeert de registratienummers te verbeteren op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Keuzeprocesgegevens. Hij wijzigt het registratienummer en klikt op de knop Opslaan. Het registratienummer wordt echter niet opgeslagen. Oplossing Het venster Keuzeprocesgegevens werknemer wordt verbeterd. Beschikbaar bedrag voor loopbaanbudget is te laag (change 5323836) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een loopbaanbudget. Als dit budget in een jaar niet gebruikt wordt, dan wordt het resterende deel doorgezet naar het volgende jaar. Een medewerker opent zijn keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand december. Hij controleert het beschikbare bedrag bij de bron Loopbaanbudget. Het bedrag is lager dan verwacht. Oplossing Het loopbaanbudget is ingericht op de bron Budget 3 van Flex Benefits. Wij hebben de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Budget 3 verbeterd, voor de situatie dat het resterende bedrag wordt doorgezet naar het volgende jaar. Directe link is niet aanwezig in Mijn Youforce (changes 5714169 en 5534536) Melding Een beheerder activeert de producten (doelen) Verlof kopen en Verlof verkopen.  Deze producten waren niet geactiveerd. Na enige tijd opent de beheerder het configuratiescherm van Mijn Youforce voor het toevoegen van directe links aan categorieën. Zij wil de directe links naar de keuzevensters voor Verlof kopen en Verlof verkopen toevoegen. De directe links zijn echter niet aanwezig in Mijn Youforce. Oplossing Change 5714169: Als een beheerder een product (doel) activeert in Flex Benefits, dan moet Flex Benefits de directe link naar het keuzevenster opsturen naar Mijn Youforce. De functie voor het opsturen van directe links werkte niet correct. Deze functie is verbeterd. Change 5534536: Deze melding ging over het activeren van producten terwijl het flexpakket geblokkeerd is. Dit is nu ook verbeterd. Als een beheerder een product activeert van een geblokkeerd flexpakket, dan wordt de directe link opgestuurd naar Mijn Youforce. Beide verbeteringen zijn uitgebracht door middel van een hotfix op 7 februari 2024.   ... Visa mer

Update 08-02-2024: We hebben gezien dat de hotfix van woensdagavond het probleem nog niet heeft opgelost. We gaan verder met het analyseren van het probleem en proberen het zo snel mogelijk op te lossen.   07-02-2024: Op woensdagavond 7 februari zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. We gaan een hotfix installeren die de volgende change zal oplossen:   Change 5785990 - Geactiveerde doelen zijn nog niet zichtbaar in Mijn Youforce Een beheerder heeft een doel geactiveerd in Flex Benefits. Zij verwacht dat de directe link naar het keuzevenster van het doel na enige tijd zichtbaar zal zijn in Mijn Youforce. Maar dat gebeurt niet. Dit is een vervolg op de hotfix van maandag. Die hotfix heeft het probleem helaas niet opgelost. We gaan dit nu verbeteren.   ... Visa mer

Op maandagavond 5 februari zal Flex Benefits vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud. We gaan een hotfix installeren die de volgende change zal oplossen:   Change 5714169 - Geactiveerde doelen zijn niet zichtbaar in Mijn Youforce Een beheerder heeft een doel geactiveerd in Flex Benefits. Zij verwacht dat de directe link naar het keuzevenster van het doel na enige tijd zichtbaar zal zijn in Mijn Youforce. Maar dat gebeurt niet. ... Visa mer

Inhoudsopgave   Mededelingen Extra release op 21-12-2023 Wij hebben op 21 december 2023 een extra release uitgebracht. Deze release bevatte de volgende onderwerpen: Wettelijk minimum uurloon per 01-01-2024 Maximale netto reiskostenvergoeding Medewerkers met een tijdelijk contract kunnen geen aanvragen indienen voor 2024 (change 5497302) Voor een beschrijving van de inhoud, zie de release notes van de extra release: Release notes 2023-12-21   Release 2024-01 In verband met de feestdagen hebben we geen reguliere maandrelease uitgebracht op zaterdag 30 december 2023.   Gewijzigd en verbeterd in release 2024-02 Berekening beschikbare verlofuren Waarom Het standaard flexpakket van Flex Benefits beschikt over 6 verschillende verlofbronnen. Deze 6 bronnen kunnen verdeeld worden in 2 groepen: Groep 1: Verlofsoort 1 Verlofsoort 2 Verlofsoort 3 Verlofsoort 4 Groep 2: Vakantieuren LGPB-uren De 4 bronnen van groep 1 kunnen gebruikt worden door de volgende organisaties: Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en die daarbij gebruik maken van de verlofmodule van Beaufort Organisaties die gebruik maken van HR Core Business De 2 bronnen van groep 2 kunnen gebruikt worden door: Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort, maar niet gebruik maken van de verlofmodule van Beaufort. In dit geval wordt het beschikbare verlofrecht geïmporteerd uit de dienstverbandrubrieken P03001 (voor vakantieuren) en PB0021 (voor LGPB-uren).   Er zat een verschil in de wijze waarop het beschikbare aantal verlofuren in Flex Benefits berekend werd in het geval de medewerker dezelfde verlofbron al gebruikt heeft bij een ander doel. Bij de verlofbronnen van groep 1 werden de gebruikte uren afgetrokken van het berekende verlofrecht, zodat de medewerker meteen ziet hoeveel verlofuren beschikbaar zijn voor het nieuwe doel. Bij de verlofbronnen van groep 2 werden de gebruikte uren nog niet afgetrokken van het berekende verlofrecht. Pas als de medewerker een aantal verlofuren invulde, dan voerde het programma een controle uit op het beschikbare aantal verlofuren en gaf een foutmelding als het beschikbare aantal verlofuren overschreden werd. Hoe Voor alle keuzevensters De berekening van het beschikbare aantal verlofuren van de verlofbronnen van groep 2 (vakantieuren en LGPB-uren) is gewijzigd.  Ook voor deze verlofbronnen geldt nu dat de gebruikte uren afgetrokken worden van het berekende verlofrecht. Jouw actie geen actie noodzakelijk   Opgeloste meldingen Proforma (change 4067421) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Medewerkers van een organisatie hebben een persoonlijk budget dat in de maand december automatisch uitbetaald wordt aan de medewerkers. Een medewerker van deze organisatie opent de Proforma bruto/netto-berekening voor de maand december. De salarisberekening toont een uitbetaling van het persoonlijk budget van 2830,19 euro in de regel Betaling bijzonder tarief en daaronder een inhouding van 616,92 euro in de regel Inhouding bijzonder tarief. De medewerker heeft echter nog geen aanvragen opgeslagen voor de maand december. De getoonde inhouding is niet correct. Oplossing De inhouding werd veroorzaakt door een aanvraag die de medewerker eerder in 2023 (in mei) had opgeslagen. Dit is niet correct. Bestedingen en uitbetalingen van het persoonlijk budget in voorgaande maanden zijn al verwerkt in de rubriek Saldo persoonlijk budget. Ze moeten niet nogmaals afgetrokken worden.  De aansturing van de Proforma bruto/netto-berekening voor de maand december is verbeterd. Aantal opgenomen uren wordt verkeerd geïmporteerd (change 4972102) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker wil een aanvraag indienen voor het doel Verlof verkopen. Hij controleert het aantal bovenwettelijke verlofuren dat beschikbaar is. Volgens Flex Benefits zijn er 43,2 uren beschikbaar. Volgens Beaufort zijn er 129,6 uren beschikbaar. Oplossing De fout wordt veroorzaakt doordat er in Flex Benefits een verkeerde waarde staat in de rubriek Opgenomen verlofuren (RUBR_Verlofsrt1_Opgenomen). Deze waarde importeert Flex Benefits uit het TI-bestand van Beaufort. Het aantal opgenomen uren wordt in Flex Benefits afgetrokken van het verlofrecht, zodat er een te laag aantal beschikbare uren overblijft. De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit de TI-bestanden is verbeterd op het punt van de opgenomen uren. Melding wanneer het flexpakket is geblokkeerd (change 5498051) Melding De beheerder van een organisatie heeft het flexpakket in december geblokkeerd, zodat de medewerkers geen aanvragen meer kunnen indienen. Daarna opent een medewerker Flex Benefits door in Mijn Youforce op een directe link naar een doel te klikken. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat u geen toegangsrechten heeft voor deze applicatie." Deze melding is verwarrend. Er is niets mis met de toegangsrechten. Oplossing De melding, die Flex Benefits toont wanneer het flexpakket is geblokkeerd en de medewerker Flex Benefits opent door op een directe link in Mijn Youforce te klikken, is verbeterd in: "U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat uw beheerder het programma tijdelijk heeft geblokkeerd." Foutmelding over uitdienstdatum bij alle medewerkers (change 5414687) Melding Op vrijdagmorgen 1 december 2023 toonde Flex Benefits een rode blokkerende foutmelding bij alle medewerkers die een aanvraag probeerden in te dienen. De melding was: "Uw contract eindigt op 00-01-1900. U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn.".  Medewerkers konden geen aanvragen indienen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een fout in de controle op de uitdienstdatum van de medewerker. De fout kwam voor bij alle medewerkers, ook bij de medewerkers waarbij geen uitdienstdatum is vastgelegd. De controle op de uitdienstdatum is verbeterd. De verbetering is uitgebracht door middel van een hotfix op vrijdagmiddag 1 december 2023. ... Visa mer