Mange norske bedrifter har utenlandske leverandører og mottar fakturaer på forskjellig språk og form. Her kommer en liten beskrivelse av hvordan man kan håndtere dette best i Visma Document Center. Motta elektroniske fakturaer Det beste er også her om man har mulighet til å motta fakturaene elektronisk. I Norge kan «alle» sende fakturaene elektronisk gjennom Peppol-nettverket, men slik er det ikke i alle andre land. Vi ser likevel at Peppol-nettverket sprer seg til f.eks stadig flere Europeiske land, og også til land utenfor Europa. F.eks har både Tyskland og Singapore vedtatt å bruke Peppol for offentlig sektor. Det er derfor verd et forsøk å høre om de utenlandske leverandørene kan sende fakturaen gjennom Peppol-nettverket. Da trenger de å vite ditt firmas elektroniske adresse. Hvis du f. eks har organisasjonsnummer 987654321, så vil din elektroniske adresse være 0192:987654321, der 0192 viser at det er en norsk Peppol-adresse. 0192 kalles også for Peppol BIS SchemeID og 987654321 er Peppol BIS Identifier. For å motta fakturaer elektronisk, må du selvfølgelig være knyttet opp til et Peppol aksesspunkt, f.eks Visma AutoInvoice, og være registrert i ELMA-registeret via dette aksesspunktet. Motta PDF-fakturaer via AutoInvoice Skanningskonto Du kan aktivere en skanningskonto i Visma AutoInvoice. Da kan du selv eller din leverandør sende PDF-fakturaer til epostkontoen 987654321@autoinvoice.no (hvis ditt orgnr er 987654321). Denne skanningsløsningen håndterer og tolker fakturaer på de fleste språk. Les mer om skanningstjenesten her. Motta PDF-fakturaer og legg dem manuelt inn i Visma Document Center Hvis man ønsker å manuelt importere PDF-fakturaer inn i Visma Document Center, så må man passe på å ha valgt riktig OCR-språk. Dette gjøres nederst til høyre i Visma Document Center. Systemet støtter følgende språk: Norsk, svensk, dansk, finsk, engelsk og nederlandsk. I tillegg har man et valg «International», for andre språk (i utgangspunktet også engelsk). For hvert av språkene finnes det en ordliste med system-ord som er knyttet opp mot hvert felt i Document Center. Her kan man forbedre systemet ved å legge til egne ord kalt «Brukerspesifikke alias», evt «Leverandørspesifikke alias» som da kun gjelder valgt leverandør. Disse ordene brukes av OCR-tolkeren til å finne de riktige verdiene. Ved å legge til ord, kan man øke treff-prosenten og forbedre tolkningen av PDF’ene. Hvis man ikke klarer å finne en verdi basert på slike ord, kan man legge inn en maske på fakturaen. Da angir man den nøyaktige plasseringen for den verdien man er på jakt etter. Både Ordliste og Maske finner du i Tolkningsresultat-vinduet.   I versjon 16.01 av Visma Document Center, kan man velge OCR-språk «Detect»: Ved å bruke dette «språket» vil systemet automatisk finne det beste språket, og bruke den ved tolkning av dokumentet. Den vil da bruke samme ordliste som det språket den velger å bruke har, f.eks hvis den finner ut at språket er svensk, så vil den bruke den svenske ordlisten. Fra versjon 16.10, vil det også være mulig å bruke dette «språket» ved AutoImport. ... View more

Her er nyhetene i den versjonen: AutoApprove-avtaler Denne funksjonaliteten gjør det mulig å automatisk godkjenne innkommende fakturaer. Tjenesten må aktiveres av administrator i Document Center. Deretter er det regnskapsførerne som kan opprette reglene for disse avtalene, og dermed blir ansvarlig for de automatiske godkjenningene. Dette er ment for fakturaer som stort sett er like og man mottar flere ganger, f.eks husleie. Da vil fakturaene komme fra samme leverandør og være på samme beløp hver måned. Dette kan registreres som en avtale, slik at disse blir automatisk godkjent. Man definerer en avtale basert på leverandør (obligatorisk), referanse (valgfritt), beløp fra/til (valgfritt), frekvens (valgfritt) og varighet på avtalen. Det er en innstilling som gjør at man kan velge å automatisk overføre automatisk godkjente fakturaer til økonomisystemet. AutoInvoice Detect Service AutoInvoice tilbyr noe de kaller Detect Service som sjekker faktura og leverandør for deg, og varsler hvis det er noe du bør kjenne til, blant annet varsling om svindelforsøk. Det er tre typer kontroller som kan brukes i Document Center ved AutoInvoice-import: Orgnummer-/konkursstatus sjekk – Kontrollerer fakturaavsenderen mot det nasjonale selskapsregisteret for å se om firmaets orgnummer er registrert og aktiv. Kontrollen returnerer også informasjon om eventuell konkursbehandling for bedriften. Denne kontrollen er nå tilgjengelig for Finland og Norge. Advarsel-liste – Kontrollerer avsenderen av fakturaen mot en liste over mistenkelige/falske bedrifter. MVA – Hvis fakturaen innehar merverdiavgift, kontrolleres det at avsenderen av fakturaen er MVA-registrert (dette fantes også i tidligere versjoner av Document Center, men nå i en ny versjon). Tjenestene aktiveres i System/Visma AutoInvoice/Rediger eller Legg til kobling. Her kan du også velge om advarsler fra tjenesten skal stoppe AutoFlow.  Les mer om tjenesten her: https://documentation.autoinvoice.visma.com/detect/guide/    Nye ikoner og layout i hovedvinduet og i noen små vinduer Håper dere liker de nye ikonene 🙂  Filtreringsvinduet har også endret design   Identifiserer OCR-språk Ved OCR-tolkning vil systemet tolke på det språket som er valgt som OCR-språk. Men fra nå av vil den også forsøke andre språk, hvis OCR-tolkningen ikke gir forventet resultat. Den vil altså først prøve på valgt språk. Hvis resultatet ikke er tilfredsstillende, vil den prøve å identifisere språket, og prøve tolkning på det språket. Hvis det heller ikke er tilfredsstillende, vil den til slutt prøve alle språk vi støtter, og velge den med best treff. OCR-maske på flersidig dokument Nå er det mulig å plassere maske for OCR-tolkning av data også for andre sider enn førstesiden i et PDF-dokument. Bla til riktig side før du trykker på maske.   Endre forfallsdato fra Approval Nå er det mulig å tillate godkjenneren i Approval og endre forfallsdato. Det har vært flere som ønsker å gjøre dette, for på den måten å styre hvilken dato fakturaen skal betales på. Denne muligheten kan skrus på per firma under System/Visma.net Approval/   Andre nyheter/forbedringer Leverandørnummer legges til feltet Leverandørnr på alle linjer ved linjetolkning Eksternarkiv viser nå også MVA-kode Ny menyplass til AutoFlow og AutoApprove, de er nå flyttet til Verktøy Oppfølging AutoInvoice laster nå også ned manglende vedlegg Servicekonsoll for alle servicer Nå kan man åpne Servicekonsoll og se status for alle de 5 servicene som kjøres på server. 64 bits versjon Visma Document Center leveres nå i 64 bits versjon. For å bruke denne versjonen, må du også bruke 64-bits på ditt økonomisystem. Visma Business Visma Business har en pilotversjon med 64-bits. Avklar med din Visma-partner om dette er noe der kan gå inn i. Visma Business 64-bits støtter per i dag ikke BIG. Visma Global Visma Global støtter 64-bits. Mange velger å kjøre 64-bits på server og 32-bits på arbeidsstasjon. Da må man gjøre tilsvarende med Document Center.  Visma Contracting Støtter ikke 64-bits   Nyheter for de som bruker Visma Business Bokføringsregler i Visma Business Nå er det mulig å lage bokføringsregler i Business. Fra Document Center kan man aktivere at disse reglene skal kjøres ved mottak av fakturaer.  Denne tjenesten aktiveres av administrator i Verktøy/Systeminnstillinger/Generelt/Firmainnstillinger. Huk av for “Foreslå bokføring fra regler”.  Når denne innstillingen er på, vil alle dokumenter som importeres og tolkes automatisk, kjøre denne behandlingen og få forslag til bokføring hvis kriteriene for bokføringsbehandling oppfylles. Reglene sjekkes på hver konteringslinje bortsett fra leverandørlinjen (den første linjen). Hvis man ikke får tolket linjer (enten fordi linjetolkning ikke er skrudd på, eller at man har OCR-tolket en PDF), så kan man velge å legge kostnadsføring på en egen linje. På den måten kan bokføringsreglene også kjøres på en tolket PDF. Dette aktiveres ved å skru på “Splitt kostnad og leverandør på hver sin linje” under Verktøy/Systeminnstillinger/Firmainnstillinger. Betingelsene for at bokføringen skal slå til legges i Business-tabellen Regnskap/Faste opplysinger/Bokføringsregel-kriterie. Selve bokføringen finner du i tabellen Regnskap/Faste opplysinger/Bokføringsregel-handling.  Bokføringsreglene kjøres ikke på kreditnotaer. ... View more