I hanteringen av löner är det viktigt att förstå skillnaden mellan en ordinarie lönekörning och en extra lönekörning. Dessa två typer av lönekörningar spelar olika roller i löneadministrationen, och deras funktioner anpassar sig efter olika behov inom företaget.     Ordinarie lönekörning Ordinarie lönekörningar sker regelbundet varje månad för att generera arbetsscheman för anställda. För den aktuella löneperioden, vare sig det är månadslön eller timlön, skapas ett arbetsschema baserat på fördefinierade mallar som finns tillgängliga i Payroll SE. Förutom att använda dem, erbjuds också alternativet att importera arbetsscheman direkt från ditt tidredovisningssystem. Detta ger en smidig och effektiv process för att ställa samman de nödvändiga uppgifterna för lönekörningen. Extra lönekörning Ibland uppstår situationer där det blir nödvändigt att utföra utbetalningar utöver den vanliga lönen. Det är där extra lönekörningar kommer in i bilden. Detta alternativ bör användas när du behöver göra utbetalningar som inte ingick i den ordinarie lönekörningen, såsom retroaktiv lön eller separat utbetalning av exempelvis reseräkningar. Viktigt att notera är att extra lönekörningar inte har möjlighet att generera eller importera arbetsscheman, vilket skiljer dem tydligt från de ordinarie lönekörningarna. Man bör se till att noggrant planera för både ordinarie och extra lönekörningar för att säkerställa att alla utbetalningar görs korrekt samt i enlighet med interna riktlinjer och externa lagkrav. Korrekt användning av dessa två typer av lönekörningar underlättar en effektiv och problemfri löneprocess.   För ytterligare information och vägledning om när och hur man bör använda ordinarie respektive extra lönekörningar, vänligen konsultera vår användarmanual eller kontakta din partner. ... View more

När en anställd avslutar sin anställning i april är det viktigt att de rätta åtgärderna vidtas för att säkerställa att semesterberäkningen och slutlönen hanteras korrekt. För att undvika eventuella komplikationer rekommenderar vi att följande steg genomförs i tur och ordning. 1. Fastställ löneutbetalningen för april Innan slutlöneberäkningen kan genomföras är det viktigt att löneutbetalningen för april är fastställd. Detta beror på att eventuella avvikelserapporteringar, som normalt kan uppstå retroaktivt, behöver beaktas i slutlöneberäkningen. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Fastställa. I listan över löneperioder syns endast ej fastställda löneperioder. Välj April och tryck på fastställ.   2. Säkerställ att all frånvaro för mars är registrerad Det är av yttersta vikt att all frånvaro som avser mars månad är korrekt registrerad och fastställd. Denna information är kritisk eftersom den kan påverka resultatet av semesterberäkningen. Kontrollera att all nödvändig information avseende arbetstidsförkortning, sjukdagar och annan relevant frånvaro är korrekt rapporterad innan du fortsätter. I programmet finns det rapporter som du kan använda som hjälpmedel Gå till Rapporter och t.ex. frånvarostatistik Du kan välja Total frånvaro eller skapa en egen listvariant Du kan också skapa egna rapporter i rapportgeneratorn     3. Genomför semesterberäkningen Nästa steg är att genomföra semesterberäkningen för det gångna semesteråret. För att detta ska kunna göras måste de tidigare stegen vara avklarade. Semesterberäkningen kommer att ligga till grund för hur mycket semesterersättning den anställda har rätt till vid slutet av anställningen. I programmet, gå till menyn för Semester och välj Semesterberäkning. Kontrollera startdatumet för avtalet med intjänandeåret. Slutdatumet sätts automatiskt till 12 månader framåt i tiden. Välj ett avtal i taget och tryck på OK. Upprepa dessa steg för alla avtal som är listade. 4. Skapa extralön för slutlönen Efter att semesterberäkningen är genomförd, är det dags att skapa en extralön där slutlönen för den anställda beräknas och betalas ut. Denna slutlön ska inkludera semesterersättning och eventuell annan kompensation som den anställda har rätt till. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Löneperioder. Tryck på plusknappen för att skapa en ny löneperiod. Välj extra lönekörning.       OBS! Det är viktigt att alla dessa steg genomförs i nära samarbete med löneadministration och HR för att säkerställa att alla regler och riktlinjer följs. Att hantera slutlön och semesterberäkning på detta sätt säkerställer en smidig övergång för både arbetsgivare och anställd.     För ytterligare vägledning och detaljerad information, hänvisar vi till hjälpfiler inne i programmet. Vid behov tveka inte att ta kontakt med din partner ... View more

När en anställd avslutar sin anställning i april är det viktigt att de rätta åtgärderna vidtas för att säkerställa att semesterberäkningen och slutlönen hanteras korrekt. För att undvika eventuella komplikationer rekommenderar vi att följande steg genomförs i tur och ordning. 1. Fastställ löneutbetalningen för april Innan slutlöneberäkningen kan genomföras är det viktigt att löneutbetalningen för april är fastställd. Detta beror på att eventuella avvikelserapporteringar, som normalt kan uppstå retroaktivt, behöver beaktas i slutlöneberäkningen. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Fastställa. I listan över löneperioder syns endast ej fastställda löneperioder. Välj April och tryck på fastställ.   2. Säkerställ att all frånvaro för mars är registrerad Det är av yttersta vikt att all frånvaro som avser mars månad är korrekt registrerad och fastställd. Denna information är kritisk eftersom den kan påverka resultatet av semesterberäkningen. Kontrollera att all nödvändig information avseende arbetstidsförkortning, sjukdagar och annan relevant frånvaro är korrekt rapporterad innan du fortsätter. I programmet finns det rapporter som du kan använda som hjälpmedel Gå till Rapporter och t.ex. frånvarostatistik Du kan välja Total frånvaro eller skapa en egen listvariant Du kan också skapa egna rapporter i rapportgeneratorn     3. Genomför semesterberäkningen Nästa steg är att genomföra semesterberäkningen för det gångna semesteråret. För att detta ska kunna göras måste de tidigare stegen vara avklarade. Semesterberäkningen kommer att ligga till grund för hur mycket semesterersättning den anställda har rätt till vid slutet av anställningen. I programmet, gå till menyn för Semester och välj Semesterberäkning. Kontrollera startdatumet för avtalet med intjänandeåret. Slutdatumet sätts automatiskt till 12 månader framåt i tiden. Välj ett avtal i taget och tryck på OK. Upprepa dessa steg för alla avtal som är listade. 4. Skapa extralön för slutlönen Efter att semesterberäkningen är genomförd, är det dags att skapa en extralön där slutlönen för den anställda beräknas och betalas ut. Denna slutlön ska inkludera semesterersättning och eventuell annan kompensation som den anställda har rätt till. I programmet, gå till menyn för Löneperiod och välj Löneperioder. Tryck på plusknappen för att skapa en ny löneperiod. Välj extra lönekörning.       OBS! Det är viktigt att alla dessa steg genomförs i nära samarbete med löneadministration och HR för att säkerställa att alla regler och riktlinjer följs. Att hantera slutlön och semesterberäkning på detta sätt säkerställer en smidig övergång för både arbetsgivare och anställd.     För ytterligare vägledning och detaljerad information, hänvisar vi till hjälpfiler inne i programmet. Vid behov tveka inte att ta kontakt med din partner ... View more

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger     ... View more

I Payroll SE kan man ställa in en automatisk kontroll att kontona på lönearter finns med i kontoplan man vill använda. Är kontrollen på men det saknas kontoplan svarar systemet med följande felmeddelande:     Gå till Lönearter - löneartsregistret och välj lönearten som du ser i felmeddelandet. Gå till fliken Kontering - där ser du standardkonto eventuellt flera konton om du konterar per kategori/anställd   Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring   Under Kontoplan kryssa i ingen kontroll eller importera din kontoplan i SIE4 filformat. Alternativet är att lägga upp alla konton manuellt i tabellen till höger     ... View more

Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.   Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.   För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik   Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften   Ett enkelt exempel kan du se nedan. Men det kan skilja sie beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.   Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.         ... View more

Det är viktigt att du som Superanvändare i Visma.net Payroll SE följer denna beskrivning för att alla på ditt företag ska kunna komma igång med löneadministration i Payroll SE.   Superanvändaren är den mailadress som var angiven i beställningen skickad av er Partner. Den måste redan vara upplagd i Admin sedan tidigare.   Instruktioner för att upprätta kopplingen mellan Visma Home och Payroll SE hittar du även i dokumentationen här och i välkomstmailet som skickas ut automatiskt när licensen är upplagd.   Klicka på länken https://lon33.kontek.se/ för att upprätta kopplingen Klicka på knappen Logga in med Visma  - då läggs ikonen Payroll till i Visma Home. Du kan logga ut och in igen för att kontrollera att den finns tillgänglig.   Inne i Visma.net Payroll SE har man som standard tillgång till ett Demoföretag - det kan du se i övre högra hörnet.   Du behöver skapa ett nytt företag som ska integreras med Payslipp och de övriga Visma.net produkterna. Det kommer att användas som ert skarpa bolag. Gå till Företag - Företagsregistret Tryck på plusknappen och fyll i grundinformation på fliken Allmänt     I nästa steg måste du ge tillgång till företaget för andra användare. OBS! En mailadress kan endast finnas på en licens. Så är affärslogiken för licenskontrollen i Payroll SE uppbyggd. Det innebär att man inte kan vara superanvändare på flera licenser. En tips här: om ni använder Gmail kan man skapa e-postalias och på så sätt administrera användare på flera licenser. Mer information hittar du på Googles Supportsidor. Gå till Admin - Administrera användare och lägg upp användare genom att trycka på plusknappen. Se till att de registreras med samma mailadress som används i Connect.   Användarna behöver också logga in via  https://lon33.kontek.se/ och upprätta kopplingen till Visma Home genom att trycka på knappen Logga in med Visma. Skulle de omdirigeras till Konteks inloggningssida och URL:en https://lon1.kontek.se/ betyder det att de inte är upplagda som användare i Visma.net Payroll SE. OBS! Det kan också vara ett annat tal i Konteks URL. För Payroll SE gäller endast lon33. Det är lätt att se skillnaden, sidorna har olika layouts och knappen Logga in med Visma saknas på Konteks sida   ... View more

Nu finns det en ny version ute för Payroll SE. I den här versionen har vi lagt till en ny funktionalitet i rutinen Arbetstidskonto. Vad versionen innehåller i sin helhet hittar du här   Dokumentet är tillgängligt för inloggade användare. ... View more

I denna artikel beskriver vi hur du manuellt överför anställda från Time&Absence till Payroll SE. Det är nödvändigt om man lade upp anställda innan man skapade en koppling mellan programmen. Mer information om programlänkar hittar du här.   Logga in på Time&Absence med dina vanliga inloggningsuppgifter. Gå till Anställda > Anställning och se till att det finns aktuella uppgifter under Sysselsättningsgrader. Annars felar importen i Payroll SE Gå till Bearbetningar > Servicerutiner > Exportera anställda. Om du behöver det, gör ett urval. Du har också möjlighet att spara det filter du skapat. När du är klar, tryck på Exportera. I tabellen till höger dyker en ny rad upp när exporten påbörjas. Där kan du se start- och slutdatum/klockslag samt status för exporten. Gå nu till Payroll SE och logga in som vanligt. Vid kuvertet till höger ser du en siffra som indikerar att det finns ny information redo att importeras. Markera raden för att se detaljerad information. Tryck på länken i meddelandet eller gå till Personal - HRM - Importera personal. OBS! Sedan version 2024.0.5 måste du välja en inmatningsmall innan du trycker på Importera, annars får du upp nedanstående felmeddelande. Du kan trycka på Kontrollera för att säkerställa att all information är korrekt. Om allt stämmer, tryck på Importera.   När importen är klar har du möjlighet att skriva ut en avstämningslista. Den nya anställda finns nu i personalregistret i Payroll SE. ... View more

Efter den senaste uppdateringen av Payroll SE fungerar inte FOS förfrågan som den ska.   Programmet ska göra förfrågan på anställda som har Status = Aktiv. Men på grund av en bugg görs ingen förfrågan på Aktiv, utan görs istället på Status = Slutat (vilket är helt fel). Om man inte har några anställda i företaget som har status = Slutat, så får man just nu det här felet när man gör FOS förfrågan via API.   Och om man har anställda med Status = Slutat, så får man inget felmeddelande men förfrågan görs bara på de som har slutat.   Vi kommer rätta felet omedelbart med en Hotfix ... View more

Vi förstår att tid är värdefull, och därför har vi utvecklat sökfunktioner för att hjälpa dig snabbt och smidigt hitta det du behöver.  I vår nya avancerade fakturahantering finns bl. a.:   Globalsök för total kontroll: Högst upp i programmet finner du globalsök. Denna funktion genomsöker hela systemet och anpassar listan för att visa det mest relevanta först. Sök på allt och få snabbt en översikt över all information du behöver.    Fritextsök fakturabild: Med vår unika fritextsökning på fakturabilder kan du nu söka på alla ord som tolkas från fakturabilden. Oavsett var texten är lokaliserad på fakturan   Fakturasök med över 20 sökparametrar: Utforska vårt omfattande fakturasöksverktyg, där över 20 olika sökparametrar kombineras för att skapa den mest precisa sökningen. Oavsett om det är datum, belopp eller leverantörsinformation du letar efter, ger vårt sökverktyg dig möjlighet att anpassa sökningen för att matcha dina specifika behov. Slipp onödig tidsspillan och hitta exakt den information du letar efter på ett ögonblick.     Oavsett om du är en erfaren användare eller nybörjare, är våra sökfunktioner utformade för att göra din upplevelse intuitiv och effektiv.   Kontakta din partner för mer information! ... View more

I vår nya avancerade fakturahantering kan du sätta upp automatiska regler för hur era fakturor ska konteras direkt när de kommer in i systemet, innan någon ens sett fakturorna.   Och när de har konterats sätts attestflödet igång.     Kontakta din partner för mer information! ... View more

Att löneväxla handlar om att byta en del av sin kontanta bruttolön mot andra förmåner. I praktiken innebär det att arbetsgivaren drar av exempelvis 5 000 kronor på arbetstagarens bruttolön och istället sätter in det beloppet i vald förmån.   Det finns ingen standard löneart för detta ändamål i Payroll SE utan man får skapa en egen under Lönearter - Löneartsregister. Ställ in att lönearten ska påverka bruttolönen.   För att visa ackumulerat saldo på lönespecifikation för löneväxlingen behöver du skapa egen statistik. Det gör du på fliken Allmänt under Egen statistik   Du får skapa en separat löneart för att visa ackumulerat värde på utskriften   Ett enkelt exempel kan du se nedan. Men det kan skilja sig beroende på vilket semesteravtal, anställningsform mm man har.   Månadslön är på 25 000 kr och det görs ett bruttolöneavdrag på 5 000 kr, då kommer skatt och arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen 20 000 kr.         ... View more

Vi upplever för tillfället problem med knappen Visa filer i Leverantörsfakturor (AP301000). Ingenting sker när du trycker på den.   Det är felrapporterat till vår utvecklingsavdelning. Vi beklagar besväret detta medför ... View more

I denna artikel kommer vi att guida dig genom de olika stegen för att sätta upp konton och koddelar i Visma.net Payroll SE. För att ställa in koddelar i Visma.net Financials, följ instruktionerna i vägvisaren under Inställningar - Inställningshjälp - Koddelar (CS202000).   Steg 1: Benämningar i lönesystemet Visma.net Payroll SE använder en någorlunda annan benämning än Visma.net Financials, men Payroll SE tillåter även egna namn. I Payroll SE använder man begreppet nivå där nivå 1 är huvudbokskonto och nivåer 2-4 motsvarar segment i Visma.net Financials. Gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Under Aktivera bokföringsfunktioner kryssa i Bokföring - nivå 4.    Gå till Företag - Företagsinställningar - Bokföring. Under Rubriker finns möjlighet att ändra standardbenämningar till valfria. Standardbenämningar är Kostnadsställe, Objekt och Nivå 4. Steg 2: Lägg till koddelar på personalkortet Gå till Personal - Personalregistret. Välj den anställde och gå till fliken Löner. Under Kostnadsställe och Nivå 4 (eller dina egna benämningar) har du möjlighet att lägga till den anställdes specifika kostnadsställen. Tryck på plusknappen för att lägga till en ny rad. Med optionsknappen till vänster anges den anställdes huvudtillhörighet Ange procentuell fördelning mellan flera koddelar. OBS! Denna fördelning  används för bokföringsunderlaget men för andra rapporter och urval som görs på kostnadsställe/Nivå 4, redovisas varje person på sin huvudtillhörighet (ej enligt någon fördelning).   Steg 3: Lägg till koddelar på lönearter Kostnadsställe och Nivå 4 ställer man in på lönearter. Gå till Lönearter - Löneartsregister - fliken Kontering Under Kontera enligt personal kryssa i Kostnadsställe och/eller Nivå 4 om du vill använda koddelar som har lagts till på personalkortet (Steg 2). OBS! Om du ändrade benämningarna i Steg 1 så får du se dem här. Under Kontera per kategori/anställd anger du också konto och koddel för Objekt (Segment 2 från Financials)     Det går även att snabbuppdatera många lönearter samtidigt under menyn Lönearter. Välj vad du önskar uppdatera       och följ vägvisaren i programmet.   Steg 4: Utökad kontering av arbetsgivaravgifter Om du behöver bokföra arbetsgivaravgifter per kategori kan du göra det med tilläggsmodulen Bokföring arbetsgivaravgifter/kategori. För att få tillgång till den utökade konteringen gå till Företag - Företagsinställningar - Allmänt. Kryssa i för Bokföring arbetsgivaravgifter/ kategori. Gå till Företag - Företagsregistret - Lagstadgade avgifter. I nedre delen av tabellen ange Kreditkonto för förmåner, banklön och kontantlön   Tryck på länken Kontering per kategori På fliken Arbetsgivaravgifter ange kontering (debet och kredit) för varje personalkategori eller ett standardkonto.   På fliken Kontering nivå 2 ställer du in om balanskonton ska fördelas på koddelar. Balanskonton för både arbetsgivaravgifter och förmåner kan fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4. Balanskonton för banklön och nettolön kan fördelas på kostnadsställe och nivå 4.   Regionalt företagsstöd samt stöd för forskning och utveckling (FoU) kan fördelas på motsvarande konto (debet och kredit) som för de lagstadgade arbetsgivaravgifterna, samt fördelas på kostnadsställe, objekt och/eller nivå 4.   Steg 5: Få med koddelar på bokföringsunderlag Gå till Löneperiod - Rapporter - fliken Beställning. Tryck på plusknappen för att skapa en mall för utskriften. Skriv in ett namn i textfältet under Beställningens namn. Tryck länken Lägg till/ta bort Kryssa i för Bokföring Tryck OK   Under rapporter kan du nu trycka på plusknappen för att utforma bokföringsunderlag. Ange en benämning. Välj om alla transaktioner för löneperioden ska inkluderas i bokföringsordern eller enligt urval. I rullgardinsmenyn för sortering välj vilka segment som ska följa med och i vilken ordning. Här är det viktigt att du anger den ordning som används i Financials. Tryck på Spara. Tryck på Spara igen i huvudfönstret. Tryck på Utskrift och önskat åtgärd.     För att kunna importera bokföringsunderlaget i Financials behöver du förbereda en Excel fil. Det gör du genom att trycka på excelikonen och ladda ner en Excel eller CSV fil - formatet väljer du i nästa steg.        ... View more

I nuläget behöver man exportera och importera användare mellan Visma.net Payroll SE och Visma.net Admin varje gång en ny anställd läggs upp, för att koppla samman användare mellan de två programmen.   I denna artikel utgår vi från att du redan har konfigurerat företaget. En fullständig dokumentation hittar du här.   Börja med att säkerställa att det finns en korrekt e-postadress på personalkortet i Visma.net Pyroll SE. Gå till  Personal - Personalregistret - fliken Allmänt. I kolumnen längst till höger, kontrollera E-post Visma.net. Det är endast detta fält som importen går efter. OBS! Importen är även skiftlägeskänslig, så lägg märke till stora och små bokstäver.   Gå till Personal - Exportera personal (Visma.net) och välj vilka anställda som du vill inkludera i filen. Om du redan använder Visma.net Payroll SE kan det vara aktuellt att endast välja de anställda som inte har kopplats till Visma.net. Tryck på knappen Skapa fil för att skapa och ladda ner en CSV-fil. Den sparas automatiskt på din dator i mappen Hämtade filer. Gå till Visma.net Admin. Gå till Användare och roller - Användare. Tryck på Andra åtgärder och välj Importera användare…   Välj filen du exporterade från Visma.net Payroll SE och följ vägvisaren. Ge rollerna som vanligt i Visma.net Admin På så sätt lägger du till nya användare som nu tilldelas ett OdpUserID När du är klar med rolltilldelningen tryck på Excel-ikonen till höger om Andra åtgärder för att exportera användarna. Gå tillbaka till Visma.net Payroll SE. Gå till Personal - Import personal. Tryck på plus-knappen. Ange en Benämning. I Filformat välj Visma user(xlsx). Inmatningsmall sätts automatiskt till Support Test Mall. Tryck på mapp-ikonen vid Filnamn och välj filen du exporterade från Admin Du kan kontrollera vilka användare som kommer att importeras genom att trycka på knappen Kontrollera. Om allt ser rätt ut tryck på Importera.     Om det behövs så spara Avstämningslistan. Du kan spara den i PDF- eller Excel-format eller bara förhandsgranska.   På personalkortet kan du nu se en kedjeikon vid E-post Visma.net och fältet är inaktiverat.         ... View more

Det rekommenderas att man väljer Underlag för ROT- och RUT-arbeten  i Företag (CS101500) på fliken ROT och RUT.   I denna artikel beskriver vi ett sätt att reversera en kundfaktura med ROT/RUT när man valt  Frisläpp fakturor och betalningar istället   Frisläpper man en ROT faktura:   Resultat:   Samt:   För att reversera fakturan måste man börja med fakturan till Skatteverket. Gå till Kundfakturor (AR301000) och hitta fram fakturan till Skatteverket. Gå till Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp kreditfakturan   Fakturan till Skatteverket är nu stängd.   Nu behöver du Reversera motpost på den tidigare kundinbetalningen. I vårt exempel betalningen 100112   Resultat:   Nästa steg är att reversera den ursprungliga fakturan. Gå till Kundfakturor (AR301000) och Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp den    Återstår kreditfakturan 100112 som skapades när vi först frisläppte 100111:     Fakturan har ingen moms. Skapar därför en debetjustering utan moms:   Sista steg är att skapa och frisläppa en kundinbetalning:   Nu är alla dokument stängda. Både kundfakturor     Och kundinbetalningar   ... View more