Vi følger opp suksessen fra i høst, og klemmer til med gratis Brukerdag Julespesial i Oslo 11.desember! Dette blir siste brukerdag for i år, og vi lover deg masse spennende og nyttig innhold, i tillegg til lussekatter og lun førjulsstemning. I løpet av Brukerdagen vil vi fortelle om Visma sine viktigste fokusområder og planer fremover. Du vil få presentert nye muligheter og tjenester i Mamut One og vi tar opp viktige temaer i forbindelse med den nye personvernlovgivningen og regelendringer for lønn. Vi vil også presentere våre nettbaserte alternativer slik at du er oppdatert på hvilke løsninger som vil være best for deg og din bedrift i dag og i fremtiden.   Program og Gratis påmelding   ... Visa mer

 Her er oversikten over kostnader per transaksjon i forbindelse med Mamut Autoinvoice:   Denne oversikten finner du også ved å gå til denne siden, scrolle litt ned og trykke på "Klikk her for å sammenligne de ulike versjonene".   ... Visa mer

Visma Mamut har denne høsten vært ute på veien for å holde brukerdager i norske byer. Etter å ha holdt brukerdager i Oslo reiste vi til Bergen 26. September, og Trondheim 18. oktober. Til sammen hadde vi ca 55 deltakere i disse to byene, hvor vi bød på frokost og kaffe.   Agendaen var som følger: Fokusområder i Visma Digitalisering og trender Status Mamut One Nyhet! Ny tjeneste for elektronisk fakturering i Mamut Digitaliser reiseregninger og lønn Hold deg oppdatert med Mamut Nettbaserte alternativer til Mamut Mamut i sky Deltakere fikk høre litt om våre planer for Mamut i fremtiden, hvor vi ønsket å understreke at Mamut ikke skal fases ut. Tvert imot skjer det mye spennende i Mamut. Vi demonstrerte blant annet ny tjeneste for elektronisk fakturering i Mamut, en av de største nyhetene i siste versjon. Vi viste også hvordan våre kunder kan effektivisere håndtering av reiser, utlegg og lønn ved hjelp av Visma.net Payroll, hvor flere mente de hadde et stort potensial for å gjøre ting enklere og mer digitalt.   Til slutt demonstrerte vi tilleggstjenesten Mamut Application Hosting, vår serverplattform hvor vi håndterer drift av Mamut, og kundene logger på Mamut via nettleser - Mamut i skyen!   Vi har fortsatt to brukerdager til denne høsten: Stavanger 24. oktober og Oslo 30. november. Meld deg gjerne på om du er nysgjerrig på dine muligheter med Mamut!   Meld deg på her   Mamut kunde, Trondheim: “Veldig bra tiltak og håper på flere slike brukerdager”   ... Visa mer

I Community legger vi ut viktige nyheter og informasjon om oppdateringer, det er derfor smart at du abonnerer på dette så du ikke går glipp av noe.     Hvordan abonnere For å kunne abonnere må du være innlogget, og dette gjør du enkelt øverst til høyre på denne siden. Velg Logg inn om du allerede er registrert som bruker, eller Registrer deg om du ikke har en bruker.   Etter innlogging abonnerer du enkelt ved å trykke på sirkel-symbolet oppe til høyre og velger Abonner:     Du har nå abonnert på alle Nyheter fra Mamut One, og blir varslet så fort vi legger ut noe. Varslingshyppighet Standardvarsling er “med èn gang”, og du vil da motta varsel på mail sekunder etter at en nyhet er lagt ut. Varslingshyppighet kan justeres under Mine Abonnementer:   Under Mine Abonnementer velger du Innstillinger for varsler, og gjør de avhukningene som passer for deg, før du lagrer nederst på siden:   HUSK at du kan også abonnere på både Brukertips og vårt diskjusjonsforum Diskusjon.   Les mer om abonnement i "Hjelp"    ... Visa mer

Når kunden får eFaktura direkte i nettbanken er den allerede ferdig utfylt. Det vil si at de slipper å bruke tid på å skrive inn KID-nummer og kontonummer når de skal betale. Kunden betaler raskere, som fører til bedre likviditet for deg. I tillegg slipper kundene fakturagebyrer og det er en langt sikrere og mer effektiv sending enn ved bruk av post.   En smart ny funksjon er det vi kaller for Avtalefangst. Hvis du aktiverer denne så vil kundene dine få tilbud om å opprette en eFaktura avtale med deg når de betaler en papirfaktura i nettbanken, hvem ønsker vel ikke det?   Den korte tiden du bruker på å aktivere AutoInvoice vil garantert spare både deg og kundene dine for mye tid fremover.   Informer gjerne kundene deres på forhånd, slik at de er klar over at dere vil tilby dette.   eFaktura til privatpersoner er en del av vår nye AutoInvoice-løsning i Mamut. Se hvordan du kommer i gang her ... Visa mer

Når man aktiverer den nye AutoInvoiceløsningen, vil alle dokumenter ha status Bokført: Nei, selv om de er bokført manuelt eller med den gamle eDokumenter løsningen. For å løse dette har vi laget et lite verktøy som gjør det enkelt å oppdatere status på alle dokumenter som er bokført i databasen. Kolonnen Bokført under AutoInvoice - Mottatte dokumenter kan ha 3 forskjellige statuser: Ja  Nei   Håndtert. Alle nye dokumenter vil ha Bokført: Nei når de ankommer. Ved å klikke inn på en faktura og enten klikke Bokfør eller Håndtert, vil status oppdateres til henholdsvis Bokført: Ja eller Bokført: Håndtert.   Feltet oppdateres kun når man bokfører/håndterer med den nye AutoInvoice integrasjonen. Verktøyet vi har laget gjør det enkelt å oppdatere status på alle dokumenter som er bokført i databasen. Det er også mulig å manuelt endre status på spesifikke dokumenter, ved å markere de i listen.   MERK! Verktøyet oppdaterer kun Bokført kolonnen hos AutoInvoice, og vil ikke gjøre endringer i regnskapet deres. Verktøyet brukes på eget ansvar. Eventuelle feil kan korrigeres i verktøyet. Det vil ikke hjelpe å lese tilbake sikkerhetskopi, da listen over mottatte dokumenter ligger hos AutoInvoice og ikke lokalt i firmadatabasen.   Slik bruker du verktøyet til å sette Bokført: Ja på alle faktura som er bokført i firmadatabasen: Last ned verktøyet her, på en maskin hvor Mamut er installert: https://cdl.mamut.com/BIN/Support/AutoInvoice/MamutAutoInvoiceStatusUpdate.exe Kjør filen MamutAutoInvoiceStatusUpdate. En liste over deres firmadatabaser i Mamut skal vises. Velg ønsket firmadatabase og klikk Neste. Systemet henter en liste over alle mottatte AutoInvoice dokumenter de siste 6 månedene, og gjør et søk i hovedbok/bilagsregistrering for å se om det finnes bilag på noen av dokumentene. Søket gjøres på bakgrunn av fakturanummer og avsenders orgnummer. Alternativt vil det også søkes på fakturanummer og beløp. Hvis treff vil bilagsnr og bilagsår kolonnene være utfylt. Dokumenter hvor systemet har fått treff på bilag, men Bokført står til Nei, vil automatisk bli haket av i listen. Du kan manuelt legge til eller fjerne haker, for å tilpasse hvilke dokumenter som får oppdatert status. Dobbeltsjekk at korrekte dokumenter er haket av. Sjekk Endre status til står til Ja (bokført) i bunnen av vinduet og klikk Neste. Verktøyet ber deg bekrefte at du ønsker å endre status på valgte dokumenter. Klikk Ja for å oppdatere status. Vent mens status oppdateres. En bekreftelse vises når prosessen er fullført. Du kan så lukke verktøyet. ... Visa mer

      I Autoinvoice modulen har du en funksjon for å identifisere alle kunder som kan motta elektronisk faktura. Du finner den under Autoinvoice - Autoidentifiser kunder. Klikk på denne Du vil nå få opp en veiviser: Klikk Neste og systemet vil sjekke alle dine kontakter opp mot elektroniske registre for å sjekke om de kan motta elektroniske fakturaer. Ved å klikke Neste igjen vil alle disse kontaktene bli oppdatert med at de ønsker å motta elektronisk faktura.   Dersom kunder ikke blir identifisert, kan man fortsatt sette de opp med Autoinvoice, og Autoinvoice vil da sende fakturaen per mail eller per post. Du kan også sette innstilling for mange kunder samtidig via Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Velg Enkelt utvalg, Neste, huk av for Kunder og klikk Neste Velg Endre statusfelter/annen kontaktinformasjon og klikk Neste Velg fanekortet Innstillinger for kunder, huk av for Send dokument som, og du vil få flere valg i nedtrekkslisten Velger du her Automatisk vil Autoinvoice forsøke å sende fakturaen som en eFaktura. Dersom kunden ikke kan motta eFaktura, vil systemet forsøke å sende faktura per e-post. Dersom kunden mangler e-post adresse så vil systemet sende fakturaen per post. Klikker du Neste og Fullfør vil systemet oppdatere dette valget på alle kunder.   ... Visa mer

Denne artikkelen tar for seg hvordan du sender en elektronisk faktura fra Mamut One. Den forutsetter at du har aktivert Autoinvoice slik denne artikkelen beskriver.     Vi har i dette eksempelet allerede kjørt veiviser for å oppdatere alle kunder med Autoinvoice innstillinger (se denne artikkelen) og dobbeltsjekker at alt stemmer ved å klikke på knappen Autoinvoice: Da får du opp dette vinduet: AutoInvoice-innstillinger   Her ser vi at systemet har oppdatert alt av elektronisk adresse, aksesspunkt og utskriftsformat, og nå vil denne kunden motta en elektronisk faktura dersom vi oppretter en faktura. Om man velger Automatisk under Send dokument som, så vil Autoinvoice først forsøke å sende fakturaen som en eFaktura. Dersom kunden ikke kan motta eFaktura, vil systemet forsøke å sende faktura per e-post. Dersom kunden mangler e-post adresse så vil systemet sende fakturaen per post. Du kan også oppdatere kunder manuelt med Autoinvoice-innstillinger. Sett en hake ved Send elektroniske dokumenter til denne kunden ved hjelp av AutoInvoice, under Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging - Innstillinger - AutoInvoice. MERK: Dersom du skal sende eFaktura til mottager via meldingsformidler Peppol så må mottager være registrert i ELMA og den elektroniske adressen vil ha prefix 0192. Den elektroniske adressen vil da ha følgende format 0192:0rganisasjonsnummer (EHF 3.0).  Elektronisk adresse AutoInvoice blir automatisk valgt ved opprettelse av en ordre, hvis AutoInvoice er aktivert på kunden. Ordren vil da ha følgende ikon øverst i høyre hjørne: MERK: AutoInvoice kan aktiveres og deaktiveres manuelt på en ordre før fakturering, ved å velge eFormat: (ingen)/AutoInvoice under fanekortet Diverse.  Fyll inn ordren som normalt, og klikk Fakturere. Ved fakturering av ordre vil valget AutoInvoice (ingen utskrift) være valgt som standard i Fakturering-vinduet. Det er da bare å klikke OK for å sende fakturaen til AutoInvoice. Den skal etter kort tid være synlig under Vis - AutoInvoice - Sendte dokumenter. Her vil du se fakturaen(e), status og hvilken Leveringsform som er brukt under Sendt Via: * e-faktura (intern): Der det står (intern) betyr det at mottaker også benytter Autoinvoice, men dette har ingen praktisk betydning. * E-post: Autoinvoice har sendt fakturaen som en e-post og da brukt kundens e-post adresse fra kontaktkortet i Mamut. * Post: Fakturaen er blitt skrevet ut og sendt i posten til kundens adresse fra kontaktkortet i Mamut. Dersom fakturaen sendes før kl 10, vil den postes senest dagen etter.  * Feilet: Om en faktura har status som feilet kan du klikke på den i denne oversikten for å få opp informasjon om hva som kan være årsaken til at den har feilet: Fakturaen vil da åpne seg og under Fakturahistorikk, vil du kunne se hvorfor fakturaen har feilet. Rett opp hvis mulig, og send faktura på nytt, med korrigert informasjon:   MERK: På denne siden kan du se hvilke priser som er gjeldende for de forskjellige tjenestene. ... Visa mer

Det er kommet nye diettsatser fra 22.06.2018. For at de nye diettsatsene skal være tilgjengelig i Mamut må det lastes ned nye systemfiler i Mamut. For å gjøre dette, gå til Fil - Databaseverktøy - Last ned systemfiler.   I noen tilfeller kan det være nødvendig å oppdatere formlene på lønnsartene for at disse skal hente korrekt sats i henhold til statens satser, når lønnsartene benyttes i lønnsregistreringen.   Oversikten nedenfor viser formlene og de tilhørende satsene: Diettsatser med tilhørende formler - 2018 NB: Vær oppmerksom på at ved utbetaling av bilgodtgjørelse etter statens satser, så er deler av beløpet skattepliktig. Du kan lese mer om det her.   Slik legger du inn en ny formel i formelfeltet på en lønnsart: 1. Gå til Vis – Lønn – Lønnsarter 2. Velg den lønnsarten du ønsker å endre og klikk på Rediger 3. Legg inn formel fra tabellen over i feltet Formel - Lønnsgrunnlag nederst på fanekortet Generelle Innstillinger   MERK: Finnes det ikke en formel som henter den satsen som ønskes kan satsen/beløpet skrives direkte inn i formelfeltet. Man må da bruke punktum i stedet for komma som desimaltegn. Se også denne artikkelen om nye regler for skattepliktig diettgodtgjørelse fra 2018 ... Visa mer

I 2020 er statens sats for kilometergodtgjørelse 4,03 kr pr. km, der 3,50 av dette er skattefritt. Hvis man utbetaler 4,03 kr pr. km må man skatte av 0,53 kr pr km. I Mamut er det lønnsart 710 Bilgodtgjørelse inntil 10.000 km som brukes for satsen på 3,50 kr pr km. Ønsker du fortsatt å utbetale 4,03 kr. pr. km. må du utbetale de siste 0,53 kr. som skattepliktig inntekt. Vi anbefaler at du bruker lønnsart 720 Bilgodtgjørelse, trekkpliktig til dette, men korrigerer formelen på denne lønnsarten for å få satsen på 0,53 kr.    Slik gjør du dette i Mamut: 1) Gå til Vis – Lønn – Lønnsarter 2) Finn lønnsart 720 Bilgodtgjørelse, trekkpliktig 3) I formelfeltet, fjern garates(12,2) og skriv inn 0.53. 4) For at antall KM ikke skal dobles må du  fjerne markeringen for Antall er Antall KM Lønnsarten bør se slik ut:     5) Klikk OK og Avbryt   Skal det utbetales en sats på 4,03 kr. til de ansatte må begge lønnsarter benyttes i lønnsregistreringen.   For brukere av integrasjon mot reiseregningstjenesten Visma.net Expense. For brukere som har integrasjon mot Expense, der alle reiser og utlegg sømløst importeres til Mamut, og benytter særavtale på bilgodtgjørelsen (du utbetaler den siste 0,53 pr km) kan følgende gjøres: Opprett lønnsartene slik det er beskrevet over i Mamut. Synkroniser så med Visma.net Expense:  Klikk deg inn i Mamut på Lønn og personal modulen - Klikk på knappen Visma.net Expense - Under "Velg data som skal eksporteres til Visma.net Expense" markerer du for Lønnsart - Klikk deretter på knappen Eksporter til Visma.net Expense. Logg deg så på Visma.net Expense og gå til Innstillinger - Typer - Kjøring - Bil. Klikk på Bil og stå på fanen Generell Huk av her for Bruk sats for statens særavtale.   6. Klikk så videre på Lønn/bokføring: Her velger du da henholdsvis 710 og 720 (eller den lønnsarten du har opprettet for dette) i feltet for trekkfri og trekkpliktig.   ... Visa mer

  Etter siste oppdatering av Windows 10 kan noen av våre kunder som har Mamut Application Hosting oppleve at Mamut kobler til og så forsvinner i “tray”. Programmet har åpnet seg, men vises ikke på oppgavelinjen. Dette kan i de aller fleste tilfeller løses ved å endre skjermoppløsningen. Lukk alle programmer Høyreklikk på skrivebordet og velg Skjerminnstillinger/Screen resolution Klikk på Avanserte skjerminnstillinger Bla ned og velg Avansert skalering av tekst og andre elementer Klikk på linken Angi et egendefinert skaleringsnivå, velg 100% (eller høyere)  Klikk OK, Bruk og velge å logge ut dersom du ikke har åpne programmer Om du ikke restartet eller logget ut i punktet over, lukk alle programmer og logg ut og inn av Windows/restart maskinen OBS! Benytter du flere skjermer, må skaleringen settes likt på alle skjermene ... Visa mer

I mai 2018 trer nye regler for GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft innen EU. Reguleringens hensikt er å styrke og sikre håndteringen av data.  Alle bedrifter som håndterer informasjon om privatpersoner (innen EU) må innføre dette. Norske myndigheter har bestemt at regulativet også skal gjelde i Norge.     For flere spørsmål rundt GDPR, se vår Generelle FAQ   Denne artikkelen skal hjelpe deg å etablere et system som enklest mulig fungerer i henhold til reglene for GDPR.  Den inneholder tips og eksempler, men er ikke et fullstendig sett med instrukser og kan ikke brukes som et underlag for aksept. De nøyaktige forutsetningene for hvordan GDPR skal innføres, varierer fra miljø til miljø. Andre viktige faktorer i en innføring er: hvilken type data du håndterer i ditt system hva systemet skal brukes til hvorfor dataene lagres (hensikt) Faktorene skal sørge for at det lagres minst mulig data. Dette er også noe kundene skal sikre selv fordi de eier sine egne data (er sin egen databehandler). Artikkelen tar for seg forholdene for et standard miljø for Mamut: Mamut One (Mamut One Office og Mamut One Enterprise) Mamut Online Vi beskriver også her vanlige tilknytninger til andre Vismabaserte systemer som f.eks Mobilescanner, Expense, Application Hosting og AutoInvoice, men går inn inn på GDPR fir disse systemene.    For tjenester utenfor Mamut One  er faktorene for GDPR og sikkerhet beskrevet i: https://www.visma.com/privacy/ https://www.visma.com/trust-centre/   MERK: Mamut One brukes i et såkalt on-premise-miljø. I denne sammenhengen betyr det at du som eier av programvaren er ansvarlig for miljøet programmet kjører i. Du er behandlingsansvarlig og er din egen databehandler. Det betyr at du er ansvarlig for å imøtekomme kravene fra GDPR. Dette er likt de juridiske kravene som allerede gjelder for håndtering av økonomiske data som f.eks bokføringsbilag og regler/lover rundt skatt og merverdiavgift. Visma ønsker å levere løsninger som i størst mulig utstrekning gjør det mulig for alle våre kunder å oppfylle disse kravene, også for GDPR. Generelle aspekter Bruk av data For all data hvor hensikten med informasjonen er uklar, kan det lede til at man unnlater å bruke GDPR. Dette gjelder ikke bare felt og kolonner med en definert hensikt, men også der hvor det finnes en mulighet for å lagre vilkårlig informasjon. Fritekstfelt og kommentarer er kilder til misbruk. Denne typen informasjon  kan også ha innhold det er mulig å søke på og analysere. Lagring av data For Mamut One lagres data på ulike steder og i ulike formater. For et system i drift er det mest vanlig å lagre data i: Systemets databaser Loggfiler på serversystemet Loggfiler på lokale maskiner (klienter) Arkivfiler, f.eks. bildefiler av fakturaer Forskjellige typer informasjonskapsler i nettlesere som er innebygde i klienter Forskjellige typer informasjonskapsler i alminnelige nettlesere Systemer kan også ha tilpasninger som muliggjør lagring på andre måter. Varianter av den typen data kan også opprettes på systemer som kjører: Direkte sikkerhetskopier av databaser eller alminnelige filer, f.eks. bildearkiv av fakturaer som lagres på spesielt definerte plasser. Indirekte sikkerhetskopier, f.eks  filer som lagres i skytjenester; DropBox eller Google Drive. I disse lagringsmediene har man i prinsippet ingen kontroll over spredning av data. Det gjelder for data i drift og data som leverandøren av skytjenesten har tatt sikkerhetskopi av. Vær opmmerksom på at du som kunde av disse skytjenestene står ansvarlig for disse dataene, og her gjelder reglene for GDPR uansett om dataene spres med eller uten hensikt. En situasjon kan være at man har tatt en sikkerhetskopi av en database og sendt den til analyse eller support hos en ekstern aktør. Overføring av data Programvare innenfor samme produktlinje er integrerte og deler data på forskjellig måte. Ofte deles også data utenfor de integrerte systemene. Det kan være andre systemer i Visma som har tilleggsfunksjoner f.eks. Autoinvoice eller Mobilescanner, men også systemer fra tredjepartsleverandører. Så fort data flyter mellom forskjellig programvare utenfor Mamut One, kan den GDPR-messige integriteten for disse dataene ikke dekkes av dette dokumentet alene. I slike tilfeller må direktivene for hvert enkelt system også følges. Eksempler på dette er at dere sender e-post fra programmet, utskrifter til fil etc.   Merk at data som i Mamut One-miljøer er beskyttet av forskjellige integrerings- og tilgangssystemer ikke nødvendigvis har samme beskyttelse når de overføres til ytre systemer. Brukerstøtte I mange situasjoner hvor vi yter brukerstøtte, blir produktive data fra kunden lagt ved forespørselen. I tillegg kan kunden sende en beskrivelse av feilsituasjonen, hvordan den kan rekonstrueres, innstillinger i Mamut og databasen som en fil. Med gjeldende GDPR er det ikke lenger tillatt å sende databasen til Visma Mamut uten å ha en forhåndsavtale om dette, via vårt supportsenter.  Tilbakekalling av personlig data Når hensikten med datalagring av informasjon om et individ ikke gjelder lengre, kan personen kreve at lagringen av data tilbakekalles.  Det betyr at alle hoved-og underposter kan slettes eller anonymiseres. Dette krever selvsagt at regnskapsloven fortsatt blir brukt i sin helhet: Regnskapsposter som er eldre enn 10 år Fakturaordre som er eldre enn 5 år Se forøvrig Altinns sider for mer informasjon om regler for oppbevaring av regnskapsmateriale   Sletting eller anonymisering av slike data kan utføres  ved å kontakte vår supportavdeling. Les mer om dette her:  https://community.visma.com/t5/GDPR/GDPR-FAQ-og-script-for-tilretteleggelse-av-Mamut/ta-p/144031     ... Visa mer

Her har vi samlet en rekke spørsmål vedrørende GDPR generelt, og GDPR i Mamut  GENERELT Q:  Får vi som kunde en Databehandleravtale fra Visma? A: Som kunde av Visma har du allerede en Databehandleravtale som gjelder for for ditt kundeforhold hos Visma. Se mer informasjon på vårt Trust Centre Mamut One brukes i et såkalt on-premise-miljø. I denne sammenhengen betyr det at du som eier av programvaren er ansvarlig for miljøet programmet kjører i. Du er behandlingsansvarlig og er din egen databehandler. Det betyr at du er ansvarlig for å imøtekomme kravene fra GDPR. Dette er likt de juridiske kravene som allerede gjelder for håndtering av økonomiske data som f.eks bokføringsbilag og regler/lover rundt skatt og merverdiavgift. Visma ønsker å levere løsninger som i størst mulig utstrekning gjør det mulig for alle våre kunder å oppfylle disse kravene, også for GDPR. I de tilfeller hvor du som kunde benytter en ekstern partner for drift av dine Visma løsninger bør du ha en databehandleravtale med aktuell driftspartner.   Q: Må jeg gjøre noe teknisk for å tilfredsstille kravene i GDPR? A:  Som databehandler bør du rydde opp i egne kunderegistre slik at dere ikke lagrer unødvendige data. Vi har laget en rekke script, som vil være gode verktøy i en slik oppryddingsprosess. Disse kan du lese mer om, og bestille, her Dere bør også vurdere kryptering av maskinparken, samt tenke generell passordsikkerhet.   Q: Er det nødvendig å innhente samtykke for å lagre og bearbeide persondata i Mamut? Vil Mamut tilby en løsning  for innhenting av samtykke? A: Dette vil det være opp til hver og en bedrift å vurdere håndteringen av selv. Man vil ikke få en egen funksjon i Mamut One som vil bistå innhenting av samtykke   Q: Hvilken konsekvens får den nye personvernloven for oss som har Application Hosting? A: Det er ingen forskjell på Mamut Application Hosting og Mamut med tanke på personvernloven.   Må vi innhente samtykke for utsending av nyhetsbrev? A: Du må alltid ha samtykke fra kunden for å kunne sende informasjon i form av nyhetsbrev/salgsfremmende informasjon. Det er dog mulig å sende ikke-selgende informasjon til eksisterende kunder, om det er viktig informasjon som de bør være informert om.   Q: Er det noe verktøy jeg kan kjøre gjennom for å sjekke om mine maskiner er klare for GDPR? A: Nei, dere er selv ansvarlig for å sikre egen infrastruktur (gjennomgang av data som lagres, passordsikkerhet, m.m.)   Q: Er Mamut GDPR Godkjent? Har dere dokumentasjon på det? A: Både GDPR-tilpasning og dokumentasjon vil være på plass fra versjonen som kommer medio mai   Q: Finnes det en "passord sikkerhetspolitikk" i mamut ? Er dataene krypterte osv? A: Nei. Passord står du som kunde fritt til å sette selv i Mamut. Dataene som ligger bak er generelt ikke krypterte, men det er visse datafelter (f.eks. passord) som er det.   Q: Er det noe spesielt i Mamut vi må tenke på, når det gjelder GDPR? A: Kun som tidligere nevnt: Passordsikkerhet på maskinen, passordsikkerhet inn i Mamut One, sikre dataene og tilgangen generelt. Passordbeskytt gjerne sikkerhetskopier. Se denne artikkelen for ikke-Mamut-spesifik informasjon om GDPR:  Generell GDPR FAQ LØNN Q: Man bør ikke kryptere lønnsslipp med fødsels- og personnummer, vil dere gjøre noe med det? A: Ja, det kommer en funksjon hvor man kan velge å legge inn eget passord ved kryptering. Om dette ikke er valgt vil personnummer/D-nummer legges inn Les mer om kryptering av lønnslipp her KONTAKT Q: Hvordan kan man slette eller skjule inaktive kontaktpersoner og kontakter, kommer det noe fuksjonalitet rundt det? A: Vi har laget en rekke script, som vil være gode verktøy i en slik oppryddingsprosess. Disse kan du lese mer om, og bestille, her   Q: En privatperson nekter å gi samtykke på håndtering av hans personlige data i Mamut, hvordan håndterer jeg det i Mamut?   A: For å kunne opprette et kundeforhold lagres data, men dere må da i kontrakten ha med informasjon om hvordan dere lagrer data. Om mangel på samtykke gjelder markedsføring, så kan man jo velge å huke av for Ingen utsendelse på kontaktkortet. Men det blir vanskelig å lagre en kunde uten data. NETTBUTIKK Q: Blir det noen endringer på nettbutikken i forhold til GDPR? A: Nei, det er ikke behov for endringer der. ... Visa mer

Fra og med versjon 22 er det i Mamut nå en funksjon hvor man kan kryptere lønnsslipper når disse sendes ut på e-post. Man har ikke hatt noen mulighet for å velge passord for krypteringen frem til nå; fødsels- og personnummer/D-nummer har automatisk blitt benyttet som passord. I henhold til Datatilsynets nettside så bør passord for dekryptering av lønnsslipp IKKE være fødselsnummer eller andre kjennetegn for mottaker. Det er derfor laget en ny funksjon som gjør det mulig å sette et eget valgt passord for kryptering av lønnsslippen på de enkelte ansatte. Passordet settes på den ansatte i Personalregistret under fanen Lønn,  knappen Lønn og knappen “Sett passord”. Denne knappen er kun aktiv hvis man har “Medium lønnsslipp” satt til e-post. Angis ikke  passord på den ansatte, benyttes fortsatt fødsels- og personnummer/D-nummer, og det informeres om dette ved aktivering av krypteringsfunksjonen under Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn - Andre innstillinger. Oppdater ditt program fra denne siden ... Visa mer

Det er laget 13 script for å anonymisere og slette data i Mamut-basen i forbindelse med GDPR.    Viktig: Det er den bokføringspliktiges ansvar at data oppbevares i henhold til bokføringsloven. Noen av scriptene gir tillatelse til å slette data som man er pliktig til å ta vare på, derfor er det viktig at det tas sikkerhetskopi av databasen/-e før script kjøres. Husk at Mamut ikke lagrer dine sikkerhetskopier hos oss, det må dere selv ha gode rutiner for intern/ekstern lagring på.   Evt. bistand til gjenopprettelse av data fra Mamut Support vil bli fakturert med kr 700,- pr. halvtime.    Merk: Dersom du er kunde av oss på Application Hosting, må dette noteres i notatfeltet ved bestilling av script. Vi vil da ta kontakt med dere vedrørende innparametrene.   Bestill GDPR-script her  Bestillingsskjema åpner seg på ny side. Du kan også finne skjemaet nederst i denne artikkelen.   Under følger beskrivelse av hvordan hvert enkelt script fungerer.    1. Anonymisere kontaktinformasjon på faktura og bilagslinjer (22177) Scriptet sletter data i feltene Kundenavn, fakturaadresse, leveringsadresse, deres referanse og referanse for fakturaer og kreditnotaer før angitt dato. I hovedbok slettes beskrivelse for alle bilag med type Utgående faktura, Utgående kreditnota og Bank før angitt dato. 2. Slette alle kontaktpersoner hvor kontakten ikke har hatt aktivitet etter angitt dato (22159) Scriptet sletter alle kontaktpersoner der det ikke er logget noen aktivitet mot kontakten etter angitt dato. 3. Slette alle kontaktpersoner hvor kontaktpersonen ikke har hatt aktivitet etter angitt dato (22180) Scriptet sletter alle kontaktpersoner der det ikke er logget noen aktivitet mot kontaktpersonen etter angitt dato. 4. Slette alle aktiviteter (22160) Scriptet sletter absolutt alle aktiviteter i basen uansett status 5. Slette alle kontakter som mangler regnskapsdata, innkjøp, ordre/faktura eller aktiviteter i ordremodulen (22175) Scriptet sletter alle kontakter som det ikke er ført regnskapsdata, innkjøp, tilbud og ordre mot, og som ikke har hatt en aktivitet på seg etter angitt dato. Kontakter som er markert som hovedkontor er ekskludert fra scriptet. Scriptet sletter også alle aktiviteter og dokumenter koplet til kontakten. Dokumentene vil forsvinne i Mamut, men de fysiske filene vil fortsatt ligge på dokumentområdet, og må evt. slettes manuelt. 6. Anonymisere spesifikke kontakter (22174) Scriptet blanker ut følgende felt på angitt kontaktnummer: Alle adresser, telefon 1 og 2, fax 1 og 2, skype, email 1 og 2, webside, mvanr, orgnr, notat, vår ref-felter, bankkonto, edocument informasjon. Kontaktnavnet settes til Anonymized customer. Kontaktpersoner, aktiviteter og dokumenter (ikke filer) tilhørende kontakten blir også slettet. For ordremodul/tilbudsmodul blankes kontaknavn, post og leveringsadresse, deres referanse og referanse før angitt dato. I hovedbok slettes beskrivelsen på alle bilag knyttet mot kontakten før angitt dato. 7. Slette notatfelt på kontakter som ikke er fakturert etter angitt dato (22161) Scriptet sletter notatfeltet på alle kontakter som ikke er fakturert etter angitt dato 8. Slette alle dokumenter (22163) Scriptet sletter alle dokumenter i dokumentmodulen. Dette gjelder også pdf’er knyttet mot faktura. Scriptet sletter kun dokumentene fra dokumentlisten i Mamut. Filene må slettes manuelt fra dokumentområdet. 9. Slette timelister (22172) Scriptet sletter alle timelister eldre enn angitt dato uansett status. 10. Anonymisere alle kontakter med ordre, tilbud, innkøp eller regnskapsdata som ikke har hatt aktivtet etter angitt dato (22176) Scriptet anonymiserer alle kontakter som har hatt ordre, tilbud, innkjøp eller regnskapsdata knyttet til seg og  ikke har hatt en aktivitet etter angitt dato. Kontaktnavn settes til Anonymized customer. I tillegg slettes alle adresser, telefon 1 og 2, fax 1 og 2, skype, email 1 og 2, webside, mvanr, orgnr, notat, vår ref-felter, bankkonto, edocument informasjon. Kontaktpersoner og aktiviteter knyttet til kontakten slettes også. Scriptet anonymiserer ikke ordre eller regnskapsdata. 11. Anonymisere alle tilbud/ordrer med status Tapt salg eller Kansellert (22178) Scriptet sletter navn, fakturaadresse, leveringsadresse, deres ref og referanse for alle tilbud med status annullert eller tapt salg. 12. Slette alle ikke fullførte aktiviteter før angitt dato (22189) Scriptet sletter alle aktiviteter i status ubehandlet som har en eldre startdato enn angitt dato. 13. Anonymisere bilagstekst (22188) Scriptet anonymiserer beskrivelsesfeltet på bilag før angitt dato. Dette gjelder bilag med bilagstype utgående faktura, utgående kreditnota, kasse, bank og diverse fra før angitt dato. 14. Anonymisere alle inaktive ansatte (22230) Anonymiserer alle felt på personalkortet på inaktive ansatte 15. Anonymisere eller slette alle inaktive kontaktpersoner og kontakter (22239) Scriptet sletter alle inaktive kontaktpersoner og inaktive kontakter i databasen. Kontakter som ikke kan slettes pga. av koblinger til innkjøp, ordre/faktura, tilbud og regnskap, og som er inaktive, blir anonymisert. Innkjøp, ordre/faktura, tilbud og regnskap blir ikke endret. Loading... ... Visa mer

De nye reglene for delvis og full beskatning av diett trådte i kraft 1.januar i år, og det innebærer en god del endringer for hva som beskattes og hvordan utregningene foregår. Innføring av delvis beskatning av døgndiett fra 1. januar 2018 blir gjeldende for personer som: Bor på hotell, pensjonat i Norge og utland, både pendlere og de som er på yrkesreise Er på yrkesreise og som bor i leilighet, hybel, brakke o.l. med kokemulighet (kan tilberede og oppbevare mat); gjelder både i Norge og utlandet Full beskatning av diett for pendlere som bor i: Leilighet,hybel, brakke o.l. med kokemulighet. Gjelder både i Norge og i utlandet Skattefri sats for døgndiett på hotell i Norge er kr. 569,- (med fradrag for måltid: 10% for frokost, 40% for lunsj og 50% for middag) Overnatting på pensjonat eller annet sted uten kokemulighet er kr 159 både i Norge og utlandet   Arbeidstakere kan ikke få refundert utgifter til mat når de er ute på oppdrag, uten at det blir skattepliktig, så lenge de ikke har merkostnad.   Med disse nye reglene, må man altså regne ut hva og hvor mye som er skattefritt/skattepliktig, og også rapportere dette på forskjellge a-meldings koder.   Ved å delta på Temadag 2018, får du en nærmere innføring i lover og regler rundt diett og utregninger. Vi ser også nærmere på hvordan dette beregnes i Visma.net Exspense, og på integrasjonen mellom Visma.net Exspense og Mamut One.  I Expense regnes alt ut automatisk ved innlegging av reiseregninger, og integrasjonen mellom Expense og Mamut One gjør at du får overført alle reiser ferdig kalkulert direkte til Mamut Lønn.   ... Visa mer