Om optimaal gebruik te maken van de integratiemogelijkheden van Visma.net, kan het nodig zijn bepaalde IP-adressen te whitelisten. Dit is vooral relevant bij het gebruik van (s)ftp-koppelingen. Hierdoor sta je specifieke verbindingen tussen systemen toe en verbeter je de beveiliging van je systeem. In het geval van Visma.net ERP gaat het om het volgende IP-adres:   20.229.18.193   ... Meer weergeven

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken Aankopen activeren (bestaand activum) Als je een inkoop wilt toevoegen als extra investering in een bestaand activum, kun je dezelfde procedure volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de aankoop als extra investering wilt toekennen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de aankoop toevoegen door middel van een aflettering in de stamgegevens van het activum. Voor detail over deze methode, zie de procedure Aflettering in Vaste activa. Meerdere activa aanmaken vanuit een inkoopfactuur Wanneer in een inkoopfactuur aan aantal groter dan 1 is ingevoerd op de factuurregel, is het mogelijk om bij het activeren van de aankoop meerdere activa tegelijkertijd aan te maken.  Bij het selecteren van de desbetreffende transactie in het venster Aankopen  activeren zal het systeem voorstellen om meerdere activa aan te maken en het bedrag proportioneel te verdelen. Indien gewenst, kan het transactiebedrag nog worden aangepast voor een andere verdeling.     ... Meer weergeven

In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe je Autopay kunt configureren om betaalopdrachten te kunnen goedkeuren. Dit proces omvat het toevoegen van goedkeurders, het instellen van het aantal goedkeurders, en het goedkeuren van de betaalopdrachten. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je betalingen efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt Configureren van Autopay  Ga naar Visma home Selecteer de tegel voor Autopay Navigeer naar het onderdeel Administratie Kies voor bewerken door, in de regel van de bankkoppeling die je wilt bewerken, onder Acties op het potlood icoon te klikken Ga naar de stap Betalersgegevens toevoegen Voeg de e-mailadressen van de goedkeurders toe in een een komma-gescheiden lijst (bijvoorbeeld: a@visma.com; b@visma.com; c@visma.com).  Bepaal hoeveel goedkeurders vereist zijn voor het goedkeuren van een betaalopdracht. Dit kunnen maximaal 4 medewerkers zijn. Let op: De aangewezen goedkeurders moeten in Visma Net Admin de rol van AutoPay Approver hebben. Betaalopdracht goedkeuren Wanneer een betaalopdracht vanuit Visma Net wordt verzonden en goedkeuring vereist is in AutoPay, zal er geen betaalopdracht bij de bank worden aangeboden (bij directe bankkoppeling) en geen SEPA bestand aangemaakt worden, tot alle ingestelde goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven.    De 1e goedkeurder ontvangt een mail van AutoPay met de mededeling dat er betalingen klaarstaan voor goedkeuring. Open AutoPay en bekijk de betalingen onder de tab Goedkeuren. Indien gewenst, kun je de betalingsopdracht openen om de afzonderlijke betalingen te bekijken. Hier is het ook mogelijk om een afbeelding van de factuur op te vragen, als deze aan de inkoopfactuur is gekoppeld.   Indien nodig kun je een betaling uit de opdracht annuleren via de knop Betalingen annuleren.  Als de betalingen correct zijn, markeer dan de betaalopdracht en kies voor de knop Betalingen goedkeuren.  Tip: Goedkeuren via mobiele app Voor nog meer gemak en flexibiliteit, kun je betalingsopdrachten ook goedkeuren via de Visma Manager app. Deze app stelt je in staat om betalingsopdrachten te bekijken en goed te keuren, waar je ook bent.  Betaalopdracht afronden Na goedkeuring door alle goedkeurders, wordt de betaalopdracht naar de bank verstuurd (bij een directe bankkoppeling) of kan het SEPA-betaalbestand worden gedownload vanuit het onderdeel Overzicht. Hier vind je de opdracht terug onder Betalingen met de status Bestand aangemaakt. Middels de acties op de regel kun je vervolgens het SEPA bestand downloaden. Ook kun je de betaling openen voor meer informatie.  ... Meer weergeven

Recentelijk is de functionaliteit voor een vierogen-controle op bankrekeningen gelanceerd. Gebaseerd op de initiële feedback zijn twee extra kolommen toegevoegd aan het venster Bankrekeningen goedkeuren:   Laatst gewijzigd door: In deze kolom wordt de medewerker weergegeven die verantwoordelijk was voor de laatste aanpassing van het IBAN. Voor goedkeuring van de wijziging is de tussenkomst van een andere medewerker vereist. Bestanden: Deze kolom biedt de mogelijkheid om de bijlagen van de crediteur in te zien. Het is handig om bijvoorbeeld de laatste inkoopnota als bijlage toe te voegen, waarop het gewijzigde IBAN zichtbaar is. Dit maakt het voor de goedkeurder eenvoudig om te controleren of de ingevoerde IBAN juist is. De nieuwe kolommen kunnen eenvoudig in het venster worden geplaatst op elke gewenste posititie via de knop Configurate kolommen    We verwachten dat deze toevoeging de functionaliteit verder verbeteren en het proces van goedkeuring en controle efficiënter maken.   ... Meer weergeven

De kostprijs van een activum kan achteraf worden aangepast door een transactie af te letteren op een activum. Dit kan een toevoeging (kostprijs verhogend) of een inhouding (kostprijs verlagend) zijn.  Afschrijvingen zullen vanaf dat moment rekening houden met de gewijzigde kostprijs.  Toevoeging (kostprijs verhogen) Verhoog de kostprijs van een acitvum door een transactie (debet) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij een inkoopfactuur als extra investerting op een bestaand activum.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een Inkoopfactuur of een reguliere Journaaltransactie.  Open het venster Vaste activa Open het activum waarop de extra investering afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Toevoeging in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de transactie is geboekt Selecteer de datum en periode voor de verwerking van de toevoeging Markeer de betreffende transactie  Geef het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag (dit kan een deel van het totale bedrag zijn). In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken* Inhouding (kostprijs verlagen) Verlaag de kostprijs van een acitvum door een transactie (credit) af te letteren. Dit kan bijvoorbeeld bij een creditfactuur of in geval van een herinvestering.  Boek een transactie (op tussenrekening activa), zoals een debetcorrectie zijn of een reguliere Journaaltransactie (bijvoorbeeld een herinvesteringsreserve).  Open het venster Vaste activa Open het activum waarmee de transactie afgeletterd moet worden Kies tab Aflettering Selecteer Inhouding in het veld Afletteringssoort Kies de grootboekrekening waarop de af te letteren mutatie was geboekt Selecteer de datum en periode voor verwerking van de inhouding Markeer de betreffende transactie  Voer het bedrag in dat afgeletterd mag worden in het veld Geselecteerd bedrag. In het veld Verwachte kosten zie je de nieuwe kostprijs.   Klik op de knop Verwerken Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken*   Tip!  Wanneer je een inhouding wilt afletteren die niet gerelateerd is aan een activum. Dan kun je dit ook doen vanuit het tabblad aflettering in het scherm Vaste activa. Volg de hierboven genoemde stappen om de inhouding op te zoeken.  Markeer de betreffende transactie  Markeer de optie Afgeletterd in de regel Klik op de knop Verwerken * LET OP: indien de optie Inkooptransacties automatisch vrijgeven NIET is gemarkeerd in het venster Voorkeuren vaste activa, moeten de activatransacties eerst worden vrijgegven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven. ... Meer weergeven

Vanaf nu is het mogelijk om e-mailbestanden met de extensies .eml en .msg rechtstreeks te uploaden in Visma.net. Je kunt bestanden op elk onderdeel in Visma.net toevoegen. Gebruik het paperclip-icoon of de knop "Bestanden" in vensters zoals Debiteuren, Verkoopfacturen, Crediteuren, Inkoopfacturen, enzovoort. Volg deze stappen om een bestand toe te voegen:   Open het venster Debiteuren Zoek de specifieke debiteur waaraan je het e-mailbestand wilt koppelen Klik op het paperclip-icoon (of open de stamgegevens en klik op de knop Bestanden) Kies Bladeren om het bestand te selecteren dat je wilt koppelen aan de debiteur Selecteer het betreffende bestand op je computer Klik op Uploaden om het e-mailbestand aan de debiteur te koppelen   ... Meer weergeven

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Transitoria.   Transitorische boekingen aanmaken en verwerken Factuur achteraf transitorisch maken ... Meer weergeven

Het verdelen van kosten en opbrengsten over meerdere perioden kan worden gerealiseerd door het gebruik van Transitoriacodes. In veel gevallen dient een inkoopfactuur als de oorsprong, maar uiteraard kan dit ook vanuit de verkoopfactuur worden toegepast. Hier beschrijven we de stappen voor het aanmaken van een transitoriacode, het toepassen ervan, het verwerken van de transitora, en het rapporteren over transitoria. Aanmaken van transitoriacodes Een transitoriacode is een standaardinstelling voor het verdelen van transacties over meerdere perioden. In dit voorbeeld maken we gebruik van een transitoriacode van het type Flexibel, waarmee een begin- en einddatum kan worden gebruikt voor de toerekening. Er zijn uiteraard meer mogelijkheden om de verdeling te configureren, maar in dit artikel beperken we ons tot de flexibele toewijzing. Open het venster Transitoriacodes Voeg een nieuwe transitoriacode toe met de naam “FLEX” (+) Gebruik de toerekeningsmethode Flexibel over perioden, prorata van dagen Gebruik een tussenrekening in het veld Rekening transitoria om het saldo van de nog te verdelen kosten bij te houden. Het toepassen van een transitoriacode Open het venster Inkoopfacturen Voeg een inkoopfactuur toe (+) Voer in de kolom Transitoriacode de code “FLEX” in Vul vervolgens de kolommen begin- en einddatum in om de datum te bepalen vanaf wanneer de kosten worden verdeeld tot welke datum.  Verwerk de inkoopfactuur door te kiezen voor Vrijgeven  Kies Transitoriaschema om het aangemaakte schema te tonen Sluit het venster Transitoriaschema TIP: Het is mogelijk om voor het vrijgeven van de inkoopfactuur het transitoriaschema in te zien. Kies in dat geval nog voor de actie Transacties aanmaken in het transitoriaschema.  Hiermee kun je controleren of de verdeling over de verschillende perioden naar verwachting is. De gebruikte subrekening voor de transitoria-transacties worden hier ook getoond. Het verwerken van transitorische boekingen Open het venster Transitoria verwerken De Toerekeningsdatum wordt gebruikt om een selectie te maken van de nog te verwerken transitoria. Gebruik hiervoor de laatste datum van de periode waarover de transitoria verwerkt moeten worden. De datum wordt tevens de transactiedatum van de journaaltransacties. Eventueel kan aanvullend een filter worden gezet op een specifieke Transitoriacode Markeer de regels die verwerkt moeten worden en kies Verwerken (of kies Alle verwerken om alle schema's te verwerken) In het transitoriaschema is de verwerking zichtbaar dankzij de verwerkingsdatum en het batchnummer van de verwerking.  Let op: De verwerking vindt plaats per periode en zal daarom voor toekomstige perioden herhaald moeten worden.  Overzicht toe te wijzen kosten per rekening Open het venster Toe te wijzen kosten per rekening Selecteer het periodebereik Markeer het veld Kosten opnemen die in dezelfde periode worden toegerekend als transitorische kosten om reeds verdeelde kosten ook te tonen Kies Rapport genereren In het betreffende rapport worden nu voor de afzonderlijke rekeningen per periode de kosten weergegeven die transitorisch verwerkt worden. ... Meer weergeven

Gebruikers kunnen op twee niveaus worden toegevoegd: Klantniveau en Omgevingsniveau. Klantniveau vertegenwoordigt het hoogste niveau, waarbij omgevingen altijd onderdeel zijn van het klantniveau. Gebruikers die op klantniveau worden aangemaakt, zijn beschikbaar in alle omgevingen die onder het klantniveau vallen. Als je echter een gebruiker specifiek wilt toevoegen voor een bepaalde omgeving, voeg deze dan toe op het omgevingsniveau. Gebruikers toevoegen: Ga naar het onderdeel Beheer. Selecteer het niveau waarin de gebruikers moeten worden toegevoegd. Kies de tab Gebruikers. Klik op Acties/Gebruikers toevoegen. Voer de e-mailadressen in van de gebruikers die toegang moeten krijgen tot deze omgeving. Klik op Toevoegen. Rollen en/of toegang kunnen achteraf worden toegekend door op de naam te klikken. Gebruiker upgraden naar beheerder: Klik op de naam van de gebruiker. Scroll naar het onderdeel Klant-, groep- en omgevingstoegang. Klik op het potloodpictogram. Markeer de optie Beheer. Kies Opslaan. Een gebruiker verwijderen Klik op de naam van de gebruiker. Scroll naar het onderdeel Klant-, groep- en omgevingstoegang. Klik op het potloodpictogram. Demarkeer de optie Toon overgenomen toegang Klik op het kruisje naast alle omgevingen waar deze gebruiker toegang heeft Kies Opslaan.     ... Meer weergeven

Een veelvoorkomend verzoek bij het verwerken van afschriftregels is om het eenvoudiger te maken terugbetalingen van debiteuren of crediteuren te verwerken, vooral wanneer het bijbehorende document nog niet in de administratie is geregistreerd (zoals een creditnota of debetcorrectie). Vanaf versie 9.79 is dit nu mogelijk.   Lees onderstaande procedures voor de stappen hoe dergelijke transacties verwerkt kunnen worden.  Verwerken terugbetaling crediteuren (zonder gekoppelde documenten) Verwerken terugbetaling debiteuren (zonder gekoppelde documenten) ... Meer weergeven

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling aan een debiteur kan worden verwerkt zonder dat er al een creditnota is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen: 1. Terugbetaling debiteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (uitgave). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Debiteuren. Kies de debiteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Indien de optie 'Onverwerkt saldo toestaan' zichtbaar is, markeer deze. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling debiteuren afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande debiteurbetaling van het type Restitutie debiteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een creditnota, betaling of vooruitbetaling. Open het venster Debiteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie debiteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.   ... Meer weergeven

Deze procedure legt uit hoe een terugbetaling van een crediteur kan worden verwerkt zonder dat er al een debetcorrectie is aangemaakt in de administratie. De procedure bestaat uit twee onderdelen. 1. Terugbetaling crediteuren verwerken (afschriftregels) Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de betreffende afschriftregel (ontvangst). Ga naar het tabblad Betaling aanmaken. Markeer de optie Aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Kies de Crediteur waarop de terugbetaling betrekking heeft. Zorg ervoor dat een betaalmethode van het type Handmatig is gekoppeld.* Het is niet (meer) nodig om een document te koppelen om de afschriftregel te verwerken. Indien de optie 'Onverwerkt saldo toestaan' zichtbaar is, markeer deze. Klik op Opslaan. Klik op Verwerken. *TIP: Leg de betaalmethode voor handmatige betalingen vast in het venster Voorkeuren bank/kas in het veld Betaalmethode afschriftregels verwerken. 2. Terugbetaling crediteur afletteren Na het verwerken van de afschriftregels ontstaat er een openstaande crediteurbetaling van het type Restitutie crediteur met de status Open. Deze moet uiteindelijk worden afgeletterd door te koppelen met een Debetcorrectie of Vooruitbetaling Open het venster Crediteurbetalingen. Open de betreffende betaling (type: Restitutie crediteur, status: Open). Koppel de gewenste documenten onder het tabblad Te koppelen documenten. Klik op Vrijgeven.   ... Meer weergeven

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Handmatig aanmaken activum Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering Afletteren transacties niet gerelateerd aan een activum Activum afvoeren/desinvesteren Afschrijvingen tijdelijk onderbreken   ... Meer weergeven

Het correct berekenen en bijhouden van afschrijvingen binnen de vaste activa is cruciaal voor een nauwkeurige financiële administratie. Deze procedure beschrijft het effectief berekenen en journaliseren van de afschrijvingen. Hieronder worden de stappen beschreven voor het enkel berekenen van de afschrijvingen en het daadwerkelijk journaliseren van afschrijvingen. Afschrijvingen berekenen voor één activum  Open het venster Vaste Activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden berekend Kies Acties/Afschrijvingen berekenen Op het tabblad Afschrijvingshistorie kan voor de gehele levensduur van het activum de berekende afschrijving worden bekeken. TIP: Pas desgewenst de weergave-instellingen aan in het venster Voorkeuren vaste activa: Per boek Pagina voor pagina Afschrijvingen berekenen tot en met een bepaalde periode Open het venster Afschrijvingen berekenen Selecteer een periode Kies de actie Alleen berekenen Optioneel: Markeer de activa waarvoor de berekening moet worden uitgevoerd Kies Verwerken (bij gemarkeerde) of Alle verwerken om de berekening voor alle activa uit te voeren Afschrijvingen journaliseren tot en met een bepaalde periode Open het venster Afschrijvingen berekenen Selecteer een periode Kies de actie Afschrijven Optioneel: Markeer de activa waarvoor de afschrijvingen gejournaliseerd moeten worden Kies Verwerken (bij gemarkeerde) of Alle verwerken om de afschrijving voor alle activa uit te voeren.   In het venster Activatransacties zijn nu alle nieuwe transacties zichtbaar die afhankelijk van de boekingsinstellingen in het venster Voorkeuren vaste activa nog moeten worden gejournaliseerd.   ... Meer weergeven

Vraag: Ik heb een betaling uitgevoerd in het venster Betalingen verwerken, echter ik zie in het venster Betalingsopdrachten de betreffende opdracht niet (meer) staan? Antwoord: Het venster Betalingsopdrachten wordt niet meer gebruikt bij het uitvoeren van betalingen via de betaalservice (venster Betalingen verwerken). Alle betalingsopdrachten vanaf het boekjaar 2023 zijn daarom ook niet meer zichtbaar in dit venster. In plaats daarvan zijn alle betalingsopdrachten nu te vinden in het venster Betalingen verwerken onder de tab Betalingsstatus.   ... Meer weergeven

Het exporteren van gegevens naar Excel wordt veelvuldig toegepast. Hoewel het Excel-formaat wijdverspreid en handig is, heeft het enkele nadelen. Het exporteren van grote hoeveelheden gegevens vergt doorgaans veel tijd. Bovendien worden de gegevens voorafgegaan door algemene informatie en een overzicht van toegepaste filters, en het aantal regels is beperkt tot een vastgesteld maximum. Om deze beperkingen aan te pakken, is het nu mogelijk om bij het exporteren te kiezen tussen het Excel en het CSV-formaat. Het CSV-formaat biedt voordelen, zoals het ontbreken van een maximumaantal regels, een relatief snelle export en het weglaten van algemene informatie en filterdetails.     ... Meer weergeven