Het versturen van aanmaningen bestaat in basis uit 3 stappen: Verkoopfacturen beschikbaar maken of uitsluiten van de aanmaning Voorbereiden van aanmaningen Het verwerken (afdrukken of e-mailen) van aanmaningen 1. Verkoopfacturen beschikbaar  maken of uitsluiten van de aanmaning In de stamgegevens van de debiteur wordt vastgelegd of aanmaningen verstuurd moeten worden Open het venster Debiteuren  Selecteer het tabblad Factuurinstellingen Controleer of het veld Aanmaningen per e-mail verzenden en/of Aanmaningen afdrukken is gemarkeerd. Als beide niet zijn gemarkeerd, dan is de debiteur uitgesloten van het aanmaningenproces Tip: de instelling van het debiteurtype wordt overgenomen, dus zorg ervoor dat daar de meest gebruikte instelling is vastgelegd.     Om een individuele verkoopfactuur uit te sluiten van de aanmaning kan op het tabblad Financiële gegevens van de verkoopfactur het veld Ingetrokken worden gemarkeerd 2. Voorbereiden van aanmaningen In deze stap wordt een selectie gemaakt welke aanmaningen verzonden of afgedrukt moeten worden. Open het venster Aanmaningen voorbereiden In het venster kan door gebruik te maken van Debiteurtype en/of Debiteur een selectie worden gemaakt uit alle openstaande posten De Aanmaningsdatum wordt gebruikt als peildatum om te bepalen of een document vervallen is De optie Alle vervallen documenten neemt het document mee in de aanmaning, ongeacht hoe vaak de factuur al aangemaand is De optie Aanmaningsniveau bepaalt voor welk aanmaningsniveau de facturen opgenomen zullen worden De optie Overige open documenten meenemen zal ook de niet-vervallen documenten  meenemen in de aanmaning De optie Creditnota’s meenemen zal ook creditnota’s meenemen in de aanmaning De optie Op referentienummer splitsen zal in plaats van te groeperen per debiteur/aanmaningsniveau alle individuele documenten in het overzicht tonen Markeer desgewenst specifieke regels in het overzicht om niet alle regels aan te manen, gevolgd door Verwerken. Met de knop Alle verwerken worden alle regels, ongeacht markering, in het overzicht meegenomen. Het voorbereiden is gereed 3. Het afdrukken/verzenden van de aanmaningen Open het venster Aanmaningen afdrukken / vrijgeven Een overzicht van de voorbereidde aanmaningen is zichtbaar Via de optie Bekijk aanmaning kan de aanmaning nog worden gewijzigd. Bijvoorbeeld voor het verwijderen de aanmaning en het alsnog intrekken (uitsluiten) van de openstaande post  Selecteer de actie Aanmaning afdrukken of Aanmaning e-mailen Kies Alle verwerken om de actie af te ronden   Let op: wanneer in het venster Voorkeuren debiteuren de optie Aanmaningen automatisch vrijgeven niet is gemarkeerd, moeten de aanmaningen voor het afdrukken/verzenden eerst worden vrijgegeven. Dit kan gedaan worden in hetzelfde venster door de actie Aanmaningen vrijgeven te selecteren.  ... View more

Wanneer je gebruik maakt van de actie Gegevens aanvullen en controleren in het venster Debiteuren, wordt automatische een controle gedaan op de mogelijkheid om verkoopfacturen elektronisch af te leveren bij de debiteur. Als het bedrijf gevonden wordt in het adresboek voor elektronisch factureren verschijnt de optie Markeer 'Facturen naar AutoInvoice verzenden'. Deze optie is standaard gemarkeerd, waardoor facturen voor deze debiteur via AutoInvoice elektronisch afgeleverd zullen worden.    Deze actie kan worden gebruikt voor zowel nieuwe debiteuren als bestaande debiteuren. Op deze manier kan je dus ook eenvoudig een bestaande debiteur controleren op de mogelijkheid om facturen elektronisch af te leveren.             ... View more

Recent is een nieuw venster in Visma.net toegevoegd, waarmee in één oogopslag een eventueel verschil tussen het grootboek en debiteuren/crediteuren gesignaleerd kan worden.    Het nieuwe venster Aansluiting Debiteuren en Crediteuren toont per balansrekening de stand in zowel het Grootboek, als in Debiteuren en Crediteuren met daarnaast het berekende verschil. Een  eventueel verschil is direct te herkennen door middel van een uitroepteken. Vanuit het verschil kun je de grootboekkaart voor de betreffende rekening openen om te onderzoeken waar een eventueel verschil door veroorzaakt kan zijn (bijvoorbeeld een handmatige transactie in een ander proces).    In onderstaande afbeelding is het nieuwe venster te zien, waarin een verschil wordt gepresenteerd op de rekening 1200. Via de gekoppelde grootboekkaart is te zien dat het verschil wordt veroorzaakt door een aantal boekingen in andere processen, namelijk Crediteuren en Bank/kas.         ... View more

Een debiteurenrestitutie is een (terug)betaling aan de debiteur. Dit kan een creditnota zijn, een dubbele betaling of een combinatie van beide. Bankrekeningnummer debiteuren controleren voor de betaling In de debiteurenrestitutie wordt bij het aanmaken van de restitie een betaalmethode gebruikt. Voor een uitbetaling aan een debiteur wordt het bankrekeningnummer gebruikt uit de betalingsmethode voor de restitutie. Open het venster Debiteuren Bekijk de stamgegevens van de debiteur waaraan de restitutie moet worden gedaan Selecteer het tabblad Betaalmethoden Als de betaalmethode in het overzicht staat kies dan voor Betaalmethode weergeven. Het IBAN nummer is hier zichtbaar. Bij het ontbreken van de betaalmethode kan de knop Betaalmethode toevoegen worden gekozen om de ontbrekende gegevens vast te leggen.  Aanmaken van een debiteurenrestitutie Open het venster Debiteurenrestitutie verwerken De velden onder Documenten selecteren  geven de mogelijkheid om de getoonde regels te filteren, terwijl de velden onder Invoer gebruikt worden in de verwerking.  Selecteer in het veld Debiteur de gewenste debiteur of laat het veld leeg om transacties van alle debiteuren te zien Pas eventueel de Betaaldatum aan van de te betalen post. Let op:  Dit moet in de afzonderlijke regel gedaan worden en niet in het veld Betaaldatum in de kop.  Demarkeer eventueel Afzonderlijk betalen om meerdere posten als één bedrag terug te betalen Markeer de te verwerken regels en kies Debiteurenrestituties aanmaken De betalingsopdracht wordt op vergelijkbare wijze als bij crediteurenbetalingen aangemaakt voor verwerking door de bank en is terug te vinden in het venster Betalingsopdrachten In het venster Debiteurbetalingen  is deze betaling nu terug te vinden onder het tabblad Terugbetalingen        ... View more

In deze procedure wordt het proces van automatische incasso doorlopen.  Hierbij gaan we ervan uit dat een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg. Het incassoproces wordt aan de hand van een aantal stappen verder toegelicht: Vastleggen incassogegevens bij de debiteur Verwerken van de verkoopfacturen Verwerken van de incasso’s Verwerken van incasso’s in de bank Verwerken van storneringen in de bank Overzicht Overige zaken Vastleggen incassogegevens bij de debiteur  Ga naar het venster Debiteuren Open de stamgegevens van een debiteur Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in Er kunnen per debiteur meerdere machtigingen actief zijn.  Denk hierbij ook aan  eenmalige incasso’s. Zet bij de meest gebruikte overeenkomst een vinkje in de kolom Is standaard. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld Is Standaard bij de juiste incasso methode (CORE of B2B). Verwerken van de verkoopfacturen Maak uw verkoopfacturen op de reguliere manier aan. Op het tabblad  Factuuradres  kan de machtiging voor een incasso worden gekoppeld. Als de machtiging als standaard is gemarkeerd in de debiteur dan zal deze automatisch al geselecteerd zijn. Wanneer de debiteur meerdere machtigingen heeft kan hier worden aangegeven welke machtiging gebruikt moet worden. Op het tabblad  Financiële gegevens is de betaalmethode zichtbaar. Zorg ervoor dat hier een van de twee incasso methoden is geselecteerd (CORE of B2B) Voordat een incasso verwerkt kan worden moeten de facturen zijn vrijgegeven. Afhankelijk van de  Afdruk- en e-mailopties  moet de factuur zijn gemaild, afgedrukt of verzonden naar Autopay. Verwerken van de incasso Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat max. 4 batches worden aangemaakt bij de verwerking van twee verschillende betaalmethoden. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele maximale limiet per batch die door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incassodatum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt). Open het venster Automatische incasso’s verwerken Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening ingevuld. Pas deze, indien gewenst, aan.  Met het veld Tot aan vervaldatum kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum lager dan deze datum worden getoond. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank (vastgelegd bij de betaalmethode). Vink de gewenste incasso’s aan en klik op Verwerken of kies voor Alle verwerken.  Let op: bij veel facturen kan de verwerking veel tijd in beslag nemen. Wacht daarom altijd totdat het proces volledig is afgerond, alvorens een nieuwe verwerking te starten. Direct na het verwerken wordt een incassobestand aangemaakt en ter download aangeboden. Deze kan worden ingelezen in uw bankprogramma. Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Na het verwerken van de incasso's zijn  Debiteurbetalingen  aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende facturen. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de bank-/kasrekening  Incasso Onderweg . Daarnaast is een Inkomende betaling onderweg aangemaakt waarin alle debiteurbetalingen gekoppeld zijn. Deze inkomende betaling onderweg wordt gebruikt om te matchen met de afschriftregel van de ontvangst van deze incassobatch.  Let op:  geef deze inkomende betaling nooit zelf vrij, dit gebeurd automatisch na het koppelen aan de afschriftregel.  Verwerken van incasso’s in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken en klik op Matchen Selecteer de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt.  Controleer in het rechterdeel van het scherm of de juiste incassobatch (inkomende betaling onderweg) is geselecteerd. De herkenning van de incasso in de bank gaat in principe automatisch omdat  op basis van de bankreferentie automatisch de regel wordt herkend. Indien geen automatische match is gemaakt, kunt u een vinkje zetten bij Gekoppeld. Kies Verwerken .  De Inkomende betalingen onderweg heeft nu de status "Vrijgegeven" gekregen. Verwerken van storneringen in de bank Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de afschriftregel een EREF nummer staat.  Kies voor Storneringen verwerken. De betreffende openstaande post wordt hierbij automatisch gematcht Klik op Verwerken.  Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur beschikbaar om opnieuw te incasseren. Let op: Het automatisch storneren van incasso's is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: Incasso's zijn aangemaakt vanuit Visma.net Incasso is ook daadwerkelijk op de vervaldatum uitgevoerd Afschrifregels zijn ingelezen via een CAMT bestand of directe bankkoppeling Incassobatch is verwerkt (ontvangst) Instelling Annuleren via de vereffeningsrekening is niet gemarkeerd in de betaalmethode voor incasso Instelling Annuleringsdatum standaard gelijk aan documentdatum is niet gemarkeerd in de betaalmethode die voor de incasso is gebruikt. Overzicht In het venster  Overzicht automatische incasso’s  is een historie van alle incasso’s terug te vinden. Bij eventuele foutmeldingen kunnen incasso's opnieuw worden aangeboeden. Let op: om opnieuw te kunnen versturen moet de status "Fout bij verzenden naar Autopay" worden geselecteerd en moet een Betaalmethode gekozen zijn.    Overige zaken Incassant-ID Controleer in het venster  Organisaties  en/of  Vestigingen  in het tabblad Betalingsinstellingen  of het veld  Incassant is ingevuld. Dit veld is verplicht om een incasso te kunnen verwerken.  Uitvoeringstermijn Houd rekening met de uitvoeringsstermijn van de incasso’s bij de bank. Bij de meeste banken is dit de volgende werkdag, indien de incasso's tijdig zijn aangeleverd. Hierbij is tegenwoordig geen onderscheid tussen een eerste of doorlopende incasso. Meer informatie hierover kunt u navragen bij uw bank.  In de betaalmethode kan de uitvoeringstermijn worden vastgelegd voor zowel eerste als doorlopende incasso's.  Datum laatste incasso De eerste keer bij het verwerken van de incasso's verschijnt een melding rechts bovenin het venster. Deze melding geeft aan dat bij machtigingen waarbij al eerder (via een vorig systeem) geïncasseerd werd, de datum laatste incasso moet worden ingevoerd. Na het verwerken van de incasso's is het niet meer mogelijk deze datum aan te passen.    ... View more

In het venster Betalingen verwerken is het nu mogelijk een betaling te verwerken voor crediteuren waarvan het saldo te betalen op 0,00 uitkomt. Dit kan het geval zijn wanneer een crediteur zowel Inkoopfacturen als Debetcorrecties open heeft staan.     Let op: om gebruik te kunnen maken van deze nieuwe mogelijkheid moet in het venster Voorkeuren crediteuren de optie Facturen en Creditnota's automatisch verwerken als het te betalen bedrag 0,00 is gemarkeerd zijn.       ... View more

Via het venster Bijlagen downloaden is het mogelijk om alle gekoppelde bijlagen in crediteuren-, debiteuren-, bank-/kas- en journaal-transacties op te halen.  Hiermee worden alle bijlagen in een zip-archief aangeboden ter download.  Stappen downloaden bijlagen Open het venster Bijlagen downloaden Klik op de + Vul een waarde in het veld Archiveringstaak en geef de taak een omschrijving. Selecteer het soort documenten (debiteuren, crediteuren, bank/kas of journaal) Selecteer het periode-bereik. Ons advies is om maximaal 12 perioden per archief te selecteren. Kies Opslaan Kies Archieven aanmaken. Bij veel bijlagen kan het proces enige tijd duren. Je kan Taakstatus opvragen kiezen om de voortgang op te vragen.   Zodra het archief gereed is, wijzigt de status naar Het proces is voltooid. Download de zip-bestanden één voor één door de regel te markeren en te kiezen voor Downloaden. Let op: wanneer het archief veel bijlagen bevat kunnen meerdere zip-bestanden beschikbaar zijn.      ... View more

Er wordt hard gewerkt aan een nieuwe Verkooporderservice die uiteindelijk het venster Verkooporders zal vervangen (onderdeel van Visma.net Logistics). Deze nieuwe service is volledig nieuw ontwikkeld op hetzelfde platform als de nieuwe betaalservice die afgelopen jaar is gelanceerd. De nieuwe verkooporderservice is op dit moment beschikbaar, zodat je alvast kennis kunt maken met deze dit nieuwe venster.  Let wel; de nieuwe verkooporderservice is nog in ontwikkeling en bevat nog niet alle functionaliteit van de huidige verkooporders. Het is echter zeer eenvoudig om te wisselen tussen het huidige scherm en het nieuwe venster verkooporders! Ontwikkeling stelt jullie feedback zeer op prijs en daarom is het mogelijk om je in deze nieuwe service aan te melden voor het gebruikerspanel. Dit betekent dat je af en toe wat vragen kunt verwachten over het huidige en toekomstige ontwerp (voertaal Engels).  Het is tevens mogelijk om de planning te bekijken van functionaliteit waaraan gewerkt wordt en binnenkort beschikbaar komt.    Om de nieuwe verkooporderservice te kunnen proberen zijn een aantal nieuwe rollen beschikbaar gemaakt in Visma.net Admin. Door deze rollen aan bepaalde gebruikers toe te kennen kan de service direct worden gebruikt. In de bijlage is een nadere toelichting te vinden over het activeren van de service en het gebruik ervan.      ... View more

Het is nu mogelijk om handmatige transacties te blokkeren op zogenaamde systeemrekeningen voor  de processen Debiteuren en Crediteuren. In het rekeningschema zijn hiervoor twee extra velden beschikbaar: Modulebeheer: Debiteuren, Crediteuren of Beide Handmatige invoer toestaan: Ja/nee   Door een rekening te kenmerken voor bijvoorbeeld de module Debiteuren en daarbij handmatige invoer niet toe te staan, kan deze rekening vanuit het onderdeel Debiteuren worden geboekt.  Bij het aanmaken van een handmatige journaaltransactie in het grootboek verschijnt een melding bij het gebruik van een dergelijke rekening, dat handmatige invoer niet is toegestaan.      ... View more

Goed nieuws! Vanaf woensdag 14 juni is de KvK-service beschikbaar in Visma.net.  De KvK-service is bedoeld om eenvoudig adresgegevens op te halen bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur. Zoek op bedrijfsnaam, postcode, plaats, huisnummer of KvK-nummer en maak direct een nieuwe debiteur of crediteur aan. Het is ook mogelijk om van een bestaande relatie de adresgegevens te controleren en eventueel over te nemen.     Deze service biedt tevens de mogelijkheid om het btw-nummer te valideren op basis van het VIES-register En daarnaast wordt ook gecontroleerd of de relatie bekend is in het adresboek voor e-facturen.  Toelichting nieuw bedrijf toevoegen Open het venster Debiteuren of Crediteuren Voeg een nieuwe relatie toe met de knop + Kies de knop Acties/Gegevens aanvullen en controleren Geef een zoekterm in (bedrijfsnaam, plaats, postcode, huisnummer, kvk) gevolgd door Enter Er verschijnt nu een lijst met zoekresultaten Klik op het bedrijf om toe te voegen Controleer of de gegevens kloppen en vul eventueel nog een btw-nummer in Kies Toepassen   Toelichting bestaande relatie controleren Open het venster Debiteuren of Crediteuren Open de stamgegevens van een bestaande relatie Kies de knop Acties/Gegevens aanvullen en controleren In het zoekvenster worden nu automatisch gegevens van de bestande relatie ingevuld. In eerste instantie is dit het KvK-nummer en wanneer deze niet beschikbaar is zal de postcode en het huisnummer worden gebruikt. Alle bedrijven op basis van de zoekcriteria worden nu getoond.  Klik op het gewenste bedrijf of klik op de knop Nieuwe debiteur/crediteur aanmaken wanneer je onverhoopt toch een nieuw bedrijf wilt toevoegen.  In het venster worden nu de bestaande gegevens naast de gegevens uit het KvK-register getoond en indien aanwezig wordt het btw-nummer gevalideerd. Door de knop Toepassen te kiezen worden de adresgegevens vanuit het KvK-register overgenomen.   ... View more

Bij het verwerken van afschriftregels kunnen er nulregels zichtbaar zijn. Aangezien deze waarschijnlijk niet verwerkt kunnen worden is het mogelijk de regels te verbergen. Deze actie kan voor meerdere regels worden uitgevoerd. Kolom zichtbaar maken Open het venster Afschriftregels verwerken Selecteer een Bank-/kasrekening. Open de configuratie kolommen Zorg ervoor dat de kolom Verbergen aan de Geselecteerde kolommen is toegevoegd Kies OK Geselecteerde verbergen Via de kolom Verbergen kunnen een of meerdere afschriftregels worden gemarkeerd. Markeer de nulregels die verborgen moeten worden. Kies de knop Geselecteerde verbergen Kies Ja op de waarschuwing die verschijnt De regels verdwijnen uit het venster Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken. Let op: Controleer altijd of de juiste regels zijn gemarkeerd voor het verwerken. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt. ... View more

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers E-mail versturen naar afwijkend adres ... View more