Användartips för Control Edge

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

Funderar ni på att börja använda rutinen elektronisk fakturahantering (EFH) med digitalt attestflöde som är en del av Visma Control Edge?   All validering/läsning sker direkt mot redovisningen. Inga manuella steg med verifkatloggar och reskontraloggar. I samma sekund som fakturan kommer in i systemet kan den bli färdigkonterad, sakgranskad och attesterad enligt uppsatta regelverk i rutinen återkommande faktura. Du hanterar bara avvikleser. Du kan själv styra vilken nivå av automatisering som skall kopplas på.    Nedan kan du se exempel på funktioner som ingår.  Direkt validering av redovisningens affärsregler t ex  leverantör, datum, år perioder, konto, koddelar, och verifikationsserier. Automatisk uppdatering av huvudbok och reskontra Smart referenshantering för adressering och kontering Hämtar och visar betaldatum i flödet Visar standabardbank  i flödet Koppling till anläggningsregister - skapar preliminär anläggning direkt från fakturan Fakturabild och alla fakturadetaljer visas direkt i Control Edge Automatisk momsberäkning för fastigheter -  läser schablonvärde från redovisningen  Smidig periodiseringsfunktion Utskrift/e-post  av all fakturainformation med kontering  Enkel kontering  - kopiera tidigare fakturans konteringar Konteringsmallar  Kopiera och klistra in från excel  Användardefinierat webbgränssnitt Parametersättning av flöde Språk, och inställningar styrs av användaren eller roll Stor flexibilitet i uppsättning av  attestreglemente Behörigheter - vad får användaren kontera och söka på - styrning via roller Rättigheter - vilka funktioner får användarna  tillgång till  - styrning via roller Smidig flerbolagshantering Enkelt underhåll vid flerbolagshantering Flexibel momshantering t ex omvänd betalningsskyldighet  Automatisering - digitala signaturer för granskning och attest via rutinen återkommande fakturor  Mobilitet - granska och attestera direkt i din mobil Sekretessflöde och sökning Ordermatch - automatisk och manuell hantering till externt inköpssystem  Mottagningstjänst via tjänsten Visma AutoInvoice Standard hantering av fakturor i XML-format Bevakningsmodul för avtalshantering GDPR stöd   Har du andra funderingar kring modulen gällande licens eller annat  kan du kontakta  maryam.dahan@visma.com

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.