Användartips för Control Edge

Nu är det snart semester, och det finns en del att tänka på för dig som arbetar i Control Edge.   Testa rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. Som att skapa en betalning eller gör en import. Säkerställ att vikarien kan alla steg i rutinen och förstår hela flödet. Om du behöver hjälp med utbildning kan en konsult hjälpa dig mot debitering i god tid före semestern. Ge vikarien alla privilegier och behörigheter som behövs. Det behövs också någon som har tillgång till och kan hantera användarportalen (User Management Portal) under semestern. Detsamma gäller för Supportportalen.  Stäng perioder ni inte ska arbeta i för att undvika felaktiga bokningar. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier. Supporten är bemannad hela sommaren via supportportalen.   Har du frågor eller funderingar? Välkommen att höra av dig!

I Användarportalen har du själv möjlighet att återställa MFA för enskilda användare som arbetar i Control Edge.   För att återställa MFA för enskilda användare går er systemansvarig för användarportalen till redigera användare och klickar på återställ MFA. Personen kommer sedan få ett mail med instruktioner om hur den återställer sin Authenticator.  Observera att denna återställning av MFA gäller endast authenticatorn för att logga in i själva Edge. Det hjälper alltså inte att återställa MFA om personen har glömt lösenordet till sin inloggning eller om användaren behöver ny MFA för att logga in i Visma Net eller Autopay. 

När all information är ifylld på din nya användare i Användarportalen, klickar du på Spara användare. När den nya användaren skapas kommer även inloggningsinformation till Control Edge och IM att mejlas ut till användaren på den e-postadress som är angiven. Mailet skickas från vcpl@visma.com. Här finns inloggningsuppgifter och instruktioner för hur användaren gör för att logga in i respektive tjänst.  Om användaren saknar lösenordet, eller glömmer bort det, finns det möjlighet att återställa det. Då kommer det inte att finnas med något lösenord i din instruktion som du skickar ut på nytt, eftersom användaren då själv sätter lösenordet vid återställandet.

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control Edge och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!  

I Användarportalen kan du välja en befintlig mall för behörigheter till din användare.       Om du vill sätta upp en ny användarmall gör du det direkt i Control Edge under Inställningar / Systeminställningar / Användare. Klicka på knappen Ny Mall:     På fliken användarinformation anges mallens ID, namn, e-post, eventuell standardaffäresenhet och vilka affärenheter användaren ska ha tillgång till. Fältet använd som mall är automatiskt ikryssat.    Därefter fylls resterande flikar på användaren i med privilegier, eventuella objekt och grupper samt verifikations- och reskontraserier.      När du sparat syns mallen direkt i Användarportalens lista på mallar för aktuell databas. Välj mallen på aktuell användare, och spara.     När du sparat i Användarportalen har din användare samtliga privilegier enligt mallen. I Control Edge och på fliken privilegier för användaren kan du kontrollera att samtliga privilegier är satta på mallen istället för direkt på användaren.      Har du frågor eller funderingar om Användarportalen? Skriv din fråga i vår kundportal. 

Förra veckan tipsade vi om hur du byter lösenord. Om du inte får igenom ditt lösenordsbyte, kan du börja med att säkerställa följande:   Lösenordet får inte innehålla ditt användar-ID Du behöver ha minst 8 tecken Välj 3 av följande: versaler, gemener, nummer och symboler Bokstäverna å, ä och ö kan inte användas.   Hör av dig annars, så hjälper vi dig vidare. 

Som vi skrev om i en tidigare artikel, kan du som är administratör i Användarportalen nu bevilja tillfällig access i din tjänst från Visma, till en konsult eller rådgivare på supporten.    Direkt när du valt person, tjänst samt tidsbegränsning och klickat på knappen uppdatera, kan du se vem som har tillgång i listan, samt när sista datum för access är.      Konsulten får då ett meddelande om att tillgång beviljats. Som vi tidigare nämnt kommer tillgång automatiskt att nekas efter slutdatum. Det är också möjligt att ta bort åtkomsten manuellt före utsatt datum, genom att ta bort krysset för aktuell tjänst.     Hör av dig till visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar. 

Koppla, ändra eller ta bort en mall på en användare i Control Edge  görs nu direkt från Användarportalen.    

För att lägga till en ny användare i Användarportalen, klickar du på Lägg till användare uppe i menyraden.      I vyn för att lägga till användare anger du Förnamn, Efternamn samt e-postadress. Kryssa i vilka tjänster användaren ska ha tillgång till. För att användaren ska ha åtkomst till Control Edge så behöver även databas anges, och för sakgranskare eller attestant i Invoice Manager behövs ett användare-ID.   När du klickar på Lägg till användare skapas användaren, och inloggningsinformation mejlas ut till e-postadressen som är angiven på användaren. Om något saknas i inloggningsinformationen eller om användaren inte kan logga in, kontaktar du supporten på visma.control@visma.com med information om vilket felmeddelande användaren får, vilket inloggningsnamn som använts och om det gäller alla eller enstaka databaser.    När en användare är skapad i portalen och fått åtkomst till Control Edge, så behöver du först gå in i Control Edge och tilldela användaren privilegier. På motsvarande sätt behöver du tilldela rättigheter i Invoice Manager.

I användarportalen  finns möjlighet att skapa och radera användare i Control Edge samt att tilldela eller plocka bort åtkomst till tjänster i Control Edge.   Om du klickar på raden för en användare, öppnas användaren upp i redigeraläge. Du kan ändra användarens namn, eller återställa MFA för alla eller enskilda inloggningskonton.      Om en användare ska ha åtkomst till en ny tjänst, kryssar du i tjänsten samt anger exempelvis databas för Control Edge eller användarID för Invoice Manager. För att ta bort en tjänst för en användare, avmarkerar du rutan för tjänsten.    När ändringarna på användaren är klara, klickar du på Spara användare.    När användaren är skapad i portalen och får åtkomst till Control Edge, behöver du gå in i Control Edge och tilldela användaren de privilegier som tjänsten ska innehålla för personen. Även för övriga tjänster behöver du gå in i aktuell tjänst för att sätta privilegier. Du kan radera en användare genom att klicka på soptunnan på raden för användaren.   Har du frågor och funderingar? Kontakta oss på visma.control@visma.com.