Användartips för Control Edge

Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?   Registrera leverantörsfakturan som delbetald   Gå in under Inköp / Registrera betalning. Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange betalningssätt och betalningsdatum. Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr. Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").     I leverantörsreskontran ser det ut så här:      Registrera kundfakturan som betald   Gå in under Försäljning / Registrera betalning.  Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.  Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr. Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.    Kontroll i systemet   Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra. Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.   Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar.     

Om en skapad kundfaktura visar sig vara felaktig, kan du radera den så länge den inte är bokförd. Gör så här: 1. Gå till Försäljning - Sök 2. Välj "Kundfakturor" i rullistan (istället för kundreskontra) 3. Sök fram fakturan på löpnummer 4. Markera fakturan 5. Välj "Radera skapade"        När en faktura bokförs, ändras dess status till "bokförd" och både reskontra och redovisning uppdateras. I detta läge kan du inte längre radera fakturan genom "Radera skapade". Dina alternativ är då: 1. Gå till Försäljning - Operationer för att makulera eller radera reskontraposten 2. Kreditera fakturan

Vi bjuder in dig som har supportavtal i Control Edge att ta del av några av våra bästa tips. Tanken är att du ska få idéer om hur du kan använda Control Edge på ett sätt som spar tid i ditt dagliga arbete, så vi visar även direkt i applikationen.   Exempel på innehåll:   Användarportalen Vad du gör om du glömt ditt lösenord Vanliga frågor om Import/Export Förenkla dina avstämningsprocesser Automatisera processer med schemaläggaren   Klicka här för se webbinaret

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Control Edge för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det nu möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.

En av nyheterna som släpptes 2024-06-01 för alla Edge-kunder är att det nu är möjligt att exportera momsrapporten till fil för att skicka till Skatteverket.  Exporten görs under menyn "Import/Export" på fliken "Export data". För att aktivera fliken ska privilegiet "Export data" läggas till på användaren.           

Nu är det snart semester, och det finns en del att tänka på för dig som arbetar i Control Edge.   Testa rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. Som att skapa en betalning eller gör en import. Säkerställ att vikarien kan alla steg i rutinen och förstår hela flödet. Om du behöver hjälp med utbildning kan en konsult hjälpa dig mot debitering i god tid före semestern. Ge vikarien alla privilegier och behörigheter som behövs. Det behövs också någon som har tillgång till och kan hantera användarportalen (User Management Portal) under semestern. Detsamma gäller för Supportportalen.  Stäng perioder ni inte ska arbeta i för att undvika felaktiga bokningar. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier. Supporten är bemannad hela sommaren via supportportalen.   Har du frågor eller funderingar? Välkommen att höra av dig!

Vill du utforska och använda Control Edge till mer än ett verktyg för daglig bokföring? Under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys kan du enkelt söka fram poster för att få en klar bild av dina förväntade in- och utbetalningar. På så sätt kan du förbättra stabiliteten i din ekonomiska planering. Följ dessa användbara steg för att analysera din likviditetsförvaltning med bara några klick.   Börja med att ladda fram poster från kund- och leverantörsreskontran.  Lägg till andra in- och utbetalningar som är av betydelse, exempelvis löner och moms, under Likviditetsposter för en mer noggrann prognos.   Lägg in ingående disponibla medel samt datumintervall för att kunna följa upp ditt tillgängliga kapital i kolumnen Disponibelt. Använd filtreringen för att förfina din sökning. Bestäm vilka poster du önskar inkludera eller exkludera, såsom förfallna fakturor eller specificeringar från kund- och leverantörsreskontra. Det ger större anpassningsförmåga och precision i din analys. Lägg till specifika likviditetsposter för ytterligare detaljnivå. Välj namn på posten, affärsenhet, datum samt typen av in- eller utbetalning samt ange om likviditetsposterna ska återkomma veckovis eller månadsvis, för att enkelt automatisera återkommande betalningar eller inkomster. Genom att använda Control Edge som mer än ett verktyg för daglig bokföring, kan du ta en mer aktiv roll i ditt företags ekonomiska hälsa. Hör av dig till vår kundportal för support- och konsultärenden om du vill ytterligare information eller behöver en utbildning.   

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    Sedan den senaste uppdateringen av Control Edge finns möjlighet att stämma av flera affärsenheter samtidigt, genom att ange ett urval eller alla under filtreringen för reskontraavstämning. En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

Har du en kundfaktura du vill periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet. Efter du har skapat din faktura i Control går du till fliken inställningar på kundfakturan. Där har du några fält du behöver fylla i för att periodisera kundfakturan. Observera att du bara kan periodisera en kundfaktura i flödet innan den är bokförd.    Periodisera på antal perioder: Här skriver du in antal perioder som fakturan ska periodiseras över.  Relativ startperiod: Den relativa startperioden bestämmer från och med vilken period fakturan ska börja periodiseras. Har du värdet 0 så är första perioden i samma månad som Bokföringsdatum.  Periodiseringskonto: Här väljer du periodiseringkonto.  Efter du har bokfört fakturan kan du nu hitta din periodisering i Redovisning - Register - Periodiseringar.          

Har du en kundfaktura du skulle vilja periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet i "skapa faktura". Fyll i de obligatoriska uppgifterna i Grundinformation och eventuellt andra uppgifter som ska finnas med på fakturan. För att sedan periodisera fakturan går du till fliken inställningar och fyller i antal perioder fakturan ska periodiseras över, relativ startperiod samt periodiseringskonto.  Relativstartperiod innebär vilken period ni vill att fakturan ska börja periodiseras ifrån. Relativ startperiod 0 = periodiseringens första period är perioden för bokföringsdatumet.  Relativ startperiod 1 = periodiseringens första period är månaden efter bokföringsdatum.  Relativ startperiod -1 = periodiseringens första period är månaden innan bokföringsdatum.   

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control Edge och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!  

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till visma.control@visma.com, så skickar vi en länk till webbinaret. 

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.      Kontakta oss på visma.control@visma.com om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

Med hjälp av Schemaläggaren kan du få uppgifter att utföras automatiskt vid en viss tidpunkt. Du behöver då ha behörigheten Admin på privilegiet Scheduler.   För att sätta upp schema för en uppgift, väljer du Schemaläggare / Schemaläggare och klickar på Ny. När du väljer vilken typ av uppgift du ska lägga upp, visas olika vyer beroende på vad som är relevant för din schemaläggning.    När du skickar fakturor via schemaläggare finns det numera möjlighet att dagligen skicka alla fakturor som har aktuellt fakturadatum. Vi rekommenderar att du ställer in ett klockslag för körningen på kvällen, så att alla dagens fakturor är förberedda och bokförda.  

Du som fakturerar direkt i Control Edge, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Nu kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras.     

Med avtalsfakturering kan du fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt genomföra månadens fakturering för alla avtalskunder gemensamt.    Du skapar ett avtal som du kan generera fakturor från. I avtalet väljer du produkter och tjänster, samt vilka priser och rabatter som ska finnas. Du kan även välja hur ofta en faktura ska skapas.   Så här gör du: Skapa avtal under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering, och fliken Skapa avtal. Välj Nytt avtal. Ange affärsenhet, kund, avtalsgrupp och avtalsnamn.  Ange Startdatum (obligatoriskt) och ev Slutdatum.  Första fakturadatum är det första datum när en faktura kan skapas från avtalet. I annat fall gäller avtalets startdatum som första fakturadatum.  Ange vilket intervall som ska gälla för avtalsfaktureringen, t ex 1 för varje månad eller 3 för varje kvartal.  På fliken Inställningar fyller du i uppgifter om t ex periodisering.  Fyll i artikelnummer, antal och objekt för kontering. Klicka på Spara.   Uppdatering av avtal gör du under Försäljning / Operationer. Välj Uppdatera avtalsfakturor för att komplettera kundinformation på avtalen eller Justera priser för att ändra priser. Ett tips är att uppdatera avtalen för att säkerställa att alla förändringar i kundregistret har uppdaterats före varje avtalsfakturering. Du kan välja vilka uppgifter som ska korrigeras och vilka avtal som ska påverkas.   Du skapar dina avtalsfakturor under Försäljning / Fakturering / Avtalsfakturering och fliken Skapa avtalsfakturor. Här ser du vilka avtal som finns, när de senast har fakturerats och du kan inaktivera eller återaktivera avtal.      För att skapa en faktura markerar du de avtal som du vill skapa fakturor för och klickar på Generera. När du valt reskontraserie och fakturadatum kan du klicka på generera på nytt. Fakturan hamnar då i samma faktureringsflöde som övriga fakturor, under Försäljning / Fakturering och fliken Bokför fakturor.  Behöver du veta mer om fakturering? Kontakta visma.control@visma.com.

  Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?   Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet.  Kostnadfritt för dig som har supportavtal. 

När du har skapat en faktura under Försäljning / Fakturering och fliken “Skapa faktura” och sparar den, flyttas fakturan automatiskt vidare till fliken “Bokför fakturor”. Fakturan har då status skapad, vilket innebär att ändringar kan göras och fakturan kan raderas.  För att redigera en faktura på fliken “Bokför fakturor”, dubbelklickar du på fakturan eller klickar på knappen “Redigera”.   Om du vill radera en faktura med status skapad, väljer du Försäljning / Sök och ändrar till “Kundfakturor” i dropplistan. Ladda fram fakturalöpnummer eller kund och markera aktuell rad. Klicka på “Radera skapade”.   När du bokfört fakturan ändras status till bokförd och reskontra och redovisning uppdateras. Det innebär att ändringar då inte längre kan göras på fakturan. Har du frågor om fakturering? Kontakta oss på visma.control@visma.com.