Användartips för Control Edge

Har du registrerat en betalning som visar sig var fel?   Då kan du söka fram betalningen i leverantörsreskontran på löpnummer och kontrollera om fakturan har en DB;rad eller om den står som slutbetald med en SB; rad. Har din betalning fortfarande en DB;rad så kan du markera DB;raden och sedan välja radera betalningsrad. Efter du raderar betalningsraden kan du välja att antingen registrera om betalningen eller backa den själv genom att ladda fram den i Inköp - Registrera betalningar, inte skickad via fil eller autopay. Där laddar du fram betalningen och gör en manuell betalning fast med omvänt täcken så att betalningarna tar ut varandra.  Har du gjort en betalning med valuta är det viktigt att tänka på att en betalning med valuta (oavsett vilken) alltid ska hanteras med det utländska beloppet. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Och om det ska vara en valutadiff ändrar man valutakursen och kontrollerar både inhemska belopp och utländskt belopp i kombination så att dessa följer med korrekt. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.   För mer information eller om du har frågor om just din Betalning Hör av dig till visma.control@visma.com Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.  

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.         Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i DCE.

Nu finns det en ny kolumn som visar nettobeloppet i Invoice Manager - Sök faktura. Om den inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren:    

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du några tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.  1. Jag vill avbryta en betalning. Ligger betalningen kvar i “Godkänn” steget så kan du markera betalningen och välja avbryt. Har betalningen godkänts och skickats till banken så är det banken du måste kontakta för att avbryta betalningen. Vissa banker tillåter funktionen "Begär annullering" som du hittar genom att klicka på din betalningsbunt i översikten. Kontakta din bank först för att se om de stöder funktionen. 2. Jag vill ändra betaldatum eller förfallodatum. Vill du ändra förfallodatum så Klickar du på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum.   Vill du ändra betaldatum så klickar du på den blåa pennan bredvid betalningsdatum och väljer det nya datumet istället. Observera att ändra betaldatum och förfallodatum endast fungerar om betalningen ännu inte är godkänd och fortfarande ligger kvar i Godkänd steget. 3. Jag har en betalning som inte har återrapporteras i Control. I Control kan du söka fram betalningen i Inköp - sök och ladda fram kolumnerna Autopay status, Autopay meddelande samt Autopay buntnummer genom att klicka på det lilla kugghjulet bredvid alla kolumner. Står det t,ex Avvisad av bank i Autopay status måste du i första hand kontakta banken för att se vad som har hänt. Om du vet att betalningen dragits ifrån ditt konto och du inte ser något felmeddelande i Autopay, men betalningen ändå inte har återrapporteras korrekt i Cotnrol kan du testa funktionen Uppdatera Autopay status i Inköp - Operationer. Där skriver du in aktuella Affärsenheten och sedan väljer du Buntnummer Control. Välj sedan utför och vänta några minuter och se om statusen uppdaterats till slubetald. Buntnummer hittar du i kolumnen Autopay Buntnummer i Inköp - sök. Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du även registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay". 

I vår leverantörsmatchning har vi lagt till IBAN som matchningsvärde. Som ni säkert känner till sedan tidigare så finns möjlighet för er kunder att själva välja om ni vill matcha mot kombinationer av värden eller kombinationer av värden+enskilda värden. För mer info om detta samt hur och var ni ställer in om ni vill att endast kombinationer av värden från fakturan ska användas för att matcha en leverantör hittar ni här   https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Control-Edge/Anvand-endast-kombinationer-av-varden-vid-matchning-av/ta-p/607974)   Den nya matchningsordningen är nu: Endast kombinationer GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name Kombinationer + enskilda värden GLN+BG GLN+PG GLN+IBAN GLN BG+ORGNO BG+VATNO BG+Name PG+ORGNO PG+VATNO PG+Name IBAN+ORGNO IBAN+VATNO IBAN+Name ORGNO VATNO Name BG PG IBAN  

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i IM.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar IM mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.     Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com    

I IM Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden IME ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar IM på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i IM. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

Har du en Kredit du vill kvitta mot en Debet i Control? Då registrerar du fakturorna som betalda under Inköp - Registrera betalning - inte skickad via fil eller autopay. Fyll bara i de obligatoriska uppgifterna uppe i grunduppgifter. Nere på betalningsraderna anger du löpnumret i fältet längst till vänster. Om du vill se hur transaktionen ser ut, markerar du raden och klickar på Förhandsgranska. Här finns också en flik på hur transaktionen kommer att bokföras. Vill du veta mer om betalningsflödet av leverantörsfakturor? Anmäl dig till vårat webbinar 14 Mars.  https://attendee.gotowebinar.com/register/2684572424102571866 

Ny hantering i IM av fakturor där valutakod saknas i Control I den senaste uppdateringen av IM är det en ny hantering av fakturor där valutakod saknas i Control. Tidigare har dessa hanterats manuellt av oss på Visma åt er. Nu kommer de istället lägga sig i ankomstkön med ett systemmeddelande att valutakoden saknas. För att hantera dessa i ankomst öppnar du fakturan. När du klickar på valutakod kommer den saknade valutakoden visas nedgråad i listan, se bild nedan. I detta läget kan du välja en annan valuta eller stänga fakturan och lägga upp valutan i Control. När du sen öppnar den kommer beloppen uppdateras för den nya valutan. Om fakturan skulle vara fel har du även alternativet att makulera den under Övriga åtgärder.

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control Edge och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!  

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Hör av dig till visma.control@visma.com, så skickar vi en länk till webbinaret. 

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto. Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27.   Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Att schemaläggaren kan användas för automatisering av processer har vi tagit upp i tidigare artiklar. Du kan exempelvis överföra verifikations- eller fakturaloggar som du importerat.   Det är nu möjligt att även schemalägga med upprepning per minut. Det är särskilt användbart för att få en kontinuerlig uppdatering av exempelvis register eller har flera affärsenheter, då du annars hade behövt sätta upp flera uppgifter för samma sak.      Kontakta oss på visma.control@visma.com om du har frågor och funderingar om du har andra frågor om automatisering av processer. 

När du jobbar med betalningsförslaget och behöver kontrollera detaljer på fakturan eller detaljer i attestflödet. Klicka IM ikonen på raden  i kolumnen Faktura.  Fakturabild  med alla detaljer i flödet visas. Notera att du behöver ha behörighet i IM för att kunna se detaljerna.   Betalningsförslag  

Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats för betalning. Den kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning. Listan är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls. Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.    Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.    Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta visma.control@visma.com.

  Undrar du hur du själv kan ändra i en periodisering eller i betalningsflödet? Har du funderat på vad konsekvensen blir av att ändra anläggningstyp, eller om det finns några smarta knep i periodiseringen som du inte använder idag?   Välkommen till våra webbinar om periodisering, anläggning eller betalningsflödet.  Kostnadfritt för dig som har supportavtal. 

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.    Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i IM.   Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.