Användartips för Control Edge

SIE-formatet är en standard framtagen för att enkelt kunna flytta bokföringsdata mellan olika program oavsett från vilken programvaruleverantör programmet kommer. Här kommer några tips för SIE exporten i Control.  1. När du öppnar upp applikationen för SIE export kan du välja en eller flera affärseheter att ta ut bokföring ifrån i fältet för Affärsenhet. Ska du välja fler än en affärsenhet men inte alla så kan du hålla ned ctrl knappen och markera de affärsenheter du vill ta ut bokföring ifrån och trycka på OK.  2. I fältet SIE-typ väljer du sedan vilken SIE typ att exportera. Nedan är en beskrivning om de olika typerna.    SIE 1 - Bokslutsaldo SIE 2 -  periodsaldo Denna baseras på SIE1 men innehåller även konto saldo specificerat per period. SIE 3 - objektsaldo Baseras på SIE1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 -  transaktioner   3. Kommer du ifrån en on prem installation av Control och nu har Edge istället så finner du numera SIE exporten på fjärrskrivbordet. Tänk på att även SIE-filerna behöver sparas i OneDrive eller Filetransfer.  4. Väljer du att ta ut en SIE fil för transaktioner kommer du se att fältet för Ver serier blir upplåst. Här väljer du från och till vilken Ver serie transaktionerna ska hämtas ifrån.   5. Har ni många verifikationer och ni märker att det saknas transaktioner på Ver serierna i filen testa då att fylla i 1 i fr.o.m - och 999999999 i T.o.m Ver serie.  (eller högsta ver-nr man ser i verifikationsserien med flest verifikationer).    

Med några enkla steg kan du spara tid och hålla dina periodiseringar uppdaterade. Automatisera med schemaläggaren Du kan planera intäkts- och kostnadsföring genom att schemalägga periodiseringar dagligen. Även om du schemalägger flera gånger samma månad, blir det inte dubbletter. Du bör förstå processen manuellt innan du sätter upp schemat. Redigera differenser Sök upp verifikationsrader i Redovisning / Sök, klicka in dig på verifikationen och välj Redigera. Kontrollera fälten Ägartyp och Skapad av, och justera felaktiga rader. Vid kostnads- och intäktsföring ska fältet Ägartyp innehålla värdet Periodisering och fältet Skapad av innehålla periodiserings ID även på raden med resultatkontot. Det säkerställer att rapporten Periodisering, specifikation stämmer överens med huvudboken. För stängda perioder kan verifikationer vändas i en öppen period samt korrigeras där.  Kostnads- eller intäktsföra tidigare Justera periodiseringsposten genom att radera ej utförda rader utom en, fyll i återstående belopp på raderna och spara. Nästa periodisering hanterar det återstående beloppet automatiskt.    Vill du få en genomgång av periodiseringsprocessen? Anmäl dig till webbinaret den 3 april där vi ha fokus på periodisering. 

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i IM. Inställningarna hittas i IM admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen.  

Automatkontering är en funktion som effektiviserar bokföringsprocessen genom att automatiskt skapa verifikationer baserat på fördefinierade regler. Genom att förstå skillnaden mellan olika typer av automatkonteringar kan du förbättra noggrannheten i redovisningen och effektivisera användningen av återkommande ekonomisk data. I Control Edge finns det tre typer av automatkonteringar: transaktionsbaserade, saldobaserade och saldobaserade med ingående balans (IB). Här ska vi fokusera på skillnaden mellan saldobaserad automatkontering med och utan IB-saldo och hur de kan användas.  Skillnad med och utan IB-saldo Automatkontering med IB-saldo inkluderar i underlaget för konteringsprocessen det saldo som förs över från en tidigare period. Vid bokslut där du behöver balansera föregående och nuvarande år kan ett IB behöva inkluderas för korrekt resultat.  Ett exempel är om ett företag har ett byggprojekt som sträcker sig över flera redovisningsperioder. Vid varje periods slut är det viktigt att inkludera IB för att korrekt balansera konton i automatkonteringen i förhållande till tidigare ackumulerade kostnader och intäkter. Detta säkerställer en fullständig och kontinuerlig bild av projektets ekonomiska status i bokslutet.   Automatkontering utan IB-saldo kan vara användbart när du bokför transaktioner som inte påverkar eller förändras av tidigare perioders balans, till exempel i kortfristiga projekt eller när endast förändringar under den aktuella perioden är relevanta.   Om företaget t ex driver en kampanj under ett kvartal, påverkas kampanjen inte av tidigare balanser. Då kan redovisning göras utan att ta hänsyn till ingående saldo, vilket effektiviserar processen genom att fokusera på kvartalets ekonomiska rörelse.   Vill du få fler tips & trix i andra ämnen? Anmäl dig till webbinar.

Om du till exempel har sålt en affärsenhet som varit kopplad till Autopay så är det viktigt att avsluta/stänga affärsenheten för betalning. Det görs i två steg: Steg 1 Inaktivera bankavtalet I Autopay i fönstret ”Administration” och under fliken ”Bankavtal”, trycker du på den markerade rutan i kolumnen ”Aktiv”, så inaktiveras bankavtalet.     Steg 2 Inaktivera affärsenheten I Visma.net Admin-modulen går du in på affärsenheten som ska avslutas och trycker på ”Inaktivera”.     Hör av dig med frågor till supportportalen.

Verkar din anläggning ha försvunnit i anläggningslistan?    Efter sammanslagning av en preliminär anläggning (t ex 457) med en annan anläggning (t ex 369), finns den preliminära anläggningen inte kvar som separat tillgång. Anläggning 457 har då integrerats i anläggning 369.    En preliminär anläggning skapas när du aktiverar ett projekt eller bokför på ett konto markerat som ett anläggningskonto i registret. Ett positivt anskaffningsvärde på den preliminära anläggningen läggs ihop med anskaffningsvärdet på den ursprungliga anläggningen vid sammanslagningen.    Vilka preliminära anläggningar som slagits ihop med en huvudanläggning kan du se i anläggningshistoriken under Anläggning / Sök och kolumnen "Historikinfo", på de rader som har händelsetypen "12; Ihopslagning"      Vill du har fler tips och tricks? Välkommen till webbinar!

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel.   Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.

För dig som använder Control Edge kan du ibland få ett meddelande om att lösenordet för det här användarkontot har upphört att gälla. Här kommer några vanliga frågor och svar kring lösenordhantering i Edge: 1. Hur gör jag för att byta lösenord?  För att byta lösenord för din användare se tidigare inlägg vi har om att byta lösenord för Edge.  2. Hur ofta behöver jag byta lösenord?  Som det är nu behöver du byta lösenord var 90e dag. 3. Kan jag ändra frekvensen själv hur ofta jag måste byta lösenord? Frekvensen av lösenordsbyte styrs ifrån Microsofts sida och går inte att styra själv ifrån inställningar i Edge.  4. Vilka tecken tillåts och vilka krav finns det på lösenordet? Se nedan bild för vilka tecken som tillåts och krav för lösenordet.  Har du fler frågor och funderingar tveka inte att höra av dig till oss via supportportalen. 

Att kontera dina fakturor i Invoice Manager Mobile är både smidigt och användarvänligt!  Följ dessa enkla steg: Välj Kontering: Börja med att klicka på “Kontering” för att få full översikt över fakturans kontering, inklusive konto, objekt och belopp. Redigera och Lägg till: Klicka på en rad för att se alla tillgängliga objektdimensioner. Ange nödvändiga värden och om du behöver fler rader, använder du bara knappen "Lägg till rad". Markera och Åtgärda: För att utföra åtgärder som att radera eller periodisera, markera raderna enkelt med kryssrutan, och ta del av menyn som dyker upp längst ner. Spara dina ändringar: När du är klar, se till att klicka på Spara för att bevara alla dina konteringsjusteringar. Sakgranska: Om du behöver sakgranska fakturan, kom ihåg att den måste vara färdig konterad först. Skriv eventuella meddelanden och skicka vidare med den gröna knappen. Attest - självklart kan man även attestera fakturor i IM Mobile. Utifrån de behörigheter man har. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Och det är samma rättigheter och behörigheter som man har i webben.   Ett tips är att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.   Med IM Mobile har du alla nödvändiga verktyg tillgängliga i fickan – oavsett var du befinner dig. Effektivisera din fakturahantering idag och få mer tid över till att fokusera på din verksamhet!    

På IM´s startsida har man meddelande om licensen utgångsdatum. Det man behöver göra när utgångsdatumet börjar närma sig är att reaktivera licensen i IM Administrator.   För att reaktivera licens så öppna IM Administrator. Gå till System - Dubbelklicka på Licens. I den nya rutan som öppnas så klickar du på knappen Aktivera via Internet.        

Använder du Control för att fakturera kunder så kommer här några tips som kan hjälpa dig i ditt arbete.    1 - När du fakturerar kan det vara bra att förstå hur Flödet för fakturering fungerar. De olika statusar som en faktura genomgår i flödet i Visma Control Fakturering är följande:  Skapad Fakturan är preliminär och all information i den går att ändra. En preliminär faktura går också att radera. Bokförd Fakturan bokförs och reskontran och redovisning uppdateras. Inga ändringar tillåts.  Utskriven Vid utskrift uppdateras fakturan till att få status Utskriven. Fakturan kan skrivas ut igen via Försäljning-Sök-Kundfaktura. 2 - Har du en kundfaktura som ska periodiseras så kan du välja att göra det direkt i fakturaflödet via Skapa faktura och inställningar. Välj antal perioder fakturan ska periodiseras på och relativ startperiod där 0 = perioden då bokföringsdatum infaller, 1= perioden efter bokföringsmånad.   3 - Har du kommit på att en faktura du skapat är fel och du skulle vilja radera den? Då har du möjligheten att radera den skapade fakturan sålänge den inte är bokförd. Gå till Försäljning - sök och kundfaktura. Sök fram fakturan på löpnummer och markera fakturan och välj Radera skapade.    4 - Kreditera eller kopiera bokförd faktura Ibland kan man behöva kreditera eller kopiera en faktura man har skickat till kund. För att snabba upp processen kan man välja att ladda fram fakturan man vill kreditera eller kopiera genom att klicka på nya faktura och kreditera faktura alternativt kopiera faktura. Vid kreditering eller kopiering när fakturan sedan sparas hamnar den nya fakturan i Bokför Faktura.

Att hålla koll på periodiseringar kan ibland kännas som ett pyssel, så här får du några enkla tips att ha i åtanke vid kostnads- eller intäktsföring av en periodisering.   När det är dags att bokföra månadens periodiseringar, väljer du till Redovisning / Operationer i Control Edge. Här knappar du in vilken period du jobbar med och vilket bokföringsdatum du önskar. Ett tips är att om du redan har gjort periodiseringar för en viss period, och behöver komplettera bokföringen är att du kan utföra periodiseringen igen för samma period. Det blir inga dubbletter, eftersom bara nya periodiseringar utförs.    Om du senare behöver redigera verifikationen, är tipset att kontrollera fälten Ägartyp och Skapad av för den tillagda raden. I fältet Ägartyp ska Periodisering finnas och i fältet Skapad av ska aktuellt PeriodiseringsID finnas. Det gäller både för raden med kostnadskonto och för raden med periodiseringskonto.      På så sätt kan du försäkra dig om att rapporten Periodisering, Specifikation uppdateras och att rapporten stämmer överens med huvudboken. 

Stoppar en faktura i IM med meddelande i systemloggen "(34) Verifikationsserien är ogiltig! Felaktigt objekt var.."   Den vanligaste orsaken till detta meddelande är att verifikationsserien som hänvisas till i meddelandet är låst i Visma Control för den perioden där bokningen försöker utföras.   Börja kontrollera vilket bokföringsdatum fakturan har? Kontrollera vilka perioder som verifikationsserien är låst i Visma Control (Redovisning > Register> Verifikationsserier). Vill ni inte låsa upp verifikationsserien för perioden kan du istället ställa fram bokföringsdatumet på fakturan till en öppen period.

Vill du Kostnadsföra eller Intäktsföra din periodisering vid ett tidigare datum kan du göra det i Registerposten för Periodiseringen.  1. Gå till periodiseringen i periodiseringsregistret.   2. Titta på fälten belopp och periodiserat belopp och dra av det periodiserade beloppet från belopp för att få fram det återstående beloppet. 3. Redigera periodiseringen och radera alla ej utförda periodrader utom en. Du känner igen de ej utförda raderna på att de saknar en grön bock. 4. På den kvarvarande raden, fyll i det återstående beloppet i fälten för både belopp och utländskt belopp. Spara ändringarna: 5. Klicka på "Spara" för att bekräfta dina ändringar. När du sedan utför periodiseringen nästa gång, kommer det återstående beloppet att kostnads-/intäktsföras automatiskt.  

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i IM.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Control Edge. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

  Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import, om du tar hänsyn till följande:   Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.   Du behöver lägga till bilagor i efterhand på verifikationen, eftersom de inte kommer med vid inläsningen.  Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.   Vill du ha fler Tips & trix för Control Edge? Anmäl dig till webbinaret här.

  När du ska byta år kan du få en varning om det finns en differens i beräknat resultat. Börja med att kontrollera de vanligaste anledningarna:    Säkerställ att årets resultat har bokats på resultat respektive balanskonto. Kontrollera därefter att IB stämmer överens med UB för föregående period. Om det finns differenser kan en saldoomräkning behöva göras. Vi rekommenderar att du tar en säkerhetskopia innan du gör saldoomräkningen och ber alla andra logga ut ur systemet. Starta om Control efter att saldobalansomräkningen är gjord.  Kontrollera om något konto saknas i balans- och resultaträkningen. Om du saknar något konto, kan du lägga till det i din raddefinition i ColRows.  Om du direktimporterar verifikationer från externa system direkt till databasen, går du förbi systemets kontrollmekanismer, vilket kan göra att en obalanserad verifikation importeras. Om du har en affärsenhet där saldobalansen inte stämmer, kan en konsult kan hjälpa dig med ett script som identifierar eventuella verifikationer som inte balanserar.  Ha ett riktigt Gott Nytt År så ses vi igen 2025.

Multifaktorsautentisering (MFA) i Control Edge finns till för när en användare byter telefon, för att bibehålla säkerheten och ge behöriga tillgång till applikationen med autentisering. När det behövs, kan MFA enkelt återställas direkt på användaren i användarportalen.   Om en användare vill återställa sitt lösenord kan användaren själv följa den detaljerade instruktion som finns här. På så sätt skyddas användardata och systemintegriteten upprätthålls.   Vill du har fler tips och trix, rekommenderar vi dig att delta i vårt webbinar om Tips & Trix för Control Edge. Där kommer vi att dela praktiska tips som vår support brukar få frågor om för att du ska få ut det mesta av din användning av Control Edge.   Välj tillfälle och anmäl dig här!    

Under året 2024 har våra kunder ställt många frågor till våra support- och konsultteam. Vi har samlat några av de mest frekventa frågorna här. Klicka på länken för att få ett tips i ämnet.    Autopay Import / Export Leverantörsfaktura Anläggning Periodisering Återställa lösenord  Moms Byta räkenskapsår Avstämning IM Mobile   Du som har supportavtal för Control Edge är välkommen att delta i vårt webbinar, där vi delar med oss av ytterligare några av våra bästa tips och trix. Vi kommer även att visa en del av funktionerna direkt i applikationen för att ge dig praktiska exempel.   Exempel på innehåll: Användarportalen Vad du gör om du glömt ditt lösenord Vanliga frågor om Import/Export Förenkla dina avstämningsprocesser Automatisera processer med schemaläggaren   Klicka här för att anmäla dig till vårt senaste tillfälle och dra nytta av all nyttig information som vi har att erbjuda.   Vi ser fram emot att ha dig med!

I Control Edge kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2024 och 2025, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2023. Innan du byter år behöver du låsa 2023, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2025 rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier. Du kan fortfarande bokföra på år 2024.  Ladda ner en instruktion här