Användartips för Control Edge

Du kan schemalägger avskrivningar i Control Edge för automatisk hantering. I artikeln förklarar vi syftet med att ställa in automatisk schemaläggning av dina avskrivningar, samt hur du går tillväga.   Genom att schemalägga uppgiften säkerställer du att avskrivningarna alltid utförs vid exakt rätt tidpunkt, vilket sparar dig tid och manuellt arbete.   Behörigheten Admin för Scheduler krävs. Gör så här för att skapa en schemaläggning: Navigera till Schemaläggare och klicka på Ny. Välj uppgiften Utför avskrivningar i listan över tillgängliga jobb. Fyll i inställningarna under Schemainformation: Datum: Ange startdatum för jobbet. Datumet måste vara framåt i tiden. Tid: Ange klockslag när jobbet ska starta. Tiden måste vara framåt i tiden. Återkommande: Ange periodicitet för jobbet, till exempel minuter, dag, vecka eller månad. Intervall: Ange hur ofta jobbet ska utföras utifrån din valda periodicitet. Intervall ett innebär varje minut, dag, vecka eller månad. Intervall två innebär varannan minut, dag, vecka eller månad. Slutdatum: Ange slutdatum för jobbet. Gå vidare till Uppgiftsinformation. Beroende på valt jobb visas olika relevanta filter. Här kan du välja att markera Skapa som verfikationsloggar. Då går bokningarna inte direkt in i redovisningen, utan lägger sig istället som loggar under Överför verifikationsloggar. Fyll i inställningarna under Meddelandeinformation. Lägg till de användare som ska få information om att jobbet är utfört. Skulle ett problem uppstå med jobbet får användarna även information gällande detta. Meddelandet presenteras på valda användares Startsida under Meddelanden inne i Control Edge. Vill du får fler tips? Anmäl dig till något av våra webbinar. 

Du kan skapa och exportera anpassade resultatrapporter genom att hämta dina rad- och kolumndefinitioner från ColRows till Analys för Excel. Syftet med den här artikeln är att visa hur du använder Analys för Excel för att beställa och exportera rapporterna.    Välj dina definitioner och inställningar Du hittar rapportgeneratorn i den högra menyn i Visma Control. Navigera till Rapportering > Analys För Excel.   Här gör du urvalen för din rapport: Välj önskat språk i dropplistan. Välj din raddefinition. Du kan välja standarduppställningar eller de anpassade definitioner du har skapat. Välj din kolumndefinition. Markera Presentera kontogrupp om du enbart vill att rapporten visar kontogrupper. Markera Presentera värden om du vill inkludera konton som saknar kontering på objekt. Ange vilket år och vilken period rapporten ska gälla för. De år och perioder du anger här styr de kolumner i ColRows som har relativa värden. Kolumner som är inställda på Fast värde påverkas inte av de här valen. Bryt ner data på flera nivåer Du kan bryta ner och analysera din data på upp till tre olika nivåer. Gör dina urval under sektionen för brytningsnivåer. Du kan kombinera upp till tre olika objekttyper, eller kombinera objekttyper med grupper. Ange de intervall du vill titta närmare på.   Markerar du rutan för detalj när du filtrerar på en grupp, visar rapporten exakt vilka kostnadsställen som har konterats inom den valda gruppen. Exportera och spara När du är nöjd med dina inställningar exporterar du datan. Klicka på Ladda för att skapa rapporten. Kryssa i rutorna för att exportera till Excel och starta Excel samtidigt. Under Visa fler filter kan du finjustera exakt hur exporten formateras i kalkylarket. Du kan bland annat bocka i rutor för att skriva ut grupprubriker, radnivåer och de selekteringsvillkor du har använt.   Spara ditt urval som en mall för framtida bruk genom att klicka på ikonen Spara filter uppe till höger och ge filtret ett unikt namn.   Vill du ha fler tips och trix? Hör av dig till partnerportalen för en anpassad tbildning, eller anmäl dig till ett kostnadsfritt webbinar. 

Lär dig skapa och anpassa rad- och kolumndefinitioner i ColRows för att bygga exakta rapporter till din verksamhet. Syftet med den här artikeln är att ge dig en tydlig förståelse för hur du bygger upp och hanterar rad- och kolumndefinitioner i ColRows. Genom att anpassa rader och kolumner skapar du en stabil grund för de rapporter du sedan tar ut i Analys för Excel. Spara alltid nya urval När du gör tillägg eller raderingar i ColRows slår förändringarna direkt igenom i databasens tabeller. Bevara alltid dina originaldefinitioner genom att spara ditt urval med ett nytt namn innan du gör några justeringar. Gör så här för att skapa en ny kolumndefinition utifrån en befintlig: Välj språk, till exempel SWE. Välj den aktuella kolumndefinitionen i listan. Klicka på Ladda. Ange ett nytt namn i fältet Namn. Skriv in en ny beskrivning i fältet Beskrivning. Klicka på Spara. Hantera kolumner I kolumndefinitionerna bestämmer du hur värdena presenteras i din rapport, till exempel periodsaldon eller budget. Varje kolumn i rapporten motsvarar en rad i gränssnittet. Du raderar en kolumn genom att klicka på minustecknet längst ut på raden. En ny kolumn lägger du till genom att klicka på plustecknet. Skapa beräknade kolumner Du kan bygga kolumner som räknar ut skillnader, till exempel en avvikelse mellan innevarande och föregående år. Skriv in din önskade rubrik under P_HEADER1. Välj Beräknad kolumn i listan under Värdetyp. Ange din formel i fältet Beräkning. Du använder operatorer som plus, minus, gånger och delat med. Du hänvisar till andra kolumner med en brädgård framför bokstaven, till exempel (#D-#E)/#E*100. Styr perioder och värden Du använder fälten för Period 1 och Period 2 för att styra vilka intervall kolumnen visar. Väljer du Fast värde visar rapporten alltid exakt den period du anger här, oavsett vilket urval du senare gör i Analys för Excel. Hantera rader Raddefinitionerna styr vilka konton, summor och rubriker som rapporten innehåller. Du använder tre olika radtyper för att strukturera din uppställning.   Etikett: Använd den här radtypen för rubriker. Du anger din rubriktext i kolumnen Huvud. Data: Använd den här radtypen för kontointervall eller kontogrupper. Du anger vilka konton som ingår under kolumnen Intervall. Summa: Använd den här radtypen för att summera dina datarader. Du anger vilka radnivåer som ska summeras under kolumnen Intervall. Dölj eller visa specifika rader Du har full kontroll över detaljnivån i din rapport. Kryssrutan Visa styr om raden skrivs ut i den färdiga Excel-filen eller om den enbart fungerar som en del av en dold beräkning. Vill du till exempel skapa en komprimerad balansräkning som enbart visar rubriker och summor, bockar du ur rutan Visa för samtliga datarader. Resultatet blir en överskådlig rapport utan specifikationer på kontonivå.   Vill du ha fler tips & trix? Välkommen på webbinar. 

När du arbetar med export av data i Edge, går du via menyn Import / Export och väljer fliken Export data. Här finns bland annat möjligheten att exportera bilagor som är kopplade till verifikationer.   Bilagorna sparas på samma plats som exportfilen, vanligtvis på FileTransfer eller OneDrive, beroende på vad som passar din organisation bäst. Exporten är särskilt användbart i situationer där du till exempel behöver dela information vid en försäljning av ett bolag, eftersom du då kan leverera både verifikationer och bilagor i ett sammanhang.   För att göra det ännu tydligare kan du välja att inkludera både verifikationsserie och verifikationsnummer direkt i filnamnet, vilket ger en tydlig struktur och underlättar vidare hantering.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar.   

Sommarinfo från supporten (v. 26–32) Vi finns på plats hela sommaren och hjälper dig precis som vanligt! På grund av semestertider har vi dock lite lägre bemanning, vilket gör att svarstiderna kan vara något längre än normalt. Under dessa veckor håller vi även vår supporttelefon stängd. Tack för din förståelse och ha en skön sommar   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter så kan temporära roller  tilldelas till denne. Detta administreras från Invoice Manager Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller". Notera att för attestanter så ärver ersättaren attestbelopp för rad och faktura per automatik från attestanten under vikarieperioden. Vill man inte att belopp ska ärvas per automatik så styr man det via enhetsparameter UseInheritAttestAmountsForSubstitutes.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i Invoice Manager klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar. I nästa steg så väljs enhet (en eller alla), period samt vem som ska vara ersättare.    Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Invoice Manager Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Glöm inte heller att ni enkelt kan kontera, sakgranska och attestera era fakturor i Invoice Manager Mobile. Läs mer i detta inlägg

Om en användare byter mobiltelefon behöver man återställa MFA för att användaren ska kunna lägga till konto på nytt i appen på den nya telefonen.   Detta gör du via User Admin.  Logga in med din Visma connect inloggning som vanligtvis är din egen epost och lösenord   Sök upp användaren i User Admin Klicka på ikonen "Återställ MFA för användaren"     Säkerställ att användare har laddat ner authenticator appen på sin nya telefon. Användaren erhåller ett mail och ska följa instruktionerna i mailet. Användaren skannar QR koden med authenticator appen.  

I Control kan du lägga upp betalningsvillkor på kunder. De olika betalningsvillkoren kopplas sedan till kunderna i Försäljning- Register - Kunder. Här anges antal dagar som betalningsvillkoret består av, dagar innan dröjsmålsränta börja beräknas samt det betalningsvillkor för räntefakturor för kunder som har detta betalningsvillkor. Gör så här: Gå in på kunden i Försäljning- Register - Kunder. Gå till fliken fakturering och klicka på knappen Ny för att lägga upp ett nytt betalningsvillkor.   Ange ett ID och namn för betalningsvillkoret. 1. Ange antal dagar som betalningsvillkoret innefattar i fältet Antal dagar. 2. Ange i fältet Dagar för ränteberäkning hur många dagar från fakturadatum som måste passera innan ränta kan beräknas. 3. Ange i fältet Dagar för räntefaktura hur många dagars kredit som gäller för räntefakturor för resp. betalningsvillkor. Bocka i fältet Fri månad om att antalet kreditdagar alltid kommer att omfatta antal kvarvarande dagar i månaden + uppgifterna i fälten ovanför, räknat från fakturadatum.   Klicka på Spara

För att få tillgång till Ärenden för att kunna attestera Leverantörer och Verifikationer måste du ha Control Edge Web i bockat på din användare i User Admin. 1. Be er ansvarig för User admin att logga in i User Admin via https://home.visma.com/home. 2. Navigera till den användare som ska ha tillgång till ärenden och klicka in dig på användaren. 3. På fliken Control Edge måste användaren få rutan för Control Edge Web i kryssad, spara sedan ändringen. Observera att man även behöver ange vilka databaser som användaren ska ha attestbehörighet i.  Att göra i Control Edge:  1. Gå till Inställningar - Systeminställningar - Användare och gå in på attestanten som du vill ge attestbehörighet till. Gå sedan till fliken som heter “Approval”   2. Under “Verifikationer” markerar du de databaser som användaren ska ha behörighet att attestera verifikationer i. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en verifikation ska skickas på attest.   3. Användare - flik Privilegier Användare som hanterar verifikationer som skickas på attest behöver “Admin” på privilegiet "Attest av verifikation" för att kunna följa status på verifikatet och sedan kunna bokföra det när verifikationen är attesterad.   3.1 Systemanvändare behöver ha “Admin” på privilegiet Uppgifter. Med detta privilegiet får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   4. Om ni har Attest av leverantör aktiverat, gå till fliken som heter “Approval” igen och under “Leverantörer” markera “Är godkännare”. Det gör att denna attestant blir valbar i rullisten när en leverantör ska skickas på attest.

Att hantera betalningar och medgivanden manuellt kan vara tidskrävande. Nu tar vi nästa steg för att göra din ekonomihantering ännu smidigare. Autogiro finns nu som standard i Control Edge! Så här förbättrar du ditt arbetsflöde: Du läser in medgivandefiler från banken under Import / Export. Vid ett nytt medgivande sätts betalsättet automatiskt till "AG" och e-faktura inaktiveras för att undvika dubbla fakturor till kunden. Om en kund väljer att avsluta sitt Autogiro, återställs betalsättet och e-faktura aktiveras igen. Efter varje inläsning kan du ta ut en rapport som ger dig en tydlig översikt över vad som hänt. Du ser exakt vilka kunder som importerats, vilka ändringar banken gjort och viktiga datum för händelserna. När det är dags att ta betalt gör du det direkt inifrån Control Edge. Du kan filtrera fram fakturor baserat på förfallodatum eller affärsenhet och granska listan innan du skickar. Systemet varnar om du råkar inkludera en faktura som redan skickats, så du får en trygg och säker process.    Om du redan har hunnit testa, kan du logga in och dela dina tankar i kommentarerna. Du kan ladda ner en manual här. 

Att importera verifikationer kan effektivisera din bokföring och är därför en uppskattad möjlighet. Här ser du hur du lyckas att få med en bilaga till din Excelfil när du vill importera verifikationer till Control Edge. För att kunna genomföra importen behöver du ha privilegiet Mappning av Excelfiler. Undvik att blanda rader med olika bolag.  Spara alltid din Excelfil och dina bilagor på samma ställe, d v s på File Transfer (T:) eller på  OneDrive innan du påbörjar inläsningen. Du kan ha en bilaga per verifikation.  Ange den fullständiga sökvägen till bilagan i din Excelfil, till exempel T:\bilaga.pdf  Lägg en länk i kolumnen Bilaga på den första raden för varje verifikation.    Vill du ha fler tips & trix? Anmäl dig till webbinar. 

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare. Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

I Control så kan du exportera bilagor till verifikationer vid behov.  Det första som krävs är att man har privilegienivå Normal eller högre på privilegiet Export av data.    När du har det så går du till Import - Export som du finner i listan till höger i Control. Klicka på Export av Data och klicka ned rullistan för att se "Bilagor". Fyll i Urval av Affärsenhet och för vilket intervall av datum du vill ta ut bilagor för. Sökväg till mapp kan du fylla i manuellt, eller klicka på de tre prickarna i hörnet, för att bestämma var du vill att bilagorna ska sparas någonstans. Klicka sedan på exportera för att exportera bilagorna till vald sökväg. Om exporten lyckades får du ett meddelande om att Filerna finns exporterade till sökvägen, samt antal filer som exporteras.       Observera att du bara kan exportera bilagor för ett bolag åt gången. 

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning. 

Har du fått felmeddelandet att en periodisering inte kan utföras för att perioden är stängd? När en periodisering har missats, t ex på grund av att en faktura kom in sent eller att perioden stängdes tidigt, blockerar systemet ofta nästa steg. Control Edge vill gärna följa den kronologiska ordningen.   Det finns ett smidigt sätt att lösa det utan att behöva öppna upp tidigare månader eller år.  Istället för att backa bandet, kan du ofta styra om bokföringsdatumet för den missade posten till den första öppna perioden.   Gå in på Redovisning / Operationer / Utför periodiseringar och ange den outförda perioden i fältet Period. Ange bokföringsdatum i en öppen period i fältet bokföringsdatum. Klicka på utför.  Nu kan systemet generera verifikatet eftersom målperioden är öppen, och du slipper felmeddelandet. Resten av periodiseringsplanen ligger kvar med sina ursprungliga datum och kommer att rulla på som vanligt framöver.   Vill du ha fler tips? Anmäl dig till webbinar!

Med privilegiet Uppgifter i Control och nivå Admin får man tillgång till att se alla ärenden och möjlighet att vidarebefordra ett ärende till en annan person, ex. om ordinarie attestant är ledig eller sjuk.   För att vidarebefodra ett ärende gör du såhär 1. Logga in i Visma Home och klickar på Control Edge ikonen för att öppna up Ärenden.   2. Klicka på Attest och bocka ur rutan för "mina ärenden" för att se alla aktiva ärenden.   3. Klicka dig in på Leverantören eller Verifikationen via pennan till höger på raden.   4. Klicka sedan på Vidarebefodra ärenden och välj ny attestant för dokumentet och en eventuell kommentar.      Som komplement till att stämma av vilka som har godkänt Verifkationerna kan ni använda er av rapporten Verifikationsgodkännare som ni finner i Utskriftcentralen i Control. I den rapporten kan man se vem som attesterat en bokföringsorder. 

Att effektivisera rutinerna vid månadsbokslut sparar både tid och minimerar risken för manuella inmatningsfel. I Control Edge kan du enkelt exportera din momsrapport som en XML-fil och ladda upp den direkt i Skatteverkets e-tjänst.   Så här gör du för att ta ut filen: För att fliken för export ska vara synlig behöver din användare ha privilegiet Export data tilldelat. Detta justeras under Inställningar / Systeminställningar / Användare / Privilegier. Gå till menyn Import/Export, välj Export data och klicka sedan fram Momsrapport i rullistan. Ange dina urvalsparametrar, som aktuell affärsenhet och period. Ange var filen ska sparas, exempelvis din kopplade OneDrive eller File Transfer, samt namnge filen. Klicka på "Skapa fil" nere i det högra hörnet. Gå avslutningsvis in i OneDrive eller File Transfer för att ladda ner din färdiga fil och ladda upp den hos Skatteverket. Vill du ha ytterligare information om import och export i Control Edge? Hör av dig till oss eller anmäl dig till webbinar. 

Effektivisera kontering av inkommande fakturor. AI-modellen ger er konteringsförslag baserat på er fakturahistorik och lär sig i takt med att nya fakturor kommer in. Detta betyder att ju mer data, ju mer den används, desto bättre blir förslagen.    Ett komplement till Återkommande fakturor. Här finns redan bra automatisering!    Hur fungerar det? Varje kund har ett eget dataset. Har man flera enheter så har också varje enhet ett eget dataset. Detta eftersom exempelvis objekt kan skilja sig mellan enheter För nyupplagda enheter, där ingen historik finns, så tar det cirka 100-200 fakturor innan modellen kan ge förslag. För befintliga enheter så laddas fakturahistorik vid aktivering. Inom 24h börjar den att gå igenom data och träna. Förslag ges vid import och det är en konteringsrad som föreslås.  Tränas enbart på definitivbokade fakturor. Konteringssignatur kommer att vara “System” precis som våra andra typer av automatiska konteringsförslag. En "AI-ikon" visas på konteringsraden. Inställt på hög träffsäkerhet - dvs AI-modellen föreslår endast när den känner sig trygg och säker med förslaget.          Att tänka på: Momsrad ingår inte i förslaget från AI-modellen. Moms tolkar vi som vanligt från information i fakturan. Ev. momsfördelning ska fortsatt göras via knapp Momsfördelning.  Återkommande fakturor som går mot en mall har alltid prio 1. Dvs matchas fakturan mot en mall så ges inget förslag från AI-modellen.  Ligger förslaget under den nivå som AI-modellen känner sig trygg med så kommer förslag att ges enligt tidigare satta parametrar, ex från leverantör och/eller referens Hur aktiveras det? Funktionen aktiveras enkelt via 2 enhetsparametrar Aktivera enhetsparameter UseAutoSuggest Nya nivåer i enhetsparameter AutoAccRules ( 6,7 och 8). En av dessa måste väljas för att aktivera funktionen Beskrivning av dessa nya nivåer samt fler detaljer kring AI-baserad förslagskontering hittar ni i denna manual (obs kräver inloggning).       

Effektiv anläggningsredovisning kräver fokus på tillgångarnas hela livscykel för att hålla nere kostnaderna. Med regelbundna inventeringar minimeras risken för felaktiga värden och dolda tillgångar i bokslutet. Ofta betonas vikten av datadriven klassificering och uppdatering av avskrivningsplaner för att bokföringen ska stämma med verkligheten. Genom att gå från passiv bokföring till en mer aktiv tillgångsstyrning skapas ett mer tillförlitligt beslutsunderlag när det är dags att göra nya inköp. Upp- och nedskrivning av anläggningar Om en anläggnings värde varaktigt har förändrats kan du behöva göra en engångsåtgärd i samband med bokslutet.   Viktigt att tänka på: Bokföringsdatum för de flesta åtgärder får inte vara före datumet för den senaste avskrivningen. Upp- och nedskrivningar kan däremot göras både före och efter senaste avskrivning. Anläggningen behöver ha status 10, 11 eller 12 och vara avskrivningsbar. Gör så här: Välj Anläggning / Anläggning. Filtrera fram aktuellt AnläggningsID. Markera raden och klicka på knappen Upp-/nedskrivning. Ange Belopp (positivt för uppskrivning, negativt för nedskrivning). Kontrollera att bokföringsdatumet ligger i rätt period.   Försäljning och Utrangering När en anläggning säljs eller utrangeras plockas den bort från anläggningsregistret för att realisera eventuell vinst eller förlust. I Anläggning / Anläggning väljer du funktionen för försäljning alternativt utrangering. Systemet kommer då att beräkna det bokförda värdet vid försäljningstillfället och ställa det mot försäljningspriset för att generera en bokföringsorder.   Byte av avskrivningsplan Om nyttjandeperioden förändras bör du i första hand justera avskrivningsplanen istället för att göra en upp-/nedskrivning. Detta görs under fliken för Avskrivningar på den specifika anläggningen.   Har du frågor kring dina egna anläggningar? Ställ en fråga i supportportalen. 

På IM´s startsida har man meddelande om licensen utgångsdatum. Det man behöver göra när utgångsdatumet börjar närma sig är att reaktivera licensen i IM Administrator.   För att reaktivera licens så öppna IM Administrator. Gå till System - Dubbelklicka på Licens. I den nya rutan som öppnas så klickar du på knappen Aktivera via Internet.