Användartips för Control Edge

I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.    Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.    

Valutaomvärdering är en viktig process för företag som hanterar transaktioner i olika valutor.   1. För att utföra denna operation, börjar man genom att välja "Redovisning-Valutaomvärdering" i Control. När processen startar, summeras det ackumulerade saldot i både basvalutan och den aktuella valutan för varje konto, valuta och använd objektstyp. 2. Control beräknar sedan differensen mellan det ackumulerade beloppet och produkten av valuta och kurs. Denna differens utgör omvärderingsdifferensen, vilken bokförs som en orealiserad vinst eller förlust. 3. Kursen som används för omvärderingen hämtas automatiskt från "Redovisning-Register-Valutor" och representerar den senaste aktuella kursen för den valda perioden. En fördel med denna metod är att omvärderingen kan köras flera gånger per månad om så önskas, eftersom den baseras på ackumulerade saldon. Endast faktiska förändringar i saldo eller valutakurser kommer att påverka resultatet vid upprepade körningar. 4. Innan man slutför processen kan resultatet förhandsgranskas direkt på skärmen. Detta ger användaren möjlighet att kontrollera och verifiera omvärderingen innan den sparas och bokförs.   5. När omvärderingen väl sparas, skapas verifikationsloggar. Möjligheten att direkt överföra dessa loggar till huvudboken finns genom att gå till "Redovisning-Verifikationer-Överför verifikationsloggar". Denna process säkerställer att företagets redovisning korrekt återspeglar värdet av dess tillgångar och skulder i olika valutor, vilket är avgörande för en rättvisande ekonomisk rapportering.

Du vet väl att du nu kan kontera din fakturor i IM Mobil!   Konteringsmöjlighet finns i sakgransknings-och atteststeget Samma rättigheter och behörigheter som man har i webben Stöd för periodiseringar och fastighetsmoms   IM Mobil ingår för alla som kör Control Edge.   Du använder din smartphones webbläsare Safari, Chrome, Firefox eller Edge. När du fått en länk av din systemadministratör till Control Edge Invoice Manager klickar du på länken och loggar in på samma sätt som i webben. Inloggning sker med samma konto som inloggning till Invoice Manager webb. Ett tips att spara en länk till IM Mobile som genväg i din smartphone.  

En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.        Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan:

Beskrivning över alla kortkommandona hittar ni i er IM webb genom att klicka på frågetecknet uppe till höger. Vill ni veta vilka kortkommando som finns innan ni själva letar upp listan och börjar testa så kommer de här.   Kommando         Beskrivning Shift> + T Öppna mallar Anm:Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall. <Shift> + N Lägg till rad Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall. <Shift> + D Ta bort rad i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall. <Alt> + <Shift> + A Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar????. <Alt> + <Shift> + Q Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm:Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar?? <Shift> + S Skicka faktura <Alt> + <Shift> + P Skriv ut fakturabild <Alt> + <Shift> + F Öppna faktura i full vy <Ctrl> + <Shift> + 1 Fokus första fält?? <Ctrl> + <Shift> + 2 Ta bort fokus fält?? <Shift> + Z Övriga åtgärder - Annullera faktura <Shift> + I Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning <Shift> + Y Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning <Shift> + X Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest <Shift> + G Övriga åtgärder - Starta om faktura <Shift> + K Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura <Shift> + W Övriga åtgärder - Bevaka faktura <Shift> + M Övriga åtgärder - Manuell order matchning <Alt> + <Shift> + M Övriga åtgärder - Automatisk order matchning

Behöver du ett enkelt sätt att skapa en budget eller prognos? Med Control Edge är det smidigt att sätta upp en budget som passar just dina behov. Här kommer några tips på hur du kommer igång på ett enkelt sätt:   Välj budgettyp: I Control Edge kan du välja mellan två huvudtyper av budgetar: Årsbudget och Periodbudget. Om hela årets belopp ska anges i en post, välj "Årsbudget". För mer detaljerade budgetar där periodspecifika belopp anges, är "Periodbudget" ditt naturliga val.   Smart fördelning: Periodbudget kan kopplas till en standard fördelningsnyckel, vilket gör att beloppen smidigt fördelas jämnt över årets alla månader. Självklart kan du anpassa denna fördelning efter dina behov. Ett annat alternativ är att använda procentuell fördelning per månad om du t ex har en säsongspåverkad verksamhet.     Flexibilitet med indexering: Vill du justera budgeten med en given procentsats? Indexeringen kan hjälpa dig att snabbt uppdatera redan registrerade budgetvärden baserat på förändrade förutsättningar.   Vill du veta mer om budgetering? Hör av dig med frågor i supportportalen. 

IM definitivbokar med automatik fakturan i Control Edge efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Control Edge. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Control Edge.   Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.  

Om du har lagt upp en periodisering där du redan utfört en eller flera månader men inser att du vill korta ned datumet på periodiseringen så att slutdatumet, t,ex 2026-10-31 istället ska vara 2025-05-31. Då gör du enligt följande:   1. Öppna periodiseringen i registerposten. 2. Stryk alla perioder som inte är utförda fram till den perioden ni vill ska vara den sista. T,ex allt efter 2025-05-31.  3. Fördela om det återstående beloppet på kvarvarande, ej utförda perioderna. I detta exempel har jag valt att fördela beloppet jämt över de outförda perioderna.   4. Spara ändringarna. 5. Öppna posten igen och justera "t.o.m. datum" till det nya slutdatumet och spara en sista gång.

Nu finns Leverantörs-ID som en egen kolumn i sökresultatet i Invoice Manager - Sök faktura. Om kolumnen inte syns så kan ni välja den via Kolumnväljaren.

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Control Edge för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det nu möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.  

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

I de senaste versionerna av Control Edge, har ytterligare förbättringar gjorts av vårt API. I korthet innebär förbättringarna en effektivisering av dina befintliga arbetsflöden när du integrerar system via API: Valfria objektsrelationer är standard, vilket ökar flexibiliteten i integrationer och kan ge en snabbare anpassning till dina affärsbehov.  En detaljerad åtkomst till prisinformation som baseras på kundernas prislistor kan bidra till förbättrat beslutsfattande kring prissättningen. Utvecklad dokument- och bilagehantering till flera enheter, exempelvis fakturor och huvudböcker, kan minska manuella insatser och underlätta dokumenthanteringen. Vår kontinuerliga utveckling av vårt API till Control Edge drivs till viss del av direkta inspel från dig som kund och vår användargrupp. Med API-integrationer får du möjlighet att bredda dina operationella flöden sömlöst över systemgränser. Förutom att göra saker mer effektivt, får du på så sätt ett verktyg att skräddarsy dina processer så som passar just din verksamhet.   Du hittar fler uppdateringar i våra releasenotes. 

Du som användare behöver inte längre tänka på att välja rätt period när du söker efter bilagor till en specifik verifikation. Alla bilagor visas nu automatiskt, eftersom bilagor för verifikationer från version 2024.06.2 visas oberoende av periodvärdet. Det kan i sin tur innebär att du spar tid, särskilt när du behöver hanterar många verifikationer över flera perioder. En konsekvent visning av bilagor för alla verifikationer minskar även risken för fel och underlättar kontroller.    Vill du veta mer om nyheter i Control Edge? Läs våra releasenotes. 

När du skapar en manuell verifikation, matchas debet och kredit för att säkerställa att verifikationen balanserar. Nu har en ny kontroll lagts till för att säkerställa att även det utländska belopp balanserar.  Det har tidigare varit möjligt att få kontrollen som en anpassning, men i Control Edge är den numera standard.     Även när verifikationer importeras från Excel, har nya regler införts för att automatisera beräkningen av belopp (Amount) och utländskt belopp (Foreign Amount) baserat på växelkursen. Om filen innehåller växelkurs, valuta, belopp och utländskt belopp, sparas raden exakt som den är. I de fall ett av värdena belopp eller utländskt belopp saknas, beräknas det saknade värdet utifrån den växelkurs och det värde som finns i filen. Om även växelkursen saknas, hämtas den aktuella kursen automatiskt från databasen och registret med växelkurser.  Förbättringarna ger dig en mer flexibel hantering och en enklare kontroll på utländsk valuta i din bokföring.   Läs mer om nyheter på vår sida för Releasenotes. 

Nu visar vi hela namnet på leverantör och enhet genom att hålla musen över.    

Varje affärsenhet inom ditt företag kan ha egna unika ekonomiska flöden och krav. På din användarprofil i Inställningar / Systeminställningar har du verktyget för att välja vilken verifikationsserie som exempelvis en saldobaserad automatkontering ska använda. Verifikationsserier kan också fördefinieras för andra processflöden. Det gör att du kan eliminera manuella misstag genom att automatisera processen kring kontering för specifika affärsenheter. Då får du en renare och mer tillförlitlig bokföring. Genom att effektivisera processen att varje transaktion automatiskt hamnar på rätt plats, frigörs också värdefull tid som kan läggas på viktiga uppgifter.   Att kunna skapa rapporter som speglar de unika aspekterna av olika affärsenheter kan påverka hur tillförlitliga och insiktsfulla era ekonomiska rapporter blir. Det ger dig möjlighet att hantera och anpassa din ekonomiska rapportering och styrning över olika bolag.   Har du några tips som du vill dela med dig av till andra användare? Lämna tips i vårt Användarforum

En av nyheterna som släpptes 2024-06-01 för alla Edge-kunder är att det nu är möjligt att exportera momsrapporten till fil för att skicka till Skatteverket.  Exporten görs under menyn "Import/Export" på fliken "Export data". För att aktivera fliken ska privilegiet "Export data" läggas till på användaren.           

Hej alla!    Ville bara informera en av nyheterna som släpptes 2024-06-01 för alla Edge-kunder. Nyheten är att senast vald inloggningsspråk kommer ligga kvar som default till nästa inloggning.      Smidigt!    Nu börjar semestertiderna, så jag hoppas ni njuter och har det bra.    Ni som inte har semester ännu och har en fråga/fundering - tveka inte att höra av er via supportportalen!