Användartips för Visma Business

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen bokförs periodiseringen enligt standard  i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande även på sluthanterade fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i ekonomisystemet eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i DCE för lättare spårning.   Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".  

Steget Leveranskontroll ligger i Sakgranskningssteget. Funktionen är till för om bolaget har användare som bara skall ”godkänna” inköpet men inte kontera det. Förslagsvis skapas en ny roll där rättigheten för "kontera fakturor" inte tilldelas. (se förslag nedan)     Exempel på flödet kan vara att fakturan skickas till en ”Godkännare” med automatik via adresseringsreferensen på fakturan. Fakturamottagaren godkänner hela fakturan och vidarebefordrar den till vald sakgranskare som konterar fakturan och skickar vidare till attest.   När en användare tar emot och ska godkänna en fakturan för leveranskontroll går dom via Övriga åtgärder>Leveranskontroll. En ruta dyker då upp med automatik för att välja till vilken sakgranskare fakturan ska gå och "godkännarens" signatur läggs i fältet "Leveranskontroll sign".  

Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Med designfunktionen ankring kan du bygga om en layout så att den fyller ut din skärm. Detta kan vara aktuellt för dig som har layouter från en äldre version av Visma Business än version 10. I filmen visar vi hur du i designläge anpassar din layout och, för varje element i layouten, ankrar mot den kant som elementet ska följa. Var alltid försiktig när du arbetar med layouter/fönster. Arbeta med en kopia av aktuell layout. (Tag dessutom backup innan du börjar.) Du som har uppgraderat till version 10: Diskutera gärna med din Visma-partner om det kan vara aktuellt för dig att lägga in nya standardlayouter istället för att justera de befintliga.

Om du använder Document Center med Visma.net Approval har du möjlighet att söka fram historik med urval på koddelar och konto. Gäller enbart avslutade processer. Du gör sökningen via Min Historik/Avslutade processer/Avancerad sökning.   Se bild:  

Förbättringen med att visa detaljerna i kommentarspanelen kan du själv styra om den skall vara aktiv eller ej via inställningar i Approval. Kommentarspanelen visas även när du navigerar mellan flikarna. Visma.net Approval   Inställningen kan du ändra genom att markera/avmarkera "Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner"  Visma.net Approval      

I version 16.01 har vi nu en funktion för att massuppdatera och ändra användarkonton i VUD. Det är en efterlängtad funktion för de som administrerar användare och behörigheter i Visma Business produktlinje. I bifogad pdf finns 3 olika scenarier som exempel på vad man kan göra med den här nya funktionen. 

 Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i DCE.     - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i DCE välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i DCE Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i DCE där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i DCE. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i DCE får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med DCE supporten för hjälp.  

Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i DCE. Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalning.      Funktionen går att styra så att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar i DCE-admin: UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via DCE-admin>Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".    

Visste du att det finns en rapport som listar samtliga referenser på vald enhet?    Rapporten hittas i DCE-webb under menyn "Rapporter" och heter "Referenser". Den går att exportera till flera olika format exempelvis PDF eller Excel för vidare hantering.   För att rapporten ska vara tillgänglig behöver den aktiveras via DCE-admin>enhetsregister>Rapporter. Tänk även på att rättigheter kan behöva tilldelas till användare som ska ha tillgång till rapporten.  

 Hej!   Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

Nu går vi mot semestermånaderna och då är det lämpligt att registrera vem som är din vikarie, dvs vem skall godkänna dina dokument som du får i Approval. Så här gör du: Loggar in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som aktuella   Approval Inställningar vikarie   Skulle du glömma bort detta kan alltid era Administratörer göra detta via funktionen Konfigurering - Vikarier - Tilldela vikarier för godkännare Approval Konfiguration Vikarier    

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Business, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Business behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i DCE. Inställningarna hittas i DCE admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen. Tänk på att inställningen kan ta några minuter innan den slår igenom i DCE-webb.  

Inställningar i Approval som du som Godkännare själv kan styra. Antalet arbetsdagar innan ett ärende snart förfaller XX arbetsdagar innan förfallodatum (max14) = Det datum som visas  på dokumentet i ärendelistan Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner (vid aktivering visas alltid kommentarsfälten) Se bild nedan.  Efter att ett ärende har hanterats... vad skall då ske?   Öppna nästa ärende Gå tillbaka till ärendelistan              

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

En funktion som många inte känner till är de snabbkommando som finns i DCE. Dom kan nyttjas för att snabbare navigera till menyer och hantera fakturor i flödet.   I nedan tabell listas kommando tillsammans med en beskrivning: <Shift> + T Öppna mallar Anm : Samma kommando kan användas inne i funktionen mallar när man ska lägga till ny mall. <Shift> + N Lägg till rad Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att lägga till rad i en ny mall. <Shift> + D Ta bort rad i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för att ta bort en rad i vid upplägg av ny mall. <Alt> + <Shift> + A Välj alla konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas i funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar. <Alt> + <Shift> + Q Ta bort valda konteringsrader i konteringsgriden Anm : Samma kommando kan användas funktionen mallar för konteringsgriden vid editering av mallar. <Shift> + S Skicka faktura <Alt> + <Shift> + P Skriv ut fakturabild <Alt> + <Shift> + F Öppna faktura i full vy <Ctrl> + <Shift> + 1 Fokus första fält <Ctrl> + <Shift> + 2 Ta bort fokus fält <Shift> + Z Övriga åtgärder - Annullera faktura <Shift> + I Övriga åtgärder - Skicka faktura till utredning <Shift> + Y Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget sakgranskning <Shift> + X Övriga åtgärder - Skicka faktura åter steget attest <Shift> + G Övriga åtgärder - Starta om faktura <Shift> + K Övriga åtgärder - Skicka kopia på faktura <Shift> + W Övriga åtgärder - Bevaka faktura

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen är aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att sakgranska och attestera sina fakturor om fakturabeloppet är upp till 2000 kr. Är fakturabeloppet på t ex 2001 kr kan Anna inte både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.