Användartips för Visma Business

Ni som har Visma DCE version 13 eller 14 har möjlighet att använda den inbyggda funktionen Autoinvoice för att ta emot era fakturor.  Detta är en hållbar och framtidsäker lösning. Med denna funktion kommer ni ta emot era fakturor i formatet Peppol BIS 3, men era leverantörer kan skicka i andra format och Autoinvoice hanterar konvertering till Peppol Bis 3.   Fördelen med detta är bland annat att faktura och eventuella bilagor kommer i samma fil. Ni som idag tar emot i formatet Svefaktura kommer då få en enklare hantering av era bilagor ni tar emot och slipper importfel.   Fördelar: - Hållbart - Framtidsäkrat - Peppol Bis 3 - Inga importfel av bilagor   Är ni intresserade av att slå på funktionen AutoInvoice kontakta er Visma partner. 

Det här alternativet kan användas för de som har upplevt problem där gammal data hämtas i integrationer, och en omstart av Visma Business Services-värden behövs för att få den senaste informationen (har t.ex. rapporterats valutakurser i Visma Document Center-integrationen).     Det kan bli en liten minskning av prestanda för en del integrationer men de tester vi gjort har snarare blivit den motsatta effekten. Den här funktionen finns tillgänglig i version 17.00.0 och framåt.

Om Du skulle få ett meddelande om att din Visma DCE licens har gått ut när du är inne och arbetar i Visma DCE Administrator gör följande: - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad. Om du fortfarande får felmeddelande kontakta Visma partner för mer hjälp.      

Visste du  att vi har stöd för tvåfaktorsautentisering i EFH modulen DCE? Detta stöd har vi haft sen version 13.00 som släpptes juni 2020.   Studier visar att man är upp till tusen gånger säkrare med 2FA än med bara ett lösenord.   Ni som kör version 13 av EFH  modulen DCE  kan koppla på denna funktion som då gäller både för webb och DCE Mobile.      

OCR-Detect är en ny funktion som innebär att Document Center automatiskt kan välja rätt språk för tolkning av PDF och bildfiler. Detta förenklar för dig som tar emot fakturor på olika språk. Funktionen fungerar för både autoimport och manuell import från version 16.10.0.   Så här aktiverar du funktionen: Välj OCR-Detect som tolkningsspråk, längst ner till höger på huvudsidan samt i inställningarna för AutoImport.     Då kommer Document Center automatiskt att välja det bästa språket utifrån tolkningsresultat och presentera detta. 

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.    Fakturamallar DCE

Fråga Vad är och vad kan man göra med Visma Business Services (VBS)? Svar Visma Business Services (VBS) är ett verktyg (webservice) för att bygga integrationer där det krävs en server-till-server lösning. VBS har stöd för att läsa, infoga, uppdatera och radera data. Verktyget utnyttjar samma affärslogik som i Visma Business för att validera data som adderas till systemet via en integration. Mer information Några system som ofta integreras mot Visma Business: E-handel CRM Lageroptimering Handdatorer Fraktbokning och fraktsedel Tid- och lönesystem Fastighetssystem Serviceorder via mobil Fördelar med VBS Skapa robusta integrationer Utbyte av data Tjänsteorienterad arkitektur Skapa integrationer för tillämpningar inom områden som: Webben - e-handelslösning/plattform  .Net - exempelvis integrera andra Windows-program med Visma Business Mobilapplikationer - exempelvis för tidredovisning, order, inventering och serviceorder

Fråga Vad är DME för något? Svar Data model Extension (DME) är vår funktion/modul för att utöka Visma Business databasmodell med egendefinierade tabeller och kolumner utan att förlora möjligheterna till framtida versionsuppgraderingar. Alla nya tabeller och kolumner som skapas i DME är också tillgängliga via VBS när man bygger server till server integrationer.   Se exempel 20-30 extra fält i Produkttabellen för mer information i användning mot webbshop. Ny tabell för dokumenthantering på order. Extra fält i huvudbokstransaktioner effektivare arbete med aggregerad rapportering. Extra fält i ordertabellen för att förbättra integreringen med en tredjeparts integration. Extra fält i kundtabellen och ordertabell för förbättrad integreringen med tredjepartsapplikation.

 Hej!   Nu när julen står runt hörnet och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13     God Jul och Gott nytt år!

Nu går vi mot julledigheten  och  lämpligt att registrera vem som är din vikarie,  dvs vem skall godkänna dina dokument när du är ledig.    Så här gör du: Logga in i Approval Väljer Inställningar Vikarie Välj den användare som skall ta emot dina dokument (gäller alla typer av dokument) Du kan välja tre olika alternativ: Inaktiv Aktiv nu Aktiv i perioden där du kan registrera vilka datum som är aktuella    Önskar er alla en God Jul & Gott Nytt år!     

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen bokförs periodiseringen enligt standard  i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande även på sluthanterade fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i ekonomisystemet eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i DCE för lättare spårning.   Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".  

Steget Leveranskontroll ligger i Sakgranskningssteget. Funktionen är till för om bolaget har användare som bara skall ”godkänna” inköpet men inte kontera det. Förslagsvis skapas en ny roll där rättigheten för "kontera fakturor" inte tilldelas. (se förslag nedan)     Exempel på flödet kan vara att fakturan skickas till en ”Godkännare” med automatik via adresseringsreferensen på fakturan. Fakturamottagaren godkänner hela fakturan och vidarebefordrar den till vald sakgranskare som konterar fakturan och skickar vidare till attest.   När en användare tar emot och ska godkänna en fakturan för leveranskontroll går dom via Övriga åtgärder>Leveranskontroll. En ruta dyker då upp med automatik för att välja till vilken sakgranskare fakturan ska gå och "godkännarens" signatur läggs i fältet "Leveranskontroll sign".  

Den här filmen förklarar och visar hur man aktiverar Onestop Reporting Light i Visma Business 15.10 och högre versionen.  

Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Med designfunktionen ankring kan du bygga om en layout så att den fyller ut din skärm. Detta kan vara aktuellt för dig som har layouter från en äldre version av Visma Business än version 10. I filmen visar vi hur du i designläge anpassar din layout och, för varje element i layouten, ankrar mot den kant som elementet ska följa. Var alltid försiktig när du arbetar med layouter/fönster. Arbeta med en kopia av aktuell layout. (Tag dessutom backup innan du börjar.) Du som har uppgraderat till version 10: Diskutera gärna med din Visma-partner om det kan vara aktuellt för dig att lägga in nya standardlayouter istället för att justera de befintliga.

Om du använder Document Center med Visma.net Approval har du möjlighet att söka fram historik med urval på koddelar och konto. Gäller enbart avslutade processer. Du gör sökningen via Min Historik/Avslutade processer/Avancerad sökning.   Se bild:  

Förbättringen med att visa detaljerna i kommentarspanelen kan du själv styra om den skall vara aktiv eller ej via inställningar i Approval. Kommentarspanelen visas även när du navigerar mellan flikarna. Visma.net Approval   Inställningen kan du ändra genom att markera/avmarkera "Öppna kommentarsfönstret när jag godkänner"  Visma.net Approval      

I version 16.01 har vi nu en funktion för att massuppdatera och ändra användarkonton i VUD. Det är en efterlängtad funktion för de som administrerar användare och behörigheter i Visma Business produktlinje. I bifogad pdf finns 3 olika scenarier som exempel på vad man kan göra med den här nya funktionen. 

 Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i DCE.     - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i DCE välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i DCE Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i DCE där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i DCE. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i DCE får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med DCE supporten för hjälp.