Användartips för Visma Control

 I version 11 finns det nu möjlighet att i rapporten momsavstämning exkludera belopp från att komma med i rapporten. Detta gör man genom att fylla i minsta tillåtna belopp i fältet Ignorera differensen nedan. Se bilden    

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

Support för kunder med Supportavtal För att våra kunder ska få den bästa servicen på marknaden strävar vi kontinuerligt mot att vara bäst på marknaden. Du som kund ska känna dig trygg och alltid kunna få hjälp med ditt ärende av oss på Visma Software AB. Har du inte något supportavtal rekommenderar vi starkt att du tecknar ett. Hör av dig till linda.sablic@visma.com Med ett supportavtal kan du förvänta dig   Supportfunktionens åtaganden   Supportfunktionen har öppet kl. 8.00 – 17.00 helgfria vardagar, med lunchstängt mellan kl. 12.00 –13.00, samt kl. 8.00 -13.00 dag före röd dag.   Ärenden kategoriseras enligt nedan nivåer:    Stillestånd/Kritisk - Kunden har en redan driftsatt installation som har slutat att fungera. Visma Software påbörjar ärendet omgående.    Hög - Användaren kan logga in i systemet, men någonting i arbetsflödet fungerar inte som det ska på grund av systemfel orsakade av applikationen. Supporten påbörjar ärendet inom två (2) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Normal - Allmänna frågor angående användandet av standardapplikationen. Vi påbörjar arbetet inom fyra (4) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Supportfunktionen arbetar normala kontorstider på helgfria vardagar, men är ett ärende kategoriserat som Stillastånd/Kritiskt, enligt ovan, finns möjlighet för Supportfunktionen att arbeta utanför ovan nämnda kontorstid, om så krävs.   För det fall Parterna har olika uppfattning om vilken nivå ett ärende ska hanteras inom, äger Visma Software rätt att slutligt avgöra ärendets nivåtillhörighet.   Alla ärenden loggas i det webbaserade ärendehanteringssystemet där både frågor och lösningar dokumenteras.  Genom Supportfunktionen kan Kunden få hjälp med följande:    Ärendehantering Supportfunktionen tar emot ärendet och gör en första felanalys för att antingen åtgärda felet per telefon/e-post eller skicka ärendet vidare till rätt instans. Supportfunktionen har ett nära samarbete med våra applikationskonsulter och konsultprogrammerare. Supportfunktionen åtar sig att meddela Kunden för det fall denne anser att ett supportärende anmält av Kunden inte omfattas av Visma Softwares Supportåtagande enligt Avtalet.    Alla ärende registreras och lösningar dokumenteras i Visma Softwares ärendehanteringssystem. Detta system finns även tillgängligt för våra konsulter.   Uppkoppling Supportfunktionen har möjlighet att koppla upp sig via datalänk mot Kundens IT-miljö för att själva kunna uppleva felet eller utföra rättningar.    Eskalering Om inte ärendet kan avhjälpas genom Supportfunktionen meddelar Supportfunktionen Kunden att Kunden ska kontakta konsult hos Visma Software som tar över ärendet   Webbaserat ärendehanteringssystem Om Kunden önskar finns möjlighet att använda Visma Softwares webbaserade ärendehanteringssystem för att registrera och följa ett ärendes olika status.    Övrig kundservice Visma Software har arbetat aktivt med att utveckla Supportfunktionen till ett komplett kundcenter med såväl traditionell kundservicefunktion som funktion för utbildning och förvaltning.    Kunden erbjuds service inom: frågor om hur systemet används i standardversionen, problemlösning, utbildning som Supportfunktionen håller i, samt  kundforum där Kunden kan ta del av frågor och svar samt tips och trix både från andra kunder och från Supportfunktionen.   För att ge dig som kund den bästa tänkbara servicen revideras Vismas avtal för standardsupport kontinuerligt. Gällande villkor finns alltid att läsa på Vismas kund Community. Support via telefon och online Vismas support består av kunnig och erfaren personal. Ingen fråga är för stor eller för liten att besvara för oss! Vi gör vårt allra yttersta för att ge dig den bästa supporten.  Vi satsar kontinuerligt på aktiviteter för att du som kund ska känna dig så nöjd som möjligt. För att vi ska kunna vara bäst på marknaden behöver vi din hjälp. Sedan November 2014 mäter vi kundnöjdhet med en enda fråga: På en skala från 0 till 10, hur nöjd är du med servicen du har fått? Med Net Promoter Score (NPS), vill vi ta reda på hur nöjd du är som kund och om det finns några förbättringsområden. Du får frågan via e-post när du har varit i kontakt med supporten. Enkäten innehåller tre frågor och tar högst två minuter att svara på. Genom att du som kund får sätta en siffra på nöjdheten får vi ett mått som vi noga följer månad för månad. Vi uppskattar mycket om du tar dig tid att besvara frågorna och hjälper oss att bli bättre! Har du frågor om NPS eller ditt supportavtal? Kontakta Linda Sablic, supportansvarig på telefon 010-14 12 685 eller e-post linda.sablic@visma.com Visma Control och Visma Document Center Enterprise Skicka ditt ärende till Customer Success: visma.control@visma.com Telefon: 010-141 27 50 E-post: visma.control@visma.com  Öppettider E-postsupport: Måndag till fredag 8 – 17 Telefonsupport: Måndag till fredag 9 – 15 (lunchstängt kl 12-13) Dag före röd dag stänger vi kl 13. Gällande Visma PX så tillhandahålls Support- och Konsultärenden från och med 1/10-2020 av PX Expert Norden. Kontaktvägen in är dock fortfarande densamma. Vi meddelar berörda kunder när en förändring kommer att ske gällande inkommande ärenden. Kurser för användare av Vismas system Vi erbjuder en mängd olika utbildningstillfällen i Visma Control och Visma Document Center Enterprise. Våra kursledare har mångårig erfarenhet av systemen. Genom arbetet på supportavdelningen har de fått de flesta frågor och kan ge er de bästa tipsen för att kunna spara tid och använda ert system effektivt. Vi erbjuder i första hand webbinar. Då slipper ni rese- och hotellkostnader och sparar dessutom tid. Deltagarna får utbildningsmaterial med övningsuppgifter som vi gemensamt går igenom på kursen. Det finns möjlighet att ställa frågor vid varje delmoment och på slutet av dagen. Anmäl dig i Visma Community

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att aktivera eller uppdatera kalendern. Kalendern aktiveras genom att den importeras manuellt för varje nytt år, där då helger samt övriga helgdagar automatiskt föreslås som icke bankdagar.   Man måste först dock aktivera kalendern i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar, genom att markera Aktivera bankdagar samt Bankdagar bakåt om Visma Control ska välja föregående bankdag. Detta innebär att en faktura inte kommer att kunna förfalla eller betalas på en helgdag, utan nästa bankdag kommer att väljas automatiskt, utifrån Systeminställningarna.   Gör så här: Markera aktuellt år i listan och klicka på knappen  Importera Kalender . En dialogruta visar nu de dagar som inte är bankdagar, förutom lördagar och söndagar då dessa automatiskt är markerade som inte bankdagar. Dessa dagar går att editera gällande datum, samt att det även går att ta bort dessa genom att klicka på minus(-) knappen. Vill man lägga till någon dag klickar man på plus(+)knappen och anger namn och datum för dagen. Klicka på OK.

Hej! Första gångerna man använder Visma Control så kan man behöva Editera sin startsida för att framför allt kunna se all information men också för att få mer den information man önskar.   För att kunna editera sidan följ nedan steg: Steg 1: Sätt startsidan i editeringsläge genom att trycka CTRL + E samtidigt Steg 2: Nu är sidan i editeringsläge, ni kan nu förstora och förminska rutor hur ni vill, Samt knapparna Lägg till widget, spara och avbryt har blivit tillgängliga. Tryck på Lägga till Widget för att lägga till flera rutor. Steg 3: När ni har editerat enligt önskemål så återstår det endast att trycka spara.

 Du kan enkelt lägga till Widgets på startsidan för att anpassa  efter egna önskemål.  Tryck Ctrl+E  och sedan "Lägg till Widgets". Var och en av de widgets som väljs kommer att skapa en ruta på startsidan som är ändringsbar. Det går att ändra storlek och placering på rutorna. Klicka på kugghjulet upp till höger för  att ändra inställningar. De widgets som finns är: Länkar: Det finns ett par standardlänkar till Vismas sidor och dessutom möjlighet att själv lägga till länkar genom att fylla i adress och namn längst ner i rutan. Snabbval: Man har möjlighet att lägga till egna genvägar till olika fönster i Visma Control. Både favoriter och senast använda. Meddelande:  Man kan göra en inställning för vilka meddelanden som ska visas på startsidan. Välj Widget meddelande och klicka på kugghjulet för inställningar. Dokument: Lägg till länkar till befintliga dokument och mappar. Uppgifter: Skapa uppgiftslistor som när de bockas av försvinner. Det finns även möjlighet att skicka meddelande till andra användare genom att klicka på ikonen uppe i menyn. Ett nytt fönster dyker upp och ett meddelande och mottagare kan fyllas i. Detta meddelande dyker upp hos mottagarens meddelanderuta.

Nu kan du som godkännare bli guidad med stegvis instruktioner i AutoPays gränssnitt. Vi är glada att kunna börja med denna form av användarstöd, som kompletterar de beskrivningar och FAQ som sedan tidigare finns i vår hjälpfunktion.   Den digitala guidningen följer dig genom en funktion och visar t ex inställningar. Vår första guide gäller den detaljerade vyn för godkännande.   Guiden presenterar sig när du ska godkänna betalningar.     Du kan också aktivera guiden igen när du vill, genom att klicka på symbolen:  

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Från Visma Control 13 kan man även schemalägga bokföring av verifikat. De verifikationer som är godkända via Visma Approval kan numera läggas till i Schemaläggaren och bokas automatiskt. Sedan tidigare är det möjligt att schemalägga periodiseringar, skicka fakturor och skapa påminnelser.

Skriver man ”idag” (räcker med att skriva i:et) så kommer dagens datum fram och kan väljas.     Vill man ha ett datum ex 3 dagar tidigare än dagen datum skriver man -3     Vill man ha ett datum ex 5 dagar framåt från dagens datum så skriver man +5    

En ny funktion som kom i version 11 av Visma Control är att du från Verifikationer - Sök och sedan  Visa - Verifikation enkelt kan redigera verifikationen genom att klicka den nya knappen Redigera längst ner till vänster. Genom att klicka på den kommer du automatiskt till fönstret Redigera verifikation för att göra redigering.

Om ni vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att ni inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar ni i när ni är i Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Ladda därefter om posterna, då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp". 

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Om du har ändrat ordning på kolumnerna i fakturalistan eller i konteringsgriden kan du enkelt återställa dessa till standardinställningarna. Detta gör du genom att uppe till höger i DCE klicka på ikonen för användarinställningar och där välja Återställa listor i fakturamodulen.  

Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att du har din telefon kan komma åt internet.

Nu har Visma Control 10.10 ett nytt fält i leverantörsreskontran. Det är fältet OCR.  Fältet  finns i DCE sen tidigare. DCE uppdaterade tidigare fältet anteckning i Control. From version DCE 10.10 och Control 10.10 uppdateras det nya OCR fältet i Control. För mer detaljer kan ni ladda ner bilagan nedan.     

Visste du att det är möjligt att periodisera flera rader samtidigt i Visma DCE 7.x?  För att göra detta öppna upp den faktura som du vill periodisera. Kontera fakturan med de konton och objekt som skall finnas.  Markera samtliga rader och klicka på knappen periodisera.   Periodiseringsrutan kommer upp med ett meddelande om att värdena inte kan visas när periodisering görs på flera rader samtidigt.   Välj periodiseringskonto och period och klicka på lägg till och sedan spara.    Periodiseringen är nu skapad för samtliga markerade rader.