Användartips för Visma Control

I de fall då en enskild reskontrapost är betald i Autopay men blir inte återrapporterad i Control vill vi tipsa om hur ni kan felsöka i inköp-sök. I kolumnerna Autopaystatus och Autopaymeddelande  får man information om anledningen till att återrapporteringen inte kunnat slutföras i Control. Syns inte kolumnerna plockas dessa fram under kugghjulet. Det kan t ex stå "period/datum kan inte användas" vilket beror på att perioden inte är öppen i Control.  Då måste perioden öppnas och sen kan återrapporteringen göras.         

Välj Inställningar-Systeminställningar-År och perioder för att aktivera eller uppdatera kalendern. Kalendern aktiveras genom att den importeras manuellt för varje nytt år, där då helger samt övriga helgdagar automatiskt föreslås som icke bankdagar.   Man måste först dock aktivera kalendern i Inställningar-Systeminställningar-Systeminställningar, genom att markera Aktivera bankdagar samt Bankdagar bakåt om Visma Control ska välja föregående bankdag. Detta innebär att en faktura inte kommer att kunna förfalla eller betalas på en helgdag, utan nästa bankdag kommer att väljas automatiskt, utifrån Systeminställningarna.   Gör så här: Markera aktuellt år i listan och klicka på knappen  Importera Kalender . En dialogruta visar nu de dagar som inte är bankdagar, förutom lördagar och söndagar då dessa automatiskt är markerade som inte bankdagar. Dessa dagar går att editera gällande datum, samt att det även går att ta bort dessa genom att klicka på minus(-) knappen. Vill man lägga till någon dag klickar man på plus(+)knappen och anger namn och datum för dagen. Klicka på OK.

Nu ligger utbudet av vårens gratis webbinar i Visma DCE tillgängliga att anmäla sig till här.

I senare versioner av DCE har det tillkommit nya kolumner för att kunna se om en faktura matchats mot en mall för återkommande faktura i systemet. Du kan då i sökningen se Mall Id, Mallnamn och Antal återkommande som gått mot just den mallen.     Det har också tillkommit en ny kryssruta om du bara vill söka efter just återkommande fakturor.  

 I version 11 finns det nu möjlighet att i rapporten momsavstämning exkludera belopp från att komma med i rapporten. Detta gör man genom att fylla i minsta tillåtna belopp i fältet Ignorera differensen nedan. Se bilden    

Nu har Visma Control 10.10 ett nytt fält i leverantörsreskontran. Det är fältet OCR.  Fältet  finns i DCE sen tidigare. DCE uppdaterade tidigare fältet anteckning i Control. From version DCE 10.10 och Control 10.10 uppdateras det nya OCR fältet i Control. För mer detaljer kan ni ladda ner bilagan nedan.     

Visste du att det är möjligt att periodisera flera rader samtidigt i Visma DCE 7.x?  För att göra detta öppna upp den faktura som du vill periodisera. Kontera fakturan med de konton och objekt som skall finnas.  Markera samtliga rader och klicka på knappen periodisera.   Periodiseringsrutan kommer upp med ett meddelande om att värdena inte kan visas när periodisering görs på flera rader samtidigt.   Välj periodiseringskonto och period och klicka på lägg till och sedan spara.    Periodiseringen är nu skapad för samtliga markerade rader.    

Skriver man ”idag” (räcker med att skriva i:et) så kommer dagens datum fram och kan väljas.     Vill man ha ett datum ex 3 dagar tidigare än dagen datum skriver man -3     Vill man ha ett datum ex 5 dagar framåt från dagens datum så skriver man +5    

Från Visma Control 13 kan man även schemalägga bokföring av verifikat. De verifikationer som är godkända via Visma Approval kan numera läggas till i Schemaläggaren och bokas automatiskt. Sedan tidigare är det möjligt att schemalägga periodiseringar, skicka fakturor och skapa påminnelser.

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

 Du kan enkelt lägga till Widgets på startsidan för att anpassa  efter egna önskemål.  Tryck Ctrl+E  och sedan "Lägg till Widgets". Var och en av de widgets som väljs kommer att skapa en ruta på startsidan som är ändringsbar. Det går att ändra storlek och placering på rutorna. Klicka på kugghjulet upp till höger för  att ändra inställningar. De widgets som finns är: Länkar: Det finns ett par standardlänkar till Vismas sidor och dessutom möjlighet att själv lägga till länkar genom att fylla i adress och namn längst ner i rutan. Snabbval: Man har möjlighet att lägga till egna genvägar till olika fönster i Visma Control. Både favoriter och senast använda. Meddelande:  Man kan göra en inställning för vilka meddelanden som ska visas på startsidan. Välj Widget meddelande och klicka på kugghjulet för inställningar. Dokument: Lägg till länkar till befintliga dokument och mappar. Uppgifter: Skapa uppgiftslistor som när de bockas av försvinner. Det finns även möjlighet att skicka meddelande till andra användare genom att klicka på ikonen uppe i menyn. Ett nytt fönster dyker upp och ett meddelande och mottagare kan fyllas i. Detta meddelande dyker upp hos mottagarens meddelanderuta.

Om du har ändrat ordning på kolumnerna i fakturalistan eller i konteringsgriden kan du enkelt återställa dessa till standardinställningarna. Detta gör du genom att uppe till höger i DCE klicka på ikonen för användarinställningar och där välja Återställa listor i fakturamodulen.  

I Tilläggsmodulen kan man skapa upp enkla register t.ex om man vi skapa mätvärden på information som inte finns i Visma Control. Du arbetar kanske med medlemmar och vill registrera antal medlemmar och på så sätt få ut denna information i ett nytt mätvärde.   Arbetar du med fastigheter vill du kanske ha byggår, Marknadsvärde och Bokfört värde som ett mätvärde i dina rapporter.   Kontakta Visma så pratar vi vidare om vilka möjligheter som finns.  

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

Har du en telefon som kan surfa på internet så har du möjlighet att hantera dina fakturor med den. Visma DCE Mobile är ingen app som du laddar ner eller måste uppdatera, det räcker att du har din telefon kan komma åt internet.

Om ni vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att ni inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar ni i när ni är i Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Ladda därefter om posterna, då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".