Användartips för Visma Mamut

För att kreditera ett inköp som inte är bokfört ännu, kan du registrera en negativ varumottagning som återställer den tidigare gjorda varumottagningen. Gå in på Visa - Beställning/Inköp - Inköp. Välj status Varumottagning uppe i högra rullgardinsmenyn, och leta fram det aktuella inköpet. Klicka på Registrera varumottag (Ctrl + K). Bocka för Visa även mottagna produktrader. Du kommer nu att se de tidigare mottagna produktraderna. I kolumnen för Varumottagning skriver du antalet i minus, antingen hela antalet eller endast det antal du har levererat tillbaka till leverantören. Klicka sedan på Registrera varumottag. Nu är både lagret och inköpet uppdaterat med riktigt antal.

Om du får felmeddelandet ”Systemet kan inte ansluta till databasen” efter att ha skrivit in användarnamn och lösenord så kan en av anledningarna vara att databasfilerna som Mamut Business Software använder har blivit komprimerade, som en följd av att du har kört diskrensning (Disk cleanup). För att se om du har filkomprimering i databasen kan du starta utforskaren och bläddra dig till mappen MAMUT som du finner på följande sökväg: C:\Users\Public\Public Mamut\Databases\MAMUT\ Filer och mappar som visas med blå skrift är komprimerade för att spara diskutrymme. När detta är fallet kan programmet inte läsa filen och skapar således felmeddelande. Om någon av filerna är komprimerad måste du ta bort komprimeringen. Gå till Start - Kontrollpanelen – Administrationsverktyg  - Tjänster. Markera SQL Server (MAMUT), högerklicka och välj Stoppa. Gå till C:\Users\Public\ Högerklicka på mappen Public Mamut och välj Egenskaper. Klicka på knappen Avancerat under fliken Allmänt. Markera Komprimera innehåll för att spara diskutrymme, och klicka på OK. Klicka därefter på Verkställ. I nästa fönster markerar du Tillämpa endast ändringarna på den här mappen och klickar därefter på OK. Högerklicka på mappen Public Mamut igen, och välj Egenskaper. Klicka på knappen Avancerat under fliken Allmänt. Ta nu bort markeringen för Komprimera innehåll för att spara diskutrymme och klicka på OK. Klicka på Verkställ, och i nästa fönster väljer du Tillämpa ändringarna på den här mappen och alla undermappar och filer. Klicka på OK. Gå till sist till Start - Kontrollpanelen - Administrationsverktyg - Tjänster. Markera SQL Server (MAMUT), högerklicka och välj Starta. Starta Mamut Business Software och felmeddelandet ska vara borta.

Om du fakturerar i annan valuta än SEK ska även valutabenämningen för den valda valutan visas på fakturan. För att valutabenämningen ska bli synlig på utskriften kan du eventuellt behöva redigera rapporten. Ta först en säkerhetskopia via Arkiv – Säkerhetskopia – Skapa säkerhetskopia. Gå till Visa – Inställningar – Rapporter – Rapport/etiketteditor. Markera den fakturarapport som ni önskar visa valutabenämningen på och klicka på Redigera. Dubbelklicka på de rödmarkerade fälten, en i taget. Beroende på vilken fakturarapport du använder, och hur mycket du har redigerat rapporten sedan tidigare kan den se något annorlunda ut i ditt fall. Men du ska finna motsvarande kodfält på ungefär samma ställe. I fönstret som öppnas för det översta av de två rödmarkerade fälten ska du nu se koden oOR.Ord.CurrencyIsoCode i fältet Expression om du har dubbelklickat på korrekt kodfält. Gå in på fliken Print When i fönstret som har öppnats och kontrollera vilken kod som står i fältet Print Only when expression is true. Här ska det stå g_oTemp.CurrencyID <> oClient.Fields.CurrencyID för att valutabenämningen ska skrivas ut när någon annan valuta än företagsvalutan används. Om du vill att valutabenämningen alltid ska skrivas ut, även när företagsvalutan används på order så tar du bort koden i fältet Print Only when expression is true. I fönstret som öppnas för det nedersta av de två rödmarkerade fälten ska du nu se koden oOrderReport.GetValue( "g_Currency", "CurrencyID", oClient.Fields.CurrencyID, "IsoCode" ) i fältet Expression om du har dubbelklickat på korrekt kodfält. Gå in på fliken Print When i fönstret som har öppnats och kontrollera vilken kod som står i fältet Print Only when expression is true. Här ska det stå g_oTemp.CurrencyID <> oClient.Fields.CurrencyID för att företagsvalutans benämning ska skrivas ut och visas i  tillägg när någon annan valuta än företagsvalutan används. Stäng till sist rapporteditorn och svara Ja till att spara ändringarna. Kontrollera också under Visa – Inställningar – Användare - fliken Inställningar per modul – Rapporter, att det står Företagsrapporter som Standard rapportkatalog. Om det står Gemensamma rapporter så kommer den oredigerade originalrapporten att skrivas ut

Om du behöver ha två olika redigerade versioner av samma rapport får du först redigera företagsrapporter för att importera den sedan till det gemensamma området.   Som alltid rekommenderar vi att du tar en säkerhetskopia på din databas innan du börjar redigera rapporterna   Du gör såhär:   Gå till Arkiv - Databaseverktyg - Gå till systemets datafiler. Låt detta fönster stå öppet. Gå till Visa - Inställningar. Klicka på knappen Rapporter och därefter Rapport/Etiketteditor. Markera rapporten du önskar att redigera och klicka Redigera (CTRL+E). Rapporten öppnas i redigeringsläget. Redigera rapporten så som du önskar och svara ja på frågan om du vill spara ändringarna. Gå tillbaka till fönstret med listan över rapporter, låt den aktuella rapporten vara markerad och klicka på knappen Exportera rapportfil (CTRL+T). Välj katalogen du önskar att exportera rapporten till genom att klicka på den gråa knappen med tre prickar. Bläddra dig fram till systemets datafiler (mappen som du öppnade i punkt 1) och vidare fram till meppen Reports. Klicka på knappen Export och därefter Stäng. Redigera sedan rapporten på nytt enligt förklaringarna i punkterna 2-5. Du har nu möjlighet att välja mellan de två redigerade rapporterna genom att välja antingen Gemensamma rapporter eller Företagsrapporter. OBS! Lägg märke till att gemensamma rapporter kommer att ersättas vid en eventuell uppdatering Du kan också ladda ner ett pdf-dokument om rapportredigering i Mamut genom att klicka på denna länk

Ibland kan man behöva skriva ut originalfakturan på nytt, utan att det står kopia på rapporten. Om du har valt i föregatsinställningar för försäljning och fakturering, att spara PDF kopior vid fakturering så kan du skriva ut dokumentet från dokumentområdet. Gå till Arkiv - Databasverktyg - Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I mappen som öppnas gå till Documents och sedan till Orders   Om du av någon anledning inte hittar originalfakturan på dokumentområdet kan du skriva ut fakturan från order/faktura modulen på samma sätt som du skriver ut en fakturakopia. Du behöver först redigera rapportmallen för att texten "Kopia" inte ska vara med.  Notera att det är olika tillvägagångssätt för detta beroende på om du har redigerat rapporten eller ej.  Om du har redigerat rapporten börjar du med att exportera den innan du gör någon ändring.   Exportera ut din rapport från programmet  Skapa en mapp på skrivbordet som du döper till exempelvis "redigerad rapport". Gå till Visa - Inställningar - Rapport - Rapporteditor. Markera rapporten som ska exporteras och klicka på knappen Exportera rapportfil. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Katalog för att välja vart rapporten ska exporteras till och bläddra dig till den nyskapade mappen. Klicka Export, OK och Stäng.   Redigera rapporten Alternativ A) Dölj texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Dubbelklicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten. Gå till fliken Style och under Color välj vit som färg för foreground (pen). Nu har du kvar koden på rapporten men den kommer inte att visas på fakturan (Om man skriver ut på vit papper). Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas). Alternativ B) Ta bort texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Klicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten Klicka på Delete på tangentbordet. Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas).   Importera tillbaka den redigerade rapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Fil". Då blir fältet under "Filnamn" tillgängligt och du kan klicka på knappen med tre prickar. Här hänvisar du nu till mappen där du sparade din rapport i steg 1 i mappen "redigerad rapport" och markerar filen som heter exempelvis "g_004602.frx". Klicka på knappen Välj och klicka därefter på knappen Import. Nu är det bara att stänga de fönster som är öppnade. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.   Om du inte har redigerat rapporten sedan tidigare Ta bort texten "Kopia" som beskrivet ovan Skriv ut fakturan på nytt När du är klar kan du importera tillbaka originalrapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Gemensamma rapporter". Klicka på Import. Du får ett meddelande om vilket område rapportfilen importeras till. Klicka på OK för att bekräfta. Den redigerade rapporten skrivs över med originalrapporten. Klicka på Stäng för att avsluta. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.

När du börjar arbeta i ett nytt affärssystem ska vanligtvis den ingående balansen registreras. Oavsett om du börjar använda ditt affärssystem i början av räkenskapsåret eller mitt i ett år går det att registrera den ingående balansen (IB). För att den ingående balansen (IB) ska visas på Balansrapporten måste IB verifikatet systemöverföras från det föregående året, dvs vara baserat på föregående års utgående balans. För att detta ska bli korrekt får den ingående balansen inte registreras manuellt i verifikatsregistreringen på det år som den faktiskt gäller utan på det föregående året. Om ditt räkenskapsår startar med år 2018 ska du upprätta räkenskapsåret 2017 som ditt första räkenskapsår, när du skapar den nya företagsdatabasen för att IB ska registreras korrekt. Om du redan har upprättat år 2018 så kan du skapa det föregående året i redovisninginställningarna.   Skapa det föregående året (i detta fall år 2017) Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Klicka på pilknappen till höger om ikonen Ny i verktygsmenyn. Välj Föregående. Svara Ja på frågan om du önskar skapa räkenskapsåret. Registrera ingående balans på 2017 för att 2018 ska bli korrekt Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Klicka på kalenderknappen med årtal för att välja år 2017 (det föregående året). Klicka på ikonen Ny för att skapa nytt verifikat. Välj Ver.Typ = Ingående Balans. Välj Ver.datum och Period. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas med kalenderår och ska lägga in IB per 2018-01-01 kan du nu t ex registrera IB verifikatet på datum 2017-12-31 och period 12. Om du har ett räkenskapsår som startar 2018-05-01 så kan du t ex registrera IB verifikatet på datum 2018-04-30. Det viktiga är att verifikatet blir registrerat på det föregående räkenskapsåret som du upprättat och valt med hjälp av kalenderknappen med årtal innan det nya verifikatet skapades. Börja sedan med att lägga in tillgångarna i debet, på kontona 1000-1999. Notera att konto 1510 Kundfordringar kräver att du specificerar vilken kund bokningen ska ske på. Kundfordringar kan därmed hanteras på två olika sätt: Alla kundfordringarna läggs in som egna verifikatrader för respektive kund. Du anger då konto 1510 och väljer önskad kund. I dialogrutan som visas ska du fylla i fakturanumret. Har du flera fordringar på denna kund så kan du lägga in samtliga fakturanummer separerade med t ex kommatecken. Det är också möjligt att bara skriva "Ingående balans 2018" i fältet Fakturanr. Du avgör själv vad du önskar ange för att få reskontran så rätt och överskådlig som möjligt. Om du har väldigt många kundfordringar, och kanske på många olika kunder så kan du exempelvis upprätta ett eget separat konto utan reskontrafunktion, till exempel 1511 Kundfordringar gamla systemet, och bokföra totalsumman där. Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför inbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken kund som har betalat eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt. Därefter läggs skulder och eget kapital in på kredit, på kontona 2000-2999. Notera att motsvarande tillvägagångssätt för kundfordringar används även för leverantörsskulder 2440 då detta konto också kräver att du specificerar vilken leverantör bokningen ska ske på. Leverantörsskulder kan därmed hanteras på två olika sätt: En verifikatrad per leverantörsskuld (på samma sätt som för kundfordringarna, se ovan) Skapa ett nytt konto utan reskontrafunktion, t.ex. 2441 Leverantörsskulder gamla systemet, och bokför totalsumman av leverantörsskulderna. Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför utbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken leverantör som du har betalat till eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt. När du lagt in IB för samtliga konto överför du verifikatet till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Det rekommenderas att du lägger in IB som ett verifikat, inte uppdelat på flera IB-verifikat. Det är alltså bättre att redovisa alla IB på verifikat IB1 istället för på IB1 + IB2 + IB3 etc. Om du ändå väljer att dela upp din ingående balans på flera verifikat, var då noga med att alla verifikat balanserar tillsammans för tillgångar och skulder och inte bara enskilt per verifikat.   Överför den inlagda balansen till det nya året Gå till Visa - Redovisning - Överför preliminär Ingående balans. Välj de två räkenskapsår den preliminära ingående balansen ska överföras från och till. I detta exempel 2017-2018. Klicka på OK. Ett IB verifikat upprättas nu på det nya räkenskapsåret och innehåller alla balanskonton med dess saldon som du registrerat enligt ovan. Skriv eventuellt ut Balansrapport, detaljerad för det nya året för att verifiera att balansen är korrekt inlagd. Detta görs genom att gå till Arkiv - Skriv ut, välja Redovisning i vänstra menyn och markera Balansrapport, detaljerad för utskrift. Om du behöver justera den ingående balansen så lägger du in ett nytt verifikat på det föregående året med de ändringar som ska göras. Överför verifikatet till huvudbok och överför sedan en ny preliminär ingående balans mellan räkenskapsåren enligt ovan. Detta kommer då att uppdatera det befintliga IB verifikatet på det aktuella räkenskapsåret, med nya belopp. När du gör ett årsavslut i programmet kommer den utgående balansen för det året som avslutas att fastslås och uppdatera IB verifikatet på nästkommande räkenskapsår med dessa siffror. När årsavslutet är gjort är det året låst och du kan inte lägga in några fler ändringar för att justera den ingående balansen på nästkommande räkenskapsår.   OBS! Du kan också lägga in IB verifikatet i det räkenskapsår som ska bli första räkenskapsår i programmet men då får du ta ut rapporten saldobalans, detaljerad i stället

Om du önskar att fortsätta på nummerserien från tidigare räkenskapsår när du startar det nya året måste du göra inställningar för det i redovisningsinställningarna. I Mamut Business Software är det vanligast att varje ver.typ har en egen nummerserie. Varje nummerserie startar på 1 vid årets början. Detta gör systemet automatiskt när det nya räkenskapsåret startar. Du behöver därmed inte göra något när du startar de olika modulerna i det nya året. Önskar du att nummerserien ska fortsätta från det tidigare året så måste du ändra nummerserierna. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Välj fliken Redovisningsinställningar och klicka därefter på ikonen Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Gå in på fliken Nummerserier. I fönstret som visas anger du det nummer som det nya året ska börja på i kolumnen Första nummer och klickar på OK. Det går att ändra dessa nummer så länge du inte har börjat bokföra med verifikattypen. Inställningen måste därmed göras precis i övergången till det nya året. När det gäller nummerserier som Ordernummer, Fakturanummer och Kundnummer kommer de automatiskt att fortsätta där de har slutat föregående år. Anledningen till detta är att dessa serier inte är knutna mot räkenskapsåret. Om du önskar använda olika nummerserier för varje år kan du ange att nummerserien börjar med årtalet, t ex 20180101.

I Mamut Business Software kommer du att bli tillfrågad om du önskar att skapa ett nytt räkenskapsår när det är 2 månader kvar till årets slut. Även om det fortfarande är ett tag kvar till årets slut bör du välja att skapa ett nytt räkenskapsår. Detta gör du genom att klicka Nästa i guiden som automatiskt visas. Du kan också välja att skapa ett nytt räkenskapsår manuellt i redovisningsinställningarna. Dessa finner du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning.   Anledningen till att du bör skapa ett nytt räkenskapsår i god tid är att du sannolikt kommer att behöva registrera verifikat för det nya året i förväg. Om du till exempel inte har skapat räkenskapsår 2019 och försöker fakturera med datum i 2019 kommer du att få besked om att detta inte är möjligt.

Den ingående balansen (IB) visas inte på balansrapporten om det registrerats manuellt i verifikatregistreringen på aktuellt räkenskapsår. För att den ingående balansen ska visas på balansrapporten krävs det att du har registrerat föregående år och gjort årsavslut eller en preliminär överföring av den ingående balansen.   Årsavslut Ett årsavslut görs genom att gå till Visa - Redovisning - Årsavslut. Genom att slutföra denna vägvisare så förs utgående balans över automatiskt som ingående balans till nästkommande år, och nuvarande år avslutas och blir därmed stängt för ytterligare registreringar.   Preliminär ingående balans Om du inte vill avsluta året, så kan du istället föra över en Preliminär ingående balans genom att gå till Visa - Redovisning - Överför preliminär ingående balans. Denna procedur kan göras flera gånger för att uppdatera den ingående balansen allt eftersom du registrerar ytterligare verifikat på föregående år. Läs mer här. Det finns inget tidigare år i programmet Vill du att den ingående balansen ska visas på balansrapporten när du har skapat en ny företagsdatabas så kan du ändå få med uppgifterna på balansrapporten. Om du i företagsdatabasen startar med år 2018, väljer du att skapa år 2017 som ditt första år. På år 2017 registrerar du sedan den utgående balansen och överför detta till år 2018 genom att köra vägvisaren för att överföra preliminär ingående balans   Skapa föregående år i efterhand Har du redan skapat företagsdatabasen kan du i efterhand skapa föregående år. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning Klicka på pilknappen till höger om knappen Ny i verktygsmenyn Välj Föregående Svara Ja på frågan om du önskar skapa räkenskapsåret Därefter lägger du in den utgående balansen på detta år och för över den preliminära ingående balansen. Läs mer i Registrera ingående balans för en ny företagsdatabas

I programmet finns det möjlighet att använda sig av omvänd skattskyldighet. Den omvända skattskyldigheten för mervärdesskatt berör bolag inom byggsektorn. För de produkter/tjänster som bokas mot momskonto avseende omvänd skattskyldighet, kommer mervärdesskatten att redovisas separat på fakturan. Denna text visas på fakturan under Moms %. Som standard kommer denna text att visas som Omvänd moms men det kan ändras på följande sätt: Gå till Visa - Inställningar - Rapporter. Klicka på Rapport/Etiketteditor. Klicka på ikonen Redigera konstanter. I högra fältet där texten står bläddrar du fram till konstanten Omvänd moms. I nedre fältet kontrollerar du att Svenska är det valda språket. Under fältet där du har valt svenska står texten Omvänd moms. Här kan du redigera och skriva in den text du önskar istället. Klicka på OK när du är klar.

Om du får upp ett felmeddelande om ogiltig filtyp när du läser in en remitteringsfil, kan det bero på flera orsaker, kontrollera följande punkter:   Se till att du läser inbetalningsfilen via remitteringsvägvisaren och inte från OCR vägvisaren. Gå till Visa-Redovisning-Leverantörsreskontra. Klicka sedan på knappen Retur från Bank. Kontrollera att du har angett korrekt sökväg i dina betalningsinställningar. I leverantörreskontran klicka på knappen Inställningar. Klicka sedan på knappen Inställningar till höger om "företaget använder elektronisk utbetalning". Välj den aktuella betalningstypen och klicka på Redigera. Klicka på Nästa tre gånger tills du når fönstret där du registrerar inställningar för filer du mottar från banken. Kolla här om du har angett rätt katalog. Om sökvägen är fel blir det omöjligt att läsa in filen. Gå in till mappen där filen är lagrad. Dubbelklicka på filen för att öppna den och välj att öppna den i anteckningar/notepad. Kontrollera om den faktiskt innehåller information om betalningar. Om du inte ser information om leverantörens namn och adress som anges i filen har du fått en tom fil från banken som endast innehåller deras kundnummer, organisationsnummer etc. Om så är fallet, kontakta banken.

  Streckkoder är ett annat sätt att presentera information på än vanlig text och siffror. I praktiken blir varje bokstav och siffra utbytt mot ett streck. Streckkoden kan således ses som en typsnitt/font. För att skriva ut streckkoder måste därför ett särskilt typsnitt installeras i Windows. Många av dem som säljer programvara (exempelvis streckkodsläsare) säljer också typsnittspaket med streckkodstypsnitt. Det enklaste sättet att hitta ett sådant typsnitt är dock att söka efter "streckkodstypsnitt" via en sökmotor på Internet. Dessa typsnitt brukar kunna köpas för en rimlig kostnad.   I Mamut Business Software kan streckkoder användas för att representera produktnummer, serienummer och kundnummer. För att kunna skriva ut streckkoder måste du redigera rapporten. Gå till Visa - Inställningar - Rapporter. Klicka på Rapport/Etiketteditor. Markera aktuell rapport och klicka på Redigera. Notera att etiketterna ligger under fliken Etiketter. Markera det fält som ska presenteras som en streckkod. Gå till Format i verktygsmenyn och välj Font. Välj det streckkodstypsnitt som du har installerat och klicka på OK. Stäng rapporten och svara Ja till att spara ändringar. Kontrollera också under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Rapporter att Företagsrapporter är valda som Standard rapportkatalog i annat fall får du endast ut originalrapporterna utan redigeringar.

En streckkodsläsare fungerar som ett vanligt tangentbord. Läsaren kopplas in mellan tangentbordet och datorn och kan läsa siffror och bokstäver i det program som körs på datorn. Streckkoder finns i många varianter, men den vanligaste är EAN (European Article Numbering). Koden består av 13 siffror där de två första är landsprefix och de följande fyra siffrorna är en leverantörskod som tilldelas av EAN:s representanter i det aktuella landet (EAN Sverige). Därefter följer sex siffror som utgör ett eget produktnummer. Den sista siffran är en kontrollsiffra.   Följande krävs för att du ska kunna använda streckkoder För att du ska kunna använda streckkoder måste varorna vara märkta med en streckkod som även registrerats i fältet EAN-kod under fliken Diverse i produktregistret. Om leverantörerna redan har märkt varorna med ett EAN-nummer eller liknande, kan du använda detta nummer som streckkod. Då måste emellertid alla produkter ha motsvarande nummer i fältet EAN-kod i produktregistret. För att registrera detta nummer i produktregistret kan du gå in under fliken Diverse och sätta markören i fältet EAN-kod. Scanna därefter av produktens streckkod så ska detta registreras på produkten i produktregistret. Ett annat alternativ är att märka produkterna med egna streckkoder som motsvarar produktnumren i produktregistret. Streckkoderna skrivs ut med ett särskilt teckensnitt som gör att koderna, och inte produktnumren, skrivs ut på produktetiketterna. Det finns också särskild programvara om du vill utforma egna produktetiketter. På det här sättet bibehåller du strukturen i produktregistret även om produkterna redan har registrerats och fakturerats. Läs hur du Skapar en order genom att använda streckkodsläsare.

Om produktens EAN-kod är registrerad i produktregistret så kan du lägga till produktlinjer i en order med hjälp av en streckkodsläsare. Gå till Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. Skapa en ny order genom att klicka på knappen Ny. Klicka på ikonen Ny under fliken Produktlinjer för att skapa en ny produktlinje. Markera fältet Produktnummer på ordern och scanna sedan streckkoden på produkten som ska ingå i ordern, istället för att skriva in produktnumret direkt. Produkten som registrerats i produktregistret med den specifika EAN-koden kommer nu att läggas till på produktlinjen. Upprepa punkt 3-4 ovan tills du har fått med alla produkter som ska ingå i ordern. Du har nu registrerat produkter på en order med hjälp av en streckkodsläsare. Efter att du har lagt in produkterna och angett övrig information kan du skriva ut faktura, orderbekräftelse, plocklista, packsedel etc.

Om synkroniseringen mellan din lokala Mamut Business Software och Mamut Online stoppar så kommer inte datan som du registrerar på Mamut Online visas i den lokala installationen, och tvärtom. När det är mer än 72 timmar sedan synkroniseringen sist blev körd så kommer du att få en begränsad tillgång till Mamut Online. Det första du bör kontrollera är om datorn som kör synkroniseringen är på och att Internetanslutningen fungerar som den ska.   Kontrollera vilken dator som kör synkroniseringen Gå till Visa - inställningar - Företag - Inställningar per Modul - Mamut Online. Klicka på fliken Synkronisering. Här ska du se namnet på den datorn som kör synkroniseringen i rullgardinsmenyn. Den dator som kör synkroniseringen ska vara igång för att synkroniseringen ska fungera.   Kontrollera att synkroniseringstjänsten för Mamut Online är startad Gå till datorn som kör synkroniseringen till Mamut Online. Gå till Start - Kontrollpanelen - Administrationsverktyg - Tjänster. Scrolla ner till tjänsten Mamut Synchronization Service i listan. Högerklicka på tjänsten och välj Egenskaper. Kontrollera att det vid Startmetod står Automatisk. Kontrollera sedan Tjänststatus. Om det inte står som startad klickar du på Starta. Står den redan som startad klickar du först på Stoppa, sedan Starta. Vänta några minuter efter detta är gjort och logga sen på Mamut Online. Om företagsdatabasen fortfarande inte blir synkeroniserat gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online och fliken Synkronisering. Ta en skärmbild av fönstret och klistra in i en epost. Om det ligger några fel i listan så dubbelklickar du på denna och kopierar felmeddelandet. Klistra in detta i e-posten och skicka till support@mamut.se.

 En differens mellan reskontra och huvudboken kan bero på bland annat: Rapporterna du tar ut kan inte jämföras mot varandra Vi rekommenderar att du skriver ut reskontrarapporterna Öppna kundreskontraposter per vald period och Öppna leverantörsreskontraposter per vald period, och jämför dessa mot redovisningsrapporten Huvudbok, saldototaler. Läs mer här Du har inte avslutat alla tidigare år, eller inte överfört preliminär ingående balans. Om du t.ex. inte har avslutat föregående år måste du skriva ut saldobalansen för föregående år samt nuvarande år. Saldona på dessa konton måste då adderas. Alternativt kan du överföra en preliminär ingående balans. Detta görs genom att välja Visa – Redovisning – Överför preliminär ’ingående balans’. Om du tidigare har överfört en preliminär ingående balans och i efterkant gjort ändringar i föregående år så måste du överföra en ny preliminär ingående balans, då kommer verifikatet att uppdateras med nya värden. Du har skapat egna reskontrakonton I Mamut Business Software är det möjligt att skapa flera reskontrakonton. För att kontrollera om ett konto är kopplat mot kund/leverantörsreskontran så måste du gå till Visa - Redovisning - Kontoplan. Sök fram önskat konto och klicka på fliken Avancerat. Kontot är ett reskontrakonto om det står Kund eller Leverantör i fältet för Reskontrafunktion. Om kontot är ett reskontrakonto så kommer det inte att föra till en differens mellan huvudbok eller reskontran, men du måste komma ihåg att ta med detta konto i beräkningen när du jämför huvudbokens saldobalans mot reskontran.

Med hjälp av EU-momsrapporten ska du rapportera handel av både varor och tjänster med andra företag inom EU. Målet med detta är att beskattning av tjänster ska ske i det land där den konsumeras, för att förenkla administration och förhindra momsbedrägeri. Vissa företag måste rapportera månadsvis och andra kvartalsvis. För att kunna rapportera korrekta uppgifter för EU-handel måste du göra vissa inställningar i Mamut Business Software. Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning. Gå in på fliken Övrig info och skriv in företagets Momsnummer. Gå därefter in på fliken Inställningar och klicka på knappen Kund. I fältet Moms väljer du Handel inom EU. Klicka på Spara och stäng kontaktuppföljningen. På en ny order/faktura kan du se att i fältet Moms står det Export, varor, annat EU land. Under fliken Text har en text lagts till under typen Text vid EU- Handel. Texten kommer även att visas automatisk på utskrift av Order, Orderbekräftelse och Faktura.

Om du behöver uppdatera flera produkter samtidigt kan du använda dig av Mamut Import/Export. Det kan vara användbart om du t ex vill ändra priset eller uppdatera lagerbehållningen på flera produkter samtidigt. Uppdatering av produkter med hjälp av Mamut Import/Export sker i två steg. Först måste du exportera ut produkterna från programmet och redigera filen med de ändringar som önskas och därefter importerar du filen till programmet igen för att uppdatera produkterna.   Exportera produkterna Gå till Arkiv – Export – Import/Export. Välj Produkter. Välj vilken företagsdatabas du vill exportera från. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Filnamn. Skriv in GBAP15.txt som filnamn och välj område du vill spara filen till. Klicka på Spara och sedan Slutför. När du öppnar filen så kommer den att vara uppbyggd på följande vis (detta exempel visar en exportfil som endast innehåller en produkt): GBAP15;100001;Dator;St;4.500;1.000;8230.0000;10392.0000;12;6;7;8230.0000;D150;7.000;1;15;73513537; Om du önskar kan du öppna filen i Microsoft Excel för att enklare se de respektive värdena i enskilda kolumner. Nedan har vi lagt till en tabell som visar ovanstående värden uppdelade i kolumner såsom Excelfilen är uppbyggd. I tillägg har vi lagt till rubriker som visar vad respektive kolumn innehåller för produktinformation. Du kan själv lägga till dessa rubriker för att enklare kunna redigera filen med din egen data. Vissa av dessa värden är hämtade ur Grundinställningarna i programmet och måste anges med numeriska standardvärden innan du importerar till programmet. Exempel på detta är Utgående moms och Produktgrupp. För att finna korrekta numeriska standardvärden som ska anges i importfilen måste du även exportera Grundinställningarna.  Efter redigering av filen kan du importera den för att uppdatera dina produkter. Obs! Om du har öppnat filen i Excel och gjort dina redigeringar där så är det viktigt att du sparar filen som en semikolonseparerad fil (*.skv / *.csv) innan importen. Använder du svensk Excel blir filtillägget skv medan engelsk Excel har csv som filtillägg. Det är även viktigt att du raderar raden med rubriker om du har lagt till det, innan du importerar filen.   Importera produkterna på nytt Gå till Arkiv – Import – Import/Export – Produkter. Markera vilken företagsdatabas du ska importera till. Klicka på knappen med tre prickar för att bläddra dig fram till området där filen ligger. Bocka för rutan Uppdatera befintliga kunder/leverantörer/produkter. Klicka på Import. Dokumentationen och exempelfiler för Mamut Import/Export hittar du i programfilsmappen. Standard sökväg dit är C:\Program Files (x86)\Mamut\ImportExport

När du importerar data kan du behöva använda dig av olika numeriska värden från Grundinställningarna. För att kunna hänvisa till dessa standardvärden så är det nödvändigt att exportera dem i förväg. Gå in på Arkiv - Export - Import/Export och välj Import/Export. Ett nytt fönster öppnas - här anger du ditt vanliga användarnamn och lösenord för Mamut Business Software. Klicka på Nästa. Välj Export och klicka på Nästa. Välj Grundinställningar och klicka på Nästa. Fönstret som öppnas visar en lista över dina företagsdatabaser. Välj den företagsdatabas från vilken du vill exportera standardvärdena. Efter Filsökväg kan du skriva in sökvägen till den plats där du vill spara den exporterade filen eller klicka på knappen med tre pickar för att bläddra dig fram i Windows utforskaren. Klicka på Export, du får upp ett meddelande om att exporten utfördes. Du kan öppna filen direkt i fönstret Exporten slutfördes genom att klicka på Öppna. Den exporterade filen tilldelas ett namn med samma nummer som den databas som du har exporterat dina värden ifrån, t. ex. ”StdReg_001.xls”, för export av grundinställningar från databas nr 1

När du installerar Microsoft SQL Server manuellt eller uppgraderar Microsoft SQL Server till en ny version måste du lägga in den och de portar som den använder i Windows Brandväggen för att det ska vara möjligt att ansluta sig från en annan dator. Detta görs enligt följande: Gå till Start och hitta SQL Server Configuration Manager. Den ligger som standard under Start – Program – Microsoft SQL Server 20xx – Configuration Tools. Välj SQL Server Services i listan till vänster och dubbelklicka på SQL Server (MAMUT) i listan till höger. Välj fliken Service. Kopiera sökvägen på linjen Binary Path från C:\ till Sqlservr.exe till Anteckningar/Notepad. Klicka på Avbryt. Välj SQL Server Network Configuration. Välj Protocols for MAMUT. Dubbelklicka på TCP/IP. Välj fliken IP Addresses. Bläddra längst ner i listan och kopiera portnumret från linjen TCP Dynamic Ports under IPAll. Klistra in det i Anteckningar/Notepad. Klicka på Avbryt. Gå till kontrollpanelen i Windows och öppna Window Brandväggen. Klicka på Avancerade inställningar. Klicka på Regler för inkommande trafik uppe till vänster. Klicka på Ny regel längst uppe i listan till höger. Välj Program och klicka på Nästa. Klicka på Bläddra och klistra in sökvägen till Sqlservr.exe som du kopierade i punkt 4. Välj filen Sqlservr.exe och klicka på OK. Klicka på Nästa. Välj Tillåt anslutningen ock klicka på Nästa. Bocka i alla rutor och klicka på Nästa. Skriv in ett namn (t.ex. SQL Server MAMUT) och klicka på Slutför. Klicka på Ny regel igen. Välj Port ock klicka på Nästa. Klistra in portnumret som du kopierade i punkt 10 och klicka på Nästa. Välj Tillåt anslutningen och klicka på Nästa. Bocka i alla rutor och klicka på Nästa. Skriv in ett namn (t.ex. SQL Port) och klicka på Slutför. Stäng fönstret med brandväggens inställningar. Det skall nu vara möjligt att ansluta sig till SQL servern från en annan dator.  Testa detta gärna med ODBC som beskrivet i denna artikel