Användartips för Visma Mamut

Några gånger kan man på en fleranvändarinstallation uppleva att en klient inte klarar att starta programmet utan ger besked om att filer är låsta. Detta är oftast orsakat av att två filer är låsta eller skadade men kan också orsakas av att maskinen har lyckats att spara en offline version av filen som är skadad. I Windows finns det en funktion för att göra filer på nätverket tillgängliga i offline läge och denna funktion kan vid en krasch slå på sig själv.   För att lösa problemet måste man först återställa filerna på servern. Gå till Visa – Inställningar – Övriga inställningar – Andra program. Notera ner vad det står i fälten System och Dokumentområde. Logga ut alla användare från programmet. Gå till dokumentområde (mappen System000X) Radera filen g_userlock.dbf Gå in i mappen System. Radera filen g_tmpreg.dbf   Efter detta är gjort kan du testa att starta programmet på nytt från den klient som felade tidigare. Om du fortfarande får samma felmeddelande om att filerna är låsta är det antagligen offline kopior av dessa filer på maskinen som är problemet. Bläddra dig då fram till dokumentområdet på servern från klienten som felar. Bläddra dig till mappen System000X och kontrollera om filerna g_userlock.dbf och g_tmpreg.dbf existerar. Om dessa finns kommer de antagligen vara markerade som tillgängliga offline.   För att lösa detta så måste funktionen för frånkopplade filer stängas av i Windows. Starta kontrolpanellen om Visa efter visar kategori ändra till Små ikoner Gå till synkroniseringscenter Klicka på länken Hantera offlinefiler till vänster Klicka på knappen Inaktivera offlinefiler Starta datorn på nytt Om inget av ovan fungerar, bör ni även testa att starta om den datorn där servern är installerad. Detta ska också återställa filen, så att den korrekt tolkar vilka användare som är inloggade i Mamut.   Hjälper inte detta heller, kontakta oss på supporten

Ibland kan det vara intressant att olika rapporter ska skrivas ut från olika fack på samma skrivare. Detta kan enkelt ställas in enligt instruktionen nedan.   Börja med att gå till Devices and Printers i Windows. Ändra standardskrivare i Windows till den skrivare som ska användas för rapporten. Högerklicka på skrivaren och välj Printing Preferences. I fönstret som öppnas väljer du önskade inställningar för skrivaren, t ex vilket fack den ska skrivas ut ifrån. Gå därefter in i Mamut och till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport-/Etiketteditor. Markera den rapport som ska ställas in med de önskade inställningarna. Klicka sedan på Redigera. I rapporteditorn som öppnas går du in på menyn File och väljer Page Setup. Bocka för Save printer environment nederst till höger i fönstret. Klicka på OK för att komma tillbaka till rapporteditorn. Gör en liten förändring i rapporten, som till exempel att flytta ett fält lite och sedan tillbaka igen för att de nya ändringarna ska ta effekt. Gå sedan till menyn File och välj Save. Efter detta går du till menyn File och väljer Close för att stänga rapporteditorn. Slutligen kan standardskrivaren i Windows ändras tillbaka till den som ska vara standard för övriga utskrifter. Justera även tillbaka inställningarna som gjorts tidigare för den aktuella rapporten så att inte allt som skrivs ut på denna skrivare får de inställningar som satts specifikt för den aktuella rapporten.

Om du har korrekta balanser för årsbokslutet, och disponeringen av resultatet redan är gjord, men du ändå får meddelande i programmet om att disponera överskott/underskott innan du kan genomföra årsbokslut så bör du kontrollera nedanstående. Gå till Arkiv – Skriv ut – Redovisning och skriv ut rapporterna Balans detaljerad och Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) för det aktuella året.  Kontrollera om det är några balanskonton (konto 1000-2999) som kommer med på resultaträkningen eller om det är några resultatkonton (3000-9999) som kommer med på balansrapporten. Om det är det så kan detta vara orsaken till att du får besked om att disponera överskott/underskott. Du kan då försöka med att ändra på redovisningsplanen för de aktuella kontona.   Ändra kontoplansuppställningen för konto som ligger fel Ta först en standard säkerhetskopia genom att gå till Arkiv - Säkerhetskopia - Skapa säkerhetskopia. Gå sedan till Visa – Redovisning – Kontoplan och leta fram det aktuella kontot. Klicka på knappen Föreslå kontouppställning under fliken Redovisningsplan och kontrollera om kontot hamnar på rätt plats. Klicka sedan på ikonen Spara. Därefter kan du skriva ut rapporterna Balans detaljerad och Resultaträkning1 vald period jämförd fg år och budget (detaljerad) igen. Nu borde du se att årets överskott/underskott är lika stort som disponeringen. Det rekommenderas att du visar dessa rapporter för din revisor för att få en bekräftelse på att de aktuella kontona är placerade korrekt i kontouppställningen.   Om du inte är nöjd med rapporterna efter redigering av redovisningsplanen så kan du återställa säkerhetskopian som du skapade tidigare.

Om en leverantör inte kan leverera alla produkter på en inköpsorder vid ett tillfälle kan du välja att endast fakturera för de levererade produkterna. I detta fall kan du bokföra endast dessa produkterna på inköpet i Mamut. Gå till Visa – Beställning/Inköp – Inköp. Leta fram aktuell inköpsorder. Klicka sedan på ikonen Bokföra inköpsorder. I kolumnen Bokförs skriver du in det antal produkter som ska bokföras. I detta fält ligger det totala antalet produkter på inköpsordern som default, så där måste du själv ändra till det antal produkter som ska bokföras. Klicka sedan på Bokför för att verkställa detta. När de återstående produkterna ska bokföras gör du enligt ovanstående instruktioner återigen.

SIE betyder Standard Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. Transaktionerna i filen är specificerade med en akronym för att beskriva i vilken verifikationstyp de är bokförda i det system som filen är exporterad från. När du importerar en SIE-fil till Mamut Business Software visas SIE synkronisering-fönstret i vilket du måste ange till vilka verifikattyper i Mamut Business Software som verifikattyperna i filen ska importeras. I kolumnen Ver.typ i fil visas vilka akronymer transaktionerna i SIE-filen har. Dessa måste nu synkroniseras med den verifikationstyp de ska importeras till i ditt program. Detta görs genom att välja önskad verifikationstyp i rullgardingsmenyn i kolumnen Ver.typ i ekonomisystemet.   Notera även att om filen du ska importera är exporterad från ett annan system så måste du kontrollera med leverantören av detta system (eller med dem som du fick filen från), vad de olika akronymerna i SIE-filen motsvarar för verifikationstyp, innan du importerar filen. Om du vill kan du även välja att importera alla transaktionerna till samma verifikationstyp, exempelvis Diverse eller en egenupprättad verifikationstyp som du döpt till SIE. Då väljer du bara den verifikationstypen på samtliga rader i kolumnen Ver.typ i ekonomisystemet i fönstret SIE synkronisering.    Klicka på OK för att fortsätta med importen när du har valt verifikationstyper i fönstret SIE synkronisering .  

I de fall du ska använda omvänd skattskyldighet ska du inte ta ut någon moms av köparen. Du ska i stället på fakturan ange att omvänd skattskyldighet gäller och skälet till detta. På fakturan kan du göra en hänvisning till: Den relevanta bestämmelsen i mervärdesskattelagen Den relevanta bestämmelsen i mervärdesskattedirektivet En annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad eller att köparen är skyldig att betala momsen. Om du inte vet vilken bestämmelse som är relevant kan du i klartext ange skälet till att omvänd skattskyldighet ska användas. Om det gäller omvänd skattskyldighet inom byggsektorn kan du t ex skriva "Omvänd skattskyldighet för byggtjänster" på fakturan. Hur du redigerar denna text kan du läsa här I skattedeklarationen kan du redovisa försäljningen i ruta 41 "Försäljning när köparen är skattskyldig i Sverige". För mer information, se www.skatteverket.se Det finns två olika sätt att gå tillväga för att arbeta med omvänd skattskyldighet i Mamut Business Software: Alternativ 1 (rekommenderas) Enklaste sättet att arbeta med omvänd skattskyldighet är att upprätta specifika produkter som du använder dig av vid försäljning som faller inom ramarna för omvänd skattskyldighet. För att skapa nya produkter gör du enligt nedan: Gå till Visa - Produkt – Produktregister. Klicka på knappen Ny. Välj vilket produktnummer den nya produkten skall ha och namnge produkten. I rullgardinsmenyn för Utgående moms väljer du Försäljning när köparen är skattskyldig i Sverige (41). Gör övriga inställningar du önskar på produkten. Spara dessa inställningar. Använd sedan den nyskapade produkten när du skall fakturera en kund där omvänd skattskyldighet gäller.   Alternativ 2 Du kan även upprätta ett eget försäljningskonto med en momshantering som behandlar omvänd skattskyldighet. Försäljningskontot kan sedan användas på specifika produkter. När du skall fakturera en kund där omvänd skattskyldighet gäller väljer du dessa produkter.   Gå till Visa – Redovisning - Kontoplan. Klicka på ikonen Ny och skriv önskat kontonummer. Lägg in önskat namn/beskrivning på kontot. Välj Momshantering: Ingen på kontot. Gå in på fliken Avancerat och ange momskod 41 i rullgardinsmenyn Momskod. Spara dessa inställningar. När du sedan skall fakturera order med produkter som skall nyttja omvänd skattskyldighet får du på respektive orderlinje på ordern överstyra momshanteringen. Gör enligt nedan: Ställ in visning av moms på ordern (detta är en användarinställning som endast behöver sättas en gång) Gå till Visa – Försäljning/Order/Fakturering – Orderregistrering. Klicka på ikonen Användarinställningar. Gå in på fliken Orderrader. Bocka för rutan framför Moms. Klicka sedan på OK. Ändra moms på orderlinjer Gå till Visa – Försäljning/Order/Fakturering – Orderregistrering. Leta fram aktuell order. I kolumnen Moms på orderlinjen som gäller den omvända skattskyldigheten väljer du Försäljning när köparen är skattskyldig i Sverige (41). Lägg in momsnummer på kund Oberoende av vilket av ovanstående alternativ du valt att använda måste du lägga in momsnummer på de kunder du använder omvänd skattskyldighet på. När du har gjort detta kommer kontaktens momsnummer att dyka upp på fakturautskriften. Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning. Leta fram aktuell kund. Gå in på fliken Övrig info. I fältet Moms-nr skriver du kunden momsnummer (VAT-nummer).

Ditt företags IBAN-nummer och Swift-kod anges i företagsinställningarna. Dessa visas sedan på fakturarapporten Internationell faktura. Önskar du att de ska visas även på andra fakturarapporter, till exempel Faktura utan giro, så måste en rapportkod läggas till i rapporten. Gå till Visa – Inställningar – Företag. Klicka på Konto- och landsinställningar. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Bankgiro och fyll i Kontonr (bankgiro), IBAN och Swift/BIC. Klicka på OK och stäng fönstren när du har fyllt i korrekt information. Om du önskar att IBAN-nummer och Swift-kod ska visas på andra fakturarapporter än Internationell faktura måste du lägga in rapportkoder för detta på önskad rapport. Gå till Visa – Inställningar – Rapporter. Klicka på Rapport/Etiketteditor. Markera fakturarapporten du önskar att lägga in IBAN-numret på och klicka på Redigera.  Klicka på knappen ab| (field) i fönstret Report Controls. Klicka i rapporten där du önskar att IBAN-numret ska visas. Klistra sedan in hela nedanstående kod i fältet Expression: Rep_GetBankAccount( oClient.Fields.fk_GiroCommon, "IBAN" ) Klicka på OK. Stäng ner rapporteditorn och svara JA på frågan om du vill spara dina ändringar. Om du även önskar lägga in Swift-kod på annan fakturarapport än Internationell faktura så upprepar du ovanstående instruktioner, men klistrar in följande kod i fältet Expression istället: g_otemp.ClientCommonSwift Denna kod hämtar information från följande plats: Visa – Inställningar – Företag. Klicka på Konto- och landsinställningar. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Bankgiro På raden för Swift/BIC finns informationen som hämtas via denna kod

När du genererar order från ett avtal, kommer det automatisk en textlinje som visar vilken period ordern gäller för. Du kan ta bort denna linje genom att lägga till ett värde i filen Mamut.ini. Du går tillväga så här: Öppna Windows Utforskaren genom att gå til Start – Den här datorn. Bläddra dig fram till C:\Användare\Delad\Public Mamut\Mamut\ eller  c:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\. Dubbelklicka på filen Mamut.ini för att öppna den. Lägg till detta värde nederst i filen:  [ORDER]  DisableAgreementFreeTextInfo = True Spara och stäng filen.   Vid generering av order från ett avtal ska det nu inte genereras textlinjen med från- och till-datum.

 I Mamut är det möjligt att redigera och anpassa de flesta rapporterna efter önskemål och behov. Du kan ta bort fält du inte behöver, flytta fält, ändra typsnitt och storlek, lägga in en annan text än standardtexten eller redigera utskriften om den inte är korrekt.   Vi rekomenaderar att du först exporterar ut en kopia av rapportmallen du önskar redigera. På så vis kan ni återställa till ursprungsläget för rapportmallen om det inte blir hur ni önskar. Se här ur ni går till väga. Så här går du till väga: Välj Visa och klicka Inställningar. Klicka knappen Rapporter. Klicka Rapport/Etiketteditor. Markera rapporten du önskar redigera och klicka Redigera. På rapportmallen kan du ta bort, markera och flytta fält så som du önskar Klicka File och välj Close. Svara Yes på frågan om du vill spara ändringarna. Nedan följer grundläggande metoder för redigering av rapporter: Lägga till utsänd rapportkod i rapportmallen: Om ni efterfrågat och mottagit en rapportkod från oss, så lägger ni in den enligt nedan. Gå till Visa – Inställningar – Rapporter – Rapport/Etiketteditor. Markera den aktuella rapporten och klicka på Redigera. När editorn öppnats, klicka på knappen abl i den lilla verktygspanelen för att skapa ett nytt fält. Klicka sedan med muspekaren på rapporten där du önskar ha detta fält. När detta är gjort öppnas ett nytt fönster. I fältet Expression, under fliken General, klistrar du in den rapportkod vi sänt ut. Gå sedan till fliken Print When och bocka för Remove Line if blank. Tryck sedan Ok. Flytta och ändra storlek på skapade fält: Markera fältet som du vill ändra genom att klicka på det. Det kommer nu dyka upp prickar runt fältet. Använd muspekaren för att "ta tag" i en av dessa prickar och dra ut fältet till önskad storlek. Du kan också klicka på och sedan flytta fältet genom att hålla in knappen, med muspekaren. På så vis kan du flytta fältet till önskad plats i rapporten. Du kan också flytta fältet genom att klicka på det och sedan använda piltangenterna på tangentbordet för att flytta fältet. För att skapa en rubrik till objektet med rapportkoden, eller för att lägga in en fast text: Klicka på knappen abl i den lilla verktygspanelen för att skapa ett nytt fält. Klicka sedan med musen på rapporten där du önskar ha detta fält. När detta är gjort öppnas ett nytt fönster. I fältet Expression under fliken General, skriver du in den rubrik/text du önskar mellan två "". Ex, om du vill lägga till texten Bankgiro, skriver du detta som "Bankgiro". När detta är gjort, trycker du på Ok. TIPS: Skriv först ut den rapport du önskar redigera. Det är då lättare att  avgöra vilket fält i rapporten som motsvarar vilket fält i rapporteditorn   VIKTIGT: För att skriva ut rapporten du har redigerat måste du välja att standard rapportkatalog är företagsrapporter annars skriver du ut den oredigerade rapporten. Standard rapportkatalog väljs under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Rapporter Du kan också ladda ner ett pdf-dokument om rapportredigering i Mamut genom att klicka på denna länk

Vid övergång från ett bokföringsår till ett annat, kan det vara nödvändigt att bokföringen på det nya räkenskapsåret kan fortsätta, innan det föregående året är avslutat och slutgiltig balans överförs. Till exempel om du vill stänga januari och efterföljande perioder innan du har avslutat föregående år. Om du önskar fortsätta med bokföring på det nya året, och få information om ingående balans från det föregående året innan detta är avslutat, kan du överföra en preliminär ingående balans. Genom att överföra preliminär ingående balans får du bättre förutsättningar för att värdera företagets balansposter under denna tidsperiod. Gå in på Visa - Redovisning - Överför preliminär ”Ingående balans”. Välj vilka två räkenskapsår preliminär Ingående balans ska överföras emellan. Klicka OK. Ett verifikat skapas för det nya räkenskapsåret med verifikationstyp IB (Ingående balans) som innehåller alla balanskonton. Ta eventuellt ut en balansrapport för det nya året för att verifiera att balansen är uppdaterad. Upprepa proceduren varje gång du ändrar balansen för det gamla året. Samma verifikat uppdateras då med nytt saldo. När du gör årsavslut så kommer den slutliga ingående balansen att uppdatera den preliminära ingående balansen med slutgiltigt saldo. Obs! Om du har lagt in en manuell ingående balans i det nya året, så måste denna bokas bort innan du överför den preliminära ingående balansen via programmet. Om du inte gör detta kommer den ingående balansen att bli dubbelbokad.

Om någon av produkterna på lagervärdeslistan eller i lagerbehållningsfönstret visar noll i lagervärde beror det på att produkterna inte hade ett inköpspris i priskalkylatorn då de blev varumottagna på lager Rapporten Lagervärdeslista (lagerförändringar) och lagerbehållningsfönster under Visa - Lager - Lager hämtar information från lagerförändringar. Även om det kanske finns ett inköpspris i priskalkylatorn på produkten nu, så  fanns det inte då man registrerade inleveransen. För att lösa detta måste du nollställa lagerbehållningen på denna produkt, kontrollera att det ligger korrekt inköpspris på produktet och lägga in behållningen på nytt. Vi rekomenderar också att ni skapar en standard säkerhetskopia innan ni påbörjar inventeringen. Så här går du tillväga: Gå till Visa - Lager - Lagerinventering. Leta fram den produkt det gäller och notera vilken lagerbehålling den har. Sått 0 i kolumnen Räknat lager. Klicka Ok och svara Ja på frågan om lagerinventeringen ska genomföras. Skriv ut lagerinventeringsrapport om du önskar det. Gå till Visa - Produkt - Produktregister. Leta fram den produkt det gäller och gå till fliken Pris. Kontrollera att det ligger korrekt inköpspris här. Stäng produktregistret och gå till Visa - Lager - Lagerinventering. Leta fram den aktuella produkten och lägg in lagebehållningen tillbaka i kolumnen Räknat lager. Klicka Ok och svara Ja på frågan om lagerinventeringen ska genomföras. Nu skall lagervärdeslistan visa korrekt lagervärde.

I denna artikel följer ett exempel som visar hur täckningsbidrag (TB) och täckningsgrad (TG) beräknas i order / fakturamodulen. I vårt exempel utgår vi ifrån att man har angett i företagsinställningarna att Produktregistret utgör underlag för självkostnadspriset. Täckningsbidrag (TB) beräknas enligt Försäljningspris - Självkostnadspris = Täckningsgrad (TG) beräknas enligt (TB/nettopris) x 100 = Enligt produktmodulen gäller följande för en produkt: Självkostnadspris: 900 kr Netto försäljningspris: 1600 kr När du registrerar denna produkt i order/fakturamodulen beräknar programmet automatiskt följande: Täckningsbidrag (TB) = försäljnigspris - självkostnadspris: 1600 kr - 900 kr = 700 kr Täckningsgrad (TG) = (TB/nettopris) * 100: (700/1600) * 100 = 43,75

När du bokför en kontantfaktura kommer betalningen automatiskt bokföras i samma verifikat som kontantfakturan. Verifikatet lägger sig med status Avslutad i reskontran. Vid kreditering av en kontantfaktura i försäljningsmodulen blir endast fakturan krediterad, men inte betalningen, trots att denna ligger i samma verifikat. Kreditering av betalningen måste då göras manuellt enligt följande: Gå till Visa – Försäljning/Order/Fakturering – Orderregistrering Välj status Faktura i rullgardinsmenyn längts upp till höger. Bläddra eller sök dig fram till fakturan som du vill kreditera. Klicka på Raderakrysset. Svara Ja på frågan Ska en kreditnota genereras för denna faktura? En obehandlad kreditnota genereras. Denna kan nu redigeras om detta är nödvändigt. Klicka på knappen Fakturera i verktygsfältet för att verkställa kreditnotan. Obs! Om ett meddelande visas om att kreditnotan inte är färdigbehandlad. Då måste du gå till fliken Diverse på kreditnotan och markera den som Färdigbehandlad. Fönstret Fakturering visas. Välj formuläret Kreditnota. Kryssa i Testutskrift till skärm om du önskar detta. Skriv ut den genom att klicka på Skriv ut rapport (Print report) eller klicka på Stäng förhandsgransking (Close preview) för att stänga förhandsgranskningen. Bilden Kreditnota, Uppdatering av lager visas. Här kan du välja om alla eller några av produkterna ska uppdateras i lagret. Klicka på Stäng när allt är korrekt. Du blir tillfrågad om ordern ska faktureras. Om du svarar Ja skrivs kreditfakturan ut och bokförs. Därefter blir du tillfrågad om du godkänner utskriften. Svara Ja om utskriften är korrekt, i annat fall svarar du Nej för att du ska ha möjlighet att skriva ut igen. När du har svarat Ja kommer du tillbaka till den bokförda kreditnotan. Du har nu krediterat kontantfakturan men inte betalningen som automatiskt bokfördes tillsammans med kontantfakturan. Kreditera betalningen Gå till Visa – Redovisning – Verifikatsregistrering. Klicka på Ny och välj Ver. Typ (vanligtvis Utgående Kreditnota). Välj Datum och Period I kolumnen Konto skriver du in konto 1510 och väljer korrekt kund. I fönstret Kreditnota så markerar du den linje som krediten ska knytas mot. I kolumnen Konto så föreslår programmet automatiskt ett försäljningskonto (3051). Ändra detta till det betalkonto som blev använt när du genererade kontantfakturan (t ex 1910 eller 1930). Klicka OK. Kontrollera verifikatet. När det är korrekt klicka på Överför till Huvudbok. När du har krediterat betalningen kommer reskontran att automatiskt uppdateras med denna post. Kontantfakturan kommer att stängas mot de kreditnotor som du har skapat.

Det är möjligt att kreditera delar av en faktura. En kreditnota kan redigeras på samma sätt som  en vanlig order. När du gör en kreditnota kan du ta bort artikelrader så att endast delar av en faktura blir krediterade. Gå till Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. Välj status Faktura i rullgardinsmenyn uppe i högra hörnet. Bläddra eller sök efter den order som ska krediteras. Klicka på knappen Radera (svart kryss). Du får nu en fråga om du vill generera en kreditnota, svara JA så skapas en obehandlad kreditnota. Nu finns möjlighet att ändra antal och pris på artiklarna på den obehandlade kreditnotan. Kontrollera totalsumman längst ned i högra hörnet om det stämmer med beloppet du vill kreditera. Klicka på knappen Fakturera i verktygsraden. Fönstret Fakturering öppnas. Fortsätt som vid fakturering: välj om du vill skriva ut från företags- eller gemensamma rapporter och om du vill skicka till skrivare/pdf/epost. Klicka på OK. Om kreditnotan innehåller lagervaror får du möjlighet att återföra artiklarna till lagret. Klicka på Stäng när du gjort ditt val. Svara JA på frågan Ska ordern faktureras? Kreditnotan skrivs ut och du får en fråga om du godkänner utskriften. Svara Ja om utskriften är ok.

Om du fortfarande har tillgång till din webbplats så kan du själv avregistrera den, om du önskar radera den från Internet. Gå till Visa - E-handel - Webbplatsinställningar Därefter går du in på fliken Admin och klickar på Avregistrera webbplats. Klicka på Ja på frågan om du önskar radera/avregistrera webbplatsen. Din webbplats inklusive registrering kommer då att tas bort.   Om du inte längre har tillgång till din webbplats så måste den avregistreras av supporten. För att kunna avregistrera din webbplats behöver vi få information om webbplatsens adress som ska avregistreras. Skicka en bekräftelse från e-postadressen, som du använde för att registrera webbplatsen med, till support@mamut.se Vi skickar sedan en bekräftelse till dig så fort vi har avregistrerat din webbplats.

Du skapa en säkerhetskopia med hjälp av programmet Mamut DataTools utan att logga in i ditt program. Du finner detta program i programfilsmappen. Högerklicka på genvägen till Mamut på skrivbordet och välj öppna filsökväg. Du kan också finna mappen som standard under:  C:\Program Files (x86)\Mamut\DataTools Dubbelklicka på mappen DataTools för att öppna den. Dubbelklicka därefter på programmet MDataTools.exe och logga in med ditt användarnamn och lösenord. Gå in på fliken Säkerhetskopiering och klicka på knappen Säkerhetskopia. Om du har tillgång till flera systemdatabaser på maskinen/ i nättverket så får du upp ett fönster där du kan välja vilka eller vilket system som skal säkerhetskopieras Klicka på Nästa i startbilden för säkerhetskopiering. Välj typ av säkerhetskopia. Standard är en fullständig säkerhetskopiering av det system som är aktivt inklusive samtliga företagsdatabaser i denna. Avancerat ger möjlighet att säkerhetskopiera enskilda företagsdatabaser i systemet samt välja om du vill att dokument/bilder och systemfiler ska inkluderas i säkerhetskopian. Säkerhetskopia till redovisningsbyrå väljer du om du önskar skapa en säkerhetskopia av endast en företagsdatabas utan dokument/bilder och systemfiler. Detta kan vara aktuellt om revisor/redovisningsbyrå önskar läsa in din säkerhetskopia i sitt eget system utan att deras egen data blir överskriven. När du har valt önskad typ av säkerhetskopia klickar du på Nästa för att fortsätta guiden. Om du har valt Standard säkerhetskopia får du nu upp ett fönster där du ska ange filnamn och sökväg för säkerhetskopian som ska skapas. Klicka på knappen med tre prickar för att välja placering. Om du önskar kan du lägga in en Beskrivning för säkerhetskopian, samt skydda den med lösenord. Notera dock att du inte kommer att kunna återställa säkerhetskopian om du glömmer lösenordet. Klicka på Nästa för att starta säkerhetskopieringen. Ett statusfönster visar framsteg av säkerhetskopieringen. Klicka på Slutför när du får besked om att säkerhetskopian är klar. Du har nu skapat en säkerhetskopia med hjälp av MDataTools, utan att behöva öppna Mamut Business Software. De kan klicka på Avsluta för att stänga programmet MDataTools.  

Det finns några olika situationer som kan uppstå i samband med säkerhetskopiering som leder till att säkerhetskopieringen misslyckas. Här är en lista över de vanligaste problemen: Säkerhetskopieringen misslyckas vid uppdatering, och ger felmeddelande 1098 Säkerhetskopiering vid avslut av programmet misslyckas utan information om varför MDatatools ger besked om att den inte kan hitta eller få tillgång till SQL servern Säkerhetskopieringen misslyckas med besked om ingen tillgång till sökvägen \\...\<filnamn> Säkerhetskopieringen misslyckas med bedsked om att den inte kan skriva till en tillfälligt delad mapp Mdatatools startar inte och det kommer ett felmeddelande från Windows Brandvägg   Brandvägg I version 12 och senare versioner utförs all säkerhetskopiering av programmet Mdatatools. Detta program kan stoppas av brandväggen när det startas direkt i programmet och måste ha tillgång till nätverket för att kunna kontakta SQL server. Lösningen är därmed att ge Mamut.exe och Mdatatools.exe full tillgång i nätverket och till Internet. Läs om konfigurera brandvägg.   Antivirus Eftersom Mdatatools startas automatiskt vid säkerhetskopiering från programmet, t.ex. vid uppdatering, kommer vissa antivirusprogram att blockera programmet från att starta. Det är därför viktigt att uppdatera virusdefinitionerna i ditt antivirusprogram regelbundet. I tillägg är det viktigt att ha den senaste versionen av programmet installerat. Om antivirusprogrammet blockerar programmet från att säkerhetskopiera är lösningen ofta att antingen utesluta Mamut.exe, Mdatatools.exe och Idatatool.dll från all skanning eller att utesluta hela programfilmappen med alla undermappar från skanning. Kontrollera också att antvirusprogrammet inte har lagt några av programmets filer i karantän. Om detta har skett måste de återställas eller returneras inifrån antivirusprogrammet. Om det trots detta inte fungerar måste alla programmets filer uteslutas från skanning och programmet installeras om. Tillgång att läsa filer i programmets dokumentområde Vid säkerhetskopiering ska dokumentområdet inkluderas såvida det inte är valt bort i inställningar för säkerhetskopieringen. Om filer antingen är spärrade för tillgång eller låsta av andra användare, kan säkerhetskopieringen stanna på dessa filer. Lösningen är då att ge alla användare full tillgång till dokumentområdet och eventuellt starta om datorn där dokumentområdet ligger. Behörighet att skapa filer i dokumentområdet Delar av säkerhetskopieringen utförs av SQL-tjänsten på servern som körs med eget användarnamn i Windows. Detta användarnamn måste ha full tillgång till dokumentområdet. För att lösa detta bör du ange att alla användare ska ha fullständig tillgång och behörighet till dokumentområdet.  Sökvägen till dokumentområdet finner du i programmet genom att gå till Visa - Inställningar - Övriga inställningar – Andra program. Om du säkerhetskopierar lokalt på den maskin där SQL servern är installerad används en lokal mapp i din användarprofil i Windows. På grund av detta fungerar ofta säkerhetskopieringen på servern även om det felar på arbetsstationerna.   Sökvägen till dokumentområdet är angiven med en nätverksenhet Många använder anslutna nätverksenheter för enklare åtkomst till delade mappar på nätverket. Detta kan stoppa säkerhetskopieringen då SQL-tjänsten på servern körs med sitt egna användarnamn som inte har tillgång till dessa nätverksenheter. Gå till Visa - Inställningar - Övriga inställningar – Andra program för att se vilken sökväg som är angiven till dokumentområdet. I en fleranvändarinstallation bör en nätverkssökväg (UNC) användas som sökväg till dokumentområdet, t.ex. \\server\...\Mamut\System000X. Om du säkerhetskopierar lokalt på den maskin där SQL servern är installerad används en lokal mapp i din användarprofil i Windows. På grund av detta fungerar ofta säkerhetskopieringen på servern även om det felar på arbetsstationerna. .NET på datorn är skadad Programmet för säkerhetskopiering är skriven i och använder .NET Framework. Om .NET på datorn är skadat, måste det installeras om. Detta måste göras genom att avinstallera .NET från Kontrollpanelen och därefter installeras på nytt. Om det finns flera versioner av .NET installerade så måste den version med det högsta numret avinstalleras först och därefter den med näst högst nummer osv. Efter avinstallation kan du starta installationsprogrammet och på så sätt automatiskt få korrekt version av .NET ominstallerat. Om inget av ovanstående löser problemet med säkerhetskopiering Öppna utforskaren och bläddra till mappen DataTools under programfilmappen (standard sökväg är C:\Program Files (x86)\Mamut\DataTools). Starta programmet Mdatatools.exe och logga in med användarnamn och lösenord för en superanvändare i programmet. Gå till fliken Logg och klicka där på knappen Exportera fellogg. Skicka sedan in denna fil tillsammans med information om problemet och skärmbilder på eventuella felmeddelanden till support@mamut.se.

När det är mindre än 2 månader till det nya året frågar Mamut automatiskt om du vill skapa nytt räkenskapsår. Om du inte gör det kommer du inte att ha möjlighet att fakturera, skapa verifikat, bokföra inköp osv i det nya året innan detta har skapats. Det lättaste sättet att upprätta nytt år då detta meddelande visas, är att klicka på Nästa och därefter Slutför. Men det är alltid möjligt att skapa året manuellt:  Välj Visa - Inställningar - Redovisning. Klicka på knappen Ny (Ctrl + N) överst i vänstra hörnet. Kontrollera att Antal momsperioder stämmer. Klicka på OK. När man skapar ett nytt år kommer verifikatnummerserien på det nya året att starta med 1. Om du vill fortsätta med din nummerserie kan du läsa mer om det här. Fakturanummerserien kommer att fortsätta från föregående år vid upprättande av nytt räkenskapsår. Om du har haft gemensam nummerserie så kommer det nya året även få gemensam nummerserie. Om du önskar ändra på detta i det nya året måste detta göras innan du börjar bokföra. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Välj fliken Redovisningsinställningar och klicka på knappen Verifikationstypinställn. och nummerserier. Välj fliken Nummerserier. Ta bort markeringen för Gemensam nummerserie för alla ver.typer.

Det kan ibland uppstå problem med databasen i Mamut One pga rättighetsinställningarna på serverfilerna. Nedan följer tillvägagångssätt för hur ni ändrar och/eller uppdaterar rättigheterna på dessa filer i Windows 8 och 10.   Öppna Windows utforskare på datorn som är server.  Enklast görs detta genom att öppna valfri folder från datorn och sedan klicka på Den här datorn, på vänster sida. På servern, leta dig fram till platsen där Mamuts datafolder finns. Som standard är detta på: C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut Högerklicka på foldern Data och välj Egenskaper (Properties). Öppna fliken Säkerhet (Security). Kontrollera i listan över användare att alla som ska använda Mamut är inlagda med Fullständig behörighet. Klicka på knappen Avancerat (Advanced). Kontrollera åter i denna lista att rättigheterna stämmer. Om ni här noterar att någon användare inte har korrekt rättigheter, ändra detta. Bocka också ur rutan för Ersätt alla underordnade objektbehörighetsposter... Tryck på Ok. Rättighetsinställningarna uppdateras helt på nytt Om du inte finner fliken för Säkerhet (Security) i punkt 4, är detta på grund av att uppsättningen av datorn eller att ni använder Windows Home.   Ni kan komma runt detta genom att sätta upp datorn i säkerhetsläga , genom att trycka på F8 vid uppstarts av Windows.