Användartips för Visma Mamut

Som regel är det under en viss period nödvändigt att kunna bokföra i ett redovisningsår även efter att ett nytt kalenderår har startat. Du löser detta genom att du vid övergången till det nya året kan bokföra i båda redovisningsåren samtidigt. Redovisningsåret avslutas först när alla poster för året är färdiga och utgående balans bokförs som ingående balans på nästkommande år. Efter att årsavslutet är klart finns det ingen möjlighet att bokföra eller ändra på bokförda poster i det avslutade året. Redovisningsåret är då låst. Skulle det senare komma fram att det behövs bokföras på det avslutade året är lösningen att lägga detta som en korrigeringspost i det nya året.   I programmet måste du skapa ett nytt redovisningsår innan du kan börja använda det. Detta gör du genom att gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Här ser du vilket år som är aktivt och genom att klicka på Ny-knappen kan du skapa ett nytt redovisningsår. Det viktigaste med att skapa ett nytt år är att bokföringstransaktionerna hamnar i det nya året. Men användaren har möjlighet att gå tillbaka till det föregående året för att arbeta färdigt i det. Nedan hittar du en lista över hur de olika modulerna väljer vilket år det ska bokföras i. Det kommer alltid att vara det redovisningsår som står som aktivt redovisningsår som kommer att bli föreslaget i samtliga moduler. Därför är det mest praktiskt att sätta nuvarande år som aktivt när du är färdig med huvuddelen av bokföringen i det gamla året.   Välj vilket år de olika modulerna ska bokföras i Försäljnings/Faktureringsmodulen Det är möjligt att själv styra i vilken period och år (datum) en faktura ska bokföras på genom att sätta aktuellt fakturadatum i fältet Fakturadatum i Försäljnings-/Faktureringsmodulen. Det är datumet du skriver in här som styr vilken period fakturan bokförs i. Om ingenting läggs in här är det dagens datum som används. Tips! Om du ska lägga in flera fakturor på samma datum kan du sätta detta datum som systemdatum. Det gör du genom att välja Arkiv - Systemdatum. Kom ihåg att sätta tillbaka datumet till dagens datum när du är färdig med dina fakturor. Beställning/Inköpsmodulen Denna modul använder Systemdatumet för att tilldela period och redovisningsår. Vill du ha ett annat datum än dagens kan du ändra det genom att välja Arkiv - Systemdatum och markera det önskade datumet där. Verifikatsregistreringen I verifikatsregistreringen kan du fritt välja den period och det redovisningsår du vill bokföra i. Du kan dock endast välja mellan ej avslutade perioder i de öppna redovisningsåren. Om period 12 i det gamla året är avslutad kan du endast bokföra i period 13 i samma år. Du kan endast välja mellan befintliga redovisningsår. Notera att du måste klicka på Välj räkenskapsår (kalenderikonen) för att ange önskat år om det ska bokföras på annat år än det som är aktivt. Det hjälper inte att bara ange önskat verifikatsdatum. Om du inte hittar det redovisningsår som du vill bokföra i när du klickar på knappen Välj räkenskapsår, kan du skapa ett nytt. I Mamut One Enterprise är det vanligast att varje verifikattyp har sin egen nummerserie. Samtliga nummerserier börjar på 1 varje år. Detta gör systemet automatiskt så fort du börjar använda ett nytt redovisningsår. Detta betyder att användaren inte behöver göra något innan de olika modulerna tas i bruk i det nya redovisningsåret. Om du inte vill byta kan du läsa hur du fortsätter med nummerserien på nytt räkenskapsår. Period 13 och årsredovisningsposterna Efter att period 12 i det gamla året är avslutad, finns bara period 13 i det gamla året kvar. Denna stängs inte förrän i samband med årsavslutet, och kan därmed användas för eventuella korrigeringsposter som ska bokföras efter att de huvudsakliga transaktionerna är klara för året. Huvudanledningen till att man har period 13 i ett redovisningssystem är att de flesta användarna inte vill genomföra årsavslutet förrän en bit in i det nya året. Många avslutar inte det gamla redovisningsåret förrän i april/maj året efter. De viktigaste posteringarna som ska göras i period 13 är bokslutsrelaterade och tidsavgränsningsposteringar (avskrivningar, inventering, avsättningar och så vidare) samt disponering av över/underskottet. De flesta använder då traditionellt ett bokslutsprogram och ofta i samarbete med sin revisor.

Om revisorn/redovisningssbyrån vill ha en fil med er bokföring sänt till sig så är det förmodligen tal om en SIE-fil. I Mamut Business Software kan du exportera SIE1, SIE2, SIE3 och SIE4. SIE4 är det vanligaste formatet och den fil som innehåller alla verifikat för året. Observera att exportfunktionen endast är tillgänglig för användare som tillhör användargrupperna Superanvändare, Administrator eller Redovisning. Gå till Arkiv - Export - Import/Export - SIE4 (Transaktioner). Välj den företagsdatabas som programmet ska exportera från. Ange namn på filen (Filnamn) samt vart filen ska sparas (Filsökväg). Klicka på Slutför. I fönstret som öppnas anger du vilket Räkenskapsår du vill exportera från, samt vilken Tidsperiod. Om du väljer Avancerat urval i nytt fönster och klickar på Nästa kan du välja vilka verifikationer som ska exporteras. Klicka sedan på Nästa. Exporten är nu klar. Klicka på Öppna för öppna filen eller Stäng för att avsluta guiden. Om du önskar titta på filen i efterhand måste du gå till området där filen har sparats och öppna den med hjälp av programmet Anteckningar (Notepad). När du exporterar SIE-filer så kan du själv välja namn på filerna. Standard filnamn för SIE4 är ofta "företagsnamnet.se".

Det finns olika typer av språkinställningar. Språkinställningen som sätts för respektive användare styr vilket språk som visas på menyer i programmet. Gå till Visa - Inställningar - Användare. Välj det språk du önskar från rullgardinsmenyn Språk. Stäng sedan fönstret och svara Ja till att spara ändringar. Gå till Arkiv - Databasverktyg - Översätt databas. För att ändringen ska ta effekt måste du sedan starta om programmet.   Om du som administratör önskar ändra denna inställning för andra användare gör du så här Gå till Visa - Inställningar - Säkerhet. Klicka på Användaradministration. Markera aktuell användare och klicka på Redigera. Välj det språk du önskar från rullgardinsmenyn Språk. Stäng sedan fönstret och svara Ja till att spara ändringar. Ändringen tas effekt nästa gång den aktuella användaren loggar in i programmet Användaren måste själv gå till Arkiv - Databasverktyg - Översätt databas (motsvarande menyn på det valda språket) Om denne inte har behörigheter att översätta databasen får du som administratör ge honom tillfälligt fullständig tillgång och ändra tillbaka när databasen har översätts

Ibland kan det bli aktuellt att ändra dina inloggningsuppgifter i Mamut Business Software för att öka säkerheten och undvika att någon obehörig använder ditt system. Gå in på Visa - Inställningar - Användare. I fälten Användarnamn, Fullständigt namn, Lösenord och Verifiera lösenord kan du skriva in valfritt användarnamn och lösenord. Notera att det är det som skrivits in på fälten Användarnamn och Lösenord som du använder för att logga in i programmet. Klicka på knappen Spara och stäng sedan fönstret när du har gjort önskade ändringar. Om du är superanvändare så har du även möjlighet att ändra dessa uppgifter för övriga användare. Gå till Visa - Inställningar - Säkerhet Klicka därefter på Användaradministration. Du får nu upp ett fönster som visar samtliga användare i programmet. Dubbelklicka på den användare du önskar ändra inloggningsuppgifter för. Du kommer nu in i fönstret Användarinställningar för den aktuella användaren. Här kan du skriva in önskat namn och lösenord i fälten Användarnamn, Fullständigt namn, Lösenord och Verifiera lösenord. Notera att det är det som skrivits in på fälten Användarnamn och Lösenord som användaren anger för att logga in i programmet. Klicka på knappen Spara och stäng sedan fönstret när du har gjort önskade ändringar.

Gå till Visa - Inställningar -Säkerhet och klicka på Användaradministration. Klicka på ikonen Ny för att upprätta en ny användare. I fönstret som visas fyller du i önskad information. När du har lagt in informationen klickar du på Stäng och svarar Ja för att spara ändringarna.

Om du ska genomföra en lagerinventering som ska läggas in på ett datum bakåt i tiden, så kan du inte bara ändra systemdatum i programmet och sedan inventera in det antal som räknades den dagen. Du måste korrigera räknat antal med hänsyn till inköp som gjorts, produkter som levererats och övriga lagertransaktioner som kan ha gjorts under tiden. Vi rekommenderar att du först tar en säkerhetskopia innan du verkställer lagerinventeringen. Exempel: Den 31 december 2017 visar programmet att du har 105 st i lager av en viss produkt. Men när du räknar ditt verkliga lager den 31 december 2017 så har du 103 st. Per dagens datum (t ex 20 januari 2018) har du 78 st i lager enligt programmet.  Gå till Arkiv – Systemdatum och ange att 31 december 2017 är programmets systemdatum. Gå därefter till Visa – Lager – Lagerinventering och knappa in de siffror som gäller enligt nedan. I vårt exempel visade programmet 105 st i lager den 31 december 2017, men det verkliga lagret var 103 st. Per dagens datum visar programmet 78 st. Det som ska registreras som Räknat lager i inventeringen som gjordes den 31 december 2017 är 76. Uträkning: Registrerat lager per dagens datum – (Registrerat lager på systemdatumet – Verkligt Räknat lager) =Nytt Räknat lager per systemdatum: 78 – (105 – 103) = 76 Obs! Räknat lager för 31 december 2017 anges alltså till 76 st, och inte 103 st. Efter att du har verkställt lagerinventeringen går du till Arkiv – Systemdatum och ändrar tillbaka till dagens datum.

För att du ska kunna använda dig av automatiskt OCR-nummer måste du ha ett OCR-avtal med din bank. Du kommer då att få både användarhandledning och annan relevant information. I Mamut Business Software används modulus 10 för uppbyggnad av OCR-nummer. Aktivera funktionen automatisk OCR-tilldelning Gå till Visa - Inställningar - Företag - fliken Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering. Gå in på fliken Annat. Bocka för Automatisk OCR. Alla fakturor som skrivs ut får nu ett OCR-nummer. Anpassa fakturarapporten enligt det typsnitt som krävs för OCR-avläsning Det är viktigt att du kontrollerar med din bank vilket typsnitt som krävs för att banken skall kunna läsa av OCR på fakturan. För att anpassa din utskrift med rätt typsnitt gör du såhär Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport-/Etiketteditor. Markera fakturarapporten ni använder, t ex Faktura m/Bankgiro (BG 130 OCR) och klicka på Redigera. Markera alla nedanstående kodfält genom att hålla ner Shift på tangentbordet och klicka på dessa fält: oOR.Ord.KID Mton(oOR.Ord.InvoicePaySum) Right(Alltrim(Str(oOR.Ord.InvoicePaySum*100,20)),2) oOR.Ord.InvoiceModulusSum Strtran(AllTrim(oOR.Ord.ClientCommonAccount) ,"-","") I rapporten Faktura m/Bankgiro (BG 130 OCR) finner du dessa fält längst ner i editorn. Dessa är rödmarkerade i nedanstående bild När du har markerat fälten så går du till menyn Format och Font. Välj typsnittet som banken kräver och klicka på OK. Stäng sedan rapporteditorn och svara Ja till att spara ändringar. Tips! Om du får stjärnor (*) istället för belopp på utskriften efter att du har redigerat rapporten så beror det på att kodfältet på rapporten inte är stort nog för att visa alla siffror. För att lösa detta kan du gå in i rapporteditorn, dubbelklicka fältet och kryssa i "stretch with overflow". 

Ibland kan det vara nödvändigt att reservera inköp till kunder för att bevara en bra kundrelation eller av någon anledning säkerställa att produkter i inköp blir kopplade till speciella försäljningsorder.   Förberedande inställningar Gå till Visa – Inställningar – Företag. Gå in på fliken Inställningar per modul och klicka på Försäljning & Fakturering. Under fliken Generellt ska du bocka för Företaget reserverar inköp till kunder. Reservera inköp till kunder Gå till Visa – Beställning/Inköp – Inköp. Skapa ett nytt inköp eller leta fram ett befintligt inköp som ska reserveras. Klicka på den lilla pilen ner till höger om ikonen Koppling/reservation mot försäljningsorder under fliken Produktlinjer och välj Knytning/reservation mot försäljningsorder. Klicka på ikonen Ny och välj vilken försäljningsorder som inköpet ska kopplas/reserveras mot.  

OBS! AutoInvoice ersätter Mamut Online Från version 22.0 av Mamut kan alla våra kunder aktivera och använda den nya modulen för att hantera eFakturor, både inkommande och utgående, via Mamut Autoinvoice. Lösningen låter dig skicka och motta fakturor i alla format. Du kan på ett enkelt sätt importera och bokföra dem direkt i Mamut.  Detta har också varit möjligt tidigare, men via den äldre lösningen Mamut Online Desktop. Om du ska skicka eFaktura till dina kunder (både företag och privatkunder) rekommenderar vi att du tar den nya lösningen i bruk redan idag. Se den här artikeln för hur du aktiverar Mamut AutoInvoice. Om du redan har en anslutning till Mamut Online och inte har använt den för något annat än eDokument vill vi att du ska aktivera den nya lösningen nu och avaktivera Mamut Online under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online.                                                                                                                                                                          Tidsavbrott vid första synkroniseringen av Mamut Online Den vanligaste orsaken till att du får meddelande om tidsavbrott/timeout vid anslutning till Mamut Online är att synkroniseringstjänsten saknar tillgång till Mamuts dokumentområde. Denna artikel beskriver vad detta kan bero på, samt ger dig lösningsförslag på problemet. Kontrollera efter varje punkt om problemet har löst sig och om det fungerar, innan du eventuellt fortsätter med nästa punkt. Artikeln är avsed för fleranvändarinstallation av Mamut    För att lösa synkroniseringsavbrottet, gå till Visa - Inställningar - Övriga inställningar - Andra program i Mamut och notera ned sökvägen som står i dokumentområdet. Om den börjar med \\ (två snedstreck) är det en nätverkssökväg. Om den börjar med en bokstav som Y: är det en lokal sökväg. Om dokumentområdet ligger på en nätverksenhet måste den ändras till en nätverkssökväg. Oavsett detta måste behörigheter till dokumentområdet kontrolleras.   Gör följande om dokumentområdet ligger på en nätverksenhet, för att ändra sökvägen till en nätverkssökväg: Klicka på Start i Windows, skriv in cmd och tryck på Enter tangenten. (OBS: I Windows 8, tryck på Windowstangenten (den med flagga på) och bokstaven R på ditt tangentbord, skriv in cmd och tryck på ok/enter) Skriv in net use i det svarta kommandofönstret och tryck på Enter tangenten. Du ska nu få en översikt över de olika nätverksenheterna (Lokal) på din maskin, och vilken nätverkssökväg (Eksternt) de pekar til. I detta exempel pekar nätverksenheten Y: till \\Server\Public Mamut. Gå tillbaka till Mamut och klicka på Redigera till höger om fältet Dokumentområde. Ersätt nätverksenheten i starten av dokumentområdet med nätverkssökvägen du hittade i punkt 2. I detta exempel ska du ersätta Y: med \\Server\Public Mamut, så att dokumentområde ändras från: till: Klicka på Uppdatera.   Gör följande för att kontrollera behörigheterna till dokumentområde: Det första du behöver göra är att ta reda på vilken dator dokumentområde ligger på och vilken mapp som har delats. Detta kan du få fram genom att titta på dokumentområdet som du noterade i föregående punkt. Datorns namn står efter de två snedstreck i början av dokumentområdet, och namnet på den delade mappen är mellan de två följande snedstrecken. Om dokumentområde är \\Server\Public Mamut\Mamut\Data\System0001\, så är namnet på datorn Server och namnet på den delade mappen är Public Mamut.  Gå till datorn där dokumentområde ligger. I exemplet heter denna dator Server. Klicka på Start, skriv compmgmt.msc och tryck på Enter tangenten. (OBS: I Windows 8, tryck på Windowstangenten (den med flagga på) og R på ditt tangentbord, och skriv in compmgmt.msc och ok/enter) Gå till Systemverktyg – Delade mappar – Resurser. Dubbelklicka på den delade mappen. I exemplet heter denna mapp Public Mamut. Gå till fliken Resursbehörigheter. Om du inte har Alla i listan på toppen av fönstret, måste du klicka på Lägg till…, skriva in Alla, välja gruppen Alla (inte! Alla programpaket) och klicka på OK. Kryssa i kolumnen Tillåt vid Fullständig behörighet. Det ska se ut så här:   Gå till fliken Säkerhet och klicka på Redigera. Om du inte har Alla i listan på toppen av fönstret, måste du klicka på Lägg till…, skriv in Alla, tryck på knappen kontrollera namn och välj gruppen Alla (inte! Alla programpaket) och klicka på OK. Kryssa i kolumnen Tillåt vid Fullständig behörighet. Det ska se ut så här:   Klicka på OK. Klicka på Avancerat Bocka i Ersätt alla underordnade objektbehörighetsposter med behörighetsposter som kan ärvas från det här objektet och klicka på OK. Svar Ja på frågan.  Det kan ta några minuter att uppdatera behörigheterna. Klicka på OK när processen är slutförd. Klicka OK och stäng fönstren.   Obs! Om du av säkerhetsskäl önskar att begränsa tillgången till dokumentmappen, kan du välja att ge fullständig tillgång till kontot som kör Mamut Synchronization Service. Det är vanligtvis kontot SYSTEM   När detta är gjort kan du gå tillbaka till Mamut för att se om synkroniseringen startar. Gå till  Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online. Om det står ansluten betyder det att synkroniseringen är i gång. Gör det inte det, kan du försöka att starta en ny synkronisering genom att klicka på Anslut eller Synkroniser knappen. Om du fortfarande får meddelande om tidsavbrott, kan du kontrollera punkterna under.   Övriga orsaker  Om du fortfarande får tidsavbrott efter du har kontrollerat att tillgången till dokumentområde är korrekt, kontrollera följande punkter.   Synkroniseringen körs inte från korrekt maskin Gå till Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Mamut Online i Mamut. Klicka på fliken Synkronisering. Välj maskinen synkroniseringen ska köras från i rullgardinsmenyn längst uppe och klicka OK Vi rekommenderar att ni väljer server datorn, där databasen till Mamut befinner seg. Om datorerna däremot är i ett arbetsguppnätverk  och inte i en domän bör synkroniseringen startas från den dator där dokumentområde ligger. Så här kontrollerar du om datorerna står i en arbetsgrupp: Gå til Start - Kontrollpanelen - System och säkerhet - System Se under avsnittet Inställningar för datornamn, domän och arbetsgrupp Om datorn befinner sig i en arbetsgrupp står det nederst i avsnittet: Arbetsgrupp:. Om den däremot befinner sig i en domän står det Domän:.   Synkroniseringstjänsten körs mot fel installation av Mamut Gå till datorn du valde till att köra synkroniseringen i föregående punkten. Klicka på Start, skriv services.msc och tryck på Enter (OBS: I Windows 8, tryck på Windowstangenten (den med flagga på) och R på ditt tangentbord, och skriv in services.msc och ok/enter) Bläddra dig ner till Mamut Synchronization Service och dubbelklicka på denna. Kontrollera att Sökväg till den körbara filen: stämmer överens med mappen där Mamut är installerat, t.ex. «C:\Program Files (x86)\Mamut\Bin\Mamut.synchronizationservice.synchronizationwindowsservice.exe» Om sökvägen inte är korrekt, rekommenderar vi att du reparerar Mamut-installationen som ska användas med Mamut Online. Mer information om hur detta görs finner du här. Klicka på Stopp och därefter Start. Klicka på OK och stäng fönstret.

I Mamut Business Software kan du ange önskad momshantering/momskod på konton direkt i kontoplanen. Det är även möjligt att ange eller ändra momshantering och momskod på verifikatlinjer direkt vid bokföring i verifikatsregistreringsmodulen. Om du har bokfört ett verifikat med momshantering/momskod så kommer detta i sin tur att vara kopplat till momsrapporten för att bokförda belopp ska visas där.  I kontoplanen Du finner kontoplanen genom att gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram aktuellt konto och kontrollera inställningar för momshantering och momskod. I fältet uppe till höger under kontonamnet ställer du in önskad momshantering, och under fliken Avancerat anges önskad momskod. Generellt sett kan man säga att ett konto har antingen momshantering eller momskod (eller ingetdera) i kontoplanen. Ett exempel är konto 3051 Försäljning varor 25%. Detta konto har momshantering 1. Momspliktig försäljning 25% (05), men ingen momskod. I och med att kontot har ovanstående momshantering, så innebär det att kontot i sin tur är kopplat till ett momskonto – i detta fall konto 2611 Utgående moms 25 %, och detta konto har en momskod vilket innebär att bokfört belopp skrivs ut på momsrapporten. Vad de olika momshanteringarna är knutna mot för momskonton kan du se genom att gå in i momsregistret. Du finner detta genom att gå till Visa – Inställningar – Redovisning – fliken Redovisningsinställningar, och klicka på Anpassning och underhåll av momssatser. Där ser du en lista på de momshanteringar som finns i programmet. Genom att markera exempelvis momshantering 1 Momspliktig försäljning 25% (05) och klicka på Redigera så ser du i nedre delen av det fönster som öppnas vilket momskonto som är kopplat till den momshantering, i detta fall konto 2611 Utgående moms 25 %. I kontoplanen kan du sedan se vilken momskod som ligger på det momskonto under fliken Avancerat. Konto 2611 har momskod 10. Utgående moms 25%(32) som är kopplat till momsrapportens rad 10. Utgående moms 25%. Detta innebär alltså att de belopp som bokförs mot konto 2611 med momskod 10 visas på rad 10 i momsrapporten. Momskod i verifikatet Upptäcker du att det saknas eller blivit felaktiga momskoder på ett verifikat som redan har bokförts så kan du i efterhand gå in i huvudboken och lägga in korrekt momskod på verifikatslinjerna. Detta görs genom att öppna huvudboken via Visa – Redovisning – Huvudbok, markera den verifikatslinje du önskar ändra/lägga till momskod på, och sedan klicka på ikonen Redigera. I fältet Momskod kan du där ange den momskod som önskas. Notera att det endast är möjligt att ändra momskod på verifikatlinjer i efterhand så länge perioderna inte är stängda/avslutade. De momshanteringar och momskoder som är förinställda på kontona i Mamut Business Software följer BAS-kontoplanen.

Om du får meddelandet Period XX, YYYY kan inte avslutas eftersom den innehåller ’Preliminär Ingående balans’-verifikat med poster från förra året på momskontona när du försöker stänga en period, så beror det på att det finns saldon på momskonton i ingående balansverifikatet. Om du har överfört en preliminär ingående balans utan att sista perioden i föregående räkenskapsår är avslutad, så kommer momsbeloppen följa med i IB-verifikatet som skapas på det nya året.   Lösningen på detta är att avsluta sista perioden i föregående räkenskapsår. Gå till Visa – Redovisning – Stäng redovisningsperiod. Välj att avsluta de sista perioderna i föregående räkenskapsår. Gå därefter till Visa – Redovisning – Överför preliminär ingående balans. Du kan nu avsluta första perioden på det nya året.

Rapporteringen av EU-handel med varor och tjänster ska ske periodvis om du inte ansökt om att rapportera per kvartal. Du har möjlighet att skriva ut rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning som kan skrivas ut både för respektive period (månad) eller per kvartal. Rapporten finner du under menyn Redovisning när du går till Arkiv – Skriv ut. Rapporten kan även skrivas ut i XML-format. Om du inte får med alla fakturor på utskriften måste du kontrollera följande: Gå till Visa – Kontakt – Kontaktuppföljning och leta fram en aktuell kund. Klicka på knappen med tre prickar vid adressfältet, markera Postadress och klicka på Redigera. Klicka sedan på knappen Adress och ange korrekt land i fältet för det. Gå därefter in på fliken Inställningar och klicka på knappen Kund. Välj Handel inom EU eller Handel inom EU 3:e part i rullgardinsmenyn Moms. Gå sedan in på fliken Övrig info. och skriv in Moms-nr för kunden. Du kan välja själv om du önskar skriva momsnumret med eller utan landskod. Så länge du valt korrekt moms och land på kunden så kommer landskoden att visas automatiskt på rapporten. Obs! Kontrollera kolumnen Moms på order innan du fakturerar, så att det står Export varor annat EU-land (35) Export tjänster annat EU-land (39) eller Trepartshandel (Kvartalsredovisning)(38). Den försäljning som är registrerad mot Export varor annat EU-land (35) visas under Värde av varuleveranser, den försäljning som är registrerad mot Export tjänster annat EU-land (39) visas under Värde av tjänster och den försäljning som är registrerad mot Trepartshandel (Kvartalsredovisning) (38) visas under Värde av trepartshandel. Stäm av Periodisk sammanställning, EU Gå till Arkiv – Skriv ut. Välj Försäljning & fakturering i menyn till vänster. Markera rapporten Omsättning per kund och klicka på Skriv ut. Gå in på fliken Avancerat i urvalet och klicka på ikonen Ny. Klicka på plustecknet framför Kontakt. Klicka på plustecknet framför Inställningar, kund. Välj Moms och klicka på Nästa. Välj den moms du önskar kontrollera i fältet Värde och klicka på OK. Klicka sedan på OK igen för att skriva ut rapporten.

För att kreditera ett inköp som inte är bokfört ännu, kan du registrera en negativ varumottagning som återställer den tidigare gjorda varumottagningen. Gå in på Visa - Beställning/Inköp - Inköp. Välj status Varumottagning uppe i högra rullgardinsmenyn, och leta fram det aktuella inköpet. Klicka på Registrera varumottag (Ctrl + K). Bocka för Visa även mottagna produktrader. Du kommer nu att se de tidigare mottagna produktraderna. I kolumnen för Varumottagning skriver du antalet i minus, antingen hela antalet eller endast det antal du har levererat tillbaka till leverantören. Klicka sedan på Registrera varumottag. Nu är både lagret och inköpet uppdaterat med riktigt antal.

Om du får felmeddelandet ”Systemet kan inte ansluta till databasen” efter att ha skrivit in användarnamn och lösenord så kan en av anledningarna vara att databasfilerna som Mamut Business Software använder har blivit komprimerade, som en följd av att du har kört diskrensning (Disk cleanup). För att se om du har filkomprimering i databasen kan du starta utforskaren och bläddra dig till mappen MAMUT som du finner på följande sökväg: C:\Users\Public\Public Mamut\Databases\MAMUT\ Filer och mappar som visas med blå skrift är komprimerade för att spara diskutrymme. När detta är fallet kan programmet inte läsa filen och skapar således felmeddelande. Om någon av filerna är komprimerad måste du ta bort komprimeringen. Gå till Start - Kontrollpanelen – Administrationsverktyg  - Tjänster. Markera SQL Server (MAMUT), högerklicka och välj Stoppa. Gå till C:\Users\Public\ Högerklicka på mappen Public Mamut och välj Egenskaper. Klicka på knappen Avancerat under fliken Allmänt. Markera Komprimera innehåll för att spara diskutrymme, och klicka på OK. Klicka därefter på Verkställ. I nästa fönster markerar du Tillämpa endast ändringarna på den här mappen och klickar därefter på OK. Högerklicka på mappen Public Mamut igen, och välj Egenskaper. Klicka på knappen Avancerat under fliken Allmänt. Ta nu bort markeringen för Komprimera innehåll för att spara diskutrymme och klicka på OK. Klicka på Verkställ, och i nästa fönster väljer du Tillämpa ändringarna på den här mappen och alla undermappar och filer. Klicka på OK. Gå till sist till Start - Kontrollpanelen - Administrationsverktyg - Tjänster. Markera SQL Server (MAMUT), högerklicka och välj Starta. Starta Mamut Business Software och felmeddelandet ska vara borta.

Om du fakturerar i annan valuta än SEK ska även valutabenämningen för den valda valutan visas på fakturan. För att valutabenämningen ska bli synlig på utskriften kan du eventuellt behöva redigera rapporten. Ta först en säkerhetskopia via Arkiv – Säkerhetskopia – Skapa säkerhetskopia. Gå till Visa – Inställningar – Rapporter – Rapport/etiketteditor. Markera den fakturarapport som ni önskar visa valutabenämningen på och klicka på Redigera. Dubbelklicka på de rödmarkerade fälten, en i taget. Beroende på vilken fakturarapport du använder, och hur mycket du har redigerat rapporten sedan tidigare kan den se något annorlunda ut i ditt fall. Men du ska finna motsvarande kodfält på ungefär samma ställe. I fönstret som öppnas för det översta av de två rödmarkerade fälten ska du nu se koden oOR.Ord.CurrencyIsoCode i fältet Expression om du har dubbelklickat på korrekt kodfält. Gå in på fliken Print When i fönstret som har öppnats och kontrollera vilken kod som står i fältet Print Only when expression is true. Här ska det stå g_oTemp.CurrencyID <> oClient.Fields.CurrencyID för att valutabenämningen ska skrivas ut när någon annan valuta än företagsvalutan används. Om du vill att valutabenämningen alltid ska skrivas ut, även när företagsvalutan används på order så tar du bort koden i fältet Print Only when expression is true. I fönstret som öppnas för det nedersta av de två rödmarkerade fälten ska du nu se koden oOrderReport.GetValue( "g_Currency", "CurrencyID", oClient.Fields.CurrencyID, "IsoCode" ) i fältet Expression om du har dubbelklickat på korrekt kodfält. Gå in på fliken Print When i fönstret som har öppnats och kontrollera vilken kod som står i fältet Print Only when expression is true. Här ska det stå g_oTemp.CurrencyID <> oClient.Fields.CurrencyID för att företagsvalutans benämning ska skrivas ut och visas i  tillägg när någon annan valuta än företagsvalutan används. Stäng till sist rapporteditorn och svara Ja till att spara ändringarna. Kontrollera också under Visa – Inställningar – Användare - fliken Inställningar per modul – Rapporter, att det står Företagsrapporter som Standard rapportkatalog. Om det står Gemensamma rapporter så kommer den oredigerade originalrapporten att skrivas ut

Om du behöver ha två olika redigerade versioner av samma rapport får du först redigera företagsrapporter för att importera den sedan till det gemensamma området.   Som alltid rekommenderar vi att du tar en säkerhetskopia på din databas innan du börjar redigera rapporterna   Du gör såhär:   Gå till Arkiv - Databaseverktyg - Gå till systemets datafiler. Låt detta fönster stå öppet. Gå till Visa - Inställningar. Klicka på knappen Rapporter och därefter Rapport/Etiketteditor. Markera rapporten du önskar att redigera och klicka Redigera (CTRL+E). Rapporten öppnas i redigeringsläget. Redigera rapporten så som du önskar och svara ja på frågan om du vill spara ändringarna. Gå tillbaka till fönstret med listan över rapporter, låt den aktuella rapporten vara markerad och klicka på knappen Exportera rapportfil (CTRL+T). Välj katalogen du önskar att exportera rapporten till genom att klicka på den gråa knappen med tre prickar. Bläddra dig fram till systemets datafiler (mappen som du öppnade i punkt 1) och vidare fram till meppen Reports. Klicka på knappen Export och därefter Stäng. Redigera sedan rapporten på nytt enligt förklaringarna i punkterna 2-5. Du har nu möjlighet att välja mellan de två redigerade rapporterna genom att välja antingen Gemensamma rapporter eller Företagsrapporter. OBS! Lägg märke till att gemensamma rapporter kommer att ersättas vid en eventuell uppdatering Du kan också ladda ner ett pdf-dokument om rapportredigering i Mamut genom att klicka på denna länk

Ibland kan man behöva skriva ut originalfakturan på nytt, utan att det står kopia på rapporten. Om du har valt i föregatsinställningar för försäljning och fakturering, att spara PDF kopior vid fakturering så kan du skriva ut dokumentet från dokumentområdet. Gå till Arkiv - Databasverktyg - Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I mappen som öppnas gå till Documents och sedan till Orders   Om du av någon anledning inte hittar originalfakturan på dokumentområdet kan du skriva ut fakturan från order/faktura modulen på samma sätt som du skriver ut en fakturakopia. Du behöver först redigera rapportmallen för att texten "Kopia" inte ska vara med.  Notera att det är olika tillvägagångssätt för detta beroende på om du har redigerat rapporten eller ej.  Om du har redigerat rapporten börjar du med att exportera den innan du gör någon ändring.   Exportera ut din rapport från programmet  Skapa en mapp på skrivbordet som du döper till exempelvis "redigerad rapport". Gå till Visa - Inställningar - Rapport - Rapporteditor. Markera rapporten som ska exporteras och klicka på knappen Exportera rapportfil. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Katalog för att välja vart rapporten ska exporteras till och bläddra dig till den nyskapade mappen. Klicka Export, OK och Stäng.   Redigera rapporten Alternativ A) Dölj texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Dubbelklicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten. Gå till fliken Style och under Color välj vit som färg för foreground (pen). Nu har du kvar koden på rapporten men den kommer inte att visas på fakturan (Om man skriver ut på vit papper). Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas). Alternativ B) Ta bort texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Klicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten Klicka på Delete på tangentbordet. Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas).   Importera tillbaka den redigerade rapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Fil". Då blir fältet under "Filnamn" tillgängligt och du kan klicka på knappen med tre prickar. Här hänvisar du nu till mappen där du sparade din rapport i steg 1 i mappen "redigerad rapport" och markerar filen som heter exempelvis "g_004602.frx". Klicka på knappen Välj och klicka därefter på knappen Import. Nu är det bara att stänga de fönster som är öppnade. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.   Om du inte har redigerat rapporten sedan tidigare Ta bort texten "Kopia" som beskrivet ovan Skriv ut fakturan på nytt När du är klar kan du importera tillbaka originalrapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Gemensamma rapporter". Klicka på Import. Du får ett meddelande om vilket område rapportfilen importeras till. Klicka på OK för att bekräfta. Den redigerade rapporten skrivs över med originalrapporten. Klicka på Stäng för att avsluta. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.

När du börjar arbeta i ett nytt affärssystem ska vanligtvis den ingående balansen registreras. Oavsett om du börjar använda ditt affärssystem i början av räkenskapsåret eller mitt i ett år går det att registrera den ingående balansen (IB). För att den ingående balansen (IB) ska visas på Balansrapporten måste IB verifikatet systemöverföras från det föregående året, dvs vara baserat på föregående års utgående balans. För att detta ska bli korrekt får den ingående balansen inte registreras manuellt i verifikatsregistreringen på det år som den faktiskt gäller utan på det föregående året. Om ditt räkenskapsår startar med år 2018 ska du upprätta räkenskapsåret 2017 som ditt första räkenskapsår, när du skapar den nya företagsdatabasen för att IB ska registreras korrekt. Om du redan har upprättat år 2018 så kan du skapa det föregående året i redovisninginställningarna.   Skapa det föregående året (i detta fall år 2017) Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Klicka på pilknappen till höger om ikonen Ny i verktygsmenyn. Välj Föregående. Svara Ja på frågan om du önskar skapa räkenskapsåret. Registrera ingående balans på 2017 för att 2018 ska bli korrekt Gå till Visa - Redovisning - Verifikatsregistrering. Klicka på kalenderknappen med årtal för att välja år 2017 (det föregående året). Klicka på ikonen Ny för att skapa nytt verifikat. Välj Ver.Typ = Ingående Balans. Välj Ver.datum och Period. Om du till exempel har skapat en ny företagsdatabas med kalenderår och ska lägga in IB per 2018-01-01 kan du nu t ex registrera IB verifikatet på datum 2017-12-31 och period 12. Om du har ett räkenskapsår som startar 2018-05-01 så kan du t ex registrera IB verifikatet på datum 2018-04-30. Det viktiga är att verifikatet blir registrerat på det föregående räkenskapsåret som du upprättat och valt med hjälp av kalenderknappen med årtal innan det nya verifikatet skapades. Börja sedan med att lägga in tillgångarna i debet, på kontona 1000-1999. Notera att konto 1510 Kundfordringar kräver att du specificerar vilken kund bokningen ska ske på. Kundfordringar kan därmed hanteras på två olika sätt: Alla kundfordringarna läggs in som egna verifikatrader för respektive kund. Du anger då konto 1510 och väljer önskad kund. I dialogrutan som visas ska du fylla i fakturanumret. Har du flera fordringar på denna kund så kan du lägga in samtliga fakturanummer separerade med t ex kommatecken. Det är också möjligt att bara skriva "Ingående balans 2018" i fältet Fakturanr. Du avgör själv vad du önskar ange för att få reskontran så rätt och överskådlig som möjligt. Om du har väldigt många kundfordringar, och kanske på många olika kunder så kan du exempelvis upprätta ett eget separat konto utan reskontrafunktion, till exempel 1511 Kundfordringar gamla systemet, och bokföra totalsumman där. Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför inbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken kund som har betalat eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt. Därefter läggs skulder och eget kapital in på kredit, på kontona 2000-2999. Notera att motsvarande tillvägagångssätt för kundfordringar används även för leverantörsskulder 2440 då detta konto också kräver att du specificerar vilken leverantör bokningen ska ske på. Leverantörsskulder kan därmed hanteras på två olika sätt: En verifikatrad per leverantörsskuld (på samma sätt som för kundfordringarna, se ovan) Skapa ett nytt konto utan reskontrafunktion, t.ex. 2441 Leverantörsskulder gamla systemet, och bokför totalsumman av leverantörsskulderna. Notera dock att du själv då måste använda detta konto när du bokför utbetalningarna för dessa fakturor från det "gamla systemet" och du måste även på egen hand hålla översikten över vilken leverantör som du har betalat till eller ej vid sidan av programmet eftersom reskontrafunktionaliteten i programmet inte är aktiv när du gör på detta sätt. När du lagt in IB för samtliga konto överför du verifikatet till huvudboken genom att klicka på ikonen Huvudbok. Det rekommenderas att du lägger in IB som ett verifikat, inte uppdelat på flera IB-verifikat. Det är alltså bättre att redovisa alla IB på verifikat IB1 istället för på IB1 + IB2 + IB3 etc. Om du ändå väljer att dela upp din ingående balans på flera verifikat, var då noga med att alla verifikat balanserar tillsammans för tillgångar och skulder och inte bara enskilt per verifikat.   Överför den inlagda balansen till det nya året Gå till Visa - Redovisning - Överför preliminär Ingående balans. Välj de två räkenskapsår den preliminära ingående balansen ska överföras från och till. I detta exempel 2017-2018. Klicka på OK. Ett IB verifikat upprättas nu på det nya räkenskapsåret och innehåller alla balanskonton med dess saldon som du registrerat enligt ovan. Skriv eventuellt ut Balansrapport, detaljerad för det nya året för att verifiera att balansen är korrekt inlagd. Detta görs genom att gå till Arkiv - Skriv ut, välja Redovisning i vänstra menyn och markera Balansrapport, detaljerad för utskrift. Om du behöver justera den ingående balansen så lägger du in ett nytt verifikat på det föregående året med de ändringar som ska göras. Överför verifikatet till huvudbok och överför sedan en ny preliminär ingående balans mellan räkenskapsåren enligt ovan. Detta kommer då att uppdatera det befintliga IB verifikatet på det aktuella räkenskapsåret, med nya belopp. När du gör ett årsavslut i programmet kommer den utgående balansen för det året som avslutas att fastslås och uppdatera IB verifikatet på nästkommande räkenskapsår med dessa siffror. När årsavslutet är gjort är det året låst och du kan inte lägga in några fler ändringar för att justera den ingående balansen på nästkommande räkenskapsår.   OBS! Du kan också lägga in IB verifikatet i det räkenskapsår som ska bli första räkenskapsår i programmet men då får du ta ut rapporten saldobalans, detaljerad i stället

Om du önskar att fortsätta på nummerserien från tidigare räkenskapsår när du startar det nya året måste du göra inställningar för det i redovisningsinställningarna. I Mamut Business Software är det vanligast att varje ver.typ har en egen nummerserie. Varje nummerserie startar på 1 vid årets början. Detta gör systemet automatiskt när det nya räkenskapsåret startar. Du behöver därmed inte göra något när du startar de olika modulerna i det nya året. Önskar du att nummerserien ska fortsätta från det tidigare året så måste du ändra nummerserierna. Gå till Visa - Inställningar - Redovisning. Välj fliken Redovisningsinställningar och klicka därefter på ikonen Verifikationstypsinställn. och nummerserier. Gå in på fliken Nummerserier. I fönstret som visas anger du det nummer som det nya året ska börja på i kolumnen Första nummer och klickar på OK. Det går att ändra dessa nummer så länge du inte har börjat bokföra med verifikattypen. Inställningen måste därmed göras precis i övergången till det nya året. När det gäller nummerserier som Ordernummer, Fakturanummer och Kundnummer kommer de automatiskt att fortsätta där de har slutat föregående år. Anledningen till detta är att dessa serier inte är knutna mot räkenskapsåret. Om du önskar använda olika nummerserier för varje år kan du ange att nummerserien börjar med årtalet, t ex 20180101.