Användartips för Visma.net ERP

Denna artikeln visar hur man reverserar en leverantörsfaktura och hur man skapar en kreditfaktura och matchar den mot leverantörsfakturan.    Gå till ‘Leverantörsfaktura’ (ScreenId=AP301000). Välj rätt faktura Välj ‘Åtgärder - Reversera' En Kreditfaktura har skapats. Skriv en beskrivning i fältet beskrivning Tryck på ‘Frisläpp’   Matcha kreditfaktura mot faktura   Gå in på ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) och välj Typ - Kreditfaktura Välj rätt löpnummer Från betalningsrader med ‘+’ Välj faktura som ni vill matcha kreditfakturan med. Frisläpp  

Denna artikeln förklarar hur ni hanterar en återbetalning från en leverantör och hur ni kopplar den mot en kreditfaktura.   Ni kan hantera återbetalningen genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) eller Behandla Kundinbetalningar (ScreenId=AR305000) om ni kör med Autopay. Man hanterar en återbetalning genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000), här skall ni välja typ 'Återbetalning leverantör'. Lägg till datumet, perioden och leverantören. Gå ner på betalningsmetod. Här kan ni inte använda en betalningsmetod som man använder med Autopay betalningar. Oftast används som betalningsmetod 4 eller 5. Lägg också till en referens på betalningen. På betalningsrader väljer ni ‘Kreditnota’ och väljer kreditnotan som gäller. Till sist lägger ni Betalt belopp och trycker på ‘Frisläpp’, då kopplas betalningen och kreditnotan mot varandra och betalningen är frisläppt i systemet.   Hantera inkommande betalningar Ni kan importera återbetalningar genom ‘Behandla Kundinbetalningar’ (ScreenId=AR305000) Välj ‘Skapa post’ och ticka in ‘Skapa’ Välj ‘Leverantörsreskontra’ som Modul och rätt leverantör Hämta poster och välj kreditfakturan Spara Behandla för att bokföra återbetalningen OBS ni får felmeddelande att fakturanr ‘X’ kan inte hittas. Det behöver man inte bry sig om.          

I denna artikel går vi igenom hur man skickar e-post i Visma.net ERP. Hur man sätter upp e-postkonton i systemet förklarar vi här.   På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Gå till t.ex. Meny - Order - Transaktioner - Försäljningsordrar (SO301000) Välj en order som du vill skicka via e-post. Tryck på Åtgärder - Skicka med e-post   Då kommer den upp i Väntande e-post (SM507000). Där kan man välja vilka e-post som ska skickas ut och trycka på Behandla eller skicka ut alla genom att trycka på Behandla alla   En annan möjlighet är att skicka ut e-post i Skicka och ta emot e-post (SM507010). Under Åtgärder väljer man om man vill skicka, hämta eller både skicka och hämta alla mail.     Alla e-post i Visma.net ERP hittar man under Alla e-postmeddelanden (CO409070). I olika flikar kan man se utgående, inkommande, misslyckade och arkiverade e-post.    

I Visma.net Financials har ni möjlighet att skapa fakturor, spara och ta bort dem. Ingenting bokförs innan man trycker på Frisläpp. När ni skapar en faktura får den sitt eget fakturanummer. Om ni tar bort en faktura som har blivit uppdaterad, alltså har sitt eget fakturanummer, är det viktigt att ni ändrar nummerserien manuellt, då det inte händer automatiskt.   Hur vet man att man har hål i nummerserien? Ni kan hitta hål i fakturanummerserien genom att sortera fakturorna enligt fakturanummer.   Steg 1: Gå in på Kundfakturor (ScreenId=AR3010PL) som finns under Kundreskontra - Transaktioner. Tryck på fakturanummer så att de sorteras.     Steg 2: Hitta vilket fakturanummer som saknas från listan. Gå in på Nummerserier (CS201010) under Meny - Inställningar - Egenskaper. Välj ARINVOICE (utgående faktura) eller APBILL (inkommande faktura)     I kolumnen Senast tilldelade numret lägger man in numret som man vill ändra. T.ex. i bilden är den senaste fakturan 101001. Vi säger att 101000 saknas, då lägger man in 100999 som senaste nummer. Programmet låter inte er att ha samma nummer på två olika fakturor så den hoppar alltid till det nästa lediga numret.  

I vissa fall är det önskvärt att man kan reversera en matchning. En sådan situation kan vara t.ex. att en betalning har blivit matchad med fel faktura.   Processen att reversera matchningar är nästan lika för både kund- och leverantörsverifikat. Skillnaden är att leverantörsverifikat måste alltid ha en motpost när man sparar. Det går alltså inte lämna verifikatet Öppet som det går med kundverifikat.   På bilden nedan från Kundinbetalningar (ScreenId=AR302000) som ni kan hitta under Kundreskontra - Transaktioner - Kundinbetalningar, kan ni se att Reversera motpost finns under fliken Historik. Kom ihåg att klicka på Spara och Frisläpp efter ni har gjort reverseringen.   Matchningen blir reverserad och den reverserade linjen visas i historiken. Status på betalningen blir Öppen igen.   Efter reverseringen ändras fakturans status till Öppen och den är redo för att matchas mot en annan betalning.    

  Skanningstjänst är ett nyttigt verktyg, men det finns några begränsningar som man bör vara medveten om. En av begränsningarna är att tjänsten inte stöder rad skanning. Skanningen tolkar alltså inte fakturarader eller öresavrundning, endast totalbeloppet på fakturan blir tolkad. Totalbeloppet visas som en fakturarad nere på fakturan i Financials. Om totalpriset på fakturarader/-na skiljer sig från totala beloppet men kompenseras via öresavrundning, kommer kostnaden därför att visas med fel summa. OBS totalbeloppet laddas in med samma summa.   På exemplet under blev kostnaden läst in som (3312,30). Om du ändrar kostnaden till rätt belopp (3312,34), kommer det utestående beloppet (beräknat av Financials) att vara annorlunda än bruttobeloppet.       Gör man detta måste man också lägga in avrundningen som står på fakturan. OBS Avrundningen som reducerar beloppet, läggs in som ett positivt värde.         Vi rekommenderar att alla leverantörer skickar elektroniska fakturorna direkt. På så sätt läses raderna och öresavrundningen korrekt.   Från version 8.11 finns det också möjlighet att beräkna netto utifrån momsbeloppet. Ni kan läsa mer om detta här: Skannade fakturor: Beräkna netto utifrån momsbeloppet (Ver 8.11)