Brukertips i Mamut One

Hver enkelt bruker kan i Brukerinnstillinger i aktivitetsmodulen selv bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut for egen bruker

Måten navn og adresser kommer frem på i de forskjellige rapportene kan redigeres etter eget ønske.

Ved eksport blir kontakter eksportert slik at de kommer som nye kontakter i Outlook med firmanavn som navn. Hvis det ligger en kontakt i Outlook fra før som skal oppdateres må denne være eksportert fra Mamut for at Mamut skal gjenkjenne den.

I Mamut blir alle kontakter registrert i én tabell, slik at alle leverandører blir tildelt både et kontaktnummer og et leverandørnummer.

Opprettelse av nytt land i Mamt gjøres under menyvalget Vis - Innstillinger - Andre innstillinger - Landregister.

Sikkerhetskopiering i Mamut fra og med versjon 12 er forskjellig fra tidligere versjoner. Se denne artikkelen for detaljer. Det er en del forskjellige situasjoner som kan oppstå i forbindelse med sikkerhetskopiering. Her er en liste av de vanligste: Sikkerhetskopiering feiler ved oppgradering med feilmelding 1098 Sikkerhetskopiering ved avslutning av Mamut feiler uten beskjed om hvorfor MDatatools gir beskjed om at den ikke finner eller får tilgang til SQL Server Sikkerhetskopiering feiler med beskjed om ingen tilgang til banen \\....\<filnavn> Sikkerhetskopiering feiler med beskjed om kan ikke skrive til midlertidig delt mappe Mdatatools vil ikke starte og det kommer en feilmelding fra Windows Her er noen av årsakene med løsning: Brannmur I Mamut fra og med versjon 12 utføres all sikkerhetskopiering av programmet Mdatatools. Dette programmet kan bli stoppet av brannmur da det blir startet direkte av Mamut og må ha tilgang til nettverket for å kontakte SQL-serveren. Løsningen er å åpne brannmur på maskinen og gi både Mamut.exe og Mdatatools.exe full tilgang til nettverket og Internett. Antivirus Siden Mdatatools blir startet automatisk av Mamut ved sikkerhetskopiering fra inne i Mamut blant annet ved oppgradering, vil noen antivirusprogrammer sperre det fra å starte. Det er viktig å oppdatere virusdefinisjonene i antivirusprogrammet ofte. Installer også siste versjon av Mamut. Hvis antivirusprogrammet sperrer Mamut fra å ta sikkerhetskopi, er ofte løsningen enten å utelate Mamut.exe, Mdatatools.exe og Idatatool.dll fra all skanning eller å sette at Mamuts programfilmappe med alle undermapper skal utelates. Sjekk også at antvirusprogrammet ikke har satt noen av Mamuts filer i karantene. Hvis dette har skjedd, må filene gjenopprettes eller returneres fra inne i antivirusprogrammet. Om dette ikke løser problemet, må alle Mamuts filer utelates fra skanning og Mamut reinstalleres. Tilgang til å lese filer i Mamuts dokumentområde Ved sikkerhetskopiering skal Mamut ta med dokumentområdet om dette ikke er valgt bort i oppsettet for sikkerhetskopien. Hvis filer enten er sperret for tilgang eller er låst av andre brukere, kan sikkerhetskopieringen stoppe på disse filene. Løsningen er å gi alle tilgang til filene og eventuelt restarte maskinen der filene er lagret. Se denne artikkelen for hvordan resette rettigheter på Mamuts dokumentområde. Tilgang til å opprette filer i Mamuts dokumentområde Deler av Mamuts sikkerhetskopiprosess utføres av SQL-tjenesten på server som kjører med sitt eget brukernavn i Windows. Dette brukernavnet må ha full tilgang til Mamuts dokumentområde. Sett gjerne at alle brukere skal ha alle tillatelser til dokumentområdet. Se denne artikkelen for hvordan resette rettigheter på Mamuts dokumentområde. Stien til dokumentområdet kan finnes i Mamut ved å gå inn på Vis - Innstillinger - Andre innstillinger - Andre programmer. Sikkerhetskopiering når man sitter på maskinen som server, vil benytte en lokal mappe i brukerprofilen i Windows. Derfor vil ofte sikkerhetskopiering fungere på server selv om det feiler fra en arbeidsstasjon. Stien til Mamuts dokumentområde er satt opp med en nettverksstasjon Mange bruker oppkoblede nettverksstasjoner for lettere tilgang til delte mapper i nettverket. Dette vil stoppe Mamuts sikkerhetskopiering da SQL-tjenesten på server kjører med sitt eget brukernavn som ikke har tilgang til disse nettverksstasjonene. Stien til dokumentområdet kan finnes i Mamut ved å gå inn på Vis - Innstillinger - Andre innstillinger - Andre programmer. I en flerbrukerløsning anbefales det å benytte en universell sti (f.eks. \\Server\...\Mamut\System000X) . Sikkerhetskopiering når man sitter på maskinen som server vil benytte en lokal mappe i brukerprofilen i Windows. Derfor vil ofte sikkerhetskopiering fungere på server selv om det feiler fra en arbeidsstasjon. .NET på maskinen er skadet Mamuts program for sikkerhetskopiering er skrevet i og benytter .NET Framework 4.0. Om .Net på maskinen er skadet, må denne reinstalleres. For å gjøre dette må .Net avinstalleres fra kontrollpanelets oversikt over installerte programmer. Versjonen med høyest nummer må avinstalleres først og så nest høyeste nummer, etc. Etter avinstallasjonen kan installasjonsprogrammet for Mamut startes og dette vil automatisk reinstallere .NET 4.0. Dersom alt annet feiler Bla til mappen Datatools under Mamuts programfilmappe, og start programmet Mdatatools.exe. Logg inn med brukernavn og passord for en superbruker i Mamut, og gå til fanen Logg. Klikk der på knappen nede til venstre med navn Eksporter feillogg. Send så denne loggfilen til Mamut Supportsenter.

Ytelsesbasert En ytelsesbasert pensjonsordning er en tjenestepensjonsordning som gir en avtalt pensjonsutbetaling til de ansatte ved pensjonsalder. Pensjonen fra bedriften fastsettes slik at folketrygd og pensjon til sammen utgjør en viss prosent av sluttlønnen. Arbeidsgiver får inntektsfradrag for premier betalt til en ytelsespensjonsordning dersom ordningen tilfredsstiller kravene myndighetene har stilt. I privat sektor fremkommer disse kravene i lov om foretakspensjon. Innskuddsbasert En innskuddsbasert pensjonsordning er en ordning der innbetalingen er fast og kjent, mens pensjonen er usikker. Pensjonen vil avhenge av innbetalingene og avkastningen av de innbetalte pensjonspremiene. De største forskjellene: - Ytelsesbaserte ordninger kan bare tegnes i et forsikringsselskap. - På ytelsesbaserte ordninger er ytelsen gitt, mens premien varierer med alder og kjønn. - Kun innskuddsbaserte ordninger gir den enkelte ansatte mulighet til å velge hvordan pensjonsmidlene skal investeres. - Innskuddspensjon bygger på prinsippet om at det er årlige innskudd som avtales, i stedet for den endelige pensjonen som en andel av sluttlønn, slik tilfellet er i ytelsesbasert pensjonsforsikring.   Dersom du skal føre ytelsesbasert tjenestepensjon i Mamut, klikk her Dersom du skal føre innskuddsbasert tjenestepensjon i Mamut, klikk her            

Noen ganger kan brukere oppleve at de ikke kan åpne filer fra Mamuts dokumentmodul selv om de ligger i korrekt mappe i dokumentområdet og kan åpnes via Windows Utforsker. Symptomene er at man kan åpne filer av en filtype men ikke en annen selv om filene ligger i samme mappe.

Det er gjort noen endringer i kommuneregisteret fra 2017 til 2018, som dessverre ikke rakk å bli med i den siste versjonen av Mamut, f.eks har mange Trøndelagskommuner fått nytt nummer. Vi har derfor laget en systemoppdatering som vil rette dette, for de av våre kunder som ønsker/har behov for et oppdatert kommuneregister. 

Iblant kan det finnes behov for å skrive ut originalfakturaen på nytt, uten ordet Kopi på utskriften.

Ved føring av fri bil i Mamut har du full historikk over alle bilene som blir lagt inn på de enkelte ansatte, og du kan legge inn ubegrenset med firmabiler. Tabellen nedenfor viser satser for 2017.

Dette kurset gir deg en gjennomgang av alle de viktigste elementene og funksjoner i programmet. Vi gjør det enklere for deg å komme i gang og lærer deg å effektivisere din bruk og utnyttelse av programmet. Kurset passer for alle som skal starte opp med programmet eller som nettopp har tatt programmet i bruk.   Du kan enkelt bytte mellom de ulike kapitlene i videoen ved å benytte menyen oppe i venstre hjøren i videoen Kapitel 1 - Introduksjon Kapitel 2 - Skrivebordet Kapitel 3 - Firmainnstillinger Kapitel 4 - Brukerinnstillinger Kapitel 5 - Hvordan komme i gang Kapitel 6 - Rapporter Kapitel 7 - Avslutning                        Trykk på Play-ikonet for å starte kurset!      Vi har en rekke andre relevatne kurs for deg som Mamut kunde. Du vil finne alle om du går til www.visma.no/kurs Noen utvalgte annbefalinger:   Regnskap i Mamut  Dette er kurset for deg som vil lære: • Å bokføre bilag i bilagsregistrering  • Hva en reskontro er, og hvordan den brukes • Enkel avstemming av hovedbokskonto og avgiftsoppgaven   Grunnkurs Lønn Dette er kurset for deg som vil lære: • Enkel registrering av ansatte • Effektiv lønnsregistrering • Full oversikt på dine ansatte   CRM, salg og innkjøp i Mamut Dette er kurset for deg som vil lære: • Å følge opp kundene dine på en bra måte • Effektivt sende tilbud/ordre til dine kunder • Kontroll på innkjøp og lager     

Med Office365 Small Business Premium og Enterprise E3 får du tilgang til å laste ned Microsoft Office Professional Plus. I denne pakken ligger blant annet SkyDrive Pro. Dette er et verktøy for blant annet å organisere dokumenter og kontakter på din lokale maskin. I tillegg gir den sømløs integrasjon mellom dine lokale Office-programmer og din Sharepoint.

Hvis du ikke har gitt tilgang til en gruppe sendere for en distribusjonsgruppe, vil avsender få en slik feilmelding:

Med kontotilkobling kan du koble en Hotmail-, Yahoo! Mail- eller Gmail-konto til din Office 365-konto. Når du har opprettet en tilkobling, kan du bruke Outlook Web App for å sende e-post fra e-postadressen for den andre kontoen og se e-post som sendes til den andre kontoen. Hvis du kobler til en annen konto enn en Hotmail-konto, må du kontrollere at du har aktivert POP- eller IMAP-tilgang fra kontoen før du oppretter tilkoblingen.

Domener Behov for et domenenavn DNS-administrasjon i forbindelse med overføring av domene til MyMamut Mamut ID og myMamut Hvordan opprette Mamut ID? (ink. video) Hvordan legger jeg til nye brukere av Office 365? (ink. video) Exchange Online / Outlook Hvordan opprette et alias for min E-post? Hvordan opprette en distribusjonsgruppe? Jeg får feilmelding når jeg sender til min distribusjonsgruppe Slik setter du opp din Exchange-konto i Outlook Hvordan migrere gammel e-post og data fra Outlook 2010 til Office 365? Hvordan kan jeg knytte mine eksisterende POP eller IMAP-kontoer til Office 365? SharePoint Online Hvordan invitere eksterne brukere til SharePoint Hvordan koble til SkyDrive Pro (tidligere SharePoint Workspace)?  Microsoft Office Desktop Apps Hvordan laste ned og installere Microsoft Office Professional Plus (Office 365)?  Troubleshooting Office 365 Troubleshooting Tool Office 365 Tools and Diagnostics  (Engelsk) Troubleshooting Office 365 Desktop Setup (Engelsk, video)

Med Office365 P1 har du ikke tilgang til en lokal installasjon av Office Proffesional Plus, men om du har en lokal installasjon av Office fra før, ønsker du kanskje å lagre i skyen også fra den. Dette er mulig selv om du ikke har Sharepoint Workspace. Måten å gjøre dette på er å koble en nettverksstasjon til ditt dokumentområde på Sharepoint.

I forbindelse med Finanstilsynets skjema KRT-1175 IKT-Risiko, som alle autoriserte regnskapsførerselskaper skal fylle ut (ref. http://www.finanstilsynet.no/no/Artikkelarkiv/Brev/2015/Tematilsyn-2015---IKT-risiko-i-regnskapsforerselskaper/) har Visma Mamut AS utarbeidet denne artikkelen for hjelp til utfylling. Vær oppmerksom på veiledningens punkt om dette her: http://www.finanstilsynet.no/Global/Ekstern%20regnskapsf%C3%B8ring/Tilsyn%20og%20overv%C3%A5king/Tilsyn/Vedlegg_til_tematilsyn_2015.pdf Vi har valg å berøre/kommentere kun de punkter som har med utkontraktering av IKT-virksomhet å gjøre: Punkt 4 og 7 med utvalgte underpunkter (de underpunkter som ikke er beskrevet er utenfor Mamut Application Hosting). 4.2 Gjelder utkontrakteringsavtalen(e)                 4.2.1 lagring av regnskapsførerselskapets oppdragsdokumentasjon? Svar: Nei. Begrunnelse: Regnskapsfører velger selv om oppdragsdokumentasjon med sine klienter skal lagres på Mamut Application Hosting eller ikke. Avtalen mellom Visma Mamut AS og kunden/regnskapsfører omfatter ikke denne oppdragsdokumentasjonen. 4.2.2 lagring av oppdragsgivers regnskapsmateriale? Svar: Ja, men når det kommer til fysisk regnskapsmateriale (scannede filer etc) er dette opptil hver enkelt regnskapsfører å velge (som punkt 4.2.1) Referanse til avtale: Punkt 1 avsnitt 4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.2.2.1  Hvilke(n) leverandør(er) benyttes: Visma Mamut AS.                 4.2.3 drift av IKT-systemer? Svar: Ja. 4.2.3.1  Hvilke(n) leverandør(er) benyttes: Visma Mamut AS. 4.3 Innebærer utkontrakteringen at eksterne får tilgang til:                 4.3.1 taushetsbelagt informasjon? Svar: Ja/Nei Begrunnelse: Dette avhenger av om regnskapsfører/kunde blir lagt taushetsbelagt informasjon på serverne. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 4 under Generelle bestemmelser.                 4.3.1 personopplysninger? Svar: Ja Begrunnelse: Opplysninger om brukerne av tjenesten samt ansattregister i Mamut innebærer personopplysninger. 4.4 Foreligger det skriftlig avtale med leverandøren(e) Svar: Ja. Referanse til avtale. 4.5 Har regnskapsførerselskapet tilstrekkelig kompetanse til å vurdere sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav ved inngåelse og oppfølging av utkontrakteringsavtalen? Dette er regnskapsførerens vurderinger. 4.6 Inkluderer beslutningen om utkontraktering en vurdering av om leverandøren har:                 Dette er regnskapsførerens vurderinger. 4.7 Gir utkontrakteringsavtalen(e) regnskapsførerselskapet rett til:                 4.7.1 innsyn i den utkontrakterte virksomheten? Svar: Nei. 4.7.2 - kontroll med den utkontrakterte virksomheten? Svar: Nei. 4.7.3 å kreve at det iverksettes tiltak for å sikre at systemet ivaretar sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav som gjelder for regnskapsførerselskapet? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.1 avsnitt 2 samt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.8 Sikrer utkontrakteringsavtalen(e) at Finanstilsynet kan gis tilgang til alle opplysninger som er nødvendig for tilsynet med regnskapsførerselskapet?:                 Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 3 siste setning under Generelle bestemmelser. 4.9 Avtaleklausuler om taushetsplikt 4.9.2 - Gir utkontrakteringsavtalen(e) regnskapsførerselskapet rett til: 4.9.2.1 - bekreftelse, minst årlig, på at taushetsbelagt informasjon er behandlet i samsvar med avtalen? Svar: Nei. 4.9.2.2 - løpende informasjon om hvilket land opplysningene oppbevares i? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.3 under Tjenesteavtale Internettløsninger.   4.9.2.3 - taushetspliktlovgivningen i det aktuelle landet? Svar: Nei. 4.9.2.4 - avtaleparten benytter underleverandører og opplysninger som er underlagt regnskapsførerselskapets taushetsplikt overlates til disse? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger.   4.9.2.5 - oppsigelsesrett dersom avtaleparten benytter underleverandører og opplysninger som er underlagt regnskapsførerselskapets taushetsplikt overlates til disse? Svar: Ja. Merknad: Generell oppsigelsesrett. 4.9.3 - Pålegger utkontrakteringsavtalen leverandøren en plikt til å varsle regnskapsførerselskapet dersom taushetsbelagt informasjon kommer på avveie? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 5 under Generelle bestemmelser. 4.10 Behandling av personopplysninger 4.10.1 - Har regnskapsførerselskapet inngått databehandleravtale med leverandøren? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 5 under Generelle bestemmelser. 4.11 Avtaleklausuler om endringer 4.11.1 - Sikrer utkontrakteringsavtalen(e) at regnskapsførerselskapet på forhånd gjøres kjent med endringer som leverandøren gjør? Svar: Nei/Ikke alle. Referanse til avtale: Punkt 12 under Generelle bestemmelser. 4.11.2 - Kan regnskapsførerselskapet si opp utkontrakteringsavtalen(e) før utløp dersom endringene gjør at regnskapsførerselskapet ikke kan ivareta sine plikter etter lov eller oppdragsavtaler? Svar: Ja. Merknad: generell oppsigelsesrett. 4.12 Avtaleklausuler om oppbevaring og tilgang 4.12.1 - Dersom det følger av oppdragsavtalen at regnskapsførerselskapet skal oppbevare oppdragsgivers regnskapsopplysninger med kontrollspor, og oppbevaringen utkontrakteres, sikrer da utkontrakteringsavtalen tilgang til opplysningene i hele oppbevaringsperioden? Svar: Ja. Begrunnelse: Frem til oppsigelse av kontrakt. Da er regnskapsfører selv ansvarlig for å kopiere disse dataene for videre oppbevaring. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.12.2 - Dersom det følger av oppdragsavtalen at regnskapsførerselskapet skal oppbevare oppdragsgivers bilag, og oppbevaringen utkontrakteres, sikrer da utkontrakteringsavtalen tilgang til bilagene i hele oppbevaringsperioden? Svar: Ja. Merknad: Dersom bilag lagres på server frem til oppsigelse av kontrakt. Da er regnskapsfører selv ansvarlig for å kopiere disse dataene for videre oppbevaring. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.12.3 - Sikrer utkontrakteringsavtalen(e) tilgang til regnskapsførerselskapets oppdragsdokumentasjon i hele oppbevaringsperioden? Svar: Ja. Merknad: Dersom oppdragsdokumentasjon lagres på server frem til oppsigelse av kontrakt. Da er regnskapsfører selv ansvarlig for å kopiere disse dataene for videre oppbevaring. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger.   4.12.4 - Inneholder utkontrakteringsavtalen(e) opphørsklausuler som særlig regulerer: 4.12.4.1 - urettmessig endring, herunder sletting? Svar: Nei. 4.12.4.2 - urettmessig tilgang? Svar: Nei. 4.12.4.3 - mulighet for enkel gjenfinning? Svar: Nei. 4.12.4.4 - lesbarhet og mulighet for etterkontroll? Svar: Nei. 4.12.4.5 - mulighet for utskrift på papir ved elektronisk oppbevaring? Svar: Nei. 7. Drift og vedlikehold av IKT-systemer 7.2 - Dekker retningslinjene eller eventuell utkontrakteringsavtale: 7.2.1 - sikkerhetskopiering? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 7.2.2 - tilbakelegging av data? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 7.2.3 - oppdatering av programvare? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Mamut Serviceavtale. 7.2.4 - oppdatering av virusprogramvare? Svar: Ja. Se egen supportartikkel som skal lages. 7.2.5 - sletting av tilgang til IKT-systemene ved opphør av ansettelsesforhold? Svar: Ja/Nei. Begrunnelse: Dette gjennomføres selv i myMamut hvor man legger til og fjerner brukere. 7.2.6 - at IKT-systemene til enhver tid ivaretar sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 7.2.7 - at eventuelle utkontrakteringsavtaler til enhver tid ivaretar sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger.

Opprettelse av nye brukere av Office365 skal gjøres i myMamut, IKKE i Microsoft Online Portal.Se opplæringsvideo her

Hvis du har behov for en eller flere adresser til din organisasjon som skal gå til en gruppe ansatte, kan du opprette en såkalt Distribusjonsgruppe. Du kan også opprette en gruppe om du ønsker et alias til din e-postadresse som du også kan sende fra.