Brukertips i Visma Contracting

I Visma Dokumentsenter 15.00 og nyere er det nå en innebygget pdf-leser og printer-løsning. Dette fungerer utmerket på dokumenter lagret som PDF'er, slik som faktura som kommer fra Autoinvoice og PDF'er man legger inn i Dokumentsenter manuelt.   Faktura som kommer fra Autofakt i Visma Contracting har ikke en pdf-visning og pga dette vil ikke denne innebygde printer-løsningen fungere.   For å skrive ut en Autofakt-faktura så må man nå merke fakturaen/dokumentet i visningsvinduet. Så trykker man på "Fil" => "Skriv ut dokument".     Da vil man få mulighet til å skrive ut Autofakt-fakturaen til papir eller til en valgt pdf-skriver.  

Innstillinger som må gjøres i Visma Contracting hvis det er ønskelig og klargjøre ordre før fakturering.

I noen tilfeller kan utskriften stoppe opp og man vil kunne få et heng under fakturering da kan man forsøke følgende: Bunten skal bli liggende og må oppdateres ( vil da bli liggende inne i bilagsreg under Ikke oppdatert status )       Så må man reprinte fakturaene som ikke er sendt.. Anbefaler å gå inn på Fakturering => Spørring => Faktura og se der.. Dette kan du sjekke FØR man oppdaterer bunten.     De som det ikke er fakturaperiode på må reprintes.. der ser man hvilke som har fått faktura periode og ikke. De som ikke ligger med fakturaperiode,  vil  få fakturaperiode NÅR man oppdaterer bunten.

I dette tipset viser vi hvordan du kan kjøre ut en kundeliste til excel med informasjon   Man kan lage seg et nytt kundeutvalg 🙂 Hvis du går på Regnskap - Kunder - Kundebehandling trykk på Nytt utvalg her nede     når du kommer inn i dette bildet , trykk F6 i felt nummer og hent opp feltene du ønsker å ha med     Hent da opp feltene du ønsker å ha med     deretter esc, da er det opprettet et nytt utvalg     Denne listen kan da tas til excel😊      

I noen tilfeller ( f.eks sommer ) så kan det være at noen ønsker og legge inn en tekst på lønnslippen.   Dette kan gjøres på følgende måte:   Når du har kjørt en lønnsberegning, gå deretter inn på Lønn – utlønning – lønnslipper Når du kommer inn i dette bildet, gå da på knappen <tekst>   Da kommer dere inn i dette bildet   Her skriver dere inn teksten dere ønsker å legge inn Deretter flytter dere lønnstakerne dere ønsker skal få denne teksten fra venstre til høyre kolonne ved å benytte piltasten i midten. Klikker dere ut av dette bildet og sender lønnslipper som vanlig Da vil dere se øverst på lønnslippen at denne teksten har kommet med på lønnslippen

Det er nå kun lønnsansvarlig som kan endre i rutine for feriepenger under        Det er da viktig at den brukeren som skal ha mulighet for å gjøre endringer her er haket av for Lønnsansvarlig under brukere. Logg inn som systembruker, gå deretter på      Finn deres bruker, og sørg for at det er hake her:      

  Hva skjer når begge feltene er fylt ut og det er huket av for faktura på e-post? Adressen som står i feltet «e-post faktura» brukes.   Hva skjer når bare e-post adresse er fylt ut? Faktura sendes til denne adressen.   Hva skjer nå bare e-post faktura er fylt ut Faktura sendes til denne adressen.   Hva betyr det når man huker av e-post til AI ? Blir faktura sendt kun til e-post da eller både e-post og nettbank/EHF? (hvis mobil/org.nr er utfylt) Når man huker av for "Epost- til AI" så sender Contracting med epostadressen til Autoinvoice. Hvis fakturaen ikke går til nettbank eller VIPPS så vil da fakturaen sendes til denne epost-adressen.   Hvorfor er det to ruter for avhukninger for e-post / faktura på papir ? Fakturaen går rett til print hos NETS uavhengig av om det er lagt inn mobiltelefonnummer og epostadresse sendes med til AI.   Faktura sendes som epost fra Visma Contracting selv om det er satt opp Visma Autoinvoice. Dvs at fakturaen aldri sendes til Autoinvoice.   Faktura skrives ut på printer fra Visma Contracting selv om det er satt opp Visma Autoinvoice. Dvs at fakturaen aldri sendes til Autoinvoice.     Hva er forskjellen mellom privatkunder og bedriftskunder når det kommer til å sende fakturaer til Visma Autoinvoice? Forskjellen mellom privatkunde og bedriftskunde er at på privatkunder er det mobiltelefonnummeret som bestemmer om fakturaen går til nettbank/VIPPS. På bedriftskunder er det orgnummeret som brukes.

Det er kommet et forslag om endring i arbeidsgivers lønnsplikt fra 15 til 2 dager. Dette er foreløpig ikke lovfestet, slik at det fortsatt vil være 15 dager som gjelder.   Følg med på nyheter og på NAV sine sider for å holde dere oppdatert. Legger ved en link til NAV: Permitteringer-som-følge-av-koronaviruset   Bedriften skal betale antall lønnspliktige dager, de resterende dagene skal betales av NAV   Legger ved forslag til lønnsarter dere kan benytte ved registrering av lønnspliktige dager. LØNN UNDER PERMITTERING Timelønn LØNN UNDER PERMITTERING Fastlønn   Lønn under Permittering Timelønn Behandlingsregler: *Disse avkrysningene som er haket av under Danner grunnlag for, er kun et eksempel hos oss. Dette er noe dere må ta stilling til hva som skal benyttes hos dere.   Styrekoder: *Anleggsartene er kun også et eksempel hos oss, dere kan ha andre   Koder: *Konto er også kun et eksempel hos oss.     Lønn under Permittering Fastlønn Behandlingsregler *Disse avkrysningene som er haket av under Danner grunnlag for, er kun et eksempel hos oss. Dette er noe dere må ta stilling til hva som skal benyttes hos dere.   Styrekoder:   Koder: *Konto er kun et eksempel hos oss     Fraværsregistrering:   Følgende skal føres i fraværsregistrering EKS: Om en av deres ansatte er permittert f.eks fra 16.03-2020 til 31.03.2020 Skal dette føres slik i fraværsregistreringen     Her skal dere benytte kode 10 for Permittering   Her velger dere % satsen deres lønnstaker er permittert   Her huker dere av for A-melding   Send A-melding nå uansett hvor lenge deres lønnstaker er permittert slik at NAV og Altinn mottar dette. Sørg for å fylle ut nødvendige skjemaer i forhold til permittering.    I Contracting kan man ikke sende inn kun startdato, selv når man ikke vet hvor lenge permitteringen/permisjonen varer. Man må derfor sette en startdato og en sluttdato på registreringen, men dersom det viser seg at den går videre må sluttdato endres i Fraværsregistreringen før man sender A-melding.  Permisjonen skal rapporteres så lenge sluttdato ikke er nådd og det er siste innmeldte dato som gjelder (det gjelder både start- og sluttdato).   Det skal kun rapporteres på en linje, selv om permitteringen går over flere måneder.        

Logg inn som systembruker, gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger:     Gå deretter videre inn på fanen OCR - innbetaling     Hoved-klient er den klient som er registrert som datamottaker hos NETS. (Gjelder kun for klient-system). Datamottaker er ID for det firma som mottar data fra NETS.   Avtale-Nr må registreres på alle klienter som benytter NETS.   Dataområde hvor filer fra NETS blir lagret før behandling i VISMA i Contracting . (Kan ikke være det samme som VC's dataområde.)   Programkall for å hente filer NETS. Benyttes sjelden i dag siden filene som oftest hentes via nettbank.   Returkommando for behandling av mottatt(e) fil(er). Dette gjøres med en s.k. batch-rutine og standard navn på den er "FraOCR.bat". NB! Filen som behandles i VC har som regel navnet TBOC0001.DAT og være plassert i dataområdet som er registrert.   Fast bilagsart. Oppdatering av innbetalinger fra NETS benytter bilagsart for Remittering/OCR under faste bilagsarter. NB! Husk å henvise arten til egen nummerserie, da bilagsnummer for postering av innbetalinger hentes herfra.   KID må ha Modulus 10 med 12 siffer inkl. kontrollsiffer. Kundeenhetsid`n for Contracting i Nets for OCR-avtaler er 00111355. Dette vil også gjelde OCR-filen. Vi benytter ikke Automatisk nedlasting.       Er det ønskelig med bistand til oppsett av OCR inkludert filstier i bank etc, så kan en bestille konsulentbistand for dette. Det kan gjøres ved å sende en mail til contractingkonsulent@visma.com          

I versjon 14.10 av Visma contracting er det en endring i hvordan søke opp faktura. Gå inn på Når du da kommer inn i dette bildet, klikk så i kolonnen for FakNr slik at kolonnen ser slik ut: Deretter velger dere F6, da kan det søkes på fakturanummer  

Antall bytes mottatt IKKE lik antall bytes i overføringsfil! Denne meldingen kan komme under prisinnlesing fra Grossist.

Dere kan oppleve at alle fakturaer dere reprinter som skal gå til Autoinvoice blir avvist med følgende feilmelding:     Da må dere logge dere på autoinvoice.visma.com med brukernavn og passord. Gå så til ‘Innstillinger’ => ‘Sende fakturaer’. Fjern så haken som står på ‘Stopp duplikate fakturanummer’.     Dette gjelder altså kun når man får denne feilmeldingen på ALLE reprint mot Autoinvoice.

Fargene i spørring faktura er:   Grønn : Ikke forfalt, ikke betalt Blå : Betalt, rest = 0 Rød: Forfalt, ikke fullt betalt   Andre farger er pga. at aktuell linje er i fokus (Gul) som medfører at tekst må endre farge for å bli synlig:   Svart: Egentlig en blå linje hvor man har satt linjen i fokus med gul farge. (Ser svart ut pga. gul bakgrunn).   Heltrukket grønn med blå tekst: Grønn linje, hvor man har satt linja i fokus med gul farge (gjør at teksten synes bedre enn grønn tekst på gul bunn).   Heltrukket rød med blå tekst: Rød linje, hvor man har satt linja i fokus med gul farge (gjør at teksten synes bedre enn rød tekst på gul bunn).

Beskrivelse av hva som skal til for å få overført riktig produktnummer fra VDC (Visma Document Center) til pakkseddel på ordre i Visma Contracting, og ikke kun få inn varenummer 10020   Vedlagt følger en beskrivelse av hva som skal til for å få overført riktig produktnummer/varenummer fra VDC (Visma Document Center) til pakkseddel på ordre i Visma Contracting, og ikke kun få inn varenummer 10020. I VDC (Visma Document Center) har man mulighet for å legge inn et produktnummer på linjene, men da må de finnes i vareregisteret til denne leverandøren/grossisten i Contracting. Hvis man ikke har produktnummer på linjen eller varenummeret ikke finnes i vareregisteret, benytter systemet det varenummeret som gjelder for varer fra VDC som er registrert i systemkodene. Systemkodene (logget inn med systembruker/SYSTEM) Varenummer 10020 er lagt inn under System | Vedlikehold | Systemkoder og fanen Overføring     Se eksempel under for hvordan dette fungerer I VDC har jeg registrert inn varenummer 1001201 og 1001202     I vedlikehold grossist må man ha lagt inn leverandørnummeret til den leverandøren faktura er ført mot Menyen: System | Prisbehandling | Vedlikehold | Grossist     I vareregisteret til denne grossisten finnes varenummer 1001201, men ikke 1001202 Menyen: Prisbehandling | Vedlikehold | Varer Velg riktig grossist og søk opp varenummer med F6   På pakkseddelen kommer varen med varenummer 1001201 med riktig varenummer, men varenummer 1001202 blir registrert inn med varenummer 10020, fordi varenummeret ikke finnes i vareregisteret.    

Det kan være situasjoner hvor man ønsker å hente inn OCR-innbetalinsfiler fra Autopay på nytt inn i Visma Contracting.    Man må være oppmerksom på at hvis man gjør dette med filer som allerede er oppdatert i Contracting så vil det komme inn dobbelt i regnskapet. Dette bør man altså kun gjøre når noe har skjedd slik at det ikke har blitt oppdatert i regnskapet.   Logg på Autopay og velg "Oversikt" i toppmenyen.   1) Velg "Nedlasting" 2) Trykk på "innbetaling" 3) Huk av for filene man ønsker å laste ned på nytt. Her må man være helt sikre på hvilke man skal velge. 3) Trykk på knappen "Nedlastingsalternativ"  4) "Gjør tilgjengelig for nedlasting i ERP"   Nå kan man gå inn i OCR-rutinen og hente OCR på nytt og disse filene/innbetalingene vil komme inn i Visma Contracting igjen.   Husk at dette kun bør gjøres hvis man har innbetalinger som ikke har kommet inn ellers så vil det bli dobbelt i regnskapet og man må føre bort disse manuelt.

Ved overgang fra 14 dager til måndeslønn gjør man følgende Endre på lønnstakerne, fra 14. dager til måned på skattekortene (tabelltype) og opprette lønnskjøringer pr. måned. Man kan fortsette med å ha ordreperiode tilsvarende regnskapsperiode, hvis det er ønskelig. Alternativt velge ordreperiode fra registrering  Fra-til dato i lønnskjøring og utbetalingsdato bestemmer man selv, men husk at dersom man har en lønnskjøring i desember som utbetales i januar påfølgende år skal den opprettes på året etter som første lønnskjøring, da det er utbetalingsdato som styrer hvilken periode det blir rapportert inn på (kontantprinsippet).

Gå på Lønn - Periodiske lister - Årsoppgave lønnstaker  • Du er pliktig å levere en totaloversikt til lønnstakerne Den skal erstatte lønns- og trekkoppgaven Kan skrives ut eller sendes på ePost Har valg på fra/til måned og fra til lønnstaker Kan benyttes for totaler gjennom året. Siden du har mulighet til å velge fra til måned kan du også benytte rutinen til å skrive totaler gjennom året.   Års-oppgaven er en totaloppgave for bedriften   Årstall som foreslås er fra dagens dato, velg eventuelt annet år dersom man skal ta ut liste for måneder forrige år for eksempel. Fjern eventuelt de haker man ønsker dersom ikke både Lønnstaker oppgaver og årsoppgave skal skrives ut. Dersom man ønsker å selektere på måneder og/eller lønnstakere, setter man på haken for "Seleksjon" og gjør de seleksjoner man ønsker.       OBS! seleksjon på lønnstakere fra-til gjelder KUN for lønnstaker oppgaver. Dersom årsoppgave skrives ut samtidig, så vil disse inneholde tall for ALLE lønnstakere uansett.  Dersom man ønsker å slå sammen lønnsarter med samme inntektskombinasjoner, setter man på hake for det.   Ved klikk på <Ok> knappen vil utskrift startes og listen(e) skrives ut. Dersom man klikker på e-post-ikonet i verktøylinjen, vil det dannes en e-post til de lønnstakere som har e-postadresse.     Et vanlig skjermbilde for repeterende e-post åpnes, og man kan sende disse lønnstaker-oppgavene på e-post dersom ønskelig.            

Dere kan begynne og føre på år 2023 hvis det er kjørt årsavslutning for 2021, da en kan kun føre på 2 år av gangen Hvis 2021 er avsluttet , kan dere logge  inn som systembruker  Gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Årsavslutning og Klargjøring for 2 år      Sett en hake på Kjøring for 2 år, slik at det står 2022 / 2023 da vil alle bilagsserie nummer serie starte på 1, En kan velge og endre nummerserie, dette er valgfritt.   Første ledige faktura nummer vil stå med 0, som da betyr at faktura nummer fortsetter fra år 2022. Ønsker du at denne skal ha en ny serie, eller om du evt har flere faktura igjen for 2022, må du sette inn det nummeret du ønsker at faktura nummer skal begynne med i kolonnen for 2023.

I noen tilfleller så ønsker man at en lønnstaker skal være saksbehandler  Dette gjøres på følgende måte Gå inn på  Lønn - vedlikehold - Lønnstakere,   Gå deretter på fanen Tillegg finn ønsket lønnstaker  og sett en hake i kolonnen Saksbehandler Da blir vedkommende satt som saksbehandler