Brukertips i Visma Document Center

Det hender av og til at fakturaer henger og/eller låser for andre fakturaer

Av og til kan det være fakturaer i AutoInvoice som ikke har kommet inn i Visma Document Center. Hvordan laste dem ned?

Under Flythendelser, er det to valg:

Det er en del henvendelser angående PeppolBis2.0 og PeppolBis3.0, så tenkte vi kunne formidle noen tanker rundt dette.   Overgangen fra Peppol Bis 2 til Peppol Bis 3 får konsekvenser for hvordan fakturaen vises i Visma Document Center. Fra og med 1. januar 2020 skal alle fakturaer gjennom Peppol sendes i Peppol Bis 3, det kan nok fortsatt være at noen blir sendt i Peppol Bis 2, men i hovedsak vil de bli sendt i Peppol Bis 3 fremover. I Peppol Bis 3 er det ikke en standard for å merke et vedlegg som "PDF-versjonen av fakturaen" slik som det var mulig i Peppol Bis 2. Derfor vil stadig flere av fakturaene komme enten uten "PDF-versjonen av fakturaen" eller med "PDF-versjonen av fakturaen" som et vanlig vedlegg.  I disse tilfellene vil AutoInvoice lage en fakturavisning for Document Center basert på XML-dataene. Denne vil da vises i "bilde"-visningen i VDC.    Alle fakturer som kommer fra andre Visma-firmaer som også bruker AutoInvoice, vil vise "PDF-versjonen av fakturaen" på samme måte som tidligere.   I skrivende stund anbefaler vi fortsatt PeppolBis2.0 som nedlastningsformat inn i VDC, og Autoinvoice oppsettet da denne fungerer bra. Litt pga mulige oppstartsproblemer/barnesykdommer med 3.0. En forbedret visning i 3.0 formatet er nok savnet og på plass. Så det går fint an å forsøke dette om man ønsker dette. 

Vi har sett noen eksempler på XML fakturaer som har kommet inn i Visma Document Center uten linjeimport, til tross for at det er satt på linjeimport på leverandøren. Dette skyldes måten XML fila er laget, og manglende systemspesifiserte alias for dette i ordlista. I slike saker løses dette med å definere og legge til i XML ordlista - enten brukerspesifikk (gjelder alle faktura) eller leverandørspesifikk. Ved å legge til disse alias: Invoice: Invoice\cac:InvoiceLine + inv: Invoice\cac:InvoiceLine ( under Iinje identifikator)   XML ordliste     Som en tilleggsinformasjon så er dette med linjeimport omgjort fra og med 15.10 versjonen, og dette kan leses om i Releasenotes:   New line import configuration Line import configuration is now moved to Supplier level. It is possible now to turn on or off line import on suppliers by using Suppliers with line import configuration form under Tools/System settings/General/Line import. The new configuration tool gives you the option to select all suppliers or none, search in the supplier list or to enable line import for suppliers created automatically. Note: The settings that were used before based on system or company level are now converted to supplier level. E.g.: Previously the line import was on at company level after upgrade all suppliers will have line import on.  

Her kommer en liten sjekkliste, dersom import fra Autoinvoice ikke fungerer.   Det kan være det ligger feil passord på integrasjonsbruker i VDC under systeminnstillinger og systemkonfigurasjon.  Legg inn riktig passord og trykk Ok. Ikke trykk valider. Selv om det ligger feil passord der så fungerer det meste av VDC som vanlig, men ikke AutoInvoice import.    Det kan være at brukeren som kjører servicen VDC Server ikke har rettigheter nok. Forsøk å stoppe VDC Server og så heller kjøre VismaWorkflowServer med Run as admin. Da kan det hende de kommer inn, hvis ikke så kan det hende årsaken til at det ikke blir importert vil fremkomme     Kontroller at Autoinvoice innstillingene er lagt inn rett. Dvs. rett epost og API-nøkkel. I VDC systemdatabase: Sjekk AutoinvoiceMapping tabellen og kontroller at API- nøkkelen som ligger der er korrekt

Mange norske bedrifter har utenlandske leverandører og mottar fakturaer på forskjellig språk og form. Her kommer en liten beskrivelse av hvordan man kan håndtere dette best i Visma Document Center. Motta elektroniske fakturaer Det beste er også her om man har mulighet til å motta fakturaene elektronisk. I Norge kan «alle» sende fakturaene elektronisk gjennom Peppol-nettverket, men slik er det ikke i alle andre land. Vi ser likevel at Peppol-nettverket sprer seg til f.eks stadig flere Europeiske land, og også til land utenfor Europa. F.eks har både Tyskland og Singapore vedtatt å bruke Peppol for offentlig sektor. Det er derfor verd et forsøk å høre om de utenlandske leverandørene kan sende fakturaen gjennom Peppol-nettverket. Da trenger de å vite ditt firmas elektroniske adresse. Hvis du f. eks har organisasjonsnummer 987654321, så vil din elektroniske adresse være 0192:987654321, der 0192 viser at det er en norsk Peppol-adresse. 0192 kalles også for Peppol BIS SchemeID og 987654321 er Peppol BIS Identifier. For å motta fakturaer elektronisk, må du selvfølgelig være knyttet opp til et Peppol aksesspunkt, f.eks Visma AutoInvoice, og være registrert i ELMA-registeret via dette aksesspunktet. Motta PDF-fakturaer via AutoInvoice Skanningskonto Du kan aktivere en skanningskonto i Visma AutoInvoice. Da kan du selv eller din leverandør sende PDF-fakturaer til epostkontoen 987654321@autoinvoice.no (hvis ditt orgnr er 987654321). Denne skanningsløsningen håndterer og tolker fakturaer på de fleste språk. Les mer om skanningstjenesten her. Motta PDF-fakturaer og legg dem manuelt inn i Visma Document Center Hvis man ønsker å manuelt importere PDF-fakturaer inn i Visma Document Center, så må man passe på å ha valgt riktig OCR-språk. Dette gjøres nederst til høyre i Visma Document Center. Systemet støtter følgende språk: Norsk, svensk, dansk, finsk, engelsk og nederlandsk. I tillegg har man et valg «International», for andre språk (i utgangspunktet også engelsk). For hvert av språkene finnes det en ordliste med system-ord som er knyttet opp mot hvert felt i Document Center. Her kan man forbedre systemet ved å legge til egne ord kalt «Brukerspesifikke alias», evt «Leverandørspesifikke alias» som da kun gjelder valgt leverandør. Disse ordene brukes av OCR-tolkeren til å finne de riktige verdiene. Ved å legge til ord, kan man øke treff-prosenten og forbedre tolkningen av PDF’ene. Hvis man ikke klarer å finne en verdi basert på slike ord, kan man legge inn en maske på fakturaen. Da angir man den nøyaktige plasseringen for den verdien man er på jakt etter. Både Ordliste og Maske finner du i Tolkningsresultat-vinduet.   I versjon 16.01 av Visma Document Center, kan man velge OCR-språk «Detect»: Ved å bruke dette «språket» vil systemet automatisk finne det beste språket, og bruke den ved tolkning av dokumentet. Den vil da bruke samme ordliste som det språket den velger å bruke har, f.eks hvis den finner ut at språket er svensk, så vil den bruke den svenske ordlisten. Fra versjon 16.10, vil det også være mulig å bruke dette «språket» ved AutoImport.