Brukertips i Visma Document Center

Problem: Når du forsøker å sende flere dokumenter manuelt på autoflow og legger merke til at det ikke er mulig å markere flere linjer og sende de til autoflow. Eller det vi si at det er mulig å markere flere linjer, men den overfører kun ett dokument. Workaround: 1. Velg de dokumentene som skal sendes på flyt 2. Høyreklikk på "aktiver flyt" eller Ctrl + Enter, da vil autoflowen bli foreslått i vinduet som åpner seg 3. Eventuelt kan du også bruke den blå pilen eller ctrl + Enter. dette vil åpne den samme dialogen 4. Aksepter flyten og klikk på flyt  

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

Her kommer en liten sjekkliste, dersom import fra Autoinvoice ikke fungerer.   Det kan være det ligger feil passord på integrasjonsbruker i VDC under systeminnstillinger og systemkonfigurasjon.  Legg inn riktig passord og trykk Ok. Ikke trykk valider. Selv om det ligger feil passord der så fungerer det meste av VDC som vanlig, men ikke AutoInvoice import.    Det kan være at brukeren som kjører servicen VDC Server ikke har rettigheter nok. Forsøk å stoppe VDC Server og så heller kjøre VismaWorkflowServer med Run as admin. Da kan det hende de kommer inn, hvis ikke så kan det hende årsaken til at det ikke blir importert vil fremkomme     Kontroller at Autoinvoice innstillingene er lagt inn rett. Dvs. rett epost og API-nøkkel. I VDC systemdatabase: Sjekk AutoinvoiceMapping tabellen og kontroller at API- nøkkelen som ligger der er korrekt

I Visma Document Center finnes det en del innstillinger og oppsett for Autoinvoice, Autoimport, Approval og AutoFlow. Dokumentasjon på dette finner du vedlagt.   - Side 1: Visma.net Autoinvoice - Side 5: Autoimport - Side 7: Visma.net Approval - Side 10: Autoflow

Her er en liten video som viser hvordan versjon 13.10 av Visma Document Center håndterer en faktura med vedlegg kommet inn som PDF i en epost.

I Visma Document Center kan du velge å sette opp en egen dokumentprofil som skal brukes på innkommende kreditnotaer fra leverandører. Denne dokumentprofilen kan du deretter sette opp til å bli angitt automatisk ved Autoimport eller import via Autoinvoice.   De forskjellige dokumentprofilene har en behandlingsregel - denne behandlingsregelen hentes fra ERP. Det må være korrekt behandlingsregel satt opp på dokumentprofilen du skal bruke   Gå på Verktøy og deretter Dokumentprofil.  Velg så dokumentprofilen som heter Kreditnota leverandør og klikk Rediger. Denne står da med hake for Faktura. Velg dokumenttype Kreditnota isteden og klikk OK.   Når du nå går inn i for eksempel Autoinvoice konfigurasjonen til et av selskapene vil du se at du kan velge denne dokumentprofilen i rullegardinene for Kreditnota dokumentprofil.

Vi har sett noen eksempler på XML fakturaer som har kommet inn i Visma Document Center uten linjeimport, til tross for at det er satt på linjeimport på leverandøren. Dette skyldes måten XML fila er laget, og manglende systemspesifiserte alias for dette i ordlista. I slike saker løses dette med å definere og legge til i XML ordlista - enten brukerspesifikk (gjelder alle faktura) eller leverandørspesifikk. Ved å legge til disse alias: Invoice: Invoice\cac:InvoiceLine + inv: Invoice\cac:InvoiceLine ( under Iinje identifikator)   XML ordliste     Som en tilleggsinformasjon så er dette med linjeimport omgjort fra og med 15.10 versjonen, og dette kan leses om i Releasenotes:   New line import configuration Line import configuration is now moved to Supplier level. It is possible now to turn on or off line import on suppliers by using Suppliers with line import configuration form under Tools/System settings/General/Line import. The new configuration tool gives you the option to select all suppliers or none, search in the supplier list or to enable line import for suppliers created automatically. Note: The settings that were used before based on system or company level are now converted to supplier level. E.g.: Previously the line import was on at company level after upgrade all suppliers will have line import on.  

Ny funksjonalitet i Visma Document Center versjon 15.10.2 I denne versjonen er det mulig å sette ny status på dokumenter som må sjekkes før de skal behandles. Status 1 På vent (On hold). Dette gjør du ved å høyre klikke på aktuelt dokument og velge On hold fra menyen. Dokumentet får da status 1 On hold. Dette er det samme som status 0 men ved å filtrere listen for dokumenter kan du skille på dokumenter med status 0 og status 1. Dette gir mulighet for oppfølging av dokumenter med status 1 På vent (On hold).   Eksempel:   Sette status til On hold på dokument.     Lage filter for oppfølging av dokumenter med status 1 On hold   Bruke filter for å se kun dokumenter med status 1 On hold.    

Av og til kan det være fakturaer i AutoInvoice som ikke har kommet inn i Visma Document Center. Hvordan laste dem ned?

Det hender av og til at fakturaer henger og/eller låser for andre fakturaer

Det er en del henvendelser angående PeppolBis2.0 og PeppolBis3.0, så tenkte vi kunne formidle noen tanker rundt dette.   Overgangen fra Peppol Bis 2 til Peppol Bis 3 får konsekvenser for hvordan fakturaen vises i Visma Document Center. Fra og med 1. januar 2020 skal alle fakturaer gjennom Peppol sendes i Peppol Bis 3, det kan nok fortsatt være at noen blir sendt i Peppol Bis 2, men i hovedsak vil de bli sendt i Peppol Bis 3 fremover. I Peppol Bis 3 er det ikke en standard for å merke et vedlegg som "PDF-versjonen av fakturaen" slik som det var mulig i Peppol Bis 2. Derfor vil stadig flere av fakturaene komme enten uten "PDF-versjonen av fakturaen" eller med "PDF-versjonen av fakturaen" som et vanlig vedlegg.  I disse tilfellene vil AutoInvoice lage en fakturavisning for Document Center basert på XML-dataene. Denne vil da vises i "bilde"-visningen i VDC.    Alle fakturer som kommer fra andre Visma-firmaer som også bruker AutoInvoice, vil vise "PDF-versjonen av fakturaen" på samme måte som tidligere.   I skrivende stund anbefaler vi fortsatt PeppolBis2.0 som nedlastningsformat inn i VDC, og Autoinvoice oppsettet da denne fungerer bra. Litt pga mulige oppstartsproblemer/barnesykdommer med 3.0. En forbedret visning i 3.0 formatet er nok savnet og på plass. Så det går fint an å forsøke dette om man ønsker dette. 

Du har kanskje kommet i gang med elektronisk faktura? Da er det viktig å informere leverandørene og kundene dine om elektronisk faktura. Vi har lagd epost-maler på norsk og engelsk som du kan sende til dine leverandører og kunder. Norske versjoner:  Epost som ber leverandører om å sende fakturaer elektronisk Epost som oppfordrer kunder til å kunne motta fakturaer fra deg elektronisk Engelske versjoner: Epost som ber leverandører om å sende fakturaer elektronisk Epost som oppfordrer kunder til å kunne motta fakturaer fra deg elektronisk Sender du fakturaer til privatpersoner? Informer dem om hvordan de starter med eFaktura: Nå kan du motta fakturaene fra oss direkte i nettbanken

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.   E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet. Hvordan aktivere denne tjenesten Visma Document Center må være koblet til en epost-server. Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres: Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering Kryss av for «Aktiver automatisk varsling» Legg inn avsenders epostadresse Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der. Dermed skal løsningen være i gang. For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer: Da kommer oversikten fram: Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.   NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.   NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

For at et dokument skal sendes automatisk på flyt ved bruke av rutinen Autoflow, går dokumentet gjennom følgende valideringsregler : Bankkonto er den samme som i ERP Fakturanummer finnes ikke i ERP Mva-beløp er ikke høyere enn Beløp Forfallsdato kommer ikke før fakturadato En leverandør identifiseres basert på bankkonto og organisasjonsnummer Et dokument som ikke tilfredsstiller en av validerings kriteriene legger seg i listen Nye dokumenter. Ved å lese kommentar på dokumentet vil du se hvilken valideringsregler som mislyktes. Etter at alle nødvendige endringer er gjort, kan du sende dokumentet til Autoflow igjen via menyen Prosessering > Send i Autoflow , eller via hurtigmenyen Send dokumentet på Autoflow .