Brukertips i Visma Document Center

Problem: Når du forsøker å sende flere dokumenter manuelt på autoflow og legger merke til at det ikke er mulig å markere flere linjer og sende de til autoflow. Eller det vi si at det er mulig å markere flere linjer, men den overfører kun ett dokument. Workaround: 1. Velg de dokumentene som skal sendes på flyt 2. Høyreklikk på "aktiver flyt" eller Ctrl + Enter, da vil autoflowen bli foreslått i vinduet som åpner seg 3. Eventuelt kan du også bruke den blå pilen eller ctrl + Enter. dette vil åpne den samme dialogen 4. Aksepter flyten og klikk på flyt  

Etter seneste oppdatering av Outlook (KB4484343) har mange fått problemer med flytting av filer fra Outlook til Visma Document Center.   Avinstallasjon av seneste oppdatering for Outlook løser problemet. Se: https://support.microsoft.com/en-us/help/4484343/may-5-2020-update-for-outlook-2016-kb4484343 Alternativ løsning kan være å flytte filene til AutoImport mappe for VDC slik at de automatisk blir importer i VDC. Eller lagre filene i annen mappe for så og dra de inn i VDC.

Her kommer en liten sjekkliste, dersom import fra Autoinvoice ikke fungerer.   Det kan være det ligger feil passord på integrasjonsbruker i VDC under systeminnstillinger og systemkonfigurasjon.  Legg inn riktig passord og trykk Ok. Ikke trykk valider. Selv om det ligger feil passord der så fungerer det meste av VDC som vanlig, men ikke AutoInvoice import.    Det kan være at brukeren som kjører servicen VDC Server ikke har rettigheter nok. Forsøk å stoppe VDC Server og så heller kjøre VismaWorkflowServer med Run as admin. Da kan det hende de kommer inn, hvis ikke så kan det hende årsaken til at det ikke blir importert vil fremkomme     Kontroller at Autoinvoice innstillingene er lagt inn rett. Dvs. rett epost og API-nøkkel. I VDC systemdatabase: Sjekk AutoinvoiceMapping tabellen og kontroller at API- nøkkelen som ligger der er korrekt

I Visma Document Center finnes det en del innstillinger og oppsett for Autoinvoice, Autoimport, Approval og AutoFlow. Dokumentasjon på dette finner du vedlagt.   - Side 1: Visma.net Autoinvoice - Side 5: Autoimport - Side 7: Visma.net Approval - Side 10: Autoflow

Her er en liten video som viser hvordan versjon 13.10 av Visma Document Center håndterer en faktura med vedlegg kommet inn som PDF i en epost.

Vi har sett noen eksempler på XML fakturaer som har kommet inn i Visma Document Center uten linjeimport, til tross for at det er satt på linjeimport på leverandøren. Dette skyldes måten XML fila er laget, og manglende systemspesifiserte alias for dette i ordlista. I slike saker løses dette med å definere og legge til i XML ordlista - enten brukerspesifikk (gjelder alle faktura) eller leverandørspesifikk. Ved å legge til disse alias: Invoice: Invoice\cac:InvoiceLine + inv: Invoice\cac:InvoiceLine ( under Iinje identifikator)   XML ordliste     Som en tilleggsinformasjon så er dette med linjeimport omgjort fra og med 15.10 versjonen, og dette kan leses om i Releasenotes:   New line import configuration Line import configuration is now moved to Supplier level. It is possible now to turn on or off line import on suppliers by using Suppliers with line import configuration form under Tools/System settings/General/Line import. The new configuration tool gives you the option to select all suppliers or none, search in the supplier list or to enable line import for suppliers created automatically. Note: The settings that were used before based on system or company level are now converted to supplier level. E.g.: Previously the line import was on at company level after upgrade all suppliers will have line import on.  

I Visma Document Center kan du velge å sette opp en egen dokumentprofil som skal brukes på innkommende kreditnotaer fra leverandører. Denne dokumentprofilen kan du deretter sette opp til å bli angitt automatisk ved Autoimport eller import via Autoinvoice.   De forskjellige dokumentprofilene har en behandlingsregel - denne behandlingsregelen hentes fra ERP. Det må være korrekt behandlingsregel satt opp på dokumentprofilen du skal bruke   Gå på Verktøy og deretter Dokumentprofil.  Velg så dokumentprofilen som heter Kreditnota leverandør og klikk Rediger. Denne står da med hake for Faktura. Velg dokumenttype Kreditnota isteden og klikk OK.   Når du nå går inn i for eksempel Autoinvoice konfigurasjonen til et av selskapene vil du se at du kan velge denne dokumentprofilen i rullegardinene for Kreditnota dokumentprofil.

Ved utskrift av pdf fra dokumentviser i Visma Document Center versjon 16.01 så kommer en feilmelding:  “The method or operation is not implemented.”       Visma Document Center avslutter etter denne meldingen.   Dette er dessverre en feil som blir rettet i versjon 16.10, med release i midten av desember.   For å komme rundt dette: Ikke skriv ut pdf dokumenter 😉 Last ned dokument og skriv ut med pdf viser Bruk gammel metode med pdf plug in (forrige metode for visning av pdf i VDC). Dette fordrer at du endrer en innstilling i config fil for Visma Document Center klient (på pc hvor VDC blir kjørt) Filen som må endres er “Visma.Workflow.Client.Windows.exe.config”. Denne filen finner du i program mappen for Visma Document Center, Client. Linjen  <add key="FeatureToggle.UseBrowserPluginPdfViewer" value="false" /> må endres til  <add key="FeatureToggle.UseBrowserPluginPdfViewer" value="True" /> Etter endring må du avslutte Visma Document Center og åpne igjen slik at endringen er aktivert.   

Ny funksjonalitet i Visma Document Center versjon 15.10.2 I denne versjonen er det mulig å sette ny status på dokumenter som må sjekkes før de skal behandles. Status 1 På vent (On hold). Dette gjør du ved å høyre klikke på aktuelt dokument og velge On hold fra menyen. Dokumentet får da status 1 On hold. Dette er det samme som status 0 men ved å filtrere listen for dokumenter kan du skille på dokumenter med status 0 og status 1. Dette gir mulighet for oppfølging av dokumenter med status 1 På vent (On hold).   Eksempel:   Sette status til On hold på dokument.     Lage filter for oppfølging av dokumenter med status 1 On hold   Bruke filter for å se kun dokumenter med status 1 On hold.    

Av og til kan det være fakturaer i AutoInvoice som ikke har kommet inn i Visma Document Center. Hvordan laste dem ned?

Det hender av og til at fakturaer henger og/eller låser for andre fakturaer

Det er en del henvendelser angående PeppolBis2.0 og PeppolBis3.0, så tenkte vi kunne formidle noen tanker rundt dette.   Overgangen fra Peppol Bis 2 til Peppol Bis 3 får konsekvenser for hvordan fakturaen vises i Visma Document Center. Fra og med 1. januar 2020 skal alle fakturaer gjennom Peppol sendes i Peppol Bis 3, det kan nok fortsatt være at noen blir sendt i Peppol Bis 2, men i hovedsak vil de bli sendt i Peppol Bis 3 fremover. I Peppol Bis 3 er det ikke en standard for å merke et vedlegg som "PDF-versjonen av fakturaen" slik som det var mulig i Peppol Bis 2. Derfor vil stadig flere av fakturaene komme enten uten "PDF-versjonen av fakturaen" eller med "PDF-versjonen av fakturaen" som et vanlig vedlegg.  I disse tilfellene vil AutoInvoice lage en fakturavisning for Document Center basert på XML-dataene. Denne vil da vises i "bilde"-visningen i VDC.    Alle fakturer som kommer fra andre Visma-firmaer som også bruker AutoInvoice, vil vise "PDF-versjonen av fakturaen" på samme måte som tidligere.   I skrivende stund anbefaler vi fortsatt PeppolBis2.0 som nedlastningsformat inn i VDC, og Autoinvoice oppsettet da denne fungerer bra. Litt pga mulige oppstartsproblemer/barnesykdommer med 3.0. En forbedret visning i 3.0 formatet er nok savnet og på plass. Så det går fint an å forsøke dette om man ønsker dette. 

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.   E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet. Hvordan aktivere denne tjenesten Visma Document Center må være koblet til en epost-server. Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres: Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering Kryss av for «Aktiver automatisk varsling» Legg inn avsenders epostadresse Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der. Dermed skal løsningen være i gang. For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer: Da kommer oversikten fram: Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.   NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.   NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

For at et dokument skal sendes automatisk på flyt ved bruke av rutinen Autoflow, går dokumentet gjennom følgende valideringsregler : Bankkonto er den samme som i ERP Fakturanummer finnes ikke i ERP Mva-beløp er ikke høyere enn Beløp Forfallsdato kommer ikke før fakturadato En leverandør identifiseres basert på bankkonto og organisasjonsnummer Et dokument som ikke tilfredsstiller en av validerings kriteriene legger seg i listen Nye dokumenter. Ved å lese kommentar på dokumentet vil du se hvilken valideringsregler som mislyktes. Etter at alle nødvendige endringer er gjort, kan du sende dokumentet til Autoflow igjen via menyen Prosessering > Send i Autoflow, eller via hurtigmenyen Send dokumentet på Autoflow.

PDF-dokumenter kan komme i mange forskjellige varianter og av og til kan det skje at PDF-viseren i Visma Document Center ikke klarer å vise dokumentet. Kanskje mangler deler av innholdet eller i verste tilfelle, kan Document Center krasje, og du må starte programmet på nytt. Problemet kan da være at når du starter Document Center igjen, vil den igjen forsøke å åpne samme dokument, og systemet krasjer igjen. Generelt vil jeg si at hvor nyere versjon av Document Center du har, jo bedre er PDF-leseren og jo færre problemer vil du ha. Vi erfarer også at 64-bits versjonen av Document Center fungerer bedre enn 32-bits versjonen. Her er noen tips om hvordan komme rundt dette problemet.  Vi ser også at store PDF-filer, f.eks PDF-filer med mange bilder med høy oppløsning, kan skape problemer for Document Center. Hvordan slette en problem-PDF 1 Legg til nytt dokument Vent til det har kommet et nytt dokument inn i Document Center Eventuelt fremprovoser dette ved å importere et dokument via AutoImport. Har du sortert dokumentlisten på nyeste først, vil Document Center alltid vise det nye dokumentet og systemet vil ikke krasje. Klikk så på en annen visning enn PDF i visningsvinduet (ikonene over dokumentet). F.eks kan du velge ikonet helt til høyre som viser listen over filnavnene på dokumentene. Deretter kan du velge problem-dokumentet i dokumentlisten. Denne gangen krasjer ikke Document Center, fordi den slipper å vise dokumentet. Nå kan du slette problemdokumentet fra Document Center. 2 Bytt dokumentviser Hvis du har versjon 17.10.1 eller nyere kan du skifte standard dokumentviser til WebView2, som er Microsoft Edges versjon av PDF-leser. Endring av PDF-viser kan gjøres rett i klient-config-fil. Kontakt din Visma-forhandler eller se release notes. Husk at selv om du på denne måten kanskje kan se problem-PDFen, så vil dine kollegaer som fortsatt bruker standard PDF-viser ha samme problem. Dette gjelder både fra Document Center og dokumentvisningen fra ERP-systemet. Da bør evt. de også bytte til WebView2. 3 Flytt kildefilen Hvis du har tilgang på filområdet på server hvor dokumentene ligger, kjenner dokument-id’en og vet hvordan du kan finne orginaldokumentet, kan du flytte filen eller endre navnet på filen. Da vil ikke Document Center finne filen og heller ikke kræsje. Dermed kan du slette den i Document Center. 4 Slett dokumentet i SQL-databasen Dette vil selvfølgelig løse problemet, men her anbefaler vi å kontakte din Visma-forhandler og bruke en sertifisert konsulent til dette. Det er ikke rett fram å slette et dokument i databasen. Hvordan reparere en problem-PDF Her er noen tips til hvordan du kan reparere en problem-PDF. Åpne PDF’en i en vanlig PDF-viser (f.eks Adobe Acrobat) eller i en nettleser. Velg skriv ut og bruk “Skriv ut som PDF”, hvis du har dette alternativet. Dermed får du en ny PDF, som høyst sannsynlig vil fungere utmerket i Document Center. Skriv ut PDF’en på papir og scann inn via en scanner (evt. ta bilde av den med telefonen). Ikke en veldig bra løsning, men mulig.

Mange norske bedrifter har utenlandske leverandører og mottar fakturaer på forskjellig språk og form. Her kommer en liten beskrivelse av hvordan man kan håndtere dette best i Visma Document Center. Motta elektroniske fakturaer Det beste er også her om man har mulighet til å motta fakturaene elektronisk. I Norge kan «alle» sende fakturaene elektronisk gjennom Peppol-nettverket, men slik er det ikke i alle andre land. Vi ser likevel at Peppol-nettverket sprer seg til f.eks stadig flere Europeiske land, og også til land utenfor Europa. F.eks har både Tyskland og Singapore vedtatt å bruke Peppol for offentlig sektor. Det er derfor verd et forsøk å høre om de utenlandske leverandørene kan sende fakturaen gjennom Peppol-nettverket. Da trenger de å vite ditt firmas elektroniske adresse. Hvis du f. eks har organisasjonsnummer 987654321, så vil din elektroniske adresse være 0192:987654321, der 0192 viser at det er en norsk Peppol-adresse. 0192 kalles også for Peppol BIS SchemeID og 987654321 er Peppol BIS Identifier. For å motta fakturaer elektronisk, må du selvfølgelig være knyttet opp til et Peppol aksesspunkt, f.eks Visma AutoInvoice, og være registrert i ELMA-registeret via dette aksesspunktet. Motta PDF-fakturaer via AutoInvoice Skanningskonto Du kan aktivere en skanningskonto i Visma AutoInvoice. Da kan du selv eller din leverandør sende PDF-fakturaer til epostkontoen 987654321@autoinvoice.no (hvis ditt orgnr er 987654321). Denne skanningsløsningen håndterer og tolker fakturaer på de fleste språk. Les mer om skanningstjenesten her. Motta PDF-fakturaer og legg dem manuelt inn i Visma Document Center Hvis man ønsker å manuelt importere PDF-fakturaer inn i Visma Document Center, så må man passe på å ha valgt riktig OCR-språk. Dette gjøres nederst til høyre i Visma Document Center. Systemet støtter følgende språk: Norsk, svensk, dansk, finsk, engelsk og nederlandsk. I tillegg har man et valg «International», for andre språk (i utgangspunktet også engelsk). For hvert av språkene finnes det en ordliste med system-ord som er knyttet opp mot hvert felt i Document Center. Her kan man forbedre systemet ved å legge til egne ord kalt «Brukerspesifikke alias», evt «Leverandørspesifikke alias» som da kun gjelder valgt leverandør. Disse ordene brukes av OCR-tolkeren til å finne de riktige verdiene. Ved å legge til ord, kan man øke treff-prosenten og forbedre tolkningen av PDF’ene. Hvis man ikke klarer å finne en verdi basert på slike ord, kan man legge inn en maske på fakturaen. Da angir man den nøyaktige plasseringen for den verdien man er på jakt etter. Både Ordliste og Maske finner du i Tolkningsresultat-vinduet.   I versjon 16.01 av Visma Document Center, kan man velge OCR-språk «Detect»: Ved å bruke dette «språket» vil systemet automatisk finne det beste språket, og bruke den ved tolkning av dokumentet. Den vil da bruke samme ordliste som det språket den velger å bruke har, f.eks hvis den finner ut at språket er svensk, så vil den bruke den svenske ordlisten. Fra versjon 16.10, vil det også være mulig å bruke dette «språket» ved AutoImport.