A-ordningen Visma Lønn, A-melding, Amelding.

21-08-2014

Sjekkliste for forberedelser, gjennomføring og tilbakemeldinger.

A-melding - hvorfor

Sjekkliste

Innsending

Tilbakemelding

Rapport / kontroll

Spørsmål og svar

A-melding - hvorfor

I 2015 ble A-opplysningsloven innført, også kjent som EDAG (Elektronisk Dialog med ArbeidsGiver).

Det er 3 hovedmål med prosjektet

Den er et ledd i et systematisk arbeid for å redusere arbeidsgivernes oppgavebyrde overfor det offentlige.
Den skal bidra til økt effektivitet og bedre oppgaveløsning i etatene.
Den skal legge grunnlag for bedre tjenester fra det offentlige overfor inntektsmottakere og arbeidsgivere

EDAG prosjektet medfører en ny lov "A-opplysningslov" som setter krav om en "A-melding".

A-meldingen erstatter:

Terminoppgave
SSB-lønnsstatistikk
AA-register
Lønns og trekkoppgave
Årsoppgave

Må jeg levere A-melding?

I følge A-opplysningslovens § 4 skal du levere a-meldingen minst en gang for hver måned du har opplysningsplikt. Hvis du ikke har forhold som utløser opplysningsplikten, for eksempel lønnsutbetaling eller ansatte, trenger du ikke å sende a-melding.
Les mer om dette på Altinn sine sider her.

Sjekkliste

Du må ha gjort understående før innsending av A-melding fra Visma Lønn. Vi har derfor laget denne sjekklisten for deg.

Opplysninger:	Forklaring:	Aktuelle linker:
Virksomhetsnummer / Underenhetsnummer.	Pass på at det ligger virksomhetsnummer (IKKE juridisk org.nr) på alle arbeidsstedene som er i bruk under «Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Arbeidssteder».	- www.brreg.no
Oppsett for mer effektiv innsending av a-melding	Under "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsopplysninger" har du mulighet til å hake av for "Send a-melding etter godkjenning av lønn". Ved godkjenning av lønn får du da opp denne dialogen ved godkjenning av lønn: Når du da trykker på "Ok", vil du komme til Utskriftsparameteret for innsending av a-melding, der "Rapporteringsgrunnlag" og "Rapporteringsperiode" er ferdig utfylt, så du kan bare trykke "Eksport". MERK! Hvis du har satt opp økonomisystem med Asciifil, så er det ikke mulig å sette på haken for "Send a-melding etter godkjenning av lønn".
Ansattopplysninger	Påse at det ligger fødselsnummer/D-nummer på alle ansatte i feltet"Fødselsnummer". Dersom du har utenlandske ansatte som ikke enda ikke har mottat D-nummer så må det legges inn en identifikator på den ansatte.	- A-ordningens veiledning - valg av riktig arbeidsforholdstype - Ansatte - felter som har betydning for A-melding - Utenlandsk ansatte, A-melding
Yrkeskode	Alle ansatte må ligge inn med yrkeskode under «Ansattopplysninger». Du trenger ikke å legge inn yrkeskode på de ansatte som har arbeidsstatus "Sluttet".	- Hvordan legge inn yrkeskode på ansatte.
Arbeidsforhold	Under fanen "Ansatte / Arbeidsforhold" ligger det flere felt som har en betydning på de ansatte. Opplysninger som ligger her er de faktiske opplysningene som blir med til A-meldingen. Gjør deg kjent med denne fanen.	- Fanen "Arbeidsforhold" - forklaring av felter

Innsending

Lønn, pensjon og andre ytelser skal alltid rapporteres etter kontantprinsippet. Det vil si at det er utlønningsdatoen på lønnskjøringen som styrer hvilken måned den skal innrapporteres på.

A-melding lønnskjøring.PNG

I eksempelet over blir lønn for januar utbetalt 10.02. Da skal denne lønnskjøringen innrapporteres på rapporteringmåned 2 som er februar.

Når du har kjørt og godkjent lønnen, sender du inn en A-melding ved å gå på "Utskrifter / Altinn / A-melding". Velg siste lønnskjøring og aktuell rapporteringsmåned. Når du sender inn A-melding for en lønnskjøring vil også opplysninger om de ansatte bli sendt.

MERK! Hvis du har behov for å sende a-melding langt tilbake, så finner du eldre versjoner av a-meldingsrapporten i mappen "Andre rapporter". Her ser du rapportnavnet for hvilke perioder rapporten kan benyttes.

Kun ansattopplysninger

Er det behov for å melde inn et nytt arbeidsforhold snarest mulig, for eksempel for utenlandske ansatte som trenger identitetskort til bygg og anlegg, kan du melde start på arbeidsforholdet så snart det er startet. Dette gjør du ved å huke av for "Kun ansattopplysninger" i utksriftsparameteren og velge riktig rapporteringsperiode. En slik A-melding kan du sende så ofte du ønsker.

A-melding kun ansattopplysninger.PNG

Tilbakemeldingen

Tilbakemeldingen finner du i Visma Lønn under "Forespørsel / Altinn meldingsboks" (samme innloggingsmetode som for skattekort). Du kan også åpne denne direkte i Altinn, men vi anbefaler at du åpner tilbakemeldingen i Visma Lønn.

Eksempel på en tilbakemelding uten noen avvik:

A-melding tilbakemelding.PNG

Du kan kontrollere tallene som står her mot regnskapsbilaget. Der skal du finne igjen "skyldig arbeidsgiveravgift" og "skyldig forskuddstrekk". Tilbakemeldingen kan du også skrive ut.

Videre så er det viktig å kontrollere at tilbakemeldingen ikke viser noe feil. Får du "gule trekanter" eller røde kryss i tilbakemeldingen så er ikke A-meldingen godkjent.

Les om hva disse betyr og rettelser her.

I noen tilfeller kan det oppstå ulike ting som gjør at du må gjøre endringer på allerede innsendt A-melding. Du må da bruke enten erstatningsmelding eller nullstille A-melding. Les mer om dette her.

Rapporter / kontroll av A-melding / se hva som er innsendt

Du har flere A-meldingsrapporter under "Utskrifter / Kontrollrapporter a-melding" som du kan bruke til kontroll av A-meldingen. Les mer om de ulike rapportene her.

I Visma Lønn kan du bestille en avstemmingsrapport (A-melding bestilling (A06)) som oppsummerer det du har sendt i A-meldingene. Les mer her.

Under "Utskrifter / Kontrollrapporter A-melding" finner du "Beregnet arbeidsgiveravgift pr. lønnskjøring". Denne viser beregnet arbeidsgiveravgift pr. lønnskjøring og gir deg en oversikt over beregnet arb.g.avg.

Under "Utskrifter / Avstemming" finner du rapporten "Avstemming regnskap A-melding uten detaljer ". Denne kan bl.a. gi deg oversikt over hvilke hovedbokskontoer "A-meldingsnr." er kontert på.

Rapporten "Lønnsticker", her er det mulig i "Detaljnivå" å sortere på A-meldingsnummer. Dette gir en oversikt over hva som er rapportert inn på den ansatte.

Innsendt A-melding kan åpnes i Altinn, og ligger i mappen "Arkiv". Dette er en XML fil, denne kan åpnes i f.eks. Internet Explorer, Excel, Notisblokk. Denne XML filen kan du også finne på lokal pc under C:\Users\brukernavn\AppData\Local\Temp og filen heter: AltinnRequestAttachmentData_.....xml. For at filen skal blir lagret lokalt, må det endres i filen VL.SSP som ligger på C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\Sys (på server). Her må du endre linjen "PARAMETER=ALTINNDUMPREQUESTTOFILE 1" fra "0" til "1".

Noen spørsmål til support:

Jeg får feilmeldingen "Not allowed to use 3357/130429 service" når jeg skal sende inn A-melding.

Denne feilmeldingen kommer av at det er registrert virksomhetsnummer under "Grunndata/firmaopplysninger/firmainformasjon" i feltet "Juridisk orgnr".

Legg inn riktig juridisk orgnr, og sjekk at virksomhetsnr er riktig registrert under "Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Arbeidssteder".
Hvordan kan jeg kontrollere at mine lønnsarter har fått korrekt verdi? - I fanen "Lønnsarter med koder", sorter etter L/T-kode og de lønnsarter som har L/T-kode, skal ha en verdi i A-meldingsnr. Du kan også avstemme A-meldingsnummer mot kodespeilet. MERK! det er kommet nye inntektsbeskrivelser som ikke fantes som LT koder. Så det kan være mer effektivt å "glemme" L/T koder og benytte veiledningen til A-meldingen.
Må vi rapportere for hver lønnskjøring? - Nei, innsending styres av deg som bruker via utskrifter og mappen "Altinn" og rapporten "A-melding". Her kan du angi ett eller flere kjørenummer som kan sendes inn i en A-melding. Visma anbefaler å rapportere pr. lønnskjøring, da dette kan gi deg bedre oversikt.
"Nulloppgave" - i vårt firma utbetales ikke lønn hver måned. Kan vi sende nulloppgave / la vær å sende inn A-melding? A-melding må sendes inn hver måned når du har ansatte i "Ordinært arbeidsforhold". Hvis det ikke har vært noen lønnsutbetalinger, må du i utskriftparametrene krysse av for "Kun ansattopplysninger". Har du kun ansatte som har arbeidsforhold "Frilanser, oppdragstaker m.m" som får lønn kanskje bare en gang i året så trenger du ikke å sende inn A-melding hver måned, kun når det er utbetalinger.
Jeg har registert OTP / AFP eller refusjon fra NAV i egen kjøring, men får melding at denne ikke lar seg sende inn? - Dette løser du ved at du i kjørenummer feltet tar med f.eks. forrige lønnskjøring. Du må da huske på å krysse av for "erstatningsmelding".
Hvordan får jeg skrevet ut betalingsinformasjonen? - Under "Utskrifter / Periodiske rapporter" finner du rapporten "A-melding terminoppgave". Denne inneholder all betalingsinformasjon.
Jeg skal endre ansattdato, hva må jeg tenke på? - Du kan endre ansattdato selv om denne allerede er sendt inn, du vil da få en retningslinje i tilbakemeldingen om at startdato på den ansatte er endret, og at dette må korrigeres hvis det er feil.
Kan jeg endre "Arbeidsforholdstype"? - Ja, men du må endre det fra "Ansattopplysninger". Da får du opp en dialog med "Dato for endring", legg her inn datoen for når den nye arbeidsforholdstypen skal gjelde fra. Da vil systemet lage en ny linje i fanen "Arbeidsforhold", sånn at den gamle arbeidsforholdstypen blir sluttmeldt. Du kan lese mer om å endre "Arbeidsforholdstype" her
En ansatte har byttet arbeidssted, hva må gjøres? -Endre arbeidssted på "Ansattopplysninger" på den ansatte. Da får du opp en dialog med "Dato for endring". Legg her inn hvilken dato den ansatt skal være på det nye arbeidsstedet, så avslutter systemet det gamle arbeidsforholdet på det tidligere arbeidsstedet og lager en ny linje i fanen "Arbeidsforhold".
Jeg får feilmelding: "Arbeidsforhold må oppgis med startdato som er etter arbeidstakers fødselsdato. Gjelder inntektsmottaker xxx under vikrsomhet xx med arbeidsforholds_Id xx. Arbeidsforhold er oppgitt med startdato 01.01.2018 og fødselsdato er 19.10.2066" når jeg skal sende a-melding. Kjør rapporten "Sette korrekt fødselsår" under Utskrifter / Kontrollrapportert. Deretter kan du sende a-meldingen.
Feilmelding ved åpning av Altinn meldingsboks.