Mine områder

Logg inn Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"
avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
(updated by Reverta Al-Safar VISMA ‎01-03-2019 15:47 )
Mari Barlund
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 725 Visninger
Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her.

 

Når firmaet er opprettet og lønningsansvarlig er tildelt roller, kan du begynne å sette opp selve systemet. For å gjøre dette enklere for deg som lønningsansvarlig vil du bli guidet gjennom en onboardingswizard hvor du kan sette opp de fleste innstillingene som kreves for at løsningen skal fungere fullt ut. Vi anbefaler å fylle ut mest mulig informasjon i denne, men det er også mulig å fylle ut / endre informasjonen i de ulike tjenestene senere. 

 

Onboardingswizarden vil automatisk fremkomme når du går inn i tjenesten Employees.

 

Her følger en oversikt over stegene i onboardingswizarden og hva de ulike feltene betyr. Nederst i artikkelen finner du også et PDF-dokument som henviser til hvor du finner igjen de ulike feltene i systemet. 

 

Steg 1: Velkommen

 

01 - Velkommen.PNG

Det første steget er kun et velkomstbilde med litt generell informasjon. Nederst i bildet kan du

velge å "Nullstille guiden" eller "Fortsette senere" dersom dette er ønskelig. Disse valgene er tilgjengelig gjennom hele guiden.  

 

Steg 2: Selskap

Her blir noe av selskapsinnstillingene definert.

02 - Selskap.PNG

 

Selskap

  • Adresse: Klikk på "Legg til" for å legge til firmaets adresse, dersom dette er ønskelig.
  • Telefon: Klikk på "Legg til" for å legge til firmaets telefonnummer, dersom dette er ønskelig.

SelskapslogoHer kan du legge inn logo som vil vises på lønnsslippen i Visma.net Payroll.

Virksomhet: Opprett virksomheten(e) i firmaet.

  • Virksomhetsnummer: Legg inn virksomhetsnummeret tilhørende underenheten. Hvis du ikke vet hva underenhetens virksomhetsnummer er, kan du søke opp organisasjonsnummeret i Brønnøydundsregistrene (https://www.brreg.no/), og se på "oversikt over registrerte underenheter". 
  • Navn: Legg inn et navn for underenheten til bedriften. Dette er et obligatorisk felt, og det må derfor registreres en virksomhet til firmaet. 
  • Kommune: Legg inn kommunen hvor virksomheten er lokalisert. Dette finner du også opplysninger om i Brønnøysundregistrene. 
  • Oppstartsmåned A-melding: Definer hvilken måned du ønsker at systemet skal begynne å sende A-meldinger. Feltet kan endres senere så fremt det ikke er sendt noen A-meldinger enda. Etter den første A-meldingen er sendt, er det ikke lenger mulig å endre feltet. 
  • Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift: Angi hvilken type beregningsmåte for arbeidsgiveravgift som skal benyttes. Som standard settes Generelle næringer (AA). Det er foreløpig ikke mulig å endre dette feltet, men det vil komme flere alternativer i senere versjoner av Payroll. 
  • MERK! Har du flere virksomheter (lokasjoner) i samme firma, må du opprette alle virksomhetene. Klikk på "Legg til" for å legge til flere virksomheter.

Kontaktperson: Må legges inn. Kontakt person vil motta varsel når en ansatt endrer skattekortet sitt.

  • Fornavn
  • Etternavn
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Type melding fra Altinn ved endret skattekort: Velger du "Melding ved første endring av skattekort" så vil det bli sendt varsel når en ansatt endrer skattekort. Velger du "Ingen melding" så vil det ikke bli sendt varsel.

Bank

  • Lag bankfil: Her avgjør du om Payroll skal opprette og sende en bankfil til AutoPay eller ikke. Autopay er en betalingstjeneste som automatisk tar hånd om utbetalingene. Hvis du huker av for at du skal benytte AutoPay, vil du kunne sende en bankfil direkte til AutoPay under lønnskjøringsprosessen. Bankavtalen må være satt opp i Visma.net AutoPay for å gjøre prosessen mulig. Som standard står dette feltet til "Nei", og vi anbefaler at dette ikke endres før en AutoPay avtale med banken er i orden. Dersom du ikke skal benytte AutoPay som betalingsmetode, må bankfilen manuelt punches i banken.
  • Lønnskonto: For at du skal kunne utbetale lønn fra firmaets bankkonto, må du legge inn bankkontonummeret lønnen skal betales fra. Klikk på "Legg til" og legg inn korrekt bankkontonummer. 
  •  Bankgaranti: Definer om dere har bankgaranti eller ikke. Dersom "Nei" velges her, må du fylle inn bankkontonummer til skattetrekkskonto i neste felt. 

  • Skattetrekkskonto: Velg "Legg til" for å legge til skattetrekkskontoen. I
    feltet "Betale utleggstrekk skatt" angir du om du ønsker månedlig eller terminvis betaling av skatt og avgift.
    Dersom du velger månedlig så vil utleggstrekk fremkomme på banklisten og kunne betales samtidig som lønn. Velges termin så må du selv overføre penger til korrekt konto i banken når trekket betales. Bokføring må gjøres manuelt.

 

Steg 3: Ansatte

I dette steget oppgir du hvordan timer og fravær skal godkjennes, hvilken ferieavtale som skal være standard i bedriften og hvilke bevegelige helligdager som er fridager eller ikke i bedriften. 

03 - Ansatte.PNG

Kalender

  • Bruk bekreft-/godkjenningsprosess: Dersom du skal bruke modulene Time og Absence (Calendar), må du velge det øverste alternativet. Leder (lønningsansvarlig) vil da måtte godkjenne timelistene til de ansatte når den ansatte har bekreftet sin periode. Velges det nederste alternativet, vil registreringene fra Calendar gå rett over til lønnskjøringen, og leder vil dermed ikke få mulighet til å godkjenne timelisten før utbetaling.  
  • Standard ferieavtale: Her definerer du firmaets standard ferieavtale, altså det som i utgangspunktet skal gjelde hele firmaet. Du har to forhåndsdefinerte ferieavtaler tilgjengelig, 10,2% og 12%. Avtalen som velges legges automatisk opp på alle nye ansatte, men det er mulig å legge opp andre ferieavtaler senere, og knytte disse til enkelte personer eller gjøre den nye avtalen som standard ferieavtale. Det er også mulig å opprette egne ferieavtaler og sette denne til standard senere, i Calendar. 
  • Inkluderende arbeidsliv (IA): Angi om bedriften er en IA-bedrift eller ikke. Dette har blant annet påvirkning for fravær i Absence og utbetaling i Payroll. Dersom deres bedrift praktiserer IA-reglene selv om dere formelt sett ikke er en IA bedrift, må dere sette JA her for at det skal bli riktig i forhold til egenmeldingsdagene i Visma.net Calendar.
  • Halv skatt: Angi hvilken måned selskapet skal trekke halv skatt før jul. Mulige verdier er november eller desember.
  • Helligdager: Velg hvilke bevegelige helligdager som skal være fridager eller arbeidsdager i bedriften.

 

Steg 4: Lønnskjøring

I dette steget blir første lønnskjøring opprettet med en standard utbetalingsdato. Systemet oppretter senere løpende lønnskjøringer med samme utbetalingsdato som oppgitt i dette bildet. 

04 - Lønnskjøring.PNG

Lønnskjøring

  • Lønnskjøringsbeskrivelse: Legg inn en beskrivelse for lønnskjøringen. Denne teksten vil komme opp som navn på hver enkelt lønnskjøring, og det kan derfor være lurt å legge inn et generelt navn for lønnskjøringen, f.eks. "Månedslønn".
  • Utbetalingsdato: Legg inn ønsket standard utbetalingsdato for lønnskjøringen. Lønn vil da utbetales til samme dato hver måned, men dette kan selvfølgelig endres i systemet for en enkelt kjøring, dersom f.eks. utbetalingsdato faller på en helligdag e.l. 
  • Delberegningsmetode: Velg mellom kalenderdager eller arbeidsdager. Innstillingene indikerer hvilken metode som skal brukes for beregninger i Payroll. Det vanligste valget er «Arbeidsdager».
    Kalenderdager: Lønn vil bli dividert på antall dager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall dager for det aktuelle fraværet eller ytelsen.
    Arbeidsdager: Lønn vil bli dividert på antall arbeidsdager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall arbeidsdager for det aktuelle fraværet eller ytelsen.

Du kan lese mer om forskjellen på Kalenderdager og Arbeidsdager i eget brukertips på Visma Community, her.

Skal du gjøre endring på lønnskjøringene eller opprette ekstrakjøringer kan dette gjøres enten i "Payroll / Lønnskjøringer" eller i "Payroll / Innstillinger / Firmainnstillinger / Lønnskjøring".

 

Kontering

  • Kontoplan: Det ligger tre forskjellige muligheter for kontoplan i systemet, hvorav den ene gir deg mulighet til å legge opp et helt eget kontoregister. Ønsker du å bruke de forhåndsdefinerte kontoplanene, kan du velge mellom «Norsk standard kontoplan» og «Mamut standard kontoplan»

Altinn

Hvis du ønsker, kan du allerede nå opprette kobling mot Altinn slik at du kan forespørre og hente skattekort, og sende A-melding.  Klikk på knappen "Legg inn" for å opprette koblingen. For nærmere beskrivelse av informasjonen som skal legges inn anbefaler vi at du leser brukertipset vedrørende dette, på Visma Community her.

 

 

Steg 5: Bokføring

Under dette steget har du mulighet til å se/legge til konto og gjøre endringer på kontotyper.

05 - Bokføring.PNG

 

Kontoer: Dersom du har valgt "Norsk standard kontoplan" eller "Mamut standard kontoplan" vil kontoene synkroniseres og oppdateres automatisk. Du trenger dermed ikke legge inn egne kontoer dersom det valgte kontosettet dekker de kontoene du ønsker. Trenger du allikevel flere kontoer, kan du legge inn disse under "Kontoer". 

Kontotyper: Kontotype er et nytt begrep som dukker opp i Payroll. Dette er en måte å definere lønnsarter på, slik at dersom du senere f.eks. bytter hovedbokskonto for lønn, kan du endre konto på kontotypene slik at dette oppdateres for alle lønnsarter knyttet mot nettopp denne kontotypen. Vi anbefaler at du leser mer om kontotyper her.

Kontering

  • Avrundingskonto: Kontoen brukes for avrundinger og "feilføringer" i Payroll (Interimskonto / Feilføringskonto). Angi en av hovedbokskontoene som er oppretteKontoer. Feltet må være fylt inn før du kan kjøre lønn i Visma.net Payroll. Mangler feltet en verdi vil dette medføre feil i lønnskjøringen og lønnskjøringen kan ikke utføres. 
  • Eksportformat: Brukes i Payroll når du oppretter regnskapsfilen. Her har du valget Visma.net Financials, Huldt & Lillevik Standard eller SIE 4 formatet. Huldt & Lillevik standard er et standardformat opprettet av Huldt & Lillevik, og kan brukes av mange ulike regnskapssystemer. SIE 4 er standard eksport format som brukes av flere regnskapssystemet f.eks Visma Global, Visma Business, eAccounting. 

 

Merk! Dersom du benytter Visma.net Financials krever intergrasjonen at kontoene finnes i begge systemene. Noen av kontoene som benyttes i Visma.net Payroll finnes ikke i Visma.net Financials - disse må opprettes manuelt i Visma.net Financials for at regnskapsfil fra Visma.net Payroll skal kunne overføres uten feil. 

 

Ønsker du å legge til nye kontoer, klikker på «Legg til konto» under feltet for kontoer.

 1.png2.png

ID: Angi ønsket kontonummer. Maksimal lengde er 40 tegn. Det er viktig at dette kontonummeret er det samme som brukes i regnskapssystemet, hvis ikke vil kontering bli feil ved overføring til regnskap. 
Navn: Legg inn ønsket navn på kontoen. Maksimal lengde er 60 tegn. 
Type konto: Angi om kontoen skal brukes for beløp, antall eller begge deler. 
Dimensjoner: Her kommer dimensjonsverdiene du tidligere har opprettet opp. Navnet på disse vil derfor variere ut i fra hva du har lagt inn i ditt system under Employee / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Dimensjonsverdier.

Angi om kontoen skal knyttes til dimensjoner. Mulig valg er «Ikke i bruk», «Ikke tillatt», «Frivillig» eller «Obligatorisk». F.eks. vil det for enkelte bedrifter være nyttig at det alltid skal benyttes avdeling på transaksjoner knyttet til Lønn (Obligatorisk), men ikke ønskelig at transaksjoner knyttet til forskuddstrekk (Ikke tillatt). 
I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for kontoen uten spesifikk dato. Det vil si at kontoen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato.

 

MERK! Her anbefaler vi at du ser over forslaget at konto er knyttet opp mot riktig kontotype.  

 

Steg 6: Dimensjoner

I dette steget kan du legge inn kostnadsbærerne dine, eller dimensjoner som det heter i Payroll. Dimensjonsdefinisjoner er type kostnadsbærer, mens dimensjonsverdier er de ulike verdiene av kostnadsbærerne. F.eks. kan du legge opp dimensjonsverdien "Avdeling" og angi de ulike avdelingene under "Dimensjonsverdier". 

06 - Dimensjoner.PNG

 

Bruker du Visma.net Financials eller har hatt Visma.net Expense fra tidligere vil dimensjonsdefinisjoner og dimensjoner overføres til onboardingswizarden. 

 

Benytter dere ikke Visma.net Financials oppretter dere egne dimensjonsdefinisjoner manuelt ved å trykke på «Legg til dimensjonsdefinisjon».

legg til dimensjonsdefinisjon.png

 dimensjonsdefinisjon.png

Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Feltet er obligatorisk. 
Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. 
Er numerisk: Angi om dimensjonsverdiene (de ulike kostnadsbærerne) er numeriske eller ikke.
                Ja: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er numeriske. 
                Nei: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er ikke-numeriske. 
Velg rekkefølge: Angi hvilken prioritet rekkefølgen skal ha. Rekkefølgen benyttes i selve lønnskjøringen (Payroll), og angir hvor Payroll skal begynne å lete etter dimensjoner. F.eks. vil Payroll først se om det ligger en dimensjon på selve transaksjonen. Finnes det ingen verdier her, ser den videre på Stillingen til hver enkelt ansatt. Er dette også blankt, søkes det etter dimensjoner på lønnsarten som er benyttet. Mulige valg er:
                Transaksjon Stilling  Lønnsart
                Transaksjon Lønnsart Stilling
I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsdefinisjonen uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsdefinisjonen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato.

 

Videre oppretter du dimensjonsverdier ved å klikke på «Legg til dimensjonsdefinisjon»

 legg til dimensjonsverdi.png

dimensjonsverdi.png

Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Dersom dimensjonsdefinisjonen er satt til å være numerisk, må også dette feltet være numerisk dersom det skal brukes innen samme gyldighetsperiode. Feltet er obligatorisk. OBS! Id kan ikke endres etter den er lagt til.
Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. 
I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsverdien uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsverdien vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato.

 

Steg 7: Avslutt guiden

07 - Avslutt guiden.PNG

Gratulerer, du er nå ferdig med onboardingswizarden, og har forhåpentligvis fått lagt inn de fleste innstillinger. Du er nå klar til å ta systemet i bruk. Klikk på Lagre for å komme videre. 

 

Dersom det er innstillinger du ikke har hatt kjennskap til på det tidspunktet du gikk gjennom onboardingswizarden, eller det er innstillinger du vil endre eller legge til, må dette gjøres før du legger inn ansatte.

 

Når du har avsluttet onboardingswizarden vil du automatisk komme til Employees / Oversikt. Det er i dette bildet du oppretter de ansatte, men vi anbefaler at du ser igjennom Selskapsinnstilinger først. Mye av Selskapsinnstillingene er definert i onboardingswizarden allerede, men det er et par register til i Selskapsinnstillinger som kan være nyttig å kjenne til.

 

Merk! Som vedlegg i dette brukertipset finner du alle skjermbildene fra onboardingswizarden med henvisning til hvor du finner igjen de ulike innstillingene. 

Vi anbefaler at du går gjennom de neste stegene i oppsettet for å sjekke at du har fått lagt til de innstillingene du har behov for, og gjør deg kjent med hvor du finner igjen de ulike feltene fra onboardingswizarden. 

 

 

Klikk her for å gå videre til neste steg.