Selskapsinnstillinger

19-09-2017

Dette brukertipset er en del av dokumentasjonen "Kom i gang med Payroll". Ønsker du å se alle stegene i oppstartsdokumentasjonen, klikk her.

Du er nå klar til å legge inn innstillinger knyttet til firmaet, ansatte og selve lønnskjøringen. Mange av innstillingene påvirker hele løsningen i Visma.net, og det er derfor viktig at korrekte innstillinger legges inn på et tidlig tidspunkt. Selv om du har gjennomgått onboardingswizarden anbefaler vi at du går gjennom de neste stegene for å sjekke at du har fått lagt inn alle innstillinger, og får å gjøre deg litt kjent med systemet.

Employees | Innstillinger | Selskapsinnstillinger

Under Selskapsinnstillinger ligger alle de overordnede innstillinger for selve firmaet ditt. Her legger du inn blant annet adresse, virksomhetsnummer og bankkonto for lønnskonto og evt. skattetrekkskonto.

Kontaktinformasjon:

Adresse: Legg til firmaets adresse, postnummer og poststed dersom dette er ønskelig. Land er obligatorisk

Telefon: Legg til firmaets telefonnummer, dersom dette er ønskelig.

Kontaktperson: Fyll inn informasjon i feltene for å registrere en kontaktperson i firmaet. Feltene er obligatoriske.

Firmainformasjon:

Oppstartsdato i Visma.net: Feltet er ikke mulig å endre og brukes kun av Visma.
Delberegningsmetode: Velg mellom kalenderdager eller arbeidsdager. Innstillingene indikerer hvilken metode som skal brukes for beregninger i Payroll. Det mest brukte valget er «Arbeidsdager».
Kalenderdager: Lønn vil bli dividert på antall dager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall dager for det aktuelle fraværet eller ytelsen.
Arbeidsdager: Lønn vil bli dividert på antall arbeidsdager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall arbeidsdager for det aktuelle fraværet eller ytelsen.
Vil du lese mer om forskjellen på arbeidsdager og kalenderdager kan du klikke her.

Skattefri org: Angi om bedriften er en skattefri organisasjon eller ikke. Dersom det er angitt at bedriften er en skattefri organisasjon, vil det bli lagt til informasjon om dette i A-melding. Skatteetaten vil dermed utelate inntekten fra skatteberegningen / selvangivelsen for den ansatte, forutsatt at beløpet er lavere enn grensen som er fastsatt det enkelte året. Skatteberegningen til hver enkelt ansatt vil ikke starte før grensen er passert. Det er ikke behov for å lage egne lønnsarter. Les mer her.
IA: Angi om bedriften er en IA-bedrift eller ikke. Dette har blant annet påvirkning for fravær i Absence og utbetaling i Payroll. Dersom deres bedrift praktiserer IA-reglene selv om dere formelt sett ikke er en IA bedrift, må dere sette JA her for at det skal bli riktig i forhold til egenmeldingsdagene i Visma.net Calendar.
Halv skatt: Angi hvilken måned selskapet skal trekke halv skatt før jul. Mulige verdier er november eller desember.

Finansskatt: Angi om selskapet har finansskatt. Les mer her.

Bokføring:

Eksportformat: Brukes i Payroll når du oppretter regnskapsfilen. Her har du valget Visma.net Financials, Visma Business (v17.01), Tredjeparts ERP-integrasjoner, Huldt & Lillevik Standard eller SIE 4 fomatet. Huldt & Lillevik standard er et standardformat opprettet av Huldt & Lillevik, og kan brukes av mange ulike regnskapssystemer. SIE 4 er standard eksport format som brukes av flere regnskapssystemet f.eks Visma Global, Visma Business, eAccounting. Det finns også integrasjoner via API, les mer her.

Avrundingskonto: Kontoen brukes for avrundinger og "feilføringer" i Payroll (Interimskonto / Feilføringskonto). Angi en av hovedbokskontoene som er opprettet Steg 4: Kontoer. Feltet må være fyllt inn før du kan kjøre lønn i Visma.net Payroll. Mangler feltet en verdi vil dette medføre feil i lønnskjøringen og lønnskjøringen kan ikke utføres.
Kontoplan: Det ligger tre forskjellige muligheter for kontoplan i systemet, hvorav den ene gir deg mulighet til å legge opp et helt eget kontoregister. Ønsker du å bruke de forhåndsdefinerte kontoplanene, kan du velge mellom «Norsk standard kontoplan» og «Mamut standard kontoplan».

Merk! Vær oppmerksom på at endringer på kontoplan med dato tilbake i tid vil føre til korreksjoner i bokføringer tilbake i tid, på neste åpne lønnskjøring. Du får dette varselet om du prøver å endre.

Betalingsinformasjon:
Lag bankfil: Her avgjør du om Payroll skal opprette og sende en bankfil til AutoPay eller ikke. Hvis du setter dette feltet til JA, vil du kunne sende en bankfil direkte til AutoPay under lønnskjøringen. Bankavtalen må være satt opp i Visma.net AutoPay for å gjøre prosessen mulig. AutoPay er en betalingstjeneste som automatisk tar hånd om utbetalingene.

Som standard står dette feltet til Nei, og vi anbefaler at dette ikke endres før en AutoPay avtale med banken er i orden.

Bokføre bank: Huk av feltet om du ønsker at utbetaling av lønn, og eventuelt overføring til skattetrekkskonto, skal bokføre mot bank. Hvis ikke føres dette mot konto for "skyldig lønn".

Lønnskonto: Før du kan utbetale lønn, må du legge inn kontonummeret i banken lønnen skal betales fra. Klikk på «Legg til» for å legge til en bankkonto for utbetaling av lønn.

Bankgaranti:Her velger du om selskapet har en bankgaranti. Feltet henger automatisk sammen med neste felt om bankkontonummer for skattetrekk. Som standard står dette feltet til Nei. Dersom dere ikke har en bankgaranti og "Nei" er korrekt valg, må det legges inn et bankkontonummer vedr. skattetrekkskontoen i feltet under.

Bankkontonummer: Dersom bankgaranti er satt til "Nei" må du legge inn et bankkontonummer for skattetrekkskonto. Klikk på "Legg til" for å legge til en bankkonto som skattetrekk skal overføres til ved lønnkjøringen. Dersom bankgaranti er satt til "Ja" vil du ikke få mulighet til å legge inn denne kontoen.

Betale utleggstrekk skatt: Angi hvor ofte utleggstrekk for skatt skal betales til myndighetene. Du har to valg, månedlig eller terminvis. Her skal du velge "terminvis".

Funksjoner:

Automatisk foreslå neste ansattnummer: Velg ja her dersom du vil at ansattnummeret skal generes automatisk til ett høyere nummer enn forrige ansatt. F.esk. hvis du legger inn en ansatt med ansattnummer 100 så vil neste ansatt automatisk få ansattnummer 101.

Ansatte overført fra andre selskap: Hak av her hvis du har benyttet ett annet lønnssystem før Visma.net Payroll. Dette vil gjøre at de ansatte beholder de rettighetene de har i forhold til egenmeldinger, sykepenger o.l.
Aktiver import av ansatte: Velg om du vil at import knappen for å importere ansatte skal være synlig under Employees / oversikt.

Virksomheter:

Navn: Legg inn et navn for underenheten til bedriften. Dette er et obligatorisk felt, og det må derfor registreres en virksomhet til firmaet.

Virksomhetsnummer: Legg inn virksomhetsnummeret tilhørende underenheten. Dette er ikke det samme nummer som juridisk organisasjonsnummer, men nummeret som tilhører den enkelte lokasjonen hvor bedriften har sitt virke. Er du usikker på hva det er, kan du søke det frem på Brønnøysundregisteret nettside og se på "oversikt over registrerte underenheter". Feltet låses etter første A-melding med virksomhetsnummeret er innsendt.

Kommune: Legg inn kommunen hvor virksomheten er lokalisert. Dette finner du også opplysninger om i Brønnøysundregistrene.

Oppstartsmåned A-melding: Definer hvilken måned du ønsker at systemet skal begynne å sende A-meldinger. Feltet låses etter at første A-melding er sendt inn.

Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift: Angi hvilken type beregningskode for arbeidsgiveravgift som skal benyttes for virksomheten. Dette vil da gjelde for alle ansatte som er tilknyttet denne virksomheten. Følgende beregningsmåter er støttet:

Generelle næringer
Godstransport på vei
Jord- og skogbruk, fiskeri etc
Sektorunntatt aktivitet

Bruk av korrekt endringsdato

Ved endringer må du også oppgi en «gyldig fra-dato», som endringene skal gjelde fra. Dersom det er korreksjon av en tidligere feilregistrering eller første gang du legger inn en registrering for et nytt felt, oppgir du «Eller bruk eksisterende gyldig fradato». Dersom det gjelder faktisk endring av opplysninger er det svært viktig at du oppgir en ny fra-dato fordi dette kan ha påvirkning på beregning av lønn og ytelser tilbake i tid.

Neste steg i oppsettet er å legge inn innstillinger for kostnadsbærere som skal brukes i firmaet. Klikk her for å gå videre til neste steg.