Brukertips i Visma.net AutoInvoice

Jeg har en kunde som krever elektronisk faktura. Kunden henter i dag alle sine e-fakturaer via en meldingssentral som ikke er knyttet til den offentlige infrastrukturen. Hvordan kan jeg sende e-faktura til denne kunde?

En elektronisk faktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder faktura-dataene i et strukturert format. Fakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Selve datafilen er ikke beregnet på å leses av det blotte øyet, så med en elektronisk faktura medfølger vanligvis også en metode for å kunne presentere dataene for en bruker. Dette gjøres vanligvis ved at man får et vedlegg til fakturaen, som er en visuell presentasjon i form av en fil i pdf eller Tiff-format. Alternativt benyttes en visningsmal til å presentere fakturaen.

Visma.net AutoInvoice er vår skytjeneste for formidling og prosessering av e-faktura, og krever derfor ingen lokal installasjon. Visma.net AutoInvoice har to hovedfunksjoner. For det første skal Visma.net AutoInvoice fungere som et elektronisk postkontor som formidler e-fakturaen mellom sender og mottaker.  For det andre skal Visma.net AutoInvoice sørge for at e-faktura filen blir formidlet i riktig format. Du kan logge deg på AutoInvoice via autoinvoice.visma.com for å registrere deg som bruker. Øvrig oppsett og bruk gjøres i din Visma løsning.

Det finnes flere formater for elektroniske fakturaer. Formatet beskriver hvilke datafelter som finnes i faktura-filen og hvordan de er strukturert. Noen datafelter må være utfylt, mens andre ikke trenger å være det. Typiske data som navn og adresseopplysninger på avsender og mottaker, organisasjonsnummer, fakturanummer, fakturadato, totalbeløp er påkrevde data i et hvert format, mens det utover dette kan være forskjeller. I Norge er det EHF (elektronisk handels format) som gjelder for offentlig forvaltning, og E2B som tidligere var mer utbredt blant private bedrifter. Flere og flere private bedrifter velger nå også EHF. AutoInvoice sørger for at faktura-dataene fra din Visma løsning blir "pakket" inn i henhold til aktuelt format.Du trenger dermed ikke tenke på hvilke format mottakeren ønsker, det fikser AutoInvoice for deg.

Visma.net AutoInvoice støtter også elektronisk ordre. Det arbeides med å implementere dette i ERP-systemene til Visma. Visma Business støtter dette fra versjon 12.10.

Behovet for vedlegg i form av timelister, dokumentasjon og annet fakturaunderlag er kjent. Teknisk sett har vi muligheter for vedlegg i form av pdf-filer i Visma.net AutoInvoice. Følgende Visma-systemer støtter elektronisk faktura med vedlegg: Visma Buisness fra versjon 8,02 Visma Global fra versjon 7.80 Visma Contracting Visma WebFaktura DI-Fakturering DI-Office Fakturering Det er viktig å merke seg at det rent teknisk finnes forskjellige måter å håndtere vedlegg på. Mellom AutoInvoice-brukere vil dette være uproblematisk, men det kan være utfordringer når man skal sende elektroniske fakturaer til kunder som er knyttet til andre meldingsformidlere. De tre vanligste metodene for vedlegg er 1: Vedlegg i separat fil, med referanse i den elektronisk fakturaen, 2: Vedlegg i separat fil som lagres på nettet, og referanse til URL (nettadresse) til vedlegget i den elektroniske fakturaen, 3: Binært vedlegg som en del av den elektroniske fakturaen(base64). Det kan altså variere hvilke metoder de forskjellige meldingsformidlerne støtter, og det vil variere hvilke metoder mottakers løsning for fakturahåndtering har støtte for.

Hva trenger jeg?

Visma.net AutoInvoice er et aksesspunkt godkjent av DIFI/PEPPOL. Vi kan derfor levere fakturaen elektronisk til alle mottakere som er knyttet til andre offentlig godkjente aksesspunkter. Verifiser at din kunde er knyttet til et slikt aksesspunkt, og at din kunde er registrert i ELMA. Les mer her om hvordan sende elektroniske fakturaer.

Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) tilrettelegger den norske offentlige infrastrukturen for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er altså de som bestemmer hvordan elektroniske fakturaer skal sendes til det offentlige Norge. Det er også DIFI som godkjenner aksesspunkter inn mot den offentlige infrastrukturen i Norge. DIFI er underlagt FAD (Fornyings- og administrasjonsdepartementet).

PEPPOL eller Pan-European Public Procurement Online som er det fulle navnet, er en EU styrt organisasjon som tilrettelegger standarder for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er standarder utarbeidet av PEPPOL norske myndigheter har basert den norske infrastrukturen på. DIFI i Norge var med å starte denne organisasjonen og er i dag en sterk aktør i PEPPOL. PEPPOL-nettverket er det nettverket som knytter alle meldingsformidlere sammen, slik at du kan sende en elektronisk faktura til en mottaker, uavhengig av hvilken meldingsformidler han bruker.

Direktoratet for økonomistyring (DFØ) er statens ekspertorgan innenfor statlig styring, og utfører forvaltningsoppgaver for alle statlige virksomheter.

Elektronisk Mottager Adresseregister er et norsk register med oversikt over mottakere som kan motta elektroniske dokumenter via den offentlige infrastrukturen. Registeret administreres av DIFI. Det er din meldingsformidler som registrerer deg i ELMA. Så hvis du bruke AutoInvoice til å motta fakturaer elektronisk (se mer her), så kan du logge deg inn å registrere deg i ELMA. Logg deg på Visma AutoInvoice, https://autoinvoice.visma.com. Klikk på innstillinger. Klikk på Firmainnstillinger / Firmaopplysinger Klikk på «Oppdater» Hvis det står ikke registrert i ELMA, så klikk på [Registrer]

Fra 1/1-2015 kommer det en ny versjon EHF som heter versjon 2.0.3. Med denne følger den en ny validator som AutoInvoice må kjøre for alle fakturaer som sendes gjennom PEPPOLs infrastruktur. Den krever blant annet at du har fylt ut MVA-nummer på deg som avsender av fakturaen når du fakturerer MVA. Dette kravet har alltid vært der, men fra 1/1 slipper fakturaen ikke lengre gjennom validatoren uten dette riktig ført.

Hvorfor ikke overlate til AutoInvoice å foreta utsendingene av alle dine fakturaer? AutoInvoice kan også sende til de av dine kunder som ikke kan motta fakturaene elektronisk.

Hva trenger du å gjøre når du ønsker å bytte aksesspunkt (meldingsformidler) til Visma AutoInvoice.

Her kommer en oversikt med nyttige linker for deg som ønsker å komme i gang med Visma.net AutoInvoice. 

Alle som skal benytte Visma AutoInvoice for å sende og/eller motta eFaktura må registrere seg på nettstedet autoInvoice.visma.com. Registrering er gratis.

For å aktivere mottak i AutoInvoice må du logge deg inn i AI-portalen.    1) Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på “Motta fakturaer” i menyen til venstre. 2)  Klikk så på “Aktiver” på Inngående og PEPPOL-nettverk.     3) Her er det også mulighet for å aktivere Skanningskonto. Skanningskonto gjør at AutoInvoice skanner fakturaer for deg, slik at selv om avsender ikke sender EHF, vil de fortsatt mottas som EHF. Skulle dette være relevant klikker du på “Aktiver” og fører inn nødvendig informasjon. Deretter må du informere dine leverandører om at din nye fakturaadresse er ditt orgnummer@autoinvoice.no. Merk at det er høyere pris per mottatte faktura.   (Mer om scanningtjensten kan du lese her)   4) Oppdater siden. Hvis innmeldingen var suksessfull vil det se slik ut:  

Hvordan avslutte AutoInvoice og avregistrere i ELMA?

Guide til hvordan man avregistrerer et firma i ELMA.