Käyttövinkit

Maksumuistutusten ja perinnän tarvetta voi ehkäistä tarkistamalla asiakkaan luottotiedot jo myyntiprosessin alussa. Verkkolaskut.fi-palvelussa on mahdollista tarkistaa luottotiedot  suomalaisilta yritysasiakkailta. Luottotietojen tarkistamisen lisäksi on mahdollista ladata riskimittari, jolla saa tarkempaa analyysia asiakkaan taloudellisesta tilanteesta. Tiedot haetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.   Voit tarkistaa luottotiedot laskun kirjauksen yhteydessä tai asiakaskortilta. Jotta toiminto on käytettävissä, tulee asiakaskortille olla tallennettuna y-tunnus.   Laskun kirjaus: Kun laskulle on valittu asiakas, tulee asiakkaan nimen alle "Tarkista luottotiedot"-painike.     Tämän jälkeen saat valittua joko maksuhäiriöt tai riskimittarin.   Asiakaskortti: Laskut -> Asiakkaat -> Luottotiedot-välilehti.       Asiakaskortilta voit tarkastella aiemmin haettuja luottotietoja ja riskimittareita.    

Nyt voi luoda ja lähettää maksumuistutuksia Verkkolaskut.fi palvelussa. Täällä on koottu tiedot maksumuistutusten lähettämisestä, että mitä sinun tulee huomioida kun luot maksumuistutuksia yrityksille ja kuluttaja-asiakkaille.

       Yritys tulee vahvistaa ennen kuin verkkolaskuja voidaan lähettää tai vastaanottaa. Samalla aktivoidaan Maventan pankkiverkko. Pankkiverkkoyhteys on veloitukseton lisäpalvelu, joka mahdollistaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja toimijoilta, joilla on pankkioperaattori käytössään (esim. Danske Bank). Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat erillisen vahvistuksen sähköpostiisi.   Voit vahvistaa yrityksesi allekirjoittamalla sähköisesti valtuutuksen verkkolaskujen lähettämisestä. Allekirjoitettava asiakirja lähetetään sähköpostiisi.   Valtuutus tehdään seuraavasti: 1. Sinulle lähetetään automaattisesti sähköposti otsikolla "Visma Solutions Oy kutsuu allekirjoittamaan asiakirjan Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi yritykselle "Yrityksen nimi" (Y-tunnus)". Klikkaa "Siirry allekirjoittamaan".       2. Anna sähköpostiviestissä oleva numerokoodi ja avaa asiakirja.   3. Siirry tunnistautumaan.   4. Valitse tunnistautumistapa ja tunnistaudu.     5. Allekirjoita asiakaskirja.      Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen. Saat sähköpostitse tiedon pankkiverkon aktivoitumisesta noin viikon sisällä.       Kun keltainen ilmoitusbanneri poistuu, on ohjelma valmis käytettäväksi. Jos tunnistusprosessi on tehty loppuun, mutta ilmoitus ei ole vielä poistunut, voit päivittää tilan ohjelmaan "Tarkista tila"-painikkeella.

Laskun lähetys on mahdollista ajastaa halutulle päivälle. Laskun luontinäkymässä laskun tiedoissa on "Lähetä laskupäivänä"-vaihtoehto.   Kun valitset tähän Kyllä, ohjelma lähettää laskun laskun automaattisesti laskun päiväyksen mukaan kun lasku tulostetaan tai tallennetaan. Jos lasku lähetetään Lähetä-painikkeella, se lähtee heti.    

Jos verkkolaskua ei voida toimittaa, laskuhallinnassa laskun lähetyksen tilana näkyy "Virhe". Näet virheen syykoodin Laskuhallinnasta klikkaamalla laskuriviä ja valitsemalla "Laskun lähetyksen tiedot"-välilehden.       Virheilmoituksista on mahdollista tilata sähköposti-ilmoitukset suoraan sähköpostiin kirjautumalla Maventan sivuille -> Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskuilmoitukset.   Syitä sille, ettei laskua voida lähettää verkkolaskuna voivat ovat esimerkiksi:   Laskulle ei löydy toimitusreittiä Jos lasku on lähetetty verkkolaskuna, verkkolaskuosoite saattaa olla virheellinen. 1. Tarkista tiedot joko asiakkaalta tai esimerkiksi verkkolaskuosoitteistosta. 2. Korjaa osoite asiakaskortille.  Huomaathan, että asiakas tulee valita laskulle uudelleen ennen lähettämistä, jotta laskulle päivittyy ajantasaiset tiedot asiakaskortista. Tämä tapahtuu laskuhallinnasta laskurivin päästä -> avaa lasku muokkaustilaan kynän kuvasta -> poista asiakas ja valitse uudelleen. 3. Lähetä lasku uudelleen   Jos lasku on on lähetetty  kirjeenä, tulee Maventan tulostuspalvelu olla aktivoituna. 1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> Maventa tulostuspalvelu. 2. Ota tulostuspalvelu käyttöön, ja valitse kirjeluokka sekä haluatko käyttää väritulostusta. Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella. 3.  Kun tulostuspalvelu on aktivoitu, voit lähettää laskun kirjeenä. Myyjän ALV-tunnus puuttuu Lasku on jäänyt virheeseen, koska se ei läpäise EU-standardin mukaista validointia. Laskulta puuttuu myyjän, eli sinun, ALV-tunnus. 1. Lisää ALV-tunnus kohdassa Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> ALV-tunnus. 2. Avaat virheessä oleva laskun laskuhallinnasta. Laskun tiedoissa alimpana kohtana on Yrityksen tiedot. Jos tässä on nyt "käytä alkuperäisen laskun tietoja", vaihda siihen "käytä yrityksen tietoja", niin ALV-tunnus päivittyy myös tälle laskulle, ja näet sen esikatselussa oikealla. 3. Lähetä lasku uudelleen.  Pankkiverkkoa ei ole aktivoitu Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta. Jos  verkkolaskut.fi-tilisi on avattu 28.6.2022 tai sen jälkeen pankkiverkko on aktivoitu automaattisesti reskiteröitymisen yhteydessä tehtävällä tunnistautumisella.  Jos tilisi on avattu ennen 28.6.2022, pankkiverkko tulee aktivoida erikseen.  1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> pankkiverkkoyhteys. 2. Suorita pankkiverkon aktivointi ohjeiden mukaisesti. 3. Kun olet saanut erillisen sähköpostivahvistuksen pankkiverkon aktivoimisesta, voit valita pankin operaattoriksi ja lähettää laskun onnistuneesti. Eräpäivään ei ole riittävästi aikaa Pankkiverkkoon lähettäessä laskuilla tulee olla vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. 1. Avaa lasku laskuhallinnasta muokkaustilaan kynän kuvasta. 2. Muokkaa eräpäivä. 3. Lähetä lasku.    

Ottamalla Visma Pay :n verkkomaksutavat käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti.    Kun maksutavat on otettu käyttöön ja API-avaimet on syötetty, sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa suoraan sähköpostista. Laskun luonti-ikkunassa on lähetyspainikkeen vieressä maininta Visma Payn käytössä olosta.     Mikäli et jollekin asiakkaalle halua lisätä maksupainiketta, saat poistettua sen asiakaskortilta. Mene Laskut -> Asiakkaat -> muokkaa asiakasta kynän kuvasta.  

Tulostuspalvelun avulla ulkoistat laskujesi tulostamisen ja postittamisen.  Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.   Asetuksen löydät kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset > Maventa tulostuspalvelu. Laskut tulostetaan aina yön aikana ja ne lähtevät postin kuljetettavaksi seuraavana arkipäivänä valitun kirjeluokan mukaan.    Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella.  

Kun olet siirtynyt verkkolaskutukseen ja haluat myös vastaanottaa laskut verkkolaskuina, tulisi sinun ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Näet sen täältä: Asetukset-> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto.     Verkkolaskujen välittävänä operaattorina toimii Maventa.    Voit ladata valmiin tiedotteen verkkolaskuosoitteestasi kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote. 

Myyntilaskuille on mahdollista lisätä sisäisiä kommentteja. Kommentteja ei lähetetä asiakkaalle laskun mukana. Sisäisiä kommentteja voi lisätä, muokata ja poistaa laskun kirjausikkunassa sekä laskuhallinnassa.    Laskua luodessa sisäiset kommentit-osio avautuu liitteiden alapuolelle.   Kun kommentti on tallennettu, sitä saa muokattua kynän kuvasta ja poistettua roskakorin kuvasta.   Laskuhallinnassa tunnistat laskut, joilla on sisäisiä kommentteja, puhekuplan kuvasta. Laskun sisäiset kommentit-välilehdellä voit luoda uusia kommentteja, sekä muokata ja poistaa olemassa olevia kommentteja.    

Laskun voi poistaa, jos se on keskeneräinen tai  avoin, eikä sitä ole lähetetty. Jos lasku on poistettavissa, sen saa poistettua laskuhallinnassa klikkaamalla laskuriviä. Tällöin oikealle tulee pino painikkeita, joista alimmaisena laskun poisto.      Lähetettyä laskua ei voi poistaa, vaan tarvittaessa tulee tehdä hyvityslasku ja uusi lasku oikeilla tiedoilla.

Laskunumeroa voi muokata kahdella tavalla, menemällä Asetukset -> Laskutuksen asetukset: 1. Jos käytössäsi on automaattisesti juokseva laskunumerointi, voit muokata seuraavan laskun numeroa manuaalisesti:     Muista tallentaa tekemäsi muutokset "Tallenna"-painikkeesta. Tämän jälkeen numerointi jatkuu asettamastasi laskunumerosta jälleen juoksevana.   2. Ottamalla käyttöön ulkoisen laskunumeroinnin, saat syötettyä haluamasi laskunumeron jokaiselle laskulle laskun kirjausikkunassa.     Tallenna asetuksiin tekemäsi muutokset.

Huomaathan, että uudistuneen verkkolaskulain myötä laskulla joko postiosoite tai sähköpostiosoite on pakollinen tieto. Ilman näitä laskua ei teknisistä syistä pysty lähettämään, vaikka se toimitettaisiin verkkolaskuna.   Asiakaskortti Jos lähetät toistuvasti laskuja samalle asiakkaalle, kannattaa perustaa asiakaskortti. Asiakaskortin saa perustettua menemällä Laskut -> Asiakkaat -> Uusi asiakas.     Asiakkaan tiedoista nimi ja maa ovat pakollisia, mutta muutkin tiedot on hyvä täyttää. Huomaathan valita oikean laskutusryhmän: Yritys, EU, henkilöasiakas tai kansainvälinen.   Asiakkaan laskutustietoihin tulee asiakkaan verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla verkkolaskut välitetään. Se on verkkolaskun osoite siinä missä postiosoite on perinteisen paperilaskun osoite. Asiakkaan verkkolaskuosoitteen voi tarkistaa verkkolaskuosoitteistosta. Usein verkkolaskuosoitteella tarkoitetaan samaa kuin OVT-tunnuksella, mutta se voi olla myös muotoa IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus. Verkkolaskuosoitteen lisäksi tulee ilmoittaa asiakkaan käyttämän operaattorin nimi. Jotta pystyt lähettämään laskuja myös pankkiverkkoon, eli sellaisille asiakkaille jotka käyttävät operaattorina pankkia, tulee aktioida pankkiverkkoyhteys. Siihen löydät tarkemmat ohjeet täältä.     Laskun tiedot Mikäli kyseessä on kertaluontoinen lasku, voi verkkolaskuosoitteen ja operaattorin kirjoittaa myös suoraan laskulle.    Asiakkaan osoitetiedot saa kirjoitettua suoraan laskun kirjausikkunassa. Tällöin asiakaskortti ei tallennu ohjelman muistiin.  

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä Suomen Valtiokonttori on linjannut, että se ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka ovat EU-standardin mukaisia. Mikäli asiakas ei ole erikseen vaatinut EU-standardin mukaista verkkolaskua, ei tätä tarvitse asiakaskortilta valita.   Saat valittua EU-standardin mukaisen laskun asiakaskortilta. Mene ensin Laskut -> Asiakkaat -> valitse asiakas ja muokkaa tietoja kynän kuvasta -> valitse asiakaskortilta EU-standardin mukainen lasku-kohtaan "Kyllä".     Tämän jälkeen tulee laskun kirjaukseen näkyville lisäkenttiä, joihin voidaan antaa seuraavia tietoja: Sopimusnumero, Tiliöintiviite, Työmaatunnus ja Tarjousviite.    

Saat lisättyä laskulle liitteen laskun kirjauksessa Liitteet-kohdassa. Liitteen voi valita tiedostosta tai raahata sille varattuun tilaan.   Liitteitä voi lisätä useamman kerrallaan, tai yksitellen. Liitteitä voi lisätä luonnoksena olevalle laskulle, sekä avoimena olevalle tulostetulle laskulle. Jo lähetetylle laskulle liitteiden lisääminen ei ole mahdollista.   Liitteiden maksimimäärä on 9 kappaletta.  Liitteen nimessä saa olla vain kirjaimet a-z, numerot 1-9, sekä merkit . ja _ eli tiedoston nimessä ei saa esiintyä välilyöntejä, erikoismerkkejä, eikä kirjaimia å,ä,ö. Tiedostonimen pituus saa olla max 50 merkkiä. Tarvittaessa ohjelma muuttaa lisätyn liitteen nimen sallittuun muotoon. Mikäli nimessä on esimerkiksi ä-kirjain, ohjelma muuttaa sen a:ksi.  Tiedoston maksimikoko on 10 MB. Sallitut tiedostomuodot ovat *.pdf; *.doc; *.xls; *.tif; *.jpg; *.gif; *.txt; *.xsl; *.html; *.htm.     Laskulle lisätyt liitteet ovat nähtävissä laskuhallinnassa laskun tiedoissa Liitteet-välilehdellä. Liitteet on mahdollista myös ladata myöhemmin uudelleen tarkasteltavaksi.

Olet tässä vaiheessa jo täyttänyt hakemuksen. Ihan mahtavaa. Olet saanut sähköpostilla linkin sopimuksen sähköiseen allekirjoittamiseen.

Mikä on PEP/RCA? Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö ("PEP-henkilö") tarkoittaa luonnollista henkilöä joka toimii, tai on toiminut viimeisen 12 kuukauden aikana, merkittävässä julkisessa tehtävässä kuten: valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä parlamentin jäsenenä; poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä; ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta; tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä; keskuspankin johtokunnan jäsenenä; suurlähettiläänä tai asiainhoitajana; puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina; valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenellä tarkoitetaan PEP-henkilön: aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon; lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja vanhempia. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppaneilla tarkoitetaan PEP-henkilön: kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen kanssa; ja kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yksinomistajia ja edunsaajia, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen eduksi.

Edunsaajalla tarkoitetaan rahanpesulaissa henkilöä, joka joko omistaa yrityksen tai muuten käyttää määräysvaltaa siinä.

Verkkolaskutiedote-toiminnolla voit ladata koneellesi PDF-tiedoston omista verkkolaskutustiedoistasi. Lähettämällä tiedotteen laskuttajillesi, he voivat jatkossa lähettää laskut sinulle verkkolaskuina, jolloin saat laskusi suoraan Verkkolaskut.fi-palvelun Ostolaskujenhallintaan.   Saat ladattua tiedotteen kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote.    

Verkkolasku on saapunut, mutta ei näy verkkolaskut.fi palvelussa Verkkolaskut saapuvat oletuksena automaattisesti palveluun jos laskujen vastaanotto on päällä, mutta ongelmatilanteissa pystyt tekemään noudon manuaalisestikin. Eli jos huomaat että jokin ostolasku puuttuu verkkolaskut.fi tililtäsi, niin voit kokeilla seuraavaa toimenpidettä:   1. Siirry kohtaan Asetukset - Maventa asetukset 2. Klikkaa Verkkolaskut noudettu kenttää ja valitse päivämäärä, johon asti tehdään manuaalinen noutopyyntö. Eli esimerkiksi jos sinulla on lasku, joka on saapunut esimerkiksi 14.6.2020 ja se ei näy verkkolaskut.fi tililläsi, niin aseta Verkkolaskut noudettu päivämääräksi 13.6.2020 niin ohjelma suorittaa seuraavan manuaalisen haun tähän päivään asti. Päivämäärän voi asettaa reilustikin taaksepäin, esimerkiksi 1.3.2020, jolloin ohjelma tarkistaa operaattorilta kaikki tämän jälkeen saapuneet laskut. 3. Siirry seuraavaksi kohtaan Ostolaskut ja klikkaa painiketta Tarkista saapuneet ostolaskut 4. Ne laskut joita ei ole noudettu vielä, niin ne noudetaan nyt verkkolaskut.fi tilillesi  

Pankkitilin luominen: Pankkitilin lisääminen Verkkolaskut.fi ohjelmassa tapahtuu kohdasta Asetukset- Pankkitilit- Luo uusi pankkitili   Kohtaan Pankki syötetään pankin nimi, esim. Osuuspankki IBAN kohtaan syötetään FI alkuinen pankkitilinumero esim. FI49 1234 0000 5678 91 BIC/SWIFT kohtaan tulee tunniste, esim. OKOYFIHH Kuvaus kohtaan voi itselleen määritellä haluamansa tiedon joka ei näy laskulla, esim. Vuokratulotili Tämän jälkeen tallennatte pankkitilin    Pankkitilin tietojen muokkaaminen: Saatte muokattua pankkitilinne tietoja valitsemalla tilin tietojen lopussa olevan kynän kuvan Pankkitilin poistaminen: Saatte poistettua pankkitilin valitsemalla tilin tietojen lopussa olevasta roskakorin kuvasta