Mijn Communities
Help

Kennisbank Visma.net HRM

Sorteren op:
Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.  En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.   Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:   Door te zoeken in de zoekbalk(en)   Via de koppen op het startscherm: Door te klikken op het menu: Favorieten Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen? Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken   Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken       Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!     Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!      
Volledig artikel weergeven
18-04-2023 11:02
  • 0 Antwoorden
  • 5 kudos
  • 204 Weergaven
Komt dit je bekend voor? Je krijgt een taak waarin staat dat je een contract moet aanmaken. Maar dat moet je dan vervolgens op een andere plek gaan doen.   Dat kan ook anders!   Er kan nu een taak gemaakt worden waarin direct het proces ‘ Nieuw contract’ gestart kan worden. Dat ziet er dan zo uit:   Klik op ‘Starten’ en dan opent het nieuwe contractscherm:   Vul de gegevens in, klik op ‘Voltooien’, en het contract is aangemaakt!   Wil je weten hoe je dit proces kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag! Nieuw type taak: actie nieuw contract Het was in Workflow Plus al mogelijk om een actie in persoonsgegevens te laten starten om gegevens binnen een contract te wijzigen. Het is nu ook mogelijk om een nieuw contract actie te starten vanuit Workflow Plus.     Er is een nieuw Workflow Plus taak type beschikbaar. Binnen de taak is het mogelijk een soort aanstelling te selecteren. Dit wordt dan ingevuld in de nieuwe contract taak. Dit is een voorselectie. De gebruiker kan er nog van afwijken en een andere soort aanstelling kiezen.     De gebruiker die de taak op de lijst krijgt, ziet eerst het startscherm. Dit werkt hetzelfde als bij de taak actie persoonsgegevens wijzigen. Zodra dit is gestart komt het eenvoudige contract scherm naar voren.    De invoer notities die tijdens het voorafgaande Workflow Plus proces zijn ingevuld zijn ook in dit scherm beschikbaar.    Een voorbeeld van hoe je dit kunt gebruiken: Een Workflow Plus proces start 2 maanden voor het einde van een (tijdelijk) contract). Via de Workflow Plus taken wordt besloten wat er moet gebeuren: moet het contract worden verlengd. Of gaat de medewerker uit dienst en moet er een extra contract en ikv worden aangemaakt tbv de transitievergoeding. Als dit via een beslissingstaak is besloten kan de vervolgtaak starten: actie nieuw contract. Zie voor meer informatie over het proces inrichten transitievergoeding de handleiding op de community.
Volledig artikel weergeven
16-03-2023 08:37 (Bijgewerkt op 03-07-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 4 kudos
  • 385 Weergaven
Import geslaagd. 0 regels geïmporteerd. Dat is dus niet goed! Soms komt het voor dat bijvoorbeeld een import van persoonsgegevens via massamutaties of de gewone import actie weliswaar succesvol lijkt, maar dat er toch niets blijkt te zijn geïmporteerd. De importstatus (onder Persoonsgegevens > Overzichten) geeft dan bijvoorbeeld iets aan als: terwijl het Excelbestand (.xlsx) wel degelijk meerdere regels bevat. Het probleem blijkt te zitten in de interne structuur van het aangeleverde bestand zelf. Mogelijk speelt hier de gebruikte versie van Excel een rol.   Algemeen advies voor het aanmaken van een correct werkend importbestand is om altijd te beginnen met een export. Verwijder vervolgens alle niet noodzakelijke regels, maar vooral niet de header (= koptekstenregel). Ook informatieve kolommen (de teksten op de regels zijn daar grijs) kunnen eventueel worden verwijderd. Vul vervolgens het werkblad met de te importeren gegevens en voer de import uit. Mocht nu eerder genoemd effect optreden, dan kun je dit verhelpen door het bestand te openen en een nieuw werkblad aan te maken. Klik daarvoor op het plusteken.   Kopieer vervolgens het hele originele werkblad (dus inclusief de kolomkopregel) en plak dit op het nieuw aangemaakte werkblad.     De naam van het nieuwe blad kun je eventueel wijzigen, maar is niet relevant. Verwijder ten slotte het originele werkblad en sla het bestand op. Ogenschijnlijk is het bestand identiek aan het origineel, maar onderwater heeft Excel extra benodigde informatie toegevoegd. Het bestand is fysiek dan ook groter geworden. De import zou nu wel het juiste aantal regels moeten tonen:   Tip: Verwijder van een goed werkend importbestand alle regels (behalve uiteraard de kolomteksten!) en bewaar dit lege bestand voor toekomstig gebruik.
Volledig artikel weergeven
21-03-2024 08:35 (Bijgewerkt op 21-03-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 140 Weergaven
De vakantie staat voor de deur! Nog even het verlof inboeken via de mooie nieuwe verlof kalender. Maar wat is dat irritant. Je wilt 2 weken vrij nemen, je hebt nog 20 uur wettelijk verlof over. Nu moet je 2 aparte aanvragen doen: 1 voor de 20 overgebleven wettelijke verlofuren en 1 aanvraag voor de resterende uren op bovenwettelijk verlof. Moet dat echt? Nee, gelukkig hoeft dit niet als de boekingsgroepen zijn ingericht! Boekingsgroepen Om verlof definities in 1 aanvraag te kunnen gebruiken is het mogelijk om een boekingsgroep aan te maken. Deze boekingsgroep wordt vervolgens gekoppeld aan de betreffende verlofdefinities. De medewerker kan dan 1 aanvraag doen. Eerst wordt dan de verlofdefinitie gebruikt met de hoogste prioriteit. Zijn alle uren gebruikt, dan wordt de verlofdefinitie met de 2e prioriteit gebruikt, enzovoort. Aanmaken van een boekingsgroep Stap 1 is het aanmaken van een boekingsgroep. Dit doe je bij Verlof - Onderhoud - Boekingsgroepen. Klik met de rechtermuisknop op ‘Groepen boekbaar verlof’ en kies voor nieuwe boekingsgroep toevoegen. Geef de boekingsgroep en richt de velden in.   Bij Naam kies je een naam die de medewerker in de verlofkalender te zien krijgt.  De ingangsdatum is de datum per wanneer de boekingsgroep beschikbaar dient te zijn. Bij registratie in uren of dagen is het belangrijk dat dit overeenkomt met het type verlofdefinitie wat je wilt koppelen. Als deze in uren is moet ook bij de boekingsgroep uren worden gekozen. Onder het kopje aanvragen geef je aan hoe de goedkeuringsworfklows moeten verlopen. Wanneer het verlof via de boekingsgroep wordt aangevraagd wordt deze goedkeurings workflow gebruikt, niet de goedkeuring die op de verlofdefinitie(s) zelf is vastgelegd.  Een ingerichte boekingsgroep ziet er bijvoorbeeld zo uit:   Boekingsgroep koppelen aan verlofdefinitie Stap 2 is het koppelen van de boekingsgroep aan de verlofdefinities. Dit kun je selecteren als de versie van de verlofdefinitie overeenkomt met of valt na de ingangsdatum van de boekingsgroep en waar de volgende velden overeenkomen met de verlofdefinitie:  Standaard aantal uren per dag Verwerkingsprioriteit Afrondingsregels Registratie in uren/dagen Dan kan de boekingsgroep gekozen worden in de verlofdefinitie en de prioriteit worden ingesteld.   Als je vervolgens bij bovenwettelijk verlof dezelfde boekingsgroep selecteert, kan je bijvoorbeeld prioriteit 2 kiezen.   In dit geval zal eerst het wettelijk verlof en vervolgens het bovenwettelijk verlof worden afgeschreven.  Bij de verlofaanvraag wordt eerst gekeken of er in het jaar van de datum van de aanvraag verlof komt te vervallen. Als dit het geval is, wordt dat verlof eerst gebruikt. Daarna wordt er gekeken naar de ingestelde prioriteit van de boekingsgroep op de verlofdefinities. In bovenstaande voorbeeld wordt dan eerst het wettelijk verlof volledig benut en daarna bovenwettelijk verlof    
Volledig artikel weergeven
06-07-2023 09:00
  • 1 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 336 Weergaven
1 tekstvak met daarin wat vragen en ook de bijbehorende antwoorden?  Of aparte velden met aparte antwoordvakken waarin duidelijk wordt welk type antwoord wordt verwacht?
Volledig artikel weergeven
02-03-2023 09:04
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 254 Weergaven
Je bent ingelogd op Visma.net en je klikt op HRM. Dan kom je direct uit in je eigen omgeving: Mijn Talent. Maar 9 van de 10 keer wil je niet je eigen gegevens inzien of wijzigen, maar die van jouw collega’s. Dan is het handiger dat het scherm direct start in Talent.   Gelukkig is deze voorkeur gemakkelijk in te stellen!   Bij Mijn Instellingen - Weergaveopties kun je aangeven of je standaard wilt starten in Mijn Talent of Talent.   
Volledig artikel weergeven
31-08-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 288 Weergaven
Je bent op zoek naar Jan de Jong. Maar daar zijn er meer van in dienst! En je wilt natuurlijk wel direct je ‘juiste’ Jan de Jong zien te vinden. Wist je dat het mogelijk is om meerdere zoekcriteria in 1 zoekopdracht in te geven? Medewerker zoeken In het zoekscherm voor werknemers is het mogelijk om te zoeken op verschillende zoekcriteria.  De bekendste en meest gebruikte methode is zoeken op naam. Alle medewerkers met deze naam worden getoond met enkele aanvullende gegevens. Je kunt nu kiezen welke van de 2 je wilt bekijken.   Maar het is ook mogelijk om met een combinatie van die criteria te zoeken. Als je op zoek bent naar consultant Jan de Jong, dan kun je dat ook in de zoekbalk opgeven:   Er is nu maar 1 resultaat zichtbaar en als je nu op Enter klikt kom je direct bij de juiste persoon terecht.   Een ander voorbeeld is zoeken op naam en geboortedatum.   Ook hiervoor geldt dat er maar 1 resultaat wordt gevonden.   Je ziet dat het dus heel eenvoudig is om snel je collega te kunnen vinden. Ook als deze collega een bijzonder populaire naam heeft:)
Volledig artikel weergeven
21-08-2023 13:29
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 187 Weergaven
Oeps, vergeten. Ik had nog moeten registreren dat Margreet afgelopen maandag ziek was. Gelukkig was ze de volgende dag weer beter!   Nu moet ik 2 acties uitvoeren: ziekmelden en betermelden. Die 2 acties kunnen niet direct achter elkaar uitgevoerd worden. Na het ziekmelden moet deze verwerkt worden door de verzuimservice en dat kan enkele minuten duren. Pas daarna kan de betermelding worden doorgevoerd.   Maar dat kan sneller! Historisch verzuim melden Via het menu Verzuim - Acties - Historisch verzuim melden kan in 1 actie de begin- en einddatum van het verzuim worden ingevoerd. Je hoeft dus niet te wachten tot de ziekmelding is verwerkt voordat de betermelding gedaan kan worden. Zijn de gebruikers die ziekmeldingen doorvoeren niet voor deze actie geautoriseerd? Dan kunnen ze hem ook niet gebruiken en dat zou jammer zijn. Controleer dus vooral snel of ze deze actie beschikbaar hebben!   Let op: het kan zijn dat de taken bij de actie Historisch verzuim niet hetzelfde zijn als bij ziekmelden. Het is belangrijk om je dit te realiseren. Vooral bij langdurig verzuim zal deze actie niet altijd geschikt zijn ivm mogelijk niet ingeplande taken.
Volledig artikel weergeven
15-06-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 287 Weergaven
Misschien gebruik je wel de werknemerroosters. Per dag kan dan het aantal uren opgegeven worden en daar komt vervolgens een totaal aantal uren uit. Dit totaal aantal uren moet met een loepje worden bijgewerkt.   Er kan een reden voor zijn dat het totaal aantal uren en deeltijdfactor niet overeenkomt met het aantal uren dat het rooster is ingegeven. Maar als je dit nooit wilt, dan is er een manier om te voorkomen dat dit fout kan gaan! En dat is simpelweg met 1 vinkje te realiseren. Werknemerroosters leidend maken Bij Applicatiebeheer - Organisatie - Bedrijf onder tabblad roosters is de optie ‘Maak werknemerroosters leidend’.   Als je die aanzet verdwijnt het veld ‘vaste uren’ en ‘deeltijdfactor/werktijdfactor’ als invoerveld en is het een alleen lezen veld.   Het totaal aantal uren correspondeert nu altijd met het aantal uren in het rooster.
Volledig artikel weergeven
08-06-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 154 Weergaven
Je bent bezig met een mutatieproces van een collega. De uren zouden op 32 uur moeten staan, dit heb je ook écht zo neergezet, maar iemand heeft het blijkbaar gewijzigd naar 36 uur. Wie heeft dat gedaan en wanneer is dit gebeurd? Om inzicht te krijgen in wie wat heeft gedaan tijdens een mutatie, kun je de knop ‘Historie’ gebruiken in de actie.   Per veld is dan inzichtelijk wie, wat, wanneer heeft gedaan.   Meer weten over deze functionaliteit en hoe je deze beschikbaar maakt? Lees hieronder snel meer over het autoriseren en de werking hiervan en ga aan de slag! Historie actie Tijdens het uitvoeren van een actie is nu ook de historie van deze actie zichtbaar. De historie toont de waarden die eerder tijdens dezelfde actie zijn ingevoerd. Deze historie wordt per veld dat is gewijzigd in de actie weergegeven. In het scherm is een filteroptie beschikbaar op sectie en veldniveau. De historie heeft een sectie en een veldfilter zodat de gebruiker gemakkelijk kan zoeken naar specifieke wijzigingen van een sectie/veld. Wanneer je het filter opnieuw instelt, klik je op vernieuwen om de resultaten te laden.   Voorbeeld: een actie bestaat uit: Stap 1: mutatieformulier met daarin de velden functie, vaste uren, rooster en deeltijdfactor Stap 2: sectie Positie  Stap 3: sectie Werktijden In stap 1 wordt de functie gewijzigd en de werktijden worden gewijzigd van totaal 24 naar 28 uur. Stel er wordt in stap 3 een urenwijziging gedaan van 28 naar 26 uur, is de oorspronkelijke mutatie van 28 uur nog zichtbaar in de historie. Ook tijdens de goedkeuring en achteraf in de mutatieoverzichten zijn deze gegevens beschikbaar. De historie van een actie is niet alleen tijdens het uitvoeren van de actie in te zien. Ook achteraf is deze te bekijken. In een extra tabblad aan de huidige wijzigingen pop up wordt de historie toegevoegd. Deze pop up is vanaf verschillende plekken in het systeem te benaderen. Deze is beschikbaar in het actie overzicht, via het informatie icoontje in de procesmonitor, het geïntegreerde workflow overzicht en het toverstafje die bij een wijziging op de sectie zichtbaar is. Vanuit workflow plus taken is deze ook aan te klikken als het vinkje in de (inrichting van de) taak aanstaat bij ‘Wijzigingen persoonsgegevens tonen’.   In de pop-up wordt ook rekening gehouden met autorisaties van de gebruiker. Als de gebruiker autorisatie heeft om alleen de persoonlijke gegevens sectie heeft voor de betreffende medewerker in de taak, dan wordt ook alleen de historie getoond van deze persoonlijke gegevens. Dit is om te voorkomen dat gebruikers die niet geautoriseerd zijn voor bepaalde onderdelen het alsnog via de historie wel zouden kunnen zien. Beschikbaar maken Historie De historie van een actie is alleen zichtbaar voor gebruikers die de autorisatie hebben.  Dit is autorisatie functie PAY.31976 in de functiegroep bij Persoonsgegevens - Acties - Wijzigingsgeschiedenis actie.   
Volledig artikel weergeven
06-04-2023 08:30 (Bijgewerkt op 20-04-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 217 Weergaven
Een collega vertrekt. Deze had toegang tot Visma.net HRM met een gebruikersaccount. Maar dat account moet op een gegeven moment worden afgesloten. Dat kan na de laatste werkdag zijn of een paar weken daarna. Je moet er maar aan denken! Gelukkig kan een Workflow plus taak je hierbij helpen.  Met behulp van deze taak kun je het gebruikersaccount automatisch laten vervallen. Je hoeft er dus niet zelf meer aan te denken.   Velen van jullie hebben dit al ingericht, maar voor degenen die dit (nog) niet hebben gedaan volgt hier een beschrijving van de inrichting. Gebruikersaccount laten vervallen via taak vanuit Workflow plus In Workflow Plus kan een procedure worden ingericht, met daarin een taak voor het laten vervallen van een gebruiker. De procedure kan automatisch worden gestart zodra een medewerker uit dienst is. Dit kan ook x dagen na de uitdienstdatum.   Hieronder de stappen in hoofdlijnen, om dit in te richten:   Ga naar “Workflow Plus - Onderhoud - Taken”.     Hier kan je een nieuwe taak maken/toevoegen (door de rechtermuisknop te gebruiken). Kies bij het maken van de taak voor de actie “Gebruiker laten vervallen”.     Nadat de taak is aangemaakt, kan de taak worden toegevoegd aan een procedure. Ga hiervoor naar “Workflow Plus > Onderhoud > Procedures”. Hier kan je een nieuwe procedure aanmaken of een bestaande procedure bewerken.     Het proces kun je automatisch laten starten op basis van een signaal. In dit geval is het logisch om het signaal Datum uit dienst te gebruiken.   Je moet hier het aantal dagen voor de uitdienst datum ingeven. Als je een aantal dagen na de uitdienstdatum wilt ingeven zet je een - voor het getal. Bijvoorbeeld: bij 30 dagen na uit dienst geef je -30 in. Bij een procedure, (bij een nieuwe procedure nadat op toepassen is geklikt) kan je kiezen voor het tabblad “Proceduredetails”. Op dit tabblad kan een taak worden toegevoegd.     Selecteer de nieuw aangemaakt taak.   Het is niet nodig een gebruikersgroep of rol in te geven voor de toewijzing. Het systeem zal de taak automatisch voltooien.    Geef hier eventueel bij ‘Start na’ het aantal dagen in waarna het starten van de procedure de taak moet worden ingepland. Voorbeeld 1: in de procedure is aangegeven dat deze start 30 dagen na de uitdienstdatum. Het account moet ook 30 dagen na de uitdienstdatum komen te vervallen. Dan is het niet nodig hier iets in te vullen. Voorbeeld 2: Het proces start op de dag dat de medewerker uit dienst gaat. Het account moet ook 30 dagen na de uitdienstdatum komen te vervallen.  Geef hier dan 30 dagen in.   Als de procedure is opgeslagen met de taak zal op basis van het signaal vanaf dat moment elke dag gecontroleerd worden of het proces gestart moet worden. Vervolgens zal de taak door het systeem op de geplande dag worden uitgevoerd. 
Volledig artikel weergeven
17-08-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 145 Weergaven
Er komt een nieuwe collega in dienst. Deze collega heeft bij indiensttreding toegang nodig tot Visma.net HRM. Maar je moet er maar net aan denken om het gebruikersaccount aan te maken. Gelukkig kan een Workflow plus taak je hierbij helpen.  Met behulp van deze taak krijg je automatisch het scherm voor je waarbij je het gebruikersaccount kunt aanmaken. Je hoeft er dus niet zelf meer aan te denken.   Velen van jullie hebben dit al ingericht, maar voor degenen die dit (nog) niet hebben gedaan volgt hier een beschrijving van de inrichting. Gebruikersaccount aanmaken via taak vanuit Workflow plus In Workflow Plus kan een procedure worden ingericht, met daarin een taak voor het aanmaken van een gebruiker. De procedure kan automatisch worden gestart zodra een nieuwe werknemer is ingevoerd.   Hieronder de stappen in hoofdlijnen, om dit in te richten:   Ga naar “Workflow Plus - Onderhoud - Taken”.     Hier kan je een nieuwe taak maken/toevoegen (door de rechtermuisknop te gebruiken). Kies bij het maken van de taak voor de actie “Gebruiker bijwerken\aanmaken”.     Nadat de taak is aangemaakt, kan de taak worden toegevoegd aan een procedure. Ga hiervoor naar “Workflow Plus > Onderhoud > Procedures”. Hier kan je een nieuwe procedure aanmaken of een bestaande procedure bewerken.     Zorg ervoor dat bij het maken van de procedure bij de optie “Berichtgeving beschikbaar in:” is gekozen voor alle modules of voor de module persoonsgegevens.     Bij een procedure, (bij een nieuwe procedure nadat op toepassen is geklikt) kan je kiezen voor het tabblad “Proceduredetails”. Op dit tabblad kan een taak worden toegevoegd.     Bij het toevoegen van een taak, moet worden aangegeven aan wie de taak moet worden toegewezen. Bijvoorbeeld de rol HRM.     Nadat de Workflow Plus procedure is gemaakt, kan bij “Persoonsgegevens > Onderhoud > Soorten aanstellingen & acties” de workflow plus procedure worden gekoppeld aan de actie “Nieuwe werknemer”.     Bij de optie “Workflow plus Nieuwe werknemer” koppel je de gewenste procedure. Dit workflow plus proces wordt automatisch gestart als de nieuwe medewerker is aangemaakt en goedgekeurd.  En daarmee verschijnt dan ook de taak voor het aanmaken van een gebruikersaccount op de lijst van de gekozen gebruiker(s)!
Volledig artikel weergeven
13-07-2023 09:00 (Bijgewerkt op 11-08-2023)
  • 1 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 450 Weergaven
Jij bent die persoon die veel HR taken afhandelt in Visma.net HRM. En dan vooral taken vanuit de Workflow plus module.  Taken worden vaak achtereenvolgens ingepland. Als je een taak hebt afgehandeld, is het wel zo handig dat de opvolgende taak ook gelijk zichtbaar is. En niet dat je dan eerst terug moet naar je takenlijst om de taak te kunnen openen.    Gelukkig kan dit! Opvolgende taken automatisch starten De applicatiebeheerder kan het vinkje aanzetten bij Workflow Plus - Onderhoud - Instellingen Openstaande taken autom. Starten. Daarmee worden opvolgende taken die aan dezelfde gebruiker zijn toegewezen automatisch getoond na het afhandelen van de vorige taak.   
Volledig artikel weergeven
11-05-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 153 Weergaven
Als de manager een mutatie invoert in Visma.net HRM moet eerst de directeur de mutatie goedkeuren en daarna HR. Maar als HR de mutatie invoert, moet alleen de directeur de mutatie goedkeuren.     Als die voorwaarde niet goed is ingericht in het mutatieproces, dan zal dit leiden tot gekke situaties. Bijvoorbeeld: HR voert de mutatie in, de directeur keurt goed en vervolgens moet HR (die de mutatie zelf heeft ingevoerd) diezelfde mutatie weer goedkeuren.   Dit kun je nu verbeteren door gebruik te maken van goedkeuringsregels.   Weten hoe je deze goedkeuringsworkflow kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan en ga aan de slag!   Goedkeurder actie gebaseerd op indiener   Het is mogelijk om in te kunnen richten wat de goedkeuringsworkflow is van een actie, gebaseerd op welke gebruiker/rol/gebruikersgroep de actie heeft gestart.   Let op: Door het inrichten van de speciale workflow geef je geen toegang tot het initiëren van de actie. Dat doe je bij ‘Wie kunnen initiëren’.  Met het inrichten van de Speciale workflow geef je alleen aan dat wanneer X heeft gestart, de goedkeuringsflow Y is.  Voor de acties nieuwe werknemer, nieuw contract en de eigen te definiëren acties is het mogelijk meerdere goedkeuringsregels toe te voegen. Een voorbeeld van een inrichting zou kunnen zijn: 1: Als de rol HR administratie een medewerker invoert is de goedkeuring: Directeur - HR Adviseur  2: Als de rol Directeur een medewerker invoert is de goedkeuring: Manager - HR Adviseur 3: Als de rol Manager een medewerker invoert is de goedkeurings: Directeur - HR Adviseur Bij de goedkeuringsregels is het verplicht een prioriteit in te geven. Deze prioriteit wordt gebruikt wanneer een gebruiker die de actie start meerdere rollen heeft.  In het bovenstaande voorbeeld zou er een conflict ontstaan als de gebruiker die de medewerker invoert zowel Directeur als Manager is van de medewerker. De goedkeuring van de 2e regel wordt dan gebruikt en daarmee is de goedkeuring Manager - HR Adviseur. Wanneer de gebruiker die een actie start niet voorkomt in 1 van de goedkeuringsregels, wordt de standaard goedkeuring gebruikt.     
Volledig artikel weergeven
13-04-2023 08:30
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 180 Weergaven
Door de bomen het bos niet meer zien. Dat gebeurt al snel wanneer je een persoon voor elk contract dat ooit is aangemaakt per regel terug ziet. Dit kan erg onoverzichtelijk worden. Je kunt aangeven of je het historische contract wel of niet wil zien, maar dit lost het probleem maar deels op.      Want misschien wil je medewerkers die in het verleden een contract hebben gehad wel zien, maar die medewerker die op dit moment 3 contracten heeft niet. Je wil niet alle oude contracten zien van de medewerker die nog steeds in dienst is.  Hieronder zie je een voorbeeld waarbij Els Goud met 3 contracten ook 3 keer in beeld komt.    Toon medewerker 1 keer Dat kan anders, en wel heel eenvoudig! Ga naar Mijn Instellingen in de blauwe balk bovenin je scherm. Vink daar de optie  ‘Laat werknemer eenmalig zien’ aan.     Het resultaat: Els Goud staat er nog maar 1 keer!      
Volledig artikel weergeven
30-03-2023 09:25 (Bijgewerkt op 30-03-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 193 Weergaven
Je bent een verzuimmelding aan het invoeren maar je wil je zieke collega nog even bellen om iets te vragen. Maar wat was haar telefoonnummer ook alweer? Je wil graag een mutatie invoeren op het contract en vraagt je af: wat waren ook alweer de contractgegevens van de andere contracten?   Misschien ga je dan uit de actie, klik je naar de betreffende module om de gegevens te bekijken en ga je vervolgens weer terug naar de actie. Maar dat is wellicht helemaal niet nodig!   Wist je dat je door op de naam te klikken van de medewerker een pop up krijgt met daarin persoons- en contactgegevens?     Toegang pop up Kun je niet op de naam klikken? De naam ziet er zo uit: het is dikgedrukt en niet onderstreept. Dan is de pop up voor jou niet beschikbaar. Dat kan meerdere oorzaken hebben. Vraag aan jullie applicatiebeheerder (of controleer dit zelf als je dat kunt) of de volgende gegevens aanstaan:   1. Controleer of de pop up aanstaat bij Applicatiebeheer - Systeeminstellingen - Bedrijf:   2. Het kan zijn dat de autorisatie niet aanstaat.  Dit kan aangezet worden door je de autorisatie PAY.31869 te geven via de functiegroep: Welke gegevens zichtbaar zijn in de pop up, wordt ingericht op de pagina Telefoonlijst - Onderhoud.
Volledig artikel weergeven
23-03-2023 08:47 (Bijgewerkt op 23-03-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 224 Weergaven
Toch maar die maandag vrij nemen in plaats van die woensdag? Een medewerker kan dit gemakkelijk zelf doorgeven in Visma.net HRM. Bij het doorgeven van deze wijziging moet het niet mogelijk zijn om de totale omvang van het rooster te wijzigen. Daar zou namelijk een andere goedkeuringsflow aanhangen en er zal een wijziging op de arbeidsovereenkomst gegenereerd moeten worden.  Bij een werkpatroon wijziging is dit niet nodig.   Het is mogelijk om dit in te richten in het mutatieformulier. Zie het voorbeeld hieronder waarbij de totale omvang (per ongeluk) wordt gewijzigd. Op woensdag worden uren toegevoegd maar op maandag worden deze uren niet weggehaald. Deze wijziging kan niet worden opgeslagen.   Als vervolgens de uren op de maandag worden weggehaald, komt het totaal weer op 32 uur. Dan kan het rooster wel worden opgeslagen.   Wil je weten hoe je dit mutatieformulier aanmaakt? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag!   En zie je de invoer van de uren per dag in het rooster nu voor het eerst? Wellicht gebruiken jullie de klassieke bedrijfsroosters. Stap dan snel over op de werknemerroosters!  Mogelijkheid tot alleen roosterdagen wijzigen en niet totale uren In het mutatieformulier is het nu mogelijk om aan te geven dat er een roosterwijziging gedaan kan worden, maar dat daarbij niet de totale uren mogen veranderen. Hierdoor is het mogelijk een apart proces in te richten voor alleen een roosterdagen wijziging en een daadwerkelijke uren wijziging waarbij de deeltijdfactor wijzigt. Dit kan dus wel: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Vrijdag 8 = totaal 24 uur  Dit kan dan niet: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8, Vrijdag 8 = totaal 32 uur    Er is een nieuwe optie toegevoegd aan het inrichtings scherm van het mutatieformulier om deze restrictie in het formulier mogelijk te maken. Deze optie is alleen beschikbaar als alleen het rooster is toegevoegd aan het mutatieformulier. Als de vaste uren en/of deeltijdfactor/werktijdfactor is geselecteerd is de optie niet beschikbaar. Als het vinkje is aangezet en later worden de vaste uren en of deeltijdfactor aan het mutatieformulier toegevoegd dan zal de instelling alsnog genegeerd worden. Het is dan wel mogelijk om de totale uren aan te passen.    Wanneer deze optie aanstaat wordt er een blokkerende melding getoond wanneer de gebruiker uren probeert op te slaan die niet overeenkomen met het totaal aantal uren in het rooster.   Dit werkt ook als het mutatieformulier onderdeel is van een actie:     Gebruiken werknemerroosters Om werknemerroosters in gebruik te nemen zet je de volgende vinkjes aan  ‘Gebruik werknemerroosters’ en ‘Maak werknemerroosters leidend.’   Let op, dit heeft wel consequenties. Neem hierover contact op met jullie consultant om dit verder te bespreken.
Volledig artikel weergeven
09-03-2023 08:19 (Bijgewerkt op 03-07-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 307 Weergaven
Het zijn verschillende acties, maar ze hebben allemaal dezelfde pictogram. Bij het inrichten van acties en workflow plus processen kun je aangeven dat ze op het startscherm moeten komen. Daarbij kun je een pictogram kiezen. Voorheen was het aantal beschikbare pictogrammen wat beperkt. Daardoor kon het zijn dat je 1 bepaalde pictogram voor verschillende acties moest gebruiken.  Inmiddels is het aantal pictogrammen uitgebreid naar 50 verschillende types. Hoog tijd dus om deze nog eens aan te passen, als dat niet al is gedaan! Pictogram selecteren Een andere pictogram kiezen bij een actie, hoe doe ik dat? Een aantal pictogrammen zijn standaard en kunnen niet worden aangepast. Bijvoorbeeld bij Ziekmelden, of Taken.   Bij de acties in persoonsgegevens kun je de pictogram kiezen bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen & acties. Kies de actie die je wilt aanpassen.  Onder Workflow actie zie je de optie Snel starten Talent. Daar kun je een pictogram kiezen en eventueel aanpassen. Let op, het kan zijn dat je dit voor meerdere soorten aanstellingen moet doen voor de betreffende actie.    Als de nieuwe pictogram is geselecteerd wordt deze zichtbaar op het startscherm.   Als de actie in Workflow plus is ingericht kan het vanuit die module worden aangepast. Ga hiervoor naar Workflow plus - Onderhoud - Procedures en kies een procedure waarvoor je de pictogram wilt wijzigen.  Onder Opties voor starten procedure is ook hier ‘Snel starten Talent’ beschikbaar. Dit is alleen zichtbaar als de procedure gestart kan worden vanuit 1 of meerdere modules.  Hier kan eventueel het pictogram gewijzigd worden.   
Volledig artikel weergeven
12-10-2023 09:00 (Bijgewerkt op 23-10-2023)
  • 5 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 619 Weergaven
Ik zoek dat ene salariscomponent voor ouderschapsverlof die ik altijd gebruik. Welke was dat ook alweer? Er moeten overuren worden ingevoerd, maar als ik zoek op ‘uren’ krijg ik bijna 100 resultaten.    Er zijn ontzettend veel salariscomponenten beschikbaar. Maar het aantal salariscomponenten dat je regelmatig invoert zal beperkt zijn.  Wist je dat het mogelijk is een verkorte lijst te maken van salariscomponenten? Verkorte keuzelijst inrichten De verkorte lijst met salariscomponenten kan als volgt worden ingericht. Ga naar Applicatiebeheer - Algemene definities - Keuzelijsten. Hier is een apart kopje beschikbaar: Salaris Componenten. Daaronder staan de verschillende soorten salariscomponenten gegroepeerd. Alleen salariscomponenten die op dit moment of in de toekomst actief zijn worden hier getoond. Vink ‘toon historische salariscomponenten’ aan om ook salariscomponenten te tonen die niet meer actief zijn.   Kies een lijst, bijvoorbeeld vaste salariscomponenten. Dan komt de lijst met beschikbare salariscomponenten naar voren. Ook kan er worden gezocht naar een specifiek salariscomponent. Vink elk component aan die in de verkorte lijst terecht moet komen. Alleen de salariscomponenten die in de verkorte lijst naar voren moeten komen hoeven te worden aangevinkt.   Als er bij geen van de salariscomponenten een vinkje aanstaat is er dus geen inrichting voor de verkorte lijst. De optie wordt dan ook niet getoond in het zoekscherm van het salariscomponent. Verkorte keuzelijst gebruiken Wanneer de optie is aangezet, komt er een nieuwe optie beschikbaar in het zoekscherm van salariscomponenten: Toon alle componenten. Deze staat standaard uitgevinkt. Daarmee zoekt de gebruiker standaard alleen in de voorgeselecteerde salariscomponenten. Een beperkte set aan salariscomponenten is nu zichtbaar.  Door het vinkje aan te zetten bij ‘Toon alle salariscomponenten’ kiest een gebruiker ervoor om wel te zoeken in alle salariscomponenten. Deze instelling wordt voor de gebruiker onthouden. Het is dus niet nodig dit vinkje elke keer aan of uit te zetten bij het opnieuw openen van het zoekscherm.      Voor gebruikers die gewend waren direct het salariscomponent in het veld in te voeren is er niets veranderd. Dit blijft gewoon mogelijk.    
Volledig artikel weergeven
05-10-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 146 Weergaven
In het E-dossier is veel informatie op het scherm te zien.  Zowel in het overzicht wordt informatie getoond als bij acties, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een document.  Maar niet alle informatie is even relevant. Wellicht staan er velden aan die nooit gebruikt worden.  Instellingen velden E-dossier Het is mogelijk om per kolom aan te geven of je dit wilt weergeven/gebruiken. Dit wordt ingericht op bedrijfsniveau. Als je dit aanpast is het direct van toepassing voor alle gebruikers.   Niet gebruikte velden kunnen worden uitgevinkt bij EDossier - Onderhoud - Instellingen bij ‘Velden weergeven in E-Dossier’.     Dit maakt het overzicht en het uitvoeren van acties in het E-dossier direct wat gebruiksvriendelijker!    
Volledig artikel weergeven
28-09-2023 09:00
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 192 Weergaven
Labels