Kennisbank Visma.net HRM

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag uit het wensenportaal van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen. De vraag Kan aan het elektronisch bericht naar het UWV meegegeven worden dat bij ziekte van een medewerker, die valt onder het vangnet (no risk polis), 100% uitgekeerd moet worden? Dit omdat 100% van het loon wordt doorbetaald (in het eerste ziektejaar). Het antwoord Dit kun je regelen via de instellingen in de verzuimmodule. Configureer voor de gewenste verzuimdefinitie het veld "100% loondoorbetaling tijdens AO", zodat deze op het scherm voor de Ziekmelding verschijnt of onderhuids verborgen aanwezig is. Configureer het zo dat dit gegeven standaard gevuld wordt met Ja.    Stappen (zie ook de schermafdruk hieronder): Open het scherm Verzuim > Onderhoud > Definities en klik op de betreffende Verzuimdefinitie,  bijv. “Ziek(Vangnet)” Klik op de TAB “Velden” en scroll helemaal naar beneden naar het gegeven "100% loondoorbetaling tijdens AO". Wijzig voor dit gegeven (voor de acties Ziekmelden en Mijn Ziekmelding) de keuze naar "VERBERGEN" of "WEERGEVEN". Om het scherm van de ziekmelding overzichtelijk te houden, adviseren we om de optie op Verbergen te zetten. Stel de standaardwaarde in op Ja. Dit zorgt ervoor dat de indicator bij een nieuwe ziekmelding automatisch wordt aangevinkt. Hierdoor zal de waarde 100% loonbetaling toegevoegd worden aan het elektronische bericht naar het UWV.     Let op: er kan alleen worden opgeven dat het percentage 100% is. Dit percentage wordt dan doorgegeven aan het UWV.  Een ander percentage, bijv. 85%, kan niet worden ingesteld of opgegeven. In dat geval zal 0% worden doorgegeven aan het UWV. Het UWV hanteert dan 70% voor de uitkering.   

Ik zoek dat ene salariscomponent voor ouderschapsverlof die ik altijd gebruik. Welke was dat ook alweer? Er moeten overuren worden ingevoerd, maar als ik zoek op ‘uren’ krijg ik bijna 100 resultaten.    Er zijn ontzettend veel salariscomponenten beschikbaar. Maar het aantal salariscomponenten dat je regelmatig invoert zal beperkt zijn.  Wist je dat het mogelijk is een verkorte lijst te maken van salariscomponenten? Verkorte keuzelijst inrichten De verkorte lijst met salariscomponenten kan als volgt worden ingericht. Ga naar Applicatiebeheer - Algemene definities - Keuzelijsten. Hier is een apart kopje beschikbaar: Salaris Componenten. Daaronder staan de verschillende soorten salariscomponenten gegroepeerd. Alleen salariscomponenten die op dit moment of in de toekomst actief zijn worden hier getoond. Vink ‘toon historische salariscomponenten’ aan om ook salariscomponenten te tonen die niet meer actief zijn.   Kies een lijst, bijvoorbeeld vaste salariscomponenten. Dan komt de lijst met beschikbare salariscomponenten naar voren. Ook kan er worden gezocht naar een specifiek salariscomponent. Vink elk component aan die in de verkorte lijst terecht moet komen. Alleen de salariscomponenten die in de verkorte lijst naar voren moeten komen hoeven te worden aangevinkt.   Als er bij geen van de salariscomponenten een vinkje aanstaat is er dus geen inrichting voor de verkorte lijst. De optie wordt dan ook niet getoond in het zoekscherm van het salariscomponent. Verkorte keuzelijst gebruiken Wanneer de optie is aangezet, komt er een nieuwe optie beschikbaar in het zoekscherm van salariscomponenten: Toon alle componenten. Deze staat standaard uitgevinkt. Daarmee zoekt de gebruiker standaard alleen in de voorgeselecteerde salariscomponenten. Een beperkte set aan salariscomponenten is nu zichtbaar.  Door het vinkje aan te zetten bij ‘Toon alle salariscomponenten’ kiest een gebruiker ervoor om wel te zoeken in alle salariscomponenten. Deze instelling wordt voor de gebruiker onthouden. Het is dus niet nodig dit vinkje elke keer aan of uit te zetten bij het opnieuw openen van het zoekscherm.      Voor gebruikers die gewend waren direct het salariscomponent in het veld in te voeren is er niets veranderd. Dit blijft gewoon mogelijk.    

In het E-dossier is veel informatie op het scherm te zien.  Zowel in het overzicht wordt informatie getoond als bij acties, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een document.  Maar niet alle informatie is even relevant. Wellicht staan er velden aan die nooit gebruikt worden.  Instellingen velden E-dossier Het is mogelijk om per kolom aan te geven of je dit wilt weergeven/gebruiken. Dit wordt ingericht op bedrijfsniveau. Als je dit aanpast is het direct van toepassing voor alle gebruikers.   Niet gebruikte velden kunnen worden uitgevinkt bij EDossier - Onderhoud - Instellingen bij ‘Velden weergeven in E-Dossier’.     Dit maakt het overzicht en het uitvoeren van acties in het E-dossier direct wat gebruiksvriendelijker!    

Het lukt niet om in te loggen in de app! Dit kan uiteraard verschillende oorzaken hebben. Soms komt dat doordat de gebruikersnaam niet juist is ingevoerd.   In de app van Visma.net HRM moeten eenmalig een aantal gegevens worden ingevuld. Vervolgens is het mogelijk met een pincode in te loggen. De inloggegevens worden vanuit de uitnodiging verstrekt aan de medewerkers.  Later kunnen zij altijd hun inloggegevens opvragen in Visma.net HRM bij Mijn Instellingen - Pincode voor Mobiel. De gebruikernaam is standaard de Domeinnaam\Naam gebruiker. Een voorbeeld kan zijn: ODP\MariekeBos. Maar de gebruikersnaam kan ook uit een cijfercode bestaan.  Het kan soms lastig zijn deze gegevens te onthouden of over te nemen.   Wist je dat het ook mogelijk is om bij gebruiker het e-mailadres van de Visma.net gebruiker in te geven? Dit werkt dus alleen als de gebruiker ook een account heeft op Visma.net HRM. Dit account is terug te vinden bij Applicatiebeheer - Autorisatie - Gebruikers. Deze tip kun je doorgeven aan je collega’s als je merkt dat het invoeren van de gebruikersnaam regelmatig tot (invoer)issues leidt. Ook kun je dit opnemen in het uitnodigingsbericht.   Tip: Zie voor mogelijke inlog issues en oplossingen dit artikel in de community.

Wat vervelend, een collega heeft zich ziekgemeld. De ziekmelding moet uiterlijk om 9 uur ‘s ochtends worden doorgegeven aan de manager of HR.  Jullie willen graag bijhouden of dit inderdaad is gedaan.  In de vorige tips & tricks werd beschreven hoe je op werknemer of contractniveau eigen velden kunt configureren en vullen.  Maar wist je dat dit ook mogelijk is in de module Verzuim? Ook bij het registreren van een ziekmelding kan het fijn zijn als je daar extra gegevens kunt uitvragen. Ook hier zijn eigen velden in te richten. Vrije velden in Verzuim Vrij veld inrichten Bij Verzuim - Onderhoud - Vrije velden kun je vrije velden inrichten. Klik rechts op vrije velden en je ziet een aantal beschikbare, vrij in te richten velden. Klik op het pennetje van het type veld dat je wilt gebruiken. Er zijn datumvelden, numerieke velden en alfanumerieke velden. Het veld geef je een naam. Wil je gebruik maken van een keuzelijst? Vink dit dan aan en klik op de knop Onderhoud keuzelijst om de beschikbare opties in te geven. Zet het veld vervolgens op In gebruik. Het veld is nu ingericht. Vrij veld beschikbaar maken Het veld is nu niet automatisch overal zichtbaar. Waar en wanneer het veld tevoorschijn moet komen bepaal je in de verzuimdefinitie. Ga naar Verzuim - Onderhoud - Definities. Kies de definitie waarin je het veld wilt gebruiken. Wil je dit bij meerdere verzuimdefinities? Herhaal dan deze stap later voor de andere verzuimdefinties. Kies het tabblad Velden. Je ziet nu een lange lijst met velden. Het nieuwe veld staat meestal onderaan. Zet het vinkje aan bij ‘Gebruikt’ om het veld actief te maken. Vervolgens kies je per actie (de kolommen) of je het veld verplicht wilt laten vullen, optioneel wilt laten vullen, wilt weergeven of verbergen. Vervolgens zal het veld bij de acties getoond worden waarbij dat is aangegeven. In bovenstaande voorbeeld is het veld verplicht bij de ziekmelding. Dat zie je direct nadat het veld is toegevoegd terug: Rapportages De inhoud van de vrije velden is terug te vinden bij Verzuim - Overzichten - Verzuimexport.  

Omdat jullie regelmatig bedrijfskleding aanleveren is het handig om de kledingmaat vast te leggen.  De organisatie heeft 3 locaties en iedereen heeft 1 vaste locatie.  Het kan handig zijn om gegevens vast te leggen die niet standaard wordt ondersteund door Visma.net HRM. Daarom zijn de vrije velden beschikbaar, zodat je deze gegevens wel kunt vastleggen en hier op kunt rapporteren! Vrije velden Per sectie zijn er een x aantal vrije velden beschikbaar. Dit zijn verschillende type velden: alfanumerieke, numerieke en datumvelden.  Bij de alfanumerieke velden is het mogelijk om een keuzelijst toe te voegen.   Bij het inrichten van een nieuw veld bedenk je eerst wat een logische plek zou kunnen zijn om het gegeven te registreren. Kledingmaat zou wellicht bij persoonlijke gegevens kunnen. En de locatie zou je bij positie verwachten.   Vrij veld inrichten Bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Vrije velden kies je eerst de gewenste sectie en vervolgens het type veld. Bedenk of je dit veld op bedrijfsniveau wilt maken of op Alle bedrijven niveau.   Klik op het pennetje bij het type veld dat je wilt gebruiken en vul de veldnamen in.   Wil je een keuzelijst maken? Vink dat het vinkje aan en klik op Onderhoud keuzelijst. Kies voor Nieuw en vul de eerste keuzeoptie in. Klik op Toepassen + nieuw totdat alle opties zijn ingevoerd.   Als alle opties zijn toegevoegd klik je op Sluiten   En vervolgens op Akkoord   Vrij veld beschikbaar maken Nu ga je inrichten bij welke soorten aanstellingen je het veld in gebruik wilt nemen. Dit doe je bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Selecteer de sectie waarin het vrije veld is ingericht. Het veld staat nu aan de linkerkant. Klik erop en nu kun je per soort aanstelling aangeven of het in gebruik is voor Talent / Mijn Talent.   Je kunt een veld ook als verplicht instellen. Bedenk goed van tevoren of je dit echt wilt. Dit betekent dat er geen positie wijziging kan worden gedaan zonder ook de locatie in te vullen.  Het is handig om eerst bij alle huidige medewerkers het veld te vullen voordat je het veld op verplicht zet.  Het veld is nu beschikbaar.    Bij sommige secties is het mogelijk een massamutatie te doen. Dan kun je in een keer het veld bij iedereen vullen.   Rapportages Via het eigen overzicht kan een overzicht worden samengesteld met vrije velden.   Hierdoor kun je snel inzichtelijk krijgen wat bij wie is ingevuld. Ook controleer je zo of het veld al is gevuld bij iedereen.   Documenten en taken Het is mogelijk om vrije velden als samenvoegveld op te nemen in een sjabloon. Ook kunnen tags worden opgenomen in Workflow plus taken.       

Handig het menu links in beeld? Of alleen maar vervelend? Wist je dat je zelf kunt kiezen of het menu bij het startscherm in beeld blijft? Weergave optie Menu Boven in de blauwe balk bij Mijn Instellingen kun je kiezen of je het menu wilt vastmaken of verbergen. Dit kun je voor zowel Mijn Talent en Talent afzonderlijk instellen     Voorbeeld startscherm met menu   Voorbeel startscherm zonder menu  

In de nieuwe layout zie ik per rubriek in het declaratie overzicht maar 2 declaratieregels! Mogelijk heeft dit te maken met de beeldscherminstellingen.   Bovenstaand voorbeeld is de weergave als of de beeldscherm instellingen vanuit Windows, of het zoomlevel van de browser op 150% procent staat.   In onderstaande screenshot is het hele overzicht te zien, zonder scrollbar aan de rechterkant van de pagina. Ook zijn er meer declaraties zichtbaar per groepering.    

Hoe kan ik zien of bij alle medewerkers waarbij dat verplicht is de VOG is toegevoegd? Is er iemand bij ons in de organisatie die op dit moment ingezet kan worden in het thuiszorgteam?   Inzicht in de verplichte documenten en opleidingen. Daar is veel behoefte aan. Want je moet wel snel kunnen zien of alle medewerkers beschikken over de juiste registraties. En ook wil je kunnen zien of er binnenkort wellicht iets verloopt. Daarbij wil je misschien ook de beoordeling kunnen zien.   En wat als je per direct wilt zien of iemand voldoet aan alle verplichte voorwaarden om even in te kunnen vallen in een team? Dan heb je snel inzicht nodig in de behaalde diploma's en verplichte officiële documenten voor die functie waar jij iemand voor zoekt.    Het overzicht ‘Functieprofielanalyse’ kan je daarbij helpen.  Met dit overzicht zijn 2 analyses mogelijk: Vergelijken met de eisen van de huidige functie. Het overzicht geeft het ook aan wanneer een opleiding of officieel document binnenkort verloopt. Vergelijken met de eisen van een andere functie: Met deze analyse kan inzichtelijk worden gemaakt welke werknemers het meest geschikt zijn voor een vacature.   Omdat dit artikel vrij uitgebreid is, is de uitleg toegevoegd als PDF bestand aan dit artikel.

Wil je graag een stuk tekst of 1 woord in een document krijgen, wat niet voor elke medewerker precies hetzelfde is? Maar is het niet mogelijk dit op basis van de samenvoegvelden in het sjabloon te zetten? Er zijn vaak variabelen binnen een brief die niet te vullen zijn met gegevens vanuit Visma.net HRM, omdat deze gewoonweg niet zijn geregistreerd. Dan is de optie invulvelden in Word wellicht de uitkomst!   Hieronder zie je een voorbeeld van een invulveld die in het sjabloon is gebruikt. In Visma.net HRM geef je de tekst in die dan direct in het document komt te staan.      Omdat deze instructie vrij uitgebreid is, kun je deze vinden als bijlage aan dit artikel.

Super handig die knoppen op het startscherm! Maar het zijn er zoveel en ik gebruik eigenlijk maar de helft!     Wanneer je de autorisatie hebt voor bepaalde menu’s verschijnt daarvoor automatisch ook een knop op het startscherm. Denk aan: Declaraties, Ziek melden en Taken.  Daarnaast is het mogelijk om bij processen die gemaakt zijn in Persoonsgegevens en Workflow plus een knop aan te maken. Iedereen die het proces mag starten heeft dan de knop automatisch op het startscherm.    Het aantal knoppen kan dan behoorlijk oplopen. En dan is het maar de vraag of ze nog wel zo handig zijn.    Zelf knoppen selecteren Gelukkig kan door een gebruiker zelf worden aangegeven welke knoppen zichtbaar moeten zijn. Zo kan iedereen zelf kiezen welke actie als snelmenu beschikbaar moet zijn. En minder gebruikte acties kunnen dan gewoon via het menu worden opgestart.   Ga hiervoor in de Blauwe balk bovenin naar Mijn Instellingen.   Daar vind je de optie voor zowel Mijn Talent als Talent om daarvan het startscherm in te richten.     Let op: Als een applicatiebeheerder een nieuw proces beschikbaar maakt met een knop op het startscherm, is deze niet automatisch beschikbaar voor gebruikers die zelf het menu hebben samengesteld. De gebruiker moet dan zelf het proces hier selecteren voor het ook op het startscherm beschikbaar is als knop.

Ik moet voor de hele maand woon-werk kilometers invullen en alle regels lijken op elkaar, alleen de datum is anders. Moet ik dit nu echt 20 keer veld voor veld invullen? Of misschien heb je 1 maandoverzicht van de NS ontvangen en moet voor elke treinreis een aparte declaratieregel worden aangemaakt. Dan wil je niet voor elke treinreis hetzelfde document opnieuw uploaden.  Toevoegen en kopiëren knop Gelukkig kan dat beter! Sinds 1 april 2023 is de knop Toevoegen en kopiëren beschikbaar.     Daarmee kun je de declaratieregel kopiëren, eventueel de datum aanpassen en ook die toevoegen (en kopiëren).   Het was al mogelijk om een eerder gebruikte route te selecteren. Hiermee hoef je niet elke keer dezelfde adressen in te voeren.  Ook is het mogelijk om vastgelegde routes te kiezen. Een vastgelegde route kan worden toegevoegd door de applicatiebeheerder (Declaraties - Onderhoud - Vaste routes). Bijvoorbeeld als er meerdere vestigingen zijn is het handig die afstanden daartussen vast te leggen. De invoerder hoeft dan alleen nog maar de route te selecteren en het juiste aantal kilometers word direct ingevuld.  

Waar is die werktijdenwijziging nou gebleven die ik vanmorgen heb ingediend? Is dat nieuwe contract nu al aangemaakt voor Sandra? Zou ik dat doen of ging mijn collega die invoeren? Wat voor mutaties heb ik eigenlijk gedaan? En welke salariswijzigingen zijn er gedaan voor Hugo?   Zomaar een aantal vragen die je te binnen kunnen schieten tijdens een drukke werkdag. En dan wil je overzicht. Je wilt gemakkelijk en snel het antwoord op je vraag kunnen krijgen. Daarvoor hebben we het actie overzicht beschikbaar gemaakt.     Heb jij dit overzicht (nog) niet beschikbaar? Vraag dan aan je HR afdeling of je de autorisaties hiervoor kunt krijgen!   Nieuwsgierig naar het actieoverzicht? Lees hieronder snel meer of bekijk de video(s) en ga aan de slag!   Actie overzicht Hier vind je een link naar 2 video’s waarin het actieoverzicht wordt toegelicht.   Het actie overzicht moet makkelijk inzicht komen op de volgende vragen: Welke acties heb ik gedaan? Welke acties zijn gedaan voor werknemer x?   Het overzicht is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Overzichten - Actie Overzicht. In de volgende alinea’s beschrijven we hoe het overzicht werkt en wat erop getoond wordt. Zoeken werknemer In het overzicht kan er gezocht worden op een werknemer. Dit is handig als je de vraag beantwoord wilt krijgen: Welke acties zijn er gedaan voor werknemer x? Voorwaarden Je kunt alleen zoeken op werknemers waarvoor je ook autorisatie hebt.  Er moeten minimaal 3 letters worden ingevoerd bij het zoeken. Bij het zoeken op het werknemersnummer moet het volledige nummer worden ingegeven.  Bij de zoekresultaten worden de voornaam, achternaam en het werknemersnummer getoond van de betreffende medewerker. De weergave hangt af van de instelling ‘Schrijfwijze verkorte naam werknemer’ die is ingesteld bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen.  Bij het ingeven van de zoekopdracht wordt gezocht op voornaam, roepnaam, achternaam en werknemersnummer. In onderstaande voorbeeld wordt gezocht op ‘ann’.       In de uitkomsten komen onder andere Hanny, Anne en Marianne naar voren. Maar ook bijvoorbeeld Tineke van Aalbers - Hettinga. De reden is dan dat zij in haar voornamen de combinatie ‘ann’ heeft.    Actie filter Naast het werknemer zoekscherm is een actie filter opgenomen.   Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor alleen de actie nieuw contract.  Zijn er geen werknemers geselecteerd en staat het filter op actie nieuw contract, dan zullen alle nieuwe contract acties getoond worden van de werknemer waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Ook is het hiermee mogelijk een bepaalde wijziging in beeld te brengen voor een specifieke werknemer.  De vraag is: Welke acties zijn er gedaan in sectie y voor werknemer x? Bijvoorbeeld: Je wilt zien wanneer er roosterwijzigingen zijn gedaan voor werknemer Greet Hendriks. Je selecteert dan eerst de werknemer. Vervolgens kies je bij proces de sectie Werktijden.  Alle acties waarin deze sectie is gewijzigd komen nu naar voren.  Filter knoppen Onder de blauwe balk zijn 5 knoppen beschikbaar.   Wie is betrokken Kies hier wie er betrokken is bij de actie. Mijn acties: acties waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is geweest. Dat kan zijn dat deze de actie heeft gestart, maar het kan ook (een van) de goedkeurder(s) zijn.  Alle acties: hierbij worden alle acties getoond, ongeacht of de ingelogde gebruiker hieraan gemuteerd heeft. Voor deze knop is een aparte autorisatie (PAY.31978) beschikbaar. Hierdoor kun je deze knop voor gebruikers al dan niet beschikbaar maken. Status Wordt uitgevoerd: alle acties die op dit moment open staan. Dit kan zijn wacht op goedkeuring, of is nog niet ingediend. Gereed: alle acties die gereed zijn. Dat kan zijn doordat de actie is goedgekeurd, maar ook vervallen en afgekeurde acties worden getoond. Alle statussen: een combinatie van de statussen Wordt uitgevoerd en Gereed.  Resultaten De resultaten die worden weergegeven worden bepaald op basis van de combinatie van de ingestelde filters. Ook gegevens van acties die voor de releasedatum zijn ingevoerd worden weergegeven. Standaard wordt het filter op ‘Mijn Acties’ en ‘Wordt uitgevoerd’ gezet. Je ziet dan alle nog niet afgeronde acties waarbij jij als gebruiker betrokken bent geweest. Daarbij worden de volgende gegevens getoond: Werknemer: Werknemer naam en werknemersnummer Actie: De naam van de actie Status: Status van de actie Gestart op: De datum waarop de actie is gestart Effectief vanaf: De datum waarop de wijziging ingaat Status workflow: Meer informatie over de status van de workflow Bekijk details: Wanneer hierop geklikt wordt komt een pop up naar voren met daarin meer informatie over de wijzigingen die zijn gedaan.  Popup actie Er zijn 3 tabbladen beschikbaar in de popup: Overzicht, Details en Invoernotities. Overzicht Dit tabblad toont algemene informatie over de wijzigingen. Welke secties zijn in de actie aanwezig, wie heeft het voltooid, op welke datum. Hoe lang stond de actie open.    Details De details tonen de volledige historie van de actie. Op veldniveau wordt getoond wie wanneer heeft gewijzigd en wie uiteindelijk heeft goedgekeurd. (zie meer informatie in de releasenotes 1.135.00 bij Historie actie of het tips & tricks artikel)       Invoernotities Hier worden de invoernotities getoond. Hierbij worden eventueel de vragen en antwoorden getoond als de actie vragen in gebruik zijn. (zie voor meer informatie in de releasenotes 1.136.00 bij Actie vragen of het tips en tricks artikel)            

Komt dit je bekend voor? Je wil een functie wijziging doorvoeren, maar in plaats van alleen het veld ‘Functie’ komen er veel meer velden naar voren. Wanneer je ook nog de werktijden wil wijzigen, moet er op de volgende stap worden geklikt waar ook weer veel velden zichtbaar zijn, die niet aangepast hoeven te worden.     Maar dit kan ook anders!   Hiervoor kun je een mutatieformulier (laten) maken waarin alleen die velden staan die ook daadwerkelijk gewijzigd moeten worden. En dat ziet er dan zo uit:   Mutatieformulieren Meer weten over het in gebruik nemen en het inrichten van deze mutatieformulieren? Bekijk dan de handleiding of de video! En ga aan de slag!