Kennisbank YouServe

De migratie van de Visma Raet Community naar deze community is een feit. Het brengt voor klanten in de zakelijke markt een grote wijziging met zich mee. De oude groepen gaan samen in één nieuwe groep: YouServe HRYou. Dit betekent dat je alle informatie nu op één plek vindt. In dit document lees je hoe het zit. Hoe je je kunt abonneren, is hierin ook beschreven.    

Inrichting aanvullend geboorteverlof In het kader van het aanvullend geboorteverlof dat partners vanaf 1 juli 2020 kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind, zijn aanpassingen doorgevoerd in onze software. Naast de aanpassingen in de software zijn standaard processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort (Online). Deze komen beschikbaar om te importeren vanuit Self service. Let op: We adviseren je om alleen deze geboorteverlof gerelateerde formulieren te importeren. Ben je minder bekend met de functionaliteiten en impact van zelf formulieren importeren, dan raden we je aan om dit niet zelfstandig te doen. Wij kunnen je hierbij helpen. Bij het importeren van formulieren overschrijf je namelijk eventueel reeds bestaande formulieren die dezelfde technische naam hebben in je Self Service omgeving. Voor de dialogen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. Activeren Self Service processen Volg deze stappen om de formulieren werkend te krijgen: 1. Ga naar Self Service - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren (9999998). 2.  Selecteer deze dialogen STA_Aanvraag_aanvullend geboorteverlof STA_Kindgegevens De onderstaande formulieren, rubrieken en controles worden automatisch meegenomen. Formulieren: In te vullen door medewerker: STA_F_Aanvullend geboorteverlof_tijdvak - Verloftijdvak - formuliertype: VT STA_F_Aanvullend geboorteverlof_verlof_per_dag - Verloftijd per dag - formuliertype: VD STA_Kindgegevens (1 t/m 3) STA_Kindgegevens (4 t/m 6) STA_Kindgegevens (7 t/m 9) HR Core Business Rubrieken: 1052536701KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536702KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536703KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536704KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536705KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536706KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536707KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536708KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v 1052536709KD Aantal weken Aanvraag aanv. geb.v Registratieproces in Self service Op het formulier "kindgegevens" geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in. Deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier: "Aanvraag aanvullende geboorteverlof" de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor deze processen dien je een workflow te definiëren en de activiteiten op te nemen in de gewenste activiteitenprofielen. In onderstaande link in de Wet Wieg staat het stappenplan en nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen. Onze dienstverlening is beschreven in onze WIEG menukaart. Meer informatie vind je hier : Lees meer over Wet Wieg (o.a. stappenplan HR Core Business) Publishing Date : 6/25/2020

Dutch Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie heeft als primair doel het ondersteunen van de managers en medewerkers, maar ook professionals, in het uitvoeren van activiteiten voor een personeels- en een salarisadministratie. De salarisadministratie wordt gevoerd, zoals bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van gegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen. Gegevenssoort Doelstelling gebruik Persoonlijke gegevens als adres, bank, kinderen, contactgegevens, partner gegevens. Ondersteunen van personeelsbeheer, verlenen van personeelszorg. Arbeidsverhouding en arbeidsvoorwaardengegevens als dienstverband, locatie, functie, salaris, benefits, mobiliteitsregelingen. Zorgen voor de juiste inzetbaarheid en het behalen van organisatorische doelstellingen. Deze gegevens zijn van belang voor het uitvoeren van de optimale doorstroom binnen een organisatie. Verlofgegevens als registratie vakantie, bijzonder verlof, verlof saldo. Verlofgegevens voor de personeelsplanning, voor het effectief inzetten van personeel. Ziekmeldinggegevens als start- en hersteldatum, ziektepercentage. Gegevens voor meldingen richting ARBO-diensten of voor meldingen richting instanties als UWV. Er worden geen medische gegevens geregistreerd. Gegevens gerelateerd aan salarisverplichtingen als fiscale gegevens. Registratie voor de verplichtingen voor salarisverwerking. Gegevens voor onkostendeclaraties. Registratie om te voldoen aan de financiële verplichtingen conform cao of arbeidsovereenkomst en voor de fiscale bewaarplicht. Bewaartermijnen De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Voor het afhandelen van persoonsgegevens volgt deze applicatie de HR Core applicatie en Salarisapplicaties. Recht op vergetelheid Binnen de applicatie zijn geen persoonsgegevens te verwijderen, het verwijderen van gegevens wordt getriggered vanuit de HR Core applicaties van Visma | YouServe. Toets vóór het accepteren van een aanspraak op Recht op vergetelheid of het mogelijkerwijs leidt tot het schenden van de in dit kader geldende wet- en regelgeving. Er kunnen rechtsgeldige redenen zijn om persoonsgegevens te bewaren. Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie, gestart in de HR Core applicatie, kan consequenties hebben voor andere applicaties van Visma | YouServe of externe partijen. Bij het verwijderen is het van belang om een vastgestelde volgordelijkheid aan te houden. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor de medewerkers, managers en professional. De autorisatie is gebaseerd op toegang tot een organisatorische eenheid in combinatie met een gebruikersprofiel. Meer informatie over het verwijderen van gegevens is gepubliceerd in de help van de applicatie. De applicatie biedt een autorisatierapport dat inzicht geeft in de actuele autorisaties. Om te kunnen bekijken wie toegang heeft gehad tot welke persoonsgegevens, vindt (autorisatie)logging plaats waarvan het resultaat via rapportages centraal ter beschikking komt. Deze rapportages zijn nog niet beschikbaar. Visma | YouServe communiceert hierover via de release notes. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Visma-applicaties. HR Core Beaufort HR Core Education HR Core Business Payroll Business Talent Management Werving en Selectie Verzuim Management Youforce Portaal Personeelsdossier online In de AVG-documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen. Keesing voor het valideren van ID-bewijs. Intradata voor het digitaal ondertekenen van documenten. English Goal setting This application has the primary purpose of supporting the managers and employees, but also professionals, in carrying out activities for personnel and payroll administration. The salary administration is carried out as referred to in the General Government Tax Act. This application does not impose any restrictions on the registration of data. The goal binding can, therefore, differ per organization. Retention periods The retention periods of the personal data depend on the purpose limitation. For the processing of personal data, this application follows the HR Core application and Salary applications. Right to be forgotten No personal data can be deleted within the application, the removal of data is triggered by the HR Core applications. Test before accepting a claim to the Right to be forgotten or it may lead to a violation of the applicable laws and regulations. There may be valid reasons for storing personal data. The removal of personal data (employees and employment relationships) from this application, started in the HR Core application, can have consequences for other Visma | YouServe applications or external parties. When deleting, it is important to maintain a predetermined order. Access to data This application is for employees, managers, and professionals. The authorization is based on access to an organizational unit in combination with a user profile. More information about deleting data is published in the application's online help. The application offers an authorization report that provides insight into current authorizations. To be able to view who has had access to which personal data, (authorization) logging takes place whose results are made available centrally via reports. These reports are not yet available. Communication takes place via the release notes. Where do personal data go? Internal This application provides personal information to the following Visma applications. HR Core Beaufort HR Core Education HR Core Business Payroll Business Talent Management Recruitment and selection Absence management Youforce Portal Personnel file online In the AVG documents of the aforementioned applications, you can find how to handle retention periods and authorization logging. External parties This application provides personal data to external parties. Keesing for validating ID proof. Intradata for digitally signing documents. Publishing Date : 1/24/2020

Inrichting aanvullend geboorteverlof Self Service - HR Core Business - Payroll In het kader van de aanvullend geboorteverlof dat vanaf 1 juli a.s. opgenomen kan worden door partners bij de geboorte van hun kind, hebben wij aanpassingen doorgevoerd binnen onze software. Naast deze aanpassingen in de software hebben wij ook best practice processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Business. De processen zullen later deze maand beschikbaar worden gesteld via 999998 (Raet Template HRCB). Via Self Service  - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren kunnen de best practice processen worden geïmporteerd in jullie eigen Self Service omgeving. In onderstaand stappenplan nemen we je mee in de diverse stappen die gezet kunnen worden, van aanvraag door de medewerker tot het verwerken van het opgenomen verlof op de salarisspecificatie. Bij elke stap verwijzen we ook naar de releasenotes van de desbetreffende modules, waar meer detail informatie is na te lezen. Met behulp van de releasenotes is het mogelijk om deze processen zelf in te richten. Uiteraard kunnen wij jullie daar ook bij helpen. Onze dienstverlening is beschreven in onze  WIEG menukaart . HR Core Business Om het mogelijk te maken voor de medewerker om aanvullend geboorteverlof aan te vragen via Self Service of de aanvraag te registeren in HR Core Business, dienen eerst de volgende stappen in HR Core Business uitgevoerd te worden. Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgegevens bij het veld ‘ Verlofsoort aanv. Geboorteverlof’ opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken. Wij adviseren hier de nieuwe verlofsoort ‘Aanvullende geboorteverlof’ voor gebruiken. Kijk voor meer informatie op Release notes HR Core Business juni 2020 Voeg, indien nog niet aanwezig, de verlofsoort toe aan alle van toepassing zijnde verlofregelingen binnen je organisatie. Let op dat je de juiste peildatum gebruikt (01-07-2020). Kijk voor meer informatie op Release notes HR Core Business mei 2020 Automatische verlofkoppeling met Payroll Business Het doel van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) is om het salaris en eventueel andere vaste loonbestanddelen uit te splitsen bij verlof en het loon bij verlof afzonderlijk te presenteren. Als er niet volledig wordt doorbetaald, wordt er een korting berekend. Per 1 juli is het mogelijk om ook aanvullend geboorteverlof in te regelen in deze arbeidsvoorwaarde. Welke looncomponenten je wilt laten uitsplitsen, kan vastgelegd in de looncomponentenregeling Aanvullend geboorteverlof (Loondoorb bij verlof). Om de loondoorbetaling bij verlof te automatiseren op basis van een aanvraag geboorteverlof (via Self Service of rechtstreeks in HR Core Business), dien in de arbeidsvoorwaarde bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via te kiezen voor HR Core. Wanneer je geen gebruik maakt van de verlofkoppeling met HR Core Business kun je het verlof voor de medewerker handmatig vastleggen in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof voor de uitsplitsing van de vaste loonbestanddelen. Kijk voor meer informatie op Payroll Business productpagina De laatste stap om de automatische verlofkoppeling te activeren is de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof van HR Core Business koppelen aan de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof in Payroll Business. Kijk voor meer informatie op HR Core Business productpagina De opgenomen uren aanvullende geboorteverlof (Aanvullend geboorteverlof uren  (HRE) van de periode kunnen getoond worden op de salarisspecificaties. Dit kan ingesteld worden via Instellingen > Salarisspecificatie > Loonstrookelementen Activeren Self Service processen Voor aanvraag aanvullend geboorteverlof hebben we twee formulieren gebouwd, die geïmporteerd kunnen in je klantomgeving (Beheer > Formulierdefinitie > Definities importeren). Het gaat om: Dialoog STA Kindgegevens Dialoog STA Aanvraag aanvullende geboorteverlof Op het formulier kindgegevens geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier Aanvraag aanvullende geboorteverlof de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor beide formulieren moet je een workflow definiëren en de activiteiten opnemen in de gewenste activiteitenprofielen. Kijk voor meer informatie op HR Core Business productpagina Aanvraag bij UWV De aanvraag bij het UWV kan rechtstreeks via de website van het UWV gedaan worden. Vanaf de juli release wordt de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof uitgebreid. Hierdoor wordt het mogelijk om het uitbetaalde bedrag van het UWV vast te leggen en daarmee ook een eindberekening te laten plaatsvinden. Houd voor meer informatie de Payroll Business productpagina en HR Core Business productpagina in de gaten.   Publishing Date : 7/27/2020

Om medewerkers en leidinggevenden te informeren over de (basis) functionaliteit van Self Service, kan je deze Quick Reference Cards gebruiken. Dit zijn standaard versies die consultants van Visma hebben gemaakt op basis van de nieuwe look & feel van Self Service. Uiteraard kan je deze templates uitbreiden met bedrijfseigen informatie, uitleg en schermen zoals die specifiek zijn voor de toepassing van Self Service in jouw organisatie. QRC Self Service Basis - Management Self Service QRC Self Service Basis - Employee Self Service QRC Self Service Basis - Verzuim en zwangerschap QRC Self Service Basis - Declaraties