Kennisbank YouServe

Vanaf de ingebruikname van het nieuwe toegangsbeheer loggen gebruikers in via my.youserve.nl . Zij doorlopen eenmalig het aanmeldproces, waarbij hun e-mailadres als gebruikersnaam wordt gebruikt en zij een keuze maken voor de twee factor authenticatie. Deze handleiding beschrijft de volgende onderwerpen: Eerste keer inloggen Account activeren Tweefactorauthenticatie instellen E-mail notificaties Persoonlijke instellingen Problemen met inloggen De handleiding is downloadbaar in pdf - en docx formaat zodat je het document kan bewerken alvorens te delen met de gebruikers in jouw organisatie.

Aanleveren beschikking 2025 aan uw salaristeam: Om vanaf 2025 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2025 uiterlijk met de salarismutaties voor de maand januari 2025 bij je salaristeam aan te leveren.   Laat het salaristeam ook weten als jouw onderneming eigenrisicodrager (ER) is geworden per 1 januari 2025, of juist weer is teruggekeerd naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvang je ook een beschikking van de Belastingdienst.   De basispremie Aof (arbeidsongeschiktheidsfonds) is vanaf het kalenderjaar 2022 vervangen door een gedifferentieerde Aof premie. Kleine werkgevers betalen een lagere Aof premie dan (middel)grote werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet in de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Kleine werkgevers kunnen het premievoordeel gebruiken voor herverzekering van loonkosten tijdens ziekte. Dit kan o.a. via de MKB-verzuimontzorgverzekering.   Kleine werkgever: De Belastingdienst geeft op de beschikking aan of de werkgever voor de Whk premie en de Aof premie een kleine of (middel)grote onderneming is. De grens bij een kleine werkgever wordt ook in 2025 gesteld op 25 maal het gemiddeld premieloon per werknemer per jaar.   Controle en bezwaar maken: Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een specificatie-instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.   Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2025. Tegen de hoogte van desectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.   Meer informatie: Meer informatie over deze beschikking kun je vinden op de website van de UWV via onderstaande link. Link: UWV en gedifferentieerde premies 2025

Binnen My YouServe hebben jullie de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen. De banner gaat op verschillende plekken gebruikt worden binnen Mijn YouServe. De grootte van de afbeelding is niet overal gelijk en daarom hebben we hier een aantal richtlijnen voor jullie.  Doel Banner Het doel van deze banner is om de uitstraling van jullie organisatie in My YouServe naar voren te laten komen. Formaat banner De banner in My YouServe heeft als afmeting 880 * 200 Pixels maar we raden je aan om een iets hogere resolutie afbeelding te nemen. We ondersteunen de volgende bestandsformaten: png, gif, jpeg,svg en webp met een maximale grote van 1MB. Tips voor de banner Zorg ervoor dat het onderwerp op de foto niet teveel is ingezoomd Zorg dat het onderwerp, bijvoorbeeld personen, in het midden van de afbeelding staan Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Zorg dat je rechten hebt om de afbeelding te gebruiken (copyright) Houd rekening met het eindresultaat zodat hier geen tekst of het onderwerp van jouw foto wordt overschreden Formaat afbeelding   In het voorbeeld hierboven zie je dat we een deel van de afbeelding afsnijden (de gele vlakken laten zien wat we afsnijden). In principe is het dus goed om een iets grotere/hogere afbeelding te hebben zodat de banner goed zichtbaar blijft, ook als deze op verschillende plekken en schermen wordt getoond. De afbeelding toevoegen De afbeelding toevoegen als banner doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Gebruik de knop 'Wijzigen' om de huidige afbeelding te verwijderen of een nieuwe afbeelding toe te voegen.  

Wanneer je inlogt als medewerker met professional- en/of manager-rechten voor het Personeelsdossier, verschijnen onder het tabblad “Medewerker” twee opties: Personeelsdossier en Medewerkerdossier. ➡️ Kies in dit geval altijd voor Medewerkerdossier. De optie Personeelsdossier hoort hier niet zichtbaar te zijn en kan een foutmelding veroorzaken. Dit wordt binnenkort opgelost in onze software. Overzicht van de dossiers: Personeelsdossier = toegang vanuit de rol manager en/of professional tot dossiers van medewerkers Medewerkerdossier = toegang tot je eigen dossier Salarisdossier = toegang tot salarisstroken en jaaropgaven

Zoals in dit artikel gemeld, bieden we vanaf dinsdag 4 juni 2024 nieuw Gebruikersbeheer aan. Inmiddels is dit verder uitgebreid op donderdag 13 juni 2024, zie dit artikel. Daarom is er een nieuwe, aangepaste handleiding geschreven, zie bijlage (versie juni 2024).    In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Deze handleiding is geschreven voor beheerders. 

In de bijlage vind je documenten vinden waarin we uitleg geven voor gebruikers binnen Mijn YouServe. Hierin proberen we het de gebruikers makkelijker te maken wanneer zij beginnen met het gebruik van Mijn YouServe en dat zij weten hoe ze moeten navigeren naar de juiste processen. Deze kan je gebruiken als basis voor uitleg naar jouw gebruikers.  Je kan deze documenten eventueel aanpassen naar meer specifieke onderdelen van jouw organisatie zoals bijvoorbeeld de printscreens met jullie eigen banner en het logo.   

De YouServe app van YouServe kun je downloaden in de app stores, zoek op "YouServe". Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. Snelstartgids Via de link hieronder kun je de Snelstartgids van de YouServe app downloaden.  Handleiding YouServe app Via de link hieronder kun je de Handleiding van de YouServe app downloaden.    

Naast de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen is het mogelijk om een bericht op de landingspagina van My YouServe te publiceren. Doel bericht Het doel van bericht is om mededelingen voor medewerkers en managers te plaatsen op de landingspagina van My YouServe.   Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om het bericht te lezen. Opmaakopties bericht Maximum 5000 characters Vet, cursief, onderstreept, doorhalen, nummering en opsommingsteken Tekstkleur en markeren 6 lettertypes Formatering verwijderen Hyperlinks Invoegen afbeelding (enkel via url van online afbeelding) Een bericht configureren Een bericht configureren doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Het Nederlandse bericht is verplicht.  Engels, Duits en Frans zijn optioneel.  Het bericht wordt in de taalkeuze van Mijn YouServe (Persoonlijke instellingen) getoond. Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om de preview venster uit te klappen.   Tip:  je hoeft een bericht niet te verwijderen. Na de einddatum verdwijnt het bericht van de landingspagina.  Je kan hetzelfde bericht opnieuw gebruiken met een andere begin - en einddatum.

  Update vrijdag 26 juli 2024 Het is vanaf heden ook weer mogelijk als beheerder in Gebruikersbeheer het veld "Herstel e-mail adres" te wijzigen. De tekst in onderstaand artikel is hierop aangepast. Oorspronkelijk kennisbank artikel Er zijn recent drie toevoegingen gerealiseerd binnen Gebruikersbeheer:   1. Auditlog van een gebruiker downloaden Naast dat je in Gebruikersbeheer de gebruikerslijst kunt downloaden, is het vanaf nu ook mogelijk om de audit log te downloaden per gebruiker. Hieronder leggen wij uit hoe je dit kunt doen.   2. Sorteren op 'Status In het overzicht gebruikers kan er vanaf nu worden gesorteerd op ‘status’. Alle kolommen met de pijltjes naast de kolomnaam kunnen worden gesorteerd.   3. Raadplegen Wijzigen herstel/recovery e-mailadres Het herstel/recovery e-mailadres van de gebruiker is nu ook weer te raadplegen. Het is weer mogelijk om dit e-mailadres als beheerder te wijzigen.     Hoe kan ik de auditlog van een gebruiker downloaden?  1. Zoek de gebruiker op waar je de audit log van wilt downloaden en klik op ‘details bekijken    2. Scroll naar beneden tot je bij Audit log aankomt (indien van toepassing)     3. Klik op Alles bekijken 4. Klik vervolgens op ‘Download audit log’    5. Het CSV bestand wordt nu gedownload   Gebruik de Excelfunctie ‘Tekst naar kolommen/Text to Columns’ om de waardes die gescheiden zijn door een komma in aparte kolommen te plaatsen.   

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in My YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core. Zo doe je dat YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van My YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Hoe werkt het? We onderscheiden twee varianten om in te loggen: Je logt in via je Connect account Je logt in via Single Sign-On (SSO) Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt   Inloggen via je Connect account Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een Connect-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe Toegangsbeheer, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en elke keer als je als medewerkers inlogt. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert. Je logt in via Single Sign-On (SSO) Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Overstappen naar SSO Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.   Inloggen voor professionals De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.   Meestgestelde vragen over inloggen Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.   Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe? A: YouServe ondersteunt: Google, Microsoft of Visma Autheticator app je telefoon (voor Apple of Android) Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey   Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig? A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app of een fysieke sleutel.   Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken? A: Gebruikers moeten elke keer met 2FA authentiseren.   Q: Hoe log je in op YouServe? A: Je hebt 2 opties: Connect accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam , wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie. Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.   Voordelen veilig inloggen Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor Connect accounts.   Alle voordelen op een rij Optimale beveiliging persoonsgegevens Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63) Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG Bespaar tijd en kosten Minder tijd kwijt aan herstellen accounts Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts Gemak voor de medewerker Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account SSO werkt ook met de mobiele app van YouServe

De YouServe app van Visma | YouServe kun je downloaden in de app stores.  Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. YouServe app inrichten In de configuratiehandleiding vind je informatie over het inrichten van de YouServe app. Via de link hieronder kun je versie december 2025 van deze handleiding downloaden. 

Met het vernieuwde My YouServe krijgt elke HR-professional voortaan één gebruikersaccount. Gebruikers die nu nog twee aparte accounts hebben, een professioneel (IC- of UA-account) en een persoonlijk (R-account), stappen over naar één gecombineerd account. Hiervoor is eenmalige actie nodig om autorisaties in enkele externe applicaties correct over te zetten. De overige autorisaties, bijvoorbeeld voor de YouServe applicaties HR Core Business, Payroll Business en HR Self Service, worden al centraal uitgevoerd als onderdeel van het project. Alle stappen vind je in de bijgevoegde PDF. Let op: deze actie kan pas worden uitgevoerd ná de migratie van het Toegangsbeheer binnen jouw organisatie.

Hieronder kun je de pdf's downloaden met uitleg over de diverse salarisspecificaties van Payroll Business. Het gaat om uitleg van de volgende salarisspecificaties: Uitleg 3-Koloms salarisstrook  Uitleg 4-Koloms salarisstrook  Uitleg Liggende Matrix salarisstrook  Uitleg Staande Matrix salarisstrook  De uitleg is gebaseerd op de gegevens van een voorbeeldspecificatie van januari 2025 en is beschikbaar in het Nederlands en het Engels.

Apr 8, 2025 10:00:17 AM Jan Dekkema   Sinds 1 juli 2024 geldt de CO₂-registratieplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Het doel van deze verplichting is om de CO₂-uitstoot van zakelijke mobiliteit in kaart te brengen. In de praktijk zorgt de regeling echter voor aanzienlijke administratieve lasten. De recente aankondiging dat het De recente aankondiging dat het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR) een permanente status krijgt, bevestigt dat de overheid deze regeldruk serieus wil aanpakken. Toch blijft de registratieplicht vooralsnog van kracht. Wat zijn de volgende stappen?   Extra administratieve lasten De CO₂-registratieplicht heeft geleid tot aanzienlijke administratieve lasten, doordat regels overlappen. Ook vereisen ze onnodig complexe administratie, wat de beoogde doelstellingen onder druk zet. Minister Beljaarts benadrukte bovendien dat ondernemers al veel tijd, geld en energie besteden aan regeldruk. Nederland zou volgens hem veel regels opstapelen, wat het ondernemen bemoeilijkt en de economische groei remt.    Het ATR krijgt nu een breder mandaat om regeldruk te beoordelen en vroegtijdig te adviseren bij nieuwe wetgeving. Daarnaast is recent besloten om ook de Bedrijfseffectentoets (BET) aan te scherpen. Rekening houden in nieuwe wetten en regels met het mkb is daardoor niet meer de uitzondering, maar de norm. Zo gaat voor rapportageverplichtingen voor bedrijven het ‘nee, tenzij’-principe gelden.   Blik op de toekomst Het kabinet onderzoekt momenteel opties om het registreren van de reisbewegingen te vereenvoudigen. Een mogelijke oplossing is het gebruik van standaardmodellen waarmee werkgevers hun vaste reispatronen kunnen doorgeven. Er is nog geen informatie beschikbaar over wanneer er meer duidelijkheid komt over deze gewenste vereenvoudigingen.   Tot die tijd blijft de CO₂-registratieplicht in de bestaande vorm in ieder geval gehandhaafd. Dat betekent dat de eerste rapportage over de periode juli t/m december 2024 volgens de huidige regels ingediend dient te worden. Werkgevers zijn verplicht om het aantal gereisde kilometers voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen bij te houden. Ook moeten zij het gebruikte vervoermiddel registreren (openbaar vervoer, auto, fiets, etc.) en het brandstoftype noteren (elektrisch, benzine, diesel, etc.). De rapportage moet uiterlijk op 30 juni 2025 zijn ingediend.   Na 2026: mogelijke vervolgstappen De eerste jaren (2025 en 2026) ligt de focus van de CO₂-registratieplicht volledig op het vastleggen van gegevens. In 2026 evalueert het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat de CO2-reductie van werkgebonden personenmobiliteit over de jaren 2025 en 2026. Als de totale uitstoot onder het vastgestelde collectieve ‘emissieplafond’ blijft, worden de verplichte rapportages voortgezet.    Blijft de emissiewinst echter achter, dan wordt vanaf 2027 voor individuele werkgevers een verplichte emissiegrenswaarde ingesteld. Dit houdt in dat omgevingsdiensten gaan controleren of bedrijven onder deze grens blijven. Als een bedrijf de grens overschrijdt, ontvangt het een verzoek om maatregelen te nemen. Indien deze maatregelen niet worden getroffen, kan er een bestuurlijke sanctie volgen.   De kans dat strengere maatregelen nodig zijn, neemt toe. In 2024 stootte het Nederlandse bedrijfsleven binnen het Europese emissiehandelssysteem 1,8 miljoen ton méér CO₂ uit dan in 2023 – een stijging van 2,9 procent, aldus de Nederlandse Emissieautoriteit. Het is de eerste toename in jaren, wat de druk op klimaatdoelen verder vergroot.   Vereenvoudiging registratieplicht Hoewel de details van de vereenvoudiging van de rapportageplicht nog niet volledig duidelijk zijn, blijft de verplichting hoe dan ook bestaan. De doelstelling om de CO₂-uitstoot binnen de zakelijke mobiliteit tegen 2030 met 1,5 megaton te verminderen, blijft onverminderd van kracht, in lijn met het Klimaatakkoord van Parijs. De registratieplicht blijft dus een belangrijk instrument om deze reductie te monitoren.   Werkgevers moeten zich er van bewust zijn dat de verplichting blijft bestaan, al is het nog onzeker of de administratieve lasten daadwerkelijk op termijn zullen afnemen, zoals beoogd door minister Beljaarts en het kabinet. Daarnaast is het waarschijnlijk dat in de toekomst niet alleen zakelijke mobiliteit, maar ook andere aspecten van de bedrijfsvoering onderdeel worden van de rapportageplicht.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruikers en autorisaties beheren voor hun medewerkers. Dit document is niet geschreven voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteiten beschikbaar zijn en hoe dit gebruikt kan worden.