Kennisbank Youforce Portaal

Samen met een grote groep organisaties, die Youforce gebruiken, hebben wij Mijn Youforce ontwikkeld. Op dit moment zijn we actief de feedback van deze organisaties aan het realiseren, zoals bijv. het direct kunnen navigeren naar de specifieke self service workflows vanuit Mijn Youforce. Vanuit de verkregen feedback, hebben wij als Visma | Raet helder welke functionaliteiten nog zullen worden toegevoegd. Daarom noemen we de huidige fase ‘controlled available’.   Vanuit deze fase willen we graag meer organisaties gebruik laten maken van Mijn Youforce.  Wil jij óók gebruik maken van Mijn Youforce? Dan regelen wij dit als volgt:   Wij vanuit Visma | Raet Gebruik je HR Core Beaufort Online? Dan hebben wij gezorgd dat jouw klantnummer toevoeg heeft tot https://mijn.youforce.com/ In ‘Autorisatiebeheer’ hebben wij voor jou al de applicatie ‘Mijn Youforce’ met het rechten zoals ‘Configuratie links’ en 'Configuratie huisstijl' toegevoegd Wij hebben gezorgd dat je op https://mijn.youforce.com/ nog maar één keer je e-mailadres hoeft in te vullen bij inloggen   Jij Richt 'Autorisatiebeheer' volledig in (mogelijk met behulp van terugkijken van deze webinar(s)) Volg de e-learning en lees de handleiding Richt je eigen categorieën voor Mijn Youforce in en richt alle autorisatie in via ‘Autorisatiebeheer’ Start een pilot binnen jouw organisatie (mogelijk met behulp van onze voorbeeld Quick Reference Cards) Verzoekt Visma|Raet om 'Autorisatiebeheer' leidend te maken. Je hoeft dan nooit meer iets toe doen in 'Toegangsbeheer' Je gaat volledig live met Mijn Youforce  

In Self Service kan je een gebruiker koppelen als 'Eindgebruiker' of 'PSA-gebruiker'. Als je in HR Core Beaufort werkt met roltoewijzing en dezelfde rol hebt gekoppeld aan een 'activiteitenprofiel' dan worden gebruikers automatisch gekoppeld als 'eindgebruiker'. Dit werkt met iedere rol, bijvoorbeeld:     Er kunnen rollen zijn die je specifiek wil aanmaken als 'PSA-gebruiker'. Dit kan bijvoorbeeld gaan om specialistische rollen zoals 'Salarisadministratie'. Voor die rollen raden we je aan om deze gebruikers handmatig te koppelen aan de 'PSA-gebruiker'. Daar vul je als volgt het 'Gebruikersnummer':   Belangrijk is om te weten hoe ingevulde 'verbijzondering' in het activiteitenprofiel werkt. Stel je hebt het activiteitenprofiel de rol 'SA' gekoppeld. Dan heb je in Self Service de volgende inrichting:     Stel er start een nieuwe collega Salarisadministrateur. Als hij/zij nog niet is aangemaakt als 'PSA-gebruiker' dan wordt hij/zij automatisch aangemaakt als 'Eindgebruiker'. Wil je dat niet? Zorg er dan voor dat je deze nieuwe collega opvoert als 'PSA-gebruiker' voordat je de roltoewijzing in HR Core Beaufort vastlegd?   Wat zijn de voordelen om rollen als Salarisadminstratie op te nemen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort? Alleen Self Service kent dit specifieke onderscheid tussen 'Eindgebruiker' en 'PSA-gebruiker'. Voor andere onderdelen van Youforce is het eenvoudig dat de rollen vanuit HR Core Beaufort kunnen worden beheerd. Denk aan Personeelsdossier, Declaraties (via Youforce app & desktop) of Ziekteverzuim. Ook kunnen deze rollen, zoals Salarisadministratie, gebruik gaan maken van 'vervanging'.   Tot slot heb je hiermee veel meer controle op de autorisaties als een collega weer uitdienst gaat. Je kunt bijvoorbeeld in Youforce Reporting controleren welke collega's uitdienst zijn gegaan en toch nog een actieve roltoewijziging hebben. Dus met het vastleggen van rollen in Salarisadministratie vervalt niet het toekennen van de 'PSA-gebruiker-rechten' in Self Service. Maar op vele andere plekken in Youforce werkt de roltoewijzing van een rol 'Salarisadministratie' eenvoudig door.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van Mijn Youforce.   Dit document geeft inzicht in welke inrichting mogelijk is om Mijn Youforce volledig passend bij jouw organisatie in te richten.    

Het voormalige Youforce portaal kende een functionaliteit genaamd 'rolwissel'. Linksboven kon een gebruiker switchen tussen meerdere rollen.     In Mijn Youforce is dit niet meer nodig. Alle toegang tot de functionaliteiten als 'medewerker' zijn in Mijn Youforce zichtbaar onder 'Persoonlijk'. Alle toegang tot functionaliteiten gebaseerd op een rol (zoals 'manager' of 'leidinggevende Verzuim') zijn toegankelijk via 'HR voor anderen')     Binnen Youforce zijn er applicaties/module waarbij je per rol verschillende rechten kan hebben. In dergelijke gevallen zal de applicatie/module je de mogelijkheid geven om te kiezen in welke rol je de module wil gebruiken.  Stel je klikt vanuit Mijn Youforce op Personeelsdossier en je hebt daarin zowel als 'manager' of 'leidinggevende Verzuim' rechten. Dan verschijnt de volgende pop-up:

In Self Service kan je autorisaties voor medewerkers intrekken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om 'medewerkers' niet langer te autoriseren voor de workflow 'Ontslag op eigen verzoek / pensionering' met de activiteit 'Indienen MW'     Direct na de aanpassing van de autorisatie ziet de medewerker deze link nog in Mijn Youforce. Klikt de medewerker op de link dan zal hij/zij op de volgende melding komen.   De link vanuit Mijn Youforce naar de workflow zal vanaf de volgende ochtend niet meer zichtbaar zijn. Zo kan een medewerker niet meer op de link klikken. Zoekt een medewerker bijvoorbeeld toch nog op het woord 'ontslag' dan verschijnt dit scherm     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Stel het doel heet ‘opleidingskosten’. Dan is dit als volgt zichtbaar in Mijn Youforce:     De beheerder past het aan naar Opleiding- en studiekosten:     Binnen de kortste keren (circa 5 minuten) zullen alle gebruikers de geupdate naam in Mijn Youforce zien:     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Flex Benefits kan je via de volgende stap een product/doel actief maken   Nadat je dit hebt gedaan wordt het product/doel beschikbaar gemaakt op de 'configuratie pagina links Mijn Youforce'. Er gaat een korte tijd overheen voordat deze link zichtbaar is.   Zodra de link zichtbaar is kan je deze koppelen aan een categorie     Heeft een medewerker recht op dit product/doel? Dan kan de medewerker dit direct zien in Mijn Youforce.     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In HR Core Beaufort kan het voorkomen dat een dienstverband verandert van Flex pakket. Bijvoorbeeld omdat het flexpakket afhankelijk is van de arbeidsvoorwaarde (b.v. salarisregeling, cao, functie etc.). Deze mutatie vindt plaats in HR Core Beaufort, bijvoorbeeld als volgt:   Tussen HR Core Beaufort en Flex Benefits is altijd al een vaste tijdsinterval van aanpassingen. Deze is niet veranderd met de introductie van Mijn Youforce. Zodra Flex Benefits is geüpdatet is dit ook verwerkt in de links van Mijn Youforce.    In Mijn Youforce heeft deze medewerker een flexpakket met enkel een ‘fiets’ en ‘vakbondscontributie’. Deze medewerker zal de volgende links zien in Mijn Youforce:   En in het dashboard van Flex Benefits ziet deze medewerker dezelfde keuze mogelijkheden:   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In Flex Benefits kan je via de volgende stap een product/doel de-activeren.   Het zal enkele minuten tot een half uur duren voordat dit product/doel niet langer zichtbaar is in Mijn Youforce. In deze korte periode kan de medewerker dus nog het product/doel zien:     Klikt een medewerker op deze link? Dan krijgt hij/zij géén foutmelding maar zal de gebruiker het dashboard van Flex Benefits zien. Daar is het doel/product al direct niet meer zichtbaar.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Flex Benefits vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Het zal niet zo vaak gebeuren. Maar in Self Service kan je in bepaalde gevallen tussentijds de autorisatie op inzet activeren. Bijvoorbeeld op de medewerkerkaart kan je dit als volgt aanzetten:   Dan is dit direct zichtbaar voor de manager als hij een proces of de medewerkerskaart opstart vanuit Mijn Youforce. Omgekeerd (het uitschakelen van autorisatie op inzet) is ook direct actief.     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

In de uitleg van dit kennisbank artikel gaan we uit van de vastlegging van rollen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort.   Stel een manager verlaat de organisatie. In HR Core Beaufort kan je eenvoudig via de ‘roltoewijzing persoon’ alle roltoewijzigingen beëindigen. Neem als voorbeeld deze manager waarbij per 30-04-2023 alle roltoewijzingen eindigen:   Stel je voert op 03-05-2023 in de middag om 16:00 met terugwerkende kracht deze beëindiging in. De gegevens gaan vanuit HR Core Beaufort -> Self Service. Self Service zal deze wijzigingen verwerken en in de nachtverwerking zorgen dat deze gebruiker géén links naar de Self Service workflows in Mijn Youforce meer ziet.   In de tussentijd (dus ná aanpassing in HR Core Beaufort en vóór de nachtverwerking) zal deze manager nog wel de links in Mijn Youforce zien. Als deze gebruiker klikt op bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ zal hij worden omgeleid naar Self Service in de medewerkers. Dat is het onderdeel waar de gebruiker nog wel rechten heeft. Er komt dus géén foutmelding, maar een scherm als volgt:   In het geval de gebruiker zowel géén rol meer heeft als volledig uitdienst is (het dienstverband van de betreffende manager is dus ook beëindigd per 30-04-2023) én in de tabel ‘Eindgebruiker’ heb je óók de einddatum vastgelegd zoals hieronder:     Dan zal de manager tot de nachtverwerking na het aanklikken van bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ de volgende melding zien in het tabblad van Self Service:   Vanaf de volgende ochtend is de link in MijnYouforce volledig verdwenen en zal de gebruiker dus helemaal niet meer in Self Service kunnen komen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Met het beschikbaar maken van de directe links naar Self Service workflows vanuit Mijn Youforce is er géén verandering geïntroduceerd in dit onderdeel van de autorisaties.    In HR Core Beaufort leg je vast welke persoon welke rol heeft voor organisatorische eenheid. Stel Iemand heeft bijvoorbeeld al de rol ‘manager’ (MGR) voor twee afdeling. Als je hier één van de twee afdelingen een einddatum geeft wordt deze wijziging vanuit HR Core Beaufort naar Self Service verstuurd. Zodra de wijziging door Self Service is verwerkt is het direct actief. Of een workflow wordt opgestart in Self Service of via Mijn Youforce maakt hierin géén verschil.   De manager uit dit voorbeeld kan dus de workflows nog maar opstarten voor één  afdelingen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Met het beschikbaar maken van de directe links naar Self Service workflows vanuit Mijn Youforce is er géén verandering geïntroduceerd in dit onderdeel van de autorisaties.    In HR Core Beaufort leg je vast welke persoon welke rol heeft voor organisatorische eenheid. Stel iemand heeft bijvoorbeeld al de rol ‘manager’ (MGR) voor één afdeling. Als je hier een tweede afdeling aan toevoegt wordt deze wijziging vanuit HR Core Beaufort naar Self Service verstuurd. Zodra de wijziging door Self Service is verwerkt is het direct actief. Of een workflow wordt opgestart in Self Service of via Mijn Youforce maakt hierin géén verschil. De manager uit dit voorbeeld kan dus de workflows opstarten voor alle twee de afdelingen.   Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Stel je hebt in Mijn Youforce de Self Service workflow ‘Einde contract’ gekoppeld aan de categorie In, door en uitstroom. Een manager zal dit als volgt zien onder ‘HR voor anderen’   Het kan zijn dat je besluit om deze workflow een andere naam te geven. Bijvoorbeeld omdat de naam ‘Einde contract / uitdienst melden’ beter past binnen jouw organisatie. In Self Service pas je dit als volgt aan:   Direct ná de aanpassing zal een manager in Mijn Youforce onder onder ‘HR voor anderen’ nog géén verandering zien. Daar blijft de originele naam ‘Einde contract’ zichtbaar.   Als je op deze direct link naar de Self Service workflow klikt werkt dit zoals het hoort. In het scherm van Self Service is al wel direct de nieuwe naam zichtbaar.     In de avond/nacht worden alle geüpdatete naamswijzigingen vanuit Self Service verzonden naar Mijn Youforce. De volgende ochtend is dus ook de naam in Mijn Youforce als volgt geupdate:     Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die autorisaties beheren voor gebruikers. Dit document is niet geschreven voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteiten beschikbaar zijn en hoe dit gebruikt kan worden. 

In de bijlage vind je documenten vinden waarin we uitleg geven voor gebruikers binnen Mijn Youforce. Hierin proberen we het de gebruikers makkelijker te maken wanneer zij beginnen met het gebruik van Mijn Youforce en dat zij weten hoe ze moeten navigeren naar de juiste processen. Deze kan je gebruiken als basis voor uitleg naar jouw gebruikers.  Je kan deze documenten eventueel aanpassen naar meer specifieke onderdelen van jouw organisatie zoals bijvoorbeeld de printscreens met jullie eigen banner en het logo. 

Ja die is er.   Deze is beschikbaar is kan je je inschrijven via de Academy van Visma|Raet. De training is te vinden onder de naam 'E-learning Mijn Youforce Applicatiebeheer'.    Al nieuwsgierig? Kijk dan naar het voorproefje van het eerste hoofdstuk van de e-learning.